Tugas Kelompok ke-2

Minggu 4 – Sesi 5

Project Time Management

CASE STUDIES

Anda telah dipilih sebagai manajer proyek untuk proyek Global Treps. Disponsori
oleh Profesor favorit Anda, Dr. K., termasuk Bobby si ahli computer; Kim yang
merupakan lulusan perguruan tinggi baru yang sekarang bekerja untuk kelompok nirlaba
di Vietnam; Ashok, seorang mahasiswa bisnis di India; dan Alfreda, seorang siswa di AS
yang berasal dari Ethopia. Anda berencana untuk melakukan outsourcing beberapa
pekerjaan (misalnya, membeli laptop, mengembangkan fitur situs web untuk menerima
sumbangan dan membuat video untuk situs web). Ingatlah bahwa jadwal dan tujuan
Anda adalah untuk menyelesaikan proyek dalam waktu enam bulan dengan biaya di
bawah $ 120.000.

Pertanyaan:

1. Tinjau grafik WBS dan Gantt chart yang Anda buat untuk tugas 3 & 4 di TK
sebelumnya (Project Scope Management). Usulkan 3 hingga 5 kegiatan
tambahan yang akan membantu Anda memperkirakan sumber daya dan durasi.
Tulis makalah satu halaman yang menjelaskan kegiatan baru ini.
2. Identifikasi setidaknya 5 milestone untuk proyek Global Treps. Tulis makalah
singkat yang menggambarkan setiap milestone menggunakan kriteria SMART.
Diskusikan bagaimana menentukan detail dari milestone ini dapat menambahkan
kegiatan atau tugas ke Gantt chart. Ingatlah bahwa milestone biasanya tidak
memiliki durasi, jadi Anda harus memiliki tugas yang akan menyelesaikannya.
3. Menggunakan bagan Gantt yang Anda buat untuk tugas 4 di bab sebelumnya
dan aktivitas dan milestone baru yang Anda usulkan dalam tugas 1 dan 2 di atas,
buat bagan Gantt baru menggunakan Project 2013 atau software/ aplikasi lain.
Perkirakan durasi tugas dan masukkan dependensi yang sesuai. Ingat bahwa
target jadwal Anda untuk proyek ini adalah enam bulan.
4. Tulislah sebuah makalah singkat tentang bagaimana Anda akan menetapkan
orang dan/ atau dolar untuk setiap kegiatan dari tugas 1, 2 dan 3. Sertakan tabel
atau matriks yang mencantumkan berapa banyak setiap orang yang akan
bekerja (atau berapa banyak dolar yang akan Anda tetapkan) untuk setiap tugas.
Penugasan sumber daya ini harus masuk akal mengingat perkiraan durasi yang
dibuat dalam tugas 3 di atas. Ingat bahwa taksiran durasi tidak sama dengan
taksiran upaya karena mencakup waktu yang telah berlalu.

ISYS6522 – IS Project Management Planning

 SOURCE:

Schwalbe, Kathy. (2016). Information Technology Project Management. 8th

Edition. Cengage Learning. Student Edition. ISBN-13: 978-1-285-45234-0
Chapter 6.

Happy Exercise! 😊

Jawaban

1. Menurut kami kegiatan yang dapat membantu proyek ini adalah gagasan tentang jumlah
dan jenis sumber daya untuk setiap kegiatan, karena sifat proyek dan organisasi akan
mempengaruhi estimasi sumber daya yang tentunya didukung alat manajemen proyek
seperti penilaian ahli, analisis alternatif, estimasi data, dan perangkat lunak. Kegiatan
utama tim proyek untuk mengetahui anggota, peralatan maupun detail lainnya yang
tersedia yaitu dengan melakukan brainstorming menyeluruh dan mengevaluasi alternatif
yang terkait dengan sumber daya, terutama pada proyek yang melibatkan orang dari
berbagai disiplin ilmu dan perusahaan.

Kegiatan yang dapat dilakukan dalam sumber daya :

a) Penentuan jenis dan jumlah kebutuhan sumber daya utama aktivitas

Kegiatan ini didasarkan pada daftar aktivitas dan atributnya sebagai sumber informasi
penentuan jenis sumber daya utama aktivitas. Sumber daya utama adalah sumber daya
yang melekat pada produk proyek secara permanen. Estimasi biaya aktivitas akan
menentukan dalam pemilihan sumber daya utama. Perhitungan volume sumber daya
dapat dengan menggunakan standar tertentu dengan teknik estimasi bottom-up.

Proses ini akan menghasilkan kebutuhan sumber daya aktivitas dan struktur breakdown
sumber daya, serta pembaruan dokumen-dokumen proyek. Kebutuhan sumber daya
aktivitas dan struktur breakdown sumber daya berfungsi :

• Sebagai dasar perhitungan estimasi durasi aktivitas.

• Menginformasikan tipe dan jumlah kebutuhan sumber daya untuk pembuatan

jadwal proyek.

ISYS6522 – IS Project Management Planning

 • Menjadi salah satu dasar dalam menentukan kebutuhan SDM proyek.

• Menginformasikan sumber daya yang harus direncanakan pengadaannya.

b) Penentuan jenis dan jumlah kebutuhan sumber daya pendukung aktivitas

Kegiatan ini didasarkan pada metode pelaksanaan yang direncanakan untuk membuat
produk proyek. Sumber daya pendukung adalah sumber daya yang tidak melekat pada
produk proyek atau bersifat sementara (temporary). Kebutuhan jumlah sumber daya
utama dan pendukung aktivitas dapat ditentukan berdasarkan dua metode, yaitu :

Metode 1 – Kebutuhan sumber daya ditentukan berdasarkan ketersediaannya. Metode

ini cocok digunakan jika ketersediaan sumber daya cukup terbatas dan sulit didapatkan
sehingga ketersediaan sumber daya sangat menentukan durasi aktivitas.

Metode 2 – Kebutuhan sumber daya ditentukan berdasarkan asumsi target durasi

aktivitas. Metode ini cocok digunakan apabila ketersediaan sumber daya dianggap
sangat memadai dan mudah didapatkan. Metode ini juga cocok apabila aktivitas proyek
telah cukup sering dilaksanakan sehingga dapat diperkirakan durasi aktivitas normal
yang dapat dengan teknik estimasi analog dan parametrik.

c) Agregasi kebutuhan tiap sumber daya pendukung aktivitas

Kegiatan ini merupakan kegiatan yang me-resume seluruh jenis sumber daya proyek
yang dibutuhkan dan mentabulasikan total jumlah kebutuhannya berdasarkan jenis
sumber daya pada seluruh aktivitas-aktivitas pelaksanaan proyek. Informasi ini akan
sangat berguna dalam membuat struktur rincian sumber daya dan perencanaan sumber
daya serta perencanaan pengadaan proyek.

d) Pembuatan struktur rincian sumber daya

Kegiatan ini merupakan kegiatan yang menstrukturkan jenis sumber daya yang akan
digunakan pada proyek berdasarkan analisanya pada tiap aktivitas. Gambar berikut
adalah contoh struktur breakdown sumber daya.

Sedangkan proses estimasi durasi sumber daya aktivitas merupakan proses yang
mengestimasi durasi pekerjaan yang diperlukan untuk penyelesaian suatu aktivitas
dengan sumber daya yang telah diestimasi. Terdapat proses iterasi antara proses ini
dan proses estimasi kebutuhan sumber daya. Hasil proses ini akan menjadi masukan
utama pada proses pembuatan jadwal proyek. Penting untuk mencatat durasi mencakup
jumlah aktual waktu yang digunakan untuk suatu kegiatan ditambah waktu yang telah
berlalu. Tentu saja, durasi dan upaya saling terkait, sehingga anggota tim proyek harus
mendokumentasikan asumsi mereka saat membuat perkiraan durasi dan mengevaluasi
berdasarkan kemampuan mereka untuk memenuhi perkiraan serta meninjau proyek
serupa dan mencari saran dari para ahli dalam memperkirakan durasi kegiatan. Jika

ISYS6522 – IS Project Management Planning

 perubahan ruang lingkup terjadi pada proyek, perkiraan durasi harus diperbarui untuk
mencerminkan perubahan itu. Ada beberapa input untuk estimasi durasi aktivitas,
termasuk rencana manajemen jadwal, daftar aktivitas, atribut aktivitas, persyaratan
sumber daya aktivitas, kalender sumber daya, pernyataan lingkup proyek, daftar risiko,
struktur penguraian sumber daya, faktor lingkungan perusahaan, dan aset proses
organisasi. Selain itu tim harus meninjau keakuratan estimasi durasi dan ketersediaan
sumber daya yang menjadi pertimbangan terpenting dalam membuat perkiraan durasi
kegiatan.

2. 5 milestone untuk proyek Global Treps, yaitu :

1) Software vendor

a) Sistem manajemen konten seperti Wordpress membantu dalam hosting konten.

b) Perangkat lunak dikirim tepat waktu dan membantu perusahaan dalam

manajemen lain

c) Perangkat lunak berharga $456.

2) Securing online security

a) Perusahaan akan mengamankan Perangkat Lunak

b) Perangkat lunak menawarkan perlindungan anti-virus

3) Website test

a) Penguji akan disewa untuk menguji situs web online

b) Penguji dibayar $2000

4) Web deployment

a) Selama penerapan, semua menyetujui kegunaan perangkat lunak.

b) Perangkat lunak digunakan pada akhir pengembangan Perangkat Lunak.

c) Penguji dibayar $2000

5) Receiving business permit

ISYS6522 – IS Project Management Planning

 a) Penguji dibayar $2000

b) Izin dibayar $2000

Untuk membuat milestones , beberapa orang menggunakan kriteria SMART untuk

membantu menentukan. Kriteria SMART adalah pedoman yang menyarankan bahwa
pencapaian harus:

SPESIFIC : Kata yang pertama ini menekankan pentingnya menetapkan target yang
spesifik; benar-benar spesifik. Hindari target yang terlalu umum atau kurang mendetail.
Target tidak boleh ambigu, harus jelas, dan dipaparkan dengan bahasa yang lugas.

Untuk menetapkan tujuan yang spesifik, harus menyampaikan kepada tim seluruh
harapan dan keinginan dengan spesifik, mengapa hal ini penting, siapa yang akan
terlibat, dimana akan dijalankan, dan atribut apa saja yang penting. Suatu tujuan (target)
yang spesifik biasanya akan menjawab pertanyaan “5W” ini:

a) What: apa yang ingin saya capai?

b) Why: Mengapa harus dicapai? (alasan yang spesifik; tujuan dan keuntungan dari
pencapaian target tersebut)

c) Who: Siapa yang terlibat?

d) Where: Dimana target akan dicapai? (identifikasi lokasi)

e) Which: Identifikasi persyaratan untuk mencapai target dan kendala yang

menghalagi tercapainya target.- Measurable: artinya target harus terukur. Jika
ingin omset perusahaan bertambah sekian, maka indikator progresnya harus
jelas.

MEASURABLE, kata yang kedua menekankan pentingnya kriteria yang digunakan

untuk mengukur besarnya kemajuan yang dibuat dalam mencapai target. Filosofi yang
melatar-belakangi poin ini adalah: “Jika target tidak dapat diukur, mustahil untuk
mengetahui apakah anda telah membuat kemajuan dalam mencapai tujuan akhirnya”.
Mengukur kemajuan akan membantu tim untuk tetap berada dalam jalur yang benar,
menepati tenggat waktu, dan merasakan semangat dan euforia ketika memperoleh hasil

ISYS6522 – IS Project Management Planning

yang menggembirakan di setiap pencapaian yang membawa mereka lebih dekat kepada
tujuan.

Target yang terukur akan mampu menjawab salah satu pertanyaan:

a) Berapa banyak?

b) Bagaimana anda mengetahui bahwa target tersebut telah tercapai?

ASSIGNABLE/ATTAINABLE. Kata yang ketiga menekankan bahwa target harus

realistis dan dapat dicapai. Target tidak boleh dibuat terlalu mudah (untuk performa
standar tim anda), tapi juga tidak boleh terlalu sulit sehingga terasa mustahil untuk
dicapai. Target yang ditetapkan akan dapat dicapai jika: anda telah menentukan apa
yang paling penting, lalu mampu membayangkan langkah-demi-langkah untuk
mewujudkannya. Untuk itu, anda akan mengembangkan perilaku, kemampuan,
keahlian, dan kapasitas finansial untuk mencapainya.

Target yang attainable akan menjawab pertanyaan seperti:

a) How: Bagaimana target tersebut akan dicapai?

REALISTIC/RELEVANT. Kata keempat menekankan pentingnya memilih target yang

tepat. Target yang dibuat oleh bank manager untuk membuat “50 sandwich isi mentega
kacang dan jeli sebelum jam 2 siang” bisa jadi merupakan target yang Spesifik,
Measurable, Attainable, dan Timely, namun tidak Relevan. Seringkali anda
membutuhkan dukungan berbagai pihak untuk mencapai target: sumber daya, masukan
dari Champion, dan apapun yang dapat membantu meruntuhkan tembok penghalang.
Target yang relevan untuk atasan anda, tim anda, dan organisasi anda akan
mendapatkan dukungan yang anda butuhkan itu.

Target yang relevan, jika tercapai, akan mendorong tim, departemen, dan organisasi
lebih maju. Sebuah target yang mendukung atau selaras dengan target-target lainnya
akan dianggap sebagai target yang relevan.

Sebuah target yang relevan akan memberikan jawaban ‘ya’ untuk semua pertanyaan ini:

a) Apakah target ini layak diperjuangkan?

ISYS6522 – IS Project Management Planning

 b) Apakah target ini ada di waktu yang tepat?

c) Apakah target ini sesuai dengan kebutuhan dan target anda yang lain?

d) Apakah anda orang yang tepat untuk mengejar target ini?

TIMELY. Kata kelima menekankan pentingnya menepatkan target dengan kerangka

waktu, yaitu memberikan deadline pencapaian target. Komitmen kepada deadline akan
membantu tim untuk tetap fokus menjalankan pekerjaan untuk memenuhi target tepat
waktu, atau bahkan lebih cepat. Ini adalah bagian dari filosofi SMART yang melindungi
target dari serangan krisis sehari-hari yang biasa terjadi dalam organisasi. Target
dengan tenggat waktu akan menimbulkan urgensi.

Target dengan tenggat waktu akan menjawab pertanyaan berikut:

a) Kapan?

b) Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) dalam 6 bulan dari sekarang?

c) Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) dalam 6 minggu dari sekarang?

d) Apa yang bisa saya lakukan (selesaikan) hari ini?

Bagaimana menentukan detail dari milestone ini dapat menambahkan kegiatan atau
tugas ke Gantt chart : Dapat menjadi bagian yang sangat penting dari jadwal, terutama
untuk proyek-proyek besar. Banyak orang suka fokus pada pencapaian pencapaian,
sehingga Anda dapat membuatnya untuk menekankan pentingnya peristiwa atau
pencapaian pada proyek. Biasanya, Anda membuat pencapaian dengan memasukkan
tugas dengan durasi nol. Di Microsoft Project, Anda dapat menandai tugas apa pun
sebagai pencapaian dengan mencentang kotak yang sesuai di tab Lanjutan dari kotak
dialog Informasi Tugas. Itu durasi tugas tidak akan berubah menjadi nol, tetapi bagan
Gantt akan menunjukkan tonggak sejarah simbol untuk mewakili tugas itu berdasarkan
tanggal mulainya.

3. Gantt Chart, atau yang juga sering disebut Milestones Chart dan Project Bar Chart,
adalah sebuah jenis grafik batang (bar chart) yang banyak digunakan untuk
memonitoring proyek. Tools ini memuat informasi mengenai tugas anggota tim, jadwal,

ISYS6522 – IS Project Management Planning

 dan batas waktu pelaksanaan proyek. Berikut bagan Gantt dengan target jadwal enam
bulan:

4. Karena proyek membutuhkan biaya dan mengkonsumsi sumber daya yang dapat
digunakan di tempat lain, sangat penting bagi manajer proyek untuk memahami
manajemen biaya proyek. Namun, banyak profesional IT sering bereaksi terhadap biaya
informasi yang dibanjiri dengan seringai. Mereka tahu bahwa banyak perkiraan biaya
asli untuk proyek-proyek IT rendah atau berdasarkan persyaratan proyek yang tidak
jelas, sehingga secara alami akan ada kelebihan biaya. Tidak menekankan pentingnya
perkiraan biaya proyek yang realistis sejak awal hanyalah satu bagian dari masalah.
Selain itu, banyak profesional IT berpikir bahwa menyiapkan estimasi biaya adalah
pekerjaan untuk akuntan. Sebaliknya, menyiapkan perkiraan biaya yang baik

ISYS6522 – IS Project Management Planning

merupakan keterampilan yang penting dan penting yang harus diperoleh banyak
profesional.
Berikut adalah tabel perkiraan biaya untuk Global Treps :
Resource Name Work Cost
Unassigned 0 hrs $0.00
Web Development 0 hrs $0.00
get bussiness permit 0 hrs $0.00
Documentation 0 hrs $0.00
developer 1 264 hrs $5,280.00
Combine Requirements 32 hrs $640.00
Prioritize requirements 32 hrs $640.00
Develp WBS 16 hrs $320.00
Web design 16 hrs $320.00
deploy the website 16 hrs $320.00
set angeda 80 hrs $1,600.00
document plan 32 hrs $640.00
doing monitoring and control 40 hrs $800.00
developer 2 384 hrs $7,680.00
Refine Requirements 32 hrs $640.00
Combine Requirements 32 hrs $640.00
Prioritize requirements 32 hrs $640.00
Develop scope statement 24 hrs $480.00
Develp WBS 16 hrs $320.00
Concept 72 hrs $1,440.00
Code website and database 16 hrs $320.00
get feedback 16 hrs $320.00
Secure hosting company 16 hrs $320.00
deploy the website 16 hrs $320.00
set angeda 80 hrs $1,600.00
document plan 32 hrs $640.00
developer 3 152 hrs $4,560.00
Develop scope statement 24 hrs $720.00
get feedback from users 16 hrs $480.00
roll out 16 hrs $480.00
Executing 24 hrs $720.00
business plan 24 hrs $720.00
cordinate meeting 48 hrs $1,440.00
supervisor 120 hrs $4,800.00
Present project options 32 hrs $1,280.00
Select project 24 hrs $960.00
Support 24 hrs $960.00

ISYS6522 – IS Project Management Planning

 Update Project Documentation 40 hrs $1,600.00
supervisor 2 168 hrs $3,360.00
Present project options 32 hrs $640.00
Develop project charter 16 hrs $320.00
Acquire and deploy 3 Laptops 56 hrs $1,120.00
Support 24 hrs $480.00
Update Project Documentation 40 hrs $800.00
supervisor 3 168 hrs $3,360.00
Gather requirements 32 hrs $640.00
Acquire and deploy 3 Laptops 56 hrs $1,120.00
set angeda 80 hrs $1,600.00
Lawyer 40 hrs $800.00

doing monitoring and control 40 hrs $800.00

Intern 1 120 hrs $3,600.00

Code website and database 16 hrs $480.00
get feedback 16 hrs $480.00
get feedback from users 16 hrs $480.00
Executing 24 hrs $720.00
cordinate meeting 48 hrs $1,440.00
Intern 2 96 hrs $3,840.00
roll out 16 hrs $640.00

Secure hosting company 16 hrs $640.00

business plan 24 hrs $960.00

doing monitoring and control 40 hrs $1,600.00

--SELESAI--

Sources

Heryanto, Imam & Totok Triwibowo. 2015. Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi.

ISYS6522 – IS Project Management Planning

Bandung : Informatika.
Dimyati, Hamdan & Kadar Nurjaman. 2014. Manajemen Proyek. Bandung: Pustaka Setia.
Schwelbe, Kathy. 2014. Information Technology Project Management 7e
Nurhayati, 2010. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Graha Ilmu

ISYS6522 – IS Project Management Planning