QUATRO ESTRATÉGIAS PARA LIDAR COM PARTES

INTERESSADAS DIFÍCEIS
Por Ian Haynes, 27 de abril de 2022

Do original:

https://www.wrike.com/blog/4-strategies-dealing-difficult-stakeholders
(traduzido por Thiago Lima)

Se você ainda não teve o prazer de lidar com partes interessadas difíceis, não se preocupe.
Você vai em breve. Isso significa que você deve armar-se com estratégias para gerenciá-
las amigavelmente e continuar trabalhando no projeto, apesar de possíveis obstáculos.

Queremos ajudar. Aqui estão quatro dicas para ajudá-lo a gerenciar as partes interessadas
e mudar uma situação para o bem do projeto.

O que é a gestão de partes interessadas?

A gestão de partes interessadas é o processo de organização, monitoramento e

manutenção de relacionamentos com as partes interessadas em um projeto. Uma parte
interessada é qualquer indivíduo que é afetado pelo seu trabalho, tem poder ou influência
sobre ele, ou tem interesse em seu sucesso.

Gerenciar as necessidades e expectativas das partes interessadas é a chave para o sucesso

de um projeto. É fundamental que você invista tempo na identificação, priorização e
avaliação de suas partes interessadas nos projetos para construir um forte plano de gestão

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de pessoas. Isso ajudará a garantir que seus objetivos estejam alinhados com os das partes
interessadas, para que seu projeto possa avançar sem problemas.

De quem é o papel de gerenciar as partes interessadas em um

projeto?

Com tantos indivíduos e equipes envolvidos no sucesso de um projeto, você pode estar se
perguntando de quem é o trabalho de gerenciar as partes interessadas. Essa
responsabilidade recai sobre ninguém menos que o gerente de projeto, é claro!

Como gerente de projeto, você precisa fornecer liderança e orientação e atuar como a
ponte entre as expectativas das partes interessadas e a capacidade de sua equipe de
atendê-las. Embora o alinhamento das partes interessadas seja o objetivo, nem sempre é
a realidade.

De acordo com uma pesquisa realizada pela empresa Geneca, apenas 23% das partes
interessadas e gerentes de projetos estão de acordo quando o projeto é concluído.

Um bom gerente de projeto deve trabalhar em estreita colaboração com a equipe para
realizar tarefas, mas também comunicar e praticar a gestão de partes interessadas nos
projetos para construir relacionamento com a liderança sênior.

Por que gerenciar partes interessadas é importante para a

saúde de um projeto

Um aspecto essencial da gestão de um projeto é desenvolver relações positivas com suas

partes interessadas.

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Ao desenvolver uma compreensão profunda das partes interessadas do seu projeto, os
gerentes de projetos podem criar planos sólidos para eliminar atrasos, mitigar riscos e
alinhar melhor projetos com objetivos de negócio mais amplos.

Avaliar os interesses de sua parte interessada também fornece uma base forte para a
conformidade legal, permitindo que você coloque protocolos que protejam a privacidade
das partes interessadas.

Sinais de alerta que significam que uma parte interessada pode

se tornar difícil

Criar e desenvolver uma estratégia para a gestão de partes interessadas de projetos é

muito mais fácil de dizer do que fazer. Gerenciar partes interessadas pode ser um desafio,
especialmente se elas tomarem ações que minam a causa comum.

Para ajudá-lo a identificar partes interessadas problemáticas, reunimos alguns sinais que
indicam que você pode estar lidando com uma delas:

Má comunicação

Um dos aspectos mais críticos da gestão de partes interessadas é capturar suas

expectativas e metas de projeto.

Neste ponto durante o projeto, você terá que esclarecer critérios de desempenho,
restrições de projeto e insights adicionais sobre como as partes interessadas definem o
sucesso do projeto. Esta é a maneira de delegar tarefas com maior confiança.

Uma comunicação clara e consistente é crucial para uma organização eficaz —

independentemente de sua linha de trabalho. Com isso em mente, as partes interessadas

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que não retornam ligações ou respondem a e-mails a tempo não facilitam seu trabalho.
Essa falta de comunicação também pode transmitir seu desinteresse pelo projeto como
um todo.

Elas só compartilham observações críticas

Suas partes interessadas só contribuem com comentários negativos quando dão suas
opiniões? Este é mais um sinal de alerta de que você está lidando com partes interessadas
difíceis: é mais provável que você ouça comentários negativos em reuniões de partes
interessadas durante seu projeto.

Pode ser muito difícil descobrir como responder a um cliente que está insatisfeito com o
relatório de status do projeto. Claro, críticas construtivas nunca prejudicaram ninguém -
e você poderia até mesmo se beneficiar da honestidade ousada de vez em quando. No
entanto, algumas partes interessadas podem ser rudes e não cooperativas sem nenhuma
razão real.

Elas não compartilham um senso de urgência

Suas partes interessadas devem compartilhar o mesmo senso de urgência do início ao fim.
Afinal, quanto mais cedo terminar, mais dinheiro no bolso! Se as partes interessadas
parecem estar pisando no freio em seu projeto ou dando feedback atrasado, isso pode
sugerir que não há mais senso de urgência em suas mentes. As partes interessadas que
não transmitem um senso de urgência são um grande sinal de alerta.

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Elas retiram recursos do projeto prematuramente

Se os gestores funcionais e outras partes interessadas se recusarem a liberar os recursos

necessários para iniciar o projeto, elas podem não necessariamente ver o valor no projeto.

Consequentemente, seu projeto pode sofrer problemas de qualidade e atrasos. Sua

melhor aposta aqui é buscar a transparência completa, o que pode ajudar a construir a
confiança das partes interessadas no projeto.

Lembrete: não queime pontes

O mais importante a se lembrar é que as partes interessadas também querem que o projeto
tenha sucesso. No entanto, a forma como elas expressam esse desejo pode mudar ao
longo do projeto. Um dia elas vão apoiá-lo, e no dia seguinte elas vão discutir se o trabalho
não é feito de uma certa maneira. Mas elas não estão “mudando de lado" - seu lado é o
sucesso do projeto. Não é você contra elas.

Não leve a resistência pessoalmente, e lembre-se: negócios são negócios. Queimar pontes
é prejudicial ao sucesso da carreira e do projeto. Você não pode descartar partes
interessadas difíceis. Você deve encontrar uma maneira de trabalhar com elas (ou ao seu
redor) e desarmar a situação.

Aqui estão quatro maneiras comprovadas de lidar com até mesmo as partes interessadas
mais difíceis e garantir que seus projetos avancem:

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 Quatro estratégias para lidar com partes interessadas difíceis

ESTRATÉGIA 1 – IDENTIFIQUE-AS E OBSERVE-AS DE PERTO

O primeiro passo é identificar claramente suas partes interessadas e descobrir o que os

motiva. Como já dito, uma parte interessada é qualquer um que é afetado pelo seu
trabalho, tem influência ou poder sobre ele, ou tem interesse em seu sucesso. Aqui estão
alguns exemplos comuns de indivíduos ou grupos de partes interessadas:

Seu chefe Analistas Investidores

Acionistas Futuros colegas Colegas
Governo A imprensa Associações comerciais
Executivos seniores Fornecedores Grupos de interesse
Sua equipe Clientes Sua família
Perspectivas comerciais Principais contribuintes O público
Parceiros Conselheiros A comunidade

Você pode separar as partes interessadas em três categorias principais:

Partes interessadas principais

Pessoas diretamente afetadas pelo trabalho. Os principais interessados geralmente são

beneficiários do projeto. Os clientes muitas vezes se enquadram nessa categoria.

Partes interessadas secundários

Pessoas indiretamente afetadas pelo trabalho. As partes interessadas secundárias incluem

equipes que apoiam o projeto e aquelas impactadas pelo seu resultado.

Partes interessadas chave

Pessoas com forte influência sobre o trabalho e um interesse investido em seu sucesso.
Este grupo inclui executivos.

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Cada grupo tem interesses, objetivos e agendas diferentes — muitos estão competindo.
Identifique e classifique sua influência e interesse para manter os projetos em movimento
e evite ser puxado em todas as direções. Nem todas as partes interessadas são iguais,
então descobrir quem mantém o controle e é o seu melhor aliado poupa-lhe muito
estresse.

Você pode classificar ainda mais as partes interessadas usando esta matriz simples:

Pessoas de alto poder e altamente interessadas — gerencie-as de perto

Essas pessoas têm grande interesse no seu trabalho e no poder de ajudá-lo a ter sucesso.
É fundamental envolver essas pessoas e garantir que elas estejam satisfeitas. Consulte-

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os antes de iniciar um novo projeto, preste atenção à sua entrada e implemente suas ideias
quando possível. Mantenha-os informados quando as ideias de outra pessoa forem
escolhidas e avise-as por quê.

Pessoas de alto poder e menos interessadas — mantenham-nas satisfeitas

Essas pessoas têm pouco envolvimento ou interesse investido no seu trabalho, mas são
muito poderosas. Faça o seu melhor para mantê-las satisfeitas, mas não tome muito do
seu tempo. Busque seus insights em torno de grandes decisões e certifique-se de que elas
entendam como seu trabalho irá afetá-los positivamente. Essas pessoas são aliadas
poderosas quando você as conquista.

Pessoas de baixo poder e altamente interessadas — mantenham-nas informadas

Essas pessoas são apaixonadas pelo projeto e expressam seu apoio aos outros, mas têm
pouco poder ou influência. Mantenha-os informados sobre os grandes desenvolvimentos.
Seu trabalho pode impactar diretamente essas pessoas, então elas geralmente estão mais
do que dispostas a fazer um esforço e ajudá-lo.

Pessoas de baixo poder e menos interessadas — monitore-as

As mais apáticas do grupo, essas pessoas são as menos afetadas pelo seu trabalho e devem
ocupar pouco tempo e atenção. Não as incomode nem as ofenda e elas ficarão fora do
seu caminho.

Use a matriz acima para identificar rapidamente seus aliados e potenciais detratores. Mas
esteja avisado: um aliado ativo pode se tornar um obstáculo do dia para a noite. Gerencie
as partes interessadas e monitore seus e-mails de revisão de status ou comentários para

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antecipar a virada da maré. Mantenha os canais de comunicação abertos para evitar
qualquer negatividade crescente.

ESTRATÉGIA 2 – OUÇA O QUE ELAS DIZEM

Não feche canais de comunicação porque não gosta do que ouve. Tente ver de onde vêm
as partes interessadas difíceis e coloque-se no lugar para entender sua motivação e
objetivos.

Faça um esforço para entender seu ponto de vista. Se o que elas estão dizendo é frustrante,
pergunte a si mesmo: as necessidades delas estão alinhadas com os objetivos do seu
projeto? Elas simplesmente querem que as coisas sejam feitas de uma maneira diferente?
Tente encontrar um ponto em comum.

Acima de tudo, as pessoas querem se sentir compreendidas e que suas opiniões sejam
valorizadas. Aqui estão algumas maneiras de gerenciar as partes interessadas e mostrar-
lhes que elas importam:

• Encontre para as pessoas os papéis no projeto que melhor correspondam aos

seus interesses e talentos

• Sempre trate as pessoas com respeito, mesmo quando os ânimos sobem

• Dê elogios muitas vezes, especialmente quando você nota comportamento

positivo

• Forneça treinamento e direcionamento para todos os envolvidos

• Dê às pessoas oportunidades de compartilhar suas ideias e opiniões com o

grupo e ajude-os a tomar decisões

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ESTRATÉGIA 3 – ENCONTRE-AS UMA A UMA

Agende tempo para se reunir com partes interessadas difíceis individualmente. Reuniões
sem outras partes interessadas na sala tiram a pressão e fazem com que elas se sintam
mais confortáveis. Isso leva a conversas mais claras e calmas.

Aproveite esse tempo para explorar seu ponto de vista e soluções preferidas. No entanto,
não pergunte descaradamente por que elas não gostam do seu plano. Em vez disso, faça
perguntas abertas sobre suas opiniões e como elas sentem que o projeto está progredindo.

A gestão de partes interessadas uma a uma também impede que suas opiniões negativas
influenciem outras pessoas no projeto. Quando o feedback cruza a linha de construtividade
para negatividade pura, é melhor isolar a situação e lidar com ela em particular.

ESTRATÉGIA 4 – DETERMINE A MOTIVAÇÃO DELAS

O que está causando a resistência súbita de suas partes interessadas? Elas estão
preocupadas em passar por cima do orçamento? Ansiosas por que o projeto não está
saindo do jeito que elas imaginavam? Elas estão respondendo a um conselho de diretores
que têm suas próprias dúvidas?

A chave para gerenciar as partes interessadas é abordar a motivação subjacente à sua

resistência, ajudá-las a detectar comprometimentos, criar uma solução ganha-ganha e
terminar o projeto.

Faça a si mesmo as seguintes perguntas para chegar ao fundo das motivações delas:

• Quais são suas necessidades de negócios mais urgentes?

• Qual é a melhor maneira de se comunicar com elas?

• Que informações ou detalhes elas querem ou precisam?

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 • Elas entendem completamente o seu trabalho ou precisam de alguma
explicação extra?

• Quem as influencia?

• Quem elas influenciam?

• Por que elas são responsáveis?

• A quem elas se reportam?

O trabalho de detetive vai levá-lo longe: não tenha medo de fazer essas perguntas
diretamente às suas partes interessadas. Mantenha as linhas de comunicação abertas para
antecipar qualquer resistência e ajustar-se de acordo.

Mantenha as pessoas seguindo em frente

Ouça suas partes interessadas e se esforce para atender às suas necessidades - difíceis ou
não. Garantir que elas estão se sentindo ouvidas, valorizadas e apreciadas aumentará a
confiança e o apoio. Construir relacionamentos e entender a motivação requer tempo e
esforço, mas facilitará seu trabalho a longo prazo. Os projetos são mais bem sucedidos
quando todos estão a bordo e na mesma página!

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