Unidad didáctica 7:

El archivo y la gestión
de documentos

Índice:

1. El archivo y sus tipos.

2. El archivo en la empresa.
3. Clasificación de los archivos.
4. Clasificación y codificación documental.
5. Otras clasificaciones.
6. Medios materiales de archivo.
7. Instalaciones de archivo.
8. Organización de archivo
9. Los archivos activos.
10.Los archivos semiactivos.
11.El archivo inactivo.
12.Resumen.
 1. El archivo y sus tipos

Para que el trabajo del empleado de oficina se desarrolle

adecuadamente es imprescindible que la información y
documentos que emplea estén correctamente ordenados y
archivados. De forma que la localización de información sea
rápida y eficaz.

Así, al hablar de archivo, se hace

referencia a la forma y métodos que
se emplean ahora para ordenar la
información. Teniendo en cuenta que
esta información es «papeleo».

Algunas definiciones de archivo son:

- Archivo es el local o mueble en

que se custodian los documentos.

- Archivo es uno o más conjuntos de

documentos, sea cual sea su fecha, su
forma y soporte material (papel, CD,
etc.), acumulados en un proceso
natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de
su gestión.

Los documentos son conservados respetando un orden, y

sirven de testimonio e información para la persona o
institución que los produce, para los ciudadanos, o como
fuente histórica. Por ejemplo, las facturas se archivan por
orden de fechas, los clientes se archivan por orden
alfabético, etc., en definitiva, hay que establecer un
criterio de ordenación de los documentos.
Piensa en una biblioteca, es un gran archivo donde los
libros están ordenados por temas, y dentro de cada sección
(por ejemplo, libros de historia), se ordenan por orden
alfabético.

– En la empresa, el archivo es el lugar donde están

reunidos de forma ordenada todos los documentos de interés,
con el fin de asegurar su perfecta conservación y
garantizar la rapidez a la hora de solucionar las
peticiones de consulta, procedentes de las diversas
unidades organizativas de la empresa.

Ten en cuenta que una empresa debe proporcionar información

a los clientes, proveedores, a las Instituciones Públicas
(por ejemplo, Hacienda), a los trabajadores de la empresa,
etc. De ahí la importancia del archivo.

Las facturas, los informes, los sistemas y procedimientos

de fabricación, las escrituras, las nóminas y seguros
sociales, los libros y registros,... son elementos que la
empresa debe archivar.
 2. El archivo en la empresa

La actividad que se desarrolla en un archivo es la de

archivar, consistente en un conjunto de tareas para
recoger, conservar y servir la documentación e información
requeridas. Para conseguir esto, es necesario clasificar,
codificar y colocar la documentación e información de la
empresa.

Es muy importante tener en cuenta que los archivos

pretenden ser centros de información para la toma de
decisiones, y los beneficios que aportan son muy altos. Es
decir, un archivo contiene información, esta información
será analizada por la empresa para tomar decisiones (por
ejemplo, información relacionada con clientes y
competidores).

Asimismo, el valor de un archivo es alto (ya que contiene

información y esta «vale dinero»). Por ejemplo el Archivo
Histórico Municipal del Ayuntamiento de Antequera es un
centro de una gran información histórica y el valor de lo
archivado es incalculable.
EI archivo es un instrumento vital dentro del sistema
general de información de la empresa. Por ello hay que
establecer una planificación del archivo, esto es,
contemplar todas las operaciones que permitan realizar la
actividad de archivar en las mejores condiciones.

Los aspectos a contemplar son:

- Las instalaciones, mobiliario y materiales de archivo.

- La ordenación física de las instalaciones y del

mobiliario.

- Los métodos de clasificación y de codificación de los

documentos.

- El inventario de toda la documentación guardada.

- Los lugares de conservación de los documentos.

- Los procedimientos de envío y recuperación de la

documentación.

- El sistema de eliminación de los documentos.

- El control sobre el funcionamiento del archivo. Es decir,
periódicamente la empresa debe realizar un análisis de su
sistema de archivo, de forma que si es necesario cambiar
algo para mejorar, se haga. Piensa que la entrada de la
informática cambió drásticamente el sistema de archivo de
las empresas. Así, aquellas empresas que mejor controlasen
su sistema de archivo, serían las primeras en darse cuenta
de la importancia del ordenador para archivar.

- La protección de los documentos vitales. Tan importante

es la información archivada (o parte de ella), que existe
una Ley de Protección de Datos para que la misma sea
personal e intransferible.

- El coste del archivo empresarial. Realizar el trabajo de

archivar implica un coste (como cualquier otro). Ten en
cuenta que la empresa debe tener a uno o más empleados
desarrollando esta labor, asimismo es necesario disponer de
los medios materiales oportunos (ordenadores, muebles,
carpe- tas, etc.). La empresa debe conocer en todo momento
el coste de su archivo.
 3. Clasificación de los archivos

La documentación e información que genera la empresa y que

recoge, conserva y transmite, puede agruparse en los
siguiente bloques:

– Documentación e información de utilidad para la gestión

empresarial. Así, una empresa de construcción debe tener
información de todo lo que afecte al ámbito de Ia
construcción: información de cementos, ladrillos, nuevas
leyes que afecten a su campo, etc. En definitiva, datos
que permiten una mejor gestión de la empresa.

- Documentación a conservar por imperativo legal. Existen

muchos documentos que genera la empresa y que deben
conservarse por un período de tiempo establecido por la
ley. Por ejemplo, las facturas que genere una empresa,
tanto de compra como de venta, deben conservarse al
menos por un período de cinco años.

- Documentación e información de carácter histórico para

la empresa. Las primeras facturas que emitieron, las
escrituras notariales de la primera nave que compró la
organización, etc. Se trata de datos que para la
organización tienen un valor alto, ya sea simbólico o
“sentimental”.

Estas clases de documentación y el criterio del grado de

actualidad de los documentos determinan la clasificación de
los archivos de la empresa en los siguientes tipos: archivo
activo, archivo semiactivo y archivo inactivo.

3.1. El archivo activo

Es aquél que contiene los documentos de reciente

actualidad, los de consulta diaria. Es necesario para el
desarrollo de las tareas y actividades de los puestos de
trabajo.
Clientes actuales, leyes que están en vigor, reglamentos de
seguridad e higiene, etcétera.

Hay que decir que el archivo activo debe ser el que esté
más «a mano» en la empresa. Ten en cuenta que si contiene
la información de más uso, debe ser de fácil acceso y muy
operativo.

3.2. El archivo semiactivo

Está formado por la documentación e información de baja

actualidad y de consulta poco frecuente. Sus asuntos o
temas están cerrados y se conservan hasta el momento que se
trasladen al archivo inactivo. Digamos que es un archivo de
tránsito.

Su función es puramente informativa. Por ejemplo, las

facturas deben conservar- se durante un período de cinco
años, transcurrido el primer año, estos documentos pasan
del archivo activo al archivo semiactivo (ya que una
factura emitida hace más de un año es poco frecuente que se
vuelva a analizar).

3.3. El archivo inactivo

Es el que conserva de forma definitiva los documentos e

informaciones que no tienen actualidad alguna, y su
consulta es prácticamente nula.
En él se conservan los documentos, libros y registros que
exige la ley y aquellos con valor documental o histórico, y
los de valor en sí mismos (escrituras, contratos, etc.

Estos documentos se conservarán hasta el momento en el que

se decida su destrucción.

La organización de estos tres tipos de archivos puede ser

centralizada o descentralizada, dando origen al archivo
central y a los archivos descentralizados.

3.4. El archivo central

Es el lugar donde se conservan todos los documentos e

informaciones de la empresa. Ahora bien, en función del
tamaño de la empresa debemos distinguir las características
de este archivo.

En grandes y medianas empresas el archivo central suele ser

el inactivo. Esto es así porque las empresas de estas
características suelen estar divididas en departamentos, y
será cada uno de ellos el que maneje la información de su
competencia; por ello, los archivos activos serán tantos
como departamentos haya en la empresa.

Por ejemplo, una gran empresa con cinco departamentos (como

pueden ser los de producción, contabilidad, recursos
humanos, marketing y ventas) tendrá cinco archivos activos.
La idea es que cada uno de los departamentos pueda manejar
Io más eficazmente posible su documentación, y es
precisamente el archivo activo el que cumple esta función.
Así, en el archivo activo del departamento de contabilidad
habrá información sobre las últimas leyes contables, las
facturas del año, etcétera.
En pequeñas empresas el archivo central incluye los tres
tipos de archivos: activo, semiactivo e inactivo. Piensa
que una empresa pequeña no tiene un volumen grande de
información, luego Io realmente operativo en este caso es
centralizar toda la información, sea propia de un archivo
activo o no.

A veces, pequeñas empresas pierden tiempo y recursos en la

gestión de archivos, de ahí que todo esté en el Archivo
Central.

3.5. Los archivos descentralizados

Son los que se encuentran distribuidos en los distintos

departamentos y secciones de la empresa. Por ejemplo, la
empresa Congelados Rupertino S.A. se dedica a la venta de
productos congelados, tendrá tantos archivos como
departamentos, a saber: archivo de compra, archivo de
venta, archivo de contabilidad, archivo de atención al
cliente, etc.

Los archivos descentralizados comprenden los archivos

activos (situados en los puestos de trabajo administrativos
de las secciones) y los archivos semiactivos, que son
controlados por las secretarias de los departamentos. Así,
en la empresa del ejemplo cada departamento tendrá su
secretario: en el departamento de compras habrá un
secretario que controle ese departamento, y así en cada
departamento.

3.6. El archivo informático

Como puedes suponer, en la actualidad al hablar de archivo

no sólo se hace referencia al «mueble» o «caja» que
contiene diferentes documentos (o sea, el archivo físico);
sino que también implica el archivo informático.

Actualmente las empresas poseen programas informáticos para

la gestión de las mismas, esto implica que haya mucha
información que se encuentre archivada en soporte
informático.
Cuando se habla de archivo informático se hace referencia a
la información que se encuentra almacenada en los distintos
soportes de almacenamiento informático: disco de 3 1/2, Cd
Rom, etc., (en el módulo de informática aparecen
desglosados y explicados todos estos conceptos). De ahí la
importancia que para una empresa tiene la copia de
seguridad.

Así pues, tanto el archivo activo, como el semiactivo y el

inactivo pueden ser archivos informáticos; es decir, la
información que se encuentra archivada en cada uno de ellos
Io estará en soporte informático.

Con Io expuesto en las líneas anteriores queremos poner de

relieve el hecho de que al estudiar el archivo en la
empresa se hace hincapié en la gestión de la información
generada por el negocio más que en eI hecho de que esta
información aparezca en soporte físico (papel) o en soporte
informático (diferentes sistemas de almacenamiento).

Sin duda, la documentación física ocupará mucho más

espacio, y será más laboriosa su gestión, que los datos
informatizados. Pero Io importante es que, sea en el
soporte que sea, el empleado de oficina sepa gestionar esta
información, sabiendo cuando debe estar en el archivo
activo, en el semiactivo o en el inactivo (además de
emplear un método que permita la localización eficaz del
documento de que se trate en cada caso).

Para concluir este punto, añadiremos que en la actualidad

las empresas poseen archivos físicos (en papel) y archivos
informáticos. Es más, la información que constituye el
archivo de la empresa suele estar duplicada, esto es, tanto
en sopor- te físico como en soporte informático.

Por ejemplo, un archivo inactivo de proveedores estará

formado por todas las facturas y pedidos que se han
generado en la relación comercial con el mismo, más la base
de datos de la empresa con los datos de esta información
como la contabilización de los pedidos, las facturas
recibidas, etc. (que será una información almacenada en
algún tipo de soporte informático).
 4. Clasificación y codificación documental

La clasificación constituye la base del sistema de archivo

empresarial. Sin una clasificación, los datos y las
informaciones sobre la empresa serían difícilmente
interpretables; no se sabría qué posee la empresa ni cuáles
son sus necesidades.

La clasificación documental es una técnica para la

identificación y la reagrupación sistemáticas de los datos
y de las informaciones similares, según características
comunes que pueden ser diferenciadas.

Para clasificar hay que codificar.

La codificación consiste en asignar números, letras u otros

símbolos a los documentos, de acuerdo a un plan
sistemático, con el objeto de distinguir las categorías a
las que cada documento pertenece y diferenciarlos entre sí,
en el ámbito de su categoría. Así, en una biblioteca se
diferencian sus obras por tema: novela, teatro, poesía…,
después en cada categoría por autores, tendencias, etc.
Para clasificar se suelen utilizar una serie de métodos:
alfabético, numérico, geográfico, temático y cronológico.
La empresa suele disponer de estos métodos de forma
individual o combinada, en función de las necesidades
generales y particulares de toda la empresa y de cada uno
de sus departamentos.

La codificación puede ser efectuada empleando números o

letras, o bien una combinación de las dos series de
símbolos (alfanumérica).

Las empresas muestran preferencia por la codificación

numérica, utilizando la alfabética en los casos que
requieren pocas letras. La codificación alfanumérica se
emplea cuando es más sencilla que la numérica (por ejemplo
para las matrículas de los automóviles).

4.1. La clasificación alfabética

La clasificación alfabética ordena la documentación de

acuerdo con la secuencia alfabética.
Por ejemplo si tuviéramos que clasificar el nombre de una
empresa podemos abreviarla si no tiene siglas, o utilizar
las siglas si es más conocida: IUET, SAS (servicio andaluz
de salud), etc.

En cuanto a los nombres, primero se anota el primer

apellido, y si hay primeros apellidos que coincidan, se
tendrá en cuenta el segundo. Por supuesto, este sistema es
válido no sólo para nombres de personas, también para
ciudades, regiones, empresas, etcétera.
 4.2. La clasificación numérica

Consiste en utilizar números para ordenar los documentos.

La numeración puede ser consecutiva (facturas se pueden
clasificar por número de factura o fecha de emisión de la
factura) o bien puede ser efectuada según unos criterios
particulares.

La clasificación numérica se caracteriza por el hecho de

que la ordenación (clasificación) de las carpetas,
archivadores, etc., está basada en números, excluye
cualquier atribución o similitud con el contenido; la
codificación de esos documentos (o sea, de cada una de esas
carpetas o archivadores) puede ser alfabética, numérica o
alfanumérica.

Así, por ejemplo, un archivador puede llevar un código

numérico y su contenido estar clasificado de forma
alfabética.

Tiene ventajas como puede ser la facilidad para asignar a

cada documento un número, se colocan fácilmente, su lectura
es rápida; pero tiene in- convenientes porque la numeración
se puede hacer muy compleja, se pueden cometer fallos en la
lectura, etc.
La clasificación en orden numérico, por las razones
expuestas, sólo es aplicable en combinación con otros
métodos a casos particulares: pedidos, facturas, albaranes
de envío y de entrega, etc.

Las soluciones principales que se han adoptado para

subsanar los in- convenientes de la clasificación numérica
son dos: la utilización de colores y el procedimiento de la
cifra terminal.

4.2.1. El empleo de colores

Consiste en asociar un color diferente a cada una de las

cifras del 0 al 9. Habrá diez carpetas con colores
diferentes, hay que saber qué color corresponde con cada
número.

Además, los colores presentan la ventaja de la

universalidad, es decir, es entendible por cualquier
persona. Por ello, no es necesario saber idiomas para
entender una clasificación por colores de una determinada
empresa. Lógicamente, otra cuestión es entender los
documentos, pero localizarlos sí puede resultar más
sencillo.

4.2.2. El procedimiento de la cifra Terminal

Divide cada número en dos o tres grupos de cifras, que se

leen de derecha a izquierda.

Por ejemplo, el documento con el número 8855621 se

descompone en los tres siguientes grupos:

- Primario: 21
- Secundario: 56
- Final o Terminal: 885

La lectura del número es 21.56.885 y puede significar, por

ejemplo:

- Archivador número 21
- Carpeta número 56 (de ese archivador)
- Factura número 885 (si suponemos que es una factura)
 5. Otras clasificaciones

Todos los criterios de clasificación tienen una similar

importancia, aunque los criterios geográfico, temático y
cronológico son utilizados también de forma secundaria.

Si seguimos con nuestra empresa de productos congelados,

deberíamos hacer una clasificación atendido a la zona de
procedencia de nuestros productos: procedentes de España o
de otro país, siguiendo por la Comunidad Autónoma,
provincia, etc.

Este mismo criterio se puede emplear con los clientes,

proveedores, etcétera.

Los criterios de clasificación geográfica son los

siguientes:
- Región, provincia, municipio y nombre.
- Región, provincia, municipio, calle, número y nombre.
- Provincia, municipio y nombre.
- Región, provincia y nombre.
- Región, municipio y nombre.

La clasificación geográfica suele utilizar un orden

alfabético, pero respetando una serie de reglas:

- Las palabras calle, plaza, avenida, etc., no son

elementos para la ordenación alfabética. Únicamente se
toma el nombre de la vía pública. Por ejemplo, en lugar
de considerar “calle Infante”, se considera “Infante”
(a la hora de realizar la clasificación del documento de
que se trate).

- En el caso de que las calles vengan identificadas por un

número además del nombre (6ª avenida), el número se
expresa en letra y se ordena alfabéticamente (Sexta
avenida).

Las ventajas e inconvenientes de la clasificación

geográfica se muestran en el cuadro siguiente:
La clasificación geográfica es utilizada, normalmente,
para orden la correspondencia con la clientela, o los
ficheros de clientes, o también las listas de direcciones.

La empresa y nuestro ejemplo utilizarán esta clasificación

cada vez que envíe propaganda de nuevos productos a sus
clientes.

5.2. Clasificación temática

Ordena los documentos según los asuntos, ideas o contenidos

que los caracteriza.

Una vez definidos los temas se pueden realizar unos

criterios:

- Orden alfabético de contenido.

- Reagrupación de los contenidos según categorías lógicas.

La clasificación por temas es utilizada en bibliotecas y

librerías, en las cuáles los volúmenes están ordenados y
colocados de acuerdo a los temas que tratan. En nuestra
empresa clasificaríamos por tipos de congelados:
precocinados, pescados, helados, etc.

5.3. Clasificación decimal

La clasificación decimal consiste en agrupar toda la

documentación e información en 10 categorías (numeradas del
0 al 9), cada una de las cuáles se subdivide en 10
subcategorías y estás a su vez en otras 10, y así
sucesivamente.

De forma que la categoría 2 va a tener 10 subcategorías (y

cada una de estas tendrá otras 10). Lógicamente, depende de
la envergadura de la empresa. Cuando mayor sea el volumen
de información, más categorías y subcategorías será
necesario emplear.
El sistema decimal tiene una aceptación unánime, fruto de
este trabajo es la Clasificación Decimal Universal (CDU),
que es la que se utiliza en las Bibliotecas, otro uso de
este sistema es el Plan General Contable.

5.4. Clasificación cronológica

Agrupa la documentación sobre la base de las fechas de

emisión, de fabricación, de compra, de vencimiento, de
recepción, etc., de un modo progresivo, colocando delante
los documentos más recientes y al final los más antiguos.

Por ejemplo siguiendo con nuestra empresa, podríamos

clasificar los pedidos por fecha, así estarían las más
recientes en primer lugar, también podéis hacer lo mismo
con las ventas.

Para facilitar la entrada y la localización de los

documentos, se dividen éstos en grupos, los cuáles a su vez
se distribuyen en secciones.

Los grupos se construyen en función al volumen de

documentos, por meses, por quincenas, decenas, semanas,
días o cualquier otro período considerado oportuno.

La clasificación cronológica se emplea como procedimiento

final de ordenación de la documentación clasificada
previamente según otros criterios. Por ejemplo, en nuestra
empresa un archivo de correspondencia de un cliente puede
ser clasificado en orden alfabético y todos los documentos
relativos a ese archivo se ordenan cronológicamente.

Es un método sencillo, rápido y barato. El principal

inconveniente es que para buscar un documento hace falta
saber su fecha exacta, y en ocasiones la mente “juega
malas pasadas”.
 6. Medios materiales de archivo

Los medios materiales de archivo son todos los elementos

físicos destinados a clasificar y ordenar todos los
documentos. Podemos agruparlas en:

- Medios materiales físicos:

 Instalaciones de archivo.
 Mobiliario.
 Accesorios de soporte y conservación.

- Medios materiales magnéticos:

 Microfilmes.
 Archivo informático.

Los medios materiales que se utilizan varían en función de

los tipos de archivo (activo, semiactivo e inactivo), del
tamaño de la empresa y de las características propias de su
actividad.

Es decir, en una empresa de grandes dimensiones habrá

tantos medios materiales como distintos archivos. Pero en
una empresa pequeña, como puede ser una pequeña tienda de
electrodomésticos, no será necesario, bastará con un medio
material.
 7. Instalaciones de archivo

Las instalaciones de archivo son los sociales o espacios de

la empresa destinados al desarrollo de todas las tareas que
comprenden la actividad genérica de archivar. Sería el
archivo propiamente dicho.

Las instalaciones tienen que garantizar las tareas de

trabajo y conservación de los documentos.

La conservación de la información empresarial, referida

fundamentalmente al trabajo realizado en los archivos puede
clasificarse básicamente del siguiente modo:

- Estanterías.
- Armarios.
- Muebles mixtos.
- Ficheros.
- Carros móviles.

La colocación de la documentación en la variedad de

mobiliario existente realizarse de tres formas: horizontal,
vertical y lateral.

- En la posición horizontal o plana, los documentos o

carpetas se apoyan sobre su superficie mayor, colocados
unos encima de otros. Suele ser práctico en archivos
inactivos. Esta posición es muy cómoda para empresas de
construcción a la hora de colocar los planos, mapas,
croquis…
- La colocación vertical consiste en agrupar los
documentos o carpetas sobre uno de los lados de menor
superficie, es la forma en que se archivan los libros o
los archivos A-Z. Es una forma de frecuente utilización
en los tres archivos.

- En la colocación lateral, los documentos se apoyan

sobre uno de los lados más largos. Actualmente, la forma
lateral es la que se da en las carpetas colgantes. Por
ejemplo en la secretaría de un colegio se suelen
archivar carpetas colgantes los expedientes de los
alumnos que cursan en dicho colegio.

LAS ESTANTERÍAS: son muebles metálicos o de madera,

compuestos por baldas, normalmente regulables, cuya zona
frontal es abierta, permitiendo tener a la vista su
contenido. También pueden disponer de baldas móviles para
la instalación de carpetas colgantes.

Es el medio más utilizado para la colocación de libros,

carpetas y cajas de documentación. Las estanterías no son
aconsejables para archivar documentos importantes de la
empresa como pueden ser las escrituras, informes…
LOS ARMARIOS: tienen una disposición interior similar a las
estanterías, con baldas regulables. Pueden ser de madera o
metálicos, y están provistos de puertas que impiden ver su
contenido, salvo que éstas sean de cristal.

Algunos tienen cajones, que

se utilizan para archivar
en las tres posiciones:
horizontal, vertical y
lateral. Otros tipos están
dotados de bastidores para
la colocación de carpetas
colgantes.

Las ventajas de los

armarios consisten en una
mejor protección de los documentos y en la posibilidad de
limitar su accesibilidad en caso de ir provistos de
cerraduras.

LOS MUEBLES MIXTOS: están compuestos

de zonas abiertas de estanterías y
zonas cerradas de armario, combinando
así la funcionalidad, la protección y
la confidencialidad de los muebles. Se
suelen utilizar en pequeñas empresas
porque lo más confidencial está
guardado y la documentación más usual
está muy a mano.

LOS FICHEROS: son muebles destinados a

la conservación ordenada de fichas,
cuyo contenido sirve de consulta para
el desarrollo de la actividad
administrativa.
Los más habituales son de materiales metálicos de forma
rectangular (más alto que anchos) y compuestos por cajones.
En su exterior llevan un soporte transparente para
introducir una tarjeta identificativa de su contenido.

La ordenación en ficheros da lugar, frecuentemente, a la

elaboración de índices que facilitan la localización de
fichas en sus cajones.

En las Bibliotecas se usan con mucha frecuencia, para

buscar el documento que deseamos.

LOS CARROS MÓVILES: son muebles

generalmente metálicos provistos
de ruedas para su desplazamiento.
En su parte superior están
formados por un bastidor
destinado a suspender carpetas
colgantes; su parte inferior
tiene un espacio de repisa que
los dota de rigidez y
estabilidad.

Estos carros se utilizan para la

documentación más usual y no para
la confidencial, ya que estos
carros van de un departamento a
otro.

Así en nuestra empres dispondríamos de estos carros para ir

de un departamento a otros, en ellos podríamos tener toda
la información de nuestros productos por lo que iría del
departamento de ventas al de compras, al de atención al
cliente, etc.

7.1. Accesorios de soporte y conservación

Los accesorios más habituales par el archivo documental son

los siguientes: subcarpetas, carpetas colgantes o
suspendidas, carpetas A-Z y cajas A-Z.
LAS SUBCARPETAS: son de cartulina y sirven para separar los
documentos dentro de las carpetas colgantes. En su
contracubierta suelen llevar mercadas unas perforaciones
para la introducción optativa de fastener, que facilitan la
sujeción de documentos taladrados.

LAS CARPETAS COLGANTES O SUSPENDIDAS: son de cartulina con

unas varillas metálicas o plásticas, acabadas en forma de
gancho en su extremos destinadas a su suspensión, se
colocan unos visores para la identificación de su contenido
en la parte superior o lateral.
LAS CARPETAS A-Z: habitualmente llamadas archivadas, son de
cartón rígido y pueden ir plastificadas. En su interior
llevan dos anillas gruesas que se abren y cierran mediante
una palanca, destinándose para documentos perforados.

El grosor, la altura y color de estas carpetas son

variables.

Algunos documentos no pueden ser perforados, debiendo ser

introducidos en bolsas de plásticos transparente.

Los documentos contenidos en las carpetas A-Z requieren, en

ocasiones, ser clasificados por apartados (de forma
alfabética, numérica, etc.), utilizándose separadores o
clasificadores debidamente titulados en sus pestañas.

La identificación de las carpetas se realiza directamente

sobre su lomo o a través de una tarjeta que se introduce en
un visor pegado en la parte superior del lomo.

LAS CAJAS A-Z: son estructuras de cartón que se doblan

convenientemente para adoptar la forma de cajas, con una
solapa de cierre. En su interior se colocan subcarpetas.
La utilización de estas cajas suelen estar destinada a la
conservación de la documentación en los archivos
semiactivos e inactivos, porque no son muy cómodas para
utilizarlas a menudo. Su identificación se realiza sobre el
lomo, directamente o con etiquetas adhesivas.

8. Organización del archivo

La organización del archivo se puede definir como el

conjunto coordinación de personas de medios materiales y de
procedimientos y reglas de actuación, que intervienen en la
actividad general de archivar.

La organización del archivo empresarial se extiende a los

tres tipos de archivo, si bien es cierto que el archivo
activo concentra los mayores medios y esfuerzos.

Dos de los aspectos importantes en la organización de los

archivos son la seguridad y la confidencialidad.

Los archivos han de estar protegidos de la intemperie, del

robo, de la falsificación, de la destrucción o de la
pérdida de la documentación.
Las medidas de seguridad en estos aspectos que la empresa
puede adoptar son las siguientes:

- Guardar duplicados en lugares separados.

- Taquillas, escritorios o cajones provistos con llave.

- Cajas o cámaras de seguridad.

- Cajas de seguridad en bancos para escrituras, contratos,

fórmulas, etc.
- Almacenes especiales con garantías antiincendios u otros
siniestros; armarios antitérmicos.

- Establecer claves que bloqueen el acceso a la memoria

del ordenador.

- Destrucción de la documentación obsoleta en filamentos o

en forma de pulpa.

La confidencialidad de la documentación es importante

cuidarla con respeto a nóminas, referencias e informes
personales y documentación de máximo valor para la empresa.

De todas formas, cada empresa utiliza sus propios sistemas

de seguridad, que serán mayores si la empresa es de grandes
proporciones, y menores si es una empresa pequeña.
 9. Los archivos activos

La fuente principal de la cual se alimenta un archivo

activo es el correo. Los encargados de la recogida y
distribución del correo realizan una primera clasificación
de la documentación.

Así, por ejemplo, en un Ayuntamiento, cuando llega la

correspondencia se distribuye a los diferentes
departamentos y luego en cada uno de ellos se entrega a
la/s persona/s que corresponda.

La primera clasificación de la correspondencia atiende,

principalmente, a los aspectos de documentación e
información operativas, urgencia en la acción y carácter
personal o confidencial. Posteriormente, cada uno de estos
apartados se clasifica siguiendo los métodos alfabético,
numérico, etc., que la empresa utilice para archivar.

Algunos aspectos a tener cuentas relacionadas con este tema

son:

- La disposición del mobiliario más eficaz es la que

permite la mayor parte de las tareas en posición de
sentado.
- La estructura y distribución del espacio de trabajo han
de tener presente las superficies de desarrollo de
tareas conjuntas. Es decir, que haya espacio suficiente.

- En mobiliario con estructura modular es forma de L o de

U, es el más idóneo.

- Las mesas más funcionales son las que están dotadas de

cajones para el uso de carpetas suspendidas o de
bandejas deslizantes.

- Es necesario, en ocasiones, completar la estructura

modular con carros móviles de
carpetas suspendidas.

- Para el archivo activo no

resultan útiles los armarios
con puertas no correderas, ya
que requieren demasiado
espacio e imponen unos
desplazamientos frecuentes.

Como hemos visto es necesario

tener grandes espacios en mesas y
en el local y que todo esté “a
la mano”.
 10. Los archivos semiactivos

La gestión de los archivos semiactivos es responsabilidad

general o última de los directores de los departamentos
donde están ubicados. Generalmente, los responsables suelen
tener personas encargadas.

El encargado del archivo semiactivo tiene encomendadas las

siguientes tareas:

- La vigilancia de la conservación de los documentos.

- La puesta al día del archivo.

- Atender las de consulta y cumplir las formalidades

establecidas.

- Enviar al archivo inactivo los documentos que han

perdido su actualidad, de acuerdo a la relación de tipos
de permanencia en el archivo semiactivo.

- Controlar la coordinación de los movimientos de los

documentos solicitados para su consulta. Dónde están y
quién los ha solicitado. Por ejemplo, en una biblioteca
cuando se presenta un libro, hay que saber qué libro es,
quién lo tiene y el día que lo tiene que devolver.

Las instalaciones del archivo semiactivo puede estar

ubicadas en los mismos locales en los que se encuentran los
puestos de trabajo o en locales próximos a los puestos de
trabajo.

La elección de una u otra solución depende de las

características de los locales y de los muebles, de la
frecuencia de las consultas y de la cantidad de
documentación archivada. En cuanto al mobiliario, no es
recomendable que ocupe toda la altura de la pared, puesto
que la búsqueda y consulta resultan más lentas.
 11. El archivo inactivo

Se nutre principalmente de los documentos de los archivos

semiactivos y, en pequeña proporción, de los documentos de
los archivos activos, que no es necesario que pasen por los
semiactivos.

El traslado de documentos al archivo inactivo y su gestión

general necesitan una serie de reglas de carácter
administrativo.

El funcionamiento de un archivo inactivo es el siguiente:

- Los responsables de los archivos semiactivos extraen de

las carpetas los documentos que no tienen utilidad
inmediata y los trasladan al archivo inactivo.

- Los envíos son efectuados por los responsables de los

archivos semiactivos periódicamente.

- Los documentos sin valor legal o interés para la empresa

pueden ser destruidos una vez extraídos, tanto en el
archivo inactivo como en el semiactivo, siguiendo las
normas establecidas referentes a los tiempos de
conservación. Por ejemplo las facturas de nuestra
empresa deben estar archivadas un período mínimo de
cinco años, luego pueden ser destruidas.

- Los documentos de máximo valor (escritura, patentes,

contratos, etc.) han de guardarse en cajas fuertes o
cámaras blindadas.
- Las peticiones de consulta se han de realizar por
escrito, y controlar la extracción documental para
evitar extravíos. Esto es lo que hacemos cuando sacamos
un libro de una biblioteca.

Las instalaciones del archivo inactivo varían en función de

la documentación a conservar, de la frecuencia de consultas
y de la conservación en microfilmes o en soportes
informáticos. Actualmente casi toda la documentación se
archiva informáticamente.

El mobiliario del archivo inactivo es más sencillo y barato

que el necesario en los archivos activos y semiactivos. Es
frecuente el uso de estanterías de madera o metálicas, en
las que se colocan cajas A-Z con la documentación. Esto se
debe a que las consultas a este tipo de archivos suelen ser
nulas o casi nulas y las personas que tienen acceso a él
son limitadas. Además, los documentos que suelen pedir son
muy concretos, como escritura, contratos, etc.
 Resumen

Archivo es el local o mueble en que se custodian los

documentos.

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cuál sea

su fecha, su forma y soporte material (papel, CD, etc.),
acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada en el transcurso de su
gestión.

En la empresa, el archivo es el lugar donde están reunidos

de forma ordenada todos los documentos de interés, con el
fin de asegurar su perfecta conservación y garantizar la
rapidez a la hora de solucionar las peticiones de consulta,
procedentes de las diversas unidades organizativas de la
empresa.

Por archivar se entiende el conjunto de tareas para

recoger, conservar y servir la documentación e información
requeridas.

Establecer una planificación del archivo consiste en

contemplar todas las operaciones que permitan realizar la
actividad de archivar en las mejores condiciones.

La documentación e información que genera la empresa y que

recoge, conserva y transmite, se agrupa en documentación e
información de utilidad para la gestión empresarial:
documentación a conservar por imperativo legal y
documentación e información de carácter histórico.

El archivo activo es aquel que contiene los documentos de

reciente actualidad, los de consulta diaria.
El archivo semiactivo está formado por la documentación e
información de baja actualidad y de consulta poco
frecuente.

El archivo inactivo es el que conserva de forma definitiva

los documentos e informaciones que no tienen actualidad
alguna, y su consulta es prácticamente nula.

El archivo central es el lugar donde se conservan todos los

documentos e informaciones de la empresa.

Los archivos descentralizados son los que se encuentran

distribuidos en los distintos departamentos y secciones de
la empresa.

La clasificación documental es una técnica para la

identificación y reagrupación sistemática de los datos y
de las informaciones similares, según sus características
comunes que pueden ser diferenciadas.

La codificación consiste en asignar números, letras u otros

símbolos a los documentos, de acuerdo a un plan
sistemático, con el objetivo de distinguir las categorías a
las que cada documento pertenece y diferenciarlos entre sí,
en el ámbito de su categoría.

Existen multitud de criterios de clasificación de

documentos: geográfica, alfabética, numérica, temática,
cronológica, etcétera.

Los medios materiales de archivos son todos los elementos

físicos destinados a clasificar y ordenar todos los
documentos. Se pueden agrupar en medios materiales físicos
y medios materiales magnéticos.

Las instalaciones de archivos son los locales o espacios de

la empresa destinados al desarrollo de todas las tareas que
comprenden la actividad genérica de archivar.
La organización del archivo se puede definir como el
conjunto coordinación de personas, de medios materiales y
de procedimientos y reglas de actuación, que intervienen en
la actividad general de archivar.
 Vocabulario

BALDAS: Una balda es una barra que se usa para atrancar las
puertas. Aunque el término balda también se emplea para
designar cada una de las tablas que componen una
estantería.

BASTIDORES: Es un armazón de palos de madera o de barras de

metal sobre los que se colocan cajas o cualquier otro
elemento.

CONTRACUBIERTA: Aunque es un
término que cada vez se usa
menos, hace referencia a la
parte inferior de la
contraportada de un documento,
carpeta, libro, etcétera.
Siendo la contraportada “la
parte de atrás” del citado
libro o documento.

COPIA DE SEGURIDAD: En
informática la información
almacenada en el disco duro
del ordenador es conveniente
tenerla también en otro soporte (como son el disco de 3 ½
y el CD Tom). De esta forma se evita que, ante una avería
del aparato, la empresa se quede sin acceso a esa
información. Así pues, cuando se hace copia de la
información almacenada en el ordenador en otro soporte, con
la idea de proteger la información en caso de no poder
acceder al aparato de que se trate, se ha hecho una copia
de seguridad de esa información.

FASTENER: Un fastener es un modelo de carpeta que se usa

para guardar y archivar información. En la actualidad los
diseños de las carpetas han evolucionado y el fastener es
una consecuencia de ello. Para que tengas más claro el
concepto, adjuntamos una fotografía de fastener que
aclarará el tema.
PATENTE: Una patente es una propiedad intelectual o
industrial. Es decir, cuando una persona inventa algo (por
ejemplo, un motor que funcione con agua) lo patenta, esto
quiere decir que esa persona es la propietaria del invento,
y cualquier otra que quiera usarlo debe pedir permiso a la
anterior (que es la
propietaria de la patente). En
definitiva, la patente
acredita la titularidad sobre
un invento, o un libro, un
manual de formación, etcétera.

SOPORTE: El soporte es el
medio en el que se presenta o
guarda una cosa. Por ejemplo,
el manual que está en tus
manos lo tienes en soporte físico, en concreto en papel.
Como puedes comprobar, la información se te presenta en
papel, luego este es el soporte en el que te llega.