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  • Gestión de Comunicaciones

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    07. Gestión de Comunicaciones

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    711122, 1940 Plan de Comunicacion 6e un Proyecto: Gua Practica y Modelo dpm COMUNICACION 13 MIN READ Plan de Comunicaci6n de un Proyecto: Guia Practica y Modelo =@y fF in Natalie Semczuk hitpstedgtalprojectmanager.com/esitemasicome-hacer-plan-comuncacion-proyecta! 1a dpm Mostrare como crear tu propio pian ae comunicacion ae un proyecto para tus proyectos y por qué son tan importantes para una administracién de proyectos exitosa, Ademas, creé un modelo de plan de comunicacién de un proyecto para que lo descargues. Hace anos, inicié un proyecto con mi equipo que parecia muy emocionante. Nuestro cliente tenia un equipo pequefio pero dedicado y acababa de pasar por un cambio de marca en la empresa. Querian un sitio web hermoso y funcional que estuviera en sintonia con su nueva identidad. De hecho, el enfoque del sitio web era un tema que me apasionaba. El proyecto parecia interesante, divertido y colaborativo, y todo nuestro equipo lo esperaba con ansias. Desafortunadamente, nos topamos con algunos obstaculos en el camino. Mi contacto con el cliente fue muy lento después de nuestra primera junta; de hecho, no respondieron a los mensajes durante dias hasta que me contacté con todas las partes interesadas. No atendian mis llamadas de verificacion, muchas veces pidieron que las reuniones de actividades del proyecto se pospusieran o cancelaran, y luego empezaron a llegar mensajes por correo electrénico de las partes interesadas del proyecto de las que ni siquiera habia tenido conocimiento, durante varias semanas. Al principio, no parecia ser un gran problema: tal vez mi contacto principal estaba ausente ese dia, ocupado o de repente tenia mucho en qué hacer. Pero después de tantas sefiales, me di cuenta de que era una gigantesca advertencia. Tuve que actuar rapido. Aqui es donde un plan de comunicacién del proyecto me habria salvado, pero no tenia uno. Un plan de comunicacién del proyecto hubiera incluido a los interesados ??en el proyecto por adelantado, definido los canales de comunicacién por preferencia y nivel de prioridad, y me habria dado una estructura para recurrir incluso cuando Ia comunicacién de mi cliente estaba fallando. hitpstedgtalprojectmanager.com/esitemasicome-hacer-plan-comuncacion-proyecta! ane 711122, 1940 Plan de Comunicacion 6e un Proyecto: Gua Practica y Modelo dpm , Las comunicaciones en un proyecto son una via de doble sentido. Al igual que en la planificaci6n del proyecto, se deben establecer expectativas y tanto el equipo del proyecto como las partes interesadas del cliente tienen que cumplir con sus responsabilidades para que la comunicacién se desarrolle sin problemas. Si bien un proyecto no se iniciarfa sin un Plan de Proyecto en marcha, el Plan de Comunicacién de un Proyecto no se discute tan facilmente, pero deberia. Un Plan de Comunicacién de Administracién del Proyecto define cémo se entregara la informacién importante a lo largo del proyecto, quién lo hara y con qué frecuencia. A lo largo de un proyecto, la comunicacién sobre la alineacion con las metas y las actividades, y la posterior realineacién de estos a medida que los proyectos cambian son cruciales para la participacién y la transparencia de los interesados en el estado del proyecto a lo largo de toda Ia linea de tiempo del proyecto. La comunicacién es fundamental para mantener una buena relacién con el cliente, y un plan de comunicaci6n de un proyecto puede ayudarte a planificar por adelantado para mantener esa comprensién compartida de lo que esta sucediendo y lo que deberia estar sucediendo a lo largo de tu proyecto. No todos los proyectos se crean igual, y por eso, un plan de comunicacién de un proyecto es exclusivo para ese proyecto, por lo que es tan importante pensar en esto cuando esté creando su plan de proyecto después de la primera junta. Los proyectos grandes tienen necesidades de comunicacién diferentes a los proyectos pequefios, y lo mismo ocutre con los proyectos con equipos de partes interesadas en lugar de un solo contacto de proyecto. Los proyectos con diferentes objetivos, presupuestos, cronogramas e incluso entregas requieren una comunicacion adaptada a esas necesidades, y eso es algo que se debe tener en cuenta al crear un plan de comunicaci6n de un proyecto o con nuestros pasos a continuacién. Plan de Comunicaci6n de un Proyecto — Ejemplo: hitpssthedigtalprojoctmanager com/osttemasicomo-hace Jar-comunicacion-proyecta! ana dpm e! principio anterior, quien necesita saver que, en que tormato y cuando; a continuacién se muestra el ejemplo de un plan de comunicacién o el plan de comunicacion de las partes interesadas: Objetivos de Comunicaci6n Un plan de comunicacién que comienza con los objetivos de comunicacién del proyecto puede ayudarte a comprender como se hacen las decisiones de comunicacién basadas en lo que estas intentando lograr. Communication Plan: Project X ‘Summary: A website redesign and development/migration to support the client's new brand/image. Communication Goals: © Keep stakeholders informed of project timeline, budget, and project needs © Provide clear insight into any decisions needed or roadblocks © Provide structured opportunities for feedback from stakeholders * Give stakeholders needed into to gain acceptance of the project Ejemplo: Plan de comunicacién del proyecto ~ Objetivos de comunicacién Informaci6n y Preferencias de Comunicaci6n de las Partes Interesadas En esta secci6n, se incluye una tabla informal con una lista de las partes interesadas del proyecto, sus funciones en la empresa y Ia frecuencia, el formato y el canal de comunicacion. En un proyecto mas complejo, es posible que desees dividir la seccién de notas en columnas atin mas granulares. Por ejemplo, también puedes hitpstedgtalprojectmanager.com/esitemasicome-hacer-plan-comuncacion-proyecta! ana 711122, 1940 Plan de Comunicacion 6e un Proyecto: Gua Practica y Modelo dpm Stakeholder Information Person | Role Title Frequency Format/Channel_ | Notes Ben Aston | VP of Major Milestones | High-level Prefers to see final ‘Communications, timelinerbudget’_| approved files only progress update via email Patrice Communications | Weekly ‘Weekly-check in | Final approval on Embry Project Lead meetings, emails | milestones, (coy strategic direction ifneeded Natalie Communication | Daily ‘Weekly check-in | Go-to contact for Semczuk | Coordinator meetings, daily | needs, questions, emails as deliverables, etc. needed Pulls in others as, needed Ejemplo: Plan de comunicacién del proyecto ~ Informacion de las partes interesadas Tipos de Comunicaci6n Esta Ultima secci6n incluye una lista de los tipos de comunicacién a lo largo del proyecto, cémo se compartiré esa comunicacién, qué se incluira y con quién se comunicaré esa lista de partes interesadas. Dependiendo del tamafio de tu equipo, es posible que también desees hacer una lista de quiénes en tu equipo participan en la comunicacién, las principales discusiones estratégicas o cémo se manejarén las conversaciones técnicas entre las partes interesadas y tu equipo. Independientemente de cudn formalizado pueda ser tu plan, esta secci6n te permite desglosar y pensar en las formas en que te comunicaras con las partes interesadas y como asegurarte de que la comunicacién sea coherente, significativa y exitosa. hitpstedgtalprojectmanager.com/esitemasicome-hacer-plan-comuncacion-proyecta! ona dpm Weekly phone calls with Coordinator and Project Lead to go over progress, questions, and share any related work as it's completed © Share: © Timeline & budget flags ‘What's been completed What's in progress Any deliverables needing approval Questions about deliverables Weekly email reports Weekly emails sent on Mondays to relay project timeline, budget, and milestone particulars. © Share: Budget bum Timeline specifics Links to deliverables approved Links to edited deliverables Links to anything to review Next steps list Waiting on list Major milestone meetings Meetings set up for presentation and delivery of major milestone deliverables. © Share (3-4 days in advance): © Agenda for meeting © Attendees needed for meeting © Links or summary of deliverable(s) being presented © Meeting format: © Agenda review © Deliverable presentation by team lead © Questions/Discussions © Next steps review ‘© Email (immediately after meeting): Meeting notes to all attendees © Next steps and waiting on lists © Links to approved or shared deliverables for additional review * After deliverables approved: © Send email with links to all stakeholders on project hitpstedgtalprojectmanager.com/esitemasicome-hacer-plan-comuncacion-proyecta! one 711122, 1940 Plan de Comunicacion 6e un Proyecto: Gua Practica y Modelo dpm Minor, non-deliverable approvals (license purchases, etc) Questions about project-specific items Review of deliverables or decisions prior to sending to higher-level stakeholders Ejemplo: Plan de comunicacién del proyecto ~ Tipos de comunicacién Cémo crear tu propio Plan de Comunicaci6n de un Proyecto 1. Considera tus Parametros Un plan de comunicacién de un proyecto no necesita ser formal, pero al menos debes escribirlo para tu propia referencia. Primero, es Util sentarse y definir los parametros del proyecto en el que estas trabajando: el tamafio del proyecto, la informacién sobre la compariia del cliente, las entregas del proyecto, la linea de tiempo y tu equipo de proyecto. Piensa en los estilos de comunicaci6n de tu equipo y los de tu cliente. gQué tan exitosas han sido las comunicaciones hasta ahora en cada aspecto?

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