VCD, una metodologa para transformar organizaciones

El mtodo de visualizar, conceptualizar y definir permite aumentar la certidumbre en el desarrollo de proyectos y maximizar la productividad de la inversin. LUIS VIELMA LOBO* Una caracterstica fundamental de las empresas exitosas en cualquier giro de negocio es su capacidad de transformarse para responder a los cambios que demanda el entorno de negocio, como consecuencia de las realidades geopolticas y econmicas globales. En el caso de la industria petrolera, esta caracterstica gobierna la eficiencia de una empresa, pues, como cualquier producto comerciable commodity, el petrleo y el gas estn sometidos a las presiones de la oferta y la demanda caracterizadas histricamente por una alta volatilidad. Esta volatilidad ocasiona acciones y reacciones en la direccin de las compaas que compiten en el negocio petrolero y requieren de capacidades de respuesta extraordinarias y, sobre todo, espacios de eficiencia muy amplios para poder mantener su competitividad en el mercado mundial.

Ing. Luis Vielma Lobo.

La menor demanda de crudo y la cada del precio medio del petrleo desde 147 dlares por barril a 45 dlares por barril en menos de un ao ha obligado a todas

las compaas a revisar las condiciones de riesgo y rentabilidad de los proyectos de exploracin y explotacin. Este entorno mundial obliga a las compaas a realizar un redimensionamiento en el uso de los recursos. En el caso de las compaas estatales (NOCs) se convierte en una prioridad la administracin rigurosa de los procesos, as como profundizar en la bsqueda de esquemas de trabajo diferentes y la incorporacin de metodologas que optimicen el uso de recursos y aseguren una mejor captura de valor. En el entorno nacional, la declinacin de la produccin de Pemex Exploracin y Produccin (PEP), consecuencia de la acelerada declinacin de Cantarell el mayor yacimiento de Mxico y Amrica, plantea enormes retos que van desde la incorporacin de nuevas reservas para mantener su base de recursos hasta la bsqueda de opciones productivas para la explotacin de campos maduros. Es en este contexto estratgico, donde se hace necesario entender y aplicar rigurosamente mejoras en el desarrollo de proyectos y profundizar la utilizacin de la metodologa VCD como herramienta de creacin de valor. Este exigente entorno obliga a las empresas a reevaluar continuamente el riesgo y la rentabilidad, a fin de buscar proyectos rentables que permitan incorporar nuevas reservas, la perforacin de pozos a costos ptimos y gastos de produccin rentables, as como proyectos de explotacin que maximicen los factores de recuperacin y opciones alternas para la explotacin de campos maduros. La bsqueda de respuestas a estas presiones del entorno en las empresas internacionales y nacionales incluye un men variado de opciones. Algunos ejemplos son: Exploracin a riesgo para buscar e incorporar nuevas reservas. Esquemas de produccin compartida para optimizar las inversiones. Alianzas estratgicas asociadas a la incorporacin de nuevas tecnologas para optimizar la explotacin de campos. Contratacin de empresas especializadas en la explotacin de campos maduros o de produccin marginal. La optimizacin de los procesos de diseo y desarrollo de proyectos para robustecer sus portafolios de inversin. Sin embargo, no todas estas opciones pueden ser utilizadas en todas las NOCs. En el caso de Pemex, el entorno legal condiciona la utilizacin de algunas de estas opciones. Por ello, la optimizacin de los procesos de diseo y desarrollo de proyectos para robustecer sus portafolios de inversin pasa a ser un elemento

estratgico. Por otra parte, las realidades de la gestin del negocio demandan acciones proactivas diferentes a lo hecho hasta ahora. En este contexto, es necesario entender y aplicar rigurosamente mejoras en el desarrollo de proyectos y para ello la metodologa VCD ha representado una alternativa muy eficiente a nivel internacional, puesto que con su aplicacin se logra: Disminuir el riesgo y aumentar la certidumbre en el desarrollo de proyectos. Incorporar enfoques colectivos de anlisis y diseo en los proyectos. Maximizar la eficiencia operativa y la productividad de la inversin. Aplicar una mejor prctica internacional.

Grfico 1: Cada fase de la Metodologa VCD sigue rigurosamente hitos de decisin documentados con los DSD o Documentos Soporte de Decisin

La metodologa es conocida internacionalmente como FEL (front end loading) y VCD por la traduccin tcnica de cada una de sus fases: visualizar, conceptualizar y definir.

Es una poderosa herramienta de gestin de proyectos promovida y respaldada por el Instituto para el Anlisis de Proyectos (IPA). En la industria petrolera fue incorporada inicialmente por las Compaas Petroleras Internacionales, IOCs, en la dcada de los 70, siendo adoptada posteriormente por algunas compaas estatales, NOCs, y convirtindose en una mejor prctica. En la fase de visualizacin se identifica una oportunidad de negocio y la generacin de las opciones tcnica y econmicamente factibles para su realizacin. En la fase de conceptualizacin se evalan las opciones y se selecciona aquella que genere mayor valor. Finalmente, en la fase de definicin se realizan las ingenieras a cabalidad para completar el alcance de planificacin y diseo de la opcin seleccionada, se afina el estimado hasta precisar la solucin estratgica de contratacin e implantacin, para asegurar que el proyecto est bien estructurado y listo para solicitar su autorizacin y los recursos para su ejecucin. Durante el ciclo de vida de un proyecto se observa que la mayor captura de valor al menor costo ocurre en la fase de planeacin y diseo, mismo que representa un 5% de la inversin total con un impacto en el 95 % restante de las inversiones. Es por ello que se hace fundamental que los proyectos de inversin sean diseados siguiendo las fases V-C-D. Una de las caractersticas fundamentales de la metodologa es que fortalece el proceso de toma de decisiones, pues sigue rigurosamente hitos de decisin debidamente documentados con los documentos soporte de decisin (DSD) y requiere de un dictamen de aprobacin tcnica y econmica. Igualmente, la metodologa permite realizar con todo detalle la etapa de planeacin o diseo y formulacin de un proyecto, identificando a tiempo los riesgos y las desviaciones posibles, evaluando escenarios a fin de seleccionar la mejor opcin y obtener una definicin documentada del alcance del proyecto antes de su ejecucin real. Entre los aspectos resaltantes que confirman la potencialidad del VCD como elemento transformador de las organizaciones est el hecho que la metodologa no slo fortalece el trabajo colaborativo al reunir el mejor talento tcnico de la empresa en los equipos multidisciplinarios conformados por las competencias bsicas necesarias para la ejecucin del proyecto, sino que contribuye a romper paradigmas organizacionales al potenciar el proceso de toma de decisiones, pues ya stas no son tomadas, de manera unilateral, en un solo nivel jerrquico, sino con base en lo recomendado en los DSD con los que se concluye cada fase y respaldadas por los expertos a travs de pares y/o comits de validacin y/o dictamen tcnico, segn sea el caso.

Grfico 2. Relacin Tpica de Valor vs. Costo en Proyectos.

El VCD como elemento transformador El reto fundamental de toda empresa que aspire mantener sus niveles de competitividad en el mercado es incorporar herramientas transformadoras que impacten positivamente sobre la gente, los procesos y la tecnologa. En Pemex Exploracin y Produccin, esta exigencia se hace mayor por la urgente necesidad de incorporar reservas, neutralizar la declinacin en la produccin, maximizar la recuperacin final de hidrocarburos y potenciar la rentabilidad de los proyectos. La metodologa VCD se convierte en un proceso transformador de las organizaciones, al impactar positivamente en estos tres elementos fundamentales: la gente, los procesos y la tecnologa. Gente: Propicia el crecimiento organizacional al requerir personal con niveles exigentes de competencias. Propicia cambios de actitud, al estimular la comunicacin efectiva y proactiva, as como la discusin multidisciplinaria de los temas y fortalece el liderazgo transformador.

 Maximiza el uso del conocimiento organizacional, al incorporar al proceso las redes de expertos y las revisiones de especia-listas (peer reviews), lo cual tiene un impacto cualitativamente alto en la agregacin de valor. Procesos: Incorpora a las organizaciones una dinmica de trabajo diferente. Se evoluciona del trabajo individual al trabajo en equipo. Se rompe el esquema de trabajo secuencial al esquema de trabajo interactivo y de decisiones en tiempo real, todo lo cual, rompe las barreras funcionales tendiendo puentes interfuncionales. Propicia la preservacin del conocimiento (activo clave), al exigir la elaboracin de Documentos Soportes de Decisin (DSD), estructurados con una base metodolgica.

Grfico 3: La metodologa VCD impacta positivamente en tres elementos transformadores de la organizacin.

Tecnologa: Estimula la revisin, evaluacin e incorporacin de tecnologas de punta en diferentes reas de trabajo.

 La incorporacin de empresas especializadas de servicios en las etapas tempranas de diseo, abre la oportunidad de evaluar e incorporar innovaciones tecnolgicas a todos los niveles de la cadena de valor de la empresa. Pemex, una experiencia creciente En el caso de PEP, desde el ao 2003 se inici un esfuerzo coordinado desde su Direccin General para asegurar la incorporacin de la metodologa VCD en los procesos medulares de exploracin, explotacin y perforacin, mostrndose hoy significativos avances, as como oportunidades de mejora. Una de esas mejoras sera su aplicacin con un enfoque integral que incluya los procesos de exploracin, explotacin, perforacin e infraestructura, donde cada proceso se convierta en insumo para el siguiente, fortaleciendo las sinergias para lograr ahorros importantes en trminos de tiempo y costos. Por todo ello, la metodologa VCD es vista como una slida herramienta transformadora que promueve el cambio cultural aportando beneficios ms all de los econmicosfinancieros.