A Ficcaent CIRCULA No. 04 PARA: SECRETARIOS DE DESPACHO, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES Y/O GERENTES ENTES DESCENTRALIZADOS, FORMULADORES OFICIALES Y DEMAS FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE PROCESOS CONTRACTUALES DE: JORGE ANDRES PORRAS VARGAS Alcalde Municipal GUILLERMO LEON GUALTEROS ROCHA Secretario de Planeacién ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA REALIZACION DE TRAMITES ANTE EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSION MUNICIPAL FECHA: 13 DE ENERO DE 2023 Con el animo de garantizar la celeridad, orden y la correcta aplicacién de los procedimientos del Banco de Programas y Proyectos de Inversién Municipal, asi como el uso adecuado de las herramientas tecnolégicas disponibles y de obligatoria continuidad, a través del presente se imparten algunos lineamientos e instrucciones para que se tengan en cuenta. 1. Entre los dias 10 al 13 de Enero de 2023, se esta llevando a cabo revision detallada con la Secretaria de Hacienda, Planeacién y Juridica de la relacion de vigencias futuras (ordinarias y excepcionales) con el fin de tramitar la solicitud por parte de las secretarias ejecutoras, dato que se esta validando con cada responsable para generar el numero de espacios correspondientes en médulo sysman, dando cumplimiento a los diferentes Acuerdos Municipales de autorizacién para vigencias futuras. 2. Para los procesos que quedaron “EN CURSO’, segiin lo acordado con la Secretaria de Hacienda, las secretarias ejecutoras a partir de la proxima semana adelantaran tramites pertinentes para realizar ADICION y se pueda elaborar el respectivo acto administrativo de modificacién al presupuesto, con el fin de adelantar los diferentes tramites de actualizacién de fichas de control de los proyectos de inversion y las plataformas desde los diferentes roles de la Secretaria de Planeacién y los formuladores oficiales. 3. Como es de su conocimiento, ya se tienen actualizadas las 70 fichas de control de los proyectos de inversion, con la asignacion PUAI 2U2%, igualmente que en el médulo sysman. Sin embargo, una vez la secretaria de Hacienda allegue a Planeacién el Decreto de Liquidacion y sus anexos debidamente firmado y ido, la Secretaria iniciaré el cargue del Decreto de Liquidacion en plataforma Pe eed Cédigo Postal: 251010 Pagina web: www.tocancipa-cundinamarca.gov.coa TOCANCIPA TRABAJAMOS Ze. 7- ‘SUIFP asumiendo su respetivo rol de "PTTO" a cargo del profesional especializado, una vez se realice dicho trémite y se le informe al area de! Banco de Proyectos se realizar trabajo coordinado con cada una de las secretarias ejecutoras para proceder actualizar la plataforma. Mientras se puede surtir este procedimiento, se les solicita a las secretarias ejecutoras adelantar memorando (modelo el cual se ‘adjunta) © Imprimir ficha de control anualizada 2023 Uebidamente firmada por el Secretario de Despacho y tener en PDF el Decreto de Liquidacién, dichos documentos en fisico se le deben entregar al area de Banco de Proyectos para ser archivos en cada uno de los expedientes y en magnético para que cada formulador oficial pueda cargarlos a la plataforma. NOTA: El decreto de liquidacién no se debe imprimir. La préxima semana el profesional universitario del Banco de Proyectos les informara a las Secretarias ejecutoras en que momento pueden dar Inicio al tramite de las solicitudes en el médulo sysman. Seguin lo acordado y validado con el Sefior Alcalde y Secretario de Planeacién la radicacion de las solicitudes del banco de proyectos se realizara los dlas LUNES — MIERCOLES - VIERNES en jornada laboral, por el alto volumen de viabilidades que se deben tramitar iniciando la vigencia (tnero y Febrero) tal como lo informo el Sefior Alcalde en consejo de Gobierno a los secretarios de despacho el pasado 11- Enero-2023. Igualmente se informa que partir del mes de Marzo se ratifica el horario que se veni manejando en la vigencia anterior (LUNES-MIERCOLES-VIERNES) en horario de 7-00 a.m. - 12:30 medio dia. NOTA 1: Resulta importante garantizar la atencién de los diferentes requerimientos en estricto orden de radicacién ante la Secretaria de Planeacion, asi mismo se iran ‘tramitando. NOTA 2: Las viabilidades del Banco de Proyectos debidamente tramitadas y firmadas seran entregadas en el transcurso del dia habil siguiente a su radicacién. El area de Sistemas en coordinacién con la empresa SYSMAN han programado “Capacitacion Configuraci6n Presupuestal Banco de Proyectos” para el dia martes 17-Enero-2023 en horario de 09:00 am a 11:00 am por Teams, en el trascurso del proximo lunes se les enviar el respectivo link para que puedan asistir los funcionarios y/o personal encargado de realizar trémite ante el médulo de banco de proyectos. ee ae JORGE ANDRES PORRAS VARGAS —GUILLER! SOM GUALTEROS ROCHA Alcalde Municipal Secretario de Planeacion labore: Adana Mora ~ Profesional Univrstari(®) ACBL Revie ng Gullrma Lndn Guateros Rocha Secretaria de Planeacion ger Pe ul Tocucips | Peete) s ja webs we toca i = ALCALDIA DE z TOCANCIPA