Sarana dan Prasarana

Rabu, 18 Januari 2023

Mengidentifikasi Bentuk - Bentuk Formulir Rencana Kebutuhan

1. Pengertian Formulir

Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.

Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai
dengan kebutuhan tertentu.

Contoh formulir: faktur penjualan.

Disamping itu, formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir
tersebut.

Dapat disimpulkan bahwa formulir adalah selembar kertas atau lebih yang menyediakan ruangan untuk
memuat catatan, informasi atau instruksi yang akan diteruskan kepada individu, depatemen atau
kepada organisai yang lain.

2. Jenis Formulir

1. Menurut sumbernya dibagi menjadi tiga yaitu:

· Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan

Contoh: surat permintaan pembeliaan, memo, kartu jam kerja dll.

· Formilir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan

Contoh : faktur penjualan , surat order pembeliaan, dll.

· Formulir yang diterima dari pihak luar

Contoh: faktur pembeliaan, rekening koran bank, dll.

2. Menurut tujuan penggunaannya dibagi menjadi dua yaitu :

· Formulir yang dibuat meminta dilakukannya suatu tindakan.

Digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk
kepentingan unit organisasi peminta.

Contoh: surat permintaan pembelian (digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian pembeliaan
melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di bagian gudang.
Bukti permintaan danpengeluaran barang gudang, Surat permintaan penawaran harga, dll.

· Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan.

Contoh: formulir laporan penerimaan barang (digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data
abrng yang diterima dari pemasok). Contoh lain; faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, dll.

Jenis formulir ada dua macam yaitu :

1. Formulir intern

Formulir yang digunakan didalam lingkungan sebuah kantor antara para pengawas, pegawai, dan wakil-
wakil sebuah perkantoran.

Contoh : tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran, order-order pabrik, permohonan bahan-bahan, data
mengenai penjualan, keterangan mengenai hasil pekerjaan pegawai.

2. Formulir ekstern

Formulir yang digunakan dalam lingkungan kantor yang mana formulir tersebut dikirimkan kepada para
pelanggan.

Contoh : order pembelian, faktur, memo kredit.

Formulir dapat dibuat dalam berbagai bentuk sesuai dengan kebutuhan.

3. Bentuk-bentuk formulir adalah sebagai berikut :

· Formulir Satu Set

Formulir yang dibuat beberapa lembar dengan bentuk dan isi yang sama. Formulir jenis ini dapat
menghemat waktu pengerjaan karena pengisianya dapat dilakukan sekaligus dengan menggunakan
kertas karbon.
Contoh : formulir faktur penjualan yang dibuat dengan beberapa tembusan.

· Formulir Continues

Formulir yang berbentuk beberapa lembar kertas yang tersambung menjadi satu dan dipisahkan dengan
perforasi sehingga dapat disobek bila diperlukan.

· Formulir Tanpa Karbon (Carbonless)

Formulir yang dibuat dengan beberapa tembusan yang dapat diisi sekaligus tanpa kertas karbon karena
disebalik setiap lembar telah diproses kimiawi tertentu yang memungkinkan adanya tembusan.

Contoh : tiket pesawat terbang garuda.

· Formulir Dengan Tinta Magnetis

Formulir yang dapat dibaca langsung oleh alat input untuk langsung diproses dengan komputer

· Formulir Optical Character Recognition (OCR)

Formulir yang mengunakan bentuk angka dan huruf tertentu yang dapat dibaca oleha alat input
otomatis untuk ditransfer ke komputer.

· Turn Around Documents

Dokumen yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data yang akan nantinya akan digunakan
sebagai dokumen input ke system pengolaahan data. Biasanya berbentuk kartu plong atau formulir OCR
yang dikirimkan pada pihak luar yang akan dikembalikan ke perusahaan bersama pembayaran.

4. Cirir-ciri formulir yang baik

1. Mempunyai identitas yang jelas

a. Judul/nama yang mudah dimengerti

b. Nomor formulir

2. Kandungan informasinya harus :

a. Bermanfaat bagi organisasi yang memakainya

b. Sesuai dengan sisteem, prosedur dan metode yang digunakan

c. Tidak informasi yang diulang

3. Unsur pengisian informasi

a. Sesuai dengan metode pengisiannya, missal : manual/mesin

b. Penyediaan pengaturan kolom-kolom an kotak-kotak isian harus baik

c. Pengelompokan informasi

d. Pengaturan lay-out, baik secara vertical maupun horisontal

e. Ukuran dari formulir

4. Pengolahan informasi

a. Memungkinkan untuk cara pengolahan yang dipergunakan

5. Dapat membantu pemakai formulir

a. Mempunyai intruksi dan cara pengisian yang jelas

b. Penggunaan garis pembantu

c. Judul kolom yng juelas

d. Metode pengisian yang mudah

e. Penggunaan carbonless paper untuk formulir berganda

6. Biaya murah meliputi

a. Biaya pembuatan atau penggandaan

b. Biaya produksi

c. Penggunaan kertas dengan ukuran yang standar

7. Tindak lanjut yang mudah seperti :

a. Untuk keperluan penyimpanan formulir

b. Untuk pengecekan apakah tersedia sarananya

c. Pengiriman

5. Merancang formulir

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam merancang forrmulir adalah :

a. Nama g. Rancangan kotak (box ddesign)

b. Nama perusahaan h. Kualitas dan jenis kertas

c. Nomor identifikasi i. Nomor urut tercetak

d. Instruksi j. formulir EDF

e. Ukuran spasi f. Judul

6. Prinsip pengerjaan formulir

a. Identitas perusahaan, ada nama dan almat perusahaan untuk fromulir ke pihak luar perusahaan

b. Identitas formulir, ada nama dan id formulir

c. Meiliki tembusan/copy

d. Hindari duplikasi dalam menghimpun data

e. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang

f. Memiliki nomor urut tercetak

7. Manfaat formulir

a. Menentukan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.

Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan transaksi tersebut.

Contoh : transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan
membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.

b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai buktit telah terjadi transaksi bisnis.

Contoh : dalam transaksi penjualan tunai harus terekam didalam formulir adalah ; tanggal penjualan,
nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang yang dijual, kuantitas, harga jual persatuan, total
harga, tanda tangan wiraniaga dan lain-lain.

c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk
tulisan.

Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi
kesalahan.

Misal : order pembelian barang X sebanayak 100 ton disampaikan secara Lisan oleh Kepala Bagian
Pembelian. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi
kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengiriman surat order pembelian kepada
pemasok.
d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain didalam organisasi yang sama atau
organisasi yang lain.