System Design

and
Acquisition

Bandung, 19 November 2020

Major Goals

 Memberikan pemahaman yang lebih dalam tentang proses desain dan

perolehan sistem informasi sumber daya manusia (HRIS).
 Desain dan akuisisi HRIS ini terdiri dari satu fase dalam proses
pengembangan sistem yang lebih besar.
 Dalam kajian sebelumnya, proses pengembangan yang lebih besar
mengacu pada siklus hidup pengembangan sistem (SDLC).
 Phases of the Systems Development Life Cycle (SDLC)
3

Fokus pada fase desain

Desain HRIS dapat terjadi
dalam dua tahap: desain logis
dan fisik.
4
Background

Setelah organisasi menyelesaikan fase analisis SDLC,

yang menghasilkan analisis proses komprehensif untuk
HRIS baru

Salah satu tugas utama yang dihadapi staf SDM dan tim
pengembangan adalah memodelkan kebutuhan sistem
baru.

Model Logis Model fisik

(logical (physical
model) model)
 Pada dasarnya, model logis (logic model) mirip dengan cetak biru (blue print) untuk
rumah atau pesawat terbang. Ini memberi organisasi garis besar proses bisnis
utama dan tujuan untuk sistem.
 Kemudian, saat sistem fisik dirancang (physical design), hal ini diterjemahkan ke
dalam platform perangkat keras dan perangkat lunak yang paling sesuai dengan
kebutuhan bisnis.
 Dalam HRIS, ada dua jenis model yang dibuat untuk sistem: model yang berfokus
pada proses sistem dan model yang berfokus pada data yang ditangkap sistem.

Basic Understanding
Logical Model  Physical Model Design
 Logic Model Design
Tahap 2 Berfokus pada penerjemahan persyaratan bisnis ke dalam proses bisnis yang
ditingkatkan, terlepas dari teknologi apa pun yang diterapkan.
 7
Concept

Model logis  model HRIS yang dapat dioperasionalkan dengan berbagai

cara dalam hal teknologi.

Misalnya, dalam model logis, organisasi mungkin fokus pada penerimaan dan
pemrosesan file pelamar. Ada beberapa cara fisik di mana organisasi dapat
mengimplementasikan proses ini, yakni dengan menggunakan portal Web di HRIS,
kios di outlet ritel, email langsung, atau surat fisik.

Kekuatan menggunakan model logis adalah bahwa staf SDM dan

pengembang dapat fokus secara khusus pada proses bisnis, kebijakan,
dan prosedur daripada pada teknologi.
8
Example Larson Property Management
Persyaratan bisnis untuk organisasi Larson Property
Management adalah akuisisi karyawan baru.

Proses bisnis SDM biasanya mencakup:

(1) Mengidentifikasi pekerjaan yang membutuhkan
karyawan baru dan menyetujui pekerjaan tersebut;
(2) Menganalisis persyaratan pekerjaan tersebut;
(3) Memposting posisi tersebut dan merekrut pelamar dari
pasar tenaga kerja;
(4) Melacak pelamar melalui proses perekrutan;
(5) Memilih dari kelompok perekrutan, melalui
penggunaan alat seleksi seperti wawancara, dll;
(6) Membawa karyawan baru dan menempatkan mereka
dalam pekerjaan yang dibutuhkan.

Program SDM yang terkait dengan proses ini adalah:

(1) Perencanaan SDM (5) Seleksi
(2) Analisis pekerjaan (6) Penempatan
(3) Perekrutan (7) Pencatatan
(4) Pelacakan pelamar
 Two Ways to View an HRIS: Data Versus Process
9
Data Perspective
Berfokus pada analisis data apa yang digunakan
organisasi, serta pada definisi dan hubungan
data  mengabaikan bagaimana atau di mana
data digunakan oleh organisasi.
Perekrutan karyawan akan membutuhkan data tentang pelamar
terkait pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan mereka
(misalnya, nama, alamat, gelar yang diterima, pengalaman kerja).
Perspektif data akan fokus pada data penting yang akan ditangkap,
tetapi tidak akan peduli dengan bagaimana data tersebut akan
digunakan dalam organisasi.
Process Perspective
Berfokus pada proses bisnis dan aktivitas di
mana organisasi terlibat dan bagaimana data
mengalir melalui HRIS
Modul perekrutan akan mempertimbangkan aktivitas bisnis, seperti
menerima lamaran, menyortir dan memindai resume untuk menentukan
kumpulan wawancara, menjadwalkan wawancara, melaporkan informasi
kandidat untuk tujuan hukum, dll, tetapi bukan definisi dan hubungan data.
Pemodelan proses menggunakan alat untuk mendeskripsikan proses yang
dilakukan oleh suatu sistem.
 Logical Process Modeling
10
With Data Flow Diagrams (DFD)

Model proses menggambarkan dan merepresentasikan proses bisnis utama atau

aktivitas yang dilakukan oleh organisasi, seperti pelacakan pelamar.

DFD adalah representasi grafis dari aktivitas dan proses bisnis utama dalam
sistem SDM, batasan2 sistem, data yang mengalir melalui sistem, dan setiap
individu atau departemen eksternal yang berinteraksi dengan sistem.

Fokus DFD adalah pada pergerakan data antara entitas eksternal (seperti
pelamar pekerjaan) dan proses (proses pelacakan pelamar) dan antara
proses dan penyimpanan data.
 Logical Process Modeling
11
With Data Flow Diagrams (DFD)

Ada kebebasan untuk

berkomitmen pada
implementasi teknis
sistem terlalu dini. Memberikan pemahaman yang
lebih dalam tentang keterkaitan
Freedom Deeper sistem dan subsistem.
understanding

Stronger
communication Deeper analysis
Memungkinkan komunikasi yang
lebih kuat dari pengetahuan sistem Memastikan analisis yang lebih
kepada karyawan, karena diagram dalam dari sistem yang
dalam bentuk gambar. diusulkan untuk menentukan
apakah semua proses bisnis
Keunggulan DFD telah diidentifikasi
(Kendall and Kendall, 2008)
Symbols of the Data Flow Diagram (DFD)

Entitas
o Entitas mewakili agen eksternal
(misalnya, individu, departemen, bisnis,
sistem) yang menerima atau memasok
data ke sistem SDM.
o Misalnya, dalam sistem pelacakan
pelamar (ATS), manajer dapat meminta
lowongan pekerjaan dipasang, atau
pelamar bisa mengirimkan resumenya
secara online.
o Dalam skenario ini, baik manajer maupun
pemohon adalah entitas.
Symbols of the Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow
o Aliran data merepresentasikan pergerakan
satu bagian data dari titik ke titik melalui
sistem (misalnya, dari proses ke proses,
entitas ke proses, atau proses ke
penyimpanan data).
o Karena arus data merepresentasikan data
tentang seseorang, tempat, atau benda, itu
juga harus diberi label dengan kata benda.
o Misalnya, aliran data berlabel "Lembar
Waktu" akan mewakili lembar waktu
karyawan, dan data pasti yang terkandung
dalam aliran tersebut akan secara tepat
didefinisikan sebagai bagian dari proses
pembuatan diagram.
Symbols of the Data Flow Diagram (DFD)

Process
o Proses merepresentasikan aktivitas atau
proses bisnis.
o Tujuan dari setiap proses adalah untuk
mengubah data yang dimasukkan menjadi
keluaran yang berguna (misalnya,
membuat catatan pelamar, memperbarui
catatan karyawan, membuat laporan rasio
hasil perekrutan, melaporkan data komisi
kesempatan kerja yang sama pada
pelamar).
o Harus diberi label dengan kata kerja
tindakan, misalnya, hitung, kirim, cetak,
atau verifikasi.
Symbols of the Data Flow Diagram (DFD)

Data Store
o Dengan kata lain data diam di sistem atau
tempat penyimpanan data.
o Repositori ini bisa berupa lemari arsip, file
di atas meja, file komputer, atau tabel
database.
o Berisi data tentang seseorang, tempat,
atau departemen dan harus diberi label
dengan kata benda.
o Contoh penyimpanan data antara lain: file
karyawan, file pelamar, catatan karyawan,
dan pelanggan atau catatan tunjangan
saat ini.
 Creating and Using the DFD
16

Sebagian besar DFD untuk sistem bisnis terintegrasi sangat kompleks, terdiri dari
ratusan hingga ribuan proses, aliran data, dan penyimpanan data

DFD diatur dengan memodelkan proses individu (seperti proses pelacakan

pelamar) dan komponen (seperti modul perekrutan) dari sistem informasi.

Nilai dari pendekatan ini adalah:

 bahwa semua individu yang terlibat dalam desain logis sistem dapat
melihat model pada tingkat pemahaman dan kompleksitas mereka sendiri.
 Creating and Using the DFD
17
Diagram Tingkat Konteks

DFD tingkat tertinggi yang dikembangkan

disebut diagram tingkat konteks
o Diagram ini menggambarkan sistem lengkap,
batasannya, entitas luar yang berinteraksi dengan
sistem, dan aliran data primer antara entitas di luar
sistem dan sistem itu sendiri.
o Diagram tingkat konteks hanya berisi satu proses SDM,
yang mewakili sistem, aliran data, dan entitas.
o Proses ini diberi label dengan nama sistem dan
diidentifikasi sebagai diagram tingkat konteks.
Gambar: Level 0 DFD
Konsep ini disebut
penyeimbangan DFD
o Proses SDM tunggal dalam diagram
level konteks kemudian dipecah
menjadi lebih detail pada diagram
level 0 untuk memberikan gambaran
yang lebih jelas tentang proses bisnis
SDM.
o Diagram level 0 berisi proses sistem
utama dan data yang mengalir di
antaranya.

**Penting untuk dicatat pada poin ini bahwa

diagram level konteks dan diagram level 0
harus mencerminkan dan mengkomunikasikan
informasi yang sama.
 Physical Model Design
Tahap 1 Berfokus pada teknologi komputer untuk HRIS, meliputi perangkat keras,
perangkat lunak, rencana jaringan, dan manual teknis.
20
Concept

Setelah sistem baru dirancang dan model logis dari sistem

baru telah diuji terhadap persyaratan bisnis, organisasi akan
pindah ke fase desain fisik.

Pada titik ini, organisasi harus memiliki pemahaman

yang kuat tentang operasinya saat ini, keinginan sistem
untuk beroperasi.
21
Physical Model
Menentukan apakah ada nilai dalam melanjutkan desain sistem dan
1
proses implementasi yang sebenarnya.

Menentukan opsi dan persyaratan perangkat keras dan perangkat

2
lunak

Major activities 3
Menentukan di mana mendapatkan perangkat keras dan perangkat
lunak (misalnya, dengan pengembangan in-house atau pembelian
perangkat lunak komersial)

4 Mengembangkan jadwal implementasi

Bekerja dengan vendor potensial untuk menilai dan memilih perangkat

5
lunak jika perangkat lunak sistem akan diperoleh secara eksternal

Selama fase desain fisik, staf HRIS dan

6 TIQui
akan sangatexpetendis
pertinacia fokus pada bagaimana
elaboraret id, melperangkat lunak ei.
oporteat erroribus dan
perangkat keras baru akan sesuai dengan arsitektur TI saat ini.
22 Three Choices in Physical Design
Menentukan bagaimana melanjutkan desain fisik
organisasi memiliki pilihan untuk tidak melakukan apa pun atau memutuskan menunda
proses setelah mengetahui bahwa vendor perangkat lunak yang ditargetkan sedang dalam
proses revisi besar dari produk perangkat lunak yang dikembangkannya.

Melakukan perubahan hanya pada proses bisnis SDM tanpa menerapkan

teknologi baru atau yang ditingkatkan
Sebelum waktu atau uang dihabiskan untuk teknologi baru, penting bagi organisasi untuk
mengatasi semua perubahan proses bisnis yang diusulkan dan menentukan apakah
proses ini dapat ditangani dengan menggunakan teknologi HRIS saat ini.

Menerapkan perubahan proses bisnis bersama dengan teknologi baru

atau yang ditingkatkan.
Terdapat tiga cara dasar untuk melakukannya: membangunnya, membelinya, atau
melakukan outsourcing pengembangan.
Organisasi yang memilih pendekatan pertama — untuk membangun teknologi secara
internal — akan bertanggung jawab atas pengembangan perangkat lunak dan perangkat
keras.
 Strength and Weakness
23

Kelemahan Desain Fisik

Kekuatan Desain Fisik
Berfokus pada bagaimana sistem akan
beroperasi secara aktual.
Berfokus pada cara aktual sistem yang akan
diimplementasikan dalam hal teknologi, analis
dan staf SDM yang mungkin terkendala oleh
model fisik operasional yang ada.

Oleh karena itu, pengembang sistem

Anggota staf HR terbiasa dengan fungsi HRIS saat ini
cenderung fokus pada esensi proses
(sistem lama) yang mereka gunakan. Namun, biasanya,
bisnis yang independen dari implementasi
tidak dengan aspek teknologi sistem baru.
teknologi apa pun.
 Software Acquisiton Strategies
24

o Jika keputusan dibuat untuk

membeli dan menyesuaikan
COTS atau pengembangan
outsourcing, organisasi perlu
bekerja sama dengan vendor
perangkat lunak eksternal.
o Dengan demikian, pemilihan
vendor menjadi keputusan
yang sangat penting.
Thank you! 