Nama : Dwiky Chandra Nugroho

NPM : 18120076
UTS MPPL
1. Jelaskan pengertian proyek dan kegiatan-kegiatan proyek.
2. Fungsi-fungsi manajerial itu apa saja jelaskan
3. Apa yang dimaksud Projek Charter dan Draf Projek Charter
4. Hal-hal apa yang sangat mendasar dalam persiapan projek
5. Apa kegunaan Rencana Manajemen Proyek.

Jawaban:
1. Proyek adalah sebuah kegiatan yang bersifat sementara yang telah ditetapkan awal
pekerjaannya dan waktu selesainya (dan biasanya selalu dibatasi oleh waktu, dan seringkali
juga dibatasi oleh sumber pendanaan), untuk mencapai tujuan dan hasil yang spesifik dan
unik, dan pada umumnya untuk menghasilkan sebuah perubahan yang bermanfaat atau yang
mempunyai nilai tambah. Proyek selalu bersifat sementara atau temporer dan sangat kontras
dengan bisnis pada umumnya (Operasi-Produksi), dimana Operasi-Produksi mempunyai sifat
perulangan (repetitif), dan aktivitasnya biasanya bersifat permanen atau mungkin semi
permanen untuk menghasilkan produk atau layanan (jasa/servis). Pada prakteknya,
tipe manajemen pada kedua sistem ini sering berbeda, dengan kemampuan teknis dan
keputusan manajemen strategis yang spesifik.

Kegiatan proyek diantaranya:

 Bercorak dinamis, nonrutin
 Siklus proyek relatif pendek
 Intensitas kegiatan di dalam periode siklus proyek turun naik (berubah)
 Kegiatan harus diselesaikan berdasarkananggaran, jadwal dan mutu yang telah
ditentukan.
 Terdiri dari bermacam-macam kegiatan yangmemerlukan berbagai disiplin ilmu
 Keperluan sumber daya berubah, baik macammaupun volumenya
2. Planning
Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian
menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut. Manajer dalam
fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum
memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam
perusahaan kedepannya.

Organizing (Fungsi Pengorganisasian)

Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya
fisik yang dimiliki agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk
mencapai tujuan yang diinginkan.
Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada
dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah
direncanakan sebelumnya.

Directing (fungsi Pengarahan)

Directing alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis,
sehat agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.
Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :
Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan
efisien
Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan
Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

Controlling (Fungsi Pengendalian)

Fungsi terakhir dari 4 fungsi manajemen adalah fungsi pengendalian, fungsi pengendalian
adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat,
juga melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan.

Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:

 Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang
sudah ditetapkan
 Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan
 Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.
Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal hal berikut :

 Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah
mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.
 Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan
harus dijalankan. Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal mungkin tidak efisien
dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara
mendadak malah lebih berguna.
 Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah
pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat
waktu. Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang
terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah
diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan
 Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang
ditemukan. Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang
sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya
kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali
3. Project Charter adalah dokumen high level yang menyatakan dan menjelaskan adanya sebuah
proyek. Dokumen ini berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah
proyek yang akan dijalankan.
Project Charter dibuat di dalam proses Initiating. Dokumen ini berisi mengenai high-level
objectives, constraints, requirements, scope, risk, dan assumptions. Detail rencana proyek yang
berhubungan dengan Budget/ Money dan Time akan disiapkan setelah Project Charter secara
resmi disetujui oleh Project Sponsor.
Input untuk pembuatan Project Charter adalah:
 Stetement of Work: deskripsi dari suatu produk atau jasa yang akah dihasilkan
kepada Customer dari suatu proyek.
 Business Case: informasi penting dari suatu organisasi/ perusahaan membuat atau
menjalankan suatu proyek.
 Agreements: bisa berupa MoU (Memorandums of Understanding), SLA (Service
Level Agreement), verbal agreement, email ataupun kesepakatan lainnya dengan
Customer.
 Enterprise Environmental Factors: bagaimana organisasi/ perusahaan
menjalankan suatu bisnis, seperti standard industri, peraturan pemerintah, budaya
perusahaan dan kondisi pasar saat ini.
 Organizational Process Assets: proses di dalam organisasi/ perusahaan, template
documents yang dimiliki dalam project management, pengetahuan dan pengalaman
yang didokumentasikan di dalam lesson learned.

Sedangkan draft project charter adalah sebuah dokumen yang berisi konsep dari project yang
akan dijalankan

4. - Perencanaan
Sebuah proyek harus memiliki perencanaan yang matang, artinya penyelenggara
proyek harus mempersiapkan berbagai hal. Mulai dari administrasi hingga program
teknis agar setiap step pengerjaan proyek dapat diimplementasikan dengan baik.

Perencanaan yang matang juga dilakukan dengan meletakkan dasar dari tujuan dan
sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan semua program teknis dan
menyiapkan administrasi supaya dapat diimplementasikan.

- Penjadwalan
Pada penjadwalan kita harus merincikan informasi tentang waktu pelaksanaan proyek
dan perkiraaan kemajuan proyek. Bagian ini meliputi progres dari waktu ke waktu,
durasi pekerjaan, dan sumber daya baik tenaga kerja, peralatan, biaya, dan material.

Penjadwalan ini harus diringi proses monitoring dan juga updating. Gunanya untuk
mendapatkan penjadwalan yang realistis supaya sesuai dengan tujuan proyek
tersebut. Karena kalau ada hal yang melenceng dari yang direncanakan, harus
 dilakukanlah evaluasi dan tindakan koreksi agar proyeknya tetap berada di jalur yang
benar.

- Pengendalian Proyek
Garis besar terakhir adalah pengendalian proyek. Tujuan utaman pengendalian
proyek ini ialah mencegah dan meminimalisir penyimpangan yang mungkin terjadi
selama berlangsungnya pengerjaan proyek.

Tujuan lain dari pengendalian proyek yaitu melakukan optimasi kinerja biaya, waktu,
mutu dan juga keselamatan kerja. Kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam tahap
pengendalian proyek antara lain kegiatan pengawasan, koreksi selama proses
pengerjaan proyek, dan pemeriksaan kembali proyek yang tengah digarap.

5. Kegunaan Rencana manajemen proyek adalah:

 Mencakup “Scooping” yang menerangkan tentang batas-batas dari suatu proyek
 Perencanaan “Planning” mengidentifikasi tugas apa saja yang diperlukan dalam
menyelesaikan suatu proyek.
 Perkiraan “Estimating” masing-masing tugas yang dibutuhkan dalam menyelesaikan
suatu proyek harus diperkirakan
 Penjadwalan “Scheduling” seorang manajer proyek harus bertanggung jawah
terhadap penjadwalan semua aktivitas sebuah proyek.
 Pengorganisasian “Organizing” seorang manajer proyek memastikan bahwa semua
anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran dan juga tanggung jawab setiap
orang dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek.
 Pengarahan “Directing” mengarahkan semua kegiatan-kegiatan tim didalam proyek
 Pengontrolan “Controlling” fungsi pengontrolan atau pengendalian ini kemungkinan
adalah fungsi paling sulit dan juga paling penting untuk seorang manajer apakah
proyek akan berjalan semestinya atau tidak.
 Penutupan “Closing” manajer proyek seharusnya selalu memberi penilaian
keberhasilan atau kegagalan kepada kesimpulan dari suatu proyek yang dijalani.