ERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PUBLICAS PRODUCTIVAS SEDEM paz, 06 de junio de 2011 RENCIA GENERAL VVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PUBLICAS PRODUCTIVAS. Ls Gerencia Administrativa Financiera elaboré el Manual de manejo y control de documentos de Gerantia del Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas SEDEM y las Empresas pubileas Productivas EPP's. CONSIDERANDO. que, 12 Gerencia Administrativa Financiera elaboré el documento del Manejo y control de documentos de garantia en 15 hojas incluidos los anexos. (que, mediante Informe Técnico INF/GAF/UF/2011-0049 de fecha 06 de junio de 2011 elaborado por la Lic. Fabiana Fontana Saavedra, Profesional de Presupuestos y Tesoreria concluyé que es rocedente la aprobacién del Procedimiento del Manejo y Control de documentos de Garantia. Que, el Informe Legal INF/GG/AL/2011-0212 1/2011-02042 de fecha 22 de junio de 2012 elaborado en Asesoria Legal concluyé que conforme el Decreto Supremo Nro, 0181 Normas Bésicas del Sistema de Administracién de Bienes y Servicios, corresponde la aprobacién del Manual de Manejo ¥ Control de documentos de Garantia del Servicio de Desarrollo de las Empresas Pablicas Productivas y de las Empresas Piblicas Productivas, debiendo emitirse al efecto una Resolucién Administrativa por parte de la maxima autoridad ejecutiva del SEDEM; recomendando, a los efectos de emitirse el acto administrativo mediante el que se apruebe el Manual de Manejo y Control de documentos de Garantia del Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas y de las Empresas Piblicas Productivas corresponde remitir el presente informe legal y los antecedentes del «250 ante el despacho de la Gerente General del SEOEM. CONSIDERANDO IT: Que, la Ley Nro. 1178 de Administracién y Control Gubernamental de fecha 20 de julio de 1990 en elarticulo 10 establece que el Sistema de Administracién de Bienes y Servicios estableceré la forma de contratacién, manejo y disposicién de bienes y servicios y en el articulo 20 se establece que todos los sistemas deben ser regidos por Organos rectores, siendo sus atribuciones basicas la emision de las normas y reglamentos bésicos. Que, el Decreto Supremo Nro. 0181 Normas Bésicas del Sistema de Administracién de Bienes y Servicios de fecha 28 de Junio de 2009, establece en el articulo 1 que e! Sistema de Administracion de Bienes y Servicios es el conjunto de normas de cardcter juridico, técnico y administrative que regula la contratacién de bienes y servicios, el manejo y la disposicin de bienes de las entidades piblicas, en forma interrelacionada con los sistemas establecidos en la Ley Nro. 1178, de 20 de Jullo de 1990, de Administracién y Control Gubernamentales y en ese sentido, esté compuesto por el Subsistema de Contratacién de Bienes y Servicios, que comprende el conjunto de funciones, actividades y procedimientos administrativos para adquirir bienes, contratar obras, servicios generales y servicios de consultoria y respecto a los principios que rigen en los. procesos de ‘ontratacién, en el articulo 3 inciso d) se establece como Buena Fe la presuncién del correct y ético actuar’'de los servidores publicos y proponentes la Seccién II regula las garantias que se aplican a los procesos de contratacién, determinendo en el articulo 20 que las garantia deben expresar su carécter de renovable, irrevocable y de ejecucién inmediata, Que, el seguro de fianza es un contrato de garantia que otorga una Entidad de Intermediacién Finaneiera 0 Bancaria o una Compafiia de Seguros pare cubrir los perjuicios producidos por el Incumpiimiento de clertas obligaciones del Proponente (aque que contrae una obligacién) frente al Asegurado (acreedor de esa obligacién); es decir que, los segures de fianzas sirven para elSERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PUBLIGAS PRODUCTIVAS SEDEM Tesarcimiento del Asegurado hasta una suma maxima asegurada estipulada en caso de que el proponente no cumpla con el compromiso asumido, Que, mediante Decreto Supremo Nro. 0590 de fecha 04 de agosto de 2010 fue creado el Servicio de Desarrollo de las Empresas Piblicas Productivas con la finalidad de apoyar la puesta en marcha de las Empresas PAblicas Productivas debiendo acompafiar las etapas posteriores de desarrollo de tas mismas, bajo los principios de generacién de valor agregado y su articulacién a la matriz productiva; esta institucién publica esté 2 cargo de un Gerente General con facultades de emitir Resoluciones Administrativas en el marco de sus competencias conforme el articulo 7 inciso §). que, el Servicio de Desarrollo de las Empresas Publices Productivas tiene como una de sus principales actividades llevar a cabo procesos de contratacién y de esta forma, !as obligaciones ‘asumidas por los contratistas, consultores o proveedores dependiendo de cada caso, deben estar afianzadas mediante garantias a ser emitidas por entidades de intermediacion financiera 0 compafiias aseguradoras. Que, por la importancia de las garantias, es importante que al interior de la institucién publica se emita un manual de manejo y control de esos documentos con la finalidad de custodiar, gestionar la renovacién y tramitar la ejecucién de las garantias de referencia entre las actividades mas importantes. A este efecto conforme las facultades otorgadas mediante Decreto Supremo Nro. 0590 2a la Gerente General del Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas puede emitir mediante una Resoluci6n Administrativa la aprobacién del manual de referencia. POR TANTO: La Gerente General del Servicio de Desarrollo de Empresas Publicas Productivas, en uso de sus funciones y atribuciones legales conferidas por la Ley Nro. 1178 de Administracion y Control Gubernamentales de fecha 20 de julio de 1990, el Decreto Supremo Nro. 0590 de fecha 04 de agosto de 2010 y la Resolucién Suprema Nro. 03902 de fecha 06 de septiembre de 2010, RESUELVE: ARTICULO PRIMERO.- APROBAR el Manual de manejo y control de documentos de Garantia del Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas SEDEM y las Empresas Piblicas Productivas EPP's en siete numerales y cinco anexos. ARTECULO SEGUNDO.- La Gerencia Administrativa Financiera queda encargada de dar ‘cumplimiento de la presente Resolucién Administrativa. ARTICULO TERCERO.- Refrendar el Informe Técnico INF/GAF/UF/2011-0049 de fecha 06 de junio de 2011 elaborado en la Gerencia Administrativa Financiera y el Informe Legal INF/GG/AL/2011- 0212 1/2011-02042 de fecha 22 de junio de 2011 elaborado en Asesoria Legal. Registrese, comuniquese y cimplase. Uc. Patricia Alejandra Ballivian Estenssoro GERENTE GENERA\ ‘SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PUBLICAS PRODUCTIVAS - SEDEMSERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PUBLICAS PRODUCTIVAS - SEDEM ee ee INFORME LEGAL INF/GG/AL/2011-0200 1/2011-02042 AD Lic. Patricia Ballivian Estenssoro GERENTE GENERAL SEDEM IA via Dra. Marleny Téllez Guzmén a A ousmen ASESORA LEGAL SEDEM QSESOWA LEGAL, swrtas seers cea expreces Pies sésem De: Dra. Dimelsa Vivian Gutierrez Leén ABOGADO SEDEM Fecha 06 de junio de 2011 Ref. Manejo y control de documentos de Garantia_del_Servicio_de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas v las Empresas PUblicas Productivas. Se puso en mi conocimiento la Hoja de Seguimiento NUR 1/2011-02042 respecto a la aprobacién del Manual de Manejo y control de documentos de garantia del Servicio de Desarrollo de las Empresas PUblicas Productivas y las Empresas Publicas Productivas; al respects, elevo a su conocimiento el siguiente informe: 1. ANTECEDENTES. Se adjunté a la carpeta de antecedentes el documento del Manejo y control de documentos de garantia en 15 hojas incluidos los anexos. EI Informe Técnico INF/GAF/UF/2011-0049 de fecha 06 de junio de 2011 elaborado por la Lic. Fabiana Fontana Saavedra, Profesional de Presupuestos y Tesoreria mediante el que concluyé que es procedente la aprobacién del Pracedimiento del Manejo y Control de documentos de Garantia. 2. CONSIDERACIONES LEGALES. La Ley Nro, 1178 de Administracién y Control Gubernamental de fecha 20 de julio de 1990 en el articulo 10 establece que el Sistema de Administracién de Bienes y Servicios establecera la forma de contratacién, manejo y disposicion de bienes y servicios y en el articulo 20 se establece que todos los sistemas deben ser regidos por érganos rectores, siendo sus atribuciones basicas la ‘emisién de las normas y reglamentos basicos. Por su parte el Decreto Supremo Nro. 0181 Normas Basicas del Sistema de Administracién de Bienes y Servicios de fecha 28 de junio de 2008, establece en el articulo 1 que el Sistema de Administracién de Bienes y Servicios es el conjunto de normas de carécter juriico, técnico y administrativa que regula la contratacién de bienes y servicios, el manejo y [a disposicién de bienes (teas entidades publicas, en forma (gterrelacionada con los sistemas establecidos en la Ley Nro. 1178, de 20 de jullo de 1990, de istracién y Control Gubernamentales y en ese sentido, esta compuesto por el Subsistema de eGipfatacién de Bienes y Servicios, que comorende el conjunto de funciones, actividades "eijeavcedimientos administrativos para adauirir bienes, contratar obras, servicios generales y servicios AG consultoria~ SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS E- PRESAS PUBLICAS PRODUCTIVAS - SEDE eo Respecto a los principios que rigen en los procesos de contratacién, en el articulo 3 inciso 4) se establece como Buena Fe la presuncién del correcto y ético actuar de los servidores publicos y proponentes la Seccién II regula las garantias que se aplican a los procesos de contratacién, determinando en el articulo 20 que las garantia deben expresar su cardcter de renovable, irrevocable y de ejecucién inmediata, siendo estas: a) Boleta de Garantia. Emitida por cualquier entidad de intermediacién financiera bancaria o no bancaria, regulada y autorizada por la instancia competente. b) Boleta de Garantia a Primer Requerimiento. Emitida por una entidad de intermediacién financiera bancaria 0 no bancaria, regulada y autorizada por la instancia competente. ©) Péliza de Seguro de Caucién a Primer Requerimiento. Emitiéa por una empresa aseguradora, regulada = -y_-~—autorizada_ «= por. =sla_—sinstancia_-~«—competente. De esta forma es necesario considerar que el seguro de fianza es un contrato de garantia que otorga una Entidad de Intermediacién Financiera 0 Bancaria 0 una Compafiia de Seguros para cubrir los perjuicios producidos por el incumplimiento de ciertas obligaciones del Proponente (aquel que contrae una obligacién) frente al Asegurado (acreedor de esa obligacién); es decir que, los seguros de fianzas sirven para el resarcimiento del Asegurado hasta una suma maxima asegurada estipulada en caso de que el proponente no cumpla con el compromiso asumido. Por otro lado, se debe tener presente que mediante Decreto Supremo Nro. 0590 de fecha 04 de agosto de 2010 fue creado el Servicio de Desarrollo de las Empresas Piblicas Productivas con la finalidad de apoyer la puesta en marcha de las Empresas Piblicas Productivas debiendo acompafiar las etapas posteriores de desarrollo de las mismas, bajo los principios de generacién de valor agregado y su articulacién a la matriz productiva; esta institucion publica esté a cargo de un Gerente General con facultades de emitir Resoluciones Administrativas en el marco de sus competencias conforme el articulo 7 inciso j). Subsumiendo la norma legal al caso concreto, es necesario tener presente que el Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas tiene como una de sus principales actividades lWevar a cabo procesos de contratacién y de esta forma, las obligaciones asumidas por los contratistas, consultores 0 proveedores dependiendo de cada caso, deben estar afianzadas mediante garantias a ser emitidas por entidades de intermediacién financiera 0 compafias aseguradoras. Por la importancia de las garantias, es importante que al interior de la institucién publica se emita lun manual de manejo y control de esos documentos con la finalidad de custodiar, gestionar la Fenovacién y tramitar la ejecucién de las garantias de referencia entre las actividades més importantes. & este efecto conforme las facultades otorgadas mediante Decreto Supremo Nro. 0530 3 la Gerente General del Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas puede emitir mediante una Resolucién Administrativa la aprobacién del manual de referencia. 3. CONCLUSIONES. De la revisién de los antecedentes documentales y del andlisis de la normativa legal aplicable se a, Conclave fo siguiente. \\\Conforme el Decreto Supremo Nro. 0181 Normas Bésicas del Sistema de Administracién de Bienes Servicios, corresponde la aprobacién del Manual de Manejo y Control de documentos de Garantia lel Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas y de las Empresas Publicas Rieéuctivas, debiendo emitirse al efecto una Resolucién Administrativa por parte de la méxima fridad ejecutiva del SEDEM.~_ SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PUBLICAS : PRODUCTIVAS - SEDEM 4, RECOMENDACTONES. los efectos de emitirse el acto administrative mediante el que se apruebe el Manual de Manejo y Control de documentos de Garantia del Servicio de Desarrollo de las Empresas Piblicas Productivas y de las Empresas Publicas Productivas corresponde remitir el presente informe legal y los Jntecedentes del caso ante el despacho de la Gerente General del SEDEM. Es cuanto Informo para fines consiguientes, a are treba|| SEDEM - Profesional de Presupuesios y Tesoreria)Profesional de Presupuestosy Tesoreria ja Manejo y Cnt de Documentas de Garantia Fecha | _‘siun/2011 1752 NHojas| $Sidun/2011 1752 ASESORIA 15 JUN 2011 a / REGrEIDG| ACcyY x soSERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PUBLICAS PRODUCTIVAS - SEDEM INFORME INF/GAF/UF/2011-0049 José Luis Zufiga Tarifa” GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO burtohla> Via: Ivan Robles Bernal RESPONSABLE FINANCIERO De: Lic. Fabiana Fontana Saavedra Profesional de Presupuestos y Tesoreria Fecha: La Paz, 06 de junio de 2011 ANTECEDENTES El Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas ~ SEDEM se crea mediante Decreto Supremo N° 590 de fecha 04 de agosto del 2010, en el cual se establece que una de sus funciones es la de coordinar y controlar la gestion de las Empresas Publicas Productivas buscando su modernizacién. ‘Al respecto, la institucién requiere de la implementacién del Manejo y Control de Documentos de Garantia. MARCO LEGAL + Ley 1178 de Administracién y Control Gubernamentales de 20 de julio de 1990, dispone que el Sistema de Administracién de Bienes y Servicios estableceré la forma de contratacién, manejo y disposicién de bienes y servicios; asi como las atribuciones basicas de los érganos rectores, entre las cuales se encuentra la de emitir las normas y reglamentos bésicos para cada entidad. + Decreto Supremo No. 0181 de 15 de julio de 2009, estable en su articulo 20° los tipos de garantia que deberdn expresar su cardcter de renovable, irrevocable y de ejecucién inmediata y en su articulo 21° las garantias seguin el objeto. ‘Av. Camacho esq. Bueno No 1488 (Piso 3) - Edificio “Ex—REFO" Teléfonos: 214-5707 ~ 214-5697 La Paz - BoliviaSERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PUBLICAS PRODUCTIVAS -SEDEM ee Decreto Supremo No. 0590 de fecha 04 de agosto del 2010, tiene por objeto crear el Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas (SEDEM) y definir los lineamientos para el funcionamiento de las Empresas Plblicas Productivas que se encuentran bajo tuicién del Ministerio de Desarrollo Productive y Economia Plural (MDPYEP). ANALISIS La Gerencia Administrativa Financiera del Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas productivas - SEDEM, conforme a la normativa vigente y con el afén de cumplir y efectivizar las operaciones de las empresas piiblicas productivas ve la necesidad de elaborar un manual para el manejo y control de documentos de garantia. Al respecto, ésta Gerencia ha desarrollado el documento de “Manejo y Control de Documentos de Garantia", a fin de poder establecer los mecanismos para el manejo y control de las boletas y/o pélizas de garantia emitidas por las entidades financieras o compaiiias de seguros a requerimiento de los afianzados para los diferentes procesos de contratacién de las Empresas Publicas Productivas. En este entendido, a fin de poder operativizar las tareas y obligaciones con relacién a la administracién, control y resguardo de dichos documentos, es preciso aprobar éste documento para el control, manejo y procedimientos a seguir que los mismos conllevan y asi poder desarrollar y plasmar los objetivos y metas trazadas que el Servicio de Desarrollo de las Empresas Piblicas Productivas ~ SEDEM tiene en el Plan Operativo Anual para la gestion 2011 Justificacién Técnica El presente informe tiene el propésito de realizar la justificacién técnica que apruebe el manejo de documentos de garantia, estableciendo un procedimiento aplicable para el uso y manejo de dichos documentos que ingresan al SEDEM y a las Empresas Publicas Productivas con el fin de optimizar las actividades que se tienen planificadas para la gestién y dar cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. Asimismo, este documento se aplicaré desde la recepcién, registro, custodia, control, solicitud de renovacién, ejecucién y liberacién de documentos de garantia en todas sus modalidades; con la finalidad de cumplir con dichas tareas y/o actividades y asi proporcionar Informacién oportuna y veraz. En este sentido, la aprobacién de dicho documento seré vital para la Implementacién del manejo de los documentos de garantia del Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas - SEDEM y las Empresas Publicas Productivas. Finalmente, en el marco del Decreto Supremo No. 0590, corresponde la aprobacién del Presente documento a la Maxima Autoridad Ejecutiva del SEDEM. ‘Av. Camacho esq. Bueno No 1488 (Piso 3) - Edificio “Ex — REFO” Telétonos: 214-5707 ~ 214-5697 La Paz - Bolivia. SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PUBLICAS PRODUCTIVAS - SEDEM +s CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES + Del anélisis expuesto, se concluye que es procedente la aprobacién del Procedimiento de Manejo y Control de Documentos de Garantia. + Finalmente, se recomienda remitir esta solicitud a Asesoria Legal para la elaboracién del informe legal y la Resolucién Administrativa correspondiente, que apruebe dicho documento, a través de las instancias competentes del SEDEM. Es cuanto se tiene a bien informar a su Autoridad, para los fines consiguientes. J ¥ ccltcc Koc eecl Fabiana Fontana S. ERyESTOY prc onesESTON esrmyaz ‘Av. Camacho esq, Bueno No 1488 (Piso 3) - Edificio "Ex— REFO" Telefonos: 2145707 ~ 214-5697 La Paz BoliviaGAF a GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA _ Versién N° 1 seta, sxiguttal { MANEJO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE ri GARANTIA Fecha: 05/2011 SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PUBLICAS PRODUCTIVAS SEDEM Manejo y control de documentos de garantia ado por Revisado por, ‘Aprobado por, abiana Fontana S. J. PRESUBUESTOY TESORERA Bit Resolucion Firma: Administrativa N° Pagina 1 de 10GAF GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA i: Version N°4 MANEJO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE GARANTIA Fecha: 05/2011 OBJETIVO Establecer un procedimiento aplicable al manejo y control de documentos de garantia que ingresan al Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas - SEDEM y todas las Empresas Publicas Productivas que dependen de éste, en cumpiimiento a las disposiciones legales vigentes. ALCANCE Este procedimiento se aplica a la recepcién, registro, custodia, control, solicitud de renovacién, ejecucién y liberacién de documentos de garantia de correcta inversién de anticipo, cumplimiento de contrato, garantia adicional al cumplimiento de contrato de obras, buena ejecucién de obra, seriedad de propuesta y péliza de seguro de caucién, asi como al tratamiento de garantias de recursos administrativos de impugnacién presentados al SEDEM y cualquier otra determinada mediante normativa legal GLOSARIO Y DEFINICIONES * Al + Auditoria Interna oA : Asesoria Juridica * CCA : Comisi6n de Calificacién. + Ds Deereto Supremo. + GAF : Gerencia Administrativa Financiera + GID : Gerencia de Investigacién y Desarrollo + GCL : Gerencia de Comercializacién y Logistica. + GPP : Gerencia de Procesos Productivos. + HR Hoja de ruta, + PAA Profesional Abogado. + PPT : Profesional de Presupuesto y Tesoreria (GAF). * PC : Profesional de Contabilidad * RA : Responsable Administrativa. + RPA : Responsable del Proceso de Contratacién en Apoyo Nacional ala Produccién y Empleo. * RPC : Responsable del Proceso de Contratacién en Licitacién Publica, ° RFE Responsable Financiero. + Tc : Técnico Contrataciones (GAF). + UF : Unidad Financiera * UCO —: Unidad de Contabilidad. Boleta de garantia: Documento de garantia emitido por cualquier entidad de intermediacién financiera bancaria o no bancaria regulada y autorizada por la instancia competente; Pagina 2 de 10GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA H Version N° 4 MANEJO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE GARANTIA Fecha: 05/2011 Boleta de garantia de cumplimiento de contrato: A través de este documento, el Contratista 0 el Consultor, garantiza el cumplimiento de! contrato. La vigencia de la garantia sera computable a parti de la firma del contrato hasta la recepcién definitiva del bien, obra, servicio general o servicio de consultoria. Boleta de garantia de correcta inversion de anticipo o movilizacién: Se requiere por un monto equivalente al cien por ciento (100%) del anticipo otorgado y deberd tener una vigencia minima de noventa (90) dias calendario, computables a partir de la entrega del anticipo, debiendo ser renovada mientras no se deduzca el monto inicial Boleta de garantia de buena ejecucién de obra: A través de este documento, el Contratista garantiza la ejecucién de la obra en los términos establecidos en el contrato. Sera solicitada cuando a entidad lo considere necesario, de acuerdo con las condiciones establecidas en el Documento Base de Contrato (DBC), Boleta de garantia de seriedad de propuesta: A través de este documento, los Proponentes participan de buena de fe con la intencién de culminar el proceso. La vigencia de esta garantia deberd exceder en treinta (30) dias calendario, al plazo de la validez de la propuesta establecida en el Documento Base de Contrato (DBC). Boleta de garantia adicional al cumplimiento de contrat de obras: A través de este documento los proponentes adjudicados cuya propuesta econémica se encuentre por debajo del ochenta y cinco por ciento (85%) del precio referencial, deberé presentar una garantia adicional similar al porcentaje en el que la propuesta sea menor al ochenta y cinco por ciento (85%) del precio referencial Contratista: Persona individual o colectiva que, en virtud del contrato, contrae la jacién de ejecutar una obra, entregar un producto o brindar un servicio, de acuerdo con las especificaciones técnicas, términos de referencia, propuesta, plazo y monto detallados en un documento, relaciondndolo contractualmente con el SEDEM, Documento de garantia: Boletas de garantias 0 pdlizas de seguro de caucién, emitidas Por una entidad financiera o compafiia aseguradora, respectivamente, que cubre la garantia requerida por el SEDEM. Encargado de control de documentos de garantia: Servidor pubblico de la Unidad Financiera. Gerencia involucrada: Se refiere a las gerencias del SEDEM: Gerencias Técnicas de PAPELBOL, ECESOL, AZUCARBOL, LACTEOSBOL, EBA, CARTONBOL, Gerencia de Investigacion y Desarrollo, la Gerencia Administrativa Financiera, Gerencia de ‘Comercializacién y Logistica Péliza de seguro de caucién. Documento de garantia emitido por una compaiia aseguradora, regulada y autorizada por la Autoridad de Supervisién del Sistema Financiero. Pagina 3 de 10MANEJO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE GARANTIA Recurso de impugnacién: Se refiere a un recurso administrative que puede presentar 0 interponer el proponente cuando considera lesionados sus legitimos intereses y derechos, Relacién contractual: Obligacién entre las empresas publicas productivas y la empresa Contratista y/o persona natural que se inicia a partir de la firma de un contrato. ‘Supervisores, ingenieros de seguimiento y fiscales: Profesionales técnicos externos 0 internos de la empresas pUblicas productivas, que llevan el control de la ejecucion de las obras y del cumplimiento del contrato. RESPONSABILIDADES La Gerencia Administrativa y Financiera a través de la Unidad de Financiera es responsable de dar cumplimiento al presente procedimiento en el marco de la Ley 1178. Todo servidor piblico del SEDEM y de las Empresas Publicas Productivas, en el cumplimiento de sus funciones relacionadas a este procedimiento y a su cargo, estan sujetos a las responsabilidades tipificadas en el articulo 28 inciso a) de la Ley 1178 de Administracién de Control Gubernamental, ademas responderén por el resultado emergente de sus funciones dentro del marco del articulo 36 de la mencionada Ley, La GAF es responsable de tramitar a aprobacién, la difusién y el control del presente procedimiento, REGISTROS Recepcién, registro y custodia de documentos de garantia * Formulario de recepcién de documentos de garantia, Renovacién de documentos de garantia * HR de solicitud de renovacién del documento de garantia, * Carta a la entidad financiera o compafiia aseguradora, solicitando renovacién del documento 15 dias antes del vencimiento de la Boleta o Péliza de garantia. ‘+ HR para informar sobre la garantia no renovada. Liberacién 0 devolucién de documentos de garantia * HR de remisién de la solicitud de liberacién del documento de garantia, adjuntando la decumentacién que acredite la ampliacién del contrato administrative 0 la renovacién de la boleta o péliza de garantia. * Conformidad para la liberacién del documento de garantia. * Carta de comunicacién de observaciones * Carta de solicitud de liberacién del documento de garantia a la entidad financiera 0 compaitia aseguradora Pagina 4 de 10GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA MANEJO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE GARANTIA Fecha: 05/2011 Ejecucién de documentos de garantia HR de solicitud de ejecucién del documento de garantia el PPT. Informe de ejecucion del documento de garantia. HR de remisién del informe de ejecucién del documento de garantia. Carta a la entidad financiera 0 compafila aseguradora de solicitud de ejecucién de documento en garantia, considerando los plazos previstos en el Codigo de Comercio. + HR de solicitud de informacién respecto a la ejecucién efectiva Control y seguimiento de documentos de garantia + Informe mensual de garantias vigentes y liberacas. + Reporte quincenal del vencimiento de los documentos de garantia. * Reporte quincenal de documentos de garantia en proceso de renovacién o con instruccién de no renovar. Reporte mensual de documentos de garantia liberados. Reporte mensual de documentos de garantia pendientes de ejecucién. Reporte mensual de documentos de garantia ejecutados Reportes de las Empresas Publicas Productivas a la GAF. 6 PROCEDIMIENTO | 6.4 Recepcién, registro y custodia de documentos de garantia INSUMO: Documento de garantia del proveedor del bien/servicio verifcado por la Comisién de Calificacion. cy ‘ACTIVIDADES REGISTROS | PLAZO | RESPONSABLE: Recibe al documento de garantia enviado | | Por la comisién de calificacion o Asesoria | Legel segiin corresponda y se coteja ol ‘original con las fotocopias, adjuntando una ce a fotacopia simple del contrato ee 1 1 dia Califieacion 0 administratvo, En caso de existir Rsesatta die ‘observaciones en el orginal 0 fotocopias, Asesoriajuridica ola Comision de | Calificacién devuelven el documento de | conta a omer Forint Basan 5a | eae ree a He. |ieemecenss Searanesy vows || orante ‘ | 2 | nero tp yenta tose os dace Base de datos |i Presupuesoy conecpondiens ogee aeckonic), |” scuetanaa fenosn | tlectrenico) | (Guarda, en la caja fuerte del PPT. los Profesional de 3° | documentos de garantie que cumplen con | Documentos de garantia. | 1 dia Presupuesto y fon regan cco ye Fever Producto: Document de garantia que cumple con los aspectos tecnicos y legals, resquardado en caja fuer Pagina 5 de 1062. Renovacién de documentos de garantia GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA MANEJO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE GARANTIA Versién N° 4 Fecha: 05/2011 ¥ ‘ACTIVIDADES INSUMO: Solicitud de renovacién del o los documentos de garantia. REGISTROS: PLAZO RESPONSABLE La Gerencia Técnica, Gerencias de Area y adiministrativos de los contratos (Supervisor ylo Fiscal de Obra) instruye al PPT, mediante hoja de ruta rubricada, la renovacién o devolucion del HR de solicitud de 15 dias antes del vencimiento Unidad Sotictante (Todas as gerencias | garantia, renorasen eles dependentes del | documento de gaanta determinanco el tiempo por el que debe ser renovada, coe) coool | adjuntando ftocopia simple en caso de xt contrato modifeatoe Enis une cate ale endad fnanciera 0 compafia seeguradoray al proveedor de biersewico, solictando renovecon de! documento de garaita, de acuerdo al siguiente ronograme: Profesional de "Hasta el 25 de cada mes las garantias 15.ias antes | Presupuestoy | carta de soctud de gue venceran ene ely 10 del mes del vencimient | Tesorera en 2 | Sguent, |fenovacén del ig, |deloe corsinacion cone ~ Hasta el 5 de cada mes las garantias * documentos Responsable de gue venceran ene e119 20 del Finanzas memo mes Hasta ol 15 de cada mes las garanias ue venceran ene! y 31 gl | | | Enite HR e| Gerente Técnico, con Protesenal de 3. |informe justiicando cuando la garantia | HR parainformar sobre la) aig Presupuesto y no ha sido renovada, 9 Tesoreria | . Cerente Teenie Solita a proveedor del bonis Ia Cos renovacion del documento de garantia y Solicita al PPT se reitere el pcre meal an Carta de solctud de coordnacién con requerimiento a la eridad fanciers 0 wep les 4 | compafiia aseguradora (si ree 2dias pooner) compafia sscquadora(si | documento de garanta |Gerenca Responsable Adninstatwo ei (eau vez), Acris Profesional Abogado define las accones a tegu | Proveedar da 5 _| Realza a enovacion cel documento de bieniseniciotentidas financiera o compafiia aseguradora Pagina 6 de 10GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Version N° 1 MANEJO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE GARANTIA cd ‘ACTIVIDADES REGISTROS. PLAZO RESPONSABLE | | Regiatalaenvacén del dosumerto Profesional e ¢ |Setrantrorisbacc deduce” [Base gedtos 16a Penrose} soecopcrtria Teseela Ll | Producto: Documento de garantia que cumple con los aspectos técnicos y legales resguardado en caja fuerte. | 6.3. Liberacién o devolucién de documentos de garantia IsuMOs: 1+ Solicitud de devolucién o liberacién de documentos de garantia, emitida por el Proveedor, una vez conclude la relacién contractual a entera satisfaccién del SEDEM y las Empresas Publicas Productvas. 1+ Certficado de conformidad por los bienes, cbras o servicio recepcionadas, emitico por el Area Solictante Le ACTIVIDADES: REGISTROS PLAZO RESPONSABLE | Tee oa term aa There el doconente ce grata (de |-Cvfrmid paala Conpimions de cata otcena. | Hern del Giecaconae cra omfuna copia ala | eonsmeto de peter de t |pecetenees cone 1 aaa Prey bode oar caereciones, owt ovscvelacolctel a proveccs, | -Catadecomnactn modanfs hs eta, conas se cteevacones Sora each | |] Sites erases tanto a compara | |Salad trance S SOTA | cara act de Tprtesona ae 2 | Seguin aera al dooureno | rao at ta Poeun) degarats, socmerto de geona Fest Registra la liberacién de! documento de Profesional de 2 | ati nteboce do ae Basededaios |g Frsipuestoy eaeraees Feo Producto: Documento de garantialiberado. Nota: Para el caso de las garantias de Correcta Inversion de Anticipo, Ja gerencia involucrada, mediante | ja de ruta, instruye directamente al PPT Ia liberacién de las mismas, cuando se haya deducido el 100% del anticipo, adjuntando copia del certificado correspondiente aprobado por su gerencia, o cuando la Serantia de correcia inversion de anticpo sea sustiuida por otra de similar caracteristica y de importe Tener por dedueciin. En este ditimo caso, se describiré en la hoja de ruta la garantia que es feemplazada. Pagina 7 de 10‘ACTIVIDADES: T REGISTROS PLAZO RESPONSABLE Solita la gecucion del documento de garantia, mediante hoja de ruta drigida Gerente administratvo Financiero 0 Profesional Abogado, en base a la informacién proporcionada por fa Unidad de Presupuesto y Tesoreria. Adjuntando Un ejemplar de la Resolucién ‘Administrativa de la MAE 0 Responsable ol Proceso de Contratacién. HR de solictud de ejecucion del documento e garantia, 1 dias Gerente Técnico o | Gerente General | documento de garantia, De ser procedente, emite informe de ejecucién y lo remite mediante Hoja de Ruta a la Unidad de Presupuesto y Tesoreria con copia a la gerencia solicitante, En caso de existr dudas, devuelve la Solicitud a la gerencia solicitante @ través de hoja de ruta y solcita mayor informacién para dar curso a la ejecucion. ‘Verifica la solictud para la ejecucién del] Informe de ejecucion de! documento de garantia, HR de remisién del informe de ejecucion del documento de garantia. HR de solictud de ‘mayor informacién 2 dias Gerente ‘Administratwo Financiero ‘Solita a la entidad financiera o compartia ‘aseguradora la elecucién del documento {de garantia, acjuntando el mismo a dicha solicitud, considerando el plazo previsto en el Codigo de Comercio, poliza o garantia Si en el lapso de 8 dias calendar, Ia entidad financiera no efectud la ejecucién Y deposito, por el importe de la garantia, el PPT comunicay remite antecedentes al Responsable Administrativo en el caso de contrataciones técnicas 0 el Profesional ‘Abogado en el caso de contrataciones administrativas, para que se realicen las 1cciones legales correspondientes. Carta de solictud de ejecucion de documento en garantia, 1 dia | Presupuesto y Profesional de Tesoreria Registra el documento de garantia como endiente de ejecucién hasta no haber | verifcado el cobro efectivo en la libreta bancaria del SEDEM y las Empresas Publicas Productivas y una vez verficado el cobro, se registra en la Base de Datos ‘correspondiente Base de datos actualizada, Cada vez que se realiza una ejecucién Profesional de | Presupuesto y Tesora | Le | Producto: Documente de garantia ejecutada enviada a la entidad financiera Pagina 8 de 10Fecha: 05/2011 jento de documentos de garantia = Base de datos de documentos de garantia: El Profesional de Presupuesto y Tesoreria (Unidad Financiera) del SEDEM y de las Empresas Publicas Productivas, mantiene la base de datos actualizada de todos los documentos de garantia en custodia, = Conformidad de la informacién: En base al reporte mensual de garantias vigentes y liberadas, las areas involucradas remiten sus observaciones, si existieran - Emisién de Reportes: El Profesional de Presupuesto y Tesoreria de la Unidad Financiera, emite los siguientes reportes de acuerdo al formato del reporte mensual de garantias: * Reporte quincenal de documentos de garantia en proceso de renovacién 0 con instruccién de no renovar. * Reporte mensual de documentos de garantia liberados y vigentes. Reporte mensual de documentos de garantia pendientes de ejecucién. Reporte mensual de documentos de garantia ejecutados. Una copia de estos reportes es archivada en la Unidad Financiera enviando los reportes a las Gerencias involucradas, dentro de los primeros cinco dias de cada mes, y en caso de ser necesario al Responsable Administrative 0 el Profesional Abogado. Asimismo, se remitiré el reporte mensual de documentos de garantia liberados (fisico y electrénico) y documentos al vencimiento de la garantia al Profesional de Contabilidad a través de la GAF para su actualizacién contable en cuentas de orden. Finalmente, se reportara al RPC y RPA todo lo referente a documentos de garantia de los procesos de contratacién por modalidad de contratacién. - Garantias de recurso administrativo de impugnacion: Para el caso de recurso administrative de impugnacién interpuesto, la empresa proponente presenta el Documento de Garantia correspondiente. La ejecucién del mismo, deberé ser instruida mediante Resolucién de la Maxima Autoridad del SEDEM adjuntando el informe legal correspondiente y la liberacién con requerimiento de la Unidad Solicitante. CONTROL EX - POST La Unidad de Auditoria Interna es responsable de verificar el cumplimiento del presente procedimiento, emitir una opinién y proponer recomendaciones de control interno a los mismos para minimizar los riesgos inherentes al proceso. Pagina 9 de 10ANEXOS. Anexo |: —_ Reglas para el manejo de documentos de garantia. ‘Anexo Il: Formulario de recepcién de decumentos de garantia. Anexo Ill: Formato de reporte mensual de garantias. ‘Anexo IV: Carta modelo a entidad financiera solicitando renovaciéniliberacién de documento de garantia Anexo V: — Formulario de devolucién de documentos de garantia Pagina 10 de 10,ANEXO | i REGLAS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS DE GARANTIA Todo documento de garantia debe cumplir los requisitos legales vigentes establecidos para el efecto (DS 181). Por tanto un documento que no cumpla estos requisitos no debe ingresar al SEDEM . Un documento de garantia es declarado conforme solo si cumple los requisites legales y tecnicos, por tanto, la recepcién inicial en a UPT no implica aceptacién de la garantia Por parte del SEDEM. La custodia y seguridad del documento de garantia debe estar asegurada manteniéndola en un recinto adecuado (caja fuerte u otro recinto) y no debe permanecer por ninguna razén fuera del mismo. Las empresas contratistas 0 consultoras, deben hacer llegar al SEDEM el documento de garantia renovado oportunamente de manera que exista continuidad en la vigencia del documento. EI SEDEM solo aceptard las garantias emitidas por las entidades financieras 0 compajiias aseguradoras que cumpian los requisitos legales exigidos por la entidad, por lo que se reserva el derecho de aceptacién de documentos de garantia, velando por la ‘seguridad institucional. Las presentes reglas deben ser de conocimiento de los funcionarios involucrados en el manejo de documentos de garantia y las empresas y consultoras. . La conformidad técnica otorgada por la gerencia involucrada debe sefialar de manera explicita que el importe de! documento de garantia es correcto y en caso de renovacion que las fechas de vigencia mantienen continuidad.ANEXO II FORMULARIO DE RECEPCION/DEVOLUCION DE DOCUMENTOS DE GARANTIA leeRvcI0 DF DESARROLLO DE LAS EMPRESAE PUBLICAS PROOLCTWAS w FORMULARIO GAF - UPT - 04 RECEPCIONIDEVOLUCION DE DOCUMENTO DE GARANTIA Recercion——] vevowcion——] ENTIDAD FINANCIERA/COMPAAIA ASEGURADORA: (CONTRATISTA/PROVEEDOR DEL BIEN/SERVICIO: PROYECTOIADQUISICION (OBJETO DE LA GARANTIA INPORTE, uss. es CODIGONUMERO: GERENCIADE CONTROL FECHA DE VENCIMIENTO 90007200 FECHA-DE-EMSIONDECABOLETAPOLEA- §—§ ———————oopor00% LUGAR Y FECHA DE RECEPCION apes 00007200%. ENCARGADO DE CONTROL DE DOCUMENTOS CONTRATISTAPROVEEDOR DEL DE GARANTIA BIENSERVICIO. (FiRWA) (FIRMA) Nombre cl: NOTA: Cuando se reaice fa recepcion de documentos de gaantla, no implica la aceptacion dela garartia 'or pare del SEDEM, debiendo someterse la misma a une revisién legal y teaicaANEXO Ill FORMATO DE REPORTE MENSUAL DE GARANTIAS Responsable Financiero Profesional de Presupuesto y TesoreriaANEXOIV CARTA MODELO A ENTIDAD FINANCIERA SOLICITANDO RENOVACIONILIBERACION DE DOCUMENTO DE GARANTIA La Paz, XX de XXXX de XXXX [SEDEM-XXXXXX N° XXX IKXXX REF. : RENOVACION (DOCUMENTO) DE GARANTIA. Sefiores: Adjunto. a la presente, remitimos a ustedes el (documento) de garantia de Ne de (Bs.;Sus; Euros) ; con vencimiento al ; por cuenta de sus garantizados para suampliacion por ___ dias. En caso de negativa por parte de sus garantizados, agradeceremos proceder a la ejecucién inmediata de la misma. Si esta solicitud no fuera atendida, el Servicio de Desarrollo de las Empresas Publicas Productivas ‘iniciard la accién legal correspondiente ante la Autoridad de Supervision de! Sistema Financiero. Con este motivo, saludamos a ustedes atentamente. E0100 AAdj.bol, original NOTA: EL TERMINO “DOCUMENTO”, SERA REEMPLAZADO POR LOS TERMINOS BOLETA © POLIZA SEGUN CORRESPONDA.La Paz, XX de XXXX de XXXX SEDEM-XXXXXXX N? XXIXXXXK Sefiores REF. : LIBERACION (DOCUMENTO) DE GARANTIA Sefiores: Agradecemos a ustedes proceder a la liberacién de la (documento) de garantia de emitida por cuenta de sus garantizados ‘qe tiene las siguientes caracteristicas: N°BOLETA | IMPORTE VENCIMIENTO Con este motivo, saludamos a ustedes atentamente, KOOIKXXXX, Adj. Boleta Original NOTA: EL TERMINO “DOCUMENTO" DEBERA SER REEMPLAZADO DE ACUERDO AL TIPO DE GARANTIA QUE DEBA SER LIBERADA.