INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTOS DIRECCION HOR [[eorenccrons | Mey J SISTEMA [pave or cenncxoon) fonec | sis. | proc PROCEDIMIENTO | DEPARTAMENTOS AFECTADOS: Sa [Trews eer ‘N UNIDAD ADMINISTRATIVA, DESCRIPCION Lo na Anexo 8poxouy, NotowuoavTa 30 vHOa ‘gzwouny nanos 12501 opebjep jaded Cc 1 copeondrupens Inze opedjap joded opeondi, Oo 1 ‘jews opebjep jaded ‘opeaudng Capitulo 6: Diagramas de procedimientos para el estudio yanalisis de sistemas 123 eT ‘couniq osaru6 jeded reujbuo. SaLuvasa sc ier VAIO vyrtdou v130 ‘onsviynuis3a an veruysarans ousarvstan oovouvona ee atte VYINVHDSTTAL WIUOS-VIONZGNOdSaHHOO 3G OF NW 3G OLNSINIG300Hd SA IVYINAD SOIDIAUAS 30 NOIOO3YIG aiidg oxouy ‘No}owaoavTa 30 VOR ‘gzwouny ‘2wesBojo1 0d opawioxd odoy, "epuante o| eyEIs008 ond se1eds0 ond ual, ‘2weiBojo1 20d epowoxd odo | ‘ewreBoret 0d opawoxd ocsoy, ‘pwes6ojol 0d eipowoxd ods | ‘uepuene o enb| sesadse onb evan ovalesueU! 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Los manuales de procedimientos permiten: uniformary controlar el cumplimien- to de las rutinas de trabajo y evitar su alteracién arbitraria; simplificar la responsabi- lidad por fallas 0 errores; facilitar las labores de auditoria, la evaluaci6n y control interno y su vigilancia; la conciencia en los empleados y en sus jefes acerca de que el trabajo se esta o no realizando adecuadamente; reducci6n de los costos al aumentar la eficiencia general, ademas de otras ventajas adicionales. Estos manuales son instrumentos administrativos que apoyan la realizacién del quehacer institucional cotidiano. En ellos se consignan, en forma metédica, las operaciones que deben seguirse para la ejecucién de las funciones de toda la or- ganizacion o de una o varias unidades administrativas, dependiendo del mbito de aplicacién de los manuales. Por otra parte, estén considerados como elementos fundamentales para la comunicacién, coordinaci6n, direcci6n y evaluacién admi- nistrativa, ya que facilitan la interaccién de las distintas unidades administrativas 0 instituciones, a través del flujo de informacién (instrucciones o acuerdos) que tie~ nen como objetivo el logro de determinadas actividades. Conceptos EI manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcién de las actividades que deben seguirse en la realizaci6n de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o més de ellas. Incluye ademas los puestos o unidades admi- nistrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participacién. Suelen contener informacién y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos ne- cesarios, maquinas 0 equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.126 Primera parte: Administraci6n y sistemas Los manuales de procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos tie- nen como objetivos: a) Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institucin, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisan- do su participacién en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realiza- cién de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. +) Uniformary conwolar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su altera- cin arbitraria. . 9) Determinar en forma més sencilla las responsabilidades por fallas o errores. d) Facilitar las labores de auditoria, la evaluacion: del control interno y su vigilancia. ¢) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicdndoles lo que deben hacer y cémo -deben hacerlo. ‘f) Ayudar en la coordinacién del trabajo y evitar duplicaciones. 1 Constituir una base para el analisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. Justificacién de su necesidad Puede decirse que la utilidad del manual de procedimientos es miltiple, en virtud de ser un instrumento que permite conocer el funcionamiento interno por lo que respectaa la descripci6n de tareas, ubicacion, requerimientos y a los puestos respon- sables de su ejecucién. Asimismo, auxilian en la inducci6n al puesto y en el adiestra- miento y capacitacién del personal en virtud de que describen en forma detallada las actividades por puesto. Desde luego, es necesario precisar que la necesidad de un estudio de procedimientos se basa en la eficiencia con que se pretende lograr un ‘objetivo determinado; es decir, un procedimiento ser4 eficiente 0 no en tanto logre el objetivo para el cual fue planeado. Sin embargo, existen diversidad de indices que justifican el andlisis o revision de un procedimiento o un sistema, entre los que se pueden mencionar: trabajos en los que se logra poca eficiencia; falta de secuencia operacional; fallas frecuentes que obstaculizan la realizacion normal de las opera- ciones; trabajos que consumen mucho tiempo; procesos que provocan desperdicios, tc,, de tal manera podemos afirmar que la necesidad de elaborar un manual de procedimientos se justifica cuando se presenta, entre otros, cualquiera de los siguien- tes casos: © Que existan tramites que mantengan cierto grado de complejidad, por lo cual sean necesarias las descripciones precisas de los mismos, de manera que sea facil consultarlas para aclarar posibles dudas. * Que resulte conveniente asegurar la uniformidad en el desarrollo de los tramites y procedimientos para lo cual resulte indispensable contar con descripciones ‘laras de los mismos. ‘© Que se desee emprender tareas de simplificaci6n del trabajo como anilisis de tiempos, delegacién de autoridad, estudios de simplificacion de tareas, etcétera.Capitulo 7: Elaboracion de manuales de procedimientos 127 * Que se vaya a establecer un sistema de informacién, o bien modificar el ya exis- tente, y se necesite conocer las fuentes de entrada, el proceso y las salidas de informacién, para lo cual son muy valiosos los manuales de procedimientos, ya que contienen informacién necesaria para la determinaci6n de los flujos de ésta. Definicion, caracteristicas y clasificacién de los procedimientos Un procedimiento puede considerarse como la sucesién cronolégica y secuencial de operaciones concatenadas entre si, que se constituyen en una unidad en funcién de la realizaci6n de una actividad o tarea especifica dentro de un ambito predeter- minado de aplicacion. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determina mn de tiempos de realizaci6n, el uso de recursos materiales y tecnolégicos y la aplicacién de métodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y efi- ciente desarrollo de las operaciones. Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre si eje- cutadas por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias dependencias para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: pago de némina, adquisicién de mobiliario, seleccién y contratacién de personal, control de existencias de medicamentos, etcétera. Un procedimiento se caracteriza por noser un sistema. El conjunto de procedimientos tendientesa un mismo fin se conoce como un sis- tema. Ejemplos: sistema de adquisiciones, sistema de administracion de personal, sistema de contabilidad, sistema de control presupuestal, etcétera. Un procedimiento se caracteriza por noser un método individual de trabajo. El método se refiere especificamente a cémo un empleado ejecuta una determi- nada actividad en su trabajo. Ejemplos: la esterilizacién de instrumental médico, la elaboracién de una péliza, la elaboracién de un anilisis clinico, etcétera. Un procedimiento se caracteriza por no ser un programa. Un programa es un plan general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de los tiempos estima- dos. Ejemplos: La construccin de un edificio, la capacitacién del personal, la desconcentracién de delegaciones regionales, la implantacién de un procedimien- to, etcétera. Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad especifica. Una activi- dad especifica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en el puesto. Ejemplos: hacer una visita médica, recibir correspondencia, elaborar pedidos, etcé- tera. CLASIFICACION SEGUN SU AREA DE APLICACION Dentro de la administracién ptiblica federal los procedimientos han sido clasifica- dos, atendiendo al ambito de aplicacién y a sus alcances, en:4128 Primera parte: Administracion y sistemas Procedimientos macroadministrativos Se refiere a aquellos procedimientos que son propuestos y aplicados por las dependencias de apoyo global, es decir, por aque- Ilas secretarias que tienen encomendado normar y controlar el desarrollo de al- guna funcién cuyo desempeiio es comin a todas las instituciones del Ejecutivo Fe- deral. Procedimientos mesoadministrativos o sectoriales Son los que involucran a todo un sector administrativo 0 a dos o mas instituciones que lo conforman. En ellos se plas man las relaciones intrasectoriales a nivel operativo. Procedimientos microadministrativos o institucionales Son los que se siguen para rea- lizar las operaciones internas en una dependencia o entidad para cumplir sistematicamente con sus funciones y objetivos. Dentro del ambito institucional los procedimientos pueden clasificarse en generalés especificos. Los procedimientos generales son los que involucran operaciones que efecttian todas 0 mas de una direccién general o su equivalente dentro de la institucién; los especificos se circunscriben al ambito de una direcci6n general o alguna o varias de lasunidades que lo conforman. METODOLOGIA DE TRABAJO PARA EL ESTUDIO DE PROCEDIMIENTOS La metodologia propuesta para el estudio de procedimientos comprende las siguien- tes etapas: + Planeaci6n del estudio. Investigacion de la situaci6n actual. Anilisis y critica de Ia informacién. * Disco grafico y descriptivo de procedimientos. La breve exposicion de la metodologia que se propone, tiene por objeto estable- cer una base normativa para el estudio de procedimientos. Debe destacarse que este documento contiene algunos aspectos para la identificacién, analisis y disefio de procedimientos, asf como también un minimo de criterios generales para la elabo- racién, manejo y control de los manuales de procedimientos, y como tal, no restrin- ge la aplicacion inteligente y razonable de otras técnicas que se consideren necesa- rias, de acuerdo a las circunstancias. Por otra parte, no pretende sustituir el buen juicio y el criterio personal del analista, En conclusi6n, la metodologia que se propone pretende una disposicién l6gica de pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un anilisis ordenado, comenzando por una cuidadosa identificacion y definicién del problema, avanzando sistematicamente hasta alcanzar su solucin, mediante la do- cumentacién e implantacién de los procedimientos. Fs importante que cuando se emprenda un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodologia que garantice que la descripcin de los procedimientos responda a laealidad operativa y estén de acuerdo a las normas juridico-administrativas esta- blecidas al efecto.Capitulo 7: Elaboracién de manuales de procedimientos 129 Planeacién del estudio EI primer paso en la planeacién del estudio sera definir la naturaleza del problema en cuestiGn, Esto permitira fijar las bases para determinar el objetivo del estudio y para una investigaci6n preliminar que proporcione elementos de juicio para decidir a formulacion y ejecucién de un plan de trabajo que incluya el inventario de proce- dimientos ya jerarquizado. + Definicion del objetivo de estudio. En esta fase es conveniente precisar con toda claridad los problemas que hayan sido detectados, para definir correctamente el objetivo del estudio, con el fin de evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo posterior. Es re- comendable que antes de iniciar el estudio tanto el jefe del proyecto como los responsables afectados, estén convencidos de la definicién del objetivo. + Formulaci6n del inventario de procedimientos. Resulta conveniente que durante el estudio preliminar en las reas administrati- vas se identifiquen y tipifiquen los procedimientos que afecten los tramites y servicios de la organizacién, con el fin de contar con una vision integral de las labores que se realizan en las areas de estudio, Para ello es de gran ayuda levantar un inventario general de los procedimientos de trabajo, que incluya los que se inician y terminan en la propia area, asi como los que se realizan en forma par cial y provienen 0 son complementados en otras unidades administrativas, * Formulacién del plan de trabajo. Una ver definidos los objetivos del estudio ¢ identificados los procedimientos con el usuario, el analista deberd formular el plan de trabajo requerido por la investigaci6n, disefio e implantacién del manual de procedimientos. Esta docu- mentaci6n ademas de servir como elemento de control para el desarrollo del trabajo a realizar, indica a los responsables del estudio el momento en que éste ird obteniendo los resultados que se hayan proyectado. Por otro lado, se pretende mostrar con quién, cémo y cudndo deben desarro- arse las diferentes actividades que componen el plan, de manera que pueda existir una coordinaci6n sistematica de esfuerzos. El programa de trabajo es la incorporacién de tiempos estimados de realiza- ion de cada una de las actividades que componen el plan, ¢ indica las fechas de iniciacién y terminacion de cada una de ellas. Por otro lado, el programa nos indica la fecha de implantaci6n ‘del sistema y el tiempo total de duracién de los trabajos. Investigacion de la situacién actual Cubre la finalidad de obtener una vision del procedimiento tal y como se desarrolla en la actualidad. Esta fase incluye basicamente: * Recopilacién de la informacion. + Registro y documentacién del procedimiento actual. * Obtenci6n de la aprobacion correspondiente.180 Primera'parte: Administraci6n’y sistemas! Recopilacién de la informacion Consiste en obtener una descripcién lo mas detallada y exacta posible de como se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento, y el tiempo de ejecu- i6n de las mismas, tomando nota del naimero de personas asignadas a cada opera- cién. Se trata de comprender y no de reunir una extensa coleccién de hechos que desafian cualquier tipo de anilisis. En esta parte del trabajo el analista debe permanecer muy alerta para percibir y hacerse legar cualquier informacion que pueda captar de utilidad para el proyecto, y desechar aquella que considere innece- saria, + ‘Alos métodosy técnicas para e! levantamiento de la informacién los constituyen: Ja investigacin documental, la observacion directa y la encuesta. Segtin sea el caso se definiré qué método es mas conveniente aplicar para lograr una mayor eficacia : de los fines que se persiguen. Sin embargo, Ia aplicacién del método va en funcin directa al tipo de informaci6n que se requiera, lo cual puede ser: informacion gene- ral, informaci6n estructural e informacién operacional, asi como las fuentes de in= formacién que se precisen en el estudio. Fuentes de informacion En el 4mbito institucional se identifican tres fuentes principales a las que se puede recurrir para obtener informaci6n sobre procedimientos ya establecidos o por im- plantarse. Estas fuentes son: Los archivos de la instituci6n. ‘Los funcionarios y los empleados, Las areas de trabajo. Los archivos de la institucién son los bancos de informacién oficial de la organi= zaci6n y en ellos es posible obtener en mayor o menor grado informacion sobre procedimientos de trabajo. De ellos podran obtenerse las bases juridico-administrativas que rigen el fun namiento y actividades de la empresa, como son: leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, 6rdenes, circulares internas y manuales administrativos. Este tipo de i formacion es la considerada de cardcter general. Adicionalmente, el analista del familiarizarse sobre la estructura en la que se apoyaran los procedimientos de bajo. Cuando la captacién de informacién no es suficiente y adecuada al objetivo estudio, es recomendable acudir directamente a los funcionarios responsables de. reas de investigacion. Ast también, las opiniones y comentarios que emiten empleados son de gran ayuda, puesto que ellos son quienes realizan las activid: rutinarias y pueden apreciar limitaciones o tener divergencias con respecto a 0 opiniones o contenido de los documentos. Por tiltimo, como complemento a cualquiera de las fuentes de informaci6n ant riores, estd la observaciGn directa en las oficinas donde se labora. Lo recomend: