Procedimento Manual de Procedimentos Da Gestão de Recursos Humanos

CÓDIGO:PRO.001.
GRH
EDIÇÃO Nº: 001
REVISÃO Nº: 004
DATA DE HOMOLOGAÇÃO: 30/05/2016

PROCEDIMENTO
Assinado de forma digital por António Leuschner
DN: cn=António Leuschner, o=Hospital de
António Leuschner Magalhães Lemos, EPE, ou=Presidente do CA,
email=aleuschner@hmlemos.min-saude.pt, c=PT
Dados: 2016.06.09 16:26:17 +01'00'
Documento Aprovado (Assinatura Digital)
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS
ÂMBITO: Aplicável ao Serviço de Gestão de Recursos Humanos do Hospital de Magalhães Lemos, EPE
OBJETIVO
O Serviço de Gestão de Recursos Humanos (SGRH) do Hospital de Magalhães Lemos, EPE (HML, EPE)
rege-se pelo presente Manual de Procedimentos, elaborado tendo como referenciais o Manual de Procedi-
mentos da ACSS e os Standards for International Hospitals Accreditation Programme (CHKS), assumindo o
objetivo de definir procedimentos e criar circuitos para que todas as funções inerentes à gestão de recursos
humanos estejam documentadas e especificadas, seja cumprida a legislação e demais normas aplicáveis e
promovida a otimização dos meios disponíveis.
RESPONSABILIDADES
É da responsabilidade do Conselho de Administração do HML, EPE a homologação e divulgação e do Res-
ponsável do SGRH a implementação do presente procedimento.
DESCRIÇÃO
1. Recursos humanos
1.1. Organização
1.1.1. Organização da função
A função Gestão de recursos humanos deverá estar organizada, tendo em conta a estratégia de recursos
humanos e a dimensão do HML, EPE, bem como a complexidade das suas atividades, de acordo com a
estrutura funcional apresentada abaixo, de forma a:
a) gerir os recursos humanos;
b) processar as remunerações dos colaboradores;
Estas atividades serão desenvolvidas de modo a garantir, da forma possível:
i. adequada segregação de funções internas, em termos de registo e autorização dos dados mestre e
processamento das remunerações, e
ii. independência e autonomia, relativamente aos demais serviços do hospital.
Nos casos em que se justifique, promover-se-ão auditorias ad hoc, visando a garantia do cumprimento do
presente manual, a qualidade da informação e dos registos nos sistemas/aplicações informáticas.
ELABORADO POR: DATA PRÓXIMA REVISÃO: PÁGINAS

Serviço de Gestão de Recursos Humanos 30/05/2019 1-41
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PROCEDIMENTO
1.1.2. Atribuições e Responsabilidades

A Gestão de recursos humanos tem por atribuições:
i. definir e manter atualizado o modelo conceptual de informação adequado ao prosseguimento do seu
papel e responsabilidades da função (dados e regras);
ii. assegurar a correção do processamento de vencimentos, bem como das contribuições, impostos e
descontos legalmente devidos;
iii. assegurar a fiabilidade dos dados que suportam o processamento de vencimentos;
iv. gerir os procedimentos administrativos relativos a questões laborais, rescisões de contratos, cálculo de
indemnizações, mútuos acordos, entre outros;
v. gerir o processo de emissão de ordens para pagamentos;
vi. assegurar a preparação de informação relativa a pensões e outros aspetos da reforma dos trabalhado-
res;
vii. gerir o processo de recrutamento de novos colaboradores (e.g. anúncios, contatos telefónicos, entrevis-
tas) e gerir contratos de trabalho;
viii. assegurar a manutenção e atualização de fichas individuais de cadastro;
ix. gerir os procedimentos administrativos de revisão salarial;
x. acompanhar os procedimentos administrativos de avaliação de desempenho;
xi. elaborar e tratar a informação estatística com vista à utilização e/ou divulgação dos indicadores de
pessoal aos órgãos do hospital e entidades externas;
xii. integrar os elementos do orçamento de pessoal do Hospital, verificar a sua coerência com os princípios
estabelecidos e apoiar o Conselho de Administração no respetivo controlo, bem como colaborar na
definição do orçamento do Hospital, na componente recursos humanos;
xiii. preparar estudos tendentes à determinação dos níveis de salário e benefícios adequados;
xiv. criar e divulgar instrumentos de monitorização das despesas com o pessoal;
xv. assegurar a elaboração de reportes de dados às instituições que os solicitem, externas e internas, bem
como de toda a documentação legal e regulamentar exigida (e.g. balanço social, quadros de pessoal,
entre outras);
xvi. assegurar o relacionamento com entidades externas e preparação de informação/documentação por
estas solicitadas (e.g. inquéritos aos ganhos e remunerações, entre outras), e
xvii. Articular com a Saúde Ocupacional sobre matérias de sua competência, bem como os procedimentos
relativos a prevenção de acidentes, nos termos da POL.010.HML – Saúde Ocupacional.

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Na área de remunerações, a Gestão de recursos humanos tem por atribuições:

a) garantir, em estreita colaboração com os restantes órgãos do Hospital a recolha atempada de informação
sobre prestação de trabalho, com vista ao processamento mensal dos vencimentos;
b) controlar férias, folgas, licenças e outras ausências;
c) avaliar eventuais incorreções nos registos de ponto (ex. ausências, férias, prestação de trabalho nos ser-
viços, erros de marcação, entre outros);
d) controlar faltas dos trabalhadores e proceder à verificação com os mapas de assiduidade mensais e
registo biométrico de ponto;
e) assegurar o processamento mensal dos vencimentos e disponibilizar o respetivo recibo de vencimento;
f) assegurar que os vencimentos refletem a situação atual dos trabalhadores, considerando as mais recen-
tes atualizações (salariais);
g) controlar a emissão de recibos de vencimento e sua distribuição por e-mail para todos os trabalhadores;
h) prestar informação dos valores mensais de retenção na fonte de IRS, através folha de vencimento;
i) efetuar e encerrar o processamento de vencimentos, e
j) garantir o cumprimento das obrigações legais e outras, decorrentes do processamento de vencimentos –
segurança social, impostos, penhoras, pensões de alimentos, pagamento de ordens/sindicatos profissio-
nais, entre outros devidamente autorizados.
Na área de Gestão de pessoal, a Gestão de recursos humanos tem por atribuições:

1. avaliar as candidaturas recebidas, de modo a assegurar a conformidade com a legisla-
ção/regulamentos/aviso, de modo a poder excluir candidaturas que não respeitem todos os critérios pre-
viamente definidos;
2. assegurar a atualização das nomeações/progressões no cadastro dos profissionais;
3. assegurar que as nomeações existentes estão de acordo com a legislação e/ou regulamentos apli-
cáveis;
4. receber e expedir ficheiros com erros de entidades externas, encaminhando os mesmos para as
áreas internas respetivas (ex. informação trocada com organismos externos com que os hospitais são
obrigados a fornecer informação);
5. promover, de acordo com os procedimentos em vigor, as ações necessárias à prossecução de
todos os movimentos de pessoal: admissões, mobilidade, promoções, demissões e nomeações;

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6. Promover a integração do pessoal, devendo impulsionar o pessoal contratado para a frequência de

um programa de integração, da responsabilidade do Centro de Formação e Ensino, em articulação com o
SGRH, conforme o PRO.061.HML – Programa de Acolhimento e Integração de Novos Colaboradores;
7. Promover a formação e aperfeiçoamento profissional do pessoal do hospital, assegurada pelo Cen-
tro de Formação e Ensino do Serviço de Formação e Investigação do HML, EPE, desenvolvida anualmen-
te de acordo com projetos formativos incluídos nos planos de atividade do hospital, previamente selecio-
nados na sequência de auscultação e hierarquização das necessidades formativas dos diferentes serviços
do hospital.
8. Assegurar o relacionamento com entidades externas e preparação de documentação por estas soli-
citadas (e.g. inquéritos aos ganhos e remunerações, entre outras).
9. Assegurar o direito à formação do pessoal do hospital, asseverado pelo Centro de Formação e
Ensino do Serviço de Formação e Investigação do HML, EPE, formação essa desenvolvida anualmente de
acordo com projetos formativos incluídos nos planos de atividade do hospital, sendo os projetos selecio-
nados mediante a auscultação e hierarquização das necessidades formativas dos diferentes serviços do
hospital.
10. Assegurar a observação, por todos os trabalhadores, das recomendações da Saúde Ocupacional
sobre matérias da sua competência, bem assim como os procedimentos relativos a prevenção de aciden-
tes, trabalho este assegurado em articulação entre o Serviço de Gestão de Recursos Humanos e a Saúde
Ocupacional (POL.010.HML);
11. elaborar o balanço social e outros reportes de dados legalmente exigidos;
12. garantir a atualização da informação “Cadastro de pessoal” indispensável aos atos gestionários cor-
rentes, bem como ao cumprimento do conjunto de obrigações legais conexas em termos de documenta-
ção suporte;
13. colaborar na definição e concretização das ações necessárias à descentralização de atos de admi-
nistração de pessoal;
14. colaborar na definição dos planos de ajustamento de efetivos, tendo em conta as necessidades do
Hospital;
15. garantir a execução das ações tendentes à concretização da saída de pessoal, de acordo com o
plano aprovado;
16. controlar as férias dos colaboradores e elaborar os respetivos mapas;
17. preparar listas de trabalhadores elegíveis a prémios, se e quando atribuíveis, e

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18. controlar e promover as promoções, quando exigíveis.
1.1.3. Segregação de funções

A função de Recursos humanos deverá ser organizada de modo que:
a) haja a segregação possível de funções entre os elementos que preparam o orçamento (planeamento e
previsão de despesa) de Recursos Humanos e os que concretizam a autorização do mesmo;
b) os elementos que efetuam a autorização das alterações de situação profissional (aumento de vencimen-
to) se encontram segregados dos que posteriormente efetuam a respetivo registo e a autorização dos dados
registados;
c) os elementos que efetuam a autorização do “Mapa de Férias” dos colaboradores, se encontram segrega-
dos dos que posteriormente efetuam análise de férias consumidas, verificação e se aplicável a autorização
aos dados registados.
A Gestão de pessoal deverá ser organizada de modo que:

1. os elementos que participam na seleção e recrutamento se encontram segregados dos que efetuam o
registo, e se aplicável a autorização aos dados registados;
2. os elementos afetos ao registo de situações de despedimento/demissões, se encontram segregados
dos que posteriormente efetuam a revisão e se aplicável a autorização aos dados registados;
3. os elementos que analisam as folhas de ponto, se encontram segregados dos que: autorizam faltas,
autorizam horas extraordinárias/complementares, processam vencimentos, registam descontos, efe-
tuam pagamentos, etc.;
4. os elementos afetos ao processamento de vencimentos se encontram segregados dos que efetuam
pagamentos e/ou reveem folhas de ponto e validam valores de diversa ordem a pagar;
5. os elementos que autorizam os subsídios/descontos se encontram segregados dos elementos que efe-
tuam o seu registo, efetuam o processamento e respetivo pagamento.
A Gestão de remunerações deverá ser organizada de modo que:

i. os elementos que efetuam o processamento de vencimentos se encontram segregados dos elementos
que efetuam a sua verificação, pagamento e contabilização;
ii. os elementos afetos ao registo de dados se encontrem segregados dos que posteriormente efetuam a sua
verificação de conformidade e consequente autorização (se aplicável) dos registos efetuados.

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1.2. Orçamento de custos com pessoal

1.2.1. Atribuição
O Orçamento de custos com pessoal engloba as despesas relativas ao mesmo e deverá:
a) estar em consonância com a estratégia, políticas e plano de atividades do hospital;
b) ser analisado na perspetiva dos seus benefícios estratégicos e financeiros;
c) ser aprovado de acordo com os limites de autorização.
1.2. 2. Procedimentos e Controlos

A Gestão de recursos humanos participa ativamente no planeamento de efetivos, no plano estratégico
anual de pessoal, disponibiliza informação periódica sobre pessoal, em quantidade e valor, por grupo profis-
sional, categoria, estatuto, situação profissional, previsão de admissões e saídas, por meses e anos, remu-
nerações fixas e variáveis, constituindo-se ainda como suas atribuições as seguintes:
a) participa com a Administração e com os Serviços financeiros na definição das regras para preparação do
“Orçamento Geral”, em termos de custos com o pessoal.
b) valoriza as alterações da estrutura de acordo com a previsão de cada serviço, considerando o número de
colaboradores alvo de alteração e o tipo alteração em si;
c) comunica quaisquer exceções aos Serviços financeiros.
Quando se pretende alguma alteração (nomeação, contratação ou outra) a Gestão de pessoal:

a) solicita “Enquadramento/Declaração de previsão de despesa” aos Serviços financeiros;
b) solicita autorização ao Conselho de Administração (com base na informação recebida dos Serviços
financeiros, após comparação com o orçamento), com o respetivo processo: “Curriculum Vitae”, “Funda-
mentação” do Responsável pela Gestão de recursos humanos, etc.;
c) recebe resposta do Conselho de Administração;
d) atualiza/cria no processo os custos de acordo com o enquadramento/ previsão de despesa;
e) revê os dados;
f) arquiva no “Processo individual” do(s) colaborador(s);
g) envia/submete o processo para a Secretaria Geral do Ministério da Saúde, ARS Norte, IP e eventuais
plataformas electrónicas (se aplicável), nos termos legalmente impostos e vigentes.

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1.3. Dados mestre

1.3.1. Criação de colaboradores
1.3.1.1. Objetivos
Todas as alterações (criação, alteração e eliminação) aos dados mestre de pessoal deverão ser devidamen-
te aprovadas e devidamente registadas no RHV.
O acesso lógico de consulta, edição ou alteração de dados/atributos relevantes só deverá ser permitido a
pessoas autorizadas;
Os dados/atributos relevantes – permanentes ou transacionais – de eventos e transações cumprem com os
requisitos legais e regulamentos aplicáveis e com as políticas internas aplicáveis;
1.3.1.2. Procedimentos e Controlos

• Adição
Após a aprovação do “Processo de candidatura” relativo à admissão de um novo colaborador de acordo

com os limites de autorização (dependendo da posição hierárquica onde o recurso se enquadra) a Gestão
de pessoal procede a:
a) registo, no RHV, dos seguintes dados obrigatórios:
i. nome;
ii. filiação;
iii. contatos do trabalhador;
iv. n.º de dependentes;
v. centro de custo;
vi. número mecanográfico;
vii. sexo;
viii. data de nascimento;
ix. estado civil;
x. nacionalidade;
xi. morada/localidade;
xii. tipo de identificação/ num de identificação/data de emissão e/ou validade/arquivo;
xiii. nível de habilitações;
xiv. tipo de vinculo;
xv. data de início e fim de contrato (se aplicável);

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xvi. tipo de horário (modalidade);

xvii. vencimento;
xviii. data de IRS;
xix. tipo de recrutamento;
xx. data de entrada na instituição;
xxi. local de trabalho (Instituição/data de inicio);
xxii. carreira/tipo/categoria;
xxiii. regime de trabalho (tipo/data de início), e
xxiv. afetação à escala.
b) rubrica impresso de criação em evidência de atualização no RHV.

c) comunica aos Serviços Informáticos para efeito de configuração de conta de e-mail do trabalhador e
acessos a outras ferramentas informáticas de trabalho porventura necessárias.
d) Atribui número mecanográfico ao trabalhador (é atribuído sequencial e automaticamente, pelo RHV).
• Alteração e Saída
Após a aprovação do documento de alteração de dados permanentes (o qual poderá ser suportado por
comunicação formal do colaborador – alteração da morada, estado civil, número de filhos, - ou a proposta
pelo Diretor de Serviço ou Conselho de Administração - alteração de categoria, serviço) de acordo com os
limites de autorização (dependendo da posição hierárquica onde o recurso se enquadra) a Gestão de pes-
soal procede à atualização da situação no RHV, considerando que:
a) a origem poderá ser interna ou externa sendo alterados os campos necessários à atualização;
b) no caso de saída, os registos são desativados.
Com frequência, no mínimo mensal, um elemento da mesma função (diferente do que efetuou o registo)
procede a:
i. verificação sequencial dos registos (quando aplicável);
ii. conferência dos dados alterados, através da comparação da informação registada no RHV com os res-
petivos inputs (e-mail, formulários físicos, notas informativas do Conselho de Administração, etc.);
iii. rubrica impresso de criação em evidência da conferência efetuada.

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iv. comunica aos Serviços Informáticos para efeito de configuração de conta de e-mail do trabalhador,
interno da instituição e outras configurações aplicáveis dentro da instituição (designadamente do RHV).
1.3.2. Manutenção de dados mestre de colaboradores

1.3.2.1. Objetivos
Os dados mestre de colaboradores deverão ser mantidos corretos e atuais.

Periodicamente, a Gestão de pessoal – Área de cadastro procede a:
a) envio de e-mail do serviço a todos os trabalhadores, solicitando que confirmem e/ou atualizem os seus
dados pessoais na aplicação informática para o efeito disponibilizada, designadamente através do “Explora-
dor de Trabalho”;
b) atualização do cadastro de pessoal no RHV, com base na informação prestada pelos colaboradores em
relação aos seus dados pessoais (morada, nome, estado civil, número de filhos, serviço, etc.) e/ou dados
profissionais/formativos.
1.3.3. Alteração de Situação Profissional

1.3.3.1. Objetivos
Todas as alterações à situação profissional deverão ser:
a) aprovadas de acordo com os limites de aprovação;
b) registadas de forma correta;
c) comunicadas aos colaboradores.

As alterações poderão ser as seguintes:
1) reclassificação;
2) reconversão;
3) licença sem vencimento,
4) promoções e/ou outras.

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A alteração de funções pode ocorrer por 3 tipos de iniciativas:

a) iniciativa do colaborador;
b) iniciativa da Entidade/Gestão de recursos humanos;
c) iniciativa do Responsável do Serviço a que o colaborador pertence.
O Responsável pelo colaborador:
a) analisa o pedido;
b) solicita parecer à Gestão de Recursos Humanos, comunicando igualmente o seu parecer;
c) submete parecer à aprovação do Conselho de Administração ou ao Júri no caso no concurso curricular;
A Gestão de pessoal:
a) regista a informação no RHV;
b) arquiva documentação no “Processo individual”.
Se a iniciativa for da Entidade/Gestão de recursos humanos, a Gestão de pessoal:

a) contata o Responsável do Serviço a que o colaborador pertence para o informar da situação;
b) contata colaborador (existem situações que poderão depender da concordância do colaborador);
c) submete parecer à aprovação do Conselho de Administração.
Se a iniciativa for do Responsável de Serviço do colaborador este, contata a Gestão de pessoal.
a) contata o colaborador (existem situações que poderão depender da concordância prévia do colaborador);
b) submete parecer à aprovação do Conselho de Administração.
a) propõe a reclassificação/reconversão ao colaborador;
b) solicita enquadramento orçamental aos Serviços financeiros.
Os Serviços financeiros:
a) efetuam enquadramento /elaboram declaração de previsão de despesa;
b) reveem enquadramento / previsão de despesa efetuada, e
c) devolvem o processo à Gestão de pessoal.

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a) submete proposta à aprovação do Conselho de Administração;
b) publica a alteração;
c) regista a alteração no RHV.
a) informa o vogal executivo sobre a situação, anexando e informando de acordo com os requisitos legais,
considerando a vertente financeira e requisitos legais, por exemplo:
i. reclassificação;
ii. licenças sem vencimento;
iii. graduação de médicos por via curricular;
iv. etc.
b) recebe o despacho especifico do vogal executivo e:

i. altera situação no quadro de pessoal;
ii. atualiza as notas biográficas;
iii. envia para Gestão de remunerações, que:
c) procede à introdução dos dados do formulário específico, no RHV;

d) prepara comunicação a ser enviada ao colaborador, referente à alteração.
• Contagem de Tempos para efeitos de Reforma/Aposentação
a) recebe solicitação do colaborador sobre a contagem de tempo para efeitos de reforma/aposentação;
b) analisa o processo do colaborador, para poder dar um resposta adequada;
c) preenche os formulário necessários e procede a simulação;
d) envia para a CGA – Caixa Geral de Aposentações;
e) recebe contagem da CGA;
f) informa o colaborador da situação, em formulário especifico e com referência à solicitação efetuada pelo
colaborador;

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g) verifica se a contagem originou divida, se sim informam o colaborador da divida de modo que este aceite
(se este não aceitar o caso é tratado com o colaborador e a CGA);
h) informa a Gestão de remunerações, para atualização.
1.3.4. Seleção e Recrutamento

1.3.4.1. Objetivos
Deverão ser selecionados colaboradores:
a) que tenham a experiência e o perfil ajustados às necessidades / atividades / função / serviços ou seção à
qual ficarão afetos de acordo com o perfil previamente definido;
b) que declarem aceitar os valores e código de ética do Hospital;
que em termos de custo/benefício melhor satisfaçam as necessidades da entidade, e
c) cujo perfil esteja em conformidade com a legislação eventualmente aplicável.

O processo poderá ser despoletado por solicitação do Responsável do Serviço que tem a necessidade sen-
do o mesmo autorizado pelo Conselho de Administração e ARS respetiva;
A Contratação é efetuada ao abrigo do Código do Trabalho, celebrando-se “Contrato individual de trabalho”,
numa das seguintes modalidades:
a) com termo resolutivo, certo ou incerto, e
b) sem termo.
O Responsável do Serviço (que tem a necessidade) solicita ao Conselho de Administração a autorização

para a admissão de um elemento, ao abrigo de um “Contrato Individual de Trabalho a termo resolutivo cer-
to/incerto e/ou sem termo”, o qual:
1. analisa o pedido e respetiva fundamentação;
2. reencaminha para o serviço de gestão de recursos humanos, para que este informe se existe enquadra-
mento legal, em função da fundamentação da necessidade invocada, reencaminhando a sua informação
novamente para deliberação do Conselho de Administração;
3. O Conselho de Administração autoriza e envia o processo para a Gestão de pessoal, para despoletar
todos os procedimentos necessários e legalmente exigíveis, tendentes à efetivação da contratação.

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a) solicita declaração com a despesa afeta à visada contratação aos Serviços financeiros (após autoriza-
ção do Conselho de Administração), para instruir o processo de contratação.
a) elaboram a declaração de despesa e informam se a mesma se contém no orçamento do contrato-
programa do ano em questão.
a) elabora processo de contratação do elemento (com base na resposta dos Serviços financeiros);
b) Publicita aviso de contratação num jornal diário;
c) Propõe a constituição de um júri ao vogal executivo e/ou ao Conselho de Administração;
d) Regista os processos de candidatura recebidos;
e) Elabora listagem de candidatos, com todos os contatos dos mesmos;
f) Comunica aos membros do júri superiormente designado e procede à entrega do processo físico de recru-
tamento do elemento;
g) Recebe a lista de classificação final homologada, que afixará na vitrine do local correspondente ao servi-
ço;
h) Contata com o candidato classificado em 1.º lugar, comunicando-lhe a data de entrada ao serviço, e
i) Receciona o trabalhador, no serviço, onde lhe serão solicitados inúmeros dados necessários para a cons-
tituição do seu processo individual.
A Gestão de pessoal – Área de cadastro procede ao registo no RHV, dos seguintes dados:
i. nome;
ii. filiação;
iii. contatos do trabalhador;
iv. n.º de dependentes;
v. centro de custo;
vi. número mecanográfico;
vii. sexo;
viii. data de nascimento;

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ix. estado civil;

x. nacionalidade;
xi. morada/localidade;
xii. tipo de identificação/ num de identificação/data de emissão e/ou validade/arquivo;
xiii. nível de habilitações;
xiv. tipo de vinculo;
xv. data de início e fim de contrato (se aplicável);
xvi. tipo de horário a realizar;
xvii. vencimento;
xviii. tipo de recrutamento;
xix. data de entrada na instituição;
xx. local de trabalho (Instituição/data de inicio);
xxi. carreira/tipo/categoria;
xxii. regime de trabalho (tipo/data de início);
xxiii. eventual afetação a regime de horário por turno;
xxiv. dados alterados (por elemento diferente do que efetuou o registo) por comparação da informação
no RHV com os inputs que a mesma teve.
1.3.5. Início de Funções

1.3.5.1. Objetivos
O início de funções deverá considerar:
a) a execução de exame médico, destinado a comprovar se este possui as condições físicas necessárias
para as funções a desempenhar;
b) a frequência de ação de formação obrigatória no HML e outras que porventura se revelem necessárias,
designadamente o programa de integração a realizar pelo Centro de Formação e Ensino em articulação
com o SGRH, conforme o PRO.061.HML – Programa de Acolhimento e Integração de Novos Colaborado-
res;
c) a elaboração de Contrato de Trabalho, de acordo com legislação em vigor.

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Após o preenchimento de documentos por parte do colaborador e no início de funções a Área de cadastro:
a) confere os dados alterados (por elemento diferente do que efetuou o registo) por comparação da infor-
mação no RHV com os inputs que a mesma teve, rubricando em evidência de conferência.
1.3.6. Promoção
1.3.6.1. Objetivos
A promoção de colaboradores deverá ser:
a) baseada nas avaliações de desempenho efetuadas aos colaboradores;
b) previamente autorizada de acordo com a delegação de competências instituída;
c) total e corretamente registada no RHV.
1.3.7. Aumentos Salariais

1.3.7.1. Objetivos
Os aumentos salariais deverão ser:
a) aprovados em termos de orçamento definido para o ano;
b) total e corretamente registados no RHV (ficha individual do colaborador).

Os aumentos salariais são determinados por Lei, podendo nos casos legalmente previstos, ser determina-
dos por decisão do Conselho de Administração.
a) recebe informação da ACSS com a atualização anual dos aumentos salariais para os colaboradores ao
abrigo do Regime Jurídico do Contrato Individual de Trabalho da Administração Pública, ou
b) recebe informação do Conselho de Administração com a atualização anual dos aumentos salariais para
os colaboradores ao abrigo do Regime Geral de “Contrato Individual de trabalho”;
c) efetua a atualização no RHV conforme as orientações recebidas;
d) verifica (por elemento diferente do que atualizou) se as orientações foram registadas de forma total e cor-
reta no RHV;

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e) confere os dados alterados, através da comparação da informação existente no RHV com os inputs que a
mesma teve, rubricando em evidência de conferência.
1.3.8. Cessação de funções

1.3.8.1. Objetivos
Todas as demissões e despedimentos são atualizados nas aplicações informáticas onde o mesmo tem
implicações (ex. “Aplicação de gestão de recursos humanos”, Base de Dados da Administração Pública),
bem como reportados à tutela, nos formulários exigidos para o efeito.
As demissões e despedimentos deverão ocorrer em conformidade com a legislação.

Existem os seguintes tipos de cessação de funções:
1) Mobilidade;
2) Licença sem vencimento;
3) Caducidade de contrato;
4) Denúncia de contrato;
5) Rescisão de contrato;
6) Exoneração;
7) Aposentação;
a) executa os procedimentos adequados à figura de cessação de funções em causa;
b) regista a saída do recurso no RHV.
c) atualiza o quadro de pessoal ou os mapas de contratados (conforme aplicável);
d) atualiza a nota biográfica;
e) verifica (por elemento diferente do que atualizou) se as orientações foram registadas de forma total e cor-
reta no RHV;
f) compara a informação existente no RHV com os inputs que a mesma teve, rubricando em evidência de
conferência.

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1.4. Controlo de tempos

1.4.1. Registo de presenças
1.4.1.1. Objetivos
As presenças deverão ser:
a) totalmente registadas em suporte próprio – registo biométrico (SISQUAL);
b) controladas pelo Responsável hierárquico;
c) registadas no RHV.

O colaborador, dentro do horário que lhe foi definido, procede ao registo da sua entrada e saída no registo
biométrico - SISQUAL
a) analisa os registos de tempos trabalhados pelos colaboradores;
b) compara os registos efetuados com os turnos e escalas dos colaboradores;
c) envia os relatórios aos Responsáveis dos serviços para validação da informação;
d) recebe informação revista pelo Responsável dos serviços e analisa as diferenças detetadas;
e) reporta a informação a Gestão de remunerações, para fins de ajuste no vencimento.
A Gestão de pessoal, mensalmente, confere os dados registados, através da comparação da informação

existente no serviço, com os respetivos inputs (mapas de presenças, registo do sistema de gestão e de con-
trolo de tempos), rubricando em evidência de conferência da revisão todos os registos de todos os tempos
trabalhados, considerando situações de horas extras, sendo que se existirem novas alterações, será
impressa nova folha de ponto e rubricada pela responsável do serviço.
1.4.2. Marcação de férias

1.4.2.1. Objetivos
As marcações de férias deverão ser:
a) efetuadas de acordo com as disposições legais relativas a férias dos colaboradores;
b) aprovadas de acordo com limites de autorização e competência;
c) total e corretamente registadas no RHV.

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PROCEDIMENTO

O Plano Anual de Férias é elaborado e aprovado até ao dia 15 de Abril, devendo por isso as férias serem
calendarizadas pelos trabalhadores até ao limite máximo de 31 de Março do respetivo ano.
No início de Janeiro a Gestão de pessoal:

a) elabora um “Mapa de férias”, por serviço, dos respetivos colaboradores, com a seguinte informação:
a. número mecanográfico;
b. nome;
c. serviço;
d. dias de férias por gozar (ano corrente e ano anterior (se existirem e tiver sido autorizada a sua transição
para o ano subsequente, nos termos legais);
e. meses do ano de modo que os colaboradores procedam à marcação as férias;
b) distribui “Mapa de férias”, por preencher, pelos serviços;
c) após os colaboradores procederem à marcação de férias a qual é revista pelo respetivo Responsável do
Serviço conferem a marcação de férias efetuada, devendo o “Mapa de férias” ser revisto pela Gestão de
recursos humanos antes de ser submetido à aprovação do Conselho de Administração;
d) submete o “Mapa de férias” à aprovação do Conselho de Administração;
e) informa os Serviços respetivos da situação e do registo do “Mapa de férias”;
f) confere os dados alterados (elemento da mesma seção diferente do que efetuou o registo), através da
comparação da informação existente no RHV com os respetivos inputs.
Os Serviços:
a) afixam o “Mapa de férias” nos respetivos serviços até ao dia 30 de Abril de cada ano.
b) informam a Gestão de pessoal se houver alguma alteração de modo que estes solicitem autorização ao
Conselho de Administração.
a) atualiza as férias gozadas no RHV, com base nos registos de ponto recebidos, de modo a dar baixa das
férias usufruídas;
b) confere (elemento diferente do que efetuou o registo) os dados registados, através da comparação da
informação existente no RHV com os respetivos inputs, rubricando em evidência de conferência.

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PROCEDIMENTO
1.4.3. Trabalho suplementar

1.4.3.1. Objetivos
Todo o trabalho suplementar deverá ser:
a) previamente aprovado pelo Responsável hierárquico;
b) devidamente registado em documento próprio;
c) controlado pelo Responsável hierárquico;
d) registado no RHV.
Entende-se por trabalho suplementar, o trabalho efetuado:
a) em horário noturno;
b) durante o fim-de-semana.
A Gestão de pessoal – Área de assiduidade:

i. recebe as folhas de ponto impressas dos trabalhadores, extraídas do SISQUAL;
ii. compara a informação recebida com o horário de trabalho pré-definido;
iii. verifica que o trabalho suplementar foi objeto de prévio pedido de autorização;
iv. apura o número de horas efetuado em regime de trabalho suplementar;
v. regista as horas efetuadas no RHV (para processamento de vencimentos e salários);
vi. confere os dados introduzidos, através da comparação da informação existente no RHV com os inputs que
a mesma teve, rubricando em evidência de conferência.
1.4.4. Trabalho extraordinário

1.4.4.1. Objetivos
Todas as horas efetuadas em regime de trabalho extraordinário deverão ser:
i. em regra, previamente justificadas e devidamente aprovadas pelo Responsável hierárquico e pelo
Conselho de Administração;
ii. registadas em formulário próprio pelo colaborador e/ou responsável hierárquico;
iii. validadas pelo Responsável hierárquico, e
iv. registadas no RHV.

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PROCEDIMENTO

Os responsáveis pelos diferentes serviços:
a) identificam a necessidade de se efetuarem horas extraordinárias, através de um pedido de horas extraor-
dinárias;
b) submetem oportunamente ao Conselho de Administração, indicando:
i. número de horas;
ii. número de colaboradores que as irão efetuar;
iii. fundamentação da necessidade, para apreciação e aprovação.
A Gestão de pessoal – Área de assiduidade:
a) recebe a folha de ponto de cada recurso ou recebe informação de registo de presenças através do SIS-
QUAL;
b) compara as horas autorizadas pelo Conselho de Administração registadas no SISQUAL ou formulário
especifico com as registadas (em folha de ponto);
c) apura número de horas efetuado em regime de trabalho extraordinário;
d) regista as horas efetuadas no RHV (para processamento de vencimentos e salários);
e) confere os dados introduzidos, através da comparação da informação existente no RHV com os inputs
que a mesma teve, rubricando em evidência de conferência.
1.4.5. Faltas e ausências

1.4.5.1. Objetivos
Todas as faltas e ausências deverão ser:
a) justificadas, em documento próprio, pelo colaborador;
b) controladas e aprovadas pelo responsável hierárquico;
c) registadas no RHV.

As principais justificações de faltas e ausências são:
1. atestados médicos;
2. licenças de maternidade/paternidade;
3. licenças parentais;
4. licenças especiais de acompanhamento dos filhos;

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PROCEDIMENTO
5. licenças de casamento;
6. licenças por falecimento de familiares;
7. comissões gratuitas de serviço, e
8. licenças sem vencimento.
Mensalmente, a Gestão de pessoal – Área de assiduidade:

a) recebe a “Folha de ponto”;
b) apura tempos trabalhados;
c) regista a ausência no RHV e, na ausência de justificação, é marcada falta injustificada, com consequên-
cias em termos de abonos e antiguidade;
d) recebe e analisa documento comprovativo e válido para efeito de ausência (licença, atestado, etc.);
e) envia informação específica, aos Responsáveis do serviço para tomada de conhecimento;
f) regista o documento no RHV (número de colaborador, data, tipo de justificação e número de horas);
g) confere os dados introduzidos, (número de colaborador, data, tipo de justificação e número de horas)
através da comparação da informação existente no SISQUAL com os inputs que a mesma teve, rubricando
em evidência de conferência;
h) arquiva o documento em localização previamente definida.
Com base no registo de faltas no RHV é possível à Gestão de remunerações efetuar o:

1. acerto no vencimento em função do controlo de assiduidade;
2. controlo de férias consumidas;
3. controlo horário;
4. desconto do subsidio de refeição.
Em termos de Urgência, a Gestão de pessoal, verifica se existem situações de incompatibilidade, como:

a) realização de Bancos de Urgência em férias;
b) realização de urgência e serviço respetivo;
c) folgas de banco de urgência e folgas de serviço (uma vez que um médico poderá estar alocado a deter-
minado serviço e ao banco de urgência, não sendo possível que em dias de folga de serviço esteja alocado
a determinado serviço no banco de urgência).

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1.5. Subsídios, abonos e ajudas

1.5.1. Subsídios e Abonos
1.5.1.1. Objetivos
Todos os subsídios e abonos são:
a) devidamente aprovados;
b) corretamente registados no RHV;
c) corretamente processados.

A Gestão de remunerações, anualmente, elabora uma previsão financeira com base no ano anterior, pro-
cedendo:
a) à atualização dos escalões sendo identificado se:
i. existe recebimento;
ii. existe valor;
b) ao registo da alteração no RHV, sendo processado no vencimento do mês (sendo refletido no respetivo
recibo).
1.5.2. Ajudas de Custo

1.5.2.1. Objetivos
Todas as ajudas de custo são:
a) devidamente fundamentadas, quantificadas e aprovadas;
b) corretamente registadas no RHV;
c) corretamente processadas.

O processamento das ajudas de custo é efetuado nos termos legalmente impostos, nomeadamente:
i. custos em formação externa;
ii. custos em deslocações em serviço;
iii. custos para Júri de Concurso.
O beneficiário da ajuda elabora um formulário (em Modelo autorizado) e entrega o documento na Gestão
de remunerações com:

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PROCEDIMENTO
a) despesa;
b) declaração de presença;
c) talão de despesa de acordo com o que a Lei permite pagar;
d) confirmação da deslocação pelo Responsável.
A Gestão de remunerações:
1. compara documentação recebida com a documentação internamente aceite;
2. efetua o somatório das despesas;
3. Recebe documento “Comprovativo de ajudas de custo” com informação resumo do detalhe da documen-
tação;
4. submete a informação resumo ao Conselho de Administração para apreciação e aprovação;
5. confere o valor a processar no próximo mês (após receber autorização do Conselho de Administração)
rubricando em evidência de conferência;
6. regista valor no RHV;
7. confere que a ajuda de custo foi corretamente registada.
1.6. Processamento de Vencimentos

1.6.1. Processamento
1.6.1.1. Objetivos
O processamento de vencimentos é concretizado em estreita colaboração e em paralelo com a SPMS, IP,
desde, julho de 2013.

O processamento de vencimentos é efetuado com base nas informações existentes do trabalhador, efetua-
do através do RHV.
a) confere os dados constantes no RHV (em termos de justificação e ausências) rubricando em evidência
de conferência;
b) compara os dados no RHV com as folhas de ponto preenchidas pelos colaboradores (e autorizadas) ou
se aplicável com os registos de ponto informáticos;

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PROCEDIMENTO
c) procede às alterações dos dados constantes no SISQUAL (se necessário);

d) procede à conferencia das faturas, faturas/recibo e recibos enviados pelo serviço de aprovisionamento
relativos aos prestadores de serviço (internos e externos);
e) procede à simulação do “Processamento de salários” no RHV, após conferência dos dados constantes no
mesmo, e
i. inicia o “Processamento de salários”;
ii. procede à validação do resultado;
iii. caso seja necessário, procedem à correção (sendo este efetuada por elementos diferente do que
efetuou a análise) e repete o processamento.
Após o tratamento dos dados, a Gestão de remunerações analisa os Mapas emitidos no RHV, conside-
rando a:
a) verificação das horas extraordinárias, processadas em documento próprio e respetiva cabimenta-
ção/autorização;
b) controlo de número máximo de horas e respetiva análise, se o limite for excedido;
c) correção de situações anómalas (por elementos diferentes do que procedeu ao registo);
d) identificação da existência de obrigações legais (Penhoras do Tribunal de Contas e Segurança Social, ou
Caixa Geral de Aposentações e/ou outras);
e) verificação do “Processamento de Salários” (total por tipo de abonos e por tipo de descontos), que possui
as seguintes informações:
i. totais por tipo de Abonos;
ii. totais por tipo de Descontos;
iii. total líquido.
f) verificação do “Processamento de salários” (por grupos globais e por centro de custo), que possui as
seguintes informações:
i. centro de custo;
ii. abonos globais;
iii. descontos globais;
iv. líquido global;
v. total de abonos do centro de custo;
vi. total de descontos do centro de custo;
vii. total líquido do centro de custo;

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PROCEDIMENTO
g) emissão de relatório de número de pessoas e reconciliação de vencimentos, o qual possui informação

acerca de:
i. abonos;
ii. total de abonos;
iii. descontos;
iv. total de descontos;
v. total líquido.
h) após conferência da informação referente ao “Processamento de salários” acima mencionado inibe o
acesso na aplicação RHV, podendo eles finalizar o processamento dos vencimentos, após o que, se confir-
mar estar tudo correto, envia e-mail informando que podemos dar continuidade às restantes tarefas tenden-
tes ao processamento de vencimentos.
i) encerra o “Processamento de salários”.
A Gestão de remunerações analisa se o pagamento:

a) é efetuado através de transferência bancária, sendo que na afirmativa, o pagamento é de imediato efe-
tuado para a conta bancária do colaborador, de acordo com os procedimentos de tesouraria. Na negativa, o
pagamento é efetuado através de cheque (situação de saída, de não entrega de IBAN atempada), de acor-
do com os procedimentos de tesouraria.
Após processamento de vencimentos, a Gestão de remunerações:
a) envia ficheiro da contabilidade e respetivos mapas para conferencia, para os Serviços Financeiros,
caso não haja indicação de erros é gerado e enviado o ficheiro da DGT:
processamento de vencimentos;
i. acréscimo de custos;
ii. mapas com o processamento.
b) procede ao envio de recibos de vencimento por e-mail através do RHV, na data previamente agendada
para o efeito.
c) gera os restantes ficheiros e valida-os em aplicações especificas, antes de serem emitidos os DUC
(Documentos Únicos de Cobrança), se for o caso:
i. ADSE;
ii. ADSE SAD/GNR;
iii. CGA;

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PROCEDIMENTO
iv. Declaração Mensal de Remunerações – IRS;

v. Segurança Social;
vi. Seguros;
vii. Fundo de Garantia de Compensação de Trabalho/Fundo de Compensação de Trabalho,
viii. Outros porventura exigíveis.
a) comparam mapas recebidos com o ficheiro de processamentos;
b) procedem à contabilização das “Folhas de vencimento” movimentando as contas de:
a. custos com o pessoal;
b. remunerações a pagar;
c. segurança social;
d. imposto retido;
c) enviam relação geral de colaboradores para autorização de pagamento ao Conselho de Administração;
d) recebem autorização do Conselho de Administração.
A Tesouraria efetua os pagamentos (ex. via Homebanking da DGT – Direção Geral

do Tesouro) a :
1. colaboradores;
2. Segurança Social;
3. Caixa Geral de Aposentações;
4. ADSE,
5. FGCT/FCT, e
6. Descontos diversos (penhoras, sentenças, execuções fiscais, sindicatos, quotizações, etc.).
a) procedem à contabilização dos pagamentos, movimentando as contas de:
i. remunerações a pagar;
ii. segurança social, e
iii. imposto retido.

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PROCEDIMENTO
1.6.2. Processamento de segurança social e Imposto (IRS)

1.6.2.1. Objetivos
O processamento de segurança social e Impostos (IRS) deverá ser efetuado de acordo com a legislação
aplicável.

As taxas obrigatórias definidas em Decreto-Lei, devem ser inseridas no RHV para utilização mensal.
Deste modo após os respetivos filtros de horas (trabalhadas), no RHV, procede ao cálculo automático da
identificação das taxas, cabendo à Gestão de remunerações a:
a) conferência aleatória das taxas aplicadas;
b) correção de situações em erro;
c) análise dos casos que solicitam que a taxa de IRS seja aplicada em valor superior ao obrigatório por lei;
d) ordem para processamento final aos Serviços financeiros.
a) emitem as autorizações de pagamento;
b) enviam relação para autorização de pagamento pelo Conselho de Administração;
c) recebem autorização do Conselho de Administração;
d) efetuam o pagamento (ex. via Homebanking da DGT – Direção Geral do Tesouro), de acordo com o des-
crito no procedimento de Tesouraria “Pagamentos – Pagamento de remunerações”.
1.6.3. Processamento de quotizações

1.6.3.1. Objetivos
O processamento de quotizações deverá ser efetuado de acordo com a legislação aplicável e de acordo
com a autorização dos próprios.

a) recebe a informação de diferentes entidades, que poderá ser:
i. dos sindicatos;
ii. de Ordens Profissionais;

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PROCEDIMENTO
iii. de caixa de Previdência especificas;

iv. de associações profissionais;
v. de outras associações.
b) regista a informação no RHV (no campo especifico), atualizando os dados mestre;
c) confere os diferentes intervalos de tempo, para identificar se as quotizações estão a ser efetuadas de
acordo com o definido, e
d) confere o processamento mensal efetuado, rubricando em evidência de conferência.
Mensalmente, um elemento da mesma seção (diferente do que efetuou o registo) procede à:

i. verificação sequencial dos registos (quando aplicável);
ii. conferência dos dados alterados, através da comparação da informação existente no RHV com os
inputs que a mesma teve.
1.6.4. Férias, Subsídios de Férias e 13.º mês

1.6.4.1. Objetivos
O encargo com férias, subsídio de férias e 13.º mês deverá ser total e corretamente calculado de acordo
com a legislação em vigor (tabelas salariais, contratos, etc.).

a) efetua a provisão, caso não exista aviso pelos Serviços financeiros em contrário, e
b) envia o ficheiro aos Serviços financeiros com o processamento, onde constam os meses respetivos
(Novembro e Junho), e as provisões e subsídios.
1. analisam a situação, verificando se existiu ou não aviso para não serem efetuadas provisões ou pro-
cessamento de subsídios;
2. identificam eventuais erros;
3. integram o ficheiro na “Aplicação de contabilidade” movimentando Custos com o pessoal por Acrésci-
mo de custos – férias, subsídio de férias e 13º mês;

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PROCEDIMENTO
4. conferem (elemento diferente do que efetuou o registo) que as transações foram corretamente regista-
das.
1.7. Seguros
1.7.1. Seguro de Acidentes de Trabalho
1.7.1.1. Objetivos
. Deverão ser negociados seguros de acidentes de trabalho obrigatórios para os colaboradores contratados
de acordo com a legislação em vigor.
. São devidamente registadas, controladas e comunicadas às seguradoras todas as situações referentes a
admissões e demissões de pessoal e salários atualizados.
. Constitui-se como um dever de todos os trabalhadores observar as recomendações da Saúde Ocupacional
sobre matérias da sua competência, bem assim como os procedimentos relativos a prevenção de acidentes.
A articulação do Serviço de Gestão de Recursos Humanos com a Saúde Ocupacional é regulada pela
POL.010.HML – Saúde Ocupacional.
1.8. Informação ao Exterior

1.8.1. Balanço Social
1.8.1.1. Objetivos
Produzir balanço social de acordo com a legislação em vigor, o qual é composto por um conjunto de mapas
onde devem registar-se as informações sobre as diversas características e variáveis relativas aos recursos
humanos do Hospital.

A Gestão de pessoal elabora anualmente o “Balanço social”, com base no RHV/SAG e outras bases de
dados porventura disponíveis, e
a) verifica se o mesmo cumpre dá cumprimento à legislação aplicável (Código do Trabalho, LGTFP, entre
outros);
b) extrapola os dados do RHV/ SAG de acordo com os Mapas cujo preenchimento é obrigatório;
c) relaciona a informação do RHV/ SAG com o “Balanço social” efetuado.

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PROCEDIMENTO
a) efetua a análise dos dados em termos de harmonização da área respetiva (efetuado pelo Responsável
da Gestão de recursos humanos) sobre alguns pontos como:
i. distribuição de pessoal por grupo profissional;
ii. análises das saídas;
iii. habilitações literárias;
iv. contagem dos trabalhadores estrangeiros, por naturalidade segundo o sexo;
v. contagem dos trabalhadores deficientes;
vi. contagem dos efetivos por escalão etário, segundo o grupo de pessoal;
vii. efetivos por sexo, segundo o grupo de pessoal;
viii. contagem dos efetivos administrativos e regressados durante o ano, por relação jurídica de emprego
e sexo;
ix. contagem dos efetivos saídos durante o ano por situação no quadro e sexo, segundo o grupo de pes-
soal;
x. contagem dos colaboradores saídos definitivamente durante o ano por motivo de saída, segundo o
grupo de pessoal;
xi. contagem dos agentes saídos definitivamente durante o ano por motivo de saída, segundo o grupo de
pessoal;
xii. contagem do pessoal em contrato a termo certo saído durante o ano, por motivo;
xiii. contagem das vagas orçamentadas e não ocupadas durante o ano por categoria de ingresso, segun-
do a dificuldade de provimento;
xiv. contagem das mudanças de situação dos efetivos no serviço durante o ano, por motivo e sexo,
segundo o grupo de pessoal;
xv. contagem dos efetivos por tipo de horário, segundo o grupo de pessoal.
xvi. elaboração de mapas de remunerações;
xvii. elaboração de mapas de horas suplementares e extraordinárias;
xviii. elaboração de mapas de ausências (motivos diversos);
xix. elaboração de mapas com informação sobre formações externa e internas, e

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PROCEDIMENTO
b) envia para o Conselho de Administração (EPE’s).
1.8.2. Mapa de Quadro de Pessoal

1.8.2.1. Objetivos
Elaborar mapa/quadro de pessoal de acordo com a legislação em vigor.

A Gestão de pessoal, com base na informação existente nas “Aplicações de Gestão de recursos huma-
nos”, elabora mensalmente a seguinte informação:
a) “Mapa de recursos humanos” (externo definido pela ARSN, IP) que:
a. reflete todas as movimentações de recursos, independentemente do tipo de vínculo, é enviado até ao dia
10 de cada mês para os Recursos Humanos da ARSN, IP e ACSS, IP;
b) “Mapa quadro de pessoal (interno)” de acordo com a portaria aplicável e respetivas retificações, onde
consta a seguinte informação:
i. carreira;
ii. dotação;
iii. categoria;
iv. número de lugares preenchidos;
v. número de lugares vagos;
c) “Mapa quadro de pessoal” onde constam todas as movimentações de recursos com nomeação definitiva.
Ao longo do ano poderão existir revisões da informação, procedendo-se à:
a) cedência de informação à Gestão de pessoal;
b) deteção/ou não de erros aquando da preparação de resposta ao pedido de informação;
c) correção da informação no RHV (se aplicável).
Anualmente, um elemento da mesma seção (diferente do que efetuou o registo) procede à:
a) verificação sequencial dos registos (se aplicável), e
b) conferência dos dados alterados, através da comparação da informação existente no RHV com os inputs
que a mesma teve.

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PROCEDIMENTO
1.8.3. Outros Mapas

1.8.3.1. Objetivo
Preparar informação sobre recursos humanos de acordo com a legislação em vigor.

Mensalmente a Gestão de pessoal:
a) gera os seguintes relatórios no RHV/ SAG:
i. mapa numérico do Quadro de Pessoal;
ii. mapa nominal do Quadro de Pessoal;
iii. categoria;
iv. carga horária;
v. centro de Custo;
vi. tipo de Horário;
vii. escalão/Unidade;
viii. outros porventura solicitados.
b) envia os Mapas para as seguintes entidades:

i. Ministério da Saúde;
ii. ACSS, IP;
iii. ARSN, IP;
iv. IGAS;
v. Tribunal de Contas;
vi. Conselho de Administração;
vii. Serviços internos do HML, EPE,
viii. Outros.
Para além das supra citadas entidades os referidos mapas podem ser solicitados por outras entidades ou
por estas, mas sem periodicidade definida:
a) INE;
b) ACSS;
c) Sindicatos;

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PROCEDIMENTO
d) Secretaria de Geral do Ministério da Saúde;

e) Inspeção-Geral de Saúde;
f) Gabinete de Estratégia e Planeamento, e
g) outros.
a) analisa o ficheiro de erros recebido da Direção-Geral da Administração Pública em termos de:
i. limite de horas extraordinárias;
ii. informação em falta de carácter obrigatório;
iii. incompatibilidade de informação;
b) dá conhecimento ao Responsável pela Gestão de recursos humanos;
c) dá conhecimento à Gestão de remunerações;
d) retifica os erros de acordo com a data limite definida, e com a informação recebida do Responsável pela
Gestão de recursos humanos;
e) gera o ficheiro para atualização da BDAP (Base de Dados da Administração Pública);
f) envia ficheiro para a DGAP (o processo é efetuado até se obterem zero erros).
Antes do envio dos ficheiros para a DGAP, um elemento da mesma seção (diferente gerou o ficheiro) pro-
cede à:
i. verificação sequencial dos registos (se aplicável);
ii. conferência dos dados alterados, através da comparação da informação existente no RHV com os
inputs que a mesma teve.
1.9. Pagamento de Avençados

1.9.1. Objetivos
O pagamento de avençados é efetuado de forma total e correta.
Os custos com vencimentos deverão poder ser refletidos nos registos contabilísticos de forma completa e
correta.

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PROCEDIMENTO
1.10. Informação de gestão

1.10.1. Objetivos
Deverá ser produzida informação de gestão sobre os custos com recursos humanos de modo a permitir a
tomada de decisões, de forma atempada e adequada.
1.10.2. Procedimentos e Controlos

Mensalmente a Gestão de recursos humanos:
a) produz a seguinte informação geral e por serviço:
i. Evolução do quadro de pessoal (mensal e acumulado);
ii. Pessoal contratado;
iii. Pessoal a prazo;
iv. Pessoal subcontratado;
v. Demissões;
vi. Transferências;
vii. Custo das ações efetuadas;
viii. Custos com o pessoal (mensal e acumulado (ex. h. extraordinárias));
ix. Massa salarial aprovada;
x. Ordenados base pagos;
xi. Trabalho suplementar;
xii. Trabalho extraordinário;
xiii. Subsídios (por tipo);
xiv. Abonos (por tipo);
xv. Ajudas de custo;
xvi. Descontos particulares;
xvii. Segurança social;
xviii. Retenção na fonte;
xix. Assiduidade;
xx. Horas totais;
xxi. Faltas (por tipo);
xxii. Horas normais trabalhadas;
xxiii. Horas de trabalho suplementar;

PRO.001.GRH
CÓDIGO:
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PROCEDIMENTO
xxiv. Horas de trabalho extraordinário.

b) analisa a informação produzida;
c) define medidas para ultrapassar deficiências detetadas, e
d) envia informação de gestão e conclusões da sua análise aos Serviços financeiros e ao Conselho de
Administração.
1.11. Avaliações de Desempenho

1.11.1. Objetivos
O SGRH atua, relativamente às avaliações de desempenho, como superintendente, facilitador e controlador
do sistema, de modo a garantir o cumprimento da lei, a monitorização da utilização de critérios e práticas de
equidade de tratamento dos trabalhadores nos diversos serviços deste hospital.
As avaliações de desempenho são efetuadas de acordo com o SIADAP- Sistema Integrado de Avaliação de
Desempenho da Administração Pública.
1.11.2. Procedimentos e Controlos

No início de cada período a avaliar, o Responsável de cada Serviço:
1. aceita os objetivos próprios definidos pelo Diretor ou pelo Conselho de Administração dependendo
da situação;
2. define os objetivos do serviço e respetivo cronograma, de acordo com o “check-list” do SIADAP;
3. define os objetivos individuais dos colaboradores;
4. dá conhecimento desses objetivos ao colaborador.
5. Tendo em conta os objetivos e respetivos cronogramas, o colaborador efetua a sua auto-avaliação.
O Responsável do Serviço:
a) discute a avaliação efetuada com o avaliado;
b) efetua a classificação do recurso no formulário de “Avaliação de desempenho”,
c) assina a “Avaliação de desempenho” em conjunto com o avaliado;
d) envia a “Avaliação de desempenho” Conselho de Coordenação de Avaliação para harmonização
(verifica os limites e percentagens definidas em legislação para atribuição de Muito Bons e Excelentes) e
homologação.

CÓDIGO:PRO.001.GRH
EDIÇÃO Nº: 001
REVISÃO Nº: 004

PROCEDIMENTO
A Gestão de Recursos Humanos:

a. recebe a “Avaliação de desempenho” do Conselho de Coordenação de Avaliação para harmoniza-
ção;
b. informa o avaliado;
c. arquiva o processo;
d. define prazos de implementação para algumas situação que carecem de melhoria;
e. efetua o tratamento da avaliação e dinamização;
f. define medidas para os casos que considere necessários;
g. estimula a formação;
h. realiza acompanhamento integral;
i. procede à harmonização dos recursos utilizados com o ambiente, combatendo o desperdício;
j. procede ao esclarecimento de colaboradores;
k. cria condições para os dirigentes poderem implementar o processo de avaliação de modo que o mesmo
seja melhor aceite pelos recursos;
l. analisa dos dados alterados (por elemento diferente do que efetuou o registo) por comparação da
informação no RHV com os inputs que a mesma teve, rubricando em evidência de conferência.
1.12. Documentos Relacionados

1.12.1. Normativos do HML, EPE
• PRO.001.SFI – Manual de Procedimentos do Serviço de Formação e Investigação
• PRO.061.HML – Programa de Acolhimento e Integração de Novos Colaboradores
• POL.011.HML - Confidencialidade da Informação
• POL.007.HML – Política de Serviços de Enfermagem
• REG.015.HML – Regulamento do Gabinete Jurídico e de Contencioso
• POL.010.HML – Saúde Ocupacional
• PRO.009.HML – Estratégia de Gestão de Risco
1.12.2. Bibliografia e documentação de referência

• Código do Procedimento Administrativo
• Código do Trabalho

CÓDIGO:PRO.001.GRH
EDIÇÃO Nº: 001
REVISÃO Nº: 004

PROCEDIMENTO
• Lei Geral do Contrato de Trabalho em Funções Públicas

• Estatutos dos Hospitais EPE (Decreto-Lei n.º 233/2005, de 29 de Dezembro)
• Decreto-Lei n.º 27/2009, de 27 de Janeiro;
• Sistema de Avaliação do Desempenho da Administração Pública
• Autorização n.º 1653/08 da Comissão Nacional de Proteção de Dados
• Regime Jurídico das Carreiras Especiais Médica e de Enfermagem
• Regime Jurídicos dos Técnicos Superiores de Saúde e Corpos Especiais
• Lei Orçamental aplicável
• Decreto-Lei de Execução Orçamental
• Normativos do Conselho de Administração
• Auditoria de Gestão – Sistema de controlo interno dos hospitais da Inspeção-Geral da Saúde
• Normativo sobre Acidentes de Trabalho,
• Outros porventura aplicáveis.
Nota: Grafia conforme Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa, aprovado pela Resolução da Assembleia da República n.º 26/91, de 23-08
(cfr. Resolução do Conselho de Ministros n.º 8/2011, de 25-01)
ANEXO: Impressos da GRH

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PROCEDIMENTO
ÍNDICE
1. RECURSOS HUMANOS ............................................................................................................................................ 1
1.1. ORGANIZAÇÃO ............................................................................................................................................................. 1

1.1.1. Organização da função ..................................................................................................................................... 1
1.1.2. Atribuições e Responsabilidades ....................................................................................................................... 2
1.1.3. Segregação de funções ..................................................................................................................................... 5
1.2. ORÇAMENTO DE CUSTOS COM PESSOAL ............................................................................................................................. 6
1.2.1. Atribuição.......................................................................................................................................................... 6
1.2. 2. Procedimentos e Controlos .............................................................................................................................. 6
1.3. DADOS MESTRE ............................................................................................................................................................ 7
1.3.1. Criação de colaboradores ................................................................................................................................. 7
1.3.1.1. Objetivos .......................................................................................................................................................................7
1.3.1.2. Procedimentos e Controlos ...........................................................................................................................................7
1.3.2. Manutenção de dados mestre de colaboradores ............................................................................................. 9
1.3.2.1. Objetivos .......................................................................................................................................................................9
1.3.3. Alteração de Situação Profissional.................................................................................................................... 9
1.3.3.1. Objetivos .......................................................................................................................................................................9
1.3.4. Seleção e Recrutamento ................................................................................................................................. 12
1.3.4.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................12
1.3.4.2. Procedimentos e Controlos .........................................................................................................................................12
1.3.5. Início de Funções ............................................................................................................................................. 14
1.3.5.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................14
1.3.6. Promoção ........................................................................................................................................................ 15
1.3.6.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................15
1.3.7. Aumentos Salariais ......................................................................................................................................... 15
1.3.7.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................15

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REVISÃO Nº: 004

PROCEDIMENTO

1.3.8. Cessação de funções ....................................................................................................................................... 16
1.3.8.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................16
1.4. CONTROLO DE TEMPOS ................................................................................................................................................ 17
1.4.1. Registo de presenças....................................................................................................................................... 17
1.4.1.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................17
1.4.2. Marcação de férias ......................................................................................................................................... 17
1.4.2.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................17
1.4.3. Trabalho suplementar..................................................................................................................................... 19
1.4.3.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................19
1.4.4. Trabalho extraordinário .................................................................................................................................. 19
1.4.4.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................19
1.4.5. Faltas e ausências ........................................................................................................................................... 20
1.4.5.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................20
1.5. SUBSÍDIOS, ABONOS E AJUDAS ....................................................................................................................................... 22
1.5.1. Subsídios e Abonos.......................................................................................................................................... 22
1.5.1.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................22
1.5.2. Ajudas de Custo .............................................................................................................................................. 22
1.5.2.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................22
1.6. PROCESSAMENTO DE VENCIMENTOS ............................................................................................................................... 23
1.6.1. Processamento................................................................................................................................................ 23
1.6.1.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................23

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PROCEDIMENTO
1.6.2. Processamento de segurança social e Imposto (IRS) ...................................................................................... 27

1.6.2.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................27
1.6.3. Processamento de quotizações ....................................................................................................................... 27
1.6.3.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................27
1.6.4. Férias, Subsídios de Férias e 13.º mês ............................................................................................................. 28
1.6.4.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................28
1.7. SEGUROS ................................................................................................................................................................... 29
1.7.1. Seguro de Acidentes de Trabalho.................................................................................................................... 29
1.7.1.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................29
1.8. INFORMAÇÃO AO EXTERIOR .......................................................................................................................................... 29
1.8.1. Balanço Social ................................................................................................................................................. 29
1.8.1.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................29
1.8.2. Mapa de Quadro de Pessoal ........................................................................................................................... 31
1.8.2.1. Objetivos .....................................................................................................................................................................31
1.8.3. Outros Mapas ................................................................................................................................................. 32
1.8.3.1. Objetivo .......................................................................................................................................................................32
1.9. PAGAMENTO DE AVENÇADOS ........................................................................................................................................ 33
1.9.1. Objetivos ......................................................................................................................................................... 33
1.10. INFORMAÇÃO DE GESTÃO ........................................................................................................................................... 34
1.10.1. Objetivos ....................................................................................................................................................... 34
1.10.2. Procedimentos e Controlos ........................................................................................................................... 34
1.11. AVALIAÇÕES DE DESEMPENHO ..................................................................................................................................... 35
1.11.1. Objetivos ....................................................................................................................................................... 35
1.11.2. Procedimentos e Controlos ........................................................................................................................... 35
1.12. DOCUMENTOS RELACIONADOS .................................................................................................................................... 36

PRO.001.GRH
CÓDIGO:
EDIÇÃO Nº: 001
REVISÃO Nº: 004

PROCEDIMENTO
1.12.1. Normativos do HML, EPE .............................................................................................................................. 36

1.12.2. Bibliografia e documentação de referência .................................................................................................. 36


Procedimento Manual de Procedimentos Da Gestão de Recursos Humanos

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1.1.2. Atribuições e Responsabilidades

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Na área de remunerações, a Gestão de recursos humanos tem por atribuições:

Na área de Gestão de pessoal, a Gestão de recursos humanos tem por atribuições:

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DATA DE HOMOLOGAÇÃO: 30/05/2016

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

6. Promover a integração do pessoal, devendo impulsionar o pessoal contratado para a frequência de

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

18. controlar e promover as promoções, quando exigíveis.

1.1.3. Segregação de funções

A Gestão de pessoal deverá ser organizada de modo que:

A Gestão de remunerações deverá ser organizada de modo que:

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

1.2. Orçamento de custos com pessoal

1.2. 2. Procedimentos e Controlos

Quando se pretende alguma alteração (nomeação, contratação ou outra) a Gestão de pessoal:

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

1.3. Dados mestre

1.3.1.2. Procedimentos e Controlos

Após a aprovação do “Processo de candidatura” relativo à admissão de um novo colaborador de acordo

ELABORADO POR: DATA PRÓXIMA REVISÃO: PÁGINAS

REVISÃO Nº: 004

DATA DE HOMOLOGAÇÃO: 30/05/2016

Documento Aprovado (Assinatura Digital)

MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

xvi. tipo de horário (modalidade);

b) rubrica impresso de criação em evidência de atualização no RHV.

ELABORADO POR: DATA PRÓXIMA REVISÃO: PÁGINAS

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DATA DE HOMOLOGAÇÃO: 30/05/2016

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

1.3.2. Manutenção de dados mestre de colaboradores

1.3.2.2. Procedimentos e Controlos