Kargüzarlıq haqqında təlimat

...Konspekt...

Hazırladı: Emil Qəhrəmanov.

Qeyd. Bu təlimat həm test, həm müsahibə mərhələsində bizə lazım olan mühüm
mövzulardan biridir.

Belə bir maraqlı sual ilə mövzumuza giriş edək. ☺

Bu təlimat hansı subyektlərdə kargüzarlığın aparılmasına dair tətbiq edilir?

Cavab - Bu təlimat dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının

(səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə
təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair tətbiq olunur.

Yadda saxla. Bu mövzu qanun, fərman, qərar və ya digər hər hansı bir akt
növü deyil. Bu bir təlimatdır. Bu təlimat Azərbaycan Respublikası Prezidentinin
27 sentyabr 2003-cü il tarixli 935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq olunmuşdur.

Kargüzarlığın aparılmasına dair təlimat hansı məsələləri tənzimləyir?

Cavab - Sənədlərin hazırlanması, qeydiyyatı, hərəkəti, icrası, uçotu və

arxivə verilməsi məsələlərini.
Kargüzarlıq dedikdə nə başa düşürük? – Təşkilatın öz vəzifələrini həyata
keçirilməsi ilə əlaqədar sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkili üzrə fəaliyyətdir.

Kargüzarlığın aparılması təşkilatlarda dəftərxana və ya bu iş üçün ayrılmış

xüsusi əməkdaşlar (kargüzarlıq xidməti) tərəfindən həyata keçirilir.

Yadda saxla. Təşkilatlarda kargüzarlıq Azərbaycan Respublikasınn dövlət

dilində aparılır.

Təlimatın tələblərinə nəzarəti hansı subyektlər həyata keçirirlər?

Cavab - Təşkilatlarda kargüzarlıq xidməti tərəfindən bu təlimatın tələblərinə

riayət edilməsinə nəzarəti təşkilat rəhbərliyi, tabe təşkilatlarda isə bu nəzarəti
onların baş təşkilatları həyata keçirir.

1
 Bu təlimatın tələblərinə riayət edilməsinə ümumi nəzarəti isə “Azərbaycan
Respublikası Prezident Administrasiyasının Sənədlərlə və vətəndaşların
müraciəti ilə iş şöbəsi” həyata keçirir.

Kargüzarlıq xidmətinin vəzifələri aşağıdakı cədvəldə qeyd olunmuşdur. Bu 9 əsas

vəzifələri əzbər bilməyimiz əsas şərtdir. ☺

1. Poçt, elektron poçt, faks, telefonoqram, feldyeger rabitəsi vasitəsilə və

kargüzarlıq xidmətinə daxil olan sənədləri qəbul etmək, qeydə almaq,
aidiyyəti üzrə bölüşdürmək və içraçılara çatdırmaq;

2. Sənədləri göndərmək;
3. Sənədlərin icra müddətinə, bu təlimatın tələblərinə uyğun tərtibinə və
arxivləşdirilməsinə nəzarət etmək;
4. İcra olunmuş sənədləri struktur bölmələrindən tələb etmək;
5. Sənədlərin sürətini çıxartmaq, çoxaltmaq və stenoqrafiya işlərini həyata
keçirmək;
6. Sənədləri işlərin nomenklaturu üzrə formalaşdırmaq və arxivə təhvil
vermək;
7. Sənədləri qoruyub saxlamaq və xidməti zərurətlə əlaqədar onlardan
istifadəni təmin etmək;
8. Kargüzarlığın müntəzəm sürətdə təkmilləşdirilməsi məqsədilə təşkilatın
fəaliyyət sahələrində kargüzarlıq işinə metodiki rəhbərliyi həyata keçirmək,
kargüzarlığı aparan işçilərin peşə hazırlığını artırmaq;
9. Tabe təşkilatlarda kargüzarlığın aparılmasına nəzarət etmək.

Kargüzarlıq sistemi

Mərkəzləşdirilmiş Mərkəzləşdirilməmiş

1) Struktur bölmələrinin sayı 1) Strukturu mürəkkəb və ya struktur

az bölmələri ayrı-ayrı ərazilərdə yerləşən
2) Sənəd dövriyyəsi ildə 2500 2) Sənəd dövrüyyəsi ildə 25000
sənəddən çox
sənədə qədər
2
 Mərkəzləşdirilmiş kargüzarlıq sistemində - sənədlərin və qeydə alınması
tələb olunmayan korrespondensiyanın qəbulu, göndərilməsi, uçotu, struktur
bölmələrə paylanması, sənədlərin qeydə alınması, rəsmiləşdirilməsi, işlərin
formalaşdırılması əməliyyatların hamısını kargüzarlıq xidməti həyata keçirir.

Mərkəzləşdirilməmiş kargüzarlıq sistemində isə - sənədlərin və qeydə

alınması tələb olunmayan korrespondensiyanın qəbulu, göndərilməsi, uçotu,
struktur bölmələrə paylanması kargüzarlıq xidməti, sənədlərin qeydə alınması,
rəsmiləşdirilməsi, işlərin formalaşdırılmasını isə struktur bölmələri həyata keçirir.

QEYD. Təşkilatlarda və onların struktur bölmələrində rəhbər heyəti dəyişdirildikdə

və ya başqa işə keçirildikdə işlər və icrada olan sənədlər yeni vəzifəyə gələn şəxsə
akt üzrə təhvil verməlidir. Aktın bir nüsxəsi kargüzarlıq xidmətində saxlanılır.

Sərəncam mahiyyətli sənədlər qrupuna əmrlər, sərəncamlar və qərarlar aid edilir.

Bu sənədlərin yaranmasının 4 hüquqi əsası var. (əzbərlə).

1. Qüvvədə olan normativ hüquqi aktların tələbləri;

2. Yuxarı təşkilatların konkret tapşırıqları;

3. Təşkilat tərəfindən onun üzərinə düşən vəzifələrin icra edilməsi üçün
səlahiyyətləri daxilində cari təşkilati-sərəncamverici və ya inzibati
təsərrüfat fəaliyyətinin haəyata keçirilməsi;
4. Təşkilatın aparatının işini hüquqi baxımdan tənzimləmək zərurətinin
yaranması.

Sənədlərin hazırlanması üçün kağız fomatları – 9327-60 dövlətlərarası standart

üzrə A4 və A5 formatlı blank və kağızlardan istifadə olunur.

Sərəncam mahiyyətli sənədlər (əmr, qərar, sərəncam) isə - Formulyar nümunə

6.38-90 dövlətlərarası standart üzrə hazırlanır.

Hansı təşkilatlarda ayrı-ayrı sənəd növləri üçün blanklar tətbiq edilir?

Cavab – Sənəd dövriyyəsi böyük olan təşkilatlarda.

Hansı hallarda sənədlər blanksız tərtib edilir?

Cavab – İki və daha artıq təşkilat adından hazırlanan sənədlər.

3
Yadda saxla. Blanksız tərtib edilən sənədlər təşkilat rəhbərinin imzası və
təşkilatın gerbli möhürü ilə təsdiq edilir.

Qeyd. Blanklar 1 nömrəli ağ yazı kağızından hazırlanır. Ancaq, müstəsna hallarda

zəif boyalı kağız işlətməyə yol verilir.

Trafaret (bir yerə köçürülməli olan şəkil və ya yazı nümunəsi) mətinli

blankalar isə təşkilatlarda istifadə edilən birtipli sənədlər ( bildiriş, məktub və s)
üçün tətbiq olunur.

Blankın rekvizitləri

1. Azərbaycan Respublikasının dövlət gerbi; (Qeyd. Dövlət Gerbi Azərbaycan

Respublikasının 2018-ci il 2 noyabr tarixli 1332 – VKQ nömrəli
Konstitusiya Qanunu ilə müəyyən edilmiş təsvirə uyğun olmalıdır.)
2. Azərbaycan Respublikasının (Naxçıvan Muxtar Respublikasının) adı;

3. Təşkilatın tam adı ( Yəni, flan MMC yox, Məhdud Məsluliyyətli Cəmiyyət
olaraq yazılmalıdır.)
4. Təşkilatın poçt indeksi, ünvanı, məlumat almaq üçün telefon nömrəsi,
faksın nömrəsi və elektron poçt. ( Elektron poçt ünvanının qeyd olunması
vacib deyil. Əgər varsa, blankda qeyd olunsa daha yaxşıdır.)

Yadda saxla. Rekvizitlər Azərbaycan Respublikasının dövlət dilində yazılır.

Ancaq istisna hallarda rekvizitləri xarici dildə çap edilmiş blanklardan istifadə
edilə bilər. Əgər sənədin mətnini göndərən təşkilat bu mətni xarici dildə yazdığı
halda, xarici dildə yazılmış rekvizitlərə aid blanklardan istifadə edilə bilər.
Rekvizitlər təşkilatların blanklarının yuxarı hissəsində eninə yazılır. Aşağıdakı
nümunədə bunu aydın görmək olar.

Azərbaycan Respublikası Prezidentinin

27 sentyabr 2003-cü il tarixli 935
nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmişdir
Təlimata
1 nömrəli əlavə

“Təşkilat blankının nümunəsi

(eninə)

4
 Azərbaycan Respublikası Dövlət gerbinin təsviri

AZƏRBAYCAN RESPUBLİKASININ
DAXİLİ İŞLƏR NAZİRLİYİ

Poçt indeksi ____________, Bakı şəhəri, _______________________küçəsi______________

Tel:______________ Faks:_________________ Elektron poçtu________________________

“___”________________________il №_____________ ”.

Sənədlər hazırlanarkən sənəd üçün zəruri olan elementlər hamısı qeyd olunmalıdır.
Yadda saxla. Həmin zəruri elementlər aşağıdakılardır:

1. Təşkilatın adının yazılması;

2. Sənəd növünün adının göstərilməsi;
3. Sənədin başlığının yazılması;
4. Sənədlərə ünvan yazılması;
5. Sənədlərə tarix və nömrə qoyulması;
6. Mətnin razılaşdırılması haqqında qeydlər;
7. Sənədin rəsmiləşdirilməsi haqqında qeydlər;
8. Sənədlərin hərəkəti və icrası haqqında qeydlər.

Qeyd. Yuxarıda sadaladığımız sənəd üçün zəruri olan istisnalar aşağıdakılardır:

Məktublarda sənəd növünün adı qeyd olunmur.

A5 (210x148) formatlı kağızlarda çap olunan sənədlər, teleqram və

bildirişlərdə sənədin başlığı qeyd olunmur.

Sənədlərin mətniləri iki hissədən ibarətdir:

1-ci hissə 2-ci hissə

Sənədlərin Nəticələr,
hazırlanması üçün təkliflər,
əsas götürülmüş qərarlar və
fakt və hadisələr sərəncamlar

5
 Sənədin başlığına aid tələblər

1) Sənədin başlığı maksimum qısa, dəqiq olmalı;

2) “Nə haqqında” sualına cavab verməklə feli ismin köməyi ilə ifadə
edilməlidir.

Sənədi hər hansı bir təşkilata göndəririksə, həmin göndərilən ünvan sahibinin
rekvizitləri dəqiq göstərilməli və aşağıdakı tələblərə əməl olunmalıdır:

● Sənəd göndərilən təşkilatın, onun struktur bölməsinin adı, vəzifəli şəxsin adı
soyadı yazılmalı;

● Sənəd təşkilata və ya onun struktur bölməsinə göndərilirsə, həmin təşkilat və ya

struktur bölməsinin adı yönlük halda yazılmalı (Məsələn, Sənəd göndərildi –
Azərbaycan Respublikası Maliyyə Nazirliyinə).

● Sənədin göndərişi konkret vəzifəli şəxsə ünvanlanarsa, belə olduğu halda

təşkilatın adı yiyəlik halda, vəzifəli şəxsin adı isə yönlük halda yazılmalı
(Məsələn, Sənəd göndərildi – Azərbaycan Respublikası Maliyyə Nazirliyinin Büdcə
Şöbəsinin müdiri cənab Fazil Fərəcova).

● Məktub göndərilənin poçt ünvanı (poçt indeksi, küçə və evin nömrəsi və s.) tam
şəkildə göstərilməlidir.

Yaddaş. Sənədin düzgün tərtibi, məzmununun aydın ifadə edilməsi və üslübu,

tapşırığın vaxtında və keyfiyyətlə yerinə yetirilməsi - bilavasitə icraçının
vəzifəsidir.

Sənədin tarixi ilə bağlı nələri bilməliyik?

1) Sənədin tarixi nədir?

Cavab – Sənədin imzalanmasının və ya təsdiq olunmasının tarixi sənədin
tarixi hesab edilir.
2) Sənədin tarixi kim tərəfindən qoyulur?
Cavab – Sənədin tarixi onu imzalayan və ya təsdiq edən vəzifəli şəxs
tərəfindən qoyulur.
3) Sənədin tarixinin 3 əsas yazılış qaydası ilə tanış olaq.

15.12.03. 15.12.2003-cü il 15 dekabr 2003-cü il

6
Qeyd. Sənədin qeydiyyat nömrəsi işin nomenklatur nömrəsindən və sənədin
qeydə alınmasının sıra nömrəsindən ibarətdir, sənədin qeydə alınması zamanı
verilir və qeydiyyat ştampında vərəqlərin sayından və tarixdən əvvəl əks etdirilir.

Sənədin razılaşdırılması və rəsmiləşdirilməsi ilə bağlı qeydlər

Sənədin məqsədəuyğunluğunu və ya əsaslığını qiymətləndirmək zəruri

olduqda sənəd razılaşdırılır.

Razılaşdırma həm təşkilat daxilində, həm də müxtəlif təşkilatlar arasında

həyata keçirilir.

Təşkilat daxilində razılaşdırmanı təşkilatın müvafiq struktur bölmələrinin

rəhbərləri, müxtəlif təşkilatlar arasında razıladırmanı isə həmin təşkilatların
rəhbərləri tərəfindən həyata keçirilir.

Sənəd razılaşdırılan zaman, həmin sənədlər imzalanmazdan əvvəl, onlara müvafiq

vəzifəli şəxslər tərəfindən viza verilməlidir.

Vizanın tərkibinə nələr daxildir?

- Soyad, ad, imza, tarix ( SAİT) (kod şəkilində belə yadda saxla).

Müxtəlif təşkilatlar arsında sənədin razılaşdırılması razılaşdırılma qrifinin

qoyulması, razılaşdırılma sənədinin alınması və ya kollegial orqanın iclasında
sənəd lahiyəsinin müzakirəsinin protokolunun təqdim edilməsi vasitəsilə həyata
keçirilir.

Razılaşdırma qrifinin tərkibinə nələr daxildir?

- Vəzifə, Soyad, ad, imza, tarix (VSAİT) (kod şəkilində belə yadda saxla).

Sənəd ona rəsmi xarakter və hüquqi qüvvə verilməsi məqsədilə

rəsmiləşdirilir.

Rəsmiləşdirmə

1) Sənədin imzalanması;
2) Sənədin təsdiq edilməsi;
3) Sənədin qeydə alınması;
4) Sənədə möhür vurulması vasitəsilə həyata keçirilir.

7
Qeyd. Sənədin bütün nüsxələri imzalanmalıdır.

İmzanın tərkibinə nələr daxildir?

Vəzifə, soyad, ad, imza (VSAİ) (kod şəkilində belə yadda saxla).

- Əgər sənəd təşkilatın blankında tərtib edilmişdirsə, sənədi imzalayan şəxsin

vəzifəsi qısa şəkildə yazılır.

Məsələn,

Sədr (imza) (ad və soyad)

- Əgər sənəd təşkilatın blankda tərtib edilməmişdirsə, sənədi imzalayan şəxsin

vəzifəsi tam şəkildə yazılır.

Məsələn,

Azərbaycan Respublikası Maliyyə

Nazirliyinin Aparat rəhbəri (imza) (ad və soyad) (tarix)

Hansı sənədlər təsdiq edilir?

Təşkilatın və onun struktur bölmələrinin əsasnamələri, nizamnamələri,

prespektiv və cari planlar, yoxlama-təftiş xarakterli aktlar, işlərin qəbulu və
təhvili aktları, ayrı-ayrı protokol növləri və təşkilat rəhbərliyinin zəruri hesab
etdiyi digər sənədlər.

YADDA SAXLA. Əgər sənəd təşkilatın blankında tərtib edilməmişdirsə, ona

mütləq möhür vurulmalıdır. Dövlət gerbi olmayan təşkilatlar əsas möhürdən
istifadə edə bilərlər. Möhür vəzifə adınn və şəxsi imzanın üstünü tutmamalıdır.

Bu təlimatın tələblərinə uyğun olaraq təşkilatların, onların struktur

bölmələrinin və vəzifə adlarının yazılış qaydaları.

1) Təşkilatın adlarında köməkçi sözlərdən başqa bütün sözlərin və onların

tərkibinə daxil edilmiş xüsusi isimlərin baş hərfi böyük yazılır.
(Məsələn, Dini Qurumlar üzrə Dövlət Komitəsi, Qaçqınların və Məcburi
Köçkünlərin İşləri üzrə Dövlət Komitəsi və s).
2) Təşkilatların struktur bölmələrinin adının yalnız baş hərfi böyük yazılır.
(Məsələn, Azərbaycan Respublikası Maliyyə Nazirliyinin Aparatı)
8
 3) Təşkilatın struktur bölmələrinin tərkibindəki ayrı-ayrı struktur vahidlərinin
adı kiçik yazılır.
(Məsələn, Azərbaycan Respublikası Maliyyə Nazirliyinin Aparatının
Vergi siyasəti şöbəsi)
4) Rayon (şəhər) icra hakimiyyəti orqanlarının adlarında bütün sözlərin baş
hərfi böyük yazılır.
(Məsələn, Ucar Rayon İcra Hakimiyyəti)
5) Birinci hərfi böyük yazılan vəzifə adları Azərbaycan Respublikası
Prezdenti, Azərbaycan Respublikası Baş naziri, Azərbaycan Respublikası
Baş prokuroru və s. vəzifə adlarından başqa qalan vəzifə adları kiçik hərflə
yazılacaq.
(Məsələn, Azərbaycan Milli Elmlər Akademiyasının prezdenti, Ucar Rayon
İcra Hakimiyyətinin başçısı, Azərbaycan Dövlət İqtisad Universitetinin
rektoru və s.)
6) Yalnız başlanğıc hərflərini qeyd etməklə mürəkkəb ixtisar adlarının bütün
hərfləri böyük hərflə yazılacaq.

(Məsələn, Dövlət Təhlükəsizliyi Xidməti – DTX)

Əzbərlə. Sənədlərə hansı əlavələr edilə bilər? (Əlavə - sənədə əlavə sənəd
formasında qoşulur və qoşmalar adlanır).

Sənədlərə aşağıdakı əlavələr edilə bilər:

Əlavə 1

1) Müvafiq sərəncam mahiyyətli sənədlərlə

təsdiq edilən əlavələr;

Əlavə 2

2) Əsas sənədin məzmununu izah edən və

tamamlayan əlavələr;

Əlavə 3

3) Müstəqil sənəd olaraq müşayiət məktubu ilə

göndərilən əlavələr.

9
 Yadda saxla. Müstəqil sənəd olaraq müşayiət məktubu ilə göndərilən
əlavələrdə sənəd üçün zəruri olan elementlərin hamısı (sənəd növünün adı,
başlığı, məzmun üçün məsul olan şəxslərin imzaları, razılaşdırma, təsdiqetmə
haqqında qeydlər və s) olmalıdır.
Əgər sənədə əlavə edilən qoşmalar kitab şəklində bağlanmışdırsa, vərəqlərin
miqdarı göstərilmir.
Sənədlərin sürəti ancaq müvafiq rəhbər vəzifəli şəxsin icazəsi və ya göstərişi
ilə çıxarıla bilər.
Sənədlərin sürətlərinin miqdarını, göndəriş ünvanlarını və sifariş blankını isə
struktur bölməsinin rəhbəri imzalayır.
Sənədlərin sürətlərinin aidiyyəti tərəflərə verilməsi təşkilat rəhbərliyinin
icazəsi ilə həyata keçirilir.

Qərar, əmr, sərəncam, protokol, arayış və məlumat vərəqələri, akt, məktub,

telefonoqram hazırlanması və tərtibinə aid qısa qeydlər.

Sənəd növünün adı Sənəd hansı

hissələrdən ibarət Sənəd haqqında ümumi qısa məlumat
olması ilə bağlı
məlumat
Qərar - təşkilatın kollegial orqanı tərəfindən
Qərar Şərh və sərəncam qəbul edilə bilər. Qərarlar kollegial orqanın
sədri və katibi tərəfindən imzalanır və ən geci
yeddi gün müddətində kargüzarlıq xidməti
tərəfindən içraçılara çatdırılır.
Sərəncam – təşkilat rəhbəri tərəfindən imzalanır
və müvafiq kitabda təqvim ili çərçivəsində
xronoloji ardıcıllıqla qeydə alınır. Həmin kitab
Sərəncam Yalnız sərənam
üzrə verilən qeyd nömrəsi sərəncamın nömrəsi
hesab olunur.
Qeyd. Sərəncam sənədinə şərh hissəsi “müvafiq
olaraq”,“məqsədi ilə” və s kimi ifadələr şəklində
daxil ola bilər.
Təşkilatların kollegial orqanlarının iclaslarının və
təşkilat rəhbərinin göstərişi ilə digər iclas və
müşavirələrin protokolu yazılmalıdır.
Protokol Giriş və əsas
Stenoqramları aparılan iclasların protokolları
qısa şəkildə tərtib edilir.
Geniş protokollarda isə əvvəlcə məruzələrin və
çıxışların qısa mətni, sonra isə qərar hissəsi
verilir.
Protkol - təşkilat rəhbəri və iclasın katibi
tərəfindən imzalanır.

10
 Arayışda və ya məlumat vərəqələri - təşkilatların
blanklarında çap olunur, təşkilatın və ya struktur
bölməsinin rəhbərləri tərəfindən imzalanır.
Arayış və Faktlar və nəticə
Qeyd. Vətəndaşların xahişi ilə arayışlar ümumi
məlumat təkliflər blanklarda və trafaret blanklarda tərtib olunur,
vərəqələri təşkilat rəhbəri tərəfindən imzalanaraq təsdiq
edilir və müvafiq kitabda qeydə alınır.
Aktın tərtib olunduğu yer və tarix aktda yazılan
hadisənin yerinə və tarixinə uyğun olmalıdır.
Akt – onun tərtib olunmasında iştirak edən
Akt Giriş və şərh
bütün şəxslər tərəfindən imzalanır.
Qeyd. Akt mətninin sonunda (imzalardan qabaq)
aktın nüsxələri və saxlandığı yer haqqında
məlumat yerləşdirilir.
Məktublar – xahişin, xahişə cavabın və
informasiya xarakterli məlumatların ifadə
olunması məqsədilə bir məsələyə dair tətbiq
edilir.
Teleqramlar – iki nüsxə çap edilir və icraçı
Məktub, Fakt və nəticə, onlara viza verir. Teleqramda sözlər hecalara
teleqram və təkliflər bölünmədən və düzəlişlər edilmədən yazılır.
telefonoqram (məktublarda) Qeyd. Teleqraf yazışması - ancaq təcili
məsələlərə dair aparılır.
Telefonoqramlar – ölkə, şəhər, rayon daxilində
telefonla məlumat vermək üçün istifadə olunur.

Sənədlərin dövriyyəsi – sənədlərin təşkilatda hərəkəti, onlar təşkilata daxil

olduğu və ya yaradıldığı andan icra edildiyi və ya göndərildiyi anadək sənədlərin
hərəkətidir.

Daxil olan korrespondensiyanın qəbulu və ilkin qaydada işlənməsi

təşkilatlarda kargüzarlıq xidməti tərəfindən, struktur bölmələrində isə struktur
bölmələrinin kargüzarlıq üçün məsul olan əməkdaşları tərəfindən həyata
keçirilir. Gətirilən korrespondensiyanın düzgünlüyünü yoxlamaqda məqsəd –
təyinat üzrə gətirilməyən korrespondensiyanı aşkar etməkdən ibarətdir. Səhfən
gətirilən korrespondensiyalar isə geri qaytarılır.
Qeyd. Şəxsi korrespondensiya istisna edilməklə, bütün zərflər açılır.
Daxil olmuş sənədlər onların qeydə alındığı gün baxılmaq üçün verilməlidir.
Teleqramlar və digər təcili sənədlər baxılmaq və icra edilmək üçün ilk növbədə
verilir.
Sənədlərin icra xarakteri və icraçılar haqqında mətndən əvvəl yuxarı sol
sahədə qeyd olunan və təşkilat rəhbəri, onun müavini və struktur bölməsinin
rəhbəri tərəfindən yazılan dərkənarda aydın və qəti göstəriş olmalıdır.

Yadda saxla. Dərkənarda birinci göstərilən şəxs sənədin əsas icraçısıdır.

11
 Sənədlərin hazırlanması prosesinə nələr daxildir?

Sənədlərin Sənədlərin Sənədlərin

tərtibi razılaşdırılması rəsmiləşdirilməsi

Sənədlərin Sənədlərin
qeydə alınması göndərilməsi

İmzalanmış sənədlər qeydə alınmaq və göndərilmək üçün kargüzarlıq

xidmətinə verilir.

Göndərilən korrespondensiyanın işlənməsinə nələr daxildir?

Korrespondensiyanın Zərflərin Göndəriş dəyərinin Sifarişli poçt Rabitə xidmətinə

növlərə ayrılması hazırlanması müəyyənləşdirilib göndərişləri siyahısının verilməsi
yazılması tərtib edilməsi

Yadda saxla. Eyni zamanda bir ünvana göndərilən bir neçə sənəd bir zərfin
işinə qoyula bilər. Göndərilmək üçün verilən sənədlər elə həmin gün işlənib
göndərilməlidir.
Təşkilat daxilində sənədlərin çatdırılmasını struktur bölməsinin kargüzarlıq
üçün məsul əməkdaşları həyata keçirir. Göndərilən sənədləri təyinat üzrə
kuryerlər çatdırırlar.
Teleqram və təcili sənədlər dərhal, qalan sənədlər isə gündə azı iki dəfə
çatdırılır.

12
 Sənədlərin vaxtında və keyfiyyətli icrasına nail olmaq üçün sənədlərə nəzarət
edilir. Sənədlərin icrasına nəzarəti təşkilatların, struktur bölmələrinin rəhbərləri
həyata keçirir.

Hansı sənədlər nəzarətə götürülür?

Bilavasitə normativ hüquqi aktların icrası ilə əlaqədar sənədlər;

Dövlət orqanlarının və ya yuxarı təşkilatların icra müddəti göstərilən tapşırıqları

nəzərdə tutan sənədlər;

Təşkilatlaın özlərinin icra müddəti göstərilən tapşırıqları nəzərdə tutan sənədlər.

QEYD. Təşkilat rəhbərliyinin göstərişi ilə icrasının nəticəsinin məruzə edilməsi

nəzərdə tutulan digər sənədlər də nəzarətə götürülə bilər.

Sənədlərin ümumi icra müddəti qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq

təşkilatın özü tərəfindən müəyyən edilir və bu icra müddəti sənədlərin təşkilata
daxil olduğu vaxtdan hesablanır. Təşkilat rəhbərinin sənədin icra müddətini
icraçının əsaslandırılmış yazılı xahişi ilə uzatmaq hüququ vardır.

Sənədlərin icrasına nəzarət, nəzarət vərəqlərində qeyd edilməklə aparılır.

Sənəd nə vaxtdan icra edilmiş sayılır?

Cavab – Sənəd ancaq orda qaldırılan məsələlər həll olunduqda və sənəd

göndərənə mahiyyətcə cavab verildikdə icra edilmiş sayılır.

Sənədlər nə vaxt nəzarətdən çıxarılır?

Cavab – Sənədlər bir qayda olaraq, icra edildikdən sonra nəzarətdən çıxarılır.

Sənədləri nəzarətdən kim çıxarır?

Cavab – Sənədləri nəzarətdən yalnız həmin sənədləri nəzarətə götürən vəzifəli şəxs
çıxarır.

Yadda saxla. Nəzarətdə olan sənədlərin icrası haqqında təşkilat rəhbərliyinə ayda
1 dəfə məlumat verilir. Digər sənədlərin icrasının gedişi və və nəticələri haqqında
məlumat ildə azı 1 dəfə təhlil edilir.

13
 Göz yaddaşı kimi saxlayacağınız vacib qeydlər.

Ölçülər.

20 mm
♦ Soldan - 25mm;
♦ Sağdan ən azı – 8 mm;
♦ Yuxarıdan – 20 mm; 25 mm 8 mm
Aşağıdan:
♦ A4 formatlı kağızlar üçün; 19 mm – A4
- azı 19 mm.
♦ A5 formatlı kağızlar üçün; 16 mm – A5
- azı 16 mm.

“Sənədin başlığı” harada yazılır?

Cavab - Vərəqin ortasında mətndən əvvəl.

“Blankın rekvizitləri” harada yazılır?

Cavab – Blankların yuxarı hissəsində eninə.

“Razılaşdırılma qrifi” harda yazılır?

Cavab – Sənədin titul vərəqəsinin yuxarı sağ küncündə.

İcraçı tərəfindən verilən “viza” harda qoyulur?

Cavab – Mətnin axrıncı vərəqinin arxasında.

“Sürət” qeydi harda yazılır?

Cavab – Sürəti çıxarılan sənədin birinci vərəqinin yuxarı sağ küncündə.

“Düzdür” təsdiqləyici imza harda qeyd olunur?

Cavab – İmza rekvizitindən aşağıda sol sahədə.

“Qeyd ştampı” harda vurulur?

Cavab – Sənədlərdə birinci səhifənin üz tərəfinin aşağı sağ küncündə.

“Nəzarətdədir ştampı” harda vurulur?

Cavab – Sənədin birinci vərəqinin yuxarı sağ kənarında.

14