PANDUAN PENVUSUNAN KENDALL MNUTU APIP INSPEKTORAT DAERAH KABUPATEN MUNA BARATDAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI a KATA PENGANTAR ‘A. PENDAHULUAN B. TUJUAN PENIAMINAN KUALITAS . TAHAPAN AUDIT DAN KENDAL! MUTU 1. Tahap Perencanaan TL Tahap Pelaksanaan Audit TIL. Tahap Pelaporan Audit fit Barnn-=KATA PENGANTAR Untuk meningkatkan tata kelola APIP, baik dari sisi kelembayaan, sumber daya ‘manusia, maupun tata laksana pengawasan pada APIP Pusat maupun APIP Daerah. Namun, seiring dengan kebutuhan APIP yong menghendaki percepatan peningkatan level kapabilitasnya, diperlukan sebuah panduan ringkas mengenai langkah-langkah praktis yang i level 2. (infrastructure), harus dilaksanakan oleh APIP agar levelnya meningkat menj beserta dokumendokumen yang harus dipenuhi oleh APIP. Terkait dengan hal tersebut, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Men PAN dan RB) telah menerbitkan Surat Edaran Nomor 19 Tahun 2012 tentang Peningkatan Profesionalitas Aparatur di Lingkungan Aparat Pengawasan Intern Pemerintah {APIP). SE tersebut mengamanatkan adanya penguatan pengawasan yang dilakukan APIP, ‘yang berperan sebagai penjamin kualitas (quality assurance) dan konsultasi (consulting) dalam rangka mendorong pelaksanaan reformasi birokrasi, sehingga memerlukan sumber days aparatur pengavvasan yang profesional, kompeten, produktif, dan berintegritas. Sebagai wujud dari sikap profesionalisme Auditor, agar kegiatan pengawasan (audit dan non audit) yang dilaksanakan APIP menjadi berkualitas sesuai dengan Kode Etik APIP (Permenpan Nomor PER/04/M.PAN/03/2008) dan Standar Audit APIP (Permenpan Nomor PER/0S/M PAN/03/2008), maka diperlukan suatu sistem kendali mutu pelaksanaan audit dan non audit oleh manajemen APIP. Sistem pengendalian mutu tersebut merupakan suatu prosedur dan reviu pengendalian yang harus dilakukan oleh setiap unit APIP yang meliputi Kebijakan, prosedur dan program pengendalian pada lingkup kewajiban unit APIP sebagaimana tercantum pada Standar Audit APIP yang mengharuskan adanya Pedoman Audit APIP sebagaimana diatur dalam PermenPAN Nomor: 19 Tahun 2009. g perlu dilakukan oleh suatu unit APIP dalam kegiatan pengawasan adalah pengawasan tahunan sampai dengan pemantauan tindak Ianjut hasil | Oleh Karena itu, dalam rangka membantu APIP dalam menerapkan n pelaksanaan tugasnya, maka Inspektorat Daerah Kabupaten Muna Barat panduan yang memuat proses kendali mutu yang sekurang-kurangnya dapat APIP pada saat pelaksanaan penugasan pengawasan.inj kami harapkan dapat menjadi acuan yang apltkanif sehingea ‘Akhimya, panduan kan -menujutingkat rmempermudah APIP untuk melaksanakan langkah-langksh perbail rmasih jauh dari sempura, Karena itu: kamt Kapabilitas yang lebih baik. Panduan int rmengharapkan masukan dari para. stakeholders, sebagat bahan ‘untuk memperbaiki_ dan ‘menyempurakan panduan ini. 1198102 1 001B, TUJUAN PENJAMINAN KUALITAS 1, Mendukung kegiatan audit APIP, 2. Memberikan nilai tambah dan 3. Meningkatkan kegiatan operasi organisasi serta memberikan jaminan bahwa kegiatan ‘audit di lingkungan APIP sejalan dengan Standar Audit dan Kode Etik. C, TAHAPAN AUDIT DAN KENDALI MUTU ama heal HA 05 re cae AMAos a wor mae | (maaerel warn || saz eee aoe om eR care ae svorron) || Avorn) ~ ae ‘MA 21 = ‘KMA12 |e masing-masing tahapan di atas adalah sebagai berikut : ip Perencanaan dengan Standar Audit Peraturan Menteri NegaraPendayagunaan Negara jor: PER/OS/M.PAN/03/2008 APIP mempunyai kewajiban untuk menyusun pengawasan tahunan dengan prioritas pada kegiatan yang mempunyai risiko dan selaras dengan tujyan organisasi, Disamping itu, APIP juga jkasikan rencana pengawasan tahunan kepada pimpinan organisasi untukRencana pengawasan tahunan berisi rencana Kegiatan audit dalam tahun yang bersangkutan serta sumber daya yang diperlukan, Penentuan prioritas kegiatan audit didasarkan pada evaluasi risiko yang dilakukan oleh APIP dan dengan sempertimbangkan prinsip kewajiban menindaklanjuti pengnduan dari masyarakat Penyusunan reneana pengaasan tahunan fersebut didasarkan alas prinsip keserasian, ceterpaduan, menghindari tumpang tindih dan pemeriksaan berulang-ulang sera ‘memperhatikanefisiensi dan efektifitas penggunaan sumber daya 4. Prosedur penyusunan program kerja pengawasan tahunan (PKPT) dilakukan sebagai berikut: a. Penanggungjawab perencanaan menyusun dan mengirimkan usulan rencana audit, Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun usulan rencana audit: 1) Mengidentifikasi semua unit kerja yang dapat diawasi (audit universe) 2) Mempertimbangkan prioritas dari pimpinan organisasi (Bupati, antara lain : a Tujuan utama Pemda yang tertuang dalam Renstra / RPJMD_ b. Program/kegiatan unggulan terkait kebutuhan masyarakat luas c. Program/ kegiatan yang memiliki risiko terbesar 3) Mempertimbangkan prioritas pemeriksaan BPK 4) Mempertimbangkan seluruh sumberdaya yang ada seperti SDM, keuangan dan sarana prasarana Usulan rencana audit tahunan tersebut dituangkan dalam formulir Usulan. Program Kerja Audit Tahunan (UPKAT) . Penanggungiawab perencanaan mengoordinasikan rencana audit tahunan dengan pejabat setingkat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan audit di unit APIP ‘untuk mendapat tanggapan dan saran sehingga dicapai kesepakatan rencana audit tahunan, baik tujuan maupun beban pemeriksaan. iI koordinasi yang telah disepakati dituangkan ke dalam Formulir Program ja Audit Tahunan (PKAT). Formulir KMA 05 pinan APIP menetapkan Program Kerja Audit Tahunan APIP dan lanjutnya diajukan ke pimpinan Pemda untuk mendapatkan persetujuan4. Unit yang melaksanakan fungsi perencanaan mendistribusikan PKAT yang telah disetujui oleh pimpinan Pemda kepada masing-masing unit yang melaksanakan fungsi audit serta unit yang melaksanakan fungsi tata usaha di unit APIP e PKAT yang telah disahkan dikirimkan kepada menteri yang berwenang untuk menetapkan Kebijakan pengawasan nasional dan mengkoordinasikan pelaksanaan kebijakan pengawasan nasional agartidak terjadi pengawasan yang tumpang tindih. 2. Mengingat jumlah SDM yang terbatas perlu dibuat perencanaan penugasan per auditor, schingga ada pemerataan penugasan di antara auditor. Contoh : Formulir Program Kerja Audit Tahunan, dan Formulir Perencanaan Lainnya Formulir KMA 05 PROGRAM KERJA AUDIT TAHUNAN TAHUN AUDIT 20XX Pekan Nama Biaya Unit yang No. | Auditi Jabatan HA ‘Malai | Selasai | Auditor (Rp) melaksanakan z z z a z 6 Z = 3 PETUNJUK PENGISIAN: a Kolom I diisi dengan nomor urut auditi b, Kolom 2 diisi dengan nama auditi Penentuan auditi berdasarkan Prioritas dari pimpinan Pemda Memperhatikan prioritas pemeriksaan yang sedang dilakukan BKP. . Kolom 3 diisi dengan pekan mulai audit colom 4 diisi dengan pekan selesai audit ‘olom 5 diisi dengan nama-nama auditor mulai dari pengendali mutu, pengendali is, ketua tim dan anggota tim Jlom 6 diisi dengan jenjang jabatan dan peran dari masing-masing auditor lam menentukan peran dalam penugasan hendaknya memperhatikan jabatan asing-masing auditor. yrang Auditor Utama diperankan sebagai Pengendali Mutu, yr Madya diperankan sebagai Pengendali Teknis,‘Auditor Muda diperankan sebagai Ketua Tim dan Auditor Pertama / Auditor Trampil diperankan sebagai Anggota Tim Kolom 7 diisi dengan jumlah biaya yang disediakan untuk audit Kolom 8 diisi dengan jumlah LHA yang akan diterbitkan Kolom 9 diisi dengan unit di APIP yang melakukan audit Misalnya : Inspektorat Wilayah @ Formulir KMA 22 RENCANA AUDIT DILIHAT DARI OBJEK AUDIT TAHUN 20XX No. | Sasaran Bulan / Kode Nama Auditor Nama Audit Urut mudit [4] 2] 3) 4) 5] 6] 7| 8] 9 | 0] 1) 2 1 2 pase) a fe9 | sof ae fe [os [se Ps 1 2 3 4 5 PETUNIUK PENGISIAN ‘a, Kolom 1 diisi dengan nomor urut b, Kolom 2 diisi dengan nama auditi yang akan diaudit ¢. Kolom 3 diisi dengan sasaran audit . Kolom 4 s/d 15 diisi dengan tanda yang menunjukkanFormulir KMA 23 PERENCANAAN PETUGAS AUDIT (AUDITOR) TAHUN 20) Minggu/ Ava no] Nay ap af a] 5] ofa] a] 9] to) 11] x2] x3] x4] 15] x6] 17] x6] 19] 20] 25| 22] 23] 24] 25] 26 Aucitor [57] 28) 29] 30| 33] 32| 33] 34] 35| 36] 37|38| 39] 40|a1|a2| 43] a4] a5| 46] 47| 48] 49] 50] 5i| 52 Ss es fof faa Peas fn a fn a9 na faa faa fae as fa fa a PETUNJUK PENGISIAN a Kolom I diisi dengan nomor urut b. Kolom 2 diisi dengan nama auditor yang akan ditugaskan ¢. Kolom 3 s/d 28 diisi dengan tanda waktu pelaksanaanII, Tahap Pelaksanaan Audit |. Tahap Perencanaan oleh Tim Audit Tangkah-langkah penyusunan rencana dan program kerja audit pada tingkat tim audit adalah a Berdasarkan pada Program Kerja Audit Tahunan, Pengendali Mutu menunjuk tim audit yang akan melaksanakan fungsi audit. Tim tersebut terdiri dari Pengendali Teknis, Ketua Tim dan Anggota Tim, Ketua tim ditugaskan untuk melengkapi Formulir Kartu Penugasan (KMA 06) sebanyak rangkap 2 (dua), satu dimasukkan dalam Kertas Kerja Audit (KKA) dan satu copy disampaikan kepada Pengendali Teknis, b, Ketua tim yang sudah ditunjuk selanjutnya mengusulkan alokasi anggaran waktu pemeriksaan yang disediakan kepada setiap jenis pekerjaan (kegiatan) dalam proses audit tersebut. Sebagai pengendaliannya Ketua Tim harus ‘melengkapi Formulir Alokasi Anggaran Waktu Audit, (KMA 07) ¢. Pengendali tcknis harus memberikan persetujuan atas alokasi anggaran waktu tersebut dengan membububkan tanda tangan dalam formulir tersebut. Formulir ini disimpan dalam KKA agar dapat dipakai sebagai acuan dari pelaksanaan kegiatan audit dd. Ketua tim dibantu oleh anggota tim kemudian melakukan analisis atas data auditi, Selanjutnya akan ditetapkan sasaran, ruang lingkup, dan metodologi yang akan dipakai, Juga akan dilakukan analisis terhadap pengendalian intern auditi dan kepatuhan auditi erhadap peraturan perundangan serta kemungkinan kecurangan yang dilakukan oleh auditi. Dari hasil analisis tersebut maka ketua tim bersama dengan anggota tim akan menyusun rencana audit dalam bentuk Formulir Program Kerja Audit (KMA 09) yang menjabarkan secara rinci tentang langkah-langkah yang akan ditempuh sehubungan dengan pelaksanaan audit, Program Kerja Audit ini kemudian akan disahkan oleh Pengendali ‘Teknis dan diketabui oleh Pengendali Mutu. 10Contoh - Formulir Surat Tugas, Kartu Penugasan, Alokasi Anggaran Waktu dan Program Kerja Audit adalah sebagai berikut APIP SURAT TUGAS Nomor = . Lampiran: Perihal .. KepadaYth, Berdasarkan .. 000c8IV. Tahap Pemantauan Tindak Lanjut Pemantauan tindak lanjut audit diartikan sebagai suatu tindakan untuk memantau dan mengevaluasi pelaksanaan tindak lanjut atau perbaikan, yang dilakukan oleh Pimpinan auditi, atas rekomendasi auditor berdasarkan temuan audit yang dilaporkan, termasuk temuan-temuan yang berkaitan yang diperoleh oleh auditor cekstemn atau auditor lainnya, sesuai dengan mekanisme penyelesaian rekomendast hhasil audit dan reviu lainnya yang ditetapkan Prosedur pelaksanaan pemantauan tindak lanjut agar semua rekomendasi atas temuan audit dapat dilakukan tindak lanjut secara tuntas dan tepat sebagai berikut 1, Berdasarkan laporan hasil audit, ketua tim membuat formulir penyampatan. temuan dan rencana pemantauan tindak lanjut. Formuli penyampaian temuan dan rencana pemantauan tindak lanjut tersebut kemudian diserahkan ke unit yang ‘melaksanakan fungsi pelaporan untuk diinput ke dalam daftar temuan APIP: 2, Formulir Konsep Temuan dan Rencana Tindak Lanjut yang dibuat oleh ketua tim untuk unit yang akan melaksanakan fungsi administrasi tindak lanjut dapat dilshat pada Formulir KMA 18 3, Unit yang melaksanakan fungsi pelaporan menyerahkan daftar temuan APIP- tersebut kepada tim pemantau tindak lanjut. 4, Tim pemantau tindak Janjut melakukan verifikasi atas laporan tindak Tanjut yang, telah dilakukan oleh auditi, Bila dianggap perlu tim pemantau dapat melakukan pengujian terhadap tindak lanjut yang dilakukan oleh audit 5. Untuk tindak lanjut yang kurang memuaskan, tim pemantau melaporkan kepada pimpinan APIP termasuk risiko yang masih ada. Berdasarkan laporan tersebut, pimpinan APIP menyampaikan surat kepada auditi untuk melakukan tindakan tambahan sehingga tindak lanjut menjadi lengkap dan efektif; 6. Tindak lanjut yang telah dilakukan oleh auditi dicatat dalam daftar temuan audit ‘APIP. Jika tindak lanjut dinyatakan telah selesai dan sesuai, maka pada kolom keterangan dicantumkan kata “sudah selesai (tuntas), sudah dilakukan tindak Janjut tapi belum selesai dan belum dilakukan tindak lanjut”, formulir laporan tindak Janjut Formulir KMA 19Apabila batas waktu penyelesaian tndak lanjut terlampaui, APIP menerbithan dan ‘menyampaikan surat peringatan pertama kepada pimpinan audit tas rekomendast ‘Yang belum ditindaklanjuti dan atas tindak Janjut yang masih kurang. ‘Tika dalam satu bulan setelah surat peringatan pertama tindak fanjut belum dilakukan auditi, maka APIP menerbitkan surat peringatan kedua. 10. Jéka dalam satu bulan setelah surat peringatan kedua terbit tindak Tanjut tidak juga dilakukan, maka tim pemantau membuat surat_pemberitahuankepada pimpinan organisasi 1. Tim pemantau tindak Janjut melakukan pemutakhiran tindak Janjut atas saldo temuan yang belum ditindaklanjuti dan tindak lanjut yang masih Kurang. 12 Formulir laporan pemantauan tindak lanjut yang harus diisi dan disampaikan oleh tim pemantau tindak lanjut atas hasil pemantauan yang telah dilakukannya dapat dlilihat pada Formulir KMA 20, 13, Pemutakhiran tersebut dilakukan sekali dalam setahun dan dituangkan dalam sebuah berita acara yang ditandatangani pimpinan auditi dan tim pemantau tindak lanjut 14, Pemutakhiran tas status temuan yang belum ditindaklanjuti oleh auditi dituangkan dalam sebuah Berita Acara Pemutakhiran Data sebagaimana dapat dilihat pada Formulir KMA 21 15. Formulir KMA 18, KMA 19, KMA 20 dan KMA 21 adalah sebagai berikut -Formulit KMA 18 KONSEP TEMUAN DAN RENCANA TINDAR LANJUT Audit Petiode Ault |Nomor Surat Tugas [Nomor LHA |Nomor Formulir Penyampaian Disampaikan Tanggal [Rapat Penutupan Audit tanga! Reneana Tindak || Komentar | Komentar No | Kondisi | Kriteria | Sebab | Akiba Se Lanjut Audit Auditor ! 2 3 z x 6 Z E a 2 1 J 4 3 Pengendali Teknis, Ketua Tim, ( ) ( ) PETUNIUK PENGISIAN . Kolom informasi umum cukup jelas Kolom 1 diisi dengan nomor urut Kolom 2 diisi dengan kondisi yang ditemukan Kolom 3 diisi dengan kriteria yang dipergunakan Kolom 4 diisi dengan penyebab terjadinya kondisi tersebut Kolom 5 diisi dengan akibat yang mungkin terjadi karena kondisi tersebut Kolom 6 diisi dengan rekomendasi yang diberikan auditor Kolom 7 diisi dengan rencana tindak lanjut yang direkomendasikan Kolom 8 diisi dengan komentar auditi atas rekomendasi yang diberikan Kolom 9 diisi dengan komentar auditor atas komentar auditi . Kolom 10 diisi dengan keterangan yang diperlukan, . Kolom pengendali teknis dan ketua tim diisi dengan nama dan tanda tangannya. Prorse mp ao oeFormulir KMA 19 LAPORAN TINDAK LANJUT TEMUAN AUDIT Nomor surat INFORMASI UMUM Instansi/unie JBagian/Kegatan yang diavait No. & Tel Laporan Aut No. Formule Penyampaian, No. Temuan [rane Perinal leksempiar !No. Rekomendiasi [Findaktanjut yang telah dlakuks [Tanggal penyelesaian Pimpinan audit Pengendal Tekris, PETUNIUK PENGISIAN: a. Kolom informasi umum diisi dengan data tentang audit umum b. Kolom tindakan koreksi difsi dengan uraian tentang tindakan yang telah dilakukan c. Kolom tanggal penyelesaian cukup jelas 4. Kolom pimpinan auditi dan pengendali teknis cukup jelasFormulir KMA 20 TAPORAN PEMANTAUAN TINDARANIGT TEMUAN AUDIT Nomor surat Z NFORMASI UMUM. PETUNJUK PENGISIAN Kolom nomor surat diisi dengan nomor surat laporan tindak lanjut Kolom informasi umum diisi dengan nama auditi dan alamatnya: Kolom 1 diisi dengan nomor urut Kolom 2 diist dengan nomor Laporan Hast! Audit Kolom 3 diisi dengan uraian hasil temuan Kolom 4 diisi dengan rekomendasi auditor Kolom 5 diisi dengan uraian tentang tindaik lanjut Kolom 6 diisi dengan keterangan atas status tindlak lanjut Kolom pelaksana tindak lanjut diisi dengan nama orang yang melaksanakan tindak e Janjut rem oes pooPFormulir KMA 21 are ETAT DATA Vemuan Audit yang Belum Ditindaklanjutt Sampai Dengan Lebih dari 1 Bulan pada instansi Pada . ES OR ETT lah dilkuan pemutakhiran data fernuan nuit yang, belum ditindsklanjuti bul leh mudi . pee jut bulan wid Oleh audit «yan 1 2 3 Temuan Sb Teas Temuan Sth No, | Nowsta Ps hiram. Pemptakhiran___| LA Trl Trl Im temuan | Nila ila Nilai un Rute) temuan Rue) temuan P) i z z i oi z 7 z Rincian temuan per LHA terdapat dalam lampiran berita acara ini dan merupakan satu kesatuan, ‘yang tidak dapar dipisahkan dengan Berita Acara ini Demikianberita acara ini dibuat dengan sebensamya untuk digunakan sebagaimana mestinya. ve eeo0e Pimpinan Audit, Pimpinan APIP (eee) Ce) PETUNJUK PENGISIAN a. Kolom instansi disi dengan nama auditi ». Kolom hari dan tanggal diisi suai dengan saat pemutakhiran data c. Kolom personal yang hadir diisi sesuai dengan yang hadir d Kolom 1 diisi dengan nomor urut e Kolom 2 diisi dengan nomor dan tanggal LHIA f Kolom 3 dan 4 diisi data jumlah temuan dan nilai sebelum pemutakhiran Kolom 5 dan 6 diisi data jumlah temuan dan nilai saat tindak lanjut hh Kolom 7 dan 8 diist data jumlah temuat i, Kolom pimpinan auditi diisi den; j, Kolom pimpinan APIP diisi den;