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INDICE
Contenido:
Introduccin ......................................................................................................................... 3 Qu es el control interno? .............................................................................................. 3 Cmo debe implementarse? .......................................................................................... 3 Definicin de control interno ............................................................................................ 3 Importancia del control interno ........................................................................................ 4 Estructura del control interno........................................................................................... 5 Actividades ......................................................................................................................... 5 Indicadores......................................................................................................................... 5 Tipos de control interno..................................................................................................... 6 Qu es el control interno operativo?.............................................................................. 6 Qu es el control interno estratgico?........................................................................... 6 Qu es el control interno administrativo? ...................................................................... 6 Qu es el control interno contable? ............................................................................... 7 Limitaciones del control interno ...................................................................................... 8 Juicios ................................................................................................................................. 8 Los nuevos conceptos del control interno. Informe COSO ........................................ 9 Definicin integradora y nociones generales de control interno.................................... 9 Definicin ........................................................................................................................ 9 Componentes ............................................................................................................... 11 Eficacia ......................................................................................................................... 12
Introduccin
Qu es el control interno? El control interno es el conjunto de medidas tendientes a determinar la veracidad de las afirmaciones o la normalidad y/o irregularidad de los actos que realizan otros individuos Forma parte del proceso de administrar una actividad, proyecto o negocio con el objeto de: Planificar Organizar Ejecutar Controlar Cmo debe implementarse? Mediante la interaccin lgica y adecuada de los siguientes elementos: Planes y objetivos. Estructura humana coherente con los objetivos y planes. Trabajo en equipo que contemple a la divisin del trabajo. Definicin de procesos y funciones. Provisin de materiales y tecnologa acorde con los objetivos fijados por la Direccin. El departamento de contabilidad debe verificar que las facturas sean emitidas en forma correlativa. Las funciones de ventas y preparacin de los registros de ventas deben ser independientes de las funciones de cobranzas, expedicin, entregas y facturacin.
El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observacin de las polticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. Todos los integrantes de la organizacin, sea esta pblica o privada, son responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que garantiza la EFICIENCIA TOTAL El control interno ha sido diseado, aplicado y considerado como la herramienta ms importante para el logro de los objetivos, la utilizacin eficiente de los recursos y para obtener la productividad, adems de prevenir fraudes, errores violacin a principios y normas contables, fiscales y tributarias
5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
Son indicadores de efectividad, en cuanto al uso de los recursos: y y y y y La rotacin de inventarios La rotacin de activos totales La rotacin de activos fijos La rotacin de cuentas El periodo promedio de cobro
2,2, Sistemas de aprobacin 2,3, Segregacin de tareas 2,4, Controles fsicos 3, Aseguran 3,1 Todas las transacciones de acuerdo a la autorizacin especfica 3,2, Registro de transacciones 3,3, Estados financieros con PCGA 3,4, Acceso activos con autorizacin
El control interno contable comprende el plan de la organizacin y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable: 1-Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la gerencia 2- Se registran los cambios para: mantener un control adecuado y permitir la preparacin de los ee.cc. 3- Se salvaguardan los activos solo accesandolos con autorizacin 4- Los activos registrados son comparados con las existencias. Control interno administrativo PASOS GENERALES Planeacin Control Supervisin Promocin Ejemplo de rea PLAN DE ORGANIZACIN 1, Mtodo y procedimientos relacionales 1,1, Con eficiencia de operacin 1,2, Adhesin a polticas 2, Controles 2,1, Anlisis estadsticos 2,2, Estudio de tiempos y movimientos 2,3, Informes de actuacin 2,4, Programas de seleccin 2,5, Programas de adiestramiento
2,6, Programas de capacitacin 2,7, Control de calidad 3, Aseguran 3,1, Eficiencia, Eficacia y Efectividad de operaciones
Existen determinados hechos o circunstancias que son ajenos al control interno, y por otra parte ningn sistema har lo que se quiera que haga, a lo sumo se podr esperar la obtencin de una seguridad razonable. No obstante, existen varios factores que influyen colectivamente en reforzar el concepto de seguridad razonable, como ser el efecto acumulativo de los controles. Juicios La eficiencia de los controles se ver limitada por el riesgo de errores humanos en la toma de decisiones, siendo stas tomadas dentro de lmites temporales, de acuerdo a la informacin disponible y usualmente bajo presin. Dentro de la naturaleza de las decisiones que afectan al control, basadas en el juicio humano, podemos describir las siguientes:
Disfunciones del sistema: Los controles internos a pesar de estar bien diseados pueden fallar. Pueden cometerse errores originados en interpretaciones incorrectas, o por dejadez, despistes, olvidos o fatigas. Es probable tambin que ante un cambio de sistemas el personal an no se encuentre bien capacitado o informado sobre el mismo, lo que originar la consecucin de errores de control. Elusin de los controles por la direccin: El sistema de control interno no puede ser ms eficaz que las personas responsables de su funcionamiento. Siempre existe la posibilidad que el personal directivo eluda el sistema de control interno con fines particulares. En este caso siempre existe el intento de encubrir hechos no legtimos. Confabulacin: Cuando dos o ms personas actan colectivamente para cometer y encubrir un acto cuyo objetivo es el de eludir el sistema de control interno. Relacin costes/beneficios: A la hora de establecer un control siempre se evalan los costos y beneficios de su implementacin. El costo del control no debe ser mayor a lo controlado.
Por lo mencionado precedentemente podemos entonces definir ciertos conceptos fundamentales del control interno: y y y y El control interno es un proceso, es un medio para alcanzar un fin. Al control interno lo realizan las personas, no son slo polticas y procedimientos. El control interno slo brinda un grado de seguridad razonable, no es la seguridad total. El control interno tiene como fin facilitar el alcance de los objetivos de una organizacin.
Ahora bien resulta necesario ampliar y describir los conceptos fundamentales mencionados para lograr un mejor entendimiento del control interno.
Proceso El control interno constituye una serie de acciones que se interrelacionan y se extienden a todas las actividades de una organizacin, stas son inherentes a la gestin del negocio (actividades de una entidad). El control interno es parte y est integrado a los procesos de gestin bsicos: planificacin, ejecucin y supervisin, y se encuentra entrelazado con las actividades operativas de una organizacin. Los controles internos son ms efectivos cuando forman parte de la esencia de una organizacin, cuando son "incorporados" e "internalizados" y no "aadidos". La incorporacin de los controles repercute directamente en la capacidad que tiene una organizacin para la obtencin de los objetivos y la bsqueda de la calidad. La calidad est vinculada a la forma en que se gestionan y controlan los negocios, es por ello que el control interno suele ser esencial para que los programas de calidad tengan xito. Las personas El control interno es llevado a cabo por las personas miembros de una organizacin, mediante sus acciones. Son las personas quienes establecen los objetivos de la organizacin e implantan los mecanismos de control. Cada persona o miembro de una organizacin posee una historia y conocimientos nicos, como as tambin difieren sus necesidades y prioridades del resto. Esta realidad sin duda afecta y por otra parte se ve afectada por el control interno. Seguridad razonable El control interno por muy bien diseado e implementado que est, slo puede brindar a la direccin un grado razonable de seguridad acerca de la consecucin de los objetivos de la organizacin, esto se debe a que los objetivos se ven afectados por limitaciones que son inherente al sistema de control interno, como ser: y y y Decisiones errneas. Problemas en el funcionamiento del sistema como consecuencia de fallos humanos. Colusin entre 2 o ms empleados que permita burlar los controles establecidos.
Objetivos Toda organizacin tiene una misin y visin, stas determinan los objetivos y las estrategias necesarias para alcanzarlos. Los objetivos se pueden establecer para el conjunto de la organizacin o para determinadas actividades dentro de la misma. Los objetivos se pueden categorizarse: y Operacionales: utilizacin eficaz y eficiente de los recursos de una organizacin. (Por ej. Rendimiento, Rentabilidad, Salvaguarda de activos, etc.) Informacin financiera: preparacin y publicacin de estados financieros fiables.
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Del sistema de control interno puede esperarse que proporcione un grado razonable de seguridad acerca de la consecucin de objetivos relacionados con la fiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de las leyes. Cabe aclarar que alcanzar los objetivos operacionales (por ejemplo el rendimiento sobre una inversin determinada, lanzamiento de nuevos productos, etc.) no siempre est bajo el control de una organizacin, dado que ste no puede prevenir acontecimientos externos que puedan evitar alcanzar las metas operativas propuestas. El control interno slo puede aportar un nivel razonable de seguridad sobre las acciones llevadas a cabo para su alcance. Componentes El control interno consta de cinco componentes que se encuentran interrelacionados entre s: y y y y Entorno de control: el personal es el ncleo del negocio, como as tambin el entorno donde trabaja. Evaluacin de riesgos: toda organizacin debe conocer los riesgos a los que enfrenta, estableciendo mecanismos para identificarlos, analizarlos y tratarlos. Actividades de control: establecimiento y ejecucin de las polticas y procedimientos que sirvan para alcanzar los objetivos de la organizacin. Informacin y comunicacin: los sistemas de informacin y comunicacin permiten que el personal capte e intercambie la informacin requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. Supervisin: Para que un sistema reaccione gil y flexiblemente de acuerdo con las circunstancias, deber ser supervisado.
Dada la interrelacin y dinamismo existente entre los diferentes componentes mencionados, nos permite inferir que el sistema de control interno no es un proceso lineal y en serie donde un componente influye exclusivamente al siguiente, sino que es un proceso interactivo y multidireccional, donde cualquier componente influye en el otro. Relacin entre los objetivos y los componentes La relacin entre los objetivos (lo que la organizacin se esfuerza por conseguir) y los componentes (necesarios para cumplir con los objetivos) se ve ilustrada a travs de la siguiente matriz:
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Como podemos ver en la matriz, existe una relacin directa entre los objetivos, que es lo que la entidad se esfuerza por conseguir, y los componentes, que representan lo que se necesita para cumplir dichos objetivos. Adems el control interno es relevante para la totalidad de la entidad o para cualquiera de sus unidades o actividades. Para graficar la idea, podemos mencionar el siguiente ejemplo: "La informacin y comunicacin es necesaria para las 3 categoras de objetivos: gestionar eficazmente las operaciones, preparar los estados financieros y verificar que se estn cumpliendo las leyes y normas. Por otra parte los 5 componentes son necesarios para poder lograr eficazmente, por ejemplo, los objetivos operacionales. El control interno es importante para la empresa en su totalidad o para cada una de sus partes (filiales, divisiones, unidades de negocio y actividades funcionales, como por ejemplo compras), de esta forma uno puede centrar su atencin, por ejemplo, al entorno de control para una categora de objetivo para una determinada divisin de una organizacin. Eficacia El control interno puede considerarse "eficaz" cuando la direccin tiene una seguridad razonable de que: y y y Disponen de la informacin adecuada sobre hasta que punto se estn logrando los objetivos operacionales de la organizacin. Los estados financieros son preparados de forma fiable. Se cumplen las leyes y normas aplicables.
La determinacin de si un sistema de control interno es "eficaz" o no constituye una toma de postura subjetiva resultante del anlisis de si estn funcionando eficazmente los cinco componentes en su conjunto. Este funcionamiento proporciona un grado de seguridad razonable de que los objetivos establecidos van a cumplirse.
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