INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

JUAN PABLO PÉREZ ALFONZO

SEDE CENTRAL VALENCIA
COORDINACIÓN DE SERVICIO COMUNITARIO

POSTULACIÓN Nº
COMUNIDAD O INSTITUCIÓN
NOMBRE DE LA
UNIDAD EDUCATIVA POPULAR “SANTA ANA”
COMUNIDAD:
DIRECCIÓN DE LA
COMUNIDAD O Parroquia Miguel Peña, Municipio Valencia, Estado Carabobo
INSTITUCIÓN
REPRESENTANTE TITULO Sr.
DE LA NOMBRE Raúl Herrero
COMUNIDAD: CARGO Msc Director
TITULO Sra.
1 NOMBRE Lic. María Elena Pérez
CARGO Administración
TITULO ----
CON ATENCIÓN A 2 NOMBRE
CARGO
TITULO ----
3 NOMBRE
CARGO
PROPUESTA DE SERVICIO
DESDE: 29/02/2016 HASTA: 20/05/2016 SEMANAS: 10 TURNO: Tarde
AMBULATORIO: ÁREA HOSPITALARIA No aplica
POSTULADOS
CEDULA APELLIDOS NOMBRES ESPECIALIDAD
V- 20.730.494 Yrigoyen Andrade Miledsi De Lourdes Contab. y Finanzas
V- 20.164.353 Pirona Aponte Dalexis Mariela Contab. y Finanzas
V- 23.427.828 Suarez Díaz Daniel Alejandro Contab. y Finanzas
V- Elija especialidad
V- Elija especialidad

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 INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
JUAN PABLO PÉREZ ALFONZO
SEDE CENTRAL VALENCIA
COORDINACIÓN DE SERVICIO COMUNITARIO

SOLVENCIA ACADÉMICA-ADMINISTRATIVA

CEDULA APELLIDOS NOMBRES ESPECIALIDAD

Yrigoyen
V- 20.730.494
Andrade
Miledsi de Lourdes Contab. y Finanzas

Fecha: 10/03/2016 POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:

CEDULA APELLIDOS NOMBRES ESPECIALIDAD

V- 20.164.353 Pirona Aponte Dalexis Mariela Contab. y Finanzas

Fecha: 10/03/2016 POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:

CEDULA APELLIDOS NOMBRES ESPECIALIDAD

V- 23.427.828 Suarez Díaz Daniel Alejandro Contab. y Finanzas

Fecha: 10/03/2016 POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA:

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 INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
JUAN PABLO PÉREZ ALFONZO
SEDE CENTRAL VALENCIA
COORDINACION DE SERVICIO COMUNITARIO

PROPUESTA DE SERVICIO COMUNITARIO

IDENTIFICACIÓN DE LA COMUNIDAD
Nombre de la Comunidad o Institución:
UNIDAD EDUCATIVA POPULAR “SANTA ANA”
Ubicación: Sector La Castrera
Calle/Avenida: La Romana / Negro Primero Casa N°:
Edificio: Piso: Local / Oficina:
Parroquia, Municipio y Estado: Parroquia Miguel Peña, Municipio Valencia, Estado Carabobo
Representante Comunitario:
Nombres y Apellidos Raul Herrero
:
Cargo que desempeña: Msc Director
Teléfono: 0416 - 1491277

IDENTIFICACIÓN DE LOS SERVIDORES COMUNITARIOS

Nombres Apellidos Miledsi De Lourdes Yrigoyen Andrade C.I. N° 20.730.494
Especialidad Contab. y Finanzas Semestre 4to.
Turno Noche Teléfono Cel. 0414 - 4082107

Nombres Apellidos Dalexis Mariela Pirona Aponte C.I. N° 20.164.353

Especialidad Contab. y Finanzas Semestre 4to.
Turno Noche Teléfono Cel. 0424 - 4294027

Nombres Apellidos Daniel Alejandro Suarez Díaz C.I. N° 23.427.828

Especialidad Contab. y Finanzas Semestre 4to.
Turno Noche Teléfono Cel. 0412 - 4102766

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 DIAGNÓSTICO

MARCO O CONTEXTO DEL PROYECTO:

Nuestro servicio comunitario está dirigido en la parte administrativa de las instalaciones de la
Unidad Educativa “Santa Ana” debido a las distintas fallas producidas por la falta de distribución,
control de archivos y carencias de organización sistematizada.

DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO
Interpretación del Diagnóstico:
Mediante una entrevista realizada a la directiva de la institución se pudo observar que la parte
administrativa de la Unidad Educativa Popular “Santa Ana” presenta en la actualidad diferentes
problemáticas de organización reflejado en el proceso administrativo de la institución, dando
como principal problema el ingreso del nuevo estudiante, ya que para ingresar a la institución es
necesario poseer todos los requisitos que dicha institución requiera para su evaluación socio-
económico del estudiante, así poder calificarlos. Cuando este proceso es obviado la institución
incurre en la falta de documentación y en el descontrol de diferentes archivos, esto trae como
consecuencia principal el no otorgamiento de becas a los estudiantes que lo requieren, también la
falta de identificación de los expedientes estudiantiles trae como resultado la premura de ubicar
los documentos faltantes ya que se realiza en el momento de la culminación del año estudiantil,
trayendo disgusto, preocupaciones e intranquilidad tanto al estudiante como la institución ya que
sin el expediente completo la graduación del estudiante se verá afectada. Es por esto que se
ejecutará un plan estratégico para su mejor funcionamiento, en donde queda por sentado que los
alumnos postulados del IUTEPAL realizaran un servicio comunitario para ser participantes en la
mejora de esta institución.

Jerarquización de las necesidades o problemas:

 Fallas en el sistema informático de inscripción estudiantil.
 Descontrol y falta de organización en los archivos de admisión sobre las matriculas de
nuevos ingresos.
 Desorganización de los archivos donde se encuentran los requisitos y documentos de
todos los estudiantes de la institución, esto es debido por falta de documentos pendientes e
incompletos.

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  Aplicación incorrecta de los registros de becas estudiantiles.
 Falta de entrenamiento y charlas educativas sobre la manera correcta de la utilización de
archivos, ficheros, registros, sistemas etc.

Determinación de la problemática a atender:

 Se realizara un formato en Microsoft Excel que contengan las distintas informaciones de
identificación, documentación requerida, grado del estudiante, etc.
 Se creara un control de admisión para organizar las matrículas de los nuevos ingresos.
 Organizará los archivos por orden alfabético y emitir un comunicado de manera general a
cada estudiante que requiera de un documento faltante.
 Establecer un registro actualizado por notas y grados del estudiante para la verificación y
confirmación de las becas establecidas.
 Se brindaran charlas educativas, en donde se darán ejemplos, explicaciones y creación de
carteleras informativas para docentes y estudiantes.

Explicación de la problemática relevante para el Proyecto:

Por medio de este proyecto, en donde se les brindan diferentes alternativas de mejorar el
funcionamiento administrativo de la institución, se busca vincular a todos los encargados del
Dpto. Administrativo con los Profesores y Representantes de cada alumno, con la finalidad de
adquirir un compromiso en donde las actividades a realizar se desarrollen de manera efectiva.

Determinación del propósito del proyecto:

Mediante este Servicio Comunitario donde se implementara la Organización, Planificación,
Coordinación, y Verificación del Área Administrativa se espera lograr la mejoría de los archivos,
sistemas, registros y conocimientos del personal para que en un futuro se implementen otros tipos
de ayuda en otras áreas donde también requieren atención.

Planificación de las actividades y recursos:

 Carpetas Organizadoras con identificación alfabético
 Creación en Formato de Excel
 Fichas, Bolígrafos, Hojas Blancas, Papel Bond, Clip, Etc
 Boletines, Tripticos, etc

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 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Total
Semana Día Fecha Actividades Recursos Horario
horas
De: 2:00 - p.m.
1 Lunes 29/02/2016 Entrevista con Director Cuestionario 2,00 hrs.
A: 4:00 - p.m.
Miércole De: 2:30 - p.m.
1 02/03/2016 Revisión de las instalaciones o procesos Lista de chequeo 3,33 hrs.
s A: 5:00 - p.m.
Elaboración del diagnóstico y Propuesta De: 2:00 - p.m.
1 Viernes 04/03/2016
del Proyecto
Discusión de equipo 4,67 hrs.
A: 5:30 - p.m.
Verificación del sistema informático De: 2:00 - p.m.
2 Lunes 14/03/2016 Listado de los errores 3,00 hrs.
actual de la institución A: 5:00 - p.m.
Miércole Creación del nuevo sistema informático Programa Microsoft Excel e De: 2:00 - p.m.
2 16/03/2016
de nuevos ingresos investigación
3,00 hrs.
s A: 5:00 - p.m.
Creación del nuevo sistema informático De: 1:00 - p.m.
2 Viernes 18/03/2016 Programa Microsoft Excel 4,00 hrs.
de nuevos ingresos A: 5:00 - p.m.
Creación del nuevo sistema informático De: 2:00 - p.m.
3 Lunes 28/03/2016
de nuevos ingresos
Programa Microsoft Excel 3,00 hrs.
A: 5:00 - p.m.
Miércole Creación del nuevo sistema informático De: 2:00 - p.m.
3 30/03/2016 Programa Microsoft Excel 3,00 hrs.
s de nuevos ingresos A: 5:00 - p.m.
Pruebas y Ajustes del Nuevo sistema De: 1:00 - p.m.
3 Viernes 01/04/2016
informático
Programa Microsoft Excel 4,00 hrs.
A: 5:00 - p.m.
Ejecutar el nuevo control de archivos de De: 2:00 - p.m.
4 Lunes 04/04/2016 Data, Carpetas, Bolígrafos 3,00 hrs.
la nueva matricula A: 5:00 - p.m.
Miércole Organización en la matrícula de Carpetas, Identificadores, De: 2:00 - p.m.
4 06/04/2016
admisión de los estudiantes Cintas, etc
3,00 hrs.
s A: 5:00 - p.m.
Organización en la matrícula de Carpetas, Identificadores, De: 1:00 - p.m.
4 Viernes 08/04/2016 4,00 hrs.
admisión de los estudiantes Cintas, etc A: 5:00 - p.m.
De: 12:30 -
Organización en la matrícula de Carpetas, Identificadores,
5 Lunes 11/04/2016
admisión de los estudiantes Cintas, etc
p.m. 5,00 hrs.
A: 5:30 - p.m.
Organización en la matrícula de Carpetas, Identificadores, De: 12:30 -
5 Viernes 15/04/2016
admisión de los estudiantes Cintas, etc
5,00 hrs.
p.m.

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 A: 5:30 - p.m.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Total
Semana Día Fecha Actividades Recursos Horario
horas
Emisión de comunicado para recaudar De: 2:00 - p.m.
6 Lunes 18/04/2016
los documentos faltantes
Boletines 3,00 hrs.
A: 5:00 - p.m.
Miércole Clasificación de los expedientes con De: 2:00 - p.m.
6 20/04/2016 Data del estudiante 3,00 hrs.
s documentos faltantes A: 5:00 - p.m.
Clasificación de los expedientes con De: 1:00 - p.m.
6 Viernes 22/04/2016
documentos faltantes
Data del estudiante 4,00 hrs.
A: 5:00 - p.m.
De: 2:00 - p.m.
7 Lunes 25/04/2016 Recaudación de documentos faltantes Carpetas, Bolígrafos, listado 3,00 hrs.
A: 5:00 - p.m.
Miércole Distribución alfabéticamente de los Separadores alfabéticos, cintas, De: 2:00 - p.m.
7 27/04/2016
archivos estudiantiles
3,00 hrs.
s hojas blancas, ficheros A: 5:00 - p.m.
Distribución alfabéticamente de los Separadores alfabéticos, cintas, De: 1:00 - p.m.
7 Viernes 29/04/2016 4,00 hrs.
archivos estudiantiles hojas blancas, ficheros A: 5:00 - p.m.
Distribución alfabéticamente de los Separadores alfabéticos, cintas, De: 2:00 - p.m.
8 Lunes 02/05/2016
archivos estudiantiles hojas blancas, ficheros
3,00 hrs.
A: 5:00 - p.m.
Miércole Distribución alfabéticamente de los Separadores alfabéticos, cintas, De: 2:00 - p.m.
8 03/05/2016 3,00 hrs.
s archivos estudiantiles hojas blancas, ficheros A: 5:00 - p.m.
Distribución alfabéticamente de los Separadores alfabéticos, cintas, De: 1:00 - p.m.
8 Viernes 06/05/2016
archivos estudiantiles hojas blancas, ficheros
4,00 hrs.
A: 5:00 - p.m.
De: 12:30 -
Actualización de un registro de notas y Archivos, Carpetas e
9 Lunes 09/05/2016 p.m. 5,00 hrs.
grados del estudiante identificadores
A: 5:30 - p.m.
De: 12:30 -
Actualización de un registro de notas y Archivos, Carpetas e
9 Viernes 13/05/2016 p.m. 5,00 hrs.
grados del estudiante identificadores
A: 5:30 - p.m.
De: 12:30 -
10 Lunes 16/05/2016 Charlas Educativas Laminas, Marcadores, Cintas p.m. 5,00 hrs.
A: 5:30 - p.m.

7
 De: 12:30 -
Coordinación y Entrega de los resultados Hojas Blancas, Análisis y
10 Viernes 20/05/2016 p.m. 5,00 hrs.
obtenidos Tríptico
A: 5:30 - p.m.
Total 100,00 hrs.