Resolucion de Secretaria General N°0 17 -2019-MINEDU Lima, 11 FEB 2019 ‘CONSIDERANDO: ‘Que, la Primera Disposicién Complementaria del Decreto Ley N° 25762, Ley Organica del Ministero de Educacién, establece que el Mristerio de Educacion esta facutado para dictar en el ambito. de su. competencia, las. disposiciones complmrianes recess, para pofecsonar su) estutica y mgerar su Que, a Ley N* 27858, Ley Marco de Modemizacién de la Gestion del Estado, ciara al Estado Peruano en proceso de moderizacion en sus diferentes instancias, \dependencias, entidades, organizciones y procedimientos, con la finaidad de mejorar la gestion publea y constr un Estado democratco, descentvalzado y al servic ‘Sugano: ‘Que, mediante Decreto Supreme N* 001-201E-MINEDU se aprobé el Reglamento de Organizaciony Funciones del Ministerio de Educacion, el cual establoce fen eu Primera Ossposiién Compomentaria Final, que a Ministerio de Edueacion ‘probara las normas complementaras y documentos de gesién corespondientes, para fel adecuado cumplimiento e implementacion de lo dspueste por dicha norma; Que, con Decreto Legislative N* 1310, se dlctan medidas adicionales de simpliicacén administratva, en este marco mediante el arcu 8 del citado Decreto Legisiavo, se dispone que las enidades de la Admnistracion Publica, deben interconectar sus sistemae de trémte documentario 0 eguvalentes. para el envio ‘ulomatico de documentos elecrénicas entre cichas enidades a ravés de a Plataforma fe Interoperabiidad del Estado - PIDE adminisrado por la Presidencia del Consejo de Ministos através dela Oicina Nacional de Gobierno Electénco e Informatica - ONGE!, asimssmo, sefiala que éstas deben adecuar sus sistemas 3e trate documentario 0 ‘Squvaleniss para el envio automatica de documentos electrénicos con otras entidades, asi como dentro de sus areas, organos y unidades, hasta e 31 de diciembre de 2018, plazo prorragado hasta el 31 de diciembre de’ 2019 for la Cuarta Disposicion Complementara Final dela Ley N° 20880, Ley de Equlbrio Financiero del Presupuesto Gal Sactor Publica para el fo Fiscal 2018; ‘Que, mediante Resolucién de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017- >) PCMISEGDI, se aprucba el Modelo de Gestion Documental en el marco del Decreto Legisiatve N* 1310, el cual tiene como objetivo proporciorar un marco de referencia /que permita alas entdades implementa’ y mantener un Megalo de Gestion Documental MGD basado en componentes y proceso, identficando el susctptor del documento, faclitando la cigtalzacion,trazablidad, conservacén y ussblidad de los mismos, asi mo el ntercambio de comunicaciones entre los dversos sistemas o aplicaciones deirsismo, la aplicacién del MGD busca tratar de ‘manera uriforme los documentos, tanto los basades en papel come las que venen en "formato digital, indepencentemente del proceso documenta, del canal de entrada o de Personas intervinientes, siguiendo los’ mismos ciiteios. de seguridad, indexacié, Eatogorizacién, ot Que, de acuerdo a numeral 82.4 del numeral 82 det MGD se contempla custo (04) procesos que se desarraian de manera sistematica: Rezepcién, Emision, Archivo ¥ Despacho, como resultado de las actvidades que leva a cazo la entidad. Para elo la Entidad debe elaborar,revisary aprobar los ineamientos de gestion y formaldad para luna correcta gestion de os ctados procesos,debiendo estar documentados. Asimismo, los lineamientos de gestién y formaidad se consttuyen en documentos. normativos intemos que reguian ia gestion documenta en laentidad en funcén a su naturaleza Que, la Oficina de Atencién al Ciudadano y Gestién Documental, mediante informes N's 653 y 758-2016-MINEDUISG-OACIGED-AC ha sustentado la necesidad de aprobar la Directva denominada "Disposicones que reguan el Sistema de Gestion Decimental ene! Ministero de Educa Que, a raves del Informe N° 142 2018-MINEDUISPE-OPEP-UNOME, la Unidad {do Organizacién y Métodos emite opinién favorable sobre a propuesta de Directva \denominada ‘Disposiciones que reguian el Sistema de Gestion Documental en el '/ Ministero de Edueacion’ ‘Que, de acuerdo al numeral 3.4 del articulo 3 de la Resolucién Mistrial N° 735- 2018-MINEDU se delegé en la Secretaria General del Ministero de Educacon, durante e ‘Af Fiscal 2019, a facitad de emt os acts resoutwos que arueban, modiicano dejan ‘sn efecto los actos normatves del Mnstera de Educacion ena ambi de a competencia {el Despacho Ministerial, que reguan, entre ors, los actos de adminisvacén intra, ‘documentos de gestion, tramites inemes y otros documentos normatvos de cardcter intemo; Con el visado de la Secretaria General, de la Secretaria de Planfcacién Estratigica, de la Oficina de Planficacién Estratégica y Preeupuest, dela Ofcina de TTecnologlas de la Informacion y Comunicacién, de la Unidad de Organizacion y Métodos, de la Oficina de Atencién al Cludadano y Gestén Documental, yde la Oficina |General de Asesora Juridica, y, De conformidad con lo establecdo en el Decreto Ley N° 25762, Ley Organica del Ministerio de Educacién, madficado por la Ley N° 26510, en el Reglamento de ‘Organizacién y Funciones del Minstena de Educacion, aprobado por Deereto SupremeResolucién de Secretaria General N17 -201 9- MINEDU Lima, 11 FEB 2019 v2) J wr oot-2016. IINEDU: en el Decreto Legislative N° 1310, que aprueba medidas 19) adicionales de simpliicaién administrative; en la Resolucior de Secretaria de Gobiemo 2 Digital N* 001-2017-PCMISEGDI y su modicatora, y la Resolucion Ministerial N° 735- 201E-MINEDU, ‘SE RESUELVE: ‘Articulo 1. Aprobar la Directiva N° 227 -2019.MINEDUISG-OACIGED [id }) cenoriata ‘Depocores cus regen ol Stora de Gexion Daarraral eno 1) Mister. de Educacién’, [a misma que como Anexo forna parte integrante de la presente Resolucion, [Articulo 2.-Derogar la Resolucién Ministerial N* 0144.2013-ED, a través de fa cual se aprobé fa Direcva N 008.2013-MINEDU/SG-OTD ‘Disposiciones que reguian la.Gestion Documental en el Ministerio de Eaucacion™ ‘Articulo 3.- Deroga la Resolucion de Secretaria General N° 0003-2012-ED, a través de la cual se aprabé el formato de Hoja de Ruta, a ser ganerada por el Sistema dde Apoyo a la Administracion Documental y de Archivo ~ SINAD del Ministerio de Eaucacion Rogistrese y comuniquese.Disposcones que regula el Sistema de Gestin Documental eel Ministero de Educacién 017-2019 -MINEDU MINISTERIO DE EDUCACION Disposiciones que regulan el Sistema de Gestion Documental en el Ministerio de EducaciénDisposiciones que regula el Sistema de Gestn Documental ene! Miniter de Educacn 017-2019 -MINEDU DIRECTIVA N* 70/ -2019-MINEDUISG-OACIGED DISPOSICIONES QUE REGULAN EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN EL, MINISTERIO DE EDUCACION |. FINALIDAD Establecer citerios que regulen una adecuada gesién documental en el Ministerio de Educacion (MINEDU) asegurando la transparencia y oportunidad de la atencién de tos procedimientos, la integridad de los expedientes. asi como la logabdad de los actos que $2 temiten, con el apoyo de fa herramienta informatica de! Sistema 3e lformacign de Apoyo a la ‘Aaministracion Documental y de Archivo en su vereén Digtal (en adelante Hl); y normativas, {que permitan unécar los crterios de actuacion, . OBJETIVO Establecer un marco para la gestén documentalfsica yo digtal tanta inteme como fextemo del MINEDU, estandarizando los procesos y herramientas que faciten Ia Sigtalizacion trazabildad, conservacién y usablidad de los mismos, asi como fectar el intercambio de informacion a través de usos de las tecnologias de la informacion comunieacion (TIC) y la mejora continua 2A OBJETIVOS ESPECIFICOS + _Estandarizar los procecimientos para el adecuadotramite de la documentacin interna y externa del Ministero de Educacion, a fin de dotario de celeridad en su tramtacion ‘mediante el uso de herramientas informaticas ~ Intograr los documentos electrénicos en los process dela gestion documenta Reduce uso progresive de los documentos fsicos par incarla gestion documental enel MINEDU. ~ Compara informacién contenida en los documentos electrnicos 0 dgtalzados de Propiedad del MINEDU a través de las tecnologlas de inlormacion y comuricacion ‘Obtener informacion que permita establecer esvategias para la mejora continua dela gestion documenta Interconectar el sistema de trdmite documentario del MINEDU con otras entidades Para a envio automatic de documentos eletréricos con valor oficial ll, BASE LEGAL N° 25510. Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Adminstrativo Genera, sistematizada on el Texto Unico Ordena aprobado por Decreto Supremo N" 004-Z018US, Ley N’ 27259 ~ Ley de Fimas y Cetiicados Oita, Ley N’ 27658 - Ley Marco de Mocemizacion de la Gestion del Estado, Decreto Legisiaivo N" 681 - Diclan normas que regan el uso de tecnologias ‘avanzadas en materia de archivo de documentos e Infrmacién tanto respecto a la laborada en forma convencional cuanto la producida por procedimientos infermaticos fen computadoras, - Ley NP 26612, Ley que modifica el Decreto Legislative 68%, que regula el Uso de tecnologias avanzadas en materia de archivo. K = Deco Ley N° 25762, Ley Orica del Ministero de Eaacén, mosfcado pola Ley 2Disposicines que regula el Sisters de Gestdn Documental en el Ministerio de Educaciin 017-2019 -MINEDU Docroto Legisiatvo N* 1310 ~ Decreto Legislative que aprucba medias aticionales de ‘simpliicacion administrativa, Decreto Suprema N® 022-75:ED, aprueba el Reglamentc del Decrto Ley 19414 DDecreto Suprema N° 030-2002-PCM, aprueban al Reglamento de la Ley N° 27658, Ley Marco de Modernizacén de la Gestion de! Estado Decreto Supremo N° 083-2017-PCM “Plataforma de Ireroperabiidad del Estado" — PIDE, Decrato Supreme N’ 052-2008-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley de Firmas. y Certiicados Digitales, del 19 de julio de 2008, Decrato Suprema N° 007-2011-PCM, que aprueba la Metodologia de Simpliicacién Administrava yestablece cisposiciones para su implementacién, para la mojora do los procedimintos administatvos y servicios prestados en exclusividad. Decreto Suprema N" OO-2015-MINEDU - Apruaba Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) del Ministerio de Educacin, Resolucion Ministerial N° 067-83-ED "Préstamo y Protecién de Documentos” Resolucion Ministerial N° 0036-2012-ED, que aprueba las "Normas para la Formulacién \yAprobacion de Drectivas en el Ministerio de Educacion Resolucién Miristeral N° 0254-2012-ED, que aprueba la Diectva N° 012- 2012- MINEDUISG denominada "Procedimientos para la elaboracin y uso de documentos liciles en el Ministero de Educacion” Resolucén Ministerial N° 0226-2013-£D, que apruebs la Direcliva N° 015.201 MINEDU-SG-OTD "Procedimienta para la ansterencia ds documentos en el MINEDU" Resolucién Ministerial N° 0520201ED — Aprusoa la Direciva N" 023- 2O1SMINEDUISG-OGAJ “Elaboracion, aprobacion y tramitacién de dispositvos hormatvos y actos resolutivos en el Ministerio de Educacén” Resolucion Mristerial N* 435-2018-MINEDU, que aprucba la Directva N° 03-2018- MINEDUISG-OTEPA — Directiva que regula el tramite de denuncias por presuntos actos de comupcion ene! Minsteno de Educacion” Resolucin de Secretaria de Gobierno Digtal N* 001-2017-PCM'SEGDI, que aprueba ‘eI Modelo de Gestion Documental en el marco del Decreto Legislativo N" 1310. Resoluciin de Secretaria General N" 069-2018-MINEDU, que aprueba el Manual de Procedimientos de Ja Oficina de Atencién al Caudadaro y Gestion Documental det Ministero e Educacién, Resolucén Jfatural N° 26-2019-AGNWJ, que aprueba la Direcva N® 006-2018- AGNIDDPA, “Lineamientos paral foliacion de documents la foliacién de documentos ‘rchivietoos de les entidades pubicas /. RLCANCE La presente Direciva es de aplcacién para todos los funcionaies, trabejadores y Senidores, que directa o ndrectamente paticipen en los procesos de gestion documental de os rganos, unidades organicas y dependencias del Pliego O10: Ministerio de Educaciéon, con Independencia de su régimen laboral 0 vinculo contractual, en lo. que les Coresponda, DISPOSICIONES GENERALES ‘5-1 ACRONINOS " Hecramianta infoemdtica Ore Infraestructura Oficial de Firma Electr McD. Modelo de Gestion Documental MINEDU Ministerio de Educacion aDisposicions que regula el Sistema de Gestiin Documental ens Ministero de Educacson 017-2019 -MINEDU OACIGED = Oficina de Atencién al Cludadano y Gastin Documental OTEPA = Ofna General de Transparencia Etea Publca Aaticorupeién. omic Oficina 66 Tecrologias de la Informacion y Comunicacién cp Gestion Documental TUPA “Texto Unico de Procedimientos Administatvos 5.2.GLOSARIO DE TERMINOS = Acumulacién de expedientes: Accién de retisrar_ dos 0 mas ‘expediontes alo un mismo nimero debido a su senejanza, Identdad 0 Intima relacion entre las materias que les contienen, 0 por indicacién fexpresa para elo. Se mantendré.abierlo Unicamente el expedient Prinopal al que se acumulan los demas, los que tendrén la calded ce Feerrados", previo registo expreso de ello del nimero del expedient principal al que se acumuian en el campo de cbserracones en la HI del Sistema de gestén documenta ‘Adjunto: Expedienteingresado con el mismo numero por mesa de partes aittcoua de axed obsacccionee wo premerencion as docuentoe. ose] Usuario estime pertinent para continuar el rémite de su pedido ‘Anexos: Documentos 0 informacion que forma parte de un expediente por haber sido referdos expresamente en el documento que ls recoge, ‘rea: Se rofiee tanto a érganos como unidades orgénicas de una entidad. Asignacién: Accin mediante la cual un expediente es encargado a un ‘especialista del MINEDU, para sustencion. Certiicado digital: El certiicado digtal es et documento elecrénico igenerado y fimado digitalmente por una ertidad de corticacion, la cual \ineula un par de claves con una persona determinada confrrmando su Identidad” Con esta identidad dgtal la persona podra ejecutaracciones en 21 marco de sus funciones con seguridad, confianza ypleno valor legal CComunicacién externa: Se refiere a los documentos de angen extern cursados a manera de comunicacion entre la ertidad y los admiistrados 0 entre la entiad y otras partes iteresadas externas, También aplica para los Secumentos de orgen inferno generados para los mismos fines. = Comunicactén interna: Hace referencia alos documentos de orgen interno {que son cursados entre las diversas areas de la enlidad a manera de omunicacion ylo requerimiento de informacion u opinién, en el ccumplimiento de sus funciones. = Confidencialidad: Propiedad de que la informacién este disponible y no sea de oe experts augnaee, (CLASES DE DOCUMENTOS \1) Todos tos documentos fisicos 0 digtales 0 electrénicos que ingresan o se {generen en el MINEDU, se clasfcan en ‘orginica 0 dependencia del MINEDU, para inci ylo contnuar ‘on algun tramite solictado.(incluyendo ios de tipo electrénico) y que ‘pueden ser remitides por la HI dela OACIGED. a4 5.4.1. Documenta Interno.- Decumento generado per un érgano, unidad 5.42. Documenta Externo.- Documenta fsicos 0 electénicos proveniente de personas naturales ojuridicas, pabicas o prvadas;incluyendo las, Geruncias presentadas ante la’ Ofna General de Transparencia, Etica Publica y Antcorrupcién (OTEPA) del MNEDU. Es ingresado or Mesa de Partesy por excepcién, ante un ércano, unidad organica (© dependencia del MINEDU. No esta ‘elacionado con un Procedimiento administativo contemplado en el Texto Unico de aDiposicones que ragulan l Sistema de Gestén Documental eel Ministerio de Educacién 017-2019 -MINEDU Procedimientos Adminitrativos - TUPA del MINEDU 5.43. Documento TUPA.- Documento fisico o elecinico ingresado por Mesa de Parts, cuya admisién se encuentra syjeta a los requstos preestablecdos en e! Texto Unico de Procedinientos Administaivos FTUPA del MINEDU. Asmmismo, comprende aquellos expecientes que ‘sean encauzados como tales pesar que no ingresaron como provedimientos. 5.5ESTADO DEL EXPEDIENTE EN LA GESTION DOCUMENTAL. Durante el ciclo del sistema de la gestion documental, el documento puede pasar de un estado a ovo 155.1. Por subsanar.- cuando no reline todos los requisites legales para su ‘ramitacion 552. No presentado.- cuando no deba contnuarse con el trémite, por no hhaborse subsanado la observacién efectuada pcr la Mesa de Partes al ‘memento de ia prestacion Por derivar.-Se origina luego de la generacién ce un nuevo numero de ‘expediente en la Hl, y que aun no han sido dervados o cistivuidos a las diferentes dependencias, permaneciendo er este estado hasta su cerwvacion Por recibir El expediente ha sido derivado a través de la HI por el Usuario remitente, pero aun el documento no ha sido aceptado por el Usualo receptor, presente en el proceso de recepcién y emision 555. En proceso. El expediente ha sido efectvamente recibido por el usuario receptor y este a su vez, desde su bandeja lo asigna @.u ‘especialsta para su procesamiento. 558. Procesado.-Serafiere al xpediente que ha sido atencido, 557 Finalizado.- Se rfiere al expediente que ha sido atendido y notiicado ‘cuando coresponda, en su respectva dependencia 558 Archivado.- Se refire al expediente que no trasciende en la Hl, y que ‘su timo estado es fnaizado, y su estado es reversible, 5.59 Procesado externo.- Es el expedients que fue dervado a una entidad Geren alas dependencias MINEDU. '5.6USO DE LA FIRMA DIGITAL, 56.1 La OACIGED y la OTIC recomendarén la Herranienta Informatica (HI) Yel sofware de fma electronica que debe uilzar el MINEDU para la ‘mision “de documentos elecronicas segues (garantizando. la Validacén de su Integridad y su no repudo), El mismo que puede ser propio 0 suminstrado por terceres, de acuerdo ala nommativa vigente ®Dispsiciones que regula el Sistema de Gestidn Documental ene! Ministerio de Educacin 017-2019 -MINEDU 562 Los documentos frmados digtalmente deben ser accesible para eu posterior consuta a través de la HI. ser consewados en su formato ‘orginal de generacion, envi, recepcién y otro famato que reproduzca fen forma demostrable la’ exactiud © integidad del contenido flecténico: y ser conservada toda la data que Dermite determina el ‘Figen, destin, fecha y hora del envio y ecepciby 56.3 Un documento slectrnico puede contar con una 0 variae frmas dlgitales de dtferentes funcionarios, especaistau cros colaboradores ‘de! MINEDU. 564 Para los efectos dela presente diectva, las. fimas_digtales ‘comprenden tanto lafima principal com lafma visto Bueno digitale fenel documento elactrénico emo, 5.65 En el caso que por Ia naturaiaza del procediriento se requiera un ‘documento impreso en papel, generado con cerficado y frma dita, este se puede realizar, siendo el impreso uia copa simple del ‘mencionado documento electrnico, la misma que se pueda Wentifear SU valor legal 5.7 PROCESOS DE LA GESTION DOCUMENTAL Establece los procesos por donde fut et documento 0 expediente en forma sistematica,activando el usuario estos procesos en forma consecutva durant el clo ‘e la gestion documenta Recepoiin Emision ‘acchva Despacho 57.4. RECEPCION DOCUMENTAL 57.1.1. La recepcién de documentos externas se redliza a través de Ia Mesa de artes del MINEDU, de lunes a viernes an @ horaio ene las 8.15 y [as 17.00 horas. Biche Horario puede modificarse de acuerdo alas necasidades e Ia Entidad. Siendo que el mismo debe respetar lo establecdo en ol aticulo 149 del TUO do la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento [Adminstratwo General respecto @ la contruidad de la prestacion al 57.4.2, Lavecepcién documental de comunicaclones externas tanto en un medio e soporte papel como digital, debe realizarse verficando loe requisites lestablecdos en et TUPA y de acuerdo alo dispuesto en et aticulo 124 dal TUO de a Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Adminstratvo General por lo que, los documentos. presentados de manera personal o a través de terceros, deben consignar ene aos, nombres y apelides completos dal adminisado, domicitio donde se diigran las notficaciones 0 correo tlectrénco 0 buzones elactronicas creados po el MINEDU, nimero de DN! © Came de Extranjeria, Asimismo, para el caso de las personas juraicas 0Dposiciones que raglan e Sisters de Gestdn Documental ev 2l Ministri de Edvcacion 5713, 57.14. 57.15. 57.18 57.19. 57.1.1. S74 57.41.12, 017-2019 -MINEDU debe hacerse mencién a la calidad de representante y consignar Aadicionalmente los éatos del RUC y domioio legal. Las ventanilas de fecepcién documental deben tener implemeatada la HI para el registro de ‘Comunicaciones externas. La recepcion de documentos externos que han sido enviados através de a ‘mesa de partes vidual en ala inhabl y fuera det Rorario institucional sera Considerada al primer da hab siguiente. Enos documentos que se presenten en Mesa del Paes, el responsable de la’ recepcién, verficard que el expediente que ingresa, incuya los ocumentes y anexos que se indica y que esti debidamentefoliacos, ‘Acto seguid,procederd a colocar en el cargoy en el original del documento, la constancia de recepoin (sicker) consignando la hora y fecha en que se recibe, el mero de folios y el nombre del que recibe el decumento, En el caso, de la recepcién de los documentos electénicos, se vaidaré previamente el cumplimiento dels raquistos sstablecidos seg lo incicado fn el TUPA. El documento recibdo se adjuntars en ls Hl, remiiendo al ‘oreo electronica del administado ia constarca de recepcion, consignando la hora y fecha en que se rec, el nombre del receptor del documento, La Mesa de Pares vetiicara que los Documentos TUPA y las denuncias incluyan log requistas establecidos para su tramitacion; si careciera de ‘alguno de eles, recibir el documento y concederd al administrado el piazo ‘maxima do dos (02) dias habies computasos desde que la solctud 0 Senuncia fuese presentada, afin que proceda a subsanar cualquier omision eos equistos minimos. En tanto no 2 subsanen los requistos omitidos, no se daré curso al tramite solckado y se suspende el cémputo de plazos 0 la aprobacion ‘ulomaica de procedimiento administratvo, cuando cortesponda. Las observaciones que _se_realicen, ee registardin en el rubro “Obeervaciones” dela HIy se anatarén famibén en el ariginaly en el cargo dal administrado; as cuales deben ser svicitas por é incuyendo las ‘anotaciones que considereconveriertes.. De no cumplr con eubsanar las. observaciones, el documento seré dewslio en fisico 0 cigital al administrado si fuera el caso, colocando en fl fubco “Observaciones”, la indicacién de "No presentado". De Corresponder, se be devolver’n los montos sbonados ‘por derecho do tramitacion, que debera ser gestionado ante la Unidad de Administracion Financia, Los administrados pueden remit sus escri, con recaudos completo ‘mediante coreo oeriicads o servicios de menssjria; con excepcién de los Fecursos administratvos yprocedimientos iatrales, Excepcionalmente, y cuando asi lo determine la entidad remitente, la Mesa de Partes garartizar la Involabiidad eles documentos que ingresan aDispsiiones que raglan l Sista de Gestion Documental enel Ministerio de Educacén 573.13. S744 57.1.6. 574.17 571.18 574.18, 67.120. 017-2019 -MINEDU om la indicacion de "Secreto, "Reservado", ‘Confidencial” u otro gradode seguridad, Tales documentos son remfidos a destinatario en las mismas Condiciones de seguridad con las que fueren recibidos. En los organo, Lunidades.organicas. 0 dependencias estnatarias, dchos documentos ‘eben ser abiertos solo por el destinatario, en caso éste dee de laborar en [a enidad io hara quien lo suceda en el cargo o, en su defecto, u superior Jerarquico, En el caso de denuncias por actos de comupcién que sean ingresados de manera fisca esios serén recibidos en sobre cerrado yt [a persona ha Sefalado que debe guardarse reserva de su iientidad en el sistema no se Fegisirara sus datos personales sino que se registrard un numero de ientifcacion andnimo. En caso que ingrese ror la plataforma vitual estos ‘sn dervados drectamente dal sistema de Mesa de partes a OTEPA, Sila Mesa de Partes, 0 quien haga sus veces, verfca que el escto a Presentar no es de competencia el MINEDU, informara de inmediato al ‘administrado sobre el paricular, orientindclo respecto a la entided © Gependenca ante la ‘cual debe presenta. Sin embargo, si el administrado persstora en ingresario, ce recibra el documento Consignande [a persstencia del administedo ven la Hl, en at rubro “Observaciones" Los documentos de indole personal, como tajetas, invtaciones, reports bancaros, notiicacones personales y cro siiares, no seran recibidos pot personal de la Mesa de Pares, Salvo que se taten de invaciones de taracter institucional, La recepcién documental de las comunicacenes externas e intemas por parte de os destinatarios deben ser siempre recbidas a través ce IaH, sin Pefucio de a recepcionfsica en los casos que coresponda. Las comunicaciones extemas recbidas que cumplan con los requisites festablecdos ena normativided vigente, deben ser registadas inmediatamente en la Hl. En el caso de las comunicaciones externas en un medio e soporte papel, su registo debe incur la digtalzacin del documento, La HI permite el registro de los metadatos que asocian a un documento’ recibido, facitando su facil ubseacén. isponibdad, recuperacin y trazablidad Priorzacién de las comunicaciones regisradas on la HI: Después de registrar las comuricaciones en la Hl, se debe asignar la pioizacion dela latencién por parte del destnatano, considerando la siguiente casiicacion NORMAL, URGENTE, y MUY URGENTE, La constancia de recepcin de un documento isico so realizaré a través de Un sticker, en el caso de un documento electronica sera medante una Constanca elecrénica al corre electronico det adminstrado, Digtalizacion y automatizacion de fos documentos: a Los documentos que ingresan al MINEDU son digtalizads por laDiposciones que regula el Sistema de Gastén Documental en el Ministerio de Educaciin Braz 572. 017-2019 -MINEDU OACIGED a través de la Mesa de Pattes, en formato “pd, siendo ‘adjuntados al expediente respectvo Elimite de imagenes eecaneadas de un expediente debe ser menor 0 qual a 400 imagenes para ser adjuntadas en la Hl dela GO. {Los documentos recibidos en soporte magnéico también son anexados ‘en el referdo formato y al expediente que corresponde. Luego de ell S52 derva yl asigna a través do la HI. que contiene a documentacn Sigtalzada, El socumento digtazado debe tener el nimero del expedient {La documentacin elecrénica emit bajo el alcance de la presente Directv es aquela que cuenta confirma digital bajo la Infaestructura Oficial de Firma Electronica —1OFE, por lo que es considerada con valor legal Los documentos cigitalizados contenides en la HI son considerados ‘como teproduesones ienticas. al documento fisico original Debs ‘djuntarse el documento digital al egisvary a naizar el expeiente, ‘asi como todos los documentos prevos cue se emitan {Les documentos fisicos originales escaneados quedaran en custodia de |g OACIGED, en el caso de documentos de un medio de soporte pape, ‘cuando por sunalualeza y destino, requleranserrefrenéados con fma ‘manuschia, visto bueno, elo, ceriieacin,o que por su intermedia se Femitan anexos u objetos que requieran ser arviados an fisico (ejemplo: radios magnéticos, libros, revista, carts fanzas, entre ots) poaran Ser solctadas a la OACIGED por la dependencia usuara. En el caso que los documentos orgnales sean fotocopias, se indicaré ‘esta condicon en la Excepciones para a digtalzaciin: Las hojas, fj 0 foioe sues, totainente en blanco, adherdos cosdot © empasador que se\encunren en tomos no Seben Noe debra cgtalar ios documentosen soprtesdstntos al pape 1 yu avo medio no canvenconal cor, conse, coe gales ~ 08: dequotes'y wcooe, as) com Ts expedertes que no est inegr.preserton ‘ragmentacones © efectos que impan ovate do eacaned Ene caro de ie documentos anetos a uno pncial, tales como planes, mapas ‘bujee, ftgrafas, repstnes, mpresceolstos Srctnes peréieos, rovtas, ete), cuyescraceistcas tart iiemae cot externas format yo tanafo) gue mpg un at ‘copoul yowoencuarrendoladee oon condcones poe averabies fara su esta de conseracion, no debur escanearee. personal resporsabe Ge realstar on la HI sober’ ingresar fa infcmacon que mpi el ecanea end rubro de observance. EMISION DOCUMENTAL Los documentos que se emitan en el MINEDU para las comunicaciones inter 5 y externas, proferentemante se generan en formato electonico a twavés de la HI'y deben ser os normalzades en la presente Direciva respelande los principios y demas caracteristcas reguladas.Disposiiones que regula el Sistema de Gestidn Documental ene! Ministerio de Educacén 57.24 017-2019-h Principios de la Emisién Documental INEDU CConstiuyen principios para la emisién documental a cargo de los distintos érganos 0 unidades orgénicas de la entidad kes Siguentes: ‘8 Principio de Legalidad: Los documentos emitos deben fespetar_ fas disposicionesy derechos contenidos en CConstiucion Politica, las leyes. tos reglamentos y las normas _administrativas de nterés partcular o general . Principio de Veracidad Los documentos emits deben responder a verdad de los hachas afirmados en ellos. Principio de Verdad Material: Los documentos. emitidos deben corresponder alos hechos que sustentan su contenido, debendo Adopiar las meddas probatorias necesarias, ©. Principio de Oportunidad: Los documantos. deben emitise dentro Gel plazo asignado por el érgano yio anidad orgarica que require la informacion o el sefialaco porla normatviad vigente, procurando tuna emision prontay oportuna ©. Principio de Confiabidad: La informaciin contenida en los ‘documentos emiidos, debe presumirla buena fe Principio de Sufciencia dela Informacion: La informacion Contenida ‘en los documentos emiidos debe ser necesaria precisa, no abundante. que atlenda directamente el motvo por 1 cual fue requerida © que susterte debidamente el peddo que so formula, 12. Prineiplo de Conducta ocumenta: La redaccién empleada en los documentos emitidos, debe guardar el debido respeto al estinataro nemo o exter. fh. Principio de Uniformidad: Los documentos emitdos deben mantener un cnteno unforma en. su forma presentacion Fedaccion y esti, priando sobre el eitera de orgnaliad do los emisores. |. Principio de Ecoeficencia: los do-umentos emitides deben ‘adoptaral uso de no papel orientado ala ecoefciencia, buscando minimizar el consumo de recursos y el impacto negatvo en el ambiente, sin afectar la calidad de los procesos y servicios, todo tla de manera consistente con la nomatividad vigente. J. Principio de la Digitaizaci6n: Compromiso de transicién de los procesos de creacion y administracion de. documentos en un ‘entorno digital, faciltando la interoperabildad entre las entidades, {ola Administracién Publica, dentro del marco del MGD, uDeposclones que regula el Sistema de Gestin Documental nel Ministerio de Educaciin 5722. 5723. 017-2019 -MINEDU Caractereicas de los Documentos Elecronicos Emiides a través de a HI ‘a. Autenticidad: Los documentos emitios garantizan que han sido creados y enviados por los. servidores y funcionares futorizados y autentcados en IaH! en a fecha y hora que se indica 1. Confidenciaidad: La informacion contenida en los documentos ‘emitidos por los Grgancs 0 unidades organicas, solo podran ser de. ‘acceso para aquellos usuarios que cuenten con Ia respectiva ‘utorzacion dentro da aus funciones encargadas.Asimemo. la Hi cuenta con process automaticos de auditoria que registran fodas ls ocurtencias realzadas polos usuarios ‘6 Disponibiidad: Los documentos emitios estarén dsponibles para consutas de acuerdo al rivel de acceso autrizaco para el usuario. Us HI permite el registo de los metadatos que asocian a. un documenta emiido. fecitando de esta manera au ubleacién lsponiblidad recuperadén y Vrazabliéad de bs mismos, 4, Fiabiided: Los documentos emitidos dan crédito de su contenido siando la ropresentacion fidedigna de operaciones, actividades © hhecnos que esos afimano lustvan,” y que pueden ser susceptbies de ser utlzados para comprobar algo en el curso de las operaciones 0 actividades subseruentes. Integridad: Los documentos emitidos._deben_mantenerse ‘ompletas e Faterables De ser nacesaria su mpresién, estos ro dabersn eer moctieados. Uso de Firma Digital: Los documentos elactrénicos emitdos eben ser femados digtalmente por el emisor_pudiendo hacer liso de los documentos, credenciales elactionicos contenidos en el Nie 0 el cartiicads digital 2. La HE cumple la funcién de autorgar el acceso vinculando al ‘emisor autenticado, con su rol, cargo y dependencia dentro de laentdad 1 Uso do Visto: Es la rdbrica, firma o media fma del remitente yo Involucrados en la elaboracion del documento, acompanada de ‘sus respectivos sellos, que valida su contenido 0 su autoria ‘material Polltca del Uso de! Lenguaje Intsivo EIMINEDU, de conformidad con las Polticas de Estado que fomentan la igualded de oportunidades entre mujeres y varones, promueve la Ublzacion del lenguajeincusivo en la expesion verbal y la redaccion fecrta de todo po de comunicaciones. y documentos escritos ormalizados que se emitan o utlicen en los distntos niveles do la Entsad 6Disposcones que regulan el sistema de Gestién Documental enel Ministerio de Educaién 5724 5726. 5727. 5728 017-2019 -MINEDU CCasicacién de Documentos por su prioridad Priridady Pazos, Los documentos emiides pueden ser casfcados en las siguientes prieridases: a. Muy urgente, La atencién debe realiarse en el dia o hasta un atime de 3 dias habies, de acuerdo ala necesidad, ' Urgente. 1 plazo maximo para la atencén puede extenderse hasta los 5 dias habs, ‘© Normal. La atencién se asigna a métto del plazo prevsto por la normativdad vigente para atender un derecho de peti, hasta un mazimo 60 30 dias habies, segin las regulaciones adminstraivas vigentes. ima Digital de Documentos en Lote. Para la firma digital de ocumentas normalizados emitdos en serie, se permite la opoin de firma digial en late, exceptuande aqualos documentos que por 8 aturaleza requieran de un acto adminstratvo formal para su fema Individual. Algunos ejemplos de fma en iote son los comunicados, invtaciones, memorandos, entre os silares, Impresin de un document electrénica fimade digtalmenta, El proceso de impresién de un documento elecrénico mado diitalmente debers feflejar en el medio de soporte papel, ademés del contenido completo {el document electrénico, a siguiente informacion La direccién web necesaria para consultar el reposiorio de documentos electrénicos 0 un cédgo de barras que permita ‘escodicar la dreccién electronica y poder vsualzar a través de lun equipo elecrcnico el documento mado digtalmente, fn que ‘se pueda verficar su autetiidad eintegridad Datos de cepresentacién de la fima manuscrta del fimante (persona natural jurdica 0 selo de agente automatizado), adosada on la representacién gréfica de la rma digital conterida en el Socumento electronica Otros Tipos de Documentos Emitidos. Los documentos eletrénicos ‘emitidos por apicatvos nomalzados de uso excusivo Je diversos Srganos yio unidades orgénicas, como el caso de los documentos ‘contabies. presunuestales. de contratacones, de recursos humanos, fenire otros fuera del sleance de los contemiplados en la Hi, estan regulados por sus propies documentos nermatwvos. Emisin de documentos confirma sigital La emision de documentacién interna en el MINEDU se efectia también de forma data, empleanco el certicado cigtal y fima 16Deposciones que epulan el Sistema de Gestion Documental eel Ministero de Educacin 5729 . Una vez que el documentos fmadedigtalmente el funcionaro, 017 -2019-MINEDU ital através dela HL ‘especiasta 0 colaborador autorizada, debe ajuntaro en la HI para ‘que prosiga en flujo de su respective tamite. Las anexos que forman parte del documento, deben almacenarse en la HI junto con el documento pric El documento electiénico con fima cigital y micoformas digital se conserva en los servidores que esta bajo [a responsablidad de ia (ficina de Teenolagia de Informacion y Comunicaciones (OTIC) del 'MINEDU, bajo las normas y clsposicenes vigentes de seguridad de la informacion y alo sefialado en las dspersiones generales de Ia Presente drectiva, asegurando la capacidad nevesaria de lmacenamieno, [a alta: dsponilicad de los documentos, los ‘acaniemos para la prevencion de la pérdida de datos e imagenes, ‘asi como la optimizacin del rendimianto dela Hl Cuando se trata de documentos destinados a usuarios externos debe ‘mantenerse con frma y certficado digtal. Para luego ser registrados ‘en la Hy posterormente ser noifcados utiizando cualquiera de las modalisades estabiecas on e! TUO de la Ley N® 27444, Ley dal Procedlmiento Administrative General En lo posible se debe evitar imprimir los documentos generados a travée'de la Hl, como medida do eco efiiencia y preservacion de recursos naturales Cada usuario dela HI que le corespanda visaro firma documentos {debe ulizar un PIN atociado al cerifcado digtal que se le asigne, fl cuales invansfeble. El usuaro debe cumplr con las poliicas de ‘seguridad de la informacion que corresponde. Secuencia que deben seguir los proyectos de documentos formulados. fen respuesta alos requerimientos. Les proyectos de documentos que se formulen en respuesta a los requerimientos de los éxganos del MINEDU y de entidades pubicas 0 privadas, iguen el curso eacvencial del menar al mayor nivel erarquico| 8 través dela Hi, hasta conta con la corfrmided del itular del 6:gano el MINEDU competente, quien firma yio visa el orginal segin ‘orresponda (de manera manusentao dita), y dsponer su derivacion ‘en la Hi de acuerdo l tite respectvo, 51.3, PROCESO DE ARCHIVO El archivo comprende los sub procesos técicos de seleccién, organizacén y descripcin, conservacion, acceso y consullas de documentos, segun se indica ' continuacin: 9734, Seleccién documenta: Los documentos emitidos y recibidos. at lamparo de la presente Directva, serin los considerados en las Series Documentales de. los érganos, unidades orgénicas y ‘dependencias del Piege del MINEDU, zontenidos en el Programa de vDisposiciones que reguln el Sistema de Gestién Documental enel Ministero de Educaién 5732 5733 5735 017-2019 -MINEDU Control de Documentos (PCD) que se aprusbe: 12 Cada area es responsable de considerar dentro de. sus fespectivas Series Documentales del Programa de Control de Documentos, soo los pos de documentos normakzados en la Presente Direciva b. Se debe considerar ademas la elminacién de los documentos se acuerdo al periodo de fetncin asignade, en caso corresponda, de acuerdo al valor dela sere COrganizacién y descripcién docunental: Lot documentos, indistintamente del medio de soporte empleado, deberan seguir lot lineamientos de organizacion y descrpcién documenta ropercionados por la OACIGED. Transferencia documental: Los documentos serén remiidos al Archivo Central conforme a los plazos estabiecdos en el PCD, y entra de las nomativas intemas exstenes en el Ministero Independiontemente del soporte de los documentos a transfer, la Transferencia Documenta se realzaré mediante sofware de Gestion Documental vigente. Este aplcatio permtira controlar el cumplimiento de los plazos de atencén establecidos, y permit medi los indicadores de atencin de los tiempos desde que ee nila €2lproveso de transferencia hasta su culminacén en los repostrios {el Arehive Central CConservacién de documentos: Los documentos emitdos 0 recibidos ‘al amparo de la presente diectva, eben ser conservados judas, ene! marco dela Eolaboracion ene entidades, 0 por pedido de los adminisrados Gertzo. del marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacion Publica Copia fel de documento electronic, Se considera copia fel el ‘documento almacanado en el repositoio de documentos jetronieos dela Hl, aquellareproduccion contenca en un medio portador egal oelectrénico, la cualcontar con a fa digital del {uneionario 0 servder autonzade que emité al documento y que ‘cuente con el eolado de tempo respectvo 4. Reproduccién de microformas. Parael caso de las reproducciones ‘2 part de microformas, apicaré los ineamientos establecidos en fos decumantos normativos de la linea de producsén. de ‘microforms respectiva | Especticaciones del uardado dela digtalizacion Los documentos digitalizados que no han pasado por el proceso de ‘meroforma basada en la NTP 392 03072:20'S5 no tencrn valor legal, sin embargo, os documentos que se guarden en la HI solo seran copias simples que serviran para agiaar la tramitacién, por lo que se recomienda: a. Color 9Disposcones qu regula el Sistema de Gestion Documental enel Ministero de Educacén 017-2019 -MINEDU Los documentos de archivo originel que cortengan colores se dlgitaizan @ colores. Los documentos de archivo orginal que © lencueniren en blanco y negro 0 escala de arises se cigtalzan segiin corresponds, o de acuerdo ala necesidad de legblidad y tamafo de ia imagen obtenida, b. Digtazacton = Las imagenes deben ser digtalzadas 2 escala 111 del documento de archivo orginal = Laresolucion del escaneo debe ser mayor o igual a 200 dpi (@ot per inch. puntos por pulgasa-ppp} = Los pardmetos de bilo y corraste (Intensidad,exposicién «© histograma) y tonaldad, son configurados en forma Aautomicao calbrada en funcon al equip de dgtalzacion 8 utlzar, a fi de obtener una auena caliad en la imagen, + El tamafo de la imagen (dimensiones: largo y ancho) a gitaizar deben de ser iguales al orignal, sn ningun relogue 0 ratamiento que dfera con el original, por lo que no se apicarén reducciones o ampliaciones al momento de Feaizar el proceso de digitalizcion CCorresponde a digtalzaciin en diplex (anverso y verso) de manera oblgatoria en los casos que el formato. del documenta de archivo asi lo exia El formato del documento elsctrénico que contiene a la imagen es POF o POFIA ©. Fidelidad Las impertecciones del cocumento original debe petmanecer enla imagen. Poranto, las manchas, agujeros, {2tc, no deber eminarse de laimagen cbtenida producto de la cigtalzacion del documento de archivo. Los documentos de archivo con orficios hechos por grapas, bordes rotos, © manchas, al ser digtalzados, pueden Dresentar esos sectors con foxdo negra o escala de grses, = No doben existe elementos afiadidos que no estén presentes en el documento original en papel (rayas det ‘escaner, manchas, anja 0 zanas con tonalidad demasiado Intensa)'o que no forman parle del documento de archive {por ejemplo post-it) = Pueden darse | siguientes excepciones: ‘+ Imagenes con sstntas tonadades y franas de dietnta coloracion de negros y grises, debido al factor de 20Diposiciones que regula el Sistema de Gestén Documental en el Minstro de Educaciin 017-2019 -MINEDU ‘resolucion, a las técnicas de compresién usadas ylo a lag caractrisicas propias de los documentos de archivo, tales como’ anigledad, calidad del papel y Uilzacién de formatos que presentan inscripciones y logos en distintos maticesy colores “+ La imagen del documera de archivo puede presentar lun margen en blanco 0 escala de grises a su alrededor, para evidenciar ls lites isicos del mismo, ‘Dobe existr una visuaizacién completa (exacta) y legible de as letras y numeros pequefos, de os solos yylogotips e iscipos, dependiendo del documento de archivo, ‘+ Las imagenes pueden ro ser completamente legibies cuando los documentos de archive digtalzados presente algunas dela siguientes caractersticas Caractores tenves = Utiizacion de fomatos, sellos, logotinos ylo 'sotipos con distintstonaliades de color ~ Marcas, enmendacuras, tachas, mutlaciones, ios yo bordes ates. = Presenten zonas con letras impresas muy pequerias, = Documentos maruscitos 9 que _presenten anolaciones _manvales realzadas. con letras Pequefias ylo utzendo lapiceros de colores © fon pl = Presenten agregados de colores caros, tales ‘como sello tere yo mal estampado, entre otras Caracterisicas simiares. = Las impresiones de huellas digtales pueden resutarreprodcidss en la imagen sin todos sus Getales, debido al uso de tecnologia de Compresién de a imagen; siempre que se fevidencie el cardcter tenue de los elementos que §5@ aprecian en el decumenta de archivo. 4. Inlogridad de documentos de archivo en soporte papel a digitaizados Cada pagina u_hoja del documento orginal debe . Los responsables de ae arees pacrénremitira otras dreas, copia de los documentos que emilen a un destnatario extems, 5510 ‘Suando el asuno tratado raquere que sea de conocimiento para fines pertnentes. CConstancia de! Despacho de Documentos. Se considera coma cargo de eniraga de los documentos fsions el Acta de Cargo o cualquier fro medo que permita regisiar la notfcacion © despacho del ocumente. Se debe procurarcigitazar a constancia de cargo a fin 4e vinculalo al documento emiido pola HI. Para el caso de envios, ‘de documentos electrbnicos su aceplacon en el sistema constituye la constancia de su recepcion. Asimismo, dicha recepcién debe ser ‘etectuada deniro de las 24 horas (dia ni. Distibucion de expedientes: ‘2, Tados los documentos ingresados por la Hl, tendrén un ndmaro de expedianta, con la que se poe inciar su dstbucién . Los documentos fisicos a ser dstibuides deben contar con et ticket de recepcién, para los caste de Documentos Externos y Documentas TUPA:y con la respactva Hoja de Ruta, en todos los casos, segin el Anexo NP 0% ©. Los documentos dgtales podtén ser dictribuidos através de la Hi, inicéndose el rami sin necesidad del documento fsico, siempre y cuando estos estuveran en su tolaidad con la informacion completa. En el caso que la dopandenciao requiera esta podra ser solctada a la dependencia de igen, sin qua feta accion perusique los tempos de respuesta, 4. El expetionte que tuviera informacion parcial tanto en documentos fsics y digital y que para su tramite es necesario fl documento fisico, el tro’ seguir es como un documento fisieo. ©. Los diferentes éganos 0 unidates orgénicas del MINEDU también realzan la denvacion a vavés de la HI, adjuntando los ocumentos digitales o entregando lo fsica. Los documentos fisicas que. son convertides 8 sigtal, se encontraran bajo custodia' de quien reaiz6 la conversion hasta finalzar su atencionrespectva, lomismo que, de ser elcaso, deben relocnar FrDsposiciones que reguln al Sistema de Gestién Documental enel Ministerio de Educacién 017-2019 -MINEDU Junto con fa respuesta o documento de atencién, y anexos o lniecedentes a la dependencia 3el MINEDU de origen que (gener la dervacion 1 Esta prohibdo susraer os dacumentos que farman parte de os ‘expedients,incuyendo el sticker que erste Mesa de Partes en ‘su primer ingreso 0, la Hoja de Rut, bajo responsabilidad sujeta 9 LaHoja de Ruta siempre tene que estar delante del expediente y/o debe ser sllada como carge de recepsion en el caso de ocumentos fisicos. Fh. Los documentos calfcados como "Uigente” gern de atencion Dortaria'y remiidos inmediataments alos Grganos, unidades fo1ganicas 0 dependencias competentes del MINEDU, donde Geberdn Ser reitdos por el personal responsable del ea y en su ausencia, por Cualquiera de los vabajadores de dich araa, |. El personal a cargo de la recepdén de documentos de cada {rgano, unidadorganica odependencia de MINEDU, recibir los ocumentos. previa. verlicacién fsica contra ol cargo de Gerwvacién amide por la Hy de estar confrme, estampard el Selo de recepeson consignando a fecha y hora en el refrido Carga y en la primera haa dl documenta ofical 0 documento {ue se recibe, nunca enla Hoja de Ruta Enos expedientes generados por Documentos Externos,incluyendo ‘los Documentos TUPA, se tencré en cuenta lo siguiente: ‘Los documentos fisicos sernentregados, sin mayor demora, en la misma fecha de su dervacion por la Hl, incluyendo el documento de cargo. Para tal fr, la OACIGED dstibuye ia ‘documentacion en el horaro de 08:15 hasta as 17:15 horas, . Los documentos ingresados digitamente se derivan durante trascurso del clay la dstnbucién fica se efectia en el Rorario indicado.precedentemente, salvo aquelos documentos. que ingresaron fuera del horario.insitucional, los cuales serén stibuidos de manera fisica dento de las 24 horas siguientes, con excepeién de aquellos docunentos que las oficinas han Comunicade que su recepcién la efectuaran pasada las 17-00 horas. ©. La Mesa de Partes consolidar los cargos del diay procoderd a SU archivo, para las. verficacones necesarias, cuando corresponda, 8.7.3.18._ Parala distribucién de los documentos internos, se tendra en cuenta lo siguente: |. Se registra en la HI eu dervaclén, y ¢e provede a entregar el documento fisico durante el mismo dia o @ mas tardar en Ia 26Diposiiones que raglan Sistema de Gest Documental en el Ministerio de Educacion 917-2019 -MINEDU mafiana siguiente; siendo oblgatro el uso de una anica Hoja 4e Ruta por expeciente, a cuyo lirmino se podré imprimir una segunda pagina para prosegutr con el tramite coresponsiente, Siel documento es digital el espacho es através de fa Hl su Fecapeién se ajar en el repostoro del usuara destino obuzén ‘ignado ala dependencia . El usuario con acceso a nivel de oficina verfcard si en su ‘andaja ene documentos por reib,en et caso que el sistema indique que los documentos no han sido escaneados en su totaled, debera esperar la entrega del expedite fisico en su totaled ©. No se recibir la documentaciéne1 tanto el ramitnte no la haya arwvado po la Hl con excepcién de los casos en que ello haya Sido prevlamente coordinade y aceptado por el érgano, unddad ‘orginica 0 dependencia de desino. Si el documento es digital ‘se deriva se recite a través de aM esta aceén por este medio ‘0 dard por entregado. 4 Provio a su _derivacién, todo expediente deberé ester Uebidamente folado, con los aniecadentes respectivos; e280 contra, no sera recibida por el 6rgano, unidad orgénica.o Gependencia de destino. En los casos de los documentos iales, no sera necesaria su folcion ‘2. Antes de recibir flsicamente un expediente, el usuario con acceso a nivel ofcina verfiara que el mismo ha sido derivado Correctamente a través de la Hl, También consutaré si dicho / ‘expediente est relacionado a otr que se encuentre en trite / y respecto de sus antecedentes, para su correcta tramitacion 1. Se permite fa desvacién multiple bajo un mismo numero de expedients 2 diferentes 6rganos, unidades. orgénicas 0 ‘dependencias del MINEDU; estanco proibido generar un nuevo rumero de expediente inicamente para hacer de conocimiento el mismo. 18. Cuando un expediente contene cuplcidad de etapas debido = luna derivacion miltiple incorrecs, el usuario con acceso a ‘fcina deberd atender una de ellasyarchivar el resto, incicando fl motivo an el campo “Observaciones” asi eviara ia duplicdad Ge elapas al momento de devvar el expedionte a ola Sependencia. Esto incluye las copas con cardctr nformatvo h. La devolucion de un expeciente fisico por la Hl, proved solo Cuando el usuario receptor al que le fuera derivado, no Io haya Fecibdo fisicamente denizo del azo de 24 horas desde su fegisto de derivacién para las ofcinas ubicadas en la Sede Central. En el caso de las ofcinas que se encuentran ubicadas fen sede diferentes al local rncipaldel MINEDU el pazo sera de ‘horas. aDisposiciones que regan el Sistema de Gestiin Documental enel Ministerio de Educacon 017-2019 -MINEDU |. Un expediente que contenga documentos digtales y no esté completo, se procedera a su devolucion como si fuera un ‘expacente isco, DISPOSICIONES ESPECIFICAS 62. ORIENTACION AL CIUDADANO En Ia presentacién delat comunicaciones externasy TUPA, la OACIGED, a ‘raves de su Mesa de Partes, onenta a los adminsrados en la correcta Presentacion de sus esoros, uso y letado de forularos, asi como de los Fequsstos que se deben presentar en los Documantes TUPA: ademés de brindar informacion sobre la stuacin de sus expedentes en ti, CANALIZACION, INGRESO Y REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS. Los documentos remitdos al MINEDU por cualquier persona natural jurcica, pblica privada o que se notiquen a cualquier ‘deberan canalzarse 8 través de la Mesa de artes del MINEDU cargo de ia OACIGED, dabiendo Fegjstrarso en la Hl autorzada para los mies dela GD de! MINED El documento digo a un Organo 0 Unidad Orgarizatva del MINEDU debe ser tramtado por la HI autorizada por la OACIGED, con lo cual se generara un {icket con numeracin Unica de expediente, y con este expedionte 8 pods dear alas oferentesinstancas El documento recbido po la Mesa de Partes generar un expediente nuevo 0 s¢ anexa a uno en proceso (reingreso} USO Y ACCESO EN LA HI 6.3.1. La establece Ia automatizacién de los process de recepcion, emisién, 6.32 El uso de la HI es obligatorio pa archivo y despacho, facitando su registo y canto, ademas, permite la femisién de reportes por bandeja, pendientes por areas, pendlentes por ‘especialsta © responsable, dervaciones, por tips de procedmieno, entre ‘otros. registro de todos los documentos digidos hacia o desde cualquier érgano, unidad organica o dependencia el MINEDU, salvo casos excepcionales cuye tamiacion recta sea ‘expresamente dispuesta por la Alta Direction 6.3.3. La numeracién de los expasiontes es anual, dca, corelatvay asignada, 6.34, Toda informaci ‘exclusiva y automaticamente por la Hl en su regstto de ingreso, estando Prohibda su modiicaién posterior indicacion o disposicion que s® registre en la HI deberé rveraz precisa, no estando permite que se registe en ol campo "Asuna" solo nimeroe oleras suetta, bajo responsabiidad 6.25. Para poder intractuar con la HI, se debe contar con un usuario y contrasefa (conocida yuiizada solo por aquél a quien se le otog6 acceso) larmisma que sera entregada porla OACIGED,pravia solic del tular del 2Dsposclones que regula el Sistema de Gestn Documental nel Ministero de Educacén 017-2019 -MINEDU ‘rgano, unidad orginica 0 dependencia del NINEDU del cual depends, ‘sequin €l Anexo N° 02 y de acuerdo a os siquetes niveles: 18 Acceso como administrador. La OACIGED es la nica responsable de Ia adminstracion funcional dela H b. Acceso a nivel oficina.- Habilta las opciones para tramitar_los Socumentos lo expediantes que la son dervados o que genera hacia lun éigano, Unidad organica © dependenca cistnio. asi como para administer las bandejas de expedientes asignados al personal de su ‘dependencia, Acceso dependiendo dea asignacion del Jefe superior ATRIBUTOS: DESCRIPCION Recibe 2 El usuario puede recitir los documentos y ser informado a través de at. Lectura + El usuario tended el permiso de lectura para leer los documentos {que provengan de la Hl Deriva El usuario tendra la facuitad de lransterr el expediente a través dela Hl crea Expediente + El_usuario post generar_un Intero, rumero nueva de expediente para Uso interno a través dela H Proyecta El usuario tended la facuitad de emir docunentas a través de Ia Hi para que estos sean ‘auicrzados o'aprobades por su Jefe superior visto EI usuario podré usar ol cetiicado dgtal de la Hl, para Ineerar ef visto bueno en. un ‘documento, generando at valor Tegal al documento, Fema EI usuario pod usar el certiicado dgtal de la HI, para Insortar su fema digtal en un documento electenico 0 digitaizado, generando et valor legal al documento, 2»Dispsiciones que regula el Sistem de Gestiin Documental enel Ministero de Educacion 017-2019 -MINEDU 4. Otros acoesos requeridos para la HI de Ia GD, deberd ser solctados a traves de un documento, 6.36. Para la creacion y eliminaciin de usuarios, a OACIGED deberd tener en cuenta que. 1. No se otorgaré acceso a ningun usuario sn previa capacitacién; la misma que endré que ser soictada 05 (cinco) dlas antes de a creacion e su usuario. La solitud para crear 0 eliminar usuarios en a HI se reaiza mediante la presentacion del Anexo N02, debidamonte lenado y euscrto pore superior Jrarqulco del érgane, unas organea odependencia usuaria, ©. La OACIGED esté a cargo de capactar, montorear y superar a los Usuarios de la H, volando per su correcto use, 4. Lo usuarios deberén gestionar con el rea de recursos humanos par la. asignacién desu cortfeado digital, previa eutorzacion dela OACIGED. REGISTRO DE EXPEDIENTES EN LA HI 6.4.1, Elregistro del expedient es la accién que realiza un usuario, con acceso a vel de oficina, para ingresar un expedtente nuevo en la Hl para consignar tna nueva etapa de un expediente en tame, 6.42. El registio de documentos en la HI genera automticamente un Unico iumero de expediente conformado por las Incales del Grgane, unided fxganica © dependencia donde da inicio a trémite asi como sl tipo de ecumento que se tala, inclyyendo el afo y el numero genecado ‘utomaticamente por Ia Hl Segunel siguiente ejemplo Expodionte N°: DIGEDD2019.1NT-0001111 LAs sre contre Tipo de Dosimento en tes ress sea) tomo, E) come Aid ein ‘Siglas do 6cgano,unidad organica 0 Ia puerta junto con copia {el cargo correspondiente y el notiicadorlevantard un Acta, por duplicado; entregando una al 6cgano, undad orgénica o dependencia que emite el acto vylodocumerta, lactta ala OACIGED, auDiposciones que regula el Sistema de Gestén Documental eel Ministerio de Educaciin 017-2019 MINEDU 6.7.7. Los érganos, unidades orgnicas 0 dependencias del MINEDU asl come las comisiones que tienen a su cargo procesos adminstratves, podrén utizar la rotiieacion por pubicacién s6lo cuando: 8. Se desconazca el domicio del destinatavo, @ pesar de la busqueda realzada, b, Se hubiese realizado initimente cuatyier otra modaidad para ‘otficar porque la persona a quien debe notiicarse ha desaparecio, 1 -domiciio consignado es equivocad> 0 se encuenife ene fextranjeo sin haber dejado representanto legal alguna. 87.8. EI organo, unidad orgénica, dependencia 0 comisién emisora del acto administratvo, deberé digi ala Secretaria General el pedido de notfiacion, ‘djuntando los cargos de las notiicaiones infuctuosas realizadas 0 las acias respectivas 67. La Secretaria General, una vez valued el pedide, procederé con la publicacion soliitada, através del Diario Oficial Ei Peruano. NOTIFICACION ELECTRONICA “Z “Na notiicacién elecrénica debe permit comprobar fehacientomente su acuse de 72 73 14 78 ‘cibo y quien lo rece, siempre que el empleo de este medio hubiese sido solcitado resamente por el adminisrado, Los expedientes caicados como "Urgento” seri ge atencién proritaria por los ‘rganos, unidades organicas o dependencias a cag de su ramitacin; por lo ‘que dcha indeacion debe ser regsrada en a Hl, #81 como en fa Hoja de Ruta Correspondent, mediante un soll votre similar, en calor jo “Todo documento enviado por correspondencia, deberd indicar el nimero de fexpediente generado por la HI. Los organos, unidades orgénicas 0 ependencias remitentes. son responsables de consignar correctamente omicio al cual eersnnoteados. El horaro de atencién en la OACIGED para la recepcion de la documentacién| 4 ser remiida a vavés de los services Couter conios que cuenta el MINEDU, fs de lunes a vernes de 08:15 2 15:30, Noe recivrdn documentos fuera del hovario incicado. ‘Toda persona natural ojuricica, publica 0 privada, que haya presentado un documento anto el MINEDU, pasta reeabar informacion sobre la stuacén de fu tamite a través de la eeccion Coneulta sobre su Tramte ~ HI ubkado en el Poral stfucional del Ministerio de Educacion (tetra mined gob pe). Las Unidades Orgénicas estén obigadas a organizar sus. documentos do 28Disposiciones qu regulan el sistema de Gestisn Documental enel Ministero de Educacién 017-2019 -MINEDU ‘acuerdos als ineamientos de las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos enitdas por el Archivo General de bx Nacién y las directrices en materia arhvisea dl Ministero de Ecucacén, espetanda siempre el Principio {e Procedencia y Orden Original 7.8, Cuando la documentacién presentada no se ajuste eb requerido, mpidiendo fa ‘ontinuacién del procedimient, io cual por su nalualeza no pudo ser adverido Por la Mesa de Parts al momento de su presentacon, yen elcaso que resutara Pecesaria una actuacion del adminstrado para contnuar con el procedimient, fl érgano, unidad orgénica 0 dependencia del MINEDU a cargo del Procedmiento administrative debera sobctar drectamente al administado que Fealice lasubsanacioncorespondiente, 7.7. Cualquier consuta sobre la apicacién de la preserie Drectiva, soré realzada Por escrito a @OACIGED, que dara respuesta por lamisma va 7.8 Entanto no sa euente con un gallo de foliaciin, se pod usar el sello de la Secretaria del érgano, unidad organica o dependencia a cargo dela fliacién, Calecando debajo el nimero de folio correspondiente en cada hola para el caso {documentos fisicos. 79. La OACIGED y Ia OTIC, en el marco de sus competencias dctarén tas ‘isposiciones complementaria que correepondan rara la mejor aplcacion dela Dreciva, Es responsabilidad de todos los érganosy unidades orgies del Ministerio de EEducacion el cumpimiento de las disposiciones establecidas en la presente Drectva Coresponde @ los jofes 0 dlrectores de los distntos érganos o unidades lorganeas de la enticad garantizar que os servdores pbicos bao su cargo {estionen los documerios de acuerdo con la Poilea de Gestion Documental y Ta normatvdad aplcabe. Es responsablidad de cada funcionaioo servdor el MINEDU, el cumplimiento de las csposiciones contendas en a presente Drectva, 8.4. Los usuarios de la recapcién documenta tanto sce como virtual, en cada uno de los ryanos © unidades orgénicas del MINEDU estén obigacos, bajo Fesponsablidad, a ingresar ya registrar oportunamente en a Hi con informacion Clara y coherente de las actuaciones que coresponde a cada expediente 0 Socumento que les ha sido derivado, teniendo a sucargo realizar elrespectvo ‘sequimento y debiende eautelar su atenson dento de ls plazoseetablecdos, 8.5. Es responsabildad del érgano o unidad orgénica que tiene en tame 0 en au custodia el documento ylo expedente, sco 0 virual, mantener acualzado permanentemente la GD, afin de bina infrmacien oportunay veraz sobre el Feepectivo estado situacional; ael_como de cxnservar la infeghdad © intangibiidad de los actuados, los reistos y ! archivo. 86. Si un documento o expediente en fisico se extrviara, el 6rgano 0 unidad 36Dsposcones que regulan el Sistema de Gestion Documenta en el Ministerio de Educacén 017-2019 -MINEDU corgénica que fo tuvo a su cargo tene la obigacén, bajo responsabiided de Feconstrito, independientemente de la solctud dt interesado conforme alo festableico en el numeral 1644 del articlo 164 del TUO dla Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrative General 87, La inobservancia de las disposiciones establecidas en la presente Directva Constiuyen fates que ee sancionan de acuerdo als normatva correspondiente fal vinculo laboral 0 convactual que mantiene el rabajador o servior con el MINEDU, segin corresponda, 88. Los usuatios de la GD que detecten la tramitacén simulténea de dos o més ‘documentos de un mismo remtente y sobre ura misma materia, deberan informario a los especialstas a cargo, afin de ser acumulados en el expediente {que tenga el registo principal, bajo responsablidac 188. Cada usuario de la GD es rosponsable del uso corecto personal de las caves de acceso que se le otorga,estando prohibido compartas con tereros no autorizados 0 emplear las mismas para fines diferentes para los que le fueron confergas, 8.10, Seré responsabilidad del usuario, con acceso @ nivel oficina, hacer el ‘seguimiento através de la HI que los documentos emitidos por la unidad a ia {ue pertenece haya sido recibido por la dependenca destinataia, 8.11. La Oflcina de Tecnologias de la Informacién y Comunicaciin daberd garantzar | permanente operatiided de la Hl, brindardo el soporte tecnico ‘mantenimionto nevesavio: en coordinacién con la OACIGED, ee encuentra & argo de implementa los cambios en fa Hi previamente aprobados, La OACIGED es responsable de 1. La supenisién y aseguramiento del cumpliiento de las disposiciones establecidas en fa presente Drecva, en la malera de su competencia, '. Mantener actuakzada la Base de Datos de los usuarios de la Hl ‘esringiendo ylo autorizando su uso Brindarorentacién en temas de gestion documental, del corecto uso de la Hy on materia archivist. 1d. Atender y adoptar las acciones correspondientes ante elincumplimiento de las dsposiciones contenidas en la presente Direcva,elevando un informe ‘documentado al superior jerdrquico del usuario que incure en dicho incumpliiento €. Dar soporte funcional alos usuarios dela GD. £8.13. Es deber y responsabilidad de los érganos, unidades orgénicas y dependencias el MINEDU, ‘solcitar oportunamente a la OACIGED la eliminacién de los Usuarios de la HI que ya no formen part del personal dela entidad o que ya no hard uso de sistema para os fies para los que fueron incialmente confides; ‘ai como de cerar la bandeja de documentos pendentes de cichos usuerios © de su oportuna dervacién a otro especiaista, aDisposiciones que regula el Stem de Gestisn Documental enel Ministero de Educaisn 017-2019 -MINEDU ANEXO N° 01 vormat [CJ unoexre HoIADERUTA SXPEDIENTEN" Co importante: see sun: Wi [ BesTnaraRIO [FECHA SCIONS RERTENTE,Dposciones que regula el Sistema de Gestién Documental eel Ministerio de Educaciin 017-2019 -MINEDU ANEXO N° 02 ‘SOLICITUD DE CREACION / ELIMINAGION DE ACCESOS A LA HERRAMIENTA INFORMATICA PARA GESTION DOCUMENTAL DEL MINEDU S.J dela Oficina de Atencin al Ciudadano y Gestion Documental ‘SOLICITANTE cis apace Por este medio le solicit ol acceso a la Herramionta Informatica de la Gestion Documental de acuerdo al sguiente deta ‘CREACION DE ACCESOS Es requltoindspensable que los usuarios engan venta de correo electnico de! MINEDU, Marque con un asp 0X) lbp de acceso a soletar. Avstiges Nombres mera] fa erode \ | ff ge ww) patos Nonbes x Ofcna Ospendencia GL Fimay sao Jefe Solstante 38Disposiciones que regula el Sistema de Gestibn Documental ene! Ministerio de Educacén 017-2019 -MINEDU ANEXO N® 03 COFICINA DE ATENCION AL CIUDADANO Y GESTION DOCUMENTAL. HOJA TESTIGO / REFERENCIA CRUZADA soc omentacion > Direccién/ Jefatural Oficina / Unidad IN de Expedlente Soporte! | No. de Folio ‘Asunto (Descripcion det documento} ici N* Repositorio STs Eotanteria =} ——sonemao Poa |v yA Cargo Firma ‘RUTORIZADO POR. Nombre y Apelidos. Cargo, Firma ‘Serer al mes ca done se conse ifrmacn puede ser pap, CD, Unidad ash, te ‘0