Diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC)

El diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC) es el proceso que orienta la

estructuración, desarrollo de planes y programas para establecer y fortalecer
conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, para
así contribuir a obtener los objetivos de la misma.

El reporte del DNC debe expresar en qué, a quién(es), y cuánto capacitar.

¿Cuándo elaborar el DNC?

Será necesario elaborar el DNC cuando se presente o varias de las siguientes

situaciones.

 Problemas en la organización.
 Desviaciones negativas en la productividad.
 Cambios culturales, en políticas, métodos o técnicas.
 Baja o alta de personal
 Cambios de función o puesto.
 Solicitudes del personal.
A su vez, las circunstancias en las que es relevante realizar e DNC son las
siguientes.

 Pasadas. Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen

evidente el desarrollo del proceso de capacitación.
 Presentes. Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC
 Futuras. Como medida preventiva cuando la organización identifica, dentro de
los procesos de transformación, cambios a corto, mediano y largo plazos.
Cuáles son las etapas del DNC
Aunque existen diversos procedimientos para desarrollar el proceso de
diagnóstico de necesidades de capacitación, entre las principales fases es
posible identificar las siguientes.
1. Establecimiento de la situación ideal (si). Que en términos de conocimientos,
habilidades y actitudes debería tener el personal de acuerdo con su función o
desempeño laboral. Para obtener información que define la situación ideal es
recomendable revisar la documentación administrativa en relación con la
descripción de puestos, como:
 Manuales de procedimientos y de organización.
 Planes de expansión de la empresa
 Nuevas o futuras necesidades de desempeño (cuando hay pales de
cambio).
2. Descripción de la situación real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes
con los que cuenta el personal de acuerdo con su función o al desempeño
laboral. Para definir la situación ideal es recomendable obtener información
sobre el desempeño del personal (para cada persona) por parte del jefe
inmediato, los supervisores o el personal involucrado en el puesto, la cual
deberá aportar datos precisos, verídicos y relevantes en cuanto a
conocimientos, habilidades y actitudes.
3. Registro de información. Es necesario contar con instructivos o formatos que
registren la información para los fines correspondientes, que a su vez
deberán permitir su clasificación y calificación futura, por lo que se
recomienda que los registros asienten información individual sobre las
personas analizadas.

Por tanto, en la primera etapa de capacitación se determinará si es necesaria

o se requiere de otro tipo de estrategia; la cual en caso de que se requiera,
deberá especificarse el tipo de capacitación que se necesita, es decir, después
de determinar las habilidades que precisa cada puesto. Según sean las que
poseen los trabajadores actuales o los prospectos se diseña la capacitación para
reducir la falta de habilidades. Bajo esta secuencia se utiliza el diagnóstico de
necesidades de capacitación (DNC) para descubrir brechas entre el desempeño
esperado y el que se realiza en el trabajo: en consecuencia se tiene una base
para definir necesidades organizacionales y objetivos de capacitación que se
deriven de la misma. (Véase la figura).

Elaboración de un DNC

Recopilación de datos
Investigaciones técnicas

 Supervisores y
 Observación
empleados.
 Entrevistas
 Identificación de tareas.
 Cuestionarios
 Encuestas entre
 Diarios
candidatos a capacitar
 Muestreo
para identificar áreas a
 Evaluaciones del
perfeccionarse
desempeño
 Técnica de participación
 Pruebas psicológicas
total del capacitador y
del capacitado.
Análisis

 De la organización
 De puestos
 De personas
 Como se observa en la figura, el objetivo del DNC implica recoger y evaluar
información sobre el desempeño proveniente de la organización, puestos y personas
para saber qué se hace y qué debe hacerse. Si encontramos una brecha entre los dos,
es posible decidir si la capacitación es necesaria. Si procede, los datos que recogimos
se convertirán en base para decidir lo siguiente.

 ¿Qué personas necesitan capacitación?

 ¿Qué objetivo, contenido y método utilizar?
 ¿Cómo podemos medir los resultados de la capacitación?

Durante el registro de información se deberán seguir los siguientes pasos.

Primer paso. Determinar el nivel de análisis o áreas que se investigarán:

 Análisis dela organización

 Análisis de puestos
 Análisis de personas

Segundo paso. Determinar las fuentes de información, por lo que se

recomienda utilizar como mínimo dos:

 Jefes, supervisores, coordinadores, entre otros.

 Empleado involucrado y sus compañeros.
 Departamento de personal

Tercer paso. Seleccionar los instrumentos de apoyo para recabar información:

 Observación.
 Entrevistas.
 Cuestionarios.
 Análisis de tareas.
 Diarios.
 Muestreos
  Análisis de tareas por medio de lista de cotejo.
 Análisis documental.
 Revisión de expedientes, manuales del puesto, función, procedimientos o
reportes.
 Análisis grupales.
 Encuesta.
 Escala estimativa de desempeño.
 Grupos binarios.
 Inventario de habilidades.
 Lluvia de ideas.
 Philips 66.
 Registro de observación directa.
 Conferencia de búsqueda.
 Planeación prospectiva (TKJ).

Bibliografía

Planeación e Integración de los Recursos Humanos, 2a.ed.

Martín González García, Socorro Olivares Orozco, Nancy Socorro González Olivares
Grupo Editorial Patria, 21/10/2014 - 356 páginas