A SECRETARIA ESCOLAR: ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO A escola uma organizao que, como muitas outras, lida com pessoas.

. Sua peculiaridade est em ser a primeira instituio que os cidados, ainda crianas, conhecem depois da famlia. Mais ainda, uma instituio que, em complemento s famlias, tem a misso de educar. A experincia na escola pode desenvolver ou no os sentimentos de confiana e satisfao de pertencer sociedade e de exercer a cidadania. Como o papel do secretrio de escola confunde-se com o de um administrador, sua influncia vital para o sucesso da experincia escolar. Escolas funcionam melhor ou pior, so mais ou menos organizadas e capazes de atender s necessidades de suas comunidades interna e externa, dependendo, em boa medida, de seus secretrios(as). Como um administrador, o/a Secretrio/a deve estar capacitado para: organizar racionalmente o trabalho; aproveitar os talentos e motivaes de sua equipe; simplificar processos e mtodos de trabalho; aproximar-se de seus usurios e antecipando as suas necessidades; trabalhar com eficincia, reduzindo os desperdcios; planejar e dirigir, avaliar e controlar as atividades da Secretaria em consonncia com a Diretoria da escola.

O Secretrio um dos elementos a quem a Diretoria delega poderes. Sua posio to importante que um dos requisitos para a autorizao de funcionamento de uma escola a existncia de um secretrio credenciado. Requisitos Legais de um Secretrio O secretrio de escola credenciado deve ser portador do registro de secretrio, institudo pela Portaria Ministerial n 1.960, de 20 de novembro de 1954. J nessa poca, foram estabelecidas condies para a obteno desse registro, entre elas a de preparao em curso especfico, supervisionado pela antiga Diretoria do Ensino Secundrio. Atualmente, compete aos Estados, atravs dos Conselhos Estaduais de Educao, fixar normas especficas a esse respeito, atravs de Resolues. Estas, em geral, determinam que a funo de Secretrio de estabelecimento de ensino fundamental e mdio deve ser exercida por pessoa habilitada em curso especfico de formao de secretariado e portadora de registro profissional em rgo prprio do MEC. Prev-se excees a essas normas, em locais onde haja carncia de pessoal habilitado. Nestes casos, a funo de Secretrio pode ser exercida por professor primrio que preencha as seguintes condies: (1) tenha ttulo de professor expedido por estabelecimento credenciado; (2) tenha curso de treinamento ou aperfeioamento de secretrio e (3) seja aprovado em exame de suficincia. Preenchidas essas condies, fornecido ao candidato funo uma autorizao a ttulo precrio, aps prova de conhecimentos especficos. O Secretrio Escolar na Rede Pblica: Sendo pea chave da administrao escolar, o Secretrio coordena uma equipe que colabora com a Diretoria da escola. Uma sntese das atribuies do Secretrio seria: ATRIBUIES - (SNTESE) Responsabilizar-se pelo pleno funcionamento da Secretaria; Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares; Manter em dia a escriturao, arquivos, fichrios, correspondncia escolar e o resultado das avaliaes dos alunos;

Manter atualizados o arquivo de Legislao e os documentos da escola, inclusive dos exalunos; Compatibilizar Histrico Escolar (Adaptao); Manter as Estatsticas da escola em dia.

As atividades da Secretaria envolvem tambm as trs reas de responsabilidade do quadro a seguir: ATRIBUIES DE UMA SECRETARIA DE ESCOLA EXPEDIENTE Prepara, redige e expede correspondncia administrativa Ofcios Requerimentos Cartas Atas Circulares Relatrios Editais Memorandos Ordem de servio, etc. ARQUIVO Classifica e guarda: Documentos de escriturao escolar Correspondncia Dossis de alunos Cadastro de professores Legislao de ensino em vigor ESCRITURAO ESCOLAR Efetiva Registros Escolares em Livros Fichas individuais para fins diversos Certificados/ concluses de cursos Dirios de classe

Tipos de arquivo: Corrente, Permanente e Semi-permanente

Existe uma tendncia dos registros serem digitados no computador em programas prprios e arquivados no disco rgido ou em disquetes. Por questo de segurana, o acesso a estes programas deve ter uma senha e deve haver uma cpia atualizada destes arquivos O Secretrio, por condies legais e regimentais, exerce uma ao ao mesmo tempo centralizadora e abrangente, porque seu setor relaciona-se com todos os demais setores envolvidos no processo pedaggico e na vida escolar. Pode-se esquematizar essa situao da seguinte forma: A Secretaria e suas interaes COM A DIREO COM A INSPEO OU SUPERVISO COM O CORPO DISCENTE COM O CORPO DOCENTE Assessoria, execuo, coordenao e superviso das atividades administrativas sob sua responsabilidade. Harmonia de propsitos e de princpios. Colaborao Apresentao de situaes para ratificao ou retificao. Atendimento direto, sem intermedirios. Busca de solues Elemento de ligao entre atividades pedaggicas e administrativa

 COM OS SUBORDINADOS COM OS PAIS E COMUNIDADE EM GERAL COM RGOS COLEGIADOS

Respeito competncia e aos mtodos do professor. Postura tica. Orientao e superviso das rotinas de trabalho estabelecidas Respeito s aptides e habilidades de cada um. Presteza de informaes. Busca de solues Respeito ao sigilo profissional Subsidiar com informaes Formar o apoio ao bom andamento das reunies

Levando-se em conta as atribuies de produo e guarda da documentao e de atendimento a todos os componentes da comunidade escolar, inclusive da comunidade externa, a Secretariadeve localizar-se em lugar acessvel mas no devassado. recomendvel que seja um local agradvel e de fcil circulao interna, que tambm facilite o trabalho da equipe, que precisa oferecer pronto atendimento ao usurio que comparece Secretaria, com um mnimo de prejuzo sobre as suas outras funes. A Secretaria um excelente local para se manter um jornal mural, que funcione como um pr-atendimento aos usurios e divulgue informaes e notcias de interesse, assim como um local de passagem dos professores e funcionrios para receber correspondncia e notificar sua presena ou ausncia da escola. Organizao e funcionamento de uma secretaria Seguem abaixo algumas referncias e recomendaes sobre a organizao de arquivos, a escriturao e trato da documentao escolar. Tcnicas de arquivamento Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessrio, que um outro auxiliar da secretaria o consulte facilmente. H vrias alternativas de organizao e, muitas vezes, a combinao de dois critrios a soluo mais til. Classificao alfabtica - a mais usada e admite vrios procedimentos: 1. palavra por palavra, letra por letra, at o final de cada palavra. 2. o ltimo sobrenome e, s depois, o nome. Obs.: As partculas de, da, do, d', no so consideradas. 3. Prefixos escritos com maisculas porque integram o sobrenome. 4 - Como precedente, o sobrenome isolado e igual a outro seguido de inicial ou de outro nome por extenso 5 - Abreviaturas por extenso quando se sabe o que Ex.: Lourdes, Lurdes ou Mrcia, Maria, etc. Ex.: Coralina, Cora; Franco, Siron;Rosa, Joo Guimares Ex.: Da Vega, Lopes; De Gaulle, (General) Di Marco, Joo Ex.: Holanda, (depois) Holanda, B., (e depois) Holanda, Buarque Ex.: C.B.F. = Confederao Brasileira

elas significam. 6 - Nomes de empresas e instituies governamentais como se apresentam

de Futebol Ex.: Banco do Estado de Gois; Ministrio da Educao; Souza e Souza S.A.

Observaes 1 - Ttulos honorficos, artigos iniciais, etc., no devem ser considerados para efeito de arquivamento e devem vir depois do nome, entre parnteses. Ex.: British Brodcasting Corporation (the); Nascimento, Nilton (Professor); Rezende, Iris (Governador); Sarney, Jos ( Presidente) Exceo > Se o artigo integrar o nome, faz-se a entrada pelo artigo. Ex.: A Garota de Ipanema 2 - Sobrenomes com as palavras So, Santo, Santa so indispensveis: Ex.: > Santa Rosa, Jos (Professor) 3 - Nomes de idiomas pouco conhecidos entre ns so arquivados como se encontram: Ex.: > Yasunari Kawabata; Yukio Mishima 4 - Reunies, congressos, conferncias e semelhantes, quando precedidas por ordem numrica, so arquivadas como se apresentam. A ordem numrica aparece no final, entre parnteses: Ex.: Conselho de classe (3); Encontro Nacional de Orientadores Educacionais (V); Jornada Pedaggica (1) Classificao por Assunto - Guardam-se os documentos por assunto. Classificao Codificada ou Numrica- Convenciona-se um cdigo ou nmero para os diversos assuntos ou atividades Classificao por Data - para documentao passada ou controle da correspondncia expedida ou recebida. Pode-se adotar um sistema misto: Para dossis ou pastas de alunos alfabtico combinado com cronolgico (ano) ou numrico (srie). Para correspondncia expedida ou recebida por assunto. Neste caso, depois de classificada e catalogada a correspondncia por assunto, as pastas devem obedecer ao critrio alfabtico para facilitar o manuseio. Protocolo e Registro Uma boa memria imprescindvel para todos aqueles que lidam com o pblico, porque permite atender bem e criar um ambiente de cordialidade com todos os membros da comunidade escolar e da comunidade em geral. Entretanto, os servios de uma secretaria no podem depender da memria. Alm de um arquivo bem organizado, so importantes em uma secretaria os servios de registro e protocolo, porque: eliminam e esclarecem dvidas;

atestam a expedio e o recebimento de documentos e; permitem consulta rpida;

Lembretes: 1 - As primeiras vias de certificados e diplomas pertencem ao aluno, por direito. aconselhvel manter um livro de protocolo para controle da entrega desses documentos. 2 - Documentos que apresentam dados pessoais do aluno (certido, ttulo de eleitor, certificado de alistamento militar) no podem, por norma legal, ficar retidos mais de quinze dias. Uma vez conferidos devem ser devolvidos. 3 - Para controle interno, aconselhvel manter um pequeno livro de protocolo onde so assentados os ofcios e circulares expedidos: 4 - ainda aconselhvel manter um arquivo de "curriculum vitae" dos professores. Escriturao Escolar O Setor de Escriturao Escolar importantssimo na dinmica de uma escola. atravs do correto lanamento e da efetivao dos chamados registros escolares que so verificados: os direitos de um candidato matrcula; a regularidade da vida escolar; o desenvolvimento da aprendizagem de um aluno; o acompanhamento do trabalho pedaggico os resultados finais de cada aluno para promoo ou expedio de certificados de concluso; as deficincias ocorridas no campo cognitivo e as medidas tomadas para eliminlas.

Com a liberdade introduzida pela Lei 9394/96, cabe aos colgios a organizao de seus prprios modelos de registro. H, entretanto, alguns registros que so exigidos pelos Conselhos Estaduais de Educao e outros que no podem faltar em uma secretaria de escola: Livros (ou arquivos) de matrcula; resultados finais; resultados de recuperao; resultados de adaptao; atas de reunies; dependncias (quando houver); atas de exames (quando houver).

Em relao ao aluno, individualmente, seus registros devem demonstrar a regularidade de sua vida escolar e o direito que tem a matricular-se em determinada srie/disciplina. A vida escolar, em determinado estabelecimento de ensino, tem incio pelo ato de matrcula e encerra-se por concluso de curso, transferncia ou evaso. Caractersticas dos Livros de Registros Escolares Matrcula: em ordem alfabtica por srie, turno e ano letivo. Resultados Finais: por srie, turno, turma, grau e ano letivo.

Resultados de Recuperao: por srie, turno, turma, grau e ano letivo. Atas de Resultados de Adaptao: por aluno, com indicao das disciplinas em que fez adaptao, os resultados obtidos e indicao do perodo letivo. Atas de Reunies assinadas por quem as secretariou e por todos aqueles que estiveram presentes. Obedecem, em estilo, forma de redao oficial. Dependncias por srie, turno, grau, componente curricular ou disciplina, obedecidas as normas legais. Exames procedimentos idnticos aos de resultados finais. Organizao dos Registros Escolares Atualmente, a inspeo escolar perdeu sua funo predominantemente fiscalizadora. Entende-se hoje a inspeo como funo supervisora e de consultoria sobre aspectos legais. Entretanto, assiste inspeo a competncia para, a qualquer momento, proceder ao exame de registros escolares de acordo com normas baixadas pelos rgos prprios da Secretarias de Educao. So de responsabilidade da Secretaria: receber, manter e expedir registros corretos, organizados racionalmente, passveis de consulta rpida. De acordo com sua finalidade, os registros podem ser manuseados ou consultados constantemente, periodicamente ou eventualmente. Devem, portanto, ser organizados racionalmente. Quadro de Organizao dos Registros Escolares Durante o ano letivo Fichas de Controle de Aproveitamento Escolar Por sries, turmas, graus, turnos e ordem alfabtica. Fazem parte do arquivo corrente. Dossis dos alunos Arrumados por sries, turmas, graus, turnos e ordem alfabtica. Podem fazer parte do arquivo corrente, tambm, Segundo as tcnicas de arquivamento. Livros Podem permanecer no arquivo corrente ou semipermanente Fazem parte do arquivo corrente e obedecem s normas de arquivamento. Fazem parte do arquivo corrente e podem ser dispostos por professor ou Podem permanecer no arquivo corrente at a constituio das turmas no ano seguinte. Em casos de transferncia ou concluses de curso e depois de expedida a documentao, passar para o arquivo permanente. Obs: Encerrado um livro, este deve passar para o arquivo permanente. Incorporam-se ficha individual de controle de resultados escolares. Ao trmino do ano letivo Includas no dossi de cada aluno.

Formulrios de recuperao, dependncia, adaptao Dirios de Classe

So incorporados ao arquivo permanente por um perodo, em geral, de cinco anos.

por srie. Alguns Conselhos recomendam a sua incinerao aps esse perodo, com registro do fato em livro prprio. A utilizao do computador na Secretaria As escolas comeam a ser dotadas de computadores para fins pedaggicos e administrativos. As atividades da Secretaria so particularmente beneficiadas pelo computador, por se tratarem freqentemente do registro de informaes, passvel de ser digitado em programas prprios. A convenincia da digitao, do arquivamento em meio eletrnico, da impresso em papel ou em disquete e do envio por correio eletrnico (e-mail) simplificam as rotinas e evitam os erros de transcrio. A Secretaria da escola deve preencher formulrios para serem enviados SME. O preenchimento feito diretamente no computador, atravs da digitao dos dados em programas adequados, que permitam a verificao das informaes fornecidas, torna o processo mais rpido e mais seguro. Alm disso, o envio por e-mail ou por disquete destas informaes facilita o tratamento dos dados pela SME, alm de agilizar o processo de transmisso. Outra vantagem o arquivamento, com uma maior facilidade de acesso e reduo de espao, por tornar prescindveis os arquivos tradicionais de ao. Finalmente, o trabalho de correo e edio dos textos e tabelas, juntamente com sua impresso, torna-se mais cmodo e mais rpido. Entretanto, medidas de segurana devem ser tomadas para proteo dos arquivos, evitando o acesso de estranhos e a contaminao por vrus, provenientes geralmente de disquetes que tenham sido trabalhados em outros computadores.