UNIVERSIDAD GALILEO IDEA

CEI QUETZALTENANGO

Curso: Automatización de Procesos Administrativos 3

Horario: Lunes 18:00 a 19:00

Tutor: Licda. Velia de Mata

NOMBRE DE LA TAREA

Ejercicios Prácticos del libro

Semana a la que corresponde: 8

Brandon Andrade IDE 16002721

Raquel Cano IDE 16001303
Shantel Castillo IDE 16004220
Marta Grijalva IDE 16002753
Gonzalo Marroquín IDE 16002153
Obed Pérez IDE 16005873
Otto Urrutia IDE 16004920
 Ejercicio 1. Capitulo 1

A continuación encontrará una tabla con una serie de documentos que se manejan en una
empresa. Coloree de rojo los documentos cuantitativos y de azul los documentos cualitativos.

Informes Boletines
Contables y Financieros
Resúmenes de operaciones y los registros Memorándum
operaciones
Informes de toma de decisiones Manuales de procedimientos

Informes de Desempeño Avisos en tableros.

 Ejercicio 2. Capitulo 1

A continuación se le presentan dos columnas que contienen las partes de un informe final de
recolección de información y lo que debe contener. Trace una línea de acuerdo a la relación
que tienen las columnas según lo estudiado en el capitulo. (para cuestiones de estética se
identificará la relación mediante números)

Introducción (1) (6) Identifica claramente las

preguntas que se pretende
responder. Generalmente
¿Qué se hace? ¿Quién lo
hace? ¿Con qué frecuencia?
¿Qué volúmenes se
manejan? y principalmente
¿Qué contratiempos
ocurren? ¿Qué obstáculos se
presentan? etc.
Diagrama de flujo del (3) Descripción del flujo del
sistema (2) sistema en forma escrita de
sus actores, resaltar aquellos
puntos controversiales e
importantes del sistema.
Descripción narrativa del (4) Presentación de una lista de
sistema (3) las formas utilizadas y el
análisis realizado.
Formas e instructivos (1) Contiene qué información se
utilizados por el sistema (4) está buscando, quiénes son
las personas o actores
claves, qué procesos son
importantes, etc.
Apéndices (5) (8) De preferencia se sugiere
utilizar cuadros
comparativos, gráficas, etc.
se incluyen los principales
descubrimientos.
Objetivos del estudio (6) (2) Descripción gráfica de cómo
se procesan los datos dentro
del sistema.
Conclusiones generales (7) (5) Se incluye una muestra de
los instrumentos utilizados,
de las formas recabadas, y
los datos obtenidos en
detalle
Hallazgos relevantes y (7) Se debe incluir todos
cuadros comparativos (8) aquellos aspectos y
sugerencias que se haya
mencionado y producir el
informe final de las
 recopilación de información.
Se presenta en forma
concreta las conclusiones a
que se llegó después de
realizar el análisis de la
información recabada

Ejercicio 1. Capitulo 2
A continuación se le presenta una tabla en donde tiene que completar la columna de la
derecha con las características que debe cumplir cada uno de los elementos del FODA para
poder clasificarse como tal.

ELEMENTO CARACTERISTICA
Una fortaleza es un elemento positivo
de la organización que es
determinante para alcanzar los
FORTALEZAS objetivos de la misma. Un elemento
puede ser un recurso disponible, una
habilidad que se posee o bien
actitudes positivas que se tienen
disponibles para el logro de los
objetivos
Por el contrario las debilidades son
todos aquellos elementos, recursos,
habilidades y actitudes de la
DEBILIDADES organización que constituyen un
obstáculo barrera para el logro de los
objetivos. Son los aspectos negativos
que impiden u obstaculizan el buen
desempeño de la organización.
La organización debe evitar aquellos
factores externos cuyo efecto sea
AMENZAS negativo porque son un obstáculo
para el logro de sus fines. Pueden
enumerarse aquellos hechos y
eventos en el ambiente y
ulteriormente se deben determinar
cuáles podrían afectar o representar
un amenaza o barrera para la
organización.
Como su nombre lo indica,
representan para la organización una
OPORTUNIDADES oportunidad que se debe aprovechar.
Las oportunidades son aquellos
elementos externos que pueden ser
aprovechados para el logro de los
objetivos de la organización.
 Ejercicio 2 Capitulo 2

A continuación se le presenta una tabla con las fuerzas competitivas que puede utilizar una
empresa basada en el análisis FODA. Complete la información y coloque el nombre de
alguna empresa que usted conozca que utiliza evidentemente dicha fuerza competitiva.

Fuerza competitiva Nombre de la empresa que la aplica

La intensidad de la rivalidad entre
los competidores existe
La amenaza de nuevos
participantes
El poder de negociación de los
compradores
El poder de negociación de los
proveedores
La presión de productos o
servicios substitutos
Dominós y Pizza Hut
En este tipo de empresas siempre
existe rivalidad para ver que quien de
los dos tiene el mejor producto y las
mejores promociones
Campero Vs. PIinulito
Campero a sido por muchos años el
rey en el mercado pero con la
incursión de nuevas empresas
similares como pinulito y otras más,
la gigantesca empresa de campero a
ideado estrategias para minimizar el
crecimiento de los demás
Elektra y el Gallo más Gallo
Los compradores son quienes eligen
donde gastar y en estas empresa es
un claro ejemplo de promociones y
descuentos y pagos cómodos para
atraer clientes ya que con demasiada
competencia ellos tienen el poder de
elegir donde comprar
Cable DX
Un caso particular es este, ya que la
empresa al ser una de las más
grandes en la región, son ellos los
que tienen el poder de elegir que nos
dan y más aún cuanto nos cobran por
sus servicios
Black Berry vrs Apple IPhone
Black Berry a tenido que empezar a
innovar ya que la amenaza ha crecido
indudablemente por competidores
como Apple quien brinda productos
substitutos de mejor calidad.
 Ejercicio 1. Capitulo 3

A continuación encontrara una tabla con algunas estrategias de negocio la cual debe
completar, en lo primera columna debe de colocar el concepto respectivo de la misma y en la
segunda columna nombrar una organización u empresa (un producto) que usted conozca
que utiliza dicha estrategia.

Estrategia Concepto Producto que la utiliza

1 2
A través de un conjunto
de políticas funcionales Productos suli S.A en
Liderazgo de costos dirigidas hacia este Wal-Mart Guatemala
objetivo básico, es decir
ser el líder en mercado en
costo.

Se da cuando se crea Molino Moderno S.A

Diferenciación algo que se considera en (productos de pasta INA)
el mercado como
exclusivo.
Concentrarse en un grupo
particular de Sublime S.A
Concentración compradores, un (Camas)
segmento de la línea de
productos o un mercado
geográficos.
 Ejercicio 2. Capitulo 3

La empresa “Fashion, S.A. Se dedica a la venta de ropa juvenil, a la moda para crear
tendencia en el segmento del mercado adolecente. Posee sucursales en México y en
Centroamérica. Crea diferentes modelos, que con un mínimo de tiempo de fabricación, y con
una logística eficaz, llega a los puntos de venta. Además, conoce inmediatamente las ventas
de cada tienda, para ajustar su surtido a las características propias de cada mercado
geográfico.

Desacuerdo a lo estudiado en el capítulo, ¿qué estrategias de negocios están utilizando los

Gerentes de Fashion, S.A? Después de elegir las estrategias justifique su respuesta.

Estrategia Justificación

Para el desarrollo del producto

El desarrollo del producto
Penetración en el mercado
pretende incrementar las ventas
mediante una modificación o mejoría
de los productos o servicios, crea
diferentes modelos que con un mínimo
de tiempo de fabricación de fabricación
La empresa “Fashion”, conoce las
ventas de cada tienda, para ajustar su
surtido a las características, por ello
pretende aumentar la participación en
el mercado que corresponde a los
productos o servicios presentes, la
penetración en el mercado incluye
aumentar la cantidad de vendedores,
elevar el gasto publicitario, ofrecer
muchas promociones es por lo mismo
que tiene sucursales en México y
Centroamérica.
 Ejercicio 1. Capitulo 4

A continuación, encontrará una tabla con las formas que se utilizan para diseñar los
diagramas administrativos. Complétela de acuerdo a la información que estudió en el
capítulo.

Símbolo Descripción Ejemplo de información

en la que podría
utilizarse

Operación Sirve para realizar una

acción

Inspección o revisión Sirve para revisión de

algún documento

Desplazamiento o Es para trasladarse de un

transporte lugar a otra en una hoja o
para indicar el transporte
Retraso. Depósito Puede ser un pago
provisional o espera provisional puede usarse
para pagar una
reservación
Almacenamiento Enviar algún documento
permanente para archivar
 Ejercicio 2. Capitulo 4

A continuación, se le presentan algunas reglas y características para diseñar diagramas

administrativos, pinte de color rojo la que a su criterio es verdadera y luego justifique porque
eligió dichas respuestas como verdaderas.

1 Generalmente inicia 1
2. Puede utilizar el estándar identificados en las tablas o bien simbología que
usted diseñe para representar las diferentes secciones.

3. Identifica al responsable de la operación. Puede ser un puesto especificio o

una unidad. El nombre debe ser claro, no debe dar lugar a confusión,
utilizan el mismo al hacer referencia a la misma unidad o puesto
4. Utiliza acciones tales como: Genera, entrega, recibe, elabora, traslada,
archiva, etc. Luego de la acción se identifica el objeto de la acción:
5. Detalla cómo llevar a cabo la operación identificada en la columna ¿qué?
No es importante ya que puede colocar solo observaciones.
6. Especifica el objetivo de realizar cada operación. Generalmente se utilizan
los verbos en infinitivo: oficializar, autorizar, garantizar, etc. Luego se
coloca el objeto. Es decir, oficializar los cargos por servicios, garantizar la
exactitud de las facturas enviadas, etc.
7. La distancia recorrida entre un punto y otro es donde se realizan las
operaciones.
8. Se especifica el tiempo que toma realizar la operación solo en algunas
actividades.

Justificación: Estas son las 3 que escogí ya que realmente son las que si están en lo correcto
de cómo usar algunas reglas de los diagramas de flujo.
 Ejercicio 1. Capitulo 5

A continuación encontrara un organizador con los tipos de manuales que se estudiaron en el

capítulo, complete la información que se le solicita. Puede agregar la cantidad de formas que
considere necesario.

POR SU ALCANCE B

TIPOS DE MANUALES B
POR SU CONTENIDO
ADMINISTRATIVOS

POR SU NATURALEZA B

C
 Generales

por su alcance especificos

operacion

ventas
organizacion

sistemas
tipos de manuales por su contenido
administrativos procedimientos
personal

puestos produccion

finanzas
por su naturaleza
macroadministrativos

microadministrativos
 Ejercicio 2. Capitulo 5

A continuación se le presenta una tabla con los pasos para la elaboración de un manual
administrativo de acuerdo al plan de trabajo. Complete la tercera columna e incluya los
elementos necesarios que debe tomar en cuenta en cada paso según lo estudiado en el
capítulo.

Recolección de datos *Capacitación a quien va a

realizarla. Se debe capacitar en
los métodos de investigación a
utilizar en el proceso de
elaboración del manual.
*Recopilación de datos: utilizar
diversas técnicas.
Elaboración de un manual

Validación de datos Presentar los datos reunidos a los

involucrados en el área y
validarlos.

Estructuración de datos Del tipo de manual que se elabora

dependerá el tipo de datos
recopilados y su análisis. Las
etapas de trabajo son las mismas

Organización de datos Los datos recabados deben ser

organizados en el momento en
que se obtienen y no dejar su
clasificación y organización hasta
el último momento.
 Ejercicio 1. Capitulo 6

A continuación encontrara un diagrama de VEN, en el cual debe completar comparando las

principales diferencias entre el manual de normas y procedimientos y el manual de puestos,
en el centro debe colocar las principales similitudes.

Manual de Normas y procesos Manual de puestos

 Normas que se deben  Descripción ordenada y

cumplir en la realización de
una actividad.
 Describe cada proceso y
procedimiento de trabajo y
las normas relacionadas con
el
 Especifica normas
correspondientes con
acciones disciplinarias del
personal y cada miembro de
la organización
 Presenta puestos funciones
y responsabilidades de una
forma general.
Similitudes detallada de cada
puesto
 Identifica relaciones,
Presenta información
funciones y
de normas y
responsabilidades
responsabilidades
asignadas a los puestos
para los empleados.
 Es detallado y
Muestran la forma de profundiza en cada
operar de la puesto
organización  Indica cómo hacer el
trabajo
Ayudan a hacer  Identifica superiores y
eficientes las labores subordinados, líneas de
del personal mando y delegación de
responsabilidades
 Ejercicio 2. Capitulo 6

A continuación se le presenta una tabla para la elaboración de un puesto, ordene colocando

de 1 a 7 cada paso.

Pasos para elaborar un manual de puestos No.

Detalla en forma narrativa en cada puesto 3

Identificar y enumerar los puestos dentro de la organización 1

Analizar y mejorar cada puesto, si procede 5

Validar lista de puestos, analizando si efectivamente coincide

con los existentes en la organización. Validar con los 2
organigramas existentes

Hacer las modificaciones correspondientes al formato de

6
descripción y perfil de puestos

Validar la descripción de cada puesto

4

Llenar los formatos para cada puesto 7

 Ejercicio 1. Capitulo 7

A continuación se le presenta tres etapas que son parte del diseño de un sistema , anote a
la par de cada uno las razones que, si no se realiza correctamente, hacen fallar al sistema.

ETAPAS DEL
DISEÑO DE
SISTEMAS
ES LA ETAPA EN LA QUE EL
SISTEMA TRABAJA
NORMALMENTE. SE PUEDEN
HACER CAMBIOS POR
NUEVAS CIRCUNSATANCA O

PRODUCCION ADAPTACIONES A NUEVAS

SITUACIONES

ES APLICAR LOS
PRINCIPIOS DE SISTEMAS

ANALISIS PARA AYUDAR A QUIEN

TIENE QUE DECIDIR EN LA
SOLUCION DE UN
PROBLEMA

SE DEBEN CONTESTAR 3

ESTRATEGIA PREGUNTAS:

1. ¿EN DONDE
ESTAMOS?
2. 2,HACIA DONDE
QUEREMOS
DIRIGIRNOS
3. 3. ¿CÓMO LO
HACEMOS?
 Ejercicio 2. Capitulo 7

A continuación se le presenta una tabla con los elementos del diseño de sistemas. Complete
la columna del medio y anote el concepto de cada elemento y en la tercera columna elija un
sistema que haya utilizado (compra de comida rápida, búsquedas en la red, etc...) para
ejemplificar cada elemento.

ELEMENTOS CONCEPTO EJEMPLO

Hardware Todo lo que se refiere a Compra de computadoras.
equipo como computadoras,
redes y telecomunicaciones,
memoria, capacidad de
disco, etc.
Software Todo aquello que no es Búsqueda en internet.
físico, como sistemas
operativos, sistemas de red y
telecomunicaciones, software
para manejo de datos, etc.
Datos Se debe incluir seguridad de Pagos en línea del sistema
los datos, integridad, bancario.
redundancia, estructura
física, rutas de acceso,
administradores de archivos,
de bases de datos, plan de
recuperación ante desastres,
etc.
Personas Entrenamiento, cultura Agencia de telefonía.
organizacional, cambio,
disponibilidad, etc.
Procedimientos Material para entrenamiento, Manual de ayuda en
documentación del usuario, instalación de programas en
ayuda en línea, una computadora.
documentación operacional y
técnica, etc.
 Ejercicio 1. Capitulo 8

Elabora diagramas de flujos de datos (DFDs) correctamente y sigue las reglas para un
sistema o proceso determinado.

A Continuación se le presentan algunas reglas para elaborar los diagramas DFD, s, de

acuerdo a lo estudiado en el capítulo marque cuales son verdaderas (V) y cuales son falsas
(F)

REGLAS V F
Todos los elementos del diagrama deben ser identificados por V
un nombre.
A veces una entidad se comunica exclusivamente a un proceso. V
Evitar asignar un número único a cada proceso, entidad o F
almacén de datos.
Todo diagrama tiene, por lo menos, una entidad que provee V
entradas y una entidad que requiere las salidas del sistema que
se diagrama.
Un proceso realiza una transformación o cambio sobre el dato V
que recibe.
Un proceso debe tener, al menos, un flujo de datos de entrada y V
uno de salida.
 Ejercicio 2. Capitulo 8

Utiliza la simbología correcta en la elaboración de los diagramas.

A continuación encontrara el concepto de algunas figuras que se utilizan en los DFDs, lea
cuidadosamente y dibuje la figura que a su criterio es la correcta.

CONCEPTO FIGURA
Representa un proceso de transformación, es decir trabajo
desarrollado en el sistema para transformar la información

Muestra el movimiento de datos de un punto a otro dentro del

sistema.

Representa un almacén de datos.

Este símbolo representa una fuente o destino EXTERNO que

puede enviar o recibir datos/información al sistema.