Instituto Politécnico Nacional ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION UNIDAD SANTO TOMAS SUBDIRECCION DE SERVICIOS EMUCATIVOS E INTEGRACION SOCIAL. Departamento de Exténsion y Apoyos Educativos Ciudad de México a 02 de enero de! 2023 REPORTE GLOBAL DE ACTIVIDADES Correspondiente al periodo del 01 de julio de 2022 al 02 de enero de 2023 Datos del Prestador Boleta: 2019400680 Programa Académico: Negocios Internacionales Semestre: Noveno No, De Registro: 22140-1361 ‘Teléfono Particular: 5518094216 Correo electrénico: leslielr360@gmail.com Prestatario: SECRETARIA DE ENERGIA Nombre del Programa: ADMINISTRACION CENTRAL IL En la Secretaria de Energia dentro de su unidad de enlace, mejora regulatoria y programas transversales, cumpli de manera satisfactoria mi servicio social en un periodo comprendido de! 1 de julio del 2022 al 2 de enero del 2023 en un horario establecido de las 10:00 hrs a las 14:00 hrs, de lunes a viernes sumando un total de 516 horas. Durante este periode de tiempo puse en practica conocimientos sobre el manejo adecuedo del archivo de concentracién siendo el area encargada de la administracién de documentos que se encuentran en la fase semiactiva de su ciclo vital, permitiendo la cireulacién de los documentos en las instituciones, pues desahoga los archivos de trémite de la documentacién cuya utilidad inmediata ha concluido, transfiriendo tos testimonios documentales a las areas de archivo hist6rico y encargandose de la muy delicada funcién de depurar la documentacion sin valor secundario, de este modo se gestiond la limpieza de los documentos que se realizan en un programa periddico efectuando con cuidado y bajo supervision, a Impieza de los documentos s6lo debe ser realizada por personal debidamente calificado, debide a esto recibi una capacitacién previa para pu correctaInstituto Politécnico Nacional ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION UNIDAD SANTO TOMAS SUBDIRECCION DE SERVICIOS EDUCATIVOS E |NTEGRACION SOCIAL. Departamento de Extension y Apoyos Educativos manipulaci6n y evitar incidentes dentro del area asignada, asi mismo las actividades que realice de acuerdo al protocolo establecido de la baja documental fueron: Expurgar el material documental. Donde se retiré del expediente todos y cada uno de los objetos que puedan daniar el expediente (grapas, clips, hojas que no correspondan al expediente y post-it 0 cualquier pegamento que contengan) Asimismo, se mantuvieron limpios los instrumentos que se utilzaron para su limpieza (brochas, pafios, batas, guantes, desgrapadora, tieras, regia, dedal) para asi depurar todo aquel material metalico que pudiera dafiar los documentos, de esta manera a la hora de su revision fueran complemente limpios para su baja dictaminada y se pudieran donar a la CONALITEG, para la elaboracién de libros de texto gratuitos. Identificar expedientes y cajas que resguardan documentacién. Se ubicaban dentro de los anaqueles y estantes las cajas que tenian en su caratula de datos sus fechas de creacién y su periodo de productividad, en donde se removia y eliminaba el polvo e impurezas superficiales que pudieran ocasionar algtin deterioro en los documentos, esta manipulacién era realizada con material de proteccién como el uso de guantes de tela, cubrebocas y cepillos, las cajas se movian con ayuda del personal a un lugar ventilado @ iluminado donde se realizaba la limpieza previa de las cajas y los expedientes cepillandolos en direccién contraria al lomo de la encuadernacién para evitar mover el polvo hacia el centro del mismo. Seleccionar los expedientes que han cumplido su vigencia documental en el archivo de concentracion. Asisti en la revision de los archivos que se realiz6 de manera minuciosa con el objeto de valorar sus condiciones, de conformidad con los plazos establecides en el inventario proporcionado, extrayendo todas aquellas carpetas, folders, engargolados y librps que habian cumplido dicha vigencia, en los cuales contenianInstituto Politécnico Nacional ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION UNIDAD SANTO TOMAS SUBDIRECCION DE SERVIGIOS EDUCATIVOS E INTEGRACION SOCIAL Departamento dle Extensién y Apoyos Educativos la documentacién cuya utilidad inmediata ha concluido, transfiriendo los testimonios documentales a las areas de archivo histérico y auxiliando a la autoridad competente de la muy delicada funcién de depurar la documentaci6n sin valor secundario. 2 “ = Organizar e identificar los expedientes para su baja documental. Dentro de esta actividad se reorganizeba el papeleo en conformidad con su afio de expedicién y vigencia armando legajos de no mas de cinco centimetros de altura, resguardando los documentos en cajas de cartén tamario carta (preferentemente), se clasificaba de manera organizada y ordenada de forma eronalégica y con serie documentales nuevas para mejorar su ubicacion dentro del area colocando con un plumén rojo en ta parte superior de la caja para tener mayor visualizacién de la serie colocada, de igual forma se llevaba un control por escrito en hojas tabuladas donde se colocaba el numero de caja, numero de legajo, descripcién, afio de apertura y afio de cierre, también se detectaba si oxistian mas de un ejemplar de un documento en el archivo, ya que si se encontraba algiin original se reportaba y resguardaha colocandolo en protectores de papel, sin necesidad de perforarlo ni sujetario con postes o algin otro material Elaboracién de inventario para su baja documental. Por ultimo se realizaba un inventario digitalizado, con la captura de la informacién extraida de los nuevos legajas y cajas que se obtuvieron de las hojas tabuladas, petmitiendo conocer e identificar lo que se pretendia dar de baja, teniendo un mejor control de dichos expedientes, este inventario se realizaba en dos formatos de manipulacion, para contener un respaldo comparativo ya que uno se encontraba en el archivo general y el otro en la unidad de enlace, de mejora regulatoria y programas transversales, No hay duda sobre a relevancia del archivo de concentracién, aunque, curiosamente, es el area que dentro de las administraciones publics se consideraInstituto Politécnico Nacional ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACION UNIDAD SANTO TOMAS SUBDIRECCION DE SERVICIOS EDUCATIVOS E INTEGRACION SOCIAL, Departamento de Extensién y Apoyos Educativos como bodega de papeles initiles y en la que generalmente se dispone de escasos recursos para la adecuada conservacién de los acervos que resguarda. El archivo de concentracién, de hecho, permite la ciroulacién de los documentos en las instituciones, pues desahoga los archivos de tramite de la documentacién y un flujo constante de la informacion que se requiere en todas las areas de la secretaria. Elaboro Lare Ronquillo Leslie Auerizo Lic. Luis Miguel Mira Mireles Director de programas transvorsales oro peer Ace NETL, OLE ACA nenicoue, Sf tee [¢ 05 ENE 1023 O ZENE 2023 F RR CUElDe Be xtensidn Y ADDVOS Educativos Sello de la dependencia 9