Capfruto Ix LA CONTABILIDAD MERCANTIL 4, SU IMPORTANCIA Y FINALIDAD Ha sido tradicional que los comerci: negocios. La actividad mercanti ae compleja que resulte para stony vines que sea para algunos o por niencia de registrar los movimientos que la conaiinee grado, la conve- tienen sobre el patrimonio, Esta consideracio nstituyen y los efectos que el comerciante mismo, la necesidad de la a Siete jas ala f eae ontabilidad mercantil, porque gracia: ‘orma técnica y adecuada como se lleve, estar en posibilidad de conocer el estado de. sus negocios y el resultado de ellos. De ahi por t 2 , la contabilidad mercantil aparece siempre como una consecuencia necesaria del primero y se advierte su evolucion en la misma forma en que los nuevos hechos y circunstancias determinan avances sustanciales en el mundo mercantil. A medida que la contabilidad mercantil se ha ido perfeccionando como técnica y permite fundar en torno a ella serias presunciones de verosimilitud acerca de los hechos y situaciones que refleja, se han encontrado nuevas funciones que se encaminan a satisfacer otros intereses distintos al del propio comerciante, pero relacionados con su actividad. Asi, en caso de cualquier evento de reorganizacion, recuperacién 0 Tiquidacién patrimonial, la contabilidad es elemento insustituible en la reconstruccién de los activos y pasivos; para el Estado la contabilidad es fuente de informacion valiosisima enel adecuado ejercicio de su funcién fiscal, en la determinacion de las cargas impositivas que debe soportar el comerciante, yes instrumento im pre cindible en el cabal desarrollo de sus funciones de inspeccion, vigl ancia y direccién de la economia. En fin, desde el punto de vista proba ‘orio, ‘a contabilidad constituye un acervo antes lleven cuenta y raz6n de sus en materia penal, tributaria y civil, I documental de gran importancia. i i inte- Esta conjuncién de funciones que, oe a 0s et asparticala, reses del comerciante, de los terceros on ec YS obligacion profesional explica y justifica el que las leyes impongan comprinciPlos DE DERECHO COMERCIAL, 178 enta y 1az6n de SUS actividade, no solo cul ; 8 acti ‘ antes, levat ; basicos y, més atin, iy los comercianl! unos presupuestos de ce ie} i ecialmente regiaca - 5 alidades oreipbib oley 190 de 1995, en su articulo 45, 44, Elestatuto antic s juridicas ¥ naturales la obligaci6n de llevar ¢, ng 7 | ce ; deesta obligaci6n a cargo de las Personas natu Jidad. Elcump! dala reglamentaciOn que expida el gobierno. De ay, ; esté condiciona’ jlidad no resulte exclusiva de los comerciay icaci ontab los Jaobligacion de a setualidad ge le daa los entes econdmicos obliga, mi es ibertad para establecer el ntimero y la impor allevar ae he de fie el sistema utilizado tenga Valor ju Sed que refleje la historia completa y fidedigna de la situacién ecg, némica. No sobra Ilamat laatencién sobre el hecho de que Ia ley a yeoss confunde la obligacién de llevar la contabilidad con aquella relativa i libros. No obstante, una cosa es la obligacién de diligenciamiento de Jos s t na COSé llevar contabilidad y otra distinta que dicha obligaci6n se cumpla a través de la confeccién de los libros”. 2, REGULACION LEGAL, Desde el punto de vista legal, pueden distinguirse dos sistemas con respecto a la regulaci6n de la contabilidad mercantil. es, ibre contabili En otros, la | er clusiva, todos tes (sis! oY cos ttl tenet inmediao pasado. esstema colombo , al igual que los demas cédigos modelados sobre las técnica’! necesi i r iG imponja la modalidad de los libros de contbil La vigencia @ as los) y determinaba la técnica como debian lleva ‘ormas durante los uiltimos afios contrastaba 0? 35. je "Manta Mouwna, D, "Derecho mercantil, México, Edit, Portia, 1964, pags- 134y! 0 ; 2 Contencioso Administrativo, Seccién Cuarte, zmén, sent. de 30 abril 1998, exp. 8790. * Sistema francés, * Ants. 27 38,LA CONTABILIDAD MERCANTIL opresos de la ciencia y las técnicas ‘ qos criterios modemos, lleg6 a present Contables, y el sistema, a la luz de formalista e incapaz de garantizar la ar’ pani ne obsoleto, excesivamente tacién de una historia comple- y fiel de la actividad del comerciante comp’ ml r asientos indivig@leSife8tado general de | 10S. Esta disposici6n del articulo 48, a pesar de su defectuosa redaccié - accion, expresa la fi igue comawontabilidadimerca -, la, a Me oe ia a Visto, ates de obligacién profesional del comerciante y de otros entes econdmicos asi no ostenten dicha calidad ne eee bg sane en el articulo 50, que establece los requisitos fun- lamentales y basicos de las formas contables d ili ; eae les de la contabilidad que se La contabilidad mercantil, segtin los términos de los articulos 48, 50 y 53, debe reflejar toda la actividad y la situacién econémica del comer- ciante y no solamente los aspectos mercantiles de ellas. Esta exigencia es aplicacién del principio de la unidad patrimonial del derecho privado colombiano, y tiene desarrollo particular en relacién con el comerciante individual cuya acci6n personal, desde el punto de vista econémico, abarca los campos civil y comercial. En razon de las funciones que cumple la contabilidad mercantil y en la medida en que ellos son observados en los registros electrénicos, el C6- digo ha previsto algunos requisitos minimos que deben cumplirse, espe- cialmente cuando la modalidad adoptada es la tradicional de los libros de contabilidad. Dichos requisitos son: , — a) Launidad que deben uardar los libros, Jocumentos y corres nden- cia te tienen relucién aad actividad del comerciante. Segiin on contable, pueden utilizarse libros principales y So ome te al entendimiento de aquellos (ar ae Daa or tie asentadas en Ppdes Tos compro ae oie oe ents relacionada con Jos negocios los libros y la correspondencia eee sustentarse ef Jos respectivos (art. 51), para cuya elaboracién hal q iran a los comprobantes en 1 se adhe soportes internos 0 externos, los que cia (deor. regl. 2649 de ee ndiente constan' ‘: tre los asientos de cuesti6n o se dejard la corresP a See arts. 123 y 124). Ademas, CO forme al articulo 5!ppINcIPIOS DE DERECHO COMERCIAL 180 oe cuentas debe existir la debida ¢ obantes de acia probatoria de aquellos, Jos libros y los comp! tar la efic ene ce poarien delaley 222de 1995 zoresponde al gobjg ae ci6n sobre libros, comprobantes y 5,0 nacional ex] entat ‘ 01 I ae minimos que deberdn cumplir UNOS Y Otros, a asf ol de partida doble como inico medio técnico de Tei entas (art. 50). aie onde dcret UEVUSIE2O12 OTe, idad y coi art. 50)*. Sin embargo, actualmente a isposicion Ja obligacién de re ie omercio libros de contabili 0 ie En otras palabras, dicha obligacisn se conserva inicamente para el libro de registro de SOCIOS 0 accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, modificdndose asi, ademés,« numeral 7 del articulo 28 del Cédigo de Comercio. En los casos que corresponda tal obligaci6n, paralsWeACaGiaiprosaeny @ldebepprocedenaisp rezistro de m iavaesu diligenciamignp, llevasidOlOsteniblaneo@laieamara de comercio de ly en dofideifiinicionenlositespectivos establecimientos, si 507. Cabe advertir que no todos los libros de comercio son los de contabi- lidad, puesto que estos constituyen una especie de aquellos; por lo tanto, todos los libros de contabilidad son de comercio pero no todos los de co- mercio son de contabilidad, ya que se encontrarfan por fuera los libros de registro de socios 0 accionistas, los de actas de los érganos sociales, el de navegacién, entre otros. Es por ello por lo que “Sdlo lo que es traducible en mins puede ser objeto de registro contable; esta situacién conduce @ que la contabilidad s6lo acredita parcialmente la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus traba- Jadores y muchos otros hec! ‘ : : rismos monetarios”®, hhos no susceptibles de ser contenidos en gu Enese' orden de ideas no Tequerirse el registro previ Puede generarse el equfvoco de creer que al ©» yano haya que levar contabilidad 0 que © Los libros auxili de 1990, sss no deben registrarse de acuerdo con el art 1° del dct. 176 a Teal. 2649 de 1993, art 126, "Consejo de Es _ jeroPonente: Daniel Mu 8 Contencioso Administrativo, SecciGn Cutt, CO™” Manrique Guzmén, sent de 9 cctubre 1998, exp. 9069.“A CONTABILIOAD MERCANTIL 181 de llevar de cualqui fa s generalmente ‘quier manera, por cuanto debe regi i cipios 8 nente aceptados en Colombi, € regirse por los prin- ticen ial arias integridad y ee las medidas que garan- siendo responsabilidad de los administradore: Para su eficacia probatoria, gacién. s el cumplimiento de tal obli- d) En oe con la integridad material de los libros de contabilidad hay que sefialar que el articulo 56 admite la utilizacion de libros formados con hojas removibles o series continuas de tarjetas, siemy ue an otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden e e can autenticadas. En todo caso y como medida tendiente a coadyuvar esa integridad material, se prohfbe al comerciante i orden de ellas o mutilar los libros (art. 57), ne eae Este artfculo 56 también fue modificado por el decreto-ley 19 de 2012 en su articulo 173, al adicionar: “Los libros podrén Ievarse en archivos electronicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integri- dad y seguridad de la informacién, asf como su conservaci6n. El registro de los libros electronicos se adelantard de acuerdo con la reglamentacién que expida el gobierno nacional”. En sintesis, los principales cambios que trajo tal disposici6n frente a los libros de contabilidad son: que ya no se inscriben en el registro mercantil y que’pueden ser Ilevados en archivos electrénicos. En cuanto a la infor- macion financiera, esta se puede llevar directamente 0 a través de terceros en las mismas condiciones. En todo caso, se recomienda crear estrategias de respaldo para evitar la pérdida de la informacién. En consecuencia, los libros de contabilidad Ilevados en archivos electrénicos tienen plena vali- dez probatoria y seran apreciados por el operador juridico correspondiente siguiendo los principios de la sana critica. Lo mismo es predicable de los libros de actas de junta directiva, los cuales también podran Mevarse por medios electrénicos’, pero en ambos casos tales libros deberdn estar ajustados a derecho y conservarse actualizados : Se debe recordar que antes de la vigencia de la ene oe oe aatittre. existfa la obligacion de registrar, haciéndose responsa! es los a a ‘a. Asi las cosas, St se trata de hechos ocurridos dores por su inobservanci ; s con fitesienidad ala vigencia del referido decreto pero no se cuenta col Sj star el oficio 220-012365 de 23 febrero ° informaci6n, se puede consul . 7 2012, ‘peti por Superintendencia de Sociedades, asi como Ta circular externa de 6 marzo 2012, proferida por la misma entidad. ‘ junio 2012. 1 Superintendencia de Sociedades, oficio 220-045169 de 13 junio xprINCIPIOs DE ERECHO COMERCIAL 182 representante legal asi com, folios disponibles en oe dejar constancia de tal situacign 5, tad de la emprest TN edio escogidO, PF fisico 0 electrénicg,p. adelante continua CO” © fisico, deberdn Prot Porque Siena aunque se seleccion vedidos COM anterioridad a la vigencia de |g ee Ie chos econémicos gos et A libros queen su momento debie, a, se encuentran asen! nue sin embargo: ello no fue lo ocurridg haber sido registrados Y> 4 6nicos, habré que tener en archivos electro Bn oquerespecta a at gradas en la ley 527 de 1999, Patticulamere ta las prescripciones © informacion sea accesible para su po en su articulo ie Ded une el documento se conserve en ton consulta; que soap rmitiendo establecer origen, fecha y hora en, a enel gue fe ae a recordando que por el principio de equivalency pee Jos mensajes de datos se equiparan para todos los efectos jeg. les a los documentos. e) En los asientos se dar estricto orden cronolégico y Jos respaldan (art. 53). La ley def indica la manera de elaborarlo y exige que lo justifique (art. 53). Estas exigencias, que se encaminan a asegurar la integridad formal de os libros de contabilidad, se complementan mediante la prohibicién expresa de alterar el orden o fecha de las operaciones, dejar espacios que faciliten intercalaciones 0 adiciones en el texto de los asientos 0 a continuacién de estos, hacer interlineaci6n, raspaduras 0 correcciones en ellos, tacharlaso borrarlas en todo o en parte (art. 57, nums. 1a 4, teniendo en cuenta que el num. 5 fue modificado por el decreto-ley 19 de 2012, art. 174, asi: “En los libros de comercio se prohfbe: [...] 5. de las mismasymnutilamlos libros, 0 alter snicos”. El resaltado es nuestro). Cuando se cometa algun err be stk varse en la fofiiaiifidigada en el numeral daelatiolosT” i # violacién a lo dispuesto en el citado articulo se sanciona confor culo 58, con multas que pueden imponer las cmaras de comer! ia Stpernteoyia, Financiera y la de Sociedades, segiin el caso: sit J le las sanciones consagradas en e] Estatuto Tributario, decre"0 debe emplear el idioma castellano (art. 50), guar. hacer referencia a los comprobantes que fine el comprobante de contabilidad, aélse anexe el documento que ™ Superi . . 2 ou Sat oo de Sociedades, oficio 220-012365 de 23 febrero 2012. Peraci6n correspondiente,UACONTABILIDAD MERCANTIL, jal 624 de 1989, arti Pecometan, esas iranian Ay 655, Ademis, los libros en los cual | comerciante °S, Carecerdin d ‘ or del ct j que los lleve, le valor probatorio en favor En la sanci6n pecuniaria ing; ‘a indice; Ae pros, el contador y el revisor fiscal, ae Solidarios el duefio de los li- al responsable de las infracciones,” 10 puede determinarse con certeza Para una ade i i dicar que la hielse dal ioe de lo expuesto, resulta pertinente in- rende tanto el con ibro debe ser entendida de manera amplia, “y com- ane ae Se casteiepal de haz de hojas como también los } Video tapes, microfichas, disquetes y demas documentos que, como ya se dijo, los adelantos teenblGgicos a puesto al servicio de los procesos econémicos”, 1) LSSUBAESPEOR:obantes y cor eSpaHdeReit GEA REEEOREED 0s mi ee a Aero ande por el art 28 de la ley 962 de 2005). (decr. 2649 de 1993, art. 134 u 0 55 en relacién con los comprobantes we » art. 134, también parcialmente derogado de manera tacita por el art. 28 de la ley 962). De ahf que la inconsecuente redaccién del articulo 60 haya sido salvada por el articulo 28 de la ley 962 de 2005 que sobre el particular prescribe: “Los libros y papeles del comerciante deberdn ser conservados por un perfodo de diez (10) afios contados a partir de la fecha del tiltimo asiento documento 0 comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a eleccién del comerciante, su conservacién en pa- pel, en cualquier medio técnico magnético o electrénico que garantice su reproducci6n exacta”, lo cual resulta concordante con lo consagrado en el articulo 12 de la ley 527 de 1999. En GSisipuntorestoportuno recordar que, conforme i del articulo 19 del Cédigo, el comerciante debe conservar, co ley, la correspondencia y demai ados con saSiegOCiOs: Lacorrespondene ry lera parte dela contabili- dad mercantil, por lo cual hay que conghuimguesstiiiatamiento es conjunto con estaygyquersusamision genera ‘aE MS OREO, El articulo 54 n revé la forma como se debe conservar Ja correspon lencia y exige que é1 Taecibida se anote la circunstancia de habérsele dado 0 no contestacién. i debe incluir efl@B#fo Dentro del concepto r electrénico. «t_] Es neces: eisar que de conformidad con lo establecid a) del artfculo 2° de la ley S2mudem999 1a 183 i snistrativo, Secci6n Cuarta, Con- i to Contencioso Administrative, __? Consejo de Estado, Sala 0 set, de 19 marzo 1999, exp. 9141 sejero Ponente: Daniel Manrique184 PRINCIPIOS DE DERECHO COMERCIAL informa nviada, recibida, almacengdagaaiapnsicads alta vés de correo € enetle le as COVEN de, y fuerza vinculante estaimmismargue Ta 0° un documento que conste po, escrito. En este sentido, sila correspondendiaidehicomesciante, la que ea: ‘omercio, consta enmMEMsaje de dato, jude el artic 5 Sor yrecibido: jectrénico, es neeeSaHTonsery,, tales mensajegilesatonenl? forma estableci de ta ly 527 de 1999 y durante el término. fijad, la ley 96 de 2005". g) Se exige al comerciante, al iniciar sus actividades y por lo menos una vez al afio, elaborar inventario y balance general que permitan co. nocer, de manera clara y completa, la situacién del patrimonio (art. 52) h) El decreto 2649 de 1993, que reformé el 2160 de 1986, recoge las Ilamadas normas de contabilidad generalmente aceptadas, que no son otra cosa que las practicas y técnicas sugeridas por los expertos en la materia, verdaderas costumbres en los términos del articulo 5° del Cédigo de Co- mercio y que, por ende, constituye recurso insustituible de interpretacién segtin menci6n expresa que hace el articulo 29 del Cédigo Civil. A sus disposiciones debe atender el comerciante para asegurar la confiabilidad, comprensién, seguridad, etc., de su contabilidad y estados financieros. La ley 222 de 1995 recogié algunos de los aspectos contemplados en este decreto, en particular lo relacionado con los estados financieros basicos de las sociedades (balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en Ja situaci6n financiera, y estado de flujo de efectivos)'*, con lo cual adquirieron categoria legal normas que solo tenfan una reglamentaria. Posteriormente, la ley 603 de 2000, en su articulo 1° modificé el articulo 47 de la referida ley 222, en lo que concierne al informe de gestidn que deben preparar los administradores y presentar ante al maximo 6rgano social como una exposicién fiel sobre la evolucién de los negocios y la situacién econdémica, administrativa ¥ juridica de la sociedad, con indicaci6n expresa de los acontecimientos mas importantes ocurridos después del corte del ejercicio; junto con a’ evolucion previsible de la compaiifa; la discriminacién de las operaciones celebradas con los socios y con los administradores y el estado de cumplimiento le las normas sobre propiedad intelectual. Respecto de esto tiltimo n° solo ol Superintendencia de Industria y Comercio, concepto 07009700 de 28 Feb" '° Decr. reg. 2649 de 1993, art. 22.LACONTABILIDAD MERCANTIL. deben manifestar su debida ob; : 5 e Servancia si las galcgaaipies Y Verificaciones cule que tendrén que llevar a cabo so pena de comprometer sy responsabilidad ne asegurar tal afirmaci6n, Por lo demis, la ley citad lad personal'®, . a . consolidados, certificados y di define las nociones de estados financiers 185 pondientes. En ejercicio de la facultad cons: de Comercio, el gobierno naci id HaSRAa RIPE decrees Die eT aa el decreto 2195 de 1992, mo- eau hes , 6, por medio del cual se establece el plan nico de cuentas”, al cual debe ajustarse la contabilidad de todos los comerciantes no someti fi fete ave ' idos a un estatuto excepcional. Esta disposicién eeu on as fe la ae de la informacién contable y en su con- i y Confiabilidad; entre otra =z tan aplicables. otras normas que también resul- El baat sobre libros y papeles del comerciante, cuyas disposiciones hemos venido comentando, tiene algunos errores e inconsecuencias que se advierten a primera vista y que deben destacarse. El articulo 48 mezcla diferentes conceptos que oscurecen el precepto en él implicito. La norma citada menciona simulténeamente conceptos relacionados pero no univocos, como los sistemas contables y las simples formas de conservacién de la contabilidad y la correspondencia (la mi- crofilmacién, por ejemplo). El articulo 49 habla de libros obligatorios de contabilidad que no se establecen en parte alguna del Cédigo"’. ‘agrada en el articulo 50 del Cédigo 16 Superintendencia de Sociedades, circular externa 300-000002 de 2010. 17 La Superintendencia de Sociedades conceptué, en. oficio mim. 16.245 de noviembre de 1972, que los libros obligatorios son el diario mayor y el de ‘balances, mediante una interpretaci6n forzada de los textos legales. Las entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera se rigen por reglamentaciones de esta (ley 45 de 1923, art. 41, decr. 4327 de 2005). El decreto 1768 de 1990 anota como libros obligatorios el de actas, el de accionistas, el de socios de las sociedades limitadas. : Posteri te, lareferida entidad en suoficio 1220-36555 del 3 de septiembre de 2001, Se asad “ ;catorios” que conforme con el num. 7 del art. advirtié to del concepto de “libros: ‘obligatorios” q : el Sia is ulta obligatorio para “,.,] todo comerciante evar los libros 28 del Cdigo de Comercio Ge los méximos Srganos sociales de i aie de las reuniones , de registro de accionistas. pier irectivas, En To que hace relacién con ls libros Jas compafifas asf como los Lae eran ley ds adaalatti sas ey llevatlos, es claro que al no haber fijado oon ae deben sajetarse a 10s lineaments establecidos en e amc ones 2649 de 1993, de donde se desprende que para que la contabilidad joPRINCIPIOS DE DERECHO COMERCIAL, 186 i fc 3 de la ley 527 a ciond, los articulos 12yl Le 199 a emer electrénico, establece los aspectos fundam, eng ladorervaci6n de los mensajes de datos y documentos. SS de la Saale recordarse en este punto, que de conformidad cone] ume dinal 15, del articulo 325 del Estatuto Organico del Sistema Fing " a3 ordil a 2005, la Superintendencia Financiera Tegula t ery 4327 de y el decreto ) . 0 telativo a las formas, constancias y conservaci6n de los documentos com, probantes, de los sujetos sometidos asu inspecci6n y Vigilancia’, Tam corresponde a la Superintendencia de Sociedades unificar las Teglas _ contabilidad a que deben sujetarse las sociedades comerciales sometige a su inspecci6n, vigilancia y control (decr. reg]. 4350 de 2006, art ne siguientes; circular externa 3 de 2005, expedida por la Superintendeng 1 de Sociedades, ley 1429 de 2010 art. 43, decreto-ley 19 de 2012, art, io entre otras disposiciones). ‘ Cabe afiadir que la circular externa 100-000006 de 2016 de la sy, perintendencia de Sociedades impartié instrucciones sobre los libros de contabilidad que no requieren inscripci6n en el registro mercantil y que pueden ser Ievados en archivos electrénicos, estableciendo los Tequisitos que deben reunir tales archivos para su validez probatoria. En lo que res. pecta a las sanciones consagradas en el articulo 58 del Cédigo de Comer. cio por infringir las prohibiciones sobre libros de comercio, entre otras, fueron modificadas con la expedici6n de la ley 1762 de 2015 (art. 28), que reglament6 el procedimiento sancionatorio y reajusté las multas. Por su parte, el decreto tinico reglamentario 1074 de 2015 (arts. 2.2.2.39.1 y ss. compil6 todo lo relativo a los libros de comercio en medios electrénicos Adicionalmente, los decretos 2706 y 2784 de 28 de diciembre de 2012, asi como los decretos 1851, 3019, 3022, 3023 y 3024 de 2014 que regla- mentaron lo consagrado en la ley 1314 de 2009 sobre la convergencia hacia las Normas Internacionales de Informacién Financiera —NIIF-. clasificaron las entidades en tres grupos, sefialando el perfodo de trans cién, los tiltimos estados financieros que se expedirfan conforme con los Sea comprensible y titil y las operaciones sean presentadas en estricto orden croneléer bien sea de manera individual o por restimenes globales no superiores a un mes, Om Sefiala el numeral 1 del articulo 125 del decreto 2649 de 1993 (art. 4° del citado de7°8" y teniendo en cuenta lo establecido en los articulos 50, 52 y 53 del estatuto rmercanth Teeesaria la utlizacin de los Ilamados libro diario y mayor y balances, amén de ares que se consideren indispensables para una mayor comprensién de la consbil™ "Blan, 96 del Estatuto Orgénico del Sistema Financiero fijaen cinco afosel™ ‘aci6n de los archivos y documentos antes de ser microfilmados. de ecON UACONTABILIDAD MERCANTIL, ’ junto con la fecha de T i reporte de on 2 Pattr del 1° de enero de 2016 ciembre 4 Por lo que, salvo contadas ex- las NIE de 2016 los estados financieros 2649 de 1993 solo qued6 vigente para ; Consecuentemente, el decreto regulados en las NIIF. Para aquellos asuntos que no fueron cepciones, con corte al 31 de di 3, RESERVA Y EXHIBICION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Los libros, |: i ‘ais biitabilid Fey ieee y los demés documentos relacionados » estan amparados por la garantia constitucional de reserva. De conformidad inci ae js gi con el inciso final del articulo 15 de la Consti- tucién Politica, no pueden ser revisados sino por la autoridad, mediante orden de funcionario competente, en aquellos casos y con las formalidades que establezca la ley y en satisfaccién de uno de tres fines: a) para efectos tributarios, b) para efectos judiciales, 0 c) para los casos de inspeccién, vigilancia e intervencién del Estado. Seguin los términos expresos de la Constitucién, la inviolabilidad de los libros de contabilidad y demés papeles privados constituye el principio general que informa, en favor del comerciante, el derecho correspondien- teyel cual solo en contadas ocasiones y con el fin de satisfacer los intereses superiores enunciados al principio de este capitulo, sufre claras limitacio- nes!?, Amparados por la mencionada reserva se encuentran también los papeles de trabajo del contador que, aunque son de su propiedad, even- tualmente podrian ser examinados por las autoridades competentes en los casos ya descritos y por las causales de ley, raz6n por Ja cual se deben conservar por un término no inferior a cinco afios, desde su elaboraci6n : El Codigo de Comercio, en el capitulo u del titulo rv de su libro prime- ro, recoge y desarrolla el principio de la bese y + ey papeles de oo fc se expresa claramente que los # ao eure cancel rama porpesons sunas 8 Pope o personas autorizadas por ellos, NICK 9 gispone, bajo sanciones que establece la Constitucion; y & “La contabilidad mercantil”, eo revista Vniversitas, ném. "8 Jorce AFANADOR PINZON: pto nim. 2, de 9 febrero 2009. a Publica, conce! * Consejo Técnico de la Contadurfa90 PRINCIPIOS DE DERECHO COMERCIAL 1 ala ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidira tenien ney que los libros y papeles de comercio constituyen una Confesign, se libros de una de las partes no estén ajustados ala ley, se decicirg conf, alos de la contraparte que los lleve debidamente, si Squella no Aduce pie prueba que destruyao. desvirtie el contenido de tales libros, 4, Silos lise? de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, Se Prescing my totalmente de ellos y solo se tomardn en cuenta las dems Pruebas llega ' al juicio, y 5. Siuna de las partes lleva libros ajustados ala leyy |g otra a) los lleva, los oculta ono los presenta, se decidiré conforme a log dea No | sin admitir prueba en contrario. Con todo, si una Parte oftece estar gj, que conste en los libros y papeles de la otra, se decidira Conforme g ellog. De manera complementaria el artfculo 265 hace alusiOn ala Procedeng; de la exhibici6n; el 266 al trémite de la exhibicion; el 267 ala Tenuencg Y Oposicién a la exhibici6n, y el 268 a la exhibicion de libros y Papeles dp los comerciantes, entre otros articulos aplicables, As{mismo, larenuenciaa exhibirlos libros de contabilidaden ta de los casos en que la exhibicién ha sido decretada, ocasion; sanciones al comerciante. En materia fiscal puede verse afectado POrmuttas Y otras consecuencias de cardcter tributario*. Los funcionarios a quienes corresponde la inspeccién, vigilanciae intervencién sobre ciertos Sujetoso actividades, pueden sancionar al Comerciante renuente con multas y hasta tomar, como en el caso de la Superintendencia Financiera, otras medidas de especial significacién?s, En los procesos penales, el funcionario ins- tructor puede imponer multas y también ordenar allanamientos con el fn de hacer efectivo el examen de los libros y documentos”, En materia civil, el articulo 67 del Cédigo de Comercio precepttia: “Si el comerciante no presenta los libros y papeles Cuya exhibicién se decreta, oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrén como probados en Su contra los hechos Se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la Confesién. Quien solicite la exhibicién de los libros Y Papeles de un comerc : ‘ante, se entiende que pone a disposicién delve? los propios”, que pot pos Cualauis. a diversas Esta disposicion concuerda, en té; el articulo 267 del Cédigo General Y Oposicién a la exhibi i mn ‘Tminos generales, con lo previs bs del Proceso respecto de la renuenti® cién, segiin el Cual “Si la parte a quien se ode"? ™ Deer. 1366 de 1967, 0. _ ley 63 de 1967, decretos Teglamentarios y Estatuto Ti +, eatatuto Orgénico del Sistema Financiero y ley 964 de 2005, art 50is.¢Y Codigo de Procedimiento Penal,ON aw CONTABILIDaD MERCANT! la exhibicion se opone en e] térmni " P eee, en que ella se a Jecutoria del auto que la decreta, ioe encore ee Solicits, ape el juez al decidir la instancia o el sin a ‘are justificada y se habe los motivos de la oposici6n; estaba en p ler del OPpositor, tendr4 ere acreditado que el documento a exhibici6n se Proponia probar, ag Ciertos los hechos que quien pidi6 prueba de confesi6n, caso en el cual ky Cuando tales hechos no admitan seri ma in a que dentro de los ae ‘Gan fs Parte deje de exhibir el eee ae gencia pruebe, siquiera su as siguientes a la fecha sefialada para la dili- yexhiba el documento en ont Causa justificativa de su renuencia tercero quien se opone a | Oportunidad que el juez sefiale. Cuando es un sib becca ‘a exhibicién o la rehtsa sin causa justificada, el J R Multa de cinco (5) a diez (10) salarios minimos legales mensuales vigentes (smlmv). Los terceros no estn obligados a exhibir documentos de su propiedad i exhibicién les eae panic eee Sin perjuicio de lo expuesto, la refer i qi ag ditteno tr rca doen tee el articulo 268, antes citado, y de la regla 5* del arti ‘Cai ; s y de la regla 5* del articulo 70 del Cédigo de Comercio, en virtud de los cuales se establece que, si una parte no leva libros de contabilidad o no los presenta, sin causa justificada, se decidir4 conforme a los de la contraparte que los Ileve ajustados a la ley, sin que aquella pueda aducir prueba alguna en contrario. Comparando las normas citadas se advierte que mientras los articulos 67 del Cédigo de Comercio y 268 del Cédigo General del Proceso se enca- minan a sancionar la renuencia ola oposicién a exhibir lo libros, el articulo 70 regla 5* del Codigo de Comercio, junto con el articulo 264 regla quinta del Cédigo General del Proceso, prevén las consecuencias de la omisién cién profesional de llevar contabilidad, la cual, de cumplir con la obliga: 0 para los efectos probatorios correspondientes, se equipara, como lo hacfa el antiguo Cédigo”, ala simple negativa a permitir elexamen delos libros. El doctor Nema ARCHILA™ ha pretendido salvar esta contradiccién, es- timando que el articulo 67 solo se refiere a las controversias con personas no comerciantes. Ello es valido parcialmente, aunque su inciso final su- pone la calidad de comerciante de ambas partes, al advertir que .--] quien 191 7 art. 39. 28 “Los libros de comercio”, 3, 1971, pag. 104. en Revista de la ‘Camara de Comercio de Bogotd, nim.pAINcIPIOS DE DERECHO COMERCIAL 192 ibicién apeles del comerciante se ¢,. icit tol solicite la exhibit libros y pé ee ti Sat ez los suyos propios”, para los efecig, et que pone adisposicion del ju Jecen en el articulo 70. La disposig, de Jag i ue se establecen ¢ i . : confrontaciones 4! e falté 1a precision de que esa exigencia so], tenasa ento sugiere qu antes. cabida en los conflictos entre comercl Rnitn6 hablend i6n con este aspecto hay que conven't, no NADiendo otro crt, Enrelacién’ Ia aplicaci6n de la norma posterior —art, 79." = pean encuentra apoyo en los términos del articulo 73 re a, a Jrado 264 del Codigo General del Proceso. En las controversias en que la parte que solicita la exhibicién toe comerciante, ante la ausencia de norma expresa en el Cédigo de ¢, ome cio, deben aplicarse las generales del proceso contenidas en la ley 1564. de 2012. Como de todo documento o cosa mueble (C. G. del P., art. 265), pug, le solicitarse la exhibici6n, también cabria respecto de los de un comercign te tercero en la controversia, de acuerdo con el tramite Previsto Para el efecto, segin el articulo 266 del citado Cédigo, a saber: “Quien pida jg exhibicién expresaré los hechos que pretende demostrar y deberd afirma: que el documento o Ia cosa se encuentran en poder de la persona llamady a exhibirlos, su clase y la relacin que tenga con aquellos hechos. §} |y solicitud retine los anteriores requisitos el juez ordenard que se realice laex- hibici6n en Ia respectiva audiencia y sefialard la forma en que deba se. Cuando la persona a quien se ordena la exhibici6n sea un tercero, el auto respectivo se le notificaré por aviso. Presentado el documento el juez lo hard transcribir 0 reproducir, a menos que quien lo exhiba permita que se incorpore al expediente. De la misma manera procederé cuando se ex- hiba esponténeamente un documento. Si se trata de cosa distinta de do- cumento el juez ordenaré elaborar una representaci6n fisica mediante tografias, videograbacién 0 cualquier otro medio idéneo”. En cuanto a la exhibicion Propiamente dicha de los libros y papeles de los comerciantes, especificamente el articulo 268 del Cédigo General de! nee Pediat vos ordenarse, de oficiooa solicitud de parte, _ practicard ante el joe, Serres Papeles del comerciante. Laliligencits asientos y Beitr ne ‘ugar en que los libros se leven y se limitaré2 ‘. yla comprobacién de ise Tenn necesaria con el objeto del art El comerciante que i Lae sumplen con Jas prescripoiones we ordenado la exhibicién, quedarg See iu bros a pesat de ae que estén llevados en forma le; a . Sujeto a los libros de su contrapal 0 Bal, sin admitirsele prueba en contrario,rN CONTABILIDAD MERCANTI IL ue aparezca probada y jus; 103 i ‘Justificada la péra; habiendo demostrado siquiera sume © destruccién de ellos o que renuencia, dentro de los tres aS sive OA justi exhibici6n, presente los libres is chased ara Para el examen de los libros exhibici6n, la parte interesad; 4 podrd desi; it ignar un perito”. 4, EFICACIA PROBATORIA DE L OS LIBROS DE CONTABILIDAD Cuando en el capitulo v mercial, dijimos que los tibros de aes las Caracteristicas del derecho co- introduce una notable excepcion a naa tienen un valor particular, que eficacia probatoria de los demés pena generales que regulan la mente, un privilegio para los comerciantes desde ea ae sional”. le el punto de vista profe- Enefecto, regulada la contabilidad mercantil como una obligaci6n pro- fesional, y establecida, en sus aspectos més importantes, la forma como debe llevarse, con el fin de hacer de ella una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, es l6gico encontrar en los libros y papeles que la constituyen, mayores motivos de credibilidad que los que normal- mente se atribuyen a los demas documentos privados, cuya elaboracién no est sujeta a requisitos legales que permitan fundar una sana presuncién de la veracidad de lo que en ellos se expresa®. Basada la ley en estas consideraciones, que comparten universalmen- te los tratadistas del derecho comercial”, los articulos 68 y 69 del Cédigo de Comercio estatuyen- “Los libros y papeles de ¢ cuestiones mercantiles que los omercio constituiran plena prueba en las comerciantes debatan entre si, judicial ° extrajudicialmente. En materia civil, aun sai oe ee drén valor contra su prope ario, en Hy epee Fol comp! mpre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable i“ 5 somerciante 10s libros ‘Ei uestiones mercantile eomerciante, que in las cu rincipio de prueba en favor de a solo constituiran un P! tree pruebas leg ales” (art. 69). rus necesitard ser completado con otras P! ® Véase a Pinzon, 3° 04» pags: 317-323. » Lance, ob. cit. pag. 855- 31 Rocco, LANGLE, HAMEL: ef194 PRINCIPIOS DE DERECHO COMERCIAL e los textos transcritos se advierte que en materia civil, ¢ quesea la calidad de las partes, los libros y papeles de comerig i la misma eficacia probatoria de los demas documentos Privados, Pua parte final del articulo 68 reproduce al Cédigo Civil (art, 1763)21 "S| cuerda con lo dispuesto en el Codigo General del Proceso, p, mercantil, las disposiciones que estamos comentando les Teconocen Virtualidad probatoria excepcional, al establecer que en los lit ios i comerciantes constituyen “plena prueba”, y en las cuestiones entre esto, Personas no comerciantes, constituyen “un principio de Prueba” e, i del profesional de comercio. Dicho de otra manera, los libros y Papeles comerciante pueden, en materia mercantil, en mayor 0 menor grady Ysel gun la calidad de su contraparte, probar en su favor. , Con fundamento en este postulado, los articulos 70 del COdigo dec. mercio as{ como 264 del Cédigo General del Proceso, establecen sys aplicaciones particulares en relacién con los diferentes CAaSOS que pueden) Suscitarse, previos dos supuestos fundamentales: a) La contabilidad debe estar Ilevada en forma legal, antes, en registrados; ahora, en cualquier medio fisico sin necesidad de inscri 0 en archivos electrénicos, de acuerdo con los Tequisitos que hemos anali- zado anteriormente. Por lo demas, segiin el inciso 3° del articulo 26 de la ley 794 de 2003, se presumen auténticos. Lo cual resulta coincidente con} lo consagrado en el articulo 244 del Cédigo General del Proceso, segtin el cual: “Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. Los documentos puiblicos y los privados emanados de las Partes 0 de terceros, en original o en opi, elaborados, firmados 0 manuscritos, y los que contengan la reproducciéa de la voz o de la imagen, se Presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso 0 desconocidos, segtin el caso. También se presumirin auténticos los memoriales Presentados para que formen parte del expedient incluidas las demandas, sus cContestaciones, los que impliquen disposicw® del derecho en litigio y los Poderes en caso de sustitucién. Asf ae Se presumen auténticos todos los documentos que retinan los regu Para ser titulo ejecutivo, La parte que aporte al proceso un documen original o en copia, reconoce Con ello su autenticidad y no podré imp’ 1105 narlo, excepto Cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los docume™ en en forma de mensaje de datos se Presumen auténticos. Lo dispu’s” este articulo se aplica en tod + dicciones los los procesos y en todas las jurisdicc!® y 10 en my, libros} birlos, ™ Derogado por el art. 698 del anterior Cédigo de Procedimiento Civil7. As{ mismo, de acuerdo con lo q al AsiTusa ° Jo previsto f codificacion, ae Coplas tendrén e] mismo vel sate 246 de la citada salvo cuando por disposicign legal sea nece: V0r probatorio del original, nal ode una determinada copia, siti la presentacién del origi- dad, la parte contra quien se aduz, UACONTABILIDAD MERCANTIL Sin perjuicio dela b)Lafe debida a los libros y documentos es indivisible. A este respecto, el doctor N; dente que cuando el comerciante verifi i i eer su s{objito de wrosncans Ca Sus registros en los libros, no lo L 1] tituir una prueba a su favor sino si conla finalidad de dejar una historia fidedigna de las Sees yde Jos resultados de las mismas. Por ello esos Tegistros no van a refe- rirse exclusivamente a derechos a favor del mismo comerciante, sino que también incluirén obligaciones a su cargo. Por estas razones se equiparan esos registros a una confesién, y légicamente es necesario reconocerles la misma caracteristica: su indivisibilidad. La contraparte no podré aceptar tinicamente aquello que la beneficie y rechazar lo que la perjudique. Si se aceptan los libros sera necesario aceptarlos en su integridad, a menos que se demuestre fraude en sus registros 0 en aquellos que sean perjudiciales para la contraparte”. Este principio esta reconocido en el articulo 72 del Cédigo de Comercio”. Este principio es comin a todos los documentos, pues, conforme al articulo 250 del Cédigo General del Proceso, “La prueba que resulte de los documentos ptiblicos y privados es indivisible y comprende aun lo mera~ mente enunciativo, siempre que tenga relacién directa con lo dispositivo del acto 0 contrato”. Por consiguiente: sustados al seripciones le a) Silos libros de ambas partes estén ajustados a las Lis q gales y concuerdan entre si, se decidira conforme al contenido de sus asun- tos. 7 . ji ala ley, pero sus asuntos b) Si los libros de ambas partes se eae ‘ce tibtos y papeles de no concuerdan, se decidira teniendo en cue! comercio constituyen una confesién. que conformen la contabilidad EIRA ARCHILA expresa: “Es evi- . rte que acepte en 21a fe debida a los libros es indivisible. En dese fat pe todas las enuncia- lo favorabie los libros de su adversario, estard oblig ee prescripciones legales y n° ciones perjudiciales que ellos contengan, si Se ajustan a Se comprueba fraude” (C. de Co., att. 72)-AL pINCIPIOS. DE DERECHO COMERC! st «tne {bros de Un: Jos leve debi vias silos libros cs oslle . Bead alos dela eo o desvirtue el contenido de tales ie col a que de o se ajustan a las prescripcion. : duce plena Prue’ a : a d) ie Ios libros d ambas ee ellos y solo se tomarén en cueni, i le gales, Se prescindird totalmente demés allegadas al juicio. 1 e) Siuna de las partes contabilidad 0 10 la per admitir prueba en al al todo hecho 0 circunstancia puede Pe No sobra Ne ies y papeles contables, pues algunos requieren ‘ plenamente oa a para ser aceptada por el juez. Tal es el caso de los dere. oe is inmuebles, cuya existencia solo puede demostrarse cc : ci de la correspondiente escritura publica debidamente in en la Oficina de Registro de Instrumentos Publicos correspon dente ir quien afirma que “[...] la eficacia de respecto vale la pena citar a Rocco, 1 Ios libros de comercio a favor del comerciante es meramente probatoria, no constitutiva; (...] por consiguiente, Jos libros jamés podran invocarse para probar la: existencia de un contrato que exija el documento ptiblico ad substantiam; como, por ejemplo, una compraventa de bienes inmuebles™. Laley del comercio electrénico en su articulo 11 establece que “Parala valoracién de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrén en cuenta las reglas de la sana critica y demas criterios reconocidos legalmente para la apreciacién de las pruebas”. Por su parte,¢l articulo 247 del Cédigo General del Proceso establece el valor probatorio de los mensajes de datos, aceptandolos plenamente siempre que hayan sido aportados en el mismo formato en que fueron generados, enviados, ° re a algin otro formato que los reproduzca con exactitud. 0 (art. 73), al i ‘i “ ji i cn lige a gmat pen no los lleva o los oculta, o prese: Y papeles de la contraparte. Pero si a reglas antes et a ay irregularidades, debe atenderse 4 ; Pate final del arta 70, “80+ Como es obvi, tiene apicact Comentario especi que ala k pecial merece el articulo 74 del Cédigo de Comercio: letra dice: “Si e en cualquier ot fade este lleva doble contabilidad 0 incu’ valoren su contra. Habr4 ‘ohh ees sus libros y papeles solo tend J i" Contabilidad cuando un comerciante Ilev’ 196 a de las parte s ajustados a la ley y la otra no jie, libro’ leva dir conforme a los de aquella, dl ta, se dec! R _ « OS Prins de derecho mercanti 4: » Pag. 425.LA CONTABI TABILIDAD MERCANTIL 197 s libros iguales en los que re 50 nes o cuando tenga distint fac) ° oper oy Beno! na es una innovacién a la re, st glamentacién mercantil colom- etende cerrar, mediante la rigida sancién en ella expresada, una vane yi regular a que daba lugar la deficiente reglamentacién del ant. con uct Cédigo, dado que lo censurable son tres situaciones diferentes, a saber: a > ui ‘li cualquier otro fraude similar a tan deplorable actua- i doble ee a NO se requiere la actuacion maliciosa 0 cidn, ¥ UP a simple hecho de llevar de manera irregular la contabilidad, a eraciones reflejadas sean ciertas, pero no acatan las disposi- se ents aplicables*, por cuanto para que la: couabiided ae jones. debe llevarse en debi , Soren hee orien era por v on Be levee en la forma ordenada por la ley”. de q gistre en form; a diferente las mismas ‘0S Comproba: intes sobre los mismos 1991, «ia sent. 10 octubre 197? de Justicia, se 7 ‘Suprema contra Seguro: . << Civil dela Corte «io Cardona’ Con- » Vase Sala de Casein Civil ST Ovio nisrativ, Seocion Om magistrado ponente: Alberto Ospi Contencioso Ad 96 aoviembfe consultar Ia * Consejo de Estado, Sala de 10% Vatenci, at conseens Puede ‘ ‘ Teresa Bricefio 0 igu peaks a misma Corpora tivo, Seccion C mismo sentido y ministrative, Se ® Sent. de 8 de octubre 2009. Contencios 7 absil 20! it. ™ Consejo de Estado, Sala de 10 COC scauer, sem Consejo de Estado, SA ede Sejera Ponente: Carmen Teresé pues wuarta, Con