Academia Romina | PROCEDURA DE SISTEM Editia 111 Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARF | “*"”"° Pagina 1 din So la Lagi Cod: PS-ARFI.00 exemplar ar. 1 PROCEDURA DE SISTEM Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI COD: PS—ARFI.00 Editia II, Revizia 0, Data_29 (0. Leff, Avizat, Presedinte Comisiei de Monitorizare a Sistemului de Control Managerial Intern Verificat, Elaborat, Director adjunct ARFIPROCEDURA DE SISTEM Eatin WL Reviciad Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI Academia Romani Boeing ain la lagi ‘Cod: PS-ARFI.00 Exemplar nr. 1 Cuprins ‘Numarul componentsi | Denumirea componentei din cadrul procedurii de sistem | Pagina in cadrul procedurii do gard 1 1 Cuprins ‘ 2 Scopul procedurii 3 3 Domeniu de aplicare 4 Documente de referins la 5 Definiti si abrevieri 313 6 Deserierea activitiqii sau procesului 13-19 7 Responsabilitii 19.21 8 Formular de evident a modificarilor ” 9 Formular de analiza a procedurit 22.23 10. Formular de distribuire/difuzare 24-25 I. | Anexe 26-35PROCEDURA DE SISTEM Eaditia Revizia 0 Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI } Pagina 3 din 35 Filiala lagi ‘Cod: PS-ARFILO0 Exemplar 1 | 2. Scopul procedur Prezenta procedura stabileste modul de initiete, elaborare, avizare, continutul, formatul, revizia si modul de athivare al procedurilor formalizate pe activitai din cadrul Filiala lagi a Academioi Romane 3. Domeniu de aplicare Aceasta procedura se aplica de catre toate structurile organizatorice din cadrul Filialei Iasi a Academici Romane. Proceduri sti la baza initierii, claborarii, aprobarii, efectuarii reviziilor si a arhivaii procedurilor formalizate in cadrul ARFI, a modelulului standard de intocmire a acestora sau cazurile particulare cand procedurile de lucru au alte formate. 4. Documente de referint& 4.1. Reglementari internationale 4.2. Legislatia primara 42.1. Legea nr. 752/2001 privind organizarea si functionarea Academiei Romane, cu modificatile si completitile ulterioare; 4.2.2. OG nr. 119/199 privind controlul inte si controlul financiar preventiv, cu modificarile si completirile ulterioare. 43. Logistatia secundard 4.4, Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice 4.4.1. OSGG nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entitatilor publice, cu modificarile si completirile ulterioare; 4.4.2. Statutul Academi ‘oméne; 4.43, ReyulanentalIntcu al Academici Romane Filial Tayi 4.4.4, Regulamentul de Organizare si Functionare al Academiei Romane Fiala lasi 5. Definitll st abre 5.1, Definitit Ne] Termenul | Definitiasifsau, daca este cau, actl normativ care defines ermenul ‘Kefiumea de Tncileare a unet dispar on earacter administrativ 1 i | Abstere disciplinar (conform OSGG nr. 600/2018). Totalitatea atributilor de o anumiti naturi care determina procese de munca cu un grad de omogenstate si similaritate ridicat; cunostinjcle iy hecesare realizar acivitait sunt din domenii imitate, personal utilizat 2 | Activitate putind avea astfel © pregatire profesional’ sensibil unitard; activitatea cuprinde atribuyii omogene ce revin departamentelor entitatii publice (conform OSGG nr, 600/201).] PROCEDURA DE SISTEM Eaitia Revizia 0 Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI Academia Romink Pagina 4 dat Filiala Last Cod: PS-ARFI.00 Exemplar nt. 1 ‘Actiune de lucru privind politici si proceduri stabilite sa identifice/abordeze iscurile si si indeplineascd obiectivele entitat (ARF). Procedurile pe care ARE! le aplica pentru tratarea riscului sunt denumite activitifi de control inter, Activittile de control intern sunt un raspuns la risc in sensul c& sunt proiectate si contind nesiguranta rezultatelor ce au fost identificate (conform OSGG nr. 60/2018). Proces major sau activitate semnificativa pentru care se pot stabili regult yi moualtaji de lussu, yenetal valabile, in vederea indepliniri, in conditi: dle regulnritae, eficacitate, economicitate si cficienté a obicctivelor compartimentului si/sau entitatii publice (ARFI) (conform OSGG rr. 60/2018) Ansamblu de sarcini de avelayi tip, necesare pentru realizarca unci anumite activitati sau unei pirti a acesteia, care se executi periodic sau continu si care implica cunostinte specializate pentru realizarea unui obicctiv specific (conform OSGG nr. 600/2018). Aclivitate functional independenta si obiectiva, de asigurare yi consiliere, conceputi sii adauge valoare gi si imbunatifeasca activitatile (ARFI); ajutd ARFI si isi indeplineasca obiectivele, printr-o abordare sistematica si metodicd, evalueazi si imbunatajeste eficienta si eficacitatea managementului riscului, controlului si proceselot de guvernanti (conform OSGG ne. 60/2018), Proces in care eficacitatea controlului intern este examinatd si evaluat’, scopul furnizarii unei asiguriri rezonabile ci toate obiectivele ARFI vor fi realizate (conform OSGG nr. 600/2018). Orice mijloc intrebuingat de emititor pentre a transmite un mesaj la receptor (conform OSGG nr. 60/2018) 3 | Activitati de control 4 | Activitate procedurala 5 | Atributie 6 > | Autoevaluarea controlului intern | Canal de comunicare Comisia de 9 | monitorizare a SCM ‘Structur in cadrul ARFI format din directorii institutelor din subordinea 'ARFI si din sefii departamentelor administrative incluse in primul nivel de conducere, cu excepia compartimentului de audit public intern. Comisia poate solicita prezenta Ia sedinfe a auditorului intern al ARFL Comisia este coordonati de citre un presedinte, care poate fi conducatorul entitii sau o alt persoand de conducere cu autoritate, delegatd de acesta si asistat Ue un secretariat tehnic. 10 | Compartiment if, centra de coordonarea, Structuré din organigrama ARFI care poate fi" inst cercetare, serviciu, birou, comisii aflate in subordinea, sub autoritatea ARFI (conform OSGG nr. 600/2018). Tolaltatea cunostinfelor, abilitatilor st aptitudinilor unei persoane Ue asi indeplini a un standard cit mai ridieat sarcinile si responsabilititile ‘capacitatea de a aplica, a transfera si a combina cunostinte gi deprindert in | si medit de munca diverse, pentru a realiza activitayile cerute ka it in standardul occupational LL | Competenga postului (conform OSGG nr. 600/208). 1 Competenta | situat profesionata | locul de munca, Ja nivelul calitativ speci (conform OSGG nr. 600/2018), 13 | Comunicare transmiterea si schimbul de informafii (mesaje) intre persoane; proces prin care un emitdtor transmuite o informatie receptorului prin intermediul tui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte (conform OSGG nr. 60/2018). 4Filiala Iasi PROCEDURA DE SISTEM Revizia 0 Flahorarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI Pagina 5 din 35 Cod: PS-ARFLOO Exemplar nr. 1 Coordonare ‘armenizarea deciziilor i a actiunilor componentelor structurale ale ARFT pentru a se asigura realizarca obiectivelor acesteia (conform OSGG or. 600/2018). Control intern ‘ansamiblul Touiuclor de vontiol exereitate la nivelal ARFT, inclusiv auditul | intem, stabilite de conducere in concordanta cu obiectivele acestcia si cu reglementirile legale, in vederea asigurdrii administrarii fondurilor in mod economic, eficient si eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, meiodele si procedurile, Sintagma control intern managerial” subliniazi responsabilitatea _tuturor nivelurilor ierarhice pentru tinerea sub control a tuturor proceselor interne desfasurate pentru realizarea obiectivelor generale si a celor specitic (conform OSGG nr. 600/2018). 16 Coruptie Tn sens larg, reprezinta folosirea abuziva a puterii ineredinfate, in scopul satisfacerii unor interese personale sau de grup; orice act al unei institutii sau autoritifi care are drept consecin{& provocarea unei daune interesului public, in scopul de a promova un inieres/profit personal sau de grup, poate fi calificat drept ,corupt"; aceasti definire largi a coruptici este reflectata in legislatia romdneascd prin definirea infractiunilor de conuptie, precum: luarea si darea de mit, traficul si cumpirarea de influent, abuzul de functie etc. (conform OSGG nt. 600/2018). Deficient © situatie care afecteazi eupacitatea ARFI de ai atinge ohieetivele ‘generale. De asemenea, o deficient poate fi un defect perceput, potential ‘sau real care odati indepartat consolideaz’ controlul intern si contribuie la cresterea probabilitatit ca obiectivele generale ale entitatii publice sa fic atinse (conform OSGG nr. 600/2018). Delegare procesul de atribuire de catre un manager, pe 0 perioada limitata, a unora dintre sarcinile sale unui subordonat, impreun cu competentele si responsabilitatile aferente (conform OSG nr. 60/2018). 19 Diagrama de proces schemd logica cu forme grafice care reprezinta etapele si pasii realizarit unui proces sau unei activititi (conform OSGG nr. 600/2018). 20 Disfunctionalitate orice lipsi de funcfionalitate sau nerespectare in implementarea si dezvoltarea sistemului de control intern managerial (conform OSGG nr. 60/2018). a Document aot prin care ce adaveroyte, se cansiall san se preconizeaz’ un fapt, conferd un drept, se recunoaste o obligatic, respectiv text scris sau tiparit, inscripfie sau alta marturie servind la cunoasterea unui fapt real actual sau din trecut (conform OSGG nr. 600/2018). 22 2B Documentatie Economicitate Yotalitatea mijloacelor de informare privind o problema sau un anumit domeniu de activitate (conform OSGG nr, 600/2018). minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activitafi, cu mentinerea culitaii corespun acestor rezultate (conform OSGG nr. 600/2018). 24 tie proceduri Torma actuala a procedurii: editia unei proceduri se modifica atunei ind deja au fost realizate 3 revizii ale respectivei proceduri sau atunci cind modificdrile din structura procedurii depasese 50% din continutul reviziei aantcrivare (conform OSGG nr. 600/2018),Academia Romi Filiala Iasi PROCEDURA DE SISTEM Ealitia 111 Revizia 0 Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI Pagina 6 din 35 (Cod: PS-ARFLOO Exemplar nr. | 25 Eficacitate ‘gradul de indeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre acti si raportul dintre efectul proicctat si rezultatul efeetiv al activititii respective (conform OSGG nr. 600/2018). 26 Eficienti nnaninizaies weeultatelor unei aetivitati (conform OSGG nr. 600/2018), relajie cu Fesurscle utilizate 27 Entitate publ ‘ARFI, ordonator tertiar de credite din subordinea Academiei Romane, institufie publicd cu personalitate juridicd, care utilizeazi/administreaa fonduri publice sl/sau patrimoniu public (conform OSGG nr. 60/2018). 28 ‘un set de reguli, principii sau moduri de gandire care incearci si ghideze activitatea unui anumit grup; etica in sectorul public acoper’ patru mari domenii: stabilirea rolului si a valorilor serviciului public, precum si a raspunderii si nivelutui de autoritate si responsabilitate; masuri de prevenire a conflictelor de interese si modalitati de rezolvare a acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduit a functionatilor publici; stabilirea regulilor care se referi la neregularititi grave si frauda (conform OSGG nr. 60/2018). Evaluare functie managerial care consti in compararea rezultatelor cu obiectivele, depistarea cauzala a principalelor abateri (pozitive si negative) in vederea Iurii unor masuri cu caracter corectiv sau preventive (conform OSGG nr. 6600/2018). 30 Evaluarea cvaluatea impactului materializint ri probabilititii de materializare a riscului. Evaluarea riscului 0 reprezinta valoarea expunerii la rise (conform OSGG nr. 600/2018). cului, in combinafic eu evaluarea 31 Expunere la rise consecinfele, ca 0 combinatie de probabilitate si impact, pe care Te poate resimti ARFI in raport cu obiectivele prestabilite, in cazul in care riscul se materializea7ai (conform OSGG nr. 600/2018). Factori de rise ‘accesul la resurse materiale, financiare si informationale, fara atributit in acest sens, sau detinerea unui document de autorizare; activititi ce se exerciti in condifii de monopol, drepturi exclusive sau speciale; modul de delegare a competentelor; evaluarea si consilierea care pot implica consecinfe grave; achizitia publicd de bunuri, servicii, Iucrari, prin eludarea reglementirilor legale in materie; neexecutarea sau executarea necorespunzaitoare a sarcinilor de munca attibuite, conform figei postuluis lucrul in relatio direct’ cu cotitenii, paliticienii can terte personne juridice; functiile cu competenti decizionali exclusive etc. (conform OSGG nr. 60/2018). 33 Fisa postului document care defineste locul i contribujia postului in alingerew obiectivelor individuale si organizafionale, caracteristic att individului, ct si entitatii si care precizeazii sarcinile si responsabilitatile care ii revin titularului unui post; in general, fisa postului cuprinde: informatii generale privind postul (denumirea postulul, nivelul postului, scopul principal al postului), conditiile specifice pentru ocuparea postului (studiile de specialitate, perfectioniri, cunostinte de operare/programare pe calculator, limbi strane, abilitati, calitati gi aptitudini necesare, cerinje specifice, competenti managerial), sarcinile/atribuyiile postului, sfera relationali (conform OSGG nr. 60/2018). 4 Fin totalitatea informatiilor care circula intre o anumita sursi si destinatar pe 6PROCEDURA DE SISTEM Eaitia Revizia Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI |— Pagina 7 din 35 (Cod: PS-ARFLOO Exemplar nr. | informational 60/2018), tip de canal sau cale de comunicare (conform OSGG nr. ingelare, inducere in eroare, delapidare, furt, fals, cu cop de profit, prin oe eee prvucaica unci pagube (conform OSGG nr. 600/2018). totalitatea posturilor care an caracteristici asemindtoare din punctul de 36 | Funetie vedere al sarcinilor, obiectivelor, competentelor, responsabilitatilor si procedurilor (conform OSGG nr. 60/2018), ‘grupare de atributli, puteri si competene stabilite prin Ieee, in cadkul 37 | Fanetie pubtica | Um servieiu public infin in scopul satsfaerti, in mod continuu si permanent, de c&tre functionarii publici a intereselor generale ale societitii (conform OSGG nr. 600/2018). ‘este considerata acea functie care prezinti un rise semnificativ de afectare ‘a obiectivelor ARFI prin utilizarea necorespunzatoare a resurselor umane, | performanti 38 | Funetfie sen materiale, financiare si informationale sau de coruptie sau frauda (conform OSGG nr. 600/2018). I de administrare a documentelor ARFI, pentru a servi intereselor Gestionarea . pe parcursul intregii lor durate de viat’, de la inceput, prin 39 | documentelor | procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, ARFL identificare, arhivare, si pind la distrugerea lor (conform OSGG nr. 600/2018). Tisuiile Tnepiiase pentru diminuarca probabiiial (pooibiliGi) de Gestionarea aparitie a riscului sau/si de diminuare a consecintelor (impactului) asupra_ 40 riseurilor rezultatelor (obiectivelor), dacd riscul s-ar materializa. Gestionarea riscului reprezinta diminuarea expunent la rise, daca avesta este 0 amenintare (conform OSGG nr. 600/2018) | ‘ansamblul proceselor gi structurilor implementate de management in 41 | Guvernanta scopul informarii, directionarii, conducerii si monitorizarii activitatilor ARFI catre atingerea obiectivelor sale (conform OSGG nr. 60/2018). consecinta/efectele generate asupra rezultatelor (obiectivelor), daca a S-ar materializa. Dacd riscul este 0 ameninfare, consecinia 9 rezultatelor este negativa, iar daca riscul este o oportunitate, c¢ este pozitiva (conform OSGG nr. 600/2018), r expresie numeric ce caracterizeaza din punct de vedere cantitativ sau 49 | maicaw falitatiy un proces sau ti defineyte evolutia (conform OSGG nr 00/2018), “44 | Indicator de instrument de evaluare a performanjei care ilustreaza gradul de atingere a unui obiectiv stabilit (contorm OSGG nr. 600/2018). 45 Institutic pul Purlamentul, Administratia Prezidentiald, ministerele, celelalte organe de speci ‘ale administratiei publice. alte autoritati publice, institutiile publice autonome, precum si institutile din subordinea/coordonarea acestora, finantate din bugetele prevaizute la art. 1 alin, (2) din Legea nr. 50/2002 privind finantele publice, cu modificirile si completirile ultarinare (confirm OSGG nr. 60/2018) 46 Integritate ccaracter integra; sentiment al demnitatii, dreptifit 1 constiinciozitiit, care serveste drept caliuz’ in conduita omului; onestitate, cinste, probitate (conform OSGG 11. 600/2018).PROCEDURA DE SISTEM alitia 11 Revizia 0 Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI Academia Romana Pagina dint, Filiala Tasi Cod: PS-ARFI.O0 Exemplar ar 1 : activitatea de consiliere in procesul de implementare si dezvoltare a 47 indrumare sistemului de control inten managerial in ARFI si acordarea de metodologics _| consultanfa de specialitate de cite echipa de indrumare metodologicé, la soligitarea ARFI (conform OSGG nr. 600/2018). a nivelul de expunere la rise ce este asumat de ARFI, prin decizia de imita de : 48 seq | neimplementare a misurilor de control al riscului (conform OSGG nr. | toleranti la rise a 60/2018. nuvesul Care viseusd Wlewliicaice, evalaarca, geslionarca (ulusiv go |Managemental | tratarea) si constituitea unui plan de misuri de atenuare a riscucilor, riscului rea periodic, monitorizarea si stabilirea responsabilittilor Lee __| (conform OSGG nr. 60/2018. Uwanslatarea riscului din domeniul invertitudinis (posibilului) certitudinii (al faprului implinit), Riscul materia so | Materiatizarea | smenintare posibilé in problemi negativ sau intro situatie favorabila, daca riscul reprezinti o oportunitate (conform OSGG nr, 60/2018) ry ‘acfiuni stabilite pentru gestionarea riscurlor si monitorizarea permanent ot er sau periodic a unei activitiqi, a unei situapii $a, (conform OSGG nr. 6600/2018). precizeaza scopul ARFI i legitimitaica existenyel sale in mediul 52 neonjuritor, contribuind la erearea imaginii interne gi externe a entititi (conform OSGG nr. 60/2018) 53 | Monitorizare ‘activitatea continu de colectare @ informafiilor relevante despre modul de desfasurare a procesului sau a activitafii (conform OS 00/2018) supravegherea, urmérirea. de c&tre conducerea entitatii publice, prin intermediul unor indicatori relevanti, a performantelor activitatilor aflate in coordonare si pentru a identifica eventualele abatert de la tuntele stabilite si luarea masurilor de corectic (conform OSGG nr. 600/2018). orice abatere de la legalitate, regularitate si conformitate in raport cu dispozitiile nationale, europene si/sau internationale (conform OSGG nr. 60/2018), efectele puzilive pe care conducerea ARFI incearca sa le realizeze sau ovenimentalalefnctale nagative pe ears conducerea incoarek si Te evite (conform OSGG nr. 600/2018). finte exprimate sub forma de efect, fixate pe termen mediu sau Tung, la hivelul global al ARFI sifsau al angajatilor avesteia, enuntate it Regulamentul de Organizare si Funetionare al ARFI san stabilite de conducere in planul strategic si documentele de politici publice (enuny general asupra a ceea ce va 1 realizat yi a imbunatairilor ce vor fi intreprinse; un obiectiv deserie un rezultat asteptat sau_un_ impact si rezuma motivele pentru care o serie de actiuni au fost intreprinse, definitie conform OSGG nr. 600/2018). 51 | Monitorizarea performanfelor 55 | Neregultt 56 | | 57, Obicctive generale sg | Obiective | individuale exprimari cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost creat si functioneazi postul respectiv. Aceste obiective se realizeaz’ prin intermediul_sarcinilor, ca _urmare_a__competenjei_profesionale, a 8| PROCEDURA DE SISTEM ita 1 ] | a Elaborarea procedurilor formalizate din eadrul ARFI Academia Romani Brae 23 Ia Last ‘Cod: PS-ARFI.00 Exemplarnr | autonomiei decizionale si a autoritatit formale de care dispune persoana angajata pe postul respective (conform OSGG nr. 600/2018). derivate din obiective generale si care descriu, de reguli, rezultate sau cefeete agteptate ale unor activitifi care trebuic atinse pentru oa obiectivul Obiective general corespunzator sd fie indeplinit: acestea sunt exprimate descriptiv 59 specifice sub forma de rezultate si se stabilesc la nivelul fiecirui compartiment din cadrul ARFI; obiectivele specfice trebuie astlel delimite incat sé rispunda pachetului de ceringe SMART (spccifice, misurabile, adcevate, rcaliste, cu termen de realizare) (conform OSGG nr. 600/2018). ‘ansamblul proceselor de munca prin care se stabilese principalele 60 | Planifieare obiective ale ARFI i ale componentelor sale, resursele si mijloacele necesare realiz obiectivelor (conform OSGG nr. 600/2018). Tiniile directoare de gestionare a unui domeniu care decurg din a obiectivele si strategia ARF, orienteazi deciziile conducatorilor si permit implementarea planurilor strategice ale entititii (conform OSGG nr. | 60/2018), ‘ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competentelor gi responsahilititilor ol desemnate pe un interval de timp unui membru al entitatii, reprezentind in acelagi timp elemental primar al compartimentului (conform OSGG nr. 1600/2018). : Conducdtorii comparimentolor din cadral structurli_organizatorice a 63 | Primul nivel de | srry affate sub directa subordonare si coordonare a PARFI (conform OSGG nr. 60012018) posibilitatea sau eventualitatea Ga un Fise si se materializeze. Reprezingt og | rguaitatende |r pst de eptiarul rma st a sah prin cuantificare, atunci cand natura riscului si informatiile disponi permit o astfel de evaluare (conform OSGG nr. 600/2018). modul specific de realizare a unei acvilali sau a unut proces, eaMat pe 65 | Provedura suport hartie sau in format electronic; procedurile documentate pot fi documentati proceduri de sistem si proceduri operationale (conform OSGG or. 600/2018). Procedura proceduri care deserie un proces sau o aclivilate care se desfasoara la 6s | OPerationala nivelul unuia sau mai multor compartimente din cadrul ARFI, fiiri (proceduri de | aplicabilitate In nivelul intregii entititi.publice (conform OSGG nr. ueru) __ | 6002018). Procedurade | gescrie un proces sau 0 actvitate care se desfisoari la nivelul entitti 67 it publice aplicabil/aplicabil majoritatii sau tuturor compartimentelor din sorvcedara: cadrul ARFI (conform OSGG nr. 600/2018). general) aa aaa naa un flux de activitagi sau 0 suecesTune de activityi Togie siructurate, 68 | Proces forganizate in scopul atingerli unor obiewtive definite, vate ulilizeazd resurse, addugindu-le valoare (conform OSGG nr. 600/2018). un tablou cuprinzaind evaluarea generali documentata si prioritizati a 69 | Profil de rise gamei de riscuri specifice identificate, cu care se confrunti ARFI (conform OSGG nr. 600/2018). aq [Resisrutde [document in care se consemmenai ioformatile privind scare riseuri identificate (conform OSGG nr. 600/2018). 9PROCEDURA DE SISTEM alia 1 Revizia 0 Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI Academia Romani Pagina 10 din 35 Filiala lagi ‘Cod: PS-ARFI00 Exemplar nr. | n Regularitate caracteristica unei operatiuni de a se respecta sub toate aspectele ansamblul prineipiilor si regulilor procedurale si metodologice care sunt aplicabile categoriei de operafiuni din care fac parte (conform OSGG nr. 60/2018) n Regulamentul de organizare functionare un instrument de conducere care descrie structura ARFI, prezentand pe vl appaipruoig HEAD ap pM — | “ET sey erent puBUIOY BRUOpLDY WaLsl” Yd Vanaaoudaquon2}9~ | Tae WPS neuro ap jaransuy | amwonsd]9— | Teas we aon} — | BESS Law'fpva aqwonca}a~ | TwUPDS 9 Dag tayo avo vie sna mona oaa SHRDOTU Ton my ynsuT uoUURATALO, xa eampuiag pape | eameauos ownuaid 1 oun, mnsuquacuedi6 N uy eur eq, | taa8enia wie eaeanyyp/aanquastp op aENUIOT “OT [ae apd OE Up PE BUT wow | m1 eta Wasi? Ya vanaaoudWOSWD aISWOD THiS oqwonaa[9 — 1 yeueas syuonaaj9 ~ | eUeas 2quon)9 — 1 yeas ‘quounzap9 ~ | “Bunz “yp,, o7}90g 18 DaIUIOUDDT Igi20u99 ap MITHSU [AOSHIDON BAO, SaFDIOCOMUY esao195 9p jmLI9 aajusiong 9p tnatoaye3, STPAPSUION eraa199 9p ymt19> 21concay9 ~ 1 vupuoy ep sey ere (apEDyPROCEDURA DE SISTEM Elaboratea procedurilor formalizate din cadrul ARFI Rovizia 0 Pagina 26 din 36 ‘Cod: PS-ARFI.00 Exemplar nr. 1 Nede Arhivare ] Penumiea | puporaor | apuba | excn | Dinveare et is piare toc | Perioada | 7 i z i 7 3 € 7 z Move | semanas Scetrrit : . ll 4 : : : 1 ini de | entra | PAREL Gasca elaborare mel TF Persoana ee desemnat Secterariat 2. | pentru von | TAT] ctl esenl ie 7 realizarea a Pa claborarePROCEDURA DE SISTEM Eaitia 1 Revizia 0 Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI Academia Romani Pagina 27 din 35 Filiala Lagi (Cod: PS-ARFIL00 Exemplar nr. ‘Anexa nr. 1 F-PS-ARFI.00( MODEL Standard de PO Editia .. Revizia ....... e Procedura operationala : i ina Pagina ... dit a. Academia Romani Filiala Lagi Cod: PO-ARFLXX.YY Insttutul / Compartiment Exemplar nr. Aprobat, Preyedinte {[Nume si prenume conducétor ARF [Semnéturd] Edditia [.....J, Revizia [.....J, Data [. Avizat, Presedinte Comisiei de Sistem de Controt Managerial Intern [Nume si prenume Presedinte CMSCM] [Semnawuray Verificat, Elaborat, [Nume si prenume conducdtor [Nume si prenume persoand compartimentinstitut] rresponsabild de activitate] [Data si somninura) [Data $i semmitura] nPROCEDURA DE SISTEM Eaitia 1 Reviriad Elaborarea procedurilor formatizate din cadrul ARFI Academia Romani ao. Pagina 28 din 35 Hillsla'Tagt Cod: PS-ARFI.O0 Exemplar ar. 1. Cuprins ‘Numirul a cop | Demumirea componente’ din cadrul provedurié operationale | Pagina procedurii i | if Pagina de garda 1 Cuprins a Scopul procedurii 3 Domeniu de aplicare 4 Documente de referinj an a 6 Deserierea activitifi sau procesului i 7. Responsabilititi 8. Formular de evident a modificarilor 9. Formular de analiza a procedurii 10. Formular de distribuire/difuzare i ‘Anexe 2. Scopul procedurii (Se vor descrie pe scurt totalitatea pasilor ce trebuie urmafi, a metodelor de lueru stabilite si a regulitor de aplicat in vederea formalizarit procedurit,findnd cont de rolul, locul, importanja precum si de alte clemente privind activitatea proceduraté.) 3. Domeniul de aplicare (Se va delimita explicit activitatea proceduratd in cadrul portofoltului de activitdti si se vor preciza compartinentele care vor implementa aceasté procedurd) 4. Documente de referinti (Se vor enumera actele normative care au stat la baza elaborérii procedurti formalizate, inclusiv documentele cu caracter informativ. De reguli, acestea se g sitematizarii: reglementarile internationale, legislatia primard, legislatia secundard i alte documente, inclusiv reglementdri interne ale entitaii publice } upeaza in 4 categorii in vederea 5. Defi i si abrevieri 5.1. Definit i ia sau, dail ese vacul, achul nonnatiy care detneyie oe | Temenul* Sn aea n ie 2 * Se-vor defini doar termenii specific uilizai in PO. pentru ceilaltd se va face trimitere la PS-ARFLOO, 28PROCEDURA DE SISTEM Editia 1 Reviria 0 Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARF Academia Romani Eee Filiala Cod: PS-ARFIL0 Exemplar nr. 1 5.2. Abrevieri Nr | Abre- fe ee Termenul abreviat 1. [Po Procedura operational a 6. Deserierea procedurii 6.1. Generalitat (Se vor descrie pe scurt elememtele generale privind activitatea procedurati.) 6.2. Documente utilizate (Se vor prezenta documentele utilizate in vederea realizdrti activisipii procedurate si cireuital documenielor aferente activitii, care trebuie integrat in flusul general al documentelor din cadrul ARFL) 6.3. Resurse necesare (Se vor prezenta pe scurt resursele necesare in vederea real resurse materiale, umane si financiare,) ri activitaqit procedurate, grupate in 6.4, Modul de lucru (Se va descrte deraliat modul cum trebuie desfasurata activitatea in succesiune logic, atribujule si sarcinile factorilor implicati, respectiv termenel de realizare: aceasta component reprezinta esenja procedurii,) 7. Responsabilitat (Se vor preciza functiile responsabile pentru realizarea etapelor prezentate, activitijile pentru care rraspund, se vor specifica termenele limita pentru realizarea operafiunilor, acfiunilor, activitajitor ~ in condigile in care acestea mu au fost precizate in descrierea procedurt.) »PROCEDURA DE SISTEM Revizia 0 Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI Pagina 30 din 35, (Cod: PS-ARFI.O0 Exemplar nr. 8. Formular de evident a modificirilor Nr. | Numarul si | Numarul si Jere | data east | dmtarevind Descrierea modifiearii | conducatorului compartimentulni Nr, pag. unde s-a efectunt modificarea 30+ € z T ace wuesi0 awa | eimmuuss | weaaqop | xonnd 8 aun : names nein 29 nis apes pounder, = Teen ZY Tremwg aay | simp | atouruelics sngnpa0. jnpasoid & ezyeUE ap aeULIEA “6 Tru amduoxg, ‘9g up Te Pale owaoy uu epipa Was! 1d VaNaaIOud Sey ere eupuoy enuapesyTeIRDS s1uonas|9 ~ | Wu s1uona9}9 ~ | ws 21uo1}29)9 ~ | Www aquonaa[9 ~ | WwHDS oruos20y9 ~ | weirs pwona|9 ~ 1 Wes 2quonI9 ~ | Tes aquonso2— 1 aca SUNDOTUE ane nunpasoid | eampuwog veeae | tmpuwag | tard eyeq auimuard 18 oun 9"IN tuomenaa wie, Taw ado Deupee Wasi” 1d Vanaaj0udPROCEDURA DE SISTEM Edi HT Revizia 0 Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI Pagina 33 ain 90 Cod: PS—ARFI.00 exemplar nr, 1 Nrde | “Arhivare Alte net ‘Demunired Elaborator | Aproba | exemplar | Difuzarc, - ele- anexd | anexei ie Loe | Perioad’ | meme 0 1 z a 4 5 =PROCEDURA DE SISTEM Eaitia 111 Revizia 0 ‘s Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI Academia Romana Pagina 34 din 35, Fillala Tas (Cod: PS-ARFI.O0 Exemplar ne 1 ‘Anexa nr. 2 P-PS-ARFI.00.02 Diagrama de proces pentru realizarea PS Descrierea procesului ‘© Acte normative (leg, hotarri de guvern, ordine ete) ‘© Standard de control item managerial ‘© Documente de management INTKAKL 1. CSCM-INITIEREA PS r ileteobietivelespecifice ale ARFI ables Lista Stabileste compartimentelefinstinr esponsabile pentru claborarea PS si ermer ¥ Lista PS + compartimente‘institute responsabile * termene (Esse enemperee tier eee ¥ 2,_ COMPARTIMENTE/INSTITUTE ARFI— ELABORAREA FS + ‘© Condueatoral compartimentl “ormuleazi observaiireferitoare la proceduile primite spre avizare ‘ Persoana responsabili elaboreazi Diagrama de proces a VS pe care o discuta cu conducatorul compartimentului/nstitutului pentru objinerea acordului pentru inceperea elaborarii procedurit Persoancle responsable elaboreaza PS si o inainteaza spre verificare conducdtorului compartimentuluiinsttutuli, formitate eu Diagrama de proces diseuata si PS-ARF.00, stabilte in baza OSGG ny. 60012018, Ini stabileste persoanele responsabile pentru elaborarea PS atch « stabiliea cadrului legislativ si normativ care reglementeaz domeniul de actvita = implementarca aetivititit de control intern managerial pe Aluxul proceselor in punctele cheie pe baza_snslizei Registrulu riscurilor al compartimentului/institutului la actvitataearespectiva urmitestestabilirea responsabilitiglo pe fazele procesului: de intocmire, avizare, aprobare si pe nivele de execute asigurd transpunerea corecti a datelr in sistemele informatizate + asigurd existenja componentei de actualizareirevzie si arhivare a procedurilor ‘* Coordoneazi realizarca la termen a PS stabibte de USCM pentru comparumentulnsttutul pe care il eonduce ¢# Conduedtorul compartimentulifinstitatulai inaintea7s secretarului CSCM AREIPS final Participi la consultirile care au loc pentru armonizarea_observatilor si/sau_reprezinti conducatorul compartimentuluvinsttutului a consuiarile privindanallzarea/observajiior formulate de he compartimente/insttute in vederea aviziii PS. in baza imputericiri primite + Retransmite secretarului CSCM ARFI PS modifcatd in termen de 3zile ___SECRETARUL CSCM ARFI -MEMBRII CSCM ARFI uMPROCEDURA DE SISTEM. Revizia Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI eae Academia Romani cere Filiala Lagi Cod: PS-ARFI.00 ‘Exemplar nr. 1 + ‘ = Primeste PS pentrs analiza membritor CCM ARFI, dela compartimentulinstiutal responsibil + innegiseeaza PS n aegisru procedwior + Veriit dacd noun PS respect formal Proce procedurilor PS-ARFLOO ‘Analiza gi formulace de jobservati in termen de Szile structuraPS- ‘ARFI.00? Da Secretarul CSCM ARFI CConvoaea memibrii v ‘Analiza sk dezbatere de catre memrit CSCM ARFI NU DA Exist Sr ¥ Deciaia finals a odintclui CSCM ARFI ‘Compartimentul/Institutul responsabil Redacteaza forma final a PS ¥ ‘SCM ARFI Discuta si accept prin vor forma final a PS ~ 5 zile ¥ 35PROCEDURA DE SISTEM Revizia 0 (3 Elaborarea procedurilor formalizate din cadrul ARFI Academia Romani Pagina 36 din 35 Filiala Lasi Cod: PS-ARFLOO Emite Hotirirea CMSCM ARFI PRESEDINTE ARFI - APROBARE Exemplar ne. 1 PS aprobatat ¥ 5.SECRDTAR SCM ARFI - DIFUZARE I S si distribuie copii disfucare a procedurit Pistreazl originalul Smpreund cu Lista de: + 6. ARHIVAREA, Originalele PS retraselrevizuite se arhiveazi conform leg 7. REVIZIE ¥ ECRETARUL CSCM ARFI + ‘+ Primeste de la Compartimentul/nsttutl inijiator motivatia si propunerca de modificare a PS ‘+ Transmite membrilor CSCM ARF! care analizeazi propunerea de revizuire PS + Convoacd| CSCM ARFI pentru analiza gi revizie PS PS nu necesita pe