CARTA ORGANISASI

1.1 CARTA ORGANISASI < SMK UNGKU AZIZ >

JPN

PPD

1
 1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < SMK UNGKU AZIZ >

PENGETUA

PENOLONG PENOLONG
PENOLONG PENOLONG PENOLONG KANAN
KANAN KANAN
KANAN PETANG KANAN HEM TINGKATAN ENAM
PENTADBIRAN KOKURIKULUM

GURU
GURU
PERPUSTAKAAN
KAUNSELING
DAN MEDIA

2
 CARTA FUNGSI

GURU KAUNSELING

Bertanggungjawab menyediakan
Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling
kepada kumpulan sasar.
Bertanggungjawab dalam hal-hal
pengurusan, pentadbiran, akademik,
kerjaya, psikososial, keibubapaan,
pembangunan diri dan pendidikan
pencegahan dadah, rokok, inhalen,
HIV/AIDS
Merapatkan hubungan dua hala dengan
komuniti dan agensi-sgensi luar.

PENGURUSAN PENGOPERASIAN

Pengurusan Pentadbiran Program Kaunseling

Pengurusan Sumber Individu
Maklumat Program kaunseling
Pengurusan Akademik Kelompok
Pengurusan Kerjaya Program Bimbingan
Pengurusan Psikososial Individu
Pengurusan Pembangunan Program Bimbingan
Diri Kelompok
Pengurusan Pendidikan Program Konsultasi
Pencegahan dadah,rokok,
inhalen, HIV/AIDS
Pengurusan Penglibatan
Ibubapa dan Komuniti

3
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

GURU KAUNSELING
1. Mengenal pasti keperluan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling
Sekolah melalui kajian keperluan, soal selidik, temu bual dan
perbincangan dengan murid, guru, pentadbir, kakitangan sekolah dan
bekas murid

2. Menyediakan Rancangan Tahunan Program dan aktiviti perkhidmatan

bimbingan dan kaunseling di sekolah

3. Merancang, melaksana dan mengawal selia sesi bimbingan dan

kaunseling individu dan kelompok, secara professional dan beretika

4. Merancang, mengelola dan melaksana aktiviti bimbingan individu dan

kelompok serta tunjuk ajar (instructional) yang merangsang
perkembangan murid secara optimum

5. Merancang, menyedia dan menyebar maklumat bimbingan dan

kaunseling kepada semua murid melalui media yang sesuai

6. Merancang, mentadbir, memeriksa, merekod, menganalisis, mentafsir

dan melapor Pentaksiran Psikometrik berdasarkan arahan
Kementerian Pendidikan Malaysia dari semasa ke semasa

7. Merancang, mengawal selia dan mengemaskini rekod dan inventori

murid yang berkaitan dengan Perkhidmatan Bimbingan dan
Kaunseling

8. Merancang, melaksana, mengawal selia serta menilai program dan

aktiviti konsultasi dan rujukan, berhubung dengan 4 fokus utama
Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling iaitu:
a. Pembangunan dan Perkembangan Sahsiah Diri Murid
b. Peningkatan Disiplin Diri Murid
c. Pendidikan Kerjaya Murid
d. Psikososial dan Kesejahteraan Mental Murid

9. Merancang, melaksana, mengawal selia serta menilai program, aktiviti

dan konferens dengan ibu bapa, guru, staf sokongan serta agensi
kerajaan dan bukan kerajaan yang terlibat dalam proses pendidikan
dan perkembangan murid

10. Merancang, menyelaras dan menilai sumber serta bahan resos

berkaitan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling di sekolah

11. Setiausaha kepada Jawatankuasa Penyelaras Perkhidmatan

Bimbingan dan Kaunseling di sekolah

12. Penggerak utama dalam program latihan bagi meningkatkan

kefahaman profesionalisme Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

4
 di sekolah

13. Membuat rujukan atau memberi khidmat kaunseling kepada murid,

guru, kakitangan serta sesiapa sahaja yang memerlukan, sekiranya
berlaku krisis dalam kawasan sekolah

14. Pegawai perhubungan / seranta sekolah dengan agensi-agensi luar

yang berkaitan

15. Menubuhkan, memilih dan melatih secara berterusan Pembimbing

Rakan Sebaya dalam aspek pengetahuan dan kemahiran menolong

5
 DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
GELARAN KETUA Ketua Pengarah Pelajaran
Guru Kaunseling
JAWATAN PERKHIDMATAN Malaysia
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN GK WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
GRED JAWATAN DG44(KUP) BIDANG UTAMA Bimbingan dan Kaunseling
1. Pengurusan
GRED JD DG44 SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
DISEDIAKAN
STATUS JAWATAN Tetap < SITI FATIMAH ABDUL BASAR >
OLEH
HIRARKI 1 <TN. HJ. ROSLI BIN OTHMAN>
< SMK UNGKU AZIZ> DISEMAK OLEH
(BAHAGIAN) <PENOLONG KANAN HEM>
HIRARKI 2 <PN. HJH. SITI RAHMAH BINTI
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ TIMIN>
OLEH <PENGETUA>
SEKTOR/UNIT)

Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Mewujudkan iklim pendidikan yang kondusif, teraputik dan efektif dari aspek fizikal
perhubungan dan pengurusan berteraskan konsep perkhidmatan bimbingan dan kaunseling
berkualiti secara menyeluruh dan berkesan demi kecemerlangan murid dan sekolah.

6
 AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
1. Membantu menyediakan 1. Merancang pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan dan
perancangan dan menyelaras Kaunseling Sekolah secara:
perkhidmatan bimbingan dan i. Individu
kaunseling yang professional dan ii. Kelompok
beretika Bagi memastikan murid-
murid mendapat perkhidmatan yang
betul, tepat dan terbaik.

2. Melaksanakan pengoperasian 1. Mengurus data-data Bimbingan dan Kaunseling sekolah.

pengurusan dan pentadbiran 2. Melaksanakan program-program berdasarkan takwim

Perkhidmatan Bimbingan dan sekolah yang telah diluluskan.

3. Mengurusetia Mesyuarat Jawantankuasa Bimbingan dan
Kaunseling sekolah.
kaunseling sekolah.

3. Melaksanakan Pentaksiran 1. Mentadbir Pentaksiran Psikometrik secara sistematik

dan terancang.
Psikometrik secara sistematik dan
terancang supaya murid-murid
mendapat diskripsi yang tepat
mengenai diri mereka.

7
 DIMENSI
● Bilangan Murid: 1446
● Bilangan Kelas: 64
● Kelab & Persatuan : Kelab Kerjaya
● Badan Beruniform : Uniform Taekwando
● Kelab Permainan : Kelab Bola Jaring

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

● Ijazah Sarjana Muda Pendidikan Bimbingan dan Kaunseling, Universiti Pendidikan

Sultan Idris

KOMPETENSI
● Kemahiran Belajar
● Kemahiran Komunikasi
● Kemahiran Asertif
● Kemahiran Rohani
● Kemahiran Membuat Keputusan
● Kemahiran Pengawalan Diri
● Kemahiran Aplikasi
● Kemahiran Sintesis
● Kemahiran Analisis Kritikal
● Kemahiran Penyelesaian Masalah
● Kemahiran Sosial
● Kemahiran Memilih Keutamaan Tugas
● Kemahiran Menghindar Jangkitan HIV/ AIDS
● Kemahiran Kepimpinan
● Kemahiran Merancang Dan Menganalisis
● Kemahiran Menyelia
PENGALAMAN
● Berada dalam gred 44
● 2009 sehingga kini 2018

8
 PROSES KERJA
Aktiviti 1: Merancang pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling Sekolah
secara individu / kelompok

UNDANG-
PEGAWAI LAIN UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA PERATURA
gf PROSES KERJA
JAWAB HUBUNGAN / N DAN
DIRUJUK PUNCA
KUASA
Mengedar borang keperluan perkhidmatan
1 GK PKP / PK HEM
bimbingan dan kaunseling
Mengumpul borang keperluan
GK PK HEM
2 perkhidmatan bimbingan dan kaunseling

Analisis keperluan utama perkhidmatan

GK
3 bimbingan dan kaunseling

Melapor dapatan analisis yang diperolehi Pengetua/

GK
4 kepada pentadbir sekolah Besar/PK HEM

Merancang pelaksanaan Perkhidmatan

GK
5 Bimbingan dan Kaunseling

Berbincang dengan pentadbir sekolah

Pengetua/Guru
GK mengenai draf rancangan yang
6 Besar
dibangunkan

Perancangan yang telah diperbaiki

Pengetua/Guru
GK dimajukan kepada Pengetua/Guru Besar
7 Besar
untuk mendapat kelulusan.

Satu Salinan diserahkan kepada Pengerusi JK

GK
8 Jawatankuasa Takwim Sekolah Takwim

9 PT Rekod Disimpan dalam fail

9
CARTA ALIR
Aktiviti 1: Merancang pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling Sekolah
secara individu / kelompok

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mengedar borang keperluan perkhidmatan bimbingan dan

GK Mula kaunseling

Mengumpul borang keperluan perkhidmatan bimbingan dan

GK kaunseling

Analisis keperluan utama perkhidmatan bimbingan dan

kaunseling
GK

GK Melapor dapatan analisis yang diperolehi kepada pentadbir

sekolah

Merancang pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan dan

GK Kaunseling

Berbincang dengan pentadbir sekolah mengenai draf

GK rancangan yang dibangunkan Berbincang dengan pentadbir
sekolah mengenai draf rancangan yang dibangunkan
Draf perlu
diubahsuai
Perancangan yang telah diperbaiki dimajukan kepada
GK Pengetua/Guru Besar untuk mendapat kelulusan.
Draf di
terima
Satu Salinan diserahkan kepada Jawatankuasa Takwim
GK Sekolah

Disimpan dalam fail

AKP

Tamat

10
 SENARAI SEMAK
Aktiviti 1: Merancang pelaksanaan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling Sekolah
secara individu / kelompok

BIL TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

Mengedar borang keperluan

1 perkhidmatan bimbingan dan
kaunseling
Mengumpul borang
2 keperluan perkhidmatan
bimbingan dan kaunseling

3 Analisis keperluan utama

perkhidmatan bimbingan
dan kaunseling

4 Melapor dapatan analisis yang

diperolehi kepada pentadbir
sekolah

5 Merancang pelaksanaan Perkhidmatan

Bimbingan dan Kaunseling

Berbincang dengan
6 pentadbir sekolah mengenai
draf rancangan yang
dibangunkan

Perancangan yang telah

7 diperbaiki dimajukan kepada
Pengetua/Guru Besar untuk
mendapat kelulusan.

8 Satu Salinan diserahkan kepada

Jawatankuasa Takwim Sekolah

9 Disimpan dalam fail

11
 PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Data

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengeluarkan arahan
PK(P)
1. P untuk mengumpul data
PK(HEM)
yang diperlukan
Mengumpul data dari GAB
2. GK GAB
yang berkaitan
Memasukkan data /
menggabungkan data
3. GK GAB
yang dikumpul (sekiranya
perlu)
Melaksanakan verifikasi
4. P GAB
dan validasi data
Membuat pengesahan ke
5. P atas data yang telah GAB
disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan
6. GK menyediakan laporan GAB
berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan GAB
7. GK
dalam mesyuarat
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
pencegahan dan PK(P)
8. GK
penambahbaikan) PK(HEM)
berdasarkan keputusan
mesyuarat.
Menyediakan laporan GAB
9. GK
tindakan susulan
Membuat pengesahan ke
GPK/GAB/
10. P atas laporan yang telah
PM
dikemaskini
11. AKP Rekod dan dokumentasi P

12
 CARTA ALIR

Aktiviti 2: Pengurusan Data

PROSES KERJA TEMPOH

TANGGUNGJAWAB
Mengeluarkan arahan untuk
P Mula mengumpul data yang diperlukan

GK Mengumpul data dari sumber-

sumber yang berkaitan

GK Memasukkan
data/menggabungkan data yang
dikumpul (sekiranya perlu)

P Melaksanakan verifikasi dan

validasi data

Data perlu
diubahsuai
P Membuat pengesahan ke atas
Data mengikut data yang telah disemak dan
kehendak dan dikemaskini
keperluan

GK Menganalisis data dan

menyediakan laporan
berdasarkan keperluan

GK
Membentangkan laporan dalam
mesyuarat pengurusan

GK
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
pencegahan dan
penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.
GK

Menyediakan laporan tindakan

P susulan

Membuat pengesahan ke atas

AKP laporan yang telah dikemaskini

Tamat Rekod dan dokumentasi

13
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 2: Pengurusan Data

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan arahan untuk
1.
mengumpul data yang diperlukan
Mengumpul data dari sumber-sumber
2.
yang berkaitan
Memasukkan data / menggabungkan
3.
data yang dikumpul (sekiranya perlu)
Melaksanakan verifikasi dan validasi
4.
data
Membuat pengesahan ke atas data
5.
yang telah disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan menyediakan
6.
laporan berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan dalam
7.
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan (tindakan
pembetulan, pencegahan dan
8.
penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.
9. Menyediakan laporan tindakan
susulan
Membuat pengesahan ke atas laporan
10.
yang telah dikemaskini

11. Rekod dan dokumentasi

14
 PROSES KERJA

Aktiviti 3: Pengurusan Program / Aktiviti

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK(P) /
1. P Arahan pelaksanaan program
PK (HEM)
A. PERANCANGAN
2. GK
Menyediakan kertas kerja/
pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum
seperti berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program
3. Menentukan kaedah
GK pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. P Mendapatkan kelulusan
daripada P
5. GK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GK Melaksanakan program seperti GKMP / GAB /
yang telah dirancang AKP
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan

15
7. GK pengukuran GKMP / GAB /
a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI
8. GK Menyediakan laporan program PK(P) /
setelah program selesai. PK (HEM)
D. KEBERKESANAN
9. P PK(P) / PK
Kajian semula; (HEM) / GKMP /
Menjalankan mesyuarat post GAB
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.
10. GK Membuat tindakan susulan GAB
berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.

11. GAB Penilaian prestasi;

PK (P)/
Melaksanakan penilaian PK (HEM)
prestasi ke atas kumpulan
sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan
program.
12. GK Membentangkan laporan GKMP / GAB
penilaian prestasi dalam
mesyuarat.

13. GKMP / GAB Membuat penambahbaikan PK (P)/ PK

berdasarkan keputusan Petang
mesyuarat.
14. AKP Merekod dan mendokumentasi. P/GPK

16
 CARTA ALIR

Aktiviti 3 : Pengurusan Program / Aktiviti

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

GK Menyediakan kertas kerja

GK
Mendapatkan kelulusan

Tidak lulus
P Menilai kertas kerja

Lulus
Penambahbaikan

GK Melaksanakan program

GK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program

Tindakan
pembetulan
Ada isu
GBA

Tiada isu

P Menjalankan mesyuarat post mortem

GK Tindakan susulan

GK Menyedia dan membentang

laporan dalam mesyuarat

GAB Melaksanakan tindakan

penambahbaikan

AKP Merekod dan mendokumentasi

Tamat

17
 7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 3 : Pengurusan Program / Aktiviti

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan kertas kerja

2. Mendapatkan kelulusan

3 Melaksanakan program

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan

7. Membentang laporan dalam

mesyuarat

7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

8. Merekod dan mendokumentasi

18
 PROSESKERJA
PROSES KERJA

Aktiviti 4 : Pengurusan Mesyuarat

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
1. ● PEKELILING
1.. Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
P GPK/ GAB PENTADBIRAN
panggilan mesyuarat kepada ahli
AWAM
mesyuarat. BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK - EKOSISTEM
2. P
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL

3. GAB Mencatat minit mesyuarat. P

● AKTA ARKIB
NEGARA

4. GAB Menyediakan minit mesyuarat. P

Mengedarkan minit mesyuarat dan

borang maklum balas dalam tempoh
5. GAB GAB
7 hari bekerja.

Mengambil tindakan hasil keputusan

GPK/ PK
6. P mesyuarat yang telah dipersetujui.
Petang/ GAB

Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

7. GAB
dapatan maklum balas. Petang/

8. GAB Rekod dan dokumentasi P

19
CARTA ALIR

Aktiviti 4 : Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

P
Edar surat panggilan 240 minit

P Laksana mesyuarat
360 minit

GAB Catatan minit mesyuarat.

360 minit

Sedia minit mesyuarat.

GAB 780 minit

P Edaran minit dan maklum balas mesyuarat 120 minit

TAMAT
Kumpul dan satukan maklum balas
GAB 390 minit

Mengemaskini Rekod dan Fail.

GAB 60 minit

20
SENARAI SEMAK

Aktiviti 4 : Pengurusan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Pengedaran Surat panggilan mesyuarat

kepada ahli mesyuarat.
● Agenda, tarikh, masa dan tempat
1.
mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/
program/ laporan (sekiranya ada)
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan
agenda yang ditetapkan
● Rekod kehadiran
2. ● Perkara-perkara yang dibincangkan
● Keputusan-keputusan yang dibuat
● Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil
Mencatat minit mesyuarat.
3. ● Catatan minit
● Keputusan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat.

4. ● Draf
● Semakan
Mengedarkan minit mesyuarat dan
Borang Maklum balas dalam tempoh 7
5.
hari bekerja.
● Rekod penghantaran
Mengambil tindakan hasil keputusan
6. mesyuarat yang telah dipersetujui.
● Rekod tindakan

7. Mengumpul dan menyatukan dapatan

maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail.

21
PROSES KERJA
Aktiviti 5 : Pengurusan Pentaksiran Psikometrik

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-

JAWAB LAIN UNDANG,
YANG PERATURAN
ADA DAN PUNCA
HUBUNGA KUASA
N/
DIRUJUK
1. GK Menerima arahan bertulis P
pelaksanaan pentaksiran psikometrik
daripada pentadbir

2. GK Menyedia dan mengedarkan takwim P/ GAB

pentaksiran psikometrik
3. GK Memastikan instrumen pentaksiran
psikometrik mengikut kohort berada
dalam simpanan/dimuat turun dari
laman sesawang yang telah
ditetapkan.
4. GK Mentadbir ujian GAB

5. GK Masukkan dapatan skor ujian ke GAB

dalam sistem atas talian yang telah
ditetapkan

6. GK Analisis data skor murid

7. GK Merangka tindakan intervensi dari

analisis skor yang dilakukan
8. GK Sediakan laporan pelaksanaan GAB
pentaksiran mengikut kohort
9 GK Mendapat pengesahan pentadbir P/PK(P)/
PK(HEM)

10 AKP Penyimpanan rekod P

22
CARTA ALIR

Aktiviti 5 : Pengurusan Pentaksiran Psikometrik

TANGGUN PROSES KERJA TEMPOH

G JAWAB

Mula

GK Menerima arahan bertulis

pelaksanaan pentaksiran psikometrik
daripada pentadbir

GK Menyedia dan mengedarkan

takwim pentaksiran psikometrik

GK Pastikan instrumen pentaksiran

psikometrik berada dalam
simpanan/dimuat turun dari laman
sesawang yang telah ditetapkan.
GK Mentadbir ujian
Masukkan dapatan skor ujian ke dalam
sistem atas talian yang telah ditetapkan
GK

GK Analisis data skor murid

Merangka tindakan intervensi dari analisis
skor yang dilakukan
GK
Sediakan laporan pelaksanaan pentaksiran
mengikut kohort
GK

GK Mendapat pengesahan pentadbir

AKP Penyimpanan rekod

Tamat

23
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 5 : Pengurusan Pentaksiran Psikometrik

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima arahan bertulis pelaksanaan pentaksiran

1. psikometrik daripada pentadbir

Menyedia dan mengedarkan takwim pentaksiran

2.
psikometrik
Memastikan instrumen pentaksiran psikometrik mengikut
3 kohort berada dalam simpanan/dimuat turun dari laman
sesawang yang telah ditetapkan.
Mentadbir ujian
4.

Masukkan dapatan skor ujian ke dalam sistem atas

5. talian yang telah ditetapkan

Analisis data skor murid

6.

Merangka tindakan intervensi dari analisis skor yang

7.
dilakukan
Sediakan laporan pelaksanaan pentaksiran mengikut
8. kohort

9 Mendapat pengesahan pentadbir

Penyimpanan rekod
10.

24
PROSES KERJA

Aktiviti 1.7: Mengurus jaringan dan hubungan luar

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. PGB dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar / PIBG untuk
2. PGB dan PK PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3. PGB PK
program

Menerima arahan untuk melaksanakan

4. PK PGB
program

Menyediakan kertas kerja bagi setiap

5. GAB PK
program yang dirancang

Mendapatkan kelulusan kertas kerja

6. PK PK/GKMP
daripada PGB

Melaksanakan aktiviti mengikut

7. GAB PK/GKMP
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti

8. GAB PK/GKMP
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. PK bagi mengenal pasti keberkesanan PGB
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. GAB Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

25
CARTA ALIR

Aktiviti 1.7: Mengurus jaringan dan hubungan luar

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Ya

Tindakan penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem

Mengenal pasti 60 minit

PGB dan PK agensi

Mesyuarat awal 120 minit

bersama agensi
PGB dan PK

Arahan melaksanakan
PGB tugas

Menyediakan kertas kerja

GAB 120 minit

PK
Laksana aktiviti

GAB

Laporan
GAB
120 minit
Tidak
berkesan

P/GB dan PK
TAMAT 120 minit

Rekod dan
GAB dokumentasi
60 minit

26
SENARAI SEMAK

Aktiviti 1.7 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. dapat berkerjasama dengan pihak
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar/PIBG untuk
2.
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3.
program
Menerima arahan untuk melaksanakan
4.
program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5.
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6.
daripada PGB
Melaksanakan aktiviti mengikut
7.
prosedur
Menyediakan laporan setiap aktiviti
8.
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

27
 PROSES KERJA

Aktiviti 4.2: Lawatan Murid.

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menyediakan kertas cadangan
dan mendapatkan kelulusan
GAB PGB
1. daripada Pengetua atau Guru
Besar
2. Mengedar dan mendapatkan
GAB IBU BAPA
kebenaran daripada waris.
Mengadakan mesyuarat
3. GAB PK
penyelarasan.
Menyediakan dokumen bagi
mendapatkan kelulusan aktiviti
4. GAB JPN/PPD
daripada JPN/PPD (35 Hari
sebelum tarikh lawatan).
Mengesahkan permohonan
5. PGB GAB
lawatan murid
Memberi taklimat kepada peserta
6. GAB PK
lawatan dan waris
Menyediakan arahan dan
7. GAB PK
peraturan secara bertulis.
Memaklumkan pergerakan
kepada hospital/pusat kesihatan, HOSPITAL
BALAI POLIS
8. GAB balai polis dan JPN/PPD yang
JPN
berhampiran dengan tempat
PPD
lawatan.
Memastikan Kotak Pertolongan
Cemas diperiksa,peralatan
9. GAB PK
mencukupi serta sentiasa ada
bersama sepanjang aktiviti
Mencatat pergerakan dalam buku
10. GAB PK
log
Membuat dan menghantar
laporan lawatan dan laporan
11. GAB PGB
perbelanjaan secara bertulis
kepada pelulus
Perekodan dan
12. GAB PK
pendokumentasian

28
 CARTA ALIR
Aktiviti 4.2: Lawatan murid

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

GAB Menyediakan kertas cadangan dan

mendapatkan kelulusan daripada PGB 2880 minit

Mengedar dan mendapatkan kebenaran 1440 minit

GAB
daripada waris

GAB Mengadakan mesyuarat penyelarasan 120 minit

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan

GAB kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari 60,480 minit/ 6 minggu
sebelum tarikh lawatan)

Mengesahkan permohonan lawatan murid

GAB 1440 minit

Memberi taklimat kepada peserta lawatan

dan waris

GAB Menyediakan arahan dan peraturan 20 minit

secara bertulis

Memaklumkan pergerakan kepada

GAB hospital/pusat kesihatan, balai polis dan 1440 minit
JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat
lawatan

GAB Memastikan peti kecemasan diperiksa dan 4320 minit

sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti

GAB Mencatat pergerakan dalam buku log 4320 minit

Membuat dan menghantar laporan lawatan

dan laporan perbelanjaan secara bertulis
GAB kepada Pengetua atau Guru Besar 1440 minit

GAB Perekodan dan pendokumentasian 20 minit

29
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 4.2: Lawatan murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan

1. kelulusan daripada PGB

Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada

2. waris

3. Mengadakan mesyuarat penyelarasan

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan

4. aktiviti daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)

Mengesahkan permohonan lawatan murid

5.

Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris

6.

Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis

7.

Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat

kesihatan, balai polis dan JPN/PPD yang
8. berhampiran dengan tempat lawatan

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa

9. ada bersama sepanjang aktiviti

Mencatat pergerakan dalam buku log

10.

Membuat dan menghantar laporan lawatan dan

laporan perbelanjaan secara bertulis kepada
11. Pengetua atau Guru Besar

Perekodan dan pendokumentasian

12.

30
 PROSES KERJA

Aktiviti 4.1: Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan
Permainan.
UNDANG-
PEGAWAI
UNDANG,
TANGGU LAIN YANG
PERATURA
NG PROSES KERJA ADA
BIL. N DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. PGB Memberi arahan untuk melaksanakan PK KOKO /
aktiviti kokurikulum GAB

2. PK KOKO Membuat pelantikan jawatankuasa GAB

kokurikulum
3. PK KOKO Membuat perancangan tahunan dan GAB
mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum
4. GAB Melaksana aktiviti kokurikulum yang PK KOKO
ditetapkan

5. PK KOKO Membuat pemantauan dan penilaian GAB

kemajuan murid
6. GAB Membuat perekodan dan analisis PK KOKO
keputusan penilaian murid untuk
tindakan penambahbaikan prestasi
murid dalam kokurikulum

7. PK KOKO Membuat penilaian keberkesanan GAB

aktiviti kokurikulum dan membuat
penambahbaikan terhadap aktiviti
kokurikulum dari masa ke semasa
8. GAB Membuat pelaporan dan dokumentasi PK KOKO

31
 Pengurusan
CARTA ALIRAktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan
Aktiviti 4.1: Permainan.

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

Mula

PGB Memberi arahan untuk melaksanakan 30 minit

aktiviti kokurikulum

PK KOKO Melantik jawatankuasa kokurikulum 60 minit

Membuat perancangan tahunan dan

PK KOKO mingguan dan penyediaan bahan 120 minit
kokurikulum

Melaksana aktiviti kokurikulum yang

GAB 120 minit
ditetapkan

PK KOKO Memantau dan menilai kemajuan murid 120 minit

Merekod, menganalisis dan mengambil 120 minit

GAB
tindakan penambahbaikan prestasi murid
dalam kokurikulum

PK KOKO Menilai keberkesanan aktiviti kokurikulum

60 minit
dan membuat penambahbaikan

GAB Pelaporan dan dokumentasi 20 minit

Tamat

32
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 4.1: Pengurusan Aktiviti Unit Beruniform / Kelab dan Persatuan / Sukan dan
Permainan.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima arahan daripada PGB untuk

1.
melaksanakan aktiviti kokurikulum

2. Melantik jawatankuasa kokurikulum

Membuat perancangan tahunan dan

3. mingguan dan penyediaan bahan
kokurikulum
Melaksana aktiviti kokurikulum yang
4. ditetapkan

5. Memantau dan menilai kemajuan murid

Merekod, menganalisis dan mengambil

6. tindakan penambahbaikan prestasi murid
dalam kokurikulum
Menilai keberkesanan aktiviti kokurikulum
7. dan membuat penambahbaikan

8. Pelaporan dan dokumentasi

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN

33
DAN PUNCA KUASA
 1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan

3.0 Arahan Pegawai Pengawal

4.0 Surat Siaran Pelaksanaan Kaunselor Sepenuh Masa,

KP(BS)8591/Jld.7.(56), 6 Mei 1997

5.0 Surat Siaran Tugas dan Peranan Kaunselor Pelajar : Pelaksanaan

Kaunselor Sepenuh Masa KP(BS/PSR)8542/99/Jld.2 (9), 27 Mei
1998

SENARAI BORANG

KOD BORANG
BIL. BORANG

1 Biodata Guru Bimbingan dan Kaunseling BK01

2 Laporan Pergerakan Guru Bimbingan dan Kaunseling Sepenuh BK02

Masa

3 Borang Khidmat Bimbingan/Kaunseling Individu BK03

4 Borang Khidmat Bimbingan/Kaunseling Kelompok BK04

5 Borang Temujanji Sesi Bimbingan/Kaunseling BK05

6 Borang Rujukan Perkhidmatan Bimbingan & Kaunseling BK06

7 Borang Rujukan Murid oleh Guru Bimbingan dan Kaunseling BK07

8 Borang Rekod Bimbingan/Kaunseling Individu BK08

9 Borang Rekod Bimbingan/Kaunseling Kelompok BK09

34
10 Rekod Daftar Sesi Bimbingan/Kaunseling Individu BK10

11 Rekod Daftar Sesi Bimbingan/Kaunseling Kelompok BK11

12 Laporan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling Sekolah BK12(L4)

13 Borang Maklumat Keahlian Pembimbing Rakan Sebaya (PRS) BK13

14 Rekod Kunjungan ke Bilik Bimbingan Dan Kaunseling BK14

15 Rekod Lawatan ke Rumah Murid BK15

16 Rekod Konsultasi Keibubapaan BK16

17 Jejak Lepasan SPM / STPM BK17

18 Aku Janji SPM BK18

19 Aku Janji PT3 BK19

20 Aku Janji UPSR BK20

21 Laporan Aktiviti/Program BK21

22 Rekod Aktiviti Perkhidmatan Bimbingan Dan Kaunseling BK22

Sekolah

23 Borang Pengesahan Kehadiran Sesi Bimbingan/Kaunseling BK23

24 Senarai Semak Program Keperluan Murid SS01

26 Senarai Semak Keperluan Program Keibubapaan SS02

27 Borang Soal Selidik Masalah Murid SS03

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

35
Bil JAWATANKUASA Peranan

Guru Bimbingan Dan Kaunseling

1. GURU BIMBINGAN SEPENUH MASA
2. Pencatat minit mesyuarat guru AJK

3. Unit Bimbingan dan Kaunseling AJK

4. Jawatankuasa Maklumat dan Dokumentasi AJK

Jawatankuasa bencana
5 AJK
Jawatankuasa Lawatan & Pelancongan
6 AJK
Amalan Guru Penyayang SETIAUSAHA
7
Kecemerlangan Akademik AJK
8
Majlis Hal Ehwal Murid (PPDa)
9. AJK
Unit Pembangunan Sukan Sekolah
10 (Jurulatih Bola Jaring) AJK

Jawatankuasa Pencegahan Dadah

11 SETIAUSAHA
Unit Bimbingan,Kaunseling & Kerjaya (UBKK)
12 AJK
Kelab Bola Jaring
13 AJK
Persatuan kelab Kerjaya
14 KETUA GURU PENASIHAT
Persatuan Taekwando
15 KETUA GURU PENASIHAT
Rumah Sukan
16 AJK
Majlis Guru Kaunseling Sabak Bernam AJK
17
PIBG SMK Ungku Aziz Ahli
18
Kelab Guru SMK Ungku Aziz Ahli
19
PERKAMA Kaunselor Berdaftar
20

36