Gestión de Proyectos

Los métodos más utilizados - Resumen

Las 10 metodologías de gestión de proyectos más utilizadas

La gestión de proyectos es el proceso de planificación y ejecución de un proyecto. Implica la

creación de un plan de trabajo o plan de acción y la posterior gestión del mismo para
garantizar que se complete en el tiempo acordado. Indudablemente, es un proceso complejo y
en constante cambio. Por tanto, conocer las distintas metodologías de gestión de proyectos es
un excelente punto de partida para tomar decisiones más acertadas en este ámbito.

En ese sentido, es importante señalar que una metodología de gestión de proyectos se define
como un proceso donde se aplican principios, técnicas y procedimientos. Por lo general, las
metodologías incluyen etapas como la iniciación, la planificación, la ejecución, el seguimiento y
el control, el cierre y la revisión. Cada etapa tiene su propio conjunto de actividades que
apoyan el objetivo general del proyecto.

10 metodologías de gestión de proyectos

1. Agile

Las metodologías de gestión de proyectos Agile se entienden como un enfoque iterativo que

utiliza ciclos cortos de desarrollo con lanzamientos breves y frecuentes (sprints) para obtener
información de los usuarios sobre lo que necesitan a continuación. Esto permite una mejora
continua a lo largo del proceso, en lugar de esperar hasta la finalización para realizar cambios.

Este tipo de metodologías se centra en la creatividad y la flexibilidad por encima de los

calendarios rígidos. Se ha demostrado que funciona bien con proyectos de desarrollo
complejos. Una de las características del Agile es que brinda oportunidades de obtener
comentarios de las partes interesadas a lo largo del proceso para que puedan participar en la
toma de decisiones sobre cómo deben avanzar las cosas la próxima vez o cuáles cambios
deben ser adoptados de manera urgente.

Ventajas

 Es flexible.

 Permite identificar en poco tiempo cuáles tareas son más urgentes o interesantes.

 Hay una constante interacción entre el cliente y el equipo de trabajo.

 De forma sencilla facilita la identificación de errores.

Desventajas

1
  El equipo debe contar con una base sólida y se debe saber cuáles son los roles de
cada en equipo de trabajo.

 Dificulta saber con exactitud cuánto tiempo o dinero se requiere para la ejecución de
un proyecto.

 Si no hay buena comunicación, se pone en peligro todo el trabajo.

2. Scrum

Scrum es una de las metodologías de gestión de proyectos ágil, ya que presenta principios
similares. En ese sentido, se basa en sprints cortos que se usan para crear un ciclo de
proyecto. Este un marco de trabajo es utilizado principalmente para organizar equipos y
tareas. Además, su uso se recomienda en aquellos casos donde se necesita desarrollar
productos rápidamente o cuando los equipos necesitan trabajar en estrecha colaboración en
períodos cortos de tiempo, como es el caso de las startups.

El método funciona dividiendo los grandes proyectos en otros más pequeños llamados sprints.
Se basa en la idea de que hay tres componentes principales para el éxito del proyecto:

 El propietario del producto: Es el responsable de mantener unos objetivos claros para

el desarrollo del producto y priorizarlos en función de lo que quieren los cliente.

 El equipo: Está formado por desarrolladores que trabajan en estos objetivos para

entregarlos de acuerdo con las prioridades establecidas por su propietario del
producto.

 El producto en sí mismo.

Ventajas

 Ofrece un conjunto claro de reglas sobre cómo trabajar como un equipo.

 Es simple, flexible y eficaz.

 Te ayuda a centrarte en lo que hay que hacer, en lugar de distraerte con cosas que no
tienen tanta relevancia dentro del proyecto.

2
  Permite ver el progreso que el equipo hace cada día.

Desventajas

 Da mejores resultados para equipos pequeños. Las grandes empresas que lo aplican
suelen tener un margen de error elevado.

 Requiere que el equipo sea de alto rendimiento o con habilidades laborales de alta

cualificación.

 Con el método scrum se necesita hacer una exhaustiva coordinación de plazos y

tareas.

3. Kanban

Kanban tiene la particularidad de que ayuda a los miembros de los equipos a mantener una
estructura sencilla y a centrarse en aquellas tareas más necesarias o importantes. Kanban, a su
vez, permite visualizar mejor los flujos de trabajo y el progreso de los proyectos. ¿Cómo se
logra esto? Mediante tarjetas que representan cada paso de una operación o proceso.

Estas tarjetas se colocan en un tablero (a menudo conocido como muro kanban) donde
permanecen hasta que se completan, momento en el que pasan a la siguiente etapa del
proceso. Con esta metodología, se puede identificar los cuellos de botella y mantener al
equipo en el buen camino.

Ventajas

 Con esta metodología se puede centrar en una cosa a la vez sin distraerse con otras
cosas que hay que hacer.

 Ayuda a mantener los proyectos en el calendario asegurándose de que no estás

haciendo multitasking.

 Aumenta la eficiencia, mejora la productividad y reduce los costes.

Desventajas

 Los tiempos de entrega son mucho más cortos.

 El almacenamiento del método kanban en grandes empresas es muy costoso.

3
  Esta metodología no se aplica a todos los tipos de trabajos.

4. Scrumban

Scrumban es una metodología híbrida entre el método Scrum y Kanban. Al respecto, utiliza lo

mejor de Scrum y Kanban, ya que Scrumban combina el enfoque en iteraciones cortas que está
presente en Scrum con el flujo continuo de trabajo que se asocia con Kanban. Además,
Scrumban usa un ciclo de sprint, pero con la diferencia de que permite que se agreguen tareas
individuales al plan.

Con Scrumban lo que se pretende es entregar valor a los clientes, mientras, paralelamente, se
optimiza la utilización de los recursos, la eliminación de los residuos y el aumento de la
producción. En algunas ocasiones, esta es una de las metodologías de gestión de proyectos
que sirven como modelo de transición, para empezar a utilizar Scrum o Kanban,
respectivamente.

Con Scrumban, el trabajo se prioriza según la complejidad de la tarea y límites estrictos con
respecto a la cantidad de tareas en progreso. Adicionalmente, estos proyectos no tienen que
tener necesariamente una fecha de vencimiento y no cuentan con jerarquías.

Ventajas

 Es excelente para empezar a darle seguimiento al trabajo que se está realizando.

 Es perfecto si quieres que tu equipo de trabajo cuente con mayor autonomía o

empiece a probar el smart working.

 Puede ser empleado en proyectos a gran escala.

Desventajas

 No hay un marco estándar para seguir, por eso, la forma de aplicar el método
Scrumban puede variar de un equipo a otro.

 Hay menos control por parte de los gerentes de proyectos.

5. Six Sigma

4
Con Six Sigma se busca alcanzar la mejora continua de los procesos y la eliminación de fallas y,
en la mayoría de los casos, es entendida como una filosofía. Lo más curioso de Six Sigma es
que propone reducir los defectos en un 99,99966 %.

Básicamente, se basa en que hay tres tipos de defectos: críticos, importantes y triviales. Los
defectos críticos son obviamente malos e indeseables porque impiden el uso del producto o lo
hacen totalmente inutilizable. Los defectos importantes son menos graves, pero siguen
causando problemas a los usuarios. Finalmente, los defectos triviales son inconvenientes
menores que no afectan realmente al funcionamiento del producto.

Cada vez que se encuentra una cadena de errores no se intenta solucionarlos todos al mismo
tiempo, sino que se centra en un área a la vez hasta que hayan identificado todos los lugares
donde se producen errores con más frecuencia y se hayan solucionado cada uno de manera
independiente. La metodología Six Sigma consta de cinco fases: Definir, Medir, Analizar,
Mejorar y Controlar.

Ventajas

 Mejora todos los procesos.

 Soluciona los problemas de raíz para que no vuelvan a producirse en el futuro.

 Aumenta la satisfacción del cliente.

 Provoca el aumento de la productividad laboral.

 Involucra todas las áreas de la empresa.

 Aumenta la calidad de los productos o servicios que ofrece una determinada empresa.

Desventajas

 Requiere una importante inversión de tiempo y dinero para su aplicación.

 Demanda un nivel de análisis muy complejo para agrupar los datos.

 Puede hacer que se pierda la misión de la empresa.

 Su implementación no es recomendada para pymes o emprendedores.

6. Método de ruta crítica

5
El método de ruta crítica (CPM), como su nombre lo indica, facilita la identificación de las
tareas críticas dentro de un proyecto. Fue ideado a finales de 1950 y se usa con frecuencia
para planificar proyectos y priorizar tareas. Por lo general, se aplica en proyectos complejos
que tienen múltiples actividades.

¿Cómo funciona? Se trata de identificar todas las tareas necesarias para completar el
proyecto y, a continuación, calcular el tiempo que tardará cada una de ellas, es recomendable
que se incluyan los posibles retrasos. Una vez identificados estos elementos, se puede crear un
gráfico que muestre el tiempo que tarda cada tarea y su relación con otras tareas del proyecto.

La ruta crítica es el camino más largo de esas tareas. Si se descubre que se puede acortar ese
camino completando antes alguna otra tarea o grupo de tareas, el proyecto tardará menos en
completarse. Para que no haya fallas, es importante que se defina todos los escenarios. Por
ejemplo, pregúntate: si una tarea no se realiza a tiempo, ¿provocaría una reacción en cadena
que afecta a otras partes del plan?

Ventajas

 Ayuda a los gestores a identificar aquellas actividades que son lentas o costosas para
que puedan hacer ajustes antes de que se conviertan en problemas más adelante en el
proyecto.

 Permite tener una mayor claridad acerca de las tareas que pueden realizarse en
paralelo.

 Facilita la creación de documentos ordenados.

 Contribuye a optimizar la duración de un proyecto.

 Fortalece la percepción del equipo.

Desventajas

 La ruta crítica amerita que se calcule con bastante precisión.

 Puede que en algunas ocasiones sea difícil estimar el tiempo de finalización de una

actividad.

 No toma en cuenta la capacidad de asignación de recursos.

7. PRINCE2

6
PRINCE2 es el acrónimo de PRojects IN Controlled Environments que, en español, significa
proyectos en ambientes controlados. Es una de las metodologías de gestión de proyectos más
populares de todo el mundo. De hecho, es aplicado en organizaciones gubernamentales,
militares y comerciales a nivel global para ayudarles a gestionar con éxito sus proyectos. ¡Y los
buenos resultados que reportan son asombrosos!

De esta manera, es un enfoque estructurado para planificar, controlar, medir e informar

sobre los proyectos. De igual forma, PRINCE2, tiene la misión de ayudar a las empresas para
que puedan empezar a llevar a cabo sus proyectos de forma más eficiente y con menos
riesgos.

Son siete los procesos que se involucran en el método PRINCE2. Estos son:

 Puesta en marcha del proyecto.

 Dirección del proyecto.

 Inicio del proyecto.

 Control del proyecto.

 Gestión de la entrega de productos.

 Gestión de los límites de cada fase.

 Cierre del proyecto.

Ventajas

 Es un marco de trabajo flexible, porque se puede adaptar a las dimensiones del

proyecto, a la propia terminología que utilizan las organizaciones, a las técnicas y
herramientas que se utilizan a nivel interno, etcétera.

 Es confiable y estable en el tiempo.

 Puede ser usado cuando se detecta un nivel de riesgo elevado en una empresa u
organización.

 Utiliza sistemas de control para garantizar que el proyecto cumple con los objetivos
previstos.

7
  Funciona como una herramienta de diagnóstico para evaluar la madurez en la
dirección de proyectos.

Desventajas

 No se recomienda su aplicación en proyectos que deben entregar resultados en el

corto plazo, debido a que amerita seguir un marco de trabajo bien estructurado.

 Todos los cambios requieren ser justificados, por lo que se necesita presentar
documentación que sustente una posible redirección del proyecto.

 En algunos proyectos específicos, podría necesitar ser complementado con otras

metodologías de gestión de proyectos.

8. Metodología Lean

Esta metodología parte de la premisa de lograr más, pero con un menor esfuerzo. Visto de otra
forma, la metodología Lean permite satisfacer las demandas del consumidor utilizando el
mínimo de recursos posibles. Esta metodología fue fundada durante la década de los 70.
Asimismo, busca eliminar el desperdicio en los procesos de trabajo. Este tipo de desperdicio se
lo conoce como las tres M:

 Muda: Prácticas que consumen recursos, pero que no añaden valor.

 Mura: Son los residuos que quedan por la sobreproducción.

 Muri: Es la sobrecarga que surge cuando se llevan al máximo los recursos.

Ventajas

 Permite ajustar las actividades de una empresa a las necesidades de los consumidores.

 Al basarse en la filosofía de desperdicio cero, deja un impacto positivo en el

medioambiente.

 Aumenta la rentabilidad de la mayoría de los modelos de negocio.

 Reduce los tiempos de entrega de productos y servicios.

Desventajas

8
  No permite encontrar soluciones rápidas cuando se detecta una deficiencia en los
inventarios.

 Algunos empleados pueden sentir rechazo por la implementación de algunos cambios.

 Al inicio, su implementación requiere de grandes gastos.

9. Guía PMBOK

El Project Management Body of Knowledge (PMBOK) es una extensa guía para la gestión de
proyectos. Proporciona un enfoque sistemático para tomar decisiones sobre proyectos
basados en las necesidades y prioridades únicas de la organización. Además, tiene el propósito
de ser referencia completa para cualquier persona relacionada con la gestión de proyectos.

La Guía PMBOK está conformado por cinco fases:

 Inicio del proyecto: Aquí se debe de establecer el alcance, tiempo, coste, calidad,

riesgo y recursos del proyecto.

 Planificación del proyecto: Hace referencia a la estructura o desglose del trabajo,

duración del cronograma y recursos del mismo.

 Ejecución del Proyecto: Esto incluye la medición, control y mejora continua.

 Desempeño del proyecto: Es hacer procesos de seguimiento y control tanto a nivel

interno como externo.

 Cierre del proyecto: Es la fase final, se debe hacer un análisis del proceso y de las
metas alcanzadas.

Ventajas

 Tiene la capacidad de estandarizar las tareas y asignaciones

 Se convierte en un gran marco de trabajo para los individuos que quieren mejorar sus
propias habilidades de gestión de proyectos.

 Mejora el flujo de comunicación.

 Aumenta las posibilidades de éxito de un proyecto.

9
  Hace énfasis en el uso de recursos de manera eficiente.

Desventajas

 Es demasiado complejo para proyectos pequeños.

 A veces no se adapta correctamente a todas las áreas empresariales.

 Quienes lo ejecutan pueden llegar a tener una actitud rígida con sus colaboradores.

10. Programación extrema (xp)

En décima posición tenemos la Programación extrema, otra de las metodologías de gestión de

proyectos que se centra en la creación de ciclos de desarrollo cortos con muchas versiones,
con el propósito de gestionar proyectos dinámicos con plazos ajustados. Una de sus
características más marcadas es que hace muchísimo hincapié en la colaboración con el
cliente.

Existen tres valores en la programación extrema: comunicación, simplicidad y

retroalimentación. La comunicación significa trabajar en equipo y en aras de que todos sepan
el estatus del proyecto; la simplicidad, ya que la Programación extrema tiene la misión de
construir soluciones sencillas en lugar de complejas; y la retroalimentación, que es idear
estrategias para recibir constantemente la opinión de los usuarios.

Ventajas

 Permite que el equipo de desarrollo haga mejoras constantes a sus procesos.

 El cliente se convierte en un elemento clave.

 Ayuda a ahorrar dinero.

 Amerita que se realicen pruebas de funcionamiento seguidas.

 Evita tanto como sea posible las decisiones burocráticas y actúa de forma dinámica.

Desventajas

 El hecho de involucrar tanto al cliente puede ser contraproducente, porque puede

querer modificar cuestiones técnicas, donde no es un experto.

10
  Es difícil llevar un control o registro de todo lo que se ha hecho.

 Los proyectos más complejos no son viables para este tipo de metodología.

Palabras Finales

En la gestión de proyectos no existe una forma única de trabajar, por eso, resulta
imprescindible conocer las metodologías, para así poder elegir una que realmente nos ayude a
cumplir con las metas y objetivos propuestos dentro de la empresa u organización. Lo que sí es
seguro es que en la actualidad todos los equipos van a poder encontrar la metodología de
gestión de proyectos que les sea más efectiva y esperamos que este artículo haya ayudado a
tener una mejor noción sobre cada una de ellas.

Fuente: https://coworkingfy.com/metodologias-de-gestion-de-proyectos/

11
Cuadernillo explicativo

¿Qué es la metodología de los 5 porqués?

El método de los 5 porqués es una forma sencilla y eficaz de ayudarte a identificar la raíz de
un problema. Es una gran herramienta para establecer objetivos o para identificar y resolver
problemas. En ese sentido, cuando se analiza o se resuelve un problema mediante el método
de los 5 porqués, se está profundizando en el problema hasta que se descubre la causa real del
mismo. A partir de ahí, estás listo, en teoría, para empezar a pensar en soluciones.

Lo positivo de esta técnica es que prácticamente no tiene ninguna dificultad para ser aplicada.
Y la verdad es que llegar a la causa de un conflicto solo te tomará un breve momento.
Precisamente por su simplicidad es que puede ser aplicada en todos los contextos por
personas de cualquier área profesional y laboral.

Origen de la técnica de los 5 porqués

El método fue desarrollado por Sakichi Toyoda, uno de los fundadores de Toyota Industries y
padre de la ingeniería industrial japonesa. Él creía que hacer las preguntas correctas era una

12
parte esencial de la resolución de problemas y la mejora de procesos. Posteriormente, el
arquitecto del sistema de producción de Toyota, Taiichi Ohno, describió el método de los 5
porqués como las bases de un enfoque científico de Toyota.

De esta manera, Ohno sostenía que este método de los 5 porqués era ideal para ser puesto en
práctica en situaciones críticas y así ayudar a resolver problemas internos dentro de la
organización. En sus orígenes, se explicó que una persona debe, como mínimo, preguntarse 5
porqués hasta llegar a desentrañar los orígenes de un problema.

Aunque los orígenes de esta técnica de los 5 porqués, como ya lo mencionamos, está ligada a
Toyota, en la actualidad está siendo aplicada en dentro de la metodología Kaizen, el Six Sigma,
así como la manufactura esbelta.

¿Para qué sirve la técnica de los 5 porqués?

 Puede ayudar a cualquier empresa a conocer mejor sus puntos débiles: En efecto,
una de las principales utilidades de esta metodología de los 5 porqués es esta. De
hecho, también ayuda a encontrar mejores formas de resolver los problemas y a
introducir mejoras en sus procesos.

 Fomenta que se generen un sinnúmero de ideas enfocadas en el camino de la causa

más probable.

 Facilita el trabajo colaborativo.

 Puede tener como resultado que al final del proceso se resuelvan otros problemas
entroncados o relacionados con el que hemos comenzado.

 Es ideal para ahorrar tiempo y tomar decisiones mucho más acertadas.

 Te llevará a disminuir los riesgos en la gestión empresarial.

 Preguntar «por qué» 5 veces obliga a los equipos de trabajo a profundizar en el

problema en cuestión y les ayuda a evitar sacar conclusiones prematuras.

 Puede ser integrada con otras herramientas para solucionar problemas o con técnicas
como el diagrama de Ishikawa.

¿Cómo aplicar los 5 porqué?

13
1. Pregúntate qué está pasando

Para aplicar la metodología de los 5 porqués, lo primero que debes hacer es identificar
abiertamente qué es lo que está sucediendo. ¿Cuál es el problema que debes solucionar?
Luego de que determines qué es lo que estás buscando resolver, empieza con una lluvia de
ideas para vislumbrar algunas razones o generar más ideas.

2. Define «por qué» está sucediendo esa situación

Con este paso, se empezaría a definir el primer «por qué» dentro de esta metodología. La idea
es que te hagas una pregunta similar a la siguiente: ¿por qué está pasando esto? Anota todas
las posibles razones que se te ocurran, ten en cuenta que muchas se irán descartando en la
medida que se avance en el proceso.

3. Determina las posibles razones de la causa de una situación específica

Es posible que durante la fase anterior ya hayas llegado a las posibles razones por las que se
está presentando una situación en una empresa u organización. Ahora, es el momento
de buscar todas las causas específicas que podría estar provocando un problema. Aquí la idea
es que seas muy concreto y dejes solo esas razones que tienen más probabilidad de ocurrir. Sé
sensato y selecciona al menos tres posibles razones para una causa específica.

4. Continúa con el planteamiento del problema

Sigue preguntándote el «por qué» hasta llegar al origen o raíz del problema. Tienes que
hacer todas las preguntas necesarias que contribuyan a que encuentres una posible causa-
efecto. Esta técnica se centra en los procesos, por lo que no debes hacer preguntas que
empiecen por «quién» o «quiénes».

5. Plantea las soluciones

¿Ya llegaste al fondo de un problema? Lo siguiente es comenzar a hacer sugerencias para

solucionar el problema, esto es clave a la hora de hacer un análisis de 5 porqué. El objetivo es
que logres una solución de forma que no se repita el mismo incidente en el futuro.

Ejemplo de los 5 porqués

14
1. Problema: Quieres irte de vacaciones…

Para ejemplificar este método de los 5 porqués hemos planteado una situación hipotética
donde un empleado desea irse de vacaciones, sin embargo, el jefe de la empresa asegura que
no puede ser posible. Pero, ¿por qué se presenta este problema?

En la práctica, tenemos que preguntarnos:

 ¿Por qué este empleado no puede obtener sus vacaciones? Porque tiene la
responsabilidad de crear las especificaciones de un proyecto.

 ¿Por qué no ha realizado esta tarea? Porque la semana pasada se le cayó el portátil y
perdió todas sus notas.

 ¿Por qué no recuperó la información? Porque no comprobó las fechas de entrega y no

cuenta con un disco duro de respaldo.

 ¿Por qué no tiene un disco duro de respaldo? Porque jamás consideró la posibilidad de
que su portátil se cayera.

 ¿Por qué debe retrasar sus vacaciones? Porque necesita cumplir con las exigencias del
trabajo para el que fue contratado.

En este caso, hemos llegado al fondo del asunto. El jefe no puede aprobar las vacaciones si el
empleado no ha cumplido con su rol. En ese sentido, la solución es encontrar otra fecha para
descansar.

2. Problema: Cliente insatisfecho

En el segundo ejemplo de la técnica de los 5 porqués tenemos que un cliente se mostró

insatisfecho con un producto que adquirió recientemente e informó que no seguirá
comprando en esa empresa. ¿Por qué pasó este problema? Se puede intentar con las
siguientes preguntas:

 ¿Por qué la compañía perdió a ese cliente? Porque no estaba contento con el
producto.

 ¿Por qué estaba insatisfecho con su producto? Porque no funcionaba de forma fiable.

 ¿Por qué no funcionaba de forma fiable? Porque no se probó lo suficiente antes de

enviarlo.

 ¿Por qué no se probó lo suficiente antes de enviarlo? Porque los empleados estaban
centrados en el control de los costos y se olvidaron de hacer las suficientes pruebas de
control de calidad.

15
  ¿Por qué estaban demasiado centrados en el control de costes como para hacer
suficientes pruebas de control de calidad? Porque no estaban bien informados sobre lo
mucho que nuestros clientes valoran la fiabilidad.

En definitiva, esta empresa debe retirar el producto del mercado para evitar seguir perdiendo
clientes. Adicionalmente, tiene que trabajar en agregarle mayor calidad, haciendo las pruebas
suficientes para alcanzar este propósito.

3. Problema: El aire acondicionado de una empresa ha dejado de funcionar

Para el tercer ejemplo de la metodología de los 5 porqués tenemos que el aire acondicionado
de una organización ha dejado de trabajar correctamente. ¿Por qué ha ocurrido? Veamos:

 ¿Por qué dejó de funcionar el aire acondicionado? Porque está estropeado en alguna
de sus partes físicas.

 ¿Por qué se ha estropeado? Porque el motor falló.

 ¿Por qué falló el motor? Porque se sobrecalentó.

 ¿Por qué se sobrecalentó? Porque hubo un desajuste en la correa.

 ¿Por qué había una desalineación en la correa? Porque un empleado se olvidó de

realizar el mantenimiento rutinario.

A partir de estas respuestas, podemos determinar que lo necesario es, en primer lugar,
cambiar el motor. En segundo lugar, el empleado tiene que programar mejor los horarios para
realizar el mantenimiento de rutina.

Palabras finales

Como verás, los 5 porqué es una técnica excelente. Una de las últimas recomendaciones que
podemos darte es que evites hacer suposiciones de una causa o dejarte llevar por prejuicios.
¡Mantén una postura objetiva! Del mismo modo, ten en cuenta que a pesar de que se hablan
de 5 preguntas iniciales, puedes seguirlas haciendo hasta que llegues a la causa original de un
problema.

¿Qué es la metodología Scrum?

16
El modelo Scrum es un marco de trabajo donde se aplican un conjunto de prácticas con el
propósito de trabajar colaborativamente y alcanzar mejores resultados en un proyecto. De
igual manera, contribuye a fomentar el trabajo en equipo y el aprendizaje colaborativo. Los
pilares en los que se basa este método son: la transparencia, inspección y adaptación.

La metodología Scrum consiste en hacer entregas parciales y regulares. Todos los participantes
tienen que estar informados acerca de las asignaciones y las responsabilidades que deben
cumplir. Es ideal para aplicar en aquellos contextos donde se maneja una carga elevada de
cambios o en grupos de gran tamaño, ya que es una metodología ágil con un alto nivel de
flexibilidad. De esta manera, permite ajustar sus resultados y responder a las exigencias reales
y exactas del cliente.

Características de la metodología ágil Scrum

 Permite una correcta gestión de las expectativas del cliente.

 Fija un límite de tiempo máximo para cumplir con objetivos.

 Da prioridad o mayor relevancia a aquello que es de más interés para el cliente.

 Funciona en equipos autodirigidos y de equipos de alto rendimiento.

 Amerita constantes reuniones de trabajo, principalmente de seguimiento, para saber

cuál es el estatus del proyecto. Lo positivo de estas reuniones virtuales o presenciales
es que no demoran más de 15 minutos.

 Los equipos se mantienen cohesionados, con una comunicación estable y efectiva.

Asimismo, trabajan de forma sincronizada y organizada.

 Tiene que haber transparencia; todos los involucrados deben tener conocimiento
sobre qué está ocurriendo en el proyecto en todas sus fases.

 Se debe dar un proceso de inspección y revisión para detectar problemas o tomar

decisiones.

 El equipo tiene que estar dispuesto a ajustarse en caso de que haya cambios de último
minuto.

 Busca que se tenga una visión dinámica y flexible.

Historia de la metodología ágil Scrum

El origen de la metodología Scrum para proyectos se encuentra en los años 80, cuando Ikujiro
Nonaka e Hirotaka Takeuchi acuñaron y definieron este término. En ese sentido, sus
creadores se inspiraron en las formaciones de los equipos de rugby y bautizaron esta como
una nueva manera de trabajar.

De hecho, ellos amplían la similitud entre la metodología Scrum y el rugby:

17
«El enfoque de las carreras de relevos para el desarrollo de productos entra en conflicto con el
objetivo de obtener la máxima velocidad y flexibilidad. En su lugar un enfoque como el rugby,
donde el equipo intenta avanzar como equipo, enviando el balón hacia atrás y luego avanzar,
sirve mejor a los desarrollos competitivos que se ven hoy en día».

En sus orígenes el método Scrum estaba enfocado en empresas de productos

tecnológicos para tener un control de procesos empíricos, mejorar continuamente la
productividad y adaptarse al desarrollo de sistemas complejos. Sin embargo, progresivamente
ha ido evolucionando hasta adaptarse a distintos tipos de labores con flujos de trabajo
variados.

¿Cuándo aplicar la metodología Scrum?

Este modelo Scrum es ideal que se aplique en aquellos contextos donde se maneje un
volumen elevado de compromisos y no se tenga claro qué es lo más importante o urgente.
También es recomendable en situaciones de incertidumbre laboral, cuando los proyectos no
están bien definidos o no existe cohesión entre los miembros del grupo de trabajo.

En las empresas también pueden darse circunstancias donde no se esté trabajando de manera

correcta o haya desorganización. Pero al aplicar este modelo, se puede identificar y solucionar
ineficiencias de forma sistemática.

La metodología Scrum, del mismo modo, es útil en situaciones donde existen una alta
rotación de personal, porque sistematiza y permite reaccionar frente a los competidores. Al
mismo tiempo, se puede tener una mejor claridad acerca del tipo de profesional que necesitas
sumar a tu equipo.

¿Tienes problemas en la gestión del tiempo? ¿Sientes que las horas laborales no son
suficientes? ¿Necesariamente tienes que trabajar horas extras para poder entregar tus tareas?
¡Entonces es momento de aplicar el modelo Scrum! Porque sirve para optimizar los tiempos.

Por otro lado, pueden darse situaciones donde los clientes demanden el uso de un proceso
sumamente especializado, ¡y ahí se puede usar perfectamente la metodología Scrum! Pues
con ella se puede identificar factores, características o elementos especializados que faciliten
la ejecución del proyecto.

Fases de la metodología Scrum

18
La estructura de la metodología Scrum se compone de cinco fases que deben ser cumplidas a
cabalidad para que este modelo funcione correctamente en las empresas u organizaciones y
lleve a los equipos al otro nivel.

Fase 1: Product Backlog

Esta es una de las etapas de la metodología Scrum principales. Consiste en obtener

información detallada acerca del proyecto. ¿Cuál es el diagnóstico?, ¿cuáles son las metas que
se pretenden alcanzar?, ¿cómo impactará el proyecto en la empresa? También es una fase
donde se empiezan a definir las tareas prioritarias.

En el Product Backlog lógicamente se tienen que establecer objetivos. Pero, a diferencia de

otras metodologías, no es necesario que se haga una lista exhaustiva de todos los objetivos.
Con algunos generales se puede arrancar.

Fase 2: Sprint Planning

Esta fase consiste en planificar qué persona realizará ciertas actividades, cuáles son los
criterios de entrega y en cuánto tiempo se espera que lo haga. La planeación del Sprint se
debe dar tomando en cuenta el perfil profesional de cada miembro así como sus habilidades
laborales y personales.

Fase 3: Ejecución del Sprint

Es cuando finalmente se empiezan a llevar a cabo las tareas. Es decir, se tiene que empezar a
trabajar en los entregables. Usualmente, la ejecución de un Sprint no puede tardar más de un
mes.

Fase 4: Scrum team meeting

Hacen referencias a reuniones diarias con una duración que no exceda el cuarto de hora. De
esta forma, la idea es que se responda a preguntas como: ¿qué hiciste ayer?, ¿qué tienes
planeado para hacer hoy?, ¿te has encontrado algún obstáculo? La idea es que se puedan
identificar retos o encontrar problemas que impidan el avance.

Fase 5: Sprint Review y Retrospective

El Sprint Review son todas las revisiones que se hacen con respecto a las tareas. Su objetivo
es ir controlando el status del proyecto. También se puede dar un proceso de retrospectiva,
donde se traten algunos puntos que pueden ser: ¿qué se hizo mal durante el Sprint?, ¿qué
inconvenientes se presentaron? o ¿cuál fue aquella acción que se realizó bien y que se puede
repetir?

Herramientas del Scrum

19
Para aplicar estas fases sin inconvenientes, la metodología Scrum provee ciertos elementos
que contribuyen a que todo el proceso sea ordenado. Estas son:

 User Stories o Historias de Usuario: Su finalidad es brindar información acerca del

comportamiento que se requiere para las asignaciones. También permite que el
cliente conozca si existen modificaciones.

 Sprint Backlog: Son todos los requerimientos para definir un Sprint. En este caso, se
incluyen tanto las User Stories como el Product Backlog.

 The Taskboard o Planes de Tareas: Es un panel de tres columnas (por hacer, haciendo
y terminado), que muestra todas las tareas asignadas al equipo. Este panel puede ser
virtual o en forma de vision board.

 Definition of done: Son todas las tareas que se acuerdan realizar antes de que culmine
el proyecto.

Lectura relacionada: Moodboard | Vence el bloqueo creativo con esta herramienta

Roles en la metodología Scrum

Dentro de la metodología de trabajo Scrum existen cuatro roles básicos:

 Product owner o Propietario del producto: Es la persona que representa a la empresa.

Tiene la responsabilidad de determinar las prioridades de un proyecto.

 Stakeholders o Interesados: Son otros directivos de la empresa, clientes o inversores,

que se interesan por conocer cómo se va desarrollando el proyecto y cuál ha sido el
resultado final.

 Equipo de desarrollo: Son quienes ejecutan las tareas. Por lo general, son equipos
conformados por 3 y 9 miembros.

 Scrum Master o facilitador de proyectos: Es quien se encarga de gestionar

las dinámicas de equipo, permite que el equipo se enfoque en tareas que lleven a la
excelencia y eliminan cualquier impedimento que afecte el rendimiento del equipo.

Ventajas y desventajas de la metodología Scrum

20
Beneficios de la metodología Scrum

 Utilizar la metodología Scrum permite que se puedan tener productos en el mercado

en un tiempo récord o muchísimo menor en comparación a si se utilizaría otro tipo de
metodología.

 Los clientes se sienten involucrados en todo el proyecto. Adicionalmente, pueden dar

sus observaciones o comentarios en el momento adecuado.

 Ofrece espacio para cambiar de rumbo si así fuese necesario.

 Permite evaluar el rendimiento individual y grupal de los individuos.

 Ayuda a tener una mejor comunicación interna.

 Los equipos tienen un nivel de satisfacción y motivación laboral superior.

 Toma en cuenta todas las opiniones, dudas o comentarios de los trabajadores.

 Se entrega contenido y productos de valor con mucha más frecuencia.

Desventajas de la metodología Scrum

 Amerita un cambio en la cultura organizacional que pocas empresas están dispuestas a

asumir.

 Su correcta implementación es un proceso que puede demorar bastante. ¡Se debe

tener paciencia y no pretender tener resultados durante los primeros días!

 Es difícil la conformación de equipos multidisciplinarios.

 No siempre se obtienen resultados de calidad, especialmente cuando los equipos

deciden seguir el camino corto para la ejecución de un Sprint.

 Los clientes que solicitan cambios constantes pueden hacer que se estanque el
proyecto.

 Es una forma de trabajo exigente.

 Puede haber ambigüedad en el proyecto.

21
Metodología Scrum paso a paso

La metodología Scrum tiene que necesariamente ser aplicada siguiendo un conjunto de pasos.
¡Toma nota de cada uno de ellos!

1. Arma tu equipo

Es indispensable que tengas un equipo de trabajo con el que cuentes para la realización de los
Sprint. Este equipo se recomienda que sea autónomo y multidisciplinario. Asimismo, es
conveniente que las personas sean responsables y realmente puedan cumplir con todas las
exigencias.

2. Realiza un diagnóstico y haz una lista de prioridades

Lo siguiente es que conozcas tanto como sea posible las características del proyecto. Una vez
que hayas hecho esta investigación, define objetivos y elabora una exhaustiva lista de
prioridades.

3. Designa roles

Para avanzar correctamente en la metodología Scrum tendrás que asignar los roles. Una
recomendación para evitar confusiones, es que debes procurar que cada persona tenga un
solo rol, para que no haya un cruce de funciones y responsabilidades.

4. Planifica los Sprint

Estas son las actividades a ejecutar para cumplir con el proyecto. Para que tengas un
esquema más preciso, puedes utilizar una Burndown Chart o pizarra de Scrum, donde
básicamente se detallan las actividades. O también podrías en un Taskboard señalar todo lo
pendiente por hacer y lo que se ha hecho.

5. Define la duración de los Sprint

Con el método Scrum cada Sprint debe tener una duración comprendida entre los 7 y 30 días,
dependiendo su complejidad. ¡Establécelo desde el inicio para que todos en el equipo sepan
con qué deben cumplir!

6. Coordina las reuniones

22
No se trata de reuniones superfluas o sin contenido: ¡Tienen que ser productivas! Estas
reuniones tendrán varias funciones: dar seguimiento diario; servir como retrospectiva y de
conclusión una vez que se ha finalizado con el proyecto.

Herramientas Scrum para la gestión ágil de un proyecto

VersionOne

VersionOne es de las herramientas más populares para la gestión de esta metodología. Ofrece

una opción denominada Conversations que permiten el intercambio de estados, preguntas y
foros de discusión. También ofrece un espacio exclusivo para que los gerentes de productos,
los propietarios y los planificadores puedan gestionar sus propios proyectos o Sprint.

VersionOne tiene una versión gratuita, pero también puedes probar alguno de sus planes que
tienen un valor desde los 29 dólares mensuales.

Jira Software

Jira Software es altamente utilizada en todo el mundo. En ese sentido, tiene todo lo necesario
para que cumplas tu proyecto con la mayor eficiencia posible. Este software está diseñado
para que puedas planificar, supervisar o publicar. Puedes crear informes y realizar un
seguimiento acorde.

Jira Software no tiene versión gratuita. Deberás pagar desde 10 dólares mensuales por usar el
servicio. ¡Pero realmente vale la pena! Si tu equipo es de 11 hasta 100 personas puedes
conseguir mejores tarifas.

Axosoft

Con Axosoft se puede optimizar procesos operativos. Tiene funciones que contribuyen con la
planificación y análisis de la evolución del proyecto. Con su opción de análisis automatizados,
gráficos y un tablero podrás tener mejor visualización y difusión de las tareas. Axosoft es de
pago, pero puedes probar su prueba gratuita por 14 días.

ScrumDo

Esta es una herramienta específicamente diseñada para implementar las metodologías

Scrum, Kanban y Scrumban. Posee atractivas integraciones a aplicaciones de terceros, tableros

23
de proyecto, notificaciones y alertas, incorporación de calendario e informes estadísticos
basados en la metodología Scrum.

En su web, ScrumDo afirma que los equipos y organizaciones ágiles que hacen uso de esta
herramienta pueden aumentar su productividad hasta en un 355 %. ¿Lo pruebas? Tienen dos
modalidades de planes: Scrumban cuesta 8.99 dólares al mes y Safeban tiene un valor de 59.99
al mes.

iceScrum

iceScrum promete ser todo lo que se necesita para gestionar proyectos ágiles. Con ella,
podrás crear historias para representar las características principales de tu producto, coordinar
el trabajo, monitorear indicadores y organizar tareas por columnas. Puedes probarlo gratis o
revisar sus planes que van desde los 8.90 euros hasta los 349 euros al mes.

Ejemplo de metodología Scrum

Un viajero desea visitar los sitios más interesantes que ver en la India. No obstante, no sabe
cómo manejar el tema de las visas, permisos e itinerario, por lo que decide contratar una
agencia de viajes. Esta empresa puede cumplir con sus necesidades. Sin embargo, manejan
tantos clientes mensualmente que toman la decisión de usar la metodología Scrum por cada
persona que llega solicitando sus servicios.

Para ello, eligen un equipo que se encargará de que el viaje a la India de este cliente sea
inolvidable. Definen roles claves de la metodología Scrum y posteriormente hacen una lista de
tareas donde incluyen Sprints como comprar boletos de avión, solicitar visas si es necesario,
comprar tickets para entrar a alguna de las atracciones turísticas de este país, coordinan el
hospedaje, las comidas y el medio de transporte que utilizará el cliente, entre otros.

Muchas de estas tareas dependen de terceras empresas. Por lo que constantemente hacen

reuniones en equipo para conocer los presupuestos, disponibilidad y si ha habido algún
imprevisto. Una vez que han cumplido con todos los Sprint (en un tiempo que no excede el
mes), la agencia de viaje le notifica al cliente que está listo para viajar.

Lo anterior es un ejemplo práctico de cómo el método Scrum sirve para coordinar tareas,
conformar un equipo y satisfacer al cliente en poco tiempo. Como se ve en este ejemplo, esta

24
metodología acelera los procesos y hace que sea mucho más ágil y fácil de coordinar y
supervisar.

Empresas que utilizan metodología Scrum

Amazon

Una de las primeras empresas en utilizar la metodología Scrum fue Amazon, la popular
compañía estadounidense de comercio electrónico. Amazon ha explicado que la clave al
implementar el modelo Scrum fue darles autonomía a los equipos que a su vez estaban
conformados por no más de 9 personas, escuchar a los colaboradores y formar a los equipos
para que trabajen en conjunto entre sí.

Google Adwords

Google Adwords, la división de Google que gestiona muchos de los ads que ves en la web, hace
uso de la metodología Scrum en su cotidianidad. De esta manera, aseguran que sus equipos
tienen la libertad de ir modificando los tiempos de entrega, si lo consideran necesario. Ese es
su punto clave. También han implementado las reuniones semanales de seguimiento.

Apple

Apple, la empresa estadounidense que diseña y produce equipos electrónicos, software y

servicios en línea, es pionera haciendo uso constante de la metodología Scrum. Gracias a este
modelo han obtenido grandes beneficios. ¿Cuál es el secreto? Pues que en Apple distribuyen
las tareas en equipos pequeños, establecen ciclos marcados donde se detallan los Sprint y la
responsabilidad es tanto individual como compartida.

Palabras finales

La metodología Scrum, sin duda, tiene el poder de agilizar el trabajo y los procesos dentro de
una empresa. 

¿Qué es un scrum master?

25
Un scrum master es una persona que tiene el objetivo de aplicar la metodología Scrum en
algún proyecto o empresa. Ser scrum master significa convertirse en un entrenador y
facilitador de equipos. Esta persona, conjuntamente con otros roles de equipo Scrum, como el
product owner, los stakeholders y el team de desarrollo, hacen posible que el método Scrum
sea realmente efectivo.

El scrum master permite que se eliminen los obstáculos o impedimentos que se van
presentando durante la ejecución de un plan de acción o en el logro de los objetivos.
Asimismo, tiene el deber de asegurarse de que todos los involucrados conozcan el
funcionamiento de la metodología Scrum y que todas las responsabilidades estén
equitativamente distribuidas.

Competencias del scrum master

 El perfil del scrum master demanda tener altos conocimientos en cuanto al manejo de

los principios Scrum. También es deseable que tenga estudios y prácticas en el
desarrollo de la metodología Agile.

 Una de las características de un buen scrum master es que actúa como un puente
entre todos los participantes. De esta forma, facilita las comunicaciones, permite que
todos estén bien integrados y evita confusiones.

 Debe estar orientado al trabajo en equipo.

 Otra de las competencias que debe poseer un facilitador de proyectos es tener

capacidad de solucionar conflictos, sin dejar que sus emociones entorpezcan la toma
de decisiones o nublen su juicio.

26
  Un buen scrum master es aquel que mantiene la autodisciplina en todo momento y se
preocupa por su desarrollo personal.

 Dentro de las habilidades que debe poseer un SM es tener conocimientos en

planificación estratégica.

 Se encargan de tener una carrera profesional en constante evolución y desarrollo. Los

scrum master son conocidos por buscar incansablemente el éxito profesional y escalar
posiciones dentro de las empresas.

 Es ideal que un facilitador de proyectos cuente con un pensamiento creativo e

innovador. También debe buscar técnicas para estimular la creatividad laboral en el
equipo.

 Los SM tienen que ajustarse al presupuesto, recursos y cumplir con los plazos de
entrega.

¿Qué hace un scrum master?

Son varias las funciones de un scrum master. En ese sentido, es un puesto de alta
responsabilidad con muchos requerimientos, por lo que es muy importante saber cuál serán
las asignaciones o tareas con las que debe cumplir quien ocupe este rol. De esta forma,
algunas de las funciones son las siguientes:

 La función de un scrum master más conocida es la generación de estrategias que

puedan ser empleadas como un plan para poder alcanzar un conjunto de objetivos o
metas. Estas estrategias tienen que ser lo suficientemente claras para evitar errores.

 Siguiendo los principios Scrum, quien ejerce este rol debe poder diseñar ciclos de
desarrollo cortos que satisfagan las necesidades del cliente.

 Un scrum master tiene el deber de entrenar a los equipos para maximizar su

desempeño. De hecho, muchas veces los SM lo que hacen es transformar a un grupo
de trabajo en equipos de alto rendimiento. Esto no es una tarea sencilla, debido a que
requiere tiempo. Sin embargo, un facilitador de proyectos no descansa hasta tener un
equipo con la mejor capacidad.

27
  Es representante de todos los miembros del equipo cuando haya reuniones con el
cliente o con otros scrum master.

 Elimina obstáculos que sean un inconveniente o retraso para el equipo.

 Lleva un control de los daily standups. Es decir, un scrum master proporciona

actualizaciones oportunas para que el equipo sepa cuál es el estatus actual.

 Detecta los riesgos que se puedan presentar durante la fase de sprint.

 Organiza reuniones diarias para evaluar los sprints y el trabajo de los involucrados. Un

SM se encarga de hacer algunas de estas preguntas: ¿qué hiciste ayer?, ¿qué vas a
hacer hoy?, ¿existe algún inconveniente que te impida avanzar?

Roles del scrum master

Un scrum master suele tener distintas funciones y responsabilidades dentro de un equipo. Por
eso se habla de que cumplen con varios roles al mismo tiempo. Estos son agrupados de la
siguiente manera:

 Coach o entrenador Agile: Uno de los principales roles de un SM es el de comportarse

como un coach Agile. Es decir, en caso de que haya
desmotivación, desórdenes específicos en los sprints o con el cumplimiento de los
bloques de tiempo, esta persona tiene que tratar de encontrar soluciones. También,
debe mantener motivado a su equipo. Como coach Agile, además, trabaja para tener
una mejor cultura organizacional y equipos corporativos orientados hacia las
metodologías ágiles.

 Capacitador Scrum: Un facilitador de proyectos tiene avanzados conocimientos en los

métodos Scrum, como se mencionó anteriormente. Sin embargo, no solo se quedan
con lo que conocen, sino que se preocupan por compartir esos saberes con los
demás. De allí que constantemente estén realizando jornadas de capacitación.

 Miembro de equipo: Un scrum master no solo asume el liderazgo, sino que en algunas

ocasiones puede actuar como un miembro más. Por eso no es de extrañar que realicen
la función de ayudar al equipo de desarrolladores con los trabajos pendientes.

28
  Colaborador del project owner: A menudo, un scrum master contribuye a que se
tenga una visión más óptima del proyecto y de lo que quiere el cliente.

Diferencia entre scrum master y product owner

Las diferencias entre el scrum master y el product owner son bastante notables. El scrum
master se encarga de ser un gestor de todo el proceso, mientras que el product owner tiene la
responsabilidad de buscar formas de maximizar el valor de un producto tanto como sea
posible.

Un product owner se encarga de responder el «por qué» y el «qué» del producto. Es decir, se
centra en la creación de un producto y atiende las necesidades del cliente y de los
stakeholders. En cambio, un scrum master guía, gestiona, mejora, facilita y coordina para que
el equipo trabaje según la metodología Scrum. Se puede decir que quien ejerce el rol del scrum
master se encarga del «cómo».

A pesar de que ambas funciones son diferentes y atienden a necesidades distintas, se pueden
complementar. De hecho, hay ocasiones en las que el SM sirve de apoyo para el product
owner, y viceversa. Además, cuando ambos roles están compenetrados aumenta la
productividad.

Diferencia entre scrum master y project manager

La principal diferencia entre un project manager (gerente de proyectos) y un scrum master es

que el gerente de proyectos está menos involucrado en el trabajo en equipo. En ese sentido,
un project manager, aunque resuelve problemas, generalmente no se involucra en los
procesos o dinámicas de los miembros del equipo.

29
Un project manager administra el cronograma, designa responsabilidades a los miembros del
equipo, define el alcance del proyecto y hace cambios en la planificación de ser necesario. O
sea, se puede decir que un project manager se encarga del proyecto en sí. El  scrum master le
da mayor relevancia al equipo y busca nuevos métodos para alcanzar el éxito.

Cómo ser scrum master: 5 consejos efectivos

1. Estudia y fórmate para ser un scrum master

Un paso bastante indispensable para convertirte en un scrum master es tomar algún curso o
estudio que te dé todas las herramientas para manejar esta metodología. En la actualidad
puedes encontrar excelentes formaciones, virtuales, presenciales o mixtas que seguramente se
adaptarán a tus necesidades.

Además, puedes complementar estos estudios con diplomados, talleres, webinars o intensivos
que refuercen habilidades como el trabajo en equipo, la comunicación o el uso de
herramientas o softwares de gestión de proyectos. Ser scrum master es un rol que amerita
constante aprendizaje, así que procura estar lo más actualizado posible.

2. Sé organizado y perseverante

Ser un scrum master no es un proceso que llegará de la noche a la mañana, sino que tendrás
que trabajar arduamente. No obstante, lo más aconsejable es que no desistas. ¡Haz un plan de
acción que te permita alcanzar esta meta en menor tiempo! Comprométete a cumplir con
esas tareas. En este caso, la organización y la perseverancia te llevarán muy lejos en el logro de
tus propósitos.

3. Refuerza tus habilidades sociales

Los SM están en constante conversación con compañeros de trabajo y de equipo, además de

con los clientes e interesados en el producto. Así que es fundamental que tengan buenas
habilidades sociales para relacionarse con los demás. Esta es una aptitud que puede ser
innata en algunas personas. Sin embargo, existen distintas opciones para perfeccionarlas. ¡Un
scrum master debe tener un buen trato con el público!

4. Enfócate en tu equipo

30
Este cuarto paso para ser un scrum master exitoso hace referencia a que debes procurar tener
en tu team a los profesionales más preparados y adecuados para cada rol. La meta debe ser
formar un equipo multidisciplinario. Puedes compartir tus propios conocimientos con ellos o
utilizar el coaching empresarial para formar a estas personas.

¡Todas las estrategias son válidas! Solo recuerda que el objetivo final es tener un equipo con
orientación al éxito, autoorganizados, ágiles y con visión. Adicionalmente, ten siempre
presente que una de las funciones del scrum manager es eliminar cualquier tipo de barreras
que impida el avance del equipo.

5. Fomenta y facilita la cooperación

Los scrum master constantemente están estimulando la cooperación entre los miembros del
equipo. Ante esto, organizan prácticas como sprint planning, daily scrum, sprint review  o
sprint retrospective. Resulta indispensable que durante estas conversaciones no solo tome la
palabra el scrum master, sino que todos los participantes comenten sus perspectivas, intereses
o preocupaciones.

Palabras finales

Un scrum master o facilitador de proyectos asume varios roles y responsabilidades, lo que

quiere decir que es una tarea bastante difícil y exigente, aunque muchas veces se tiene la
errónea creencia de que es sencilla de realizar. Como consejo extra sugerimos, si vas a ocupar
este puesto, ser muy minucioso, prolijo y con una alta dedicación a los detalles. 

¿Qué es la Matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower o matriz de la administración del tiempo es una herramienta que

permite distinguir las tareas que ameritan resolverse lo más pronto posible de aquellas que
pueden posponerse o delegarse. En ese sentido, la matriz de gestión del tiempo de
Eisenhower establece que todas las asignaciones pueden organizarse en función de cuatro
cuadrantes que representan la importancia y la urgencia.

Este método fue ideado por Dwight D. Eisenhower, quien fue presidente de Estados Unidos.
Eisenhower pensaba que las personas tienden demasiado a centrarse en lo urgente e
importante, lo que provoca un comportamiento reactivo. Sin embargo, un comportamiento

31
mucho más estratégico sería centrarse principalmente en las cosas importantes, pero poco
urgentes.

Ahora bien, el método Eisenhower fue popularizado por Stephen R. Covey en su libro Los 7
hábitos de la gente altamente efectiva (1989). En esta obra se afirma que no solamente se
trata de gestionar correctamente el tiempo, sino también de poner atención en lo que se está
realizando y en el momento que se está viviendo.

¿Para qué sirve la Matriz de Eisenhower?

Eisenhower llegó a comentar una frase que con el tiempo se hizo bastante famosa: «Tengo dos
clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los
importantes nunca son urgentes». En ella básicamente se explica para qué sirve la matriz
urgente/importante. Es decir, con esta herramienta un trabajador podrá saber en qué orden
hacer una tarea.

De esta manera, el cuadrante de Eisenhower fundamentalmente sirve para planificar, priorizar

y delegar tareas bien sea semanalmente, trimestralmente o según sea necesario. Otra de las
finalidades de la caja de Eisenhower es que contribuye a que el tiempo que inviertas en tu
trabajo sea realmente de calidad y puedas elevar tu rendimiento y productividad laboral.

En ese sentido, la matriz de Eisenhower permitirá que puedas identificar aquellas tareas que
normalmente ocupan mucho tiempo y que no son tan imprescindibles. Por ejemplo, la mayoría
de las personas suele dedicar más de dos horas a responder correos que pueden esperar
fácilmente por una respuesta. Esto solo provoca que se retrasen en otras tareas mucho más
importantes.

Asimismo, facilita el hecho de que los trabajadores puedan conocer a cabalidad cuáles son las
tareas que no necesariamente le ayudan a cumplir con su objetivo laboral. Por otro lado,
hace más sencillo la delegación de tareas, que a menudo suele ser un tema abrumador, ya que
si no lo haces correctamente, podrías delegar, pero sentir que quedaste con una carga de
trabajo similar.

En la mayoría de los casos dejar todo para última hora es consecuencia directa de tener un
volumen exhaustivo de trabajo. Sin embargo, con la matriz de Eisenhower se puede
evitar procrastinar durante la jornada laboral, reduciendo de esta manera el estrés y el
agotamiento mental.

Cómo elaborar una matriz de Eisenhower paso a paso

Paso 1: Establece tus tareas basándote en los cuadrantes

¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower? Pues bien, básicamente se trabaja con cuatro
cuadrantes que son los que ayudan a determinar la importancia de las tareas que realizas en tu
día a día. De esta manera, el primer paso para realizar una matriz de Eisenhower es organizar
los cuadrantes en función de lo importante, no importante, urgente y no urgente como se
muestra en la siguiente imagen:

32
Las definiciones de los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower pueden darte una mejor
idea de cómo hacerlo:

 Cuadrante 1: urgente + importante: En este espacio debes hacer una lista de aquellas
tareas que no pueden delegarse a nadie más y que necesitan hacerse lo más antes
posible (a corto plazo). Debe estar ubicado en la parte superior izquierda. ¿Tienes
alguna asignación cuya realización evitará consecuencias negativas? Esa debe estar
incluida en el cuadrante I.

 Cuadrante 2: importante + no urgente: Aquí deben aparecer esas tareas importantes

que sí o sí deben hacerse, pero que no necesariamente tienen un lapso de entrega.

 Cuadrante 3: urgente + no importante: ¿Sabías que hay asignaciones o tareas que son

importantes, pero no urgentes? Usualmente, son bastante rutinarias, como enviar
correos de seguimiento a un prospecto. Pueden ser delegadas con facilidad y así evitas
utilizar tu tiempo para realizarlas.

 Cuadrante 4: no urgente + no importante: Son actividades que quitan tiempo y que

evitan que puedas avanzar. Por ejemplo, pasar horas buscando un color o tipografía
para un flyer. A pesar de que debe hacerse, dedicarle más tiempo del necesario puede
hacer que te retrases en todo lo demás.

Paso 2: ¡Manos a la obra!

El segundo paso para elaborar una matriz de Eisenhower es empezar a tachar tareas de tu lista
de cosas por hacer. Para ello, ten cerca de ti la matriz de Eisenhower, así le podrás dar
prioridad a lo que necesitas solventar con premura e identificarás aquello que necesita más
planificación.

Recuerda que todo lo que es urgente debería ser lo primero que hagas en tu rutina.
Posteriormente, lo que es importante, pero no urgente, necesita planeación. Además, lo que
es urgente y no importante es parte de la rutina, pero podría encargarse de ello otra persona,
o sea, puedes delegar, siempre bajo tu supervisión. Finalmente, todo lo que ni es urgente ni
importante puede convertirse en un obstáculo que te impida cumplir satisfactoriamente tu
rutina, por tanto, lo puedes eliminar.

Paso 3: Haz una matriz Eisenhower con tu equipo

33
Elaborar una matriz de Eisenhower a nivel individual puede ser bastante beneficioso. Sin duda,
elevarás tu gestión del tiempo y podrás manejar mejor tus horarios y responsabilidades. Ahora
imagina que lo puede hacer en tu equipo de trabajo: todos hagan su propia matriz de la
administración del tiempo de forma colectiva. ¡El grupo de trabajo pasará a otro nivel!

Esto puede ser lo más recomendable para que todos sepan cuáles objetivos deben cumplir,
además de que puedes ahorrar tiempo. Adicionalmente, se evitará distracciones o pérdidas
de tiempo con actividades del cuadrante 4. Por otro lado, una matriz de Eisenhower en las
empresas ayuda a que haya menos reuniones de seguimiento.

Paso 4: Aprende a delegar

Una vez que elabores tu matriz de gestión del tiempo de Eisenhower, tienes que saber
que debes delegar ciertas actividades. Sobre todo al inicio puedes sentirte reacio a dejar ir
ciertas responsabilidades, pero intenta confiar en las capacidades de tu equipo. Una de las
formas de fracasar al intentar usar la matriz de Eisenhower es no delegar.

Ejemplos Matriz de Eisenhower

En la siguiente gráfica encontrarás un modelo que puede servirte como plantilla para que
elabores tu propia matriz de Eisenhower. En este ejemplo hipotético, un community manager
hace una caja de Eisenhower para organizar su día laboral.

Matriz de
prioridades de Urgente No urgente
Eisenhower

Cuadrante I
 Publicación y
seguimiento de
contenidos en redes
sociales (Facebook,
Twitter e Instagram).
Importante
 Hacer un reel con
contenido promocional.
 Presentar la grilla de
contenidos mensuales
para la marca.
Cuadrante II
 Desarrollar una campaña
de Ads.
 Analizar estadísticas de
los canales sociales.
 Hacer investigación y
análisis de las redes
sociales de la empresa.
 Aumentar el
engagement.

No importante Cuadrante III Cuadrante IV

 Contactar a influencers  Escoger música adecuada

interesados en colaborar
con la marca.
 Reunirse con el equipo
de diseño gráfico para
planear la imagen visual
para los reels de la marca
que serán publicados
dentro de dos meses.
 Responder emails.

34
  Subir historias a redes
de la marca. sociales personales.

Ventajas de la matriz Eisenhower

 Elaborar una matriz de Eisenhower no toma mucho tiempo. Es decir, en tan solo
media hora podrías tener armado este sistema simple que te ayudará con la
administración del tiempo.

 Hacer una matriz urgente/importante no amerita usar softwares de gestión costosos.

Puede hacerse en digital en algún programa gratuito o de manera tradicional: en una
hoja blanca y escribir y ordenar tus asignaciones con lápiz.

 Favorece la motivación laboral, ya que mantiene a los empleados más motivados.

 Todas las tareas pueden ser anexadas a algunos de los cuatro cuadrantes de la matriz
de Eisenhower.

 Los empleados podrán trabajar constantemente sin sentirse agobiados.

Desventajas de la matriz de Eisenhower

 Una de las desventajas de la matriz de Eisenhower es que puede llegar a ser difícil
evaluar correctamente cada actividad. Es decir, se puede cometer el error de
considerar como no urgente una actividad que tiene alta prioridad.

 Se necesita que el empleado tenga buen criterio para delegar y tomar decisiones

 Pueden darse escenarios donde haya una distribución desigual de las tareas.

 Podría tornarse ineficaz si no se puede avanzar en una tarea por temas de burocracia o
regulaciones.

Palabras finales

En definitiva, se convierte en un asunto imperioso que los trabajadores busquen maneras

efectivas de optimizar su tiempo, de esta forma, pueden ganar más motivación y mantenerse
centrados en el lograr sus metas. La matriz de Eisenhower parece ser la solución más
recomendable para organizar prioridades y realmente poder aprovechar todas las horas
laborales.

¿Qué es la planificación del tiempo?

La planificación del tiempo consiste en organizar tus tareas en orden de prioridades, saber

que cuentas con un determinado tiempo para cumplirlas, establecer metas y objetivos y,
finalmente, crear un plan de acción para lograrlas. Sin embargo, no es tan sencillo. Cómo

35
planificar el tiempo es, sin duda, unas de las tareas más arduas y difíciles del desarrollo de
tareas o proyectos.

Obstáculos como la desorganización y la procrastinación pueden retrasar el cumplimiento de

tus metas y coartar tu crecimiento profesional. ¿Quieres saber cómo contrarrestar estos
factores negativos? Sigue leyendo este artículo.

Técnicas y herramientas para planificar el tiempo

Organiza tu tiempo de forma eficaz. A continuación, te mostramos algunas de las técnicas más
recomendadas para que lo logres.

Matriz de Eisenhower

Es una de las técnicas para organizarse más recomendada por excelencia. La matriz de

Eisenhower te permite evaluar la urgencia y la importancia de las tareas y, así, gestionar el
tiempo dedicado a ellas.

Funciona como guía para una mejor planificación del tiempo. De manera simultánea, te puede
ayudar a cumplir con todas las actividades laborales, sociales, familiares e incluso hobbys que
hacen parte de tu vida. Contribuyen con la planificación del tiempo de una manera
inteligente, estableciendo prioridades y aumentando tu productividad.

¿Cómo aplicarla?

Tendrás que tomar tus asignaciones pendientes y ubicarlas en algunos de los siguientes
cuadrantes:

 Tareas importantes y urgentes: Son las más prioritarias y debes enfocar toda tu

atención en completarlas.

 Tareas importantes pero no urgentes: Suele corresponder a las metas de largo plazo,

que no pierden vigencia en una fecha puntual.

 Tareas no importantes pero urgentes: Son aquellas que puedes delegar o hacer luego
de culminar las tareas del primer cuadrante.

 Tareas no importantes y no urgentes: Estas tareas pueden ser descartadas para que

inviertas este tiempo en alguna asignación de los otros cuadrantes.

36
Técnica Pomodoro

Esta técnica de gestión del tiempo fue creada por Francesco Cirillo a finales de los 80′. Su
objetivo es mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. Consiste en dividir
el tiempo en intervalos indivisibles, que él llamó pomodoros. ¿Cómo planificar el tiempo con
este método? Deberás trabajar durante 25 minutos, luego descansar 5. Repetir este ciclo
cuatro veces y, cada cuatro ciclos, descansar 20 minutos y volver a empezar.

¿Cómo aplicarla?

 Escoger la tarea a realizar.

 Poner el temporizador.

 Trabajar de manera intensiva en la tarea hasta que el temporizador suene.

 Hacer una marca para anotar que el pomodoro se ha completado.

 Tomar la pausa correspondiente.

Importante: si un factor externo te llevó a no cumplir con la meta completa, por ejemplo, a
terminar tu pomodoro antes de tiempo, tendrás que reiniciar la dinámica.

Método GTD

Esta técnica tiene como finalidad no acumular tareas, basándose en el término Getting Things
Done (haz que suceda). David Allen creo el método GTD con el objetivo de evitar la
procrastinación y, así, disminuir la ansiedad y estrés. Puedes realizarla de manera manual o
haciendo uso de herramientas digitales.

¿Cómo aplicarla?

 Elabora tu lista de pendientes y organízalos por prioridad y tiempo de realización.

 Concreta aquellas que te lleven menos de dos minutos.

 Define cómo y cuándo se van a realizar el resto de las tareas.

 Delega aquellas asignaciones que no puedas realizar, o que sean más idóneas para
otras personas.

 Organiza tu tiempo para saber de antemano cuánto te llevará cada tarea y qué
necesitas para hacerla.

Método Kanban

Este método consiste en categorizar tus tareas y dividirlas en cuadros de acuerdo con

su estatus. Puedes hacerlo de forma manual con el uso de cuadros y post-its, o con algún
software de gestión como Trello. La idea es crear una reacción en cadena. De esta forma, una
acción comienza solo cuando otra necesariamente vinculada a ella termina. El método Kanban
fue creado en las fábricas de Toyota, siguiendo la técnica de Just in Time, que optimiza el
control de demandas para resolver más tareas y aumentar así la producción.

¿Cómo aplicarla?

 Crea un cuadro online o físico, con al menos tres divisiones: realizar, en curso y
finalizado.

37
  También puede tener otras categorizaciones como: en aprobación, para ajuste, etc.
Esto dependerá de la dinámica del proyecto.

 Haz en cada ficha una pequeña descripción de la actividad, el plazo y las personas
involucradas.

 Ahora ordena las tareas de acuerdo con su estatus. Esto marcará la pauta para su
realización.

Pasos para planificar el tiempo

Aunque existen un sinfín de herramientas en la web que te ayudarán a planificar el tiempo,

puedes empezar por hacerlo de la manera tradiciona. Apoyáte en las técnicas para
organizarte que te enseñamos:

1. Haz una lista de tareas

En esta lista pondrás todas tus asignaciones por día, por semana y el tiempo que tienes para
cumplirlas. Todas, en absoluto, incluso el sueño y las horas para alimentarte. Recuerda que la
sinceridad en la planificación te ayudará a hacer una gestión inteligente del tiempo. Al iniciar
tu lista de tareas, puedes hacer uso de la Matriz Foda. Esta técnica te permitirá analizar desde
el principio las fortalezas con las que cuentas para completar tus asignaciones y las
oportunidades, pero también las debilidades y amenazas. También te recomendamos en esta
etapa el uso del método GTD.

2. Organiza tus prioridades

Una vez hayas hecho tu lista de tareas, podrás ver cuáles son las tareas importantes y
urgentes, las importantes no urgentes, o las no urgentes ni importantes, tal como lo dicta
la técnica de Eisenhower.

3. Administra tu tiempo y establece metas

Con tu lista de pendientes completa y organizada, podrás establecer el tiempo estimado que

te llevará cada tarea. Llegado a este punto cumbre puedes determinar las metas y objetivos de
una manera real, sincera, pero no menos ambiciosa. Fíjate una agenda, en la que establezcas
tus objetivos generales y los pasos que te ayudarán a cumplirlos. ¡Buena suerte! Solo
necesitas disciplina y autodeterminación.

38
4. Elaboración y ejecución del plan de acción

Esta paso consiste en establecer los pasos para lograr tus objetivos. Toma en cuenta las
pequeñas rutinas y compromisos que tienes en el día. Recuerda que las metas y objetivos
están inmersos dentro de este mar de obligaciones, y el plan de acción es el bote y los remos
que te permitirán llegar a la isla (meta). En su ejecución puedes usar la técnica
Pomodoro para hacer una mejor gestión de tus asignaciones en intervalos de 25 minutos.

5. Control y evaluación

Cómo planificar el tiempo de forma idónea incluye la evaluación de tus resultados. En este
paso podrás determinar si tu plan de acción fue adecuado o, por el contrario, poco ambicioso.
Si lograste las metas fijadas, son excelentes noticias, hiciste una excelente planificación sobre
bases reales. Pero si no funcionó, seguro no fue una planificación sincera. En este punto
puedes hacer uso de la técnica del PNI (positivo, negativo e interesante). Este método te
permitirá analizar desde afuera todos los aspectos que te permitieron o no cumplir con los
objetivos trazados. Y, mejor aún, todos los puntos interesantes que te servirán de aprendizaje
para crear un mejor plan de acción.

Consejos para la planificación del tiempo

¿Cómo ser productivo en casa y planificar el tiempo de forma exitosa? Acá te dejamos
algunos tips adicionales para organizarte mejor:

 Toma al menos 30 minutos del día para organizar tu día y revisar tu plan de acción.

 Dedica 5 minutos después de cada actividad para revisar si alcanzaste los objetivos
planteados.

 Organiza también tus pensamientos.

 Recuerda no procrastinar. Este mal hábito te robará un tiempo importante.

 A menos que tu trabajo lo amerite, no revises redes sociales (Facebook, Instagram,

Twitter). Recuerda la matriz de la técnica de Eisenhower, y las actividades no
importantes-no urgentes déjalas para tu tiempo de ocio.

39
  Si trabajas desde casa y vives con tu familia, utiliza códigos para que esta entienda que
estás trabajando y no traten de interrumpirte. A menos que sea una urgencia.

Conclusiones

El tiempo es autónomo, independiente y difícil de conquistar. No podemos pedirle que se

ajuste a nuestras necesidades, pero sí podemos aprender la manera de adaptarnos a él.
Después de todo, la adaptación hace parte de la supervivencia.

El tiempo y los humanos no serán nunca los mejores amigos. Pero, como Alicia en Alicia a
través del espejo (secuela de la película Alicia en el país de las maravillas), podemos
reconciliarnos con él cuando sepamos sacar un mejor beneficio de este. Como el famoso
personaje de Lewis Carroll, podemos comprender que el tiempo no es malo, y que solo es
cuestión de aprovecharlo. Por ende, apoyarnos en el uso de técnicas y herramientas diseñadas
con este fin pueden ayudarnos a alcanzar nuestras metas exitosamente.

¿Qué es el diagrama de Pareto?

El diagrama de Pareto es una gráfica que permite organizar datos y establecer un orden de

prioridades. Es decir, facilita determinar de manera sencilla entre las causas más importantes
de un problema (los pocos y vitales) y las que son menos importantes (los muchos y triviales).

¿En qué consiste el diagrama de Pareto? Consiste en darle visibilidad a aquellas situaciones

problemáticas que impiden el logro de los objetivos de una empresa. El principio de Pareto
establece que en absolutamente todos los grupos de elementos solo unos pocos son
responsables de ese efecto. Es decir, que el 80 % de las consecuencias son debido al 20 % de
las acciones. No importa cuántos factores estén involucrados en una causa, son pocos los
responsables de este resultado.

Características del diagrama de Pareto

40
  Es una técnica que se puede realizar con cálculos simples.

 Analiza las características de un grupo e identifica los puntos más importantes para
priorizarlos. Lo mejor es que observes los elementos y enfoques tus esfuerzos en una
meta.

 Permite tomar decisiones basadas en datos en lugar de opiniones personales.

 Se puede promover efectivamente el trabajo en equipo, ya que requiere la

participación activa de todos los involucrados en el proceso laboral.

 Analiza la frecuencia de ocurrencia de cada dato.

¿Cómo funciona el principio de Pareto?

El funcionamiento del principio Pareto se guía por la regla del 80/20. Como hemos
comentado la ley de Pareto señala que en la mayoría de las situaciones el 80% de las
consecuencias que existen se deben al 20% de las acciones. Y, en contraposición, puede darse
el caso de que el 80% de los defectos de un producto se deba al 20% de las causas.

41
Para que el funcionamiento de esta técnica sea correcta, se debe aplicar en situaciones como
las siguientes: cuando se requiere analizar las diferentes agrupaciones de datos, cuando  el
rango de cada categoría es importante y cuando los datos puedan clasificarse en categorías.

Elementos del diagrama de Pareto

Este gráfico consta de tres elementos principales:

 El Eje Y a la izquierda, que indica con qué frecuencia ocurre el problema.

 El porcentaje acumulado del total de ocurrencias a la derecha.

 Eje X en la parte inferior, que muestra los problemas o defectos que existen.

Otros elementos a tener en cuenta para la metodología de Pareto son los siguientes:

 Datos recolectados durante un corto período de tiempo de los procesos más

inestables.

 Datos recopiladores en un largo período de tiempo que puedan ser cambiados.

 Las categorías, las cuales deben estar bien establecidas para que no haya espacio para
errores.

 Criterios de ponderación bien definidos con sentido lógico.

¿Para qué sirve el diagrama de Pareto?

42
El objetivo del diagrama de Pareto es facilitar la organización de los datos para que estén en
orden descendente, de izquierda a derecha y divididos por barras. Al mismo tiempo, permite
asignar un orden de prioridad, lo que ayuda a enfocarnos en el problema.

Por otro lado, si te interesa saber para qué nos sirve el diagrama de Pareto, debes tener en
cuenta que te permite visualizar gráficamente el principio de Pareto. Es decir, al usar el
gráfico, colocamos la «minoría significativa» a la izquierda y la «mayoría trivial» a la derecha.

 Lectura recomendada: Metodología Six Sigma | Qué es y cómo puede ayudar en la

gestión de calidad

El diagrama de Pareto facilita enormemente el estudio del fracaso de empresas industriales o

comerciales, así como de fenómenos psicosomáticos sociales o naturales.

Asimismo, la tabla de Pareto permite que se pueda prevenir pérdidas económicas. En caso de

escenarios donde haya este riesgo, a partir del diagrama de Pareto se puede elaborar un plan
de acción. Del mismo modo, sirve en las industrias, debido a que facilita el estudio de las fallas
y averías.

 Para ti: Definir objetivos | ¡Aprende a hacerlo con estos 4 métodos!

Usos del diagrama de Pareto en una empresa

 Estos gráficos son versátiles y muy útiles, puesto que permiten analizar datos sobre la
frecuencia o causa de problemas en el proceso.

 Cuando se desea analizar la causa de un problema, esta herramienta se usa para

centrarse en componentes específicos, lo que permite la comunicación con otros
(visualmente) a través de datos.

 Otro de los usos se da en aquellos casos donde se necesita identificar cuáles son los
problemas más urgentes a resolver.

 El gráfico de Pareto se usa para medir la producción en una empresa.

 La herramienta de Pareto tiene un buen uso en aquellos casos donde se quiere

identificar las oportunidades laborales dentro de una organización o sitio de trabajo.

Ventajas y desventajas del diagrama de Pareto

43
Ventajas del diagrama de Pareto

 Permite identificar de forma sencilla los problemas que se presentan en una

empresa.

 Hay claridad en la priorización de problemas, porque todos los esfuerzos pueden

enfocarse en tareas que aumenten la productividad y rendimiento.

 Proporciona una ayuda visual muy intuitiva, lo que permite que prácticamente
cualquier persona interprete los datos que tiene.

 Al saber cómo interpretar la información proporcionada por el análisis de Pareto,

puede obtener eficiencias generales en toda su organización. Esto se debe a que
puede aplicarse tanto al trabajo de los empleados como a los servicios prestados a los
clientes.

 Una vez que se identifica los temas importantes, es mucho más simple tomar las
decisiones adecuadas o realizar cambios para mejorar.

 Es ideal para saber qué departamentos o qué servicios tienen un margen de mejora o
de solución.

Te recomendamos: PNI | Aprende a evaluar tus opciones con esta técnica de creatividad

Desventajas del diagrama de Pareto

 Uno de los principales problemas del diagrama de Pareto 80/20 es que solo brinda
información que se percibe tras la observación, por lo que cuando se trata de
números precisos para realizar cálculos, se queda bastante corto. Esta es una cuestión
limitante en el tiempo.

 Otra de las desventajas es que existen otras herramientas estadísticas que ofrecen
mayores datos y con mayor margen de precisión.

 En situaciones complejas, se va a tener que realizar distintos diagramas hasta poder

entender de manera global la situación y tener la precisión adecuada. Esto puede
convertirse en un uso desmedido de energía llegando a retrasar los lapsos para
ejecutar las soluciones.

 Solo muestra datos cualitativos. Lo que sin duda es una desventaja de la técnica de
Pareto, debido a que no facilita el cálculo de la media de los datos o su variabilidad.

 Este principio de Pareto muestra las secciones dentro de una empresa que necesitan
atención. Sin embargo, no arroja información concisa sobre qué es lo que se debe
hacer o por qué sucede esa situación.

Cómo hacer un diagrama de Pareto en Excel

44
¿Cómo se hace un diagrama de Pareto? La forma más sencilla es usando Excel, una hoja de
cálculo de Microsoft Office que permite manipular datos numéricos, alfanuméricos, generar
reportes, entre otras funciones. Entonces, antes de elaborar un diagrama de Pareto paso a
paso ten en consideración que debe tener ambas columnas ordenadas en orden descendente
y una línea que representa el porcentaje total acumulado.

Estos son los pasos para construir un diagrama de Pareto usando la última versión de Excel en
Windows:

 Selecciona los datos. Lo que debes hacer es añadir una columna que contenga texto
(categorías) y otra con números. Posteriormente, se agrupan las mismas categorías y
suma los números correspondientes.

 Ordena los datos de más a menos.

 También deberás incluir una columna para sus porcentajes y sus acumulados.

 Una vez que has añadido y ordenado todos los datos, debes hacer clic en Insertar >
Insertar gráfico estadístico y luego, en Histograma, elija Pareto. Otra forma es
haciendo clic en Insertar > Gráficos recomendados > pestaña Todos los gráficos >
Pareto.

 En Herramientas de gráficos, podrás personalizar el aspecto del mismo. Todo lo que

debes hacer es jugar con las distintas opciones en Diseño y Formato.

 Otro de los pasos para realizar un diagrama de Pareto es hacer clic en el eje horizontal
del gráfico, > Formato de ejes > Opciones del eje. En Formato de ejes tendrás que
elegir entre las diferentes opciones (por categoría, automática, ancho de clase,
número de clase, clase de desbordamiento o clase de subdesbordamiento). Esto es lo
que, finalmente, te permitirá obtener datos.

Ejemplo de diagrama de Pareto

Para ilustrar esta técnica, hemos elaborado el siguiente caso práctico de un diagrama de
Pareto. En esta ejemplificación, el manager de una tienda de artículos tecnológicos decide
investigar por qué han bajado las ventas en los últimos meses.

Lo primero que hace este manager es agrupar en una columna las distintas razones. Ten en
cuenta que estos valores se deben ordenar en forma descendente. En la columna siguiente se
coloca la frecuencia con que se ha dado cada caso. Queda del siguiente modo:

Ahora, se deben calcular el porcentaje unitario, la frecuencia acumulada y el porcentaje

acumulado. Para obtener el porcentaje unitario se debe dividir la frecuencia de cada uno de
los valores entre la cantidad total. La frecuencia acumulada se calcula sumando la frecuencia

45
de cada razón con la siguiente. Finalmente, para calcular el porcentaje acumulado se debe
dividir cada valor de frecuencia acumulada entre el total.

Para efecto de este ejemplo, la tabla se vería de la siguiente forma:

Con estos datos, se debe elaborar una gráfica en Excel que mostrará el número de ocurrencias
y el porcentaje acumulado (en barras y líneas simultáneamente).

Con esta información,

ahora el manager de la
tienda de tecnologías
sabe que las tres
primeras razones
representan el 80%
del problema. El paso
final, es que
debe encontrar una solución por cada problema.

Cómo interpretar un diagrama de Pareto

Ahora que has seguido el tutorial para el diagrama de Pareto es momento de interpretarlo.
Entonces, ¿cómo se lee un diagrama de Pareto? Lo que tienes que hacer es fijarte en el orden
de las barras y en la línea de porcentaje acumulado. Allí está parte de la información que
debes interpretar.

Asimismo, es importante que tengas en consideración que tendrás que prestarle atención a lo
largo del eje vertical del lado izquierdo, comúnmente llamado eje, cuyos datos reflejan
unidades. Si prestas atención, verás que las unidades se alinearán con barras descendentes
procedentes del eje horizontal (Eje X).

46
En ese sentido, si alineas las unidades de cada barra con el eje izquierdo, se describe el
número de veces que ocurre algo. Pero, si alineas cada barra con el lado derecho del Eje Y,
sabrás qué porcentaje de todas las unidades comprende una barra.

Conclusiones sobre el diagrama de Pareto

Ahora ya sabes cuál es el diagrama de Pareto y cómo debes aplicarlo. 

¿Qué es una matriz de priorización?

La matriz de priorización es una herramienta que mediante filas y columnas ayuda a comparar
y seleccionar las prioridades entre diversas opciones o posibles soluciones, lo que hace que
tomar una decisión sea mucho más sencillo. De esta forma, el diagrama de priorización
permite evaluar diferentes alternativas u opciones puntuándolas respecto a criterios de interés
para un problema.

En la mayoría de los casos, la matriz de priorización ayuda a saber cuál problema debe ser
catalogado como urgente y prioritario en función de que se busque una solución en el menor
tiempo posible. No obstante, también puede ser de utilidad para organizar tareas de acuerdo a
su premura o prioridad.

Existen dos tipos de matriz de priorización empleados en la gestión de proyectos: simples y

ponderadas. Por un lado, las ponderadas dan más valor a algunos factores o elementos  que a
otros. Por otro lado, las matrices de priorización simples usan cada factor o criterio con el
mismo peso o valor. Cabe señalar que mientras más criterios se definan, mejor resultado se
obtendrá de la matriz.

La matriz de priorización forma parte de las 7 herramientas de planificación y gestión,

conjuntamente con el diagrama de relaciones, diagrama de afinidad, diagrama de árbol,
diagrama matriz, diagrama de procesos de definiciones y el diagrama de flechas.  Estas siete
herramientas fueron propuestas por la JUSE (Union of Japanese Scientists and Engineers).

Cuándo se utiliza una matriz de priorización

47
La matriz de priorización se puede utilizar cuando se quiera resolver un problema o tomar
alguna decisión basándose en distintos criterios y ponderaciones. Por lo general, da la
posibilidad de establecer prioridades entre un conjunto de elementos para facilitar la toma de
decisiones.

De esta manera, también es útil cuando existe un cúmulo de tareas pendientes por cumplir y
el empleado no sabe por dónde empezar o cómo tener certeza de cuál es la más importante
para el logro de los objetivos de la empresa. Además, es perfecta cuando se está buscando
metas específicas de mejora, crecimiento o  productividad.

Por otro lado, es recomendable hacer uso de una matriz de priorización en caso de que no se
esté seguro del mejor uso de los recursos o energía disponible en una organización. También,
a nivel logístico, contribuye a definir cuáles equipos son mejores para lograr un alto
rendimiento en la empresa. Por ejemplo, ¿con cuál computador tus empleados tendrán más
beneficio y comodidad? ¿Qué es para ti más importante y a qué aspecto le darías más valor?
¿A la memoria RAM por encima de la memoria de almacenamiento? ¿O viceversa?

Finalmente, la matriz de priorización es perfecta de poner en práctica cuando se quiera

clasificar un problema. A menudo el panorama en torno a un problema puede ser poco claro,
pero desmenuzarlo con distintas ponderaciones hace que se puedan comprender con la
transparencia necesaria para resolverlo.

Ventajas y desventajas de la matriz de priorización

Ventajas de un diagrama de priorización

 Es totalmente flexible. Esto quiere decir que puede tener muchas o pocas opciones,
según quien lo esté diseñando. No obstante, por cada matriz se recomienda hacer uso
de no más de cuatro criterios, aunque evidentemente esta no es una regla absoluta.

48
  Puede solucionar las discusiones o falta de consenso, especialmente cuando se trabaja
en equipo.

 Se puede elaborar individualmente o en grupos de trabajo. También puede

ser aplicado en situaciones presenciales o virtuales.

 Las matrices de priorización más complejas pueden ser realizadas en un software que
decide en base a las órdenes que recibe.

 Si los criterios están correctamente diseñados o pensados, se puede evaluar un

problema o tarea con relativa facilidad.

Desventajas de la matriz de priorización

 Si los criterios están mal planteados, la matriz de priorización puede fallar

completamente en su finalidad.

 A veces no es sencillo estimar el riesgo de las alternativas de solución que se

presentan ante cada problemática.

 Puede ser complicado para algunas personas tasar el peso correcto de cada criterio.

 Requiere el uso de hojas de cálculos, tablas o cuadros de prioridades con la

estructura correcta.

 Pese a su utilidad, la matriz de priorización no tiene un uso masificado. Por lo que

algunos líderes de grupo o jefes tendrán que enseñar a aplicarlas desde cero a otros
miembros de la empresa, lo que toma tiempo que podría ser empleado en otro
objetivo.

Cómo hacer una matriz de priorización

1. Establece el objetivo final

La matriz de priorización debe perseguir un objetivo final y claro, el cual tiene que ser
específico y concreto. Parece obvio, ¿cierto? Pero te sorprendería la gran cantidad de personas
que hacen uso de estas herramientas sin tener en mente un objetivo o propósito. ¡Que este no
sea tu caso! Piensa con claridad qué esperas lograr con el diagrama de priorización.

49
Recomendado:

 Definir objetivos | ¡Aprende a hacerlo con estos 4 métodos!

 Objetivos SMART | Crea metas inteligentes para tus proyectos con esta metodología

 Diferencia entre meta y objetivo | Definiciones y ejemplos

2. Identifica las opciones

Se trata de identificar de manera exhaustiva las opciones que tienes para darle resolución a un
problema. Puedes hacer una lluvia de ideas, aplicar el método 635 o alguna otra dinámica de
grupo para que todos los miembros del equipo compartan las opciones que se les ocurran.
Recuerda que estas opciones deben ser posibles soluciones a un problema.  Una vez que
tengas muchas opciones, debes seleccionar aquellas que parezcan más apropiadas para
acercarte a tus metas.

3. Determina los criterios

Los criterios se desprenden de las opciones. Son los que ayudarán a tener más claridad en
cuanto a qué es lo que debería ser considerado ante una problemática o en caso de que haya
muchas tareas acumuladas por realizar. En palabras más simples, un criterio sirve para
ponderar lo más importante de lo menos importante. Por ejemplo, puede ser conocimiento
requerido, implementación, recursos, beneficios o gravedad.

4. Puntuación de los criterios

Esto implica el valor cuantitativo o cualitativo que tendrá cada criterio. Este cuarto paso para
hacer una matriz de priorización hace referencia al peso o nivel de importancia que tiene cada
uno de los criterios. Por ejemplo, un criterio puede ser ponderado con un 4 en una escala del 1
al 5, siendo 1 lo menos relevante y 5 lo más relevante.

5. Compara y enfrenta las opciones

La forma correcta de comparar las opciones es cruzarlas con las demás en forma de L. Para
que se haga más fácil puedes preguntarte: ¿La opción X es más importante que la opción Y
teniendo en cuenta el criterio Z? La idea es que vayas correlacionando cada opción con todos
los criterios y asignar un valor en cada caso. Recuerda que debes enfrentar las opciones entre
sí para cuanta cantidad de criterios exista.

6. Selecciona la mejor opción

El último y sexto paso es comparar cada opción con todos los criterios para seleccionar la
mejor o más idónea.

Ejemplo de matriz de priorización

50
En el siguiente ejemplo de matriz de priorización una persona busca elegir el mejor
coworking para trabajar como nómada digital en Barcelona, España.

 Objetivo: Buscar un espacio para hacer coworking y que facilite la realización

de networking.

 Opciones de coworking en Barcelona, España: Coworking Ánfora, Coworking Point,

Hub Terrassa y Aragó 3 Noventa.

 Criterios: Ubicación, Planes y promociones, Velocidad de la conexión a internet, Salas

de reuniones y Zonas comunes de descanso.

 Ponderación de criterios en escala del 1 al 5: Ubicación (3), Planes y promociones (4),

Velocidad de la conexión a internet (5), Salas de reuniones (1) y Zonas comunes de
descanso (2).

 Selección de la mejor opción:

Velocidad de Zonas
Opciones / Planes y Salas de
Ubicación la conexión a comunes de To
Criterios promociones reuniones
internet descanso

Coworking
1 4 3 0.9 2 10
Ánfora

Coworking
2 2 4 1 2 11
Point

Hub Terrassa 1.5 2 4 0.5 1.5 9.5

Aragó 3
2.5 1 4.5 0.8 1.8 10
Noventa

En este caso, la mejor opción para el nómada digital de nuestro ejemplo es trabajar desde el
Coworking Point, ya que según los criterios evaluados cuenta con la ponderación más elevada,
según sus requerimientos y necesidades.

Palabras finales

No hay dudas de que la matriz de priorización es una herramienta ventajosa que, además,
podría ser empleada en cualquier circunstancia y según distintos perfiles profesionales.

¿Qué es una matriz RACI?

51
La matriz RACI es una herramienta gráfica que se utiliza para definir responsabilidades y
asignar los roles en el equipo de trabajo. Es ampliamente utilizada en la gestión de
proyectos para relacionar actividades con recursos y responsables. Debe ser realizada al inicio
de cada proyecto, pues así se distribuyen de mejor manera las tareas.

Ahora bien, ¿qué significa matriz RACI? Su nombre es un acrónimo de:

 Responsible (Responsable): Es la persona que tiene la labor de completar una tarea

que le haya sido delegada por terceros. El objetivo es que exista un solo responsable
por tarea.

 Accountable (Autoridad): Es quien delega las tareas que deben ser ejecutadas.
Usualmente tiene que rendir cuentas acerca del status de las asignaciones. También
certifica que el trabajo ha sido realizado conforme a los requerimientos exigidos.

 Consulted (Consultores): Son un grupo de expertos que ofrecen juicios u opiniones de

valor sobre algún tema determinado. Por lo general, son buscados cuando se necesita
de sus conocimientos.

 Informed (Informado): Hace referencia a la persona que debe ser informada sobre el

proceso de evolución y desarrollo de las tareas del proyecto. Con el informado la
comunicación siempre es unidireccional.

¿Para qué sirve una matriz de responsabilidades RACI?

El modelo matriz RACI sirve para que todos los miembros de un equipo de trabajo o
involucrados en un proyecto tengan muy en claro cuáles son las tareas que deben realizar, los
plazos de entrega y, en general, qué se espera de su rol. Es perfecta porque contribuye a que
todos estos asuntos se resuelvan durante las primeras semanas, permitiendo ahorrar tiempo y
dedicarse a otras cuestiones más relevantes para el logro de las metas.

52
Por otro lado, la matriz RACI en la gestión de proyectos facilita la coordinación entre los
integrantes de un grupo de trabajo, de esta forma, favorece que se reduzcan los errores.
Además, saber el rol de cada persona puede contribuir a tener una comunicación mucho más
fluida y asertiva.

Es común que en las empresas o sitios de trabajo algunos empleados tengan una sobrecarga
de tareas o se sientan abrumados. Sin embargo, con la asignación de responsabilidades de un
proyecto mediante el modelo RACI se pueden reducir estos riesgos. Así, se evita que los
colaboradores sufran de síndrome del burnout al dar asignaciones equitativas y que vayan en
línea con sus ganancias económicas, motivación laboral y habilidades laborales.

La matriz RACI sirve en aquellos casos donde hay un error crítico o que debe ser solventado a
la brevedad posible. Esto es posible porque se tiene claridad de quién es el responsable y
acelera la toma de decisiones.

Ventajas y desventajas de una matriz RACI

Ventajas de una matriz RACI

 Mejora la productividad laboral. La matriz de roles y funciones hace que los equipos
cumplan con sus tareas en tiempo récord.

 Ayuda a que se reduzcan tareas innecesarias o repetitivas.

 Se minimizan los problemas de comunicación que se pueden presentar entre las

personas involucradas en un proyecto.

 Los resultados finales de un proyecto terminan siendo muy parecidos a los que se
visualizó al principio del mismo.

 Reduce la competitividad en los equipos de trabajo, porque todos ya saben qué

esperar y cuál es su rol.

 Se puede llevar un mejor control de las tareas a ser desarrolladas. También ayuda a
que la utilización de aplicaciones de gestión de tareas sea más exitosa.

 Se puede identificar, en poco tiempo, si la carga de trabajo se encuentra distribuida de

forma proporcionada.

53
  Puede hacer que las expectativas estén muy bien aterrizadas.

Desventajas de una matriz RACI

 Si los involucrados no conocen el significado de todos los términos, se pueden dar

confusiones que afecten negativamente la comunicación y la ejecución de tareas.

 A menudo se considera que una matriz RACI en una empresa puede significar un
inconveniente, porque definir roles no es precisamente sencillo.

 La realización de una matriz RACI puede demorar bastante tiempo. También amerita
cierto conocimiento o liderazgo para distribuir las posiciones que asumirá cada
empleado.

 En algunas empresas se comete un error grotesco: se ignora el modelo RACI tras su

creación. Esto provoca que todos mezclen sus actividades y haya descontrol y
descoordinación.

 No permite saber de manera inmediata el status o el avance de una tarea.

¿Cuándo se debe usar una matriz RACI?

La matriz RACI se puede utilizar, principalmente, en dos casos. En primer lugar, es

recomendable hacer uso de ella en empresas u organizaciones donde hay alta rotación de
personal. ¿Por qué? Porque así todos conocerán cuál es su tarea y rango de responsabilidad, lo
que limita las dudas y la incertidumbre.

Con una matriz RACI se puede ingresar el nombre de un trabajador y conocer cuál es su
función dentro de un proyecto. ¡Es perfecto porque disminuyen grandemente las confusiones!

En segundo lugar, una matriz RACI puede ser usada en aquellas organizaciones de gran
tamaño, que requieran de una planeación estratégica de objetivos. En estos casos, lo normal
es que haya muchas personas involucradas y participando activamente, lo que dificulta el
proceso de definir los roles de cada uno y las responsabilidades a las que están sujetos. No
obstante, una matriz RACI puede aclarar todo el panorama.

54
Ahora bien, esta matriz de asignación de responsabilidades no es útil o, al menos, no es ideal
emplear en empresas pequeñas o en proyectos breves. En caso de hacerlo, puede crear
mayores confusiones o notarás que faltan personas para ocupar todos los roles.

¿Se puede asignar más de un rol a una persona en la matriz RACI?

Lo ideal es que cada persona tenga asignado un rol como Responsable, Autoridad, Consultor e
Informador, en especial, si es la primera vez que se está trabajando con la matriz de asignación
de responsabilidades. Sin embargo, puede suceder que una persona tenga asignado más de
un rol dentro de la matriz RACI.

Si bien esta situación puede complicar un poco más su aplicación, no es necesariamente un

error o algo imposible de suceder. En esa circunstancia, lo que se debe hacer es determinar
claramente quién o quiénes cumplirán más de un rol en el proyecto, lo cual deberá informarse
a todo el equipo a la brevedad posible. Obviamente, esta persona debe estar enterada de este
hecho y mostrarse de acuerdo.

También existe la posibilidad de que más de dos personas cumplan el mismo rol. Por ejemplo,
se pueden dar escenarios donde hayan dos o más Responsables de realizar una tarea. Esto
pasa cuando las tareas se dividen para ser realizadas con mayor rapidez o porque representan
una carga gigantesca.

Cómo hacer una matriz RACI

1. Establece la complejidad del proyecto

El primer paso para elaborar una matriz RACI es saber la complejidad y alcance del proyecto.
En ese sentido, lo mejor es hacerlo en aquellos casos que tengan una incidencia media o
superior.

55
2. Especifica los roles del proyecto

¿Cómo elaborar una matriz RACI? Especificando las funciones del proyecto. Esto quiere decir
que se debe determinar quién está involucrado en el proyecto. Al hacer el modelo RACI,
¿enumeras roles o personas específicas? Tradicionalmente, debes definir los roles funcionales
en la parte superior, pero hay casos donde queda mejor usar los nombres.

3. Identifica las tareas

El proyecto se debe dividir en tareas. Es importante que logres especificar en una columna
qué se debe hacer y en otra columna, quién lo hará.

4. Asigna la matriz RACI para cada función y tarea

Para este cuarto paso, te puede ayudar pensar en lo siguiente: quién debe ser consultado
mientras la tarea está en curso y quién debe recibir información una vez que la tarea esté
completa. Cada vez que tengas claridad en ese aspecto, elige cuidadosamente los
responsables, consultores e informados. Y así sucesivamente.

5. Informa a tu equipo

Una vez que sabes cuáles son las tareas y qué rol tendrá cada persona, es momento de reunir
a tu equipo para informarles acerca de las decisiones que has tomado. En este quinto paso,
también puedes aprovechar para verificar que no haya algún espacio vacío o si existe
duplicidad.

Cómo hacer una matriz RACI en Excel

Excel es una de las mejores herramientas donde se puede elaborar una matriz RACI. Este
programa permite realizar el gráfico en poco tiempo. De esta forma, lo recomendable es
seguir estos pasos:

 Distribuye en la primera columna dejando la primera fila libre.

 Distribuye el nombre o cargo de los miembros del equipo de trabajo en la primera fila
dejando la primera columna libre.

 Asigna los roles como sea más factible para tu proyecto.

56
  Incluye una leyenda para que la matriz pueda ser entendida por todas las personas
que tengan acceso al documento Excel.

 Puedes personalizar tu matriz RACI en Excel con el nombre del proyecto, fecha de
inicio o cualquier otra información que consideres relevante.

 Si lo prefieres, puedes dar formato a tu tabla para que sea fácil de leer e interpretar.

Ejemplos de matriz RACI

A continuación, ponemos un ejemplo hipotético que sirva para ilustrar una matriz RACI:

Una empresa comercializadora de ropa de diseñador y de alta costura ha tenido una bajada
notable en sus ventas. Con el objetivo de aumentar su cartera de clientes, decide hacer una
matriz RACI. En esta gráfica, de un solo vistazo, se pueden observar todas las tareas a realizar
así como el profesional encargado y a quién se debe rendir cuentas de su cumplimiento.

Tareas / Roles Sara Miriam Alfredo Cristian Franco

Atención a clientes
I A R R
en el local

Cobro a clientes R I A

Compra de nuevas
colecciones de ropa R I C A R
de temporada

Pago a proveedores A I R

Envíos a domicilios R R C A

Manejo de redes
C I A R
sociales

57
 Pago de servicios e
R R A
impuestos

Diseño de publicidad A R C

Difusión de la
I A R R
publicidad

Toma de decisiones
R I C A R
estratégicas

Variantes de la matriz de responsabilidades RACI

RASCI

Al igual que la matriz RACI, la RASCI busca establecer una relación entre las tareas y las
personas que la ejecutan. Sin embargo, sus siglas hacen referencia Responsible, Accountable,
Support, Consulted y Informed. En este caso el Support cumple la función de apoyar un rol
ejecutivo en un proceso, contribuyendo a la implementación de una tarea en un proceso.

CARS

La matriz CARS lleva al modelo RASCI mucho más allá. De hecho, quienes lo utilizan aseguran
que puede eliminar información innecesaria o prescindible. CARS significa Communicate (se
relaciona con la manera de consultar e informar sobre algo), Approve (la persona que toma
decisiones), Responsible (quien realiza el trabajo) y Support (soporte o ayudante).

RASI

Esta es una variante de la matriz RASCI, donde desaparece la figura de Consulted o Consultor.

Asimismo, se le da mayor importancia a quienes llevan el rol de Support.

CLAM

Se centra en las acciones que se llevan a cabo en un proyecto. Sus siglas sirven para hablar de
quienes contribuyen, llevan, aprueban y monitorean el cumplimiento de objetivos.

58
RASIQ o RACIQ

En la matriz RASIQ se lee da énfasis a la figura de Support, mientras que en la matriz RACIQ
tiene gran relevancia los Consulted. En ambos casos, se agrega un nuevo rol: un supervisor de
calidad, que realizará tareas de revisión.

DACI

Esta matriz tiene la particularidad de que cambia los responsables por conductores y a la

autoridad por un aprobador.

RAS

Es un tipo de matriz que apuesta por simplificar la toma de decisiones. Pero a menudo se dice
que es incompleta, ya que no tiene en cuenta al responsable de una tarea.

Palabras finales

La matriz RACI o matriz de asignación de responsabilidades es un modelo que puede ser

adoptado por las empresas grandes. Sus beneficios son numerosos, así que se sugiere su
implementación si quieres mejorar la jerarquía o la estructura laboral en tu organización. 

¿Qué es Lean Startup?

El Lean Startup es un método para desarrollar productos o negocios acortando los procesos.
Se basa en la experimentación, el aprendizaje validado y la iteración o repetición para probar
y mejorar una idea hasta obtener el producto final. Fue creado por Eric Ries, ingeniero de
software, quien se inspiró en el método Customer Development de Steve Blank.

Blank plantea que hay que conocer muy bien a los clientes y sus problemas antes de lanzar
cualquier idea de negocio al mercado. Por ello, el Lean Startup propone una metodología
para aprender del cliente de la forma más rápida y económica posible, con el fin de reducir el
riesgo de fracaso en el lanzamiento de un producto.

Pasos del método Lean Startup

59
La metodología Lean Startup se basa en tres pasos fundamentales para probar la factibilidad
de una idea: crear, medir y aprender. Este proceso contiene sus propias fases y no se realiza
una sola vez durante la aplicación de esta metodología. De hecho, se repite muchas veces,
hasta que obtenemos un prototipo de producto o negocio cuyo éxito es probable.

El objetivo de este método es evitar grandes inversiones de recursos monetarios,

intelectuales o emocionales en ideas que no son realizables. En cambio, nos permite validar
una y otra vez nuestra hipótesis inicial. Con esta técnica reducimos las probabilidades de
fracasar en el lanzamiento de un nuevo producto. Acá te contamos cuáles son los pasos que
debes seguir para aplicar esta metodología:

Paso 1: Crear

Para iniciar el proceso de Lean Startup debes comenzar por la creación del producto o, en este
caso, producto mínimo viable. De acuerdo con el libro The Lean Startup (2001),  de Ries, este
es «la versión de un nuevo producto que permite a un equipo recoger con el mínimo
esfuerzo la máxima cantidad de conocimiento validado acerca de los consumidores».

Para ello, debes seguir las siguientes fases:

 Plantear una hipótesis inicial sobre el producto que deseas lanzar.

 Evaluar qué tan necesario es y por qué sería positivo pagar por tu oferta.

 Elaborar el producto mínimo viable. Con este podrás observar la interacción del
usuario con tu propuesta y determinar si tus clientes son receptivos al prototipo. El
objetivo de este primer contacto con los consumidores a través del producto mínimo
viable no es obtener respuestas definitivas. En lugar de eso, lo que se pretende
es aclarar, a un nivel básico, si entendemos a nuestro cliente potencial y los
problemas que tiene.

Paso 2: Medir

En este paso del Lean Startup podrás medir la receptividad o potencial éxito de tu producto o

idea. Para ello, es importante definir los indicadores o KPI’s relevantes en el estudio de
tu producto mínimo viable. Estos te ayudarán a cuantificar la evolución de tu propuesta en
cada prueba que realices.

60
Esta etapa se ejecuta a través de las siguientes fases:

 Establece un punto de partida con la prueba de tu producto mínimo viable. Al probar

tu propuesta tendrás más claro el panorama inicial de tu idea, producto o negocio.
También tendrás más claridad sobre el impacto que tiene en tus potenciales
consumidores. Con esta medición puedes definir mejor qué debes hacer para
mejorarlo.

 Mejorar el producto con base en el punto inicial. Con respecto a esta fase, Reis ofrece
el siguiente ejemplo: «Una empresa puede dedicar tiempo a mejorar el diseño de su
página web para que sea más fácil de usar por parte de los consumidores. Esto
presupone que la tasa de utilización de la web es un factor clave del crecimiento y que
su punto de partida es inferior del que a la empresa le gustaría. Para demostrar
el aprendizaje validado, los cambios en el diseño deberían mejorar dicha tasa de
utilización. Si no lo hace, el nuevo diseño debería juzgarse como un fracaso».

 Pivotar o perseverar. Si en la medición de la receptividad del producto, el resultado se

aleja de la hipótesis concebida, esto es una clara señal de que se debe pivotar la
propuesta. ¿Qué quiere decir esto? Que se deben modificar las bases del producto
mínimo viable para acercarlo más al éxito entre los clientes o usuarios. Si, por el
contrario, las mediciones arrojan mejorías, entonces se debe perseverar y
perfeccionar.

Paso 3: Aprender

Este es, probablemente, el paso más importante del Lean Startup. Desde el inicio del proceso,
todos los pasos están enfocados en conseguir aprendizaje validado con el feedback de los
clientes o usuarios potenciales. Al aprender más sobre los potenciales clientes de nuestro
negocio o producto seremos capaces de determinar si vamos o no por buen camino.

Un plan de acción para conseguir el éxito de un producto es tan importante como tomar la

decisión correcta si este no funciona. Si hemos aplicado bien el método, seremos capaces de
cambiar las características que sean necesarias en el producto mínimo viable para que la
receptividad de este aumente. El tiempo que tardemos en conseguir el producto
final dependerá de los resultados que obtengamos en la repetición del proceso. Es importante
hacerlo todas las veces que sea necesario, siempre tomando como punto de partida los
resultados de la prueba anterior.

Design Thinking vs Lean Startup

Aunque ambos métodos nos permiten testear productos antes de su lanzamiento, cada uno

tiene aspectos propios que hacen que su aplicación sea distinta. Acá te contamos las
diferencias entres el Design Thinking y el Lean Startup:

61
  El el design thinking se comienza con el proceso de empatía y comprensión de las
necesidades del consumidor. El lean startup, en cambio, plantea una hipótesis sobre
estas necesidades que va perfeccionando a través de la pruebas del producto mínimo
viable.

 El design thinking concede especial importancia al proceso previo al desarrollo del

prototipo. Los equipos de trabajo pueden estar durante varios días evaluando los
factores vinculados a su propuesta. En cambio, el lean startup busca la creación rápida
y económica de un producto mínimo viable para que las pruebas comiencen lo antes
posible. Si se falla, se busca que sea rápido, para invertir la menor cantidad de recursos
posibles.

 El design thinking es usado con frecuencia en empresas con grandes equipos de

trabajo. El proceso requiere de un equipo multidisciplinario que ofrezca distintos
enfoques sobre el problema en estudio. El lean startup es ideal para pequeñas
empresas o emprendimientos, pues busca la menor inversión de recursos posibles y,
así, minimizar el desperdicio a través del aprendizaje validado.

Palabras finales

El lanzamiento de un nuevo negocio o producto puede representar riesgos importantes para

las empresas. Sobre todo si estas se encuentran en su proceso inicial. Para minimizar los
riesgos, han surgido diversos métodos que acortan los procesos de desarrollo y permiten
probar con antelación si una propuesta es factible y si será potencialmente exitosa.

El Lean Startup surge como una alternativa para las compañías, sobre todo para las
emergentes, para que testeen su propuesta antes de realizar grandes inversiones en su
lanzamiento. No es la única metodología. El design thinking, el desing sprint y el método
SCAMPER, son apenas algunas de las técnicas que se pueden aplicar para probar o mejorar
productos o servicios, midiendo la satisfacción de los usuarios. Su selección dependerá
siempre de las necesidades de la empresa y del tipo de proceso que se quiera desarrollar.

¿Qué son las metas?

Las metas se definen como los resultados que una persona desea alcanzar en un
determinado plazo. Las metas pueden ser de distinta índole, desde personales hasta
profesionales. Y, a menudo, se entienden como cuantificaciones de alto alcance de algo que
queremos lograr.

Diferencia entre metas y objetivos

62
La principal diferencia entre una meta y un objetivo es que la primera tiene una estructura
mucho más compleja, mientras que los objetivos tienen un alcance limitado. Por otro lado, las
acciones para lograr una meta siempre se plantean en el largo plazo. En el caso de los objetivos
suelen tener una duración menor, porque se esperan alcanzar en el corto o mediano plazo.

Otra de las diferencias es que los objetivos se adaptan a la meta. En cambio, una meta
responde a anhelos o aspiraciones que motivan el crecimiento. Es decir, una meta está
bastante relacionada con el significado que cada persona le da, también se puede decir que las
metas son una especie de ideal.

Importancia de establecer metas

Fijar metas puede ser bastante importante para saber hacia dónde te  diriges y cuáles son los
pasos que te llevarán a ese lugar. Además, definir metas te ayuda a visualizar cuáles son los
posibles obstáculos que te vas a encontrar en el camino, pero vas a tener la posibilidad de
planificar en consecuencia y tomar decisiones mucho más acertadas.

Tener metas claras es especialmente importante cuando estás frente a un escenario difícil.
Por ejemplo, imagina que te cuesta escribir. Las razones para que esto te suceda pueden ser
muchas, desde dificultad para encontrar nuevas ideas para las entradas del blog o, quizás,  te
resulte complicado escribir párrafos largos sin cometer errores. Sin embargo, sea lo que sea
que te frena, al establecer metas y trabajar para conseguirlo vas a mejorar tus habilidades y a
sentirte más seguro de ti mismo.

Las metas, además, promueven el desarrollo gradual. Esto es porque son pequeños puntos de
conquistas que forman el camino hacia el éxito. Cada vez que cumplas una meta, te sentirás
más cerca del final que te has trazado. También, son esenciales para medir los logros a lo largo
de tu camino y, finalmente, ¿por qué es importante definir metas?, porque permiten que te
mantengas enfocado.

5 claves para establecer metas de Brian Tracy

63
Brian Tracy es un empresario, orador motivacional, escritor de ventas y de desarrollo personal.
A lo largo de su carrera ha publicado más de 70 libros donde trata temas como el liderazgo, la
autoestima, estrategias, psicología del éxito, etcétera. Tracy es famoso porque ha
compartido las 5 claves que se necesitan para cumplir una meta. Son las siguientes:

1. Vence el miedo a los cambios fijando una meta

Una de las cinco claves para el establecimiento de metas de Brian Tracy es que no le tengas
miedo al cambio. Es normal resistirse, evitarlo y querer entrar en la zona de confort. ¿Pero
sabes cómo puede alejar estos sentimientos con respecto al cambio, según Tracy? ¡Teniendo
una meta! Con ella vas a tener el mando de la situación, porque vas a controlar la dirección del
cambio. Nadie le teme al cambio si va en la dirección que desea, así que fija ya mismo una
meta.

2. Busca tu talento

Este es uno de los mejores tips para cumplir metas porque está relacionado con el área de
excelencia. Es decir, todo el mundo tiene talentos: encuentra aquello en lo que
verdaderamente tienes potencial. ¿Cómo saber cuál es el tuyo? Halla qué es eso que siempre
capta tu atención, para hacerlo piensa en qué te gusta pensar, de qué te gusta hablar, cuál es
tu tema de lectura favorito.

Posteriormente, define qué te interesa o te resulta fascinante. Finalmente, ¿qué es lo que

absorbe completamente tu atención cuando estás trabajando en ello? En las respuestas a esas
preguntas está tu talento.

3. Trabaja duro

¿Cómo construir metas? ¡Con trabajo duro! Ahora mismo tienes las herramientas (familia,
contactos, sabiduría, talento) para conseguir todo lo que estás buscando, pero la clave es
trabajar duro y hallar esa oportunidad. Según Tracy, ¡las grandes oportunidades vienen
disfrazadas de trabajo duro!

4. Ten equilibrio

Al establecer metas necesitas tener un equilibrio. ¿Qué quiere decir esto? Que no todas deben
ir en una sola dirección. En otras palabras, no solo debes perseguir el dinero o el éxito laboral.

64
En su lugar, plantéate entre tres y cinco metas por cada uno de los siguientes aspectos:
personales y familiares, son aquellas que determinan tu vida emocional; las metas de negocio
y de carrera, son la forma en la que cumples tu potencial como miembro productivo de la
sociedad; la meta de automejoramiento, es considerarte como un proyecto.

6. Busca un propósito definido importante

¡Esta es la meta número 1 de tu vida! En otras palabras, trata de tener una misión de vida, eso
que sea más grande que cualquier otra meta sencilla. No obstante, debe ser medible,
específico, tangible, debe ser algo que puedas hacer, tener o ser. No puede ser algo nebuloso
como la paz mundial.

Otros consejos de Brian Tracy

Ya vimos las 5 claves para establecer metas de Tracy, pero él también ha comentado otros
consejos que indudablemente pueden ser útiles a tomar en cuenta cuando se quieran dar
pasos para lograr una meta. De este modo, Tracy dice que una meta puede ser cualitativa y
tangible, por ejemplo, una persona puede tener como meta mejorar la calidad de vida, bajar
de peso o tener una casa más grande.

En el caso de las metas de corto plazo, debes poder cumplirlas en un plazo de 90 días para no
perder la motivación. Las metas a largo plazo tienen un lapso de uno a dos años para
alcanzarlas. Con respecto al propósito definido importante puede tomar hasta tres años, pero
se deben realizar acciones cada cierto mes.

Cómo establecer metas: 8 estrategias

1. Elige metas que sean importantes para ti

¿Quieres lograr tus metas? ¡Atrévete a perseguir aquellas que verdaderamente te hagan

feliz! Olvídate del qué dirán o de seguir el camino que todos transitan. Para tener compromiso
y alcanzar metas necesitas que sean significativas. Tienes que saber qué es lo que quieres.

Veamos un ejemplo: imagina que tu meta es ser un mejor profesional de la medicina. Piensa
por qué elegirías esta meta, ¿contribuye a tu bienestar emocional?, ¿te va a ayudar a mejorar
tu plan de vida?, ¿ser mejor profesional te llevará a cumplir otras metas? Haz una lista y no
tengas miedo de hacerte preguntas difíciles; ¿qué es lo que más quiero?, ¿qué es lo que me
haría sentir más orgulloso a mí mismo? Para efectos de este ejemplo, un error sería hacer esto
porque se trata de una obligación cuando, en realidad, deseas ser un profesional de la
arquitectura.

2. Establece prioridades

Es cierto que puedes tener varias metas al mismo tiempo, pero eso no significa que debas
llevar todas en un mismo período de tiempo: seamos sinceros, es tan agotador que resultará
imposible. Por eso lo que debes hacer es saber cuál es tu meta más urgente para cumplir.
Lístalas y así siempre sabrás qué es lo que sigue.

3. Ponle un plazo de cumplimiento

Puede parecer sencillo, pero incluir una fecha límite en cada meta es una de las mejores
cosas que puede hacer para garantizar su cumplimiento. Establecer una fecha límite
conjuntamente con un cronograma de acciones significa que hay que tener constancia,
disciplina y responsabilidad.

65
4. Sé práctico

¿Cómo lograr tus metas y objetivos? Siendo práctico. Ten metas que puedas empezar a
consolidar ya mismo. Es genial pensar en un futuro idílico, pero eso no se cumplirá si no haces
nada hoy.

5. Conoce muy bien tus valores

¿Cuál es tu filosofía de vida?, ¿qué es eso en lo que crees?, ¿cuáles son los valores que
consideras irrenunciables? Si decides definir metas y en el proceso haces actos que van en
contra de eso, entonces, es que tomaste malas decisiones o tus metas no estaban claras.

6. Aprende del ejemplo de otros

Tener referentes que sirvan como inspiración siempre será un buen aliciente para emprender
acciones. Busca a personas que estén en tu misma área y enfócate en su proceso, aunque
evidentemente será diferente al tuyo, busca esas lecciones que pueden aplicarse a tus metas.
Un buen punto de partida es conocer algunas frases famosas de emprendedores, si lo que
tienes como meta es iniciar tu propio negocio.

7. El fracaso es una retroalimentación

No hay trucos mágicos para lograr las metas propuestas. Puede darse una situación en la que
te fijaste una y resulta que por distintos motivos fracasó. ¡Pero no te aflijas! Esto te ayudará
a ver los obstáculos como oportunidades y no como barreras para el éxito.

8. Realiza un seguimiento de tu progreso

Para tener una idea de cómo ha sido tu proceso, es ideal que hagas un seguimiento constante
que te permita ver cuánto has avanzado. Esto te puede dar una mejor perspectiva y te
ayudará a saber si seguir por ese camino o, en su lugar, buscar otro. Recuerda que las
dinámicas para establecer metas no tienen que ser rígidas y que siempre puedes adaptarlas
para que se ajusten a ti.

Adicionalmente, es bueno analizar regularmente el progreso de tus metas para ver qué has
hecho o no. Puede que descubras que hay cosas que ya no son tan importantes para ti como
antes y que, por tanto, deberías tacharlas de la lista o tal vez hay cosas nuevas que se han
vuelto importantes y que hay que añadir.

Palabras finales

Si eres de esas personas que hacen búsquedas similares a «cómo cumplir mis metas»,
esperamos que este artículo te haya sido de total utilidad. Para despedirnos debemos decir
que establecer metas es algo que no debes subestimar porque te va a permitir acercarte a la
persona que quieres ser, te hará sentir empoderado y orgulloso, a la par que te dejará
grandiosas lecciones en el camino.

8 características de un equipo de alto rendimiento

1. Poseen un liderazgo abierto, inspirador y motivador

66
Dentro de las principales características de los equipos de alto rendimiento se encuentran que
la persona que ejerce el rol de líder posee marcadas habilidades personales. Por ejemplo, se
muestra abierto con todos y es inspirador, es decir, es alguien visto como referente en el
sector o un ejemplo a seguir, además de que constantemente está motivando a los miembros
de su equipo.

Este líder se encarga de que haya un buen clima de trabajo en todo momento, supervisa que
todos se sientan escuchados e integrados. Asimismo, trata de que los demás sigan su ejemplo.
Es un líder que puede llegar a ser muy exigente consigo mismo, pero su objetivo es que su
equipo también se esfuerce por dar lo mejor de sí.

Cristiano Ronaldo, el reconocido jugador de fútbol, puede ser considerado como un líder
inspirador y motivador. Sus múltiples récords futbolísticos demuestran que es un apasionado
por el trabajo duro, lo que motiva a sus compañeros de campo a esforzarse tanto como sea
posible.

Algo similar sucede con los equipos de alto rendimiento. Tienen una figura que los guía, que
sirve como referente. Pero es importante destacar que no se presenta con un ser superior,
sino que es lo suficientemente receptivo como para escuchar las dudas, inquietudes, razones y
vivencias de su equipo a fin de buscar estrategias que lleven a todos al crecimiento
profesional.

Contenido relacionado:

 10 características de un líder de equipo | ¿Tienes lo necesario?

 10 habilidades de un líder | Lo que necesitas para gestionar equipos

 10 tipos de liderazgo | ¿Qué estilo de líder eres para tu equipo?

 20 frases de liderazgo | Dosis de inspiración para ser un gran líder

 Cómo ser un buen líder | Los mejores consejos para un liderazgo exitoso

2. Tienen un objetivo en común

67
Los equipos de trabajo de alto desempeño no trabajan descoordinados o con metas y
propósitos que no tengan un mismo rumbo. ¡Son centrados! Todos saben muy bien por qué la
asignación que deben cumplir es imperante para el cumplimiento del objetivo mayor.

Además, tener un objetivo en común es una de las características de un equipo de trabajo de

alto rendimiento, debido a que ellos constantemente están evaluando sus actividades y cómo
impactan en el resultado final. Es importante que este objetivo sea de conocimiento público y
que frecuentemente se dé un status del proyecto.

También tienen claridad y transparencia en cuanto a los procesos que se harán para el
cumplimiento del objetivo. Asimismo, no hay espacios para las dudas en torno al rol que cada
uno va a desempeñar dentro del equipo.

3. Se comparte la responsabilidad

Otra de las características de un equipo altamente productivo es que, a pesar de que cada
individuo tiene una tarea por desarrollar, el resultado final se toma como parte de una
responsabilidad compartida. No hay espacios para los egos, ni para el individualismo. Los
equipos de alto rendimiento saben que juntos son mucho más fuertes y capaces, así que se
hacen cargo como colectivo de sus victorias y derrotas.

68
Cuando un miembro no puede cumplir con sus asignaciones, tiene algún retraso o
inconveniente todos se motivan por ayudar a efectuarlo, se preocupan para que, de igual
manera, la tarea se finalice en el plazo adecuado.

En definitiva, una de las características de un equipo de alto rendimiento es saber celebrar los
logros en comunidad. E, incluso, aunque alguno falle notoriamente, no se centran en
culpabilizar o en tener posiciones de víctimas, sino que con herramientas para la toma de
decisiones encuentran soluciones a los problemas generados.

4. Son multidisciplinarios

¿Cuáles son las características de un equipo de alto rendimiento? ¡Que se distinguen por ser
multidisciplinarios! Esto quiere decir que están formados por profesionales de diferentes
trayectorias académicas y profesionales, pero del mismo sector laboral. Esto hace que se
pueda aportar una mayor perspectiva al esquema del trabajo. Por otro lado, hay mayor
rendimiento en habilidades individuales.

La diversidad también es otro de los puntos a favor en este tipo de equipos, ya que tener
individuos con diferencias económicas, sociales o culturales puede hacer que mejoren los
procesos internos de la empresa u organización. Afortunadamente, el crecimiento de la
tecnología, conjuntamente con otros esquemas de trabajo, hace que conformar un equipo
multidisciplinario sea una tarea cada vez más sencilla.

5. Mantienen la autonomía

Tras distinguir las características de un equipo de alto rendimiento se logró evidenciar que la
autonomía es también un factor clave. Esto quiere decir que a pesar de que los equipos
cuentan con un liderazgo y tienen una meta en común, no necesariamente deben estar
trabajando desde un mismo lugar geográfico. ¡Ni siquiera tienen que hacerlo a la misma hora!

69
En ese sentido, los equipos de alto rendimiento pueden manejar sus tiempos de trabajo según
les parezca más conveniente. También pueden trabajar desde casa, desde el extranjero o
seguir una modalidad de trabajo por objetivos o por tiempos de entrega. Asimismo, gozan de
una alta flexibilidad, que es probablemente una de las características más notoria con otros
tipos de equipos.

6. Buscan la innovación

En sexto lugar como una de las características de un equipo de alto rendimiento se encuentra
el hecho de que constantemente están buscando la innovación. Esto quiere decir que tienen
como finalidad lograr ingeniosas ideas, crear nuevos productos, diferenciarse de la
competencia y darles a los clientes un servicio único, agradable y que realmente satisfaga sus
intereses.

Este tipo de equipo no se sienten conformes al quedarse estancados en una sola forma de
hacer las cosas, tampoco se sienten a gusto repitiendo por mucho tiempo los mismos patrones
o estrategias. Para ellos, es fundamental buscar la novedad, creen que así no solo crecen ellos
como individuos, sino que la empresa puede mejorar sus índices de rendimiento,
productividad y operatividad.

7. Aprendizaje continuo

70
Los equipos de alto desempeño saben que la mejor manera de seguir creciendo es
aprendiendo. ¡Reconocen que aún tienen mucho por aprender y que desconocen sobre
muchos temas! Constantemente están buscando formas de seguir aumentando sus
conocimientos como colectivo y como seres individuales.

Al respecto, estos equipos trabajan en el desarrollo de nuevas oportunidades para continuar

con sus estudios teóricos y prácticos. Es probable que frecuentemente compartan información
acerca de nuevas maestrías, cursos, talleres, webinars o seminarios. También se preocupan
por buscar otro tipo de aprendizaje continuo que no necesariamente sea académico, de allí
que indaguen sobre las actividades que realizan sus compañeros de equipo.

Por otro lado, este aprendizaje continuo lleva a mejorar las destrezas y habilidades
laborales de quienes conforman al grupo. Los líderes de estos equipos saben su importancia y,
entre sus estrategias gerenciales, contemplan la realización de jornadas educativas que
refuercen los conocimientos y actualicen sobre las últimas tendencias y avances en un
determinado tema.

8. Comunicación abierta

Una de las características de un equipo de alto rendimiento infaltable es la comunicación

abierta. Esto hace que se mejoren los procesos creativos internos y externos, además de que
hace que el ambiente de trabajo sea mucho más cómodo, debido a que la comunicación
abierta y sincera lleva a crear un entorno donde predomina la confianza y el respeto.

Por otro lado, la comunicación abierta en los equipos de alto desempeño refuerza las
conductas positivas, sirve para alinear estrategias, facilita la escucha activa, promueve
el networking y hace que se creen vínculos más allá del trabajo. Evidentemente, esta
comunicación ya no tiene que ser presencial.

Con los últimos avances se puede hacer uso de algunas de las apps para hacer videollamadas o
cualquier otro programa que facilite la comunicación. En la actualidad, los puestos de trabajo
están desplegados por todo el mundo, además de que modelos de trabajo como el smart
working, requieren de una comunicación que no siempre es sincrónica o cara a cara.

9 mejores herramientas de gestión de proyectos

71
Las herramientas de gestión de proyectos se han vuelto indispensables para dirigir
eficazmente el trabajo y mantener la comunicación asertiva en el equipo. A continuación,
analizaremos 9 softwares de gestión de proyectos gratuitos y de pago que puedes articular en
tus procesos laborales.

1. Monday

Monday se ha convertido en una de las mejores herramientas de gestión de proyectos y de las

preferidas por las compañías para administrar tareas y trabajar en equipo. La plataforma
cuenta con versión web y móvil y puede ser personalizada según las necesidades de la
organización. Cuenta con operaciones para gestión de proyectos, marketing, CRM y ventas,
trabajo remoto, recursos humanos, atención al cliente y más. Funciona a base de mensajes y
tableros de tareas con una interfaz funcional que permite crear y finalizar proyectos de forma
clara para todos los colaboradores.

Monday también cuenta con más de 100 procesos de automatización prediseñados para

evitar errores humanos. Al igual que con más de 50 integraciones con otras aplicaciones de
trabajo. Sus principales funciones incluyen plantillas personalizables, función de arrastrar y
soltar para facilitar el flujo de trabajo y seguimiento por tiempo y fechas de vencimiento.

72
Además, cuenta con paneles, formularios, vista de calendario, intercambio de archivos,
función de mensajería instantánea, permisos para invitados, entre otros.

El software ofrece 14 días de prueba gratis y 30 días de garantía de devolución de dinero. El

costo de sus planes premium depende del número de usuarios, pero pueden variar desde 24
USD por usuario al mes en un plan básico.

2. Trello

Trello es una recomendación infaltable en los softwares para la gestión de proyectos, pues se
considera uno de los mejores del mercado. Gracias a que permite el trabajo colaborativo de
forma sencilla por medio de tableros en los que se listan las tareas. Allí, es posible establecer
etapas de flujo de trabajo hasta su finalización y, con la función de arrastrar y soltar, hace que
el manejo de los proyectos sea más sencillo. La administración de tareas se realiza por medio
de tarjetas, las cuales pueden ser nombradas y asignadas a un usuario específico. Del mismo
modo, es posible delimitar una fecha de entrega, adjuntar archivos y llevar un seguimiento del
registro de actividades.

Además, la plataforma cuenta con la opción de agregar «potenciadores» o

complementos como calendarios, mapas y campos personalizados. Y a su vez, integrar
herramientas como Google Drive, Slack, Dropbox o InVision. Dentro de sus características
relevantes se destacan la variedad de plantillas para los tableros y la accesibilidad desde
navegador y móviles. También, la posibilidad de personalizar las etapas de flujo de trabajo,
priorizar los tableros, crear checklists a partir de listas y hojas de cálculo, entre otros.

La versión gratuita de Trello es ilimitada para tableros, tarjetas y listas personales. Sin

embargo, para el trabajo en equipo tiene un límite de 10 tableros. Respecto a la versión paga,
esta cuenta con dos planes: Business Class por 9.99 USD al mes y Enterprise por 17.50 USD al
mes.

3. Basecamp

73
Esta herramienta de gestión de proyectos cuenta con una interfaz intuitiva ideal para equipos
grandes, medianos y pequeños. Pues permite dividir el trabajo en proyectos separados de
manera organizada, incluyendo en cada uno a las personas, tareas, documentos, fechas y
debates relacionados con el trabajo en cuestión. Esto permite una comunicación más eficiente
entre los usuarios y una circulación más fluida de la información, al igual que una planificación
de labores más rápida y sencilla.

El tablero de Basecamp contiene mensajería, cronograma, chat grupal en tiempo real,

almacenamiento de archivos, listas de tareas y acceso a clientes. Además, una de sus
características más destacadas son las preguntas recurrentes personalizadas. Estas las puedes
asignar a tu equipo de forma regular para obtener respuestas agrupadas en un hilo.

La plataforma es accesible desde el navegador y cuenta con una app móvil disponible para
iOS y Android. Adicional a ello, cuenta con una versión gratuita para uso personal y ligero, en
la que puedes manejar 3 proyectos, 1GB de espacio e incluir hasta 20 miembros. Por su parte,
la versión paga tiene un valor de 99 USD al mes y permite tener clientes y usuarios ilimitados.
Así como plantillas, bases de datos, soporte prioritario y 500 GB de almacenamiento.

4. Asana

74
Este es uno de los softwares de gestión de proyectos más utilizados alrededor del mundo
debido a su variedad de funciones y a su sistema de comunicación integrado. Este minimiza el
uso de correos electrónicos permitiendo mostrar y configurar notificaciones, actualizaciones,
comentarios y cambios en las fechas en tiempo real. La plataforma también permite realizar
integraciones con otras aplicaciones al igual que sincronizar las tareas en todos los proyectos.

Dentro de sus principales funcionalidades ofrece campos personalizados, secciones para

agrupar las tareas en cada proyecto, archivos adjuntos y plantillas adaptables. Asimismo,
cuenta con la opción de establecer controles de seguridad, crear copias de los proyectos y
utilizar reglas para automatizar los procesos. También, en Asana es posible crear cronogramas
por medio de diagramas de Gantt y definir objetivos estratégicos para los proyectos.

La plataforma es compatible con navegadores web y con dispositivos iOS y Android.

Su versión gratuita permite gestionar proyectos ilimitados con equipos de hasta 15 personas.
Por su parte, los planes pagados van desde los 10.99 USD mensuales por usuario.

5. Wrike

Wrike es otro de los softwares de gestión de proyectos ideal para que equipos pequeños,
medianos y grandes prioricen las tareas más importantes y colaboren eficientemente. La
plataforma permite personalizar los flujos de trabajo y realizar automatizaciones específicas
para los distintos equipos, al igual que editar y revisar los proyectos, realizar comentarios y
notificaciones y crear informes dinámicos en tiempo real. También, permite trabajar desde el
navegador o en su versión móvil para iOS y Android.

Las funciones más destacadas de Wrike incluyen medidas de seguridad para que solo el
personal autorizado acceda a la información y posibilidad de sincronizar email y
calendario. Así como la opción de crear tareas, asignarlas, marcarlas como completadas y
compartir archivos. De igual manera, la plataforma informa a todos los usuarios sobre la
actividad reciente en los proyectos, y se integra con aplicaciones como Outlook, Excel, Google
Drive, Dropbox y más.

Wrike está disponible en su versión gratuita solo para trabajar con 5 miembros del equipo.
Sus versiones pagas tienen un costo de 9.80 USD en adelante por usuario al mes y permiten
desde 5 usuarios hasta usuarios ilimitados según el plan escogido.

6. Microsoft Project

75
Este es uno de los softwares de gestión de proyectos más antiguos de la lista, pues su primera
versión fue lanzada en 1984. Actualmente, cuenta con las versiones Project Professional y
Project Pro para Office 365. Estas pueden ser vinculadas con los complementos de Project
Online y Project Server. A su vez permiten acceder a funciones específicas para administrar
proyectos, programas y portafolios. Esta plataforma está enfocada a desarrollar planes,
asignar recursos a tareas, administrar presupuestos, dar seguimiento y analizar cargas de
trabajo.

Cuenta con la capacidad para crear e incorporar informes personalizados que pueden ser
descargados en formato Power Point. De igual forma, es posible crear paneles interactivos
para ver el estado general y explorar los detalles de cada proyecto. También, permite generar
fácilmente flujos de trabajo automatizados e integrar la plataforma con la nube empresarial. El
costo mensual de Microsoft Project oscila entre los 10 USD y 55 USD por usuario.

7. TeamWork

Esta herramienta se caracteriza por ser fácil de usar, gestionar múltiples proyectos y

contribuir a que los equipos internos y remotos se mantengan organizados. Cuenta con una
interfaz práctica y flexible que permite personalizar los flujos de trabajo por medio de listas de

76
tareas, diagramas de Gantt y tableros. En cada proyecto creado es posible asignar funciones,
cargar archivos, chatear con compañeros de equipo y hacer seguimiento.

TeamWork es ideal para optimizar las tareas en trabajo remoto, marketing, planificación de
proyectos, administración de recursos, servicios profesionales y ventas. Pues su plataforma es
adaptable a cada una de estas necesidades. Además cuenta con la opción de integrar otras
herramientas como Slack, Dropbox, Google Drive, Xero, Hubspot, entre otras.

Respecto a los costos, la plataforma ofrece una versión Free Forever que incluye máximo 5
usuarios, 2 proyectos y 100 MB de almacenamiento. En cuanto a la versión paga, el precio
mensual va desde los 10 USD mensuales por usuario.

8. ActiveCollab

ActiveCollab es una plataforma que permite planificar y organizar el trabajo por medio de
tareas, asignando funciones y registrando el tiempo en todos los proyectos. Adicional a ello,
cuenta con la posibilidad de visualizar todas las actualizaciones en tiempo real. Así como de
crear discusiones y gestionar la información eficientemente.

La plataforma cuenta con una función muy completa de seguimiento del tiempo en las tareas
y proyectos. Pues incluye un cronómetro para medir con precisión las horas que el equipo
dedica al trabajo. También, genera informes detallados del tiempo y posibilita asignar tarifas
por horas a todos los colaboradores. Puedes realizar una prueba gratuita de 14 días para
conocer este software de gestión de proyectos y familiarizarte con sus funciones.

El precio de ActiveCollab es de 7 USD mensuales por usuario y es posible expandir las

características por un valor de 4 USD.

9. Milanote

77
¿Eres toda una mente creativa? ¿Buscas una aplicación que te permita dar rienda suelta a tu
imaginación y talento? Pues Milanote es la herramienta ideal para todas las personas que
tienen ese don de la creatividad. En Milanote puedes organizar proyectos creativos en
hermosos paneles visuales, algo así como trabajar en la pared en un estudio creativo (visual,
táctil y, a veces, un poco desordenado).

¿Qué la hace diferente? En primer lugar, su genial interfaz, en la que puedes crear notas, listas
de tareas, insertar imágenes, links, colocar recursos gráficos como flechas para relacionar
conceptos y estructurar la información… ¡Es muy visual y te facilita organizar todas tus ideas
creativas con solo arrastrar y soltar!

Además, Milanote es totalmente recomendable para diseñadores que trabajan en equipos de

forma remota, ya que una de sus grandes funcionalidades es que permite compartir
tu board  mediante una invitación para colaborar en tus tableros.

¿Cuáles son sus características principales?:

– Permite escribir notas y listas de tareas, cargar imágenes y archivos y guardar lo que
encuentres en la web.
– Facilita organizar tus ideas visualmente usando la interfaz flexible de arrastrar y soltar.
– Con un solo clic se puede crear un espacio de trabajo compartido para colaborar con tu
equipo.
– Está lleno de cientos de plantillas integradas para ayudarte a comenzar con una variedad de
proyectos diferentes, desde la creación de un panel de estado de ánimo hasta la redacción de
ese resumen creativo perfecto.

La aplicación móvil de Milanote está disponible para iPhone y Android. También cuenta con
una aplicación de escritorio y con la opción web clipper, es decir, extensiones para Chrome y
Safari que te permite guardar instantáneamente contenido web, por ejemplo, texto, imágenes,
enlaces, videos y más.

¿Ya te ha convencido? Échale un vistazo a sus planes:

 Free: Permite crear 100 notas, imágenes o enlaces, 10 cargas de archivos y compartir
tableros de manera ilimitada. Este plan no tiene límite de tiempo.

78
  Pago por persona: Permite crear notas, imágenes o enlaces ilimitados, cargas de
archivos ilimitados y tableros compartidos ilimitados. Tiene un costo de $12,50 al mes,
pero si pagas una suscripción anual, su valor es de $9,99.

 Plan para equipos de trabajo: Permite crear notas, imágenes o enlaces ilimitados,
cargas de archivos ilimitadas, tableros compartidos ilimitados y soporte prioritario.
Hasta 10 personas tiene un costo de $49 y hasta 50 personas es de $99 al mes. Ambos
se facturan anualmente.

Palabras finales

No queda duda de los beneficios de implementar softwares de gestión de proyectos en tu

negocio, compañía o emprendimiento. Estos permiten lograr procesos más organizados,
designar funciones y optimizar el tiempo. Así que no esperes más y empieza a mejorar la
comunicación con tu equipo y a sacar el máximo provecho de las herramientas digitales de
trabajo colaborativo.

79