GUÍA PARA INSPECCIÓN DE BODEGAS

DOCHB-08
Rev. 01

ELABORÓ APROBÓ
Puesto: Responsable de la Unidad de Puesto: Director General
Habilitaciones

Firma:
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GENERALIDADES

La Unidad de Habilitaciones tiene por objeto el mantenimiento de un cuerpo de inspectores

que lleve a cabo la revisión sistemática y periódica de las Bodegas Habilitadas por
ALMACENADORA DE DEPÓSITO MODERNO, S. A. DE C. V.

La inspección deberá consistir en determinar las cantidades de mercancías existentes en

bodegas, y en vigilar que la bodega cumpla con todos los requisitos exigidos por la Ley y con las
reglas dictadas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores.

La Unidad de Habilitaciones un programa mensual para la ejecución de las inspecciones de las

Bodegas Habilitadas que correspondan.

La frecuencia de las inspecciones a Bodegas Habilitadas será mensual, quincenal, semanal ó

permanente con supervisor de planta, de acuerdo con las indicaciones en el estudio ó las
instrucciones que se reciban de la Dirección General.

Los inspectores recibirán las instrucciones de las visitas que deben efectuar, con una relación
de existencias por cada bodega y que contendrá los siguientes datos:

 Número de la bodega
 Nombre de la firma habilitada
 Ubicación
 Nombre del bodeguero Habilitado y sus auxiliares que estén al frente de la bodega
 Números de los Certificados de Depósito vigentes
 Mercancías que amparan dichos Certificados
 Bultos, Kilos y valor relativos a dichas mercancías
 Suma de cada uno de los datos mencionados en el inciso anterior

El nombre del bodeguero Habilitado y sus auxiliares que esté al frente de la bodega, es
indispensable para que el inspector se dirija invariablemente a dicha personas en todas las
visitas que practique, informándole de su comisión y solicitando lo acompañe ó nombre algún
otro representante de la Empresa para que intervenga en la inspección.

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Al final de la visita el inspector deberá dirigirse nuevamente al mencionado bodeguero

Habilitado o sus Auxiliares, para informarle el resultado de la inspección, solicitándole su firma
en el acta de inspección correspondiente y para hacerle notar en su caso las observaciones que
sea necesario corregir con su intervención.

También se entregará a los inspectores en su caso la documentación y letreros que deben

entregar y/o colocar en las Bodegas Habilitadas, así como los formatos de libro de almacén de
mercancías que deben implementar para el control de todas las mercancías que se depositen
en dichas bodegas. La colocación de documentación y letreros se deberá hacer por los
inspectores invariablemente con el bodeguero Habilitado o sus auxiliares que se encuentre en
la bodega de que se trate, a fin de explicarle el objeto de los mismos y la importancia de que se
conserven en la bodega.

Cuando se trate de la primera visita a una nueva bodega habilitada, el inspector deberá
entregar personalmente al bodeguero Habilitado o sus auxiliares que esté al frente de la
bodega la siguiente documentación con objeto de que el conozcan con todo detalle las
instrucciones contenidas en dichos documentos:

 Contrato de habilitación
 Nombramiento del bodeguero (s) y auxiliar (es)
 Aviso de autorización ante la CNBV
 Croquis de ubicación del área habilitada
 Libro de almacén

ACTAS DE INSPECCIÓN

Por cada visita de inspección que se practique, deberá formularse un informe por escrito en las
formas establecidas anotando con todo cuidado la información de cada punto.

Estos informes contendrán además del número de la bodega, la fecha de la visita, el nombre de
la persona habilitada, la ubicación y el nombre del inspector, los siguientes datos:

I.- Documentación de la Bodega.

La documentación de la bodega deberá localizarse en un marco porta oficio a la vista dentro de

la bodega y consistirá en:

1.- Autorización de la Comisión Nacional Bancaria.- En este renglón el inspector deberá anotar el
número y fecha del oficio de autorización.

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2.- Locales autorizados.- Es muy importante por que será la base para que el Inspector revise
todos los locales habilitados.
También deberá verificar que todas las mercancías amparadas con certificados de depósito se
mencionen en el oficio de autorización de la Comisión Nacional Bancaria.

3.- Letrero que identifique la bodega como de Almacenadora de Deposito Moderno, S. A. DE C.

V.- Verificar y hacer constar en el informe si los letreros se encuentran o no y en lugares visibles
(puerta de acceso de la bodega habilitada), así como en buenas condiciones.
También de letreros deberá llevar una dotación para colocar en su caso si no se llegaran a
encontrar o no fueran suficientes los verificados, informando en su caso las razones por las que
fueron retirados.

II.- Condiciones de las Bodegas.

1.- Generales.- Mencionar en el informe si las condiciones físicas de los locales habilitados son
buenas o no y en su caso indicar con suficiente detalle los casos anormales que pudieran
afectar la buena conservación de las mercancías.

2.- Independencia.- Anotar si se cubre este requisito o en caso contrario indicar por que causas
no se cubre.

3.- Modificaciones a las Bodegas.- Aquí deben anotarse en su caso aquéllas modificaciones a los
locales habilitados según el plano o las que afecten el funcionamiento de dichos locales.

4.- Labores ajenas al almacenamiento.- Indicar si dentro de los locales habilitados se realizan
labores ajenas al almacenamiento y en su caso describirlas.

5.- Vigilancia.- Aquí debe anotarse la clase de vigilancia que haya en el local habilitado; personal
que la ejerce y si es por tiempo completo o parcial; ya sea en horas hábiles o inhábiles.

6.- Equipo contra Incendio.- Indicar si existe o no, si es exclusivo para la bodega habilitada y en
su caso en qué consiste.

III.- Condiciones de las Mercancías.

La visita debe incluir una inspección minuciosa del estado en que se encuentren las mercancías
haciendo el inspector las pruebas que juzgue necesarias y convenientes para emitir su opinión y
hacerla constar en el informe incluyendo los procedimientos seguidos para determinar dichas
condiciones.

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IV.- Del seguro de las Mercancías.

Deberá indicarse si las mercancías depositadas, están cubiertas por cuenta del Depositante y/o
en su caso a través de ADEMSA, declarando la Cía. de seguros, número de Póliza y su vigencia.

V.- Registros y Reportes.

1.- Registro de Entradas, Salidas y Existencias.- Este registro debe llevarse en el lugar en que
esté ubicada la bodega y en el se deben registrar todos los movimientos reales de entradas y
salidas de mercancías que se efectúen en los locales habilitados para que su saldo corresponda
siempre a las mercancías almacenadas. El inspector en su visita debe comprobar se lleve en
orden y al corriente anotando en su informe la fecha y saldos al día de la visita, así como la
explicación completa de las diferencias entre este registro y las existencias verificadas, sin
perjuicio de actualizar en su caso, aquellos que no se encuentren al corriente.

VI.- Sistema empleado para verificar las existencias.

Este capítulo es, sin duda, el más importante del presente Instructivo; su observancia debe
merecer especial atención de parte de los inspectores.

Hay muchos métodos para conocer y determinar las cantidades de mercancías objeto de la
inspección. Su aplicación depende fundamentalmente de la naturaleza de la mercancía, y
adicionalmente de su forma de envase y de las características de su almacenamiento.

Atendiendo al tipo de mercancía y a su envase en su caso, el método a seguir para la

verificación, será individual o global.

Se tratarán por el procedimiento individual, todos aquellos artículos que puedan ser contados
(cajas, tambores, cuñetes, sacos, pacas, fardos, etc.).

Se tratarán por el procedimiento global todas aquellas mercancías almacenadas a granel, o en

bultos no uniformes cuya verificación se hará como más adelante se indica, por medio de
cubicaciones.

Para la determinación de las existencias se observarán las siguientes reglas, cuya aplicación
también se señala:

1.- Todos aquellas mercancías que puedan ser contadas, medidas, etc., se determinará la
cantidad mediante ese procedimiento complementándose en su caso con el peso unitario.

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2.- Los almacenamientos a granel deberá cubicarse para obtener el número de metros cúbicos
que ocupen, el que multiplicado por la densidad por metro cubico de la mercancía, dará la
cantidad existente. Este procedimiento se complementará con un sondeo del depósito a fin de
cerciorarse de que las mercancías que deban estar sobre el piso, existan, sean de la calidad
especificada y se encuentren en buen estado.

Formando parte de este instructivo, se anexa tabla de densidades que se tomará como base
para cada uno de los productos que se mencionan.

Esta tabla de densidades debe tomarse solo como orientación, ya que en el momento de
efectuar la verificación debe de obtenerse en cada caso la densidad del producto
correspondiente.

3.- Los almacenamientos de mercancías envasadas en sacos deberán calcularse de la siguiente

manera:

a).- Si son de peso uniforme o estándar, bastará contarlos y, en último casó hacer una prueba
selectiva, pesando algunos de distintos lugares de la estiba, o bien aquellos que presenten
síntomas de faltantes, bien por estar rotos, recosidos, mermados, etc.

b).- Si son de peso regular, no uniforme, será necesario pesar una cantidad apreciable de sacos
procurando hacerla representativa de los diversos tamaños o tipos de envase (en caso de
disparidad entre éstos) y obteniendo un promedio por saco que nos permita determinar con
aproximación la cantidad de kilos contenida en la totalidad de bultos. Este cálculo se
complementará con la cubicación de la estiba que sometida a la operación del inciso 2, nos dará
una cantidad accesible a la comparación con la determinada por el peso promedio de los
bultos.

4.- Las mercancías empacadas, serán además de contados los bultos, revisado un número tal de
ellos que confirmen su peso y contenido haciendo constar esto en el informe.

Determinadas con precisión las existencias por los procedimientos ya mencionados, el

inspector deberá incluir en el acta de inspección el sistema empleado para verificar dichas
existencias, así como las densidades correspondientes.

VII.- Cuadro Comparativo.

El inspector formulará el cuadro comparativo entre las existencias según certificados y las
existencias verificadas para determinar los sobrantes o faltantes.

En el caso de varios locales habilitados al detallar las existencias verificadas, deben anotarse las
que se encontraron en cada uno de dichos locales.

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También deben mencionarse al final del cuadro comparativo las mercancías no certificadas
encontradas en locales habilitados así como las encontradas en otros locales de las que
tenemos amparadas con certificados de depósito.

Por último anotar las observaciones y/o explicaciones del bodeguero auxiliar, en los casos de
diferencias, recabando en el acta de inspección la firma de dicho bodeguero, que indique su
conformidad con todos los datos y resultados de la inspección.

Al obtener la firma del bodeguero el inspector deberá comentar con él las irregularidades
observadas en la visita.

El acta de inspección debe requisitarse también con la firma del inspector que practique la
visita.

VIII.- Instrucciones adicionales a los inspectores en caso de faltantes.

Se establece cero tolerancia con cortos físicos reales y/o problemas de conservación
levantándose un acta para el efecto, debiéndose presentar denuncia ante el Ministerio Público,
inmovilización de los mecanismos de la bodega habilitada y/o colocación de candados y
reportando oportunamente por escrito cualquier incidente al tenedor del certificado de
depósito así como a la AAGEDE. En relación al reporte de faltantes al tenedor del certificado de
depósito, deberá ser obligatorio cuando la diferencia sea superior al del monto certificado por
instalación habilitada.

Para efectos de las visitas de supervisión y toma de inventarios o volumetría de las mercancías
habilitadas, se establece, solo para el caso de gráneles y semovientes, un margen de variación
no mayor al 3%) como tolerancia máxima permitida, considerando que se trata de un cálculo o
estimación teórica de las existencias.

El inspector deberá en los casos de faltantes, determinarlos tratando de precisar su origen y

reportarlos de inmediato por la vía telefónica con el Responsable de la Unidad de
Habilitaciones a sus Oficinas Generales para recibir instrucciones.

También deberán reportar por la misma vía los casos en que a su juicio no sea posible
determinar con precisión la existencia de las mercancías o cualquier otra situación que merezca
especial comentario.

Si el inspector lo considera necesario podrá rendir por separado aquella información que
estime en un reporte aplicando esta información.

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IX.- Hoja de Trabajo

Anexo al acta de Inspección deberá presentar la Hoja de Trabajo, en donde se realizaron los
cálculos realizados al inventario de las mercancías, de acuerdo a la presentación de cada una de
ellas (envasadas y/o granel), así como el Lay out de estas en bodega.

Esta Hoja de trabajo deberá estar firmada avalando el resultado del inventario, en su caso por
el encargado del almacén y/o responsable de la Bodega y por el Inspector que interviene por
parte de ADEMSA.

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE CAMBIO REVISIÓN MOTIVO

Abril 2014 00 Inicial

Se agrega en el punto VIII los dos primeros párrafos.
Diciembre 2015 01 Se sustituye la nomenclatura de Responsable de Bodegas Habilitadas
por Responsable de la Unidad de Habilitaciones

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