Fase 3 – CIBERNETICA

CRISTHIAN FERNANDO LEDESMA ROPERO

Teoría de Sistemas en las Organizaciones
204016A_1144

Tutor
Jorge Leonardo Ramírez

Universidad Nacional Abierta y a Distancia-UNAD

ECBTI

Ingeniería de Sistemas

Palmira Valle del Cauca – Noviembre del 2022

Diseño: Yina Alexandra Gonzalez Sanabria 1

 Cibernética – Modelo de Sistemas Viables

Tomando como base el sistema organizacional del siguiente video

https://www.youtube.com/watch?v=qKvsWAoJ0P4 usted debe desarrollar los
siguientes ítems:

1. Teniendo en cuenta el sistema organizacional propuesto, definir y

describir los términos asociados a la organización y que se relacionan
en la siguiente tabla
Términos Descripción Ejemplo
Cibernética Según José Pérez Ríos la cibernética es él, o las En Servientrega se
Organizacional personas encargadas de gobernar o en otras encuentran certificados
palabras las encargadas de dirigir o llevar “el ante el Invima y los
timón de un barco para darle dirección”. diversos sistemas
La cibernética organizacional es la ciencia que integrados de gestión con
estudia cómo se debe hacer esto. Aplicando el fin de manejar con
una metodología que diagnostica cualquier calidad con la mercancía de
organización con rapidez, sin importar las los clientes, brindar buena
variables que tenga como, ser privada o calidad de la información y
pública, grande o pequeña, etc, saber si esta también enfocados a la
es viable y puede sobrevivir en el torno. gestión ambiental, esto les
permite estar en constante
evaluación y estar
actualizando sus políticas
para ser una organización
que pueda sobrevivir en su
entrono
Organización Una organización es una agrupación de En Servientrega la
personas que trabajan de manera coordinada organización está dada por
para alcanzar un objetivo particular. la interdependencia de sus
Organización es un conjunto de personas y diferentes áreas como son,
recursos relacionados entre sí ́ a través de por ejemplo, el área de
ciertas reglas (las reglas del negocio) y que almacenamiento,
interactúan con el contexto para alcanzar un administrativa, supervisión,
fin común (Objetivo). picking, transporte. Todas
ellas trabajando para lograr
un mismo objetivo.
Viabilidad Capacidad de un organismo o sistema, una
organización etc., para mantener una

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 existencia independiente, es decir sobrevivir
ante los cambios que puedan producirse en su
entorno a lo largo del tiempo (incluso aunque
estos no hayan sido previstos cuando este fue
diseñado) para ello deben estar dotados de
capacidad de regulación, aprendizaje,
adaptación, y evolución. Stanford Beer.
Entorno El entorno determina en parte la forma en la En Servientrega se
cual el sistema actúa. actualizan a su entorno,
El entrono o medio ambiente es lo que rodea por ejemplo, se podría
el sistema decir que el e-comerce no
era algo a lo que ellos
estuvieran acostumbrados,
pero al ver que era lo que
sus clientes demandaban,
se actualizaron para suplir
esa necesidad el cual el
entorno les pedia.
Proceso El proceso es lo que transforma una entrada En Servientrega manejan
en salida, como tal puede ser una máquina, un muchos procesos, ya
individuo, un programa, una tarea. En la existen muchas entradas y
transformación se debe tener en cuenta cómo salidas, mirándola de
se realiza la transformación. Cuando el forma global la entrada de
resultado responde plenamente al diseño del mercancía y salida de esta
programa tenemos lo que se conoce como empacada y con su
caja blanca; en otros casos, no se conoce en información de logística
detalle cómo se realiza el proceso dado que para llegar a su destino,
éste es demasiado complejo. En este caso todo esto pasando por
tenemos lo que se conoce como “caja negra”. diferentes procesos.
Inteligencia La función inteligencia tiene su ámbito de El área gerencial y
acción en el entorno de la organización, administrativa es la
preocupándose de su prospectiva y desarrollo encargada de tomar las
futuro (el afuera y el mañana, las decisiones, examinando
oportunidades y amenazas), constituyendo la cada subsistema el cual
piedra angular para lograr su adaptación. deben actualizar o mejorar
Su principal función es ocuparse del exterior y por el contrario desechar.
futuro de la organización, con la finalidad
de mantener a ésta constantemente
preparada para el cambio

Cohesión COHESION - AUDITORIA En Servientrega utilizan en

Su misión es intervenir en la negociación de diferentes partes la
recursos con las operaciones elementales cohesión- auditoria como

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 (Sistema Uno), transmitir las por ejemplo las áreas de
instrucciones, auditar su funcionamiento y áreas de Logística,
eventualmente, intervenir en aquellas cosas Línea final del picking,
en las que la coordinación ha sido capaz de Equipo de control y manejo
resolver el conflicto entre las operaciones. de inventario y en la
Logística inversa, además
de las auditorias extremas
que pueda recibir.
Políticas Se puede identificar con la política de la En Servientrega se podría
organización, se ocupa de los aspectos decir que deben definir o
ideológicos-normativos y define la misión y el ya deben tener políticas
estilo de la organización. encaminadas a la
Debe asegurar que esta última se adapte al satisfacción de sus clientes,
entorno, manteniendo al mismo tiempo, un con reducciones de tiempo
grado adecuado de estabilidad interna. de entrega, para esto
deben escoger muy bien su
personal, por ejemplo un
empleado irresponsable
podría hacer que una
encomienda demore mas
de lo debido, también
políticas de seguridad para
mantener la mercancía a
salvo, políticas de
confidencialidad para
mantener la privacidad de
lo que se le entrega a las
personas como de
seguridad en cuanto el
manejo y envió de
encomiendas con
contenido ilegal ( armas,
estupefacientes, etc).

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 2. Se debe identificar y describir las tres entidades básicas a considerar
en todo sistema viable: Entorno, operación y gestión.

Esta información la puedes encontrar en el material de apoyo:

https://view.genial.ly/608cad4ca00b320cf6188649/presentation-modelo-
sistema-viable-msv

Figura 1. Entidades de un sistema

viable.

ENTIDAD DESCRIPCION
En Servientrega el entorno está definido
por las políticas internas del país, las
cuales en ocasiones son rígidas para el
crecimiento empresarial, adicional a esto
también debe adaptarse a las políticas
internacionales para cumplir con las
entregas que tenga en diferentes países,
el entorno también se lo definen su
Entorno . clientes y competencia ya que si los
primeros deciden irse para otra empresa
es porque esta está ofreciendo un mejor
servicio y satisface la necesidades del
cliente el cual Servientrega debe adoptar
y si puede mejorar

Operación. AREA DE ALMACENAMIENTO:

ZONA ADMINISTRATIVA: Recibe
información del cliente.
ESTADO DE OPERACIÓN: cargue de la
información
VERIFICACIÓN DOCUMENTAL:
Recepción, validando series, lotes y

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 cantidades.
LOGÍSTICA INTERNACIÓNAL:
verificación de contenido
ALMACENAMIENTO: almacenamiento
en estantería y en arrume negro
PICKING: sacar caja, la guía y el packing
list del pedido. Alistamiento por medio de
imagen, la radiofrecuencia se encarga de
decirle que cantidad, que sku y a que
caja debe depositarle los ítems, de cada
pedido. Finalmente se audita el 100% del
sku.
PACKING para después ser encintada y
llevadas al proceso de transporte o
crossdoking
ACONDICIONAMIENTO O MAQUILA:
armado de kit y personalización de los
productos dependiendo las necesidades
del cliente
ZONA COWORKING: área
administrativa encargada de mantener el
rumbo y dirección de la empresa también
presta atención al cliente
CROSDOKING: organiza mercancía y
permite garantizar y optimizar tiempos y
servicios adicionales
LOGÍSTICA INVERSA: recepción de
mercancía, devoluciones de los clientes,
se hace la verificación y se pasa a los
sectores de rechazo o condicionamientos

Gestión ZONA ADMINISTRATIVA: se requiere

personal entrenado para la recepción de
mercancía.

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 ESTADO DE OPERACIÓN: se requiere
personal entrando para el manejo del
software
VERIFICACIÓN DOCUMENTAL:
requiere personal entrenado para realizar
las actividades propuestas.
ALMACENAMIENTO: se requiere
presupuesto para la adquirir o alquilar
zonas de almacenamiento que cumplan
con los estándares necesarios.
PICKING: se requiere presupuesto para
adquirir el software, hardware y personal
entrenado que conozca los procesos y
manejo de estos para llevar a cabo las
tareas de forma satisfactoria.
ACONDICIONAMIENTO O MAQUILA:
se requiere conexiones y colaboraciones
con demás empresa para armar
paquetes empresariales los cuales se
ofrecen una ganancia extra.
ZONA COWORKING: se requiere
personal profesional para mantener el
rumbo de la empresa adicional de
infraestructura para brindarle servicio al
cliente de forma presencial.
CROSDOKING: se requiere presupuesto
para adquirir o alquilar una flota de
vehículos los cuales son encargados del
transporte de la mercancía además de el
personal entrenado para realizar la
selección de la mercancía en el
crosdoking.

3. Teniendo en cuenta el sistema organizacional propuesto, definir y

describir los sistemas asociados a cada función del sistema descrito.

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Sistema Uno: Implementación.

RECEPCIÓN:
ZONA ADMINISTRATIVA: Recibe información del cliente.
ESTADO DE OPERACIÓN: cargue de la información

VERIFICACIÓN. LOGÍSTICA. ALMACENAMIENTO:

VERIFICACIÓN DOCUMENTAL: Recepción, validando series, lotes y cantidades.
LOGÍSTICA INTERNACIÓNAL: verificación de contenido
ALMACENAMIENTO: almacenamiento en estantería y en arrume negro
PICKING: sacar caja, la guía y el packing list del pedido. Alistamiento por medio de imagen, la
radiofrecuencia se encarga de decirle que cantidad, que sku y a que caja debe depositarle los
ítems, de cada pedido. Finalmente se audita el 100% del sku.
PACKING para después ser encintada y llevadas al proceso de transporte o crossdoking
ACONDICIONAMIENTO O MAQUILA: armado de kit y personalización de los productos
dependiendo las necesidades del cliente
ZONA COWORKING: área administrativa encargada de mantener el rumbo y dirección de la
empresa también presta atención al cliente

DISTRIBUCIÓN
ZONA COWORKING: área administrativa encargada de mantener el rumbo y dirección de la
empresa también presta atención al cliente
CROSDOKING: organiza mercancía y permite garantizar y optimizar tiempos y servicios
adicionales

Sistema Dos: coordinación, sociedad, gerente, jefes de zonas, jefes de cada departamento.

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Sistema Tres: Cohesión (auditoria), En Servientrega se realiza procesos de auditoria en Logística, Línea final
del picking, en equipo de control y manejo de inventario y en la logística inversa, además de las auditorias
extremas que pueda recibir.

Sistema Cuatro: Inteligencia, El área gerencial y administrativa es la encargada de tomar las decisiones,
examinando cada subsistema el cual deben actualizar o mejorar por el contrario desechar de forma interna, de

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forma externa se debe analizar la competencia, nuevas reglamentaciones y regulaciones, posibles nuevos
servicios, Realizar análisis de la competencia, nuevos servicios.

Sistema Cinco:
Políticas, encaminadas a la satisfacción de sus clientes, con reducciones de tiempo de entrega.
políticas de seguridad para mantener la mercancía a salvo.
políticas de confidencialidad para mantener la privacidad de lo que se le entrega a las personas como de
seguridad en cuanto el manejo y envió de encomiendas con contenido ilegal (armas, estupefacientes, etc).

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4. Teniendo en cuenta los sistemas descritos en el ítem anterior, diagramar el modelo de
sistema viable.

Diseñe el diagrama del modelo viable

https://lucid.app/lucidspark/668f5893-8921-4497-955f-66b0529e5efd/edit?viewport_loc=-
321%2C-2099%2C6664%2C3131%2C0_0&invitationId=inv_3f479712-fdeb-4f4c-a833-
2a8d19cee121

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 Referencias bibliografías

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70

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