COLEGIO.
COLOMBIANO DE
ARCHIVISTAS
Repiiblica de Colombia
Bogota, Septiembre 10 de 2020 0P20-208
Dostor
MILLER ALDANA
Alcalde de Ataco
alcaldia@ataco-tolima.gov.co
Ciudad
Asunto: Manual funciones de la entidad,
Perfil de Profesional Archivista
Respetado Doctor Aldana’
En nombre del Colegio Colombiano de Archivistas, presentamos un cordial saludo,
deseandole éxitos en las gestiones que realiza al frente de esa institucion,
Me dirijo a su despacho con el debido respeto, con el propésito de solicitar sea informado
a este Colegio, como se ha dado cumplimiento alo establecide a la Ley 1409 de 2010, "por
la cual reglamenta el Ejercicio profesional de la Archivistica, se dicta el Cédigo de Etica y
otras disposiciones.’, la cual establece en el paragrafo final lo siguiente; Pardgrafo.
Corresponderd a la Funcién Publica reglamentar las caracteristicas y perfiles de los cargos
de archivistas en las diferentes entidades del Estado y niveles de la administracion publica.
Paragrafo reglamentado mediante la Resolucion 629 de 2018 expedida por el
Departamento Administrativo de la Funcién Publica, “la cual determino las competencias
especificas para los empleos con funciones de archivista que exijan formacién técnica
profesional, tecnolégica y profesional 0 universitaria de archivista’. Esta ultima norma dio
Un plazo de seis (6) meses para que las entidades y organismos del orden nacional y
territorial adecuaran sus Manuales de Funciones y Competencias en los cargos cuyas
funciones estuviesen relacionadas con el ejercicio de la archivistica, plazo que se cumplio
en enero de 2019.
No es desconocido para todos que la documentacién e informacién del Estado, a lo largo
de su historia ha estado expuesta a incalculables e innumerables riesgos sociales, que le
ha ocasionado la perdida, destruccién y mala organizacién de sus archivos, situacién
generada en gran medida porque las instituciones no cuentan en su planta de personal con
archivistas profesionales, profesionales tecndlogos en archivos o profesionales técnicos en
archivos, que implementen los procesos archivisticos necesarios en las entidades publicas.
Esto le ha ocasionado consecuencias de orden, legal, econémico, falta de garantias a los
ciudadanos, corrupcién, impunidad y restriccién de acceso a la informacion publica.
Carrera 5 N* 16~ 14 Oficina 808 - Teléfono: 2845332
Correo: contocto@ccarchivistas.c wurw.ccarchivistas.co COLEGIO
COLOMBIANO DE
ARCHIVISTAS
Repiblica de Colombia
Por lo anterior y de manera respetuosa me permito solicitarle nos sea enviado al correo
electronico del Colegio Colombiano de Archivistas contacto@ccarchivistas.co, una copia
del "Manual de funciones y competencias de los cargos de esa entidad, indicando el aparte
correspondiente en donde fue ajustado de conformidad con lo establecido en las norma
arriba citadas.
De igual manera, se solicita nos sea informado, si posterior a la expedicién de la Resolucion
629 de 21018, esa entidad junto con la Comisién Nacional de Servicio Civil, iniciaron algun
proceso de convocatoria para suplir cargos de la entidad, si asi fue, favor indicarnos el
numero de la convocatoria, fecha y datos de identificacién de la misma.
En el mismo sentido, solicitamos que se nos informe, si actualmente esa entidad cuenta
con profesionales archivistas en los diferentes niveles (universitarios, tecnélogos 0
técnicos), en su planta de personal, sea que su vinculacién se dio por carrera, contrato de
prestacion de servicios, provisionalidad, etc. En caso de ser afirmativa su respuesta,
agradecemos nos sea remitido el nombre completo del archivista con el nimero de Tarjeta
Profesional de Archivistas, para ejercer la profesién en los términos de la Ley 1409 de 2010.
A continuacion, se citan algunos apartes de las normas que establecen las condiciones en
que se debe ejercer los empleos publicos en el Estado colombiano.
La Ley 909 de 2004, dispone en el articulo 19, numerales 1 y 2 para ejercer un empleo
publico se requiere lo siguiente:
* Articulo 19. E! Empleo Publico
1_E/ empleo pblico es el nucleo basico de la estructura de la funcién publica
objeto de esta ley. Por empleo se entiende ef conjunto de funciones, tareas y
responsabilidades que se asignan a una persona y las competencia:
‘para llevarlas a cabo, con e! propésito de satistacer el cumplimiento de los planes
de desarrollo y los fines del Estado.
2, Eliseo de cada empleo debe contener:
a) La descripcion del contenido funcional del empleo, de tal manera que permita
identificar con claridad las responsabilidades exigibles a quien sea su titular;
b) El perfil de competencies que se requieren para ocupar el empleo, incluyendo
10s requisitos de estudio y experiencia, asi como también las demas condiciones
para el acceso al servicio, En todo caso, los elementos del perfil han de ser
‘coherentes con las exigencias funcionales de! contenido del empleo:
Sefiala la Resolucién No 0629 de 2018, en sus articulos 4° 5° lo siguiente:
Carrera 5 N° 16-14 Oficina 808 - Teléfono: 2845332
Correo: contacto@ccarchivistas.co —_ www.ccarchivistas.co B COLEGIO
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ARCHIVISTAS
Repiiblica de Colombia
Articulo 5°. Manuales especificos de unciones y de competencias
laborales. Las competencias definidas en la presente Resolucién deberan incorporarse en
‘el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales de la respective entidad u
‘organismo”
Cordialmente,
JOSE FRANCISCO SERRATO BONILLA
Presidente
Colegio Colombiano de Archivistas
Carrera 5 N° 16-14 Oficina 808 - Teléfono: 2845332
sco www.ccarchivistas.co
Correo: contact iuiury munTepUT AUR
Tolima
Otro camino es posible
ATACO VALE LA PENA
DESPACHO ALCALDE
DESCRIPCION CONCISA DEL DIGNOSTICO
Equipamiento de un espacio fisico que cuente con la normatividad y legislacién exigida por
el Archivo General de la Nacién como son: instalaciones locativas, ubicacién, seguridad,
funcionalidad, condiciones ambientales, capacidad, equipamiento, consistencia entre otros,
para ef resguardo de los documentos del municipio de Ataco Tolima, con el fin de
conservar en buen estado los archivos que conciernen al municipio.
DATOS GENERALES
Con el fin de promover y garantizar el buen funcionamiento del Sistema de Archivo
Nacional para las entidades piblicas, se cred la Ley 80 de 1989 que establece “es funcién
del Archivo General de la Nacién Jorge Palacio Preciado promover la organizacién y
fortalecimiento de los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la
organizacién administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la eficacia de la
gestion del Estado y la conservacién del patrimonio documental”. Ademds, es de gran
importancia hacer mencién sobre el Acuerdo 049 de 2000 “Por el cual se desarrolla el
articulo del Capitulo 7 “Conservacién de Documentos” del Reglamento General de
‘Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. Pues es de gran
importancia y necesario reglamentar las condiciones de los edificios y locales que se
destinan para las sedes de archivos
Para el mejoramiento de sus procesos Archivisticos la Alcaldia de Ataco Tolima cuenta con
el Archivo General del Municipio ubicado en las instalaciones de la Alcaldia Municipal
donde contiene archivo histérico y el Archivo de Gestion que esta propiamente en el
Palacio Municipal
En la Actualidad solo existe el Programa de Gestin Documental, Plan Institucional de
Archivo y el Sistema Integral de Archivo. El Archivo Central no cuenta con el espacio
suficiente para albergar la documentacién.
IDENTIFICACION DEL PROBLEMA O NECESIDAD
En el archivo central no son aptas para la conservacién de los documentos del municipio,
insuficiencia en el almacenamiento, medio ambiental, seguridad y mantenimiento, para la
preservacign de los archivos de gestién y acervos documentales.
En la actualidad la Alcaldia de Ataco Tolima cuenta con tan solo dos archivos, que son el
Archivo General del Municipio y el Archivo de Gestién que esta propiamente en el Palacio
Municipal, pues no cumplen en su totalidad con la normatividad del ACUERDO No. 049 (5
de mayo de 2000) Por el cual se desarrolla el articulo del Capitulo 7 “Conservacion de
Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y
Palacio Municid Se Rake HRSG A archivos”.
Tel: (8) 2240042 Fax: (8) 2240006
E-Mil: aiceidia@ataco-tolime govco
. si x mica mUrpUH AMR
* i Tolima
Otro camino es posibie
ATACO VALE LA PENA
DESPACHO ALCALDE
Los archivos actuales y de transferencia del municipio albergan 553 metros lineales en
archivos como: historicos, central, general y de gestién. Que reposan en el Palacio
Municipal y Archivo General del Municipio ubicado en las instalaciones del palacio
‘municipal. Con el Acuerdo No. 049 del 5 de Mayo de 2000 por el cual se desarrolla el
articulo del Capitulo 7 “Conservacin de Documentos” del Reglamento General de
Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. Para la
‘Administracién Piblica es de gran importancia mantener y conservar en buen estado cada
uno de los documentos que se utilizan para la realizacién de diferentes procesos por tal
motivo dicho acuerdo contempla que las Entidades publicas deben cumplir con las
condiciones minimas para la edificacién, mantenimiento, almacenamiento, seguridad,
medio ambiental que puedan de esta forma garantizar la conservacién optima de los
acervos documentales.
Los archivos actuales y de transferencia del municipio albergan 553 metros lineales en
archivos como: histéricos, central, general y de gestién. Que reposan en el Palacio
Municipal y Archivo General del Municipio, que anualmente tienen un incremento de
50,5 metros lineales lo que hace que cada dia el espacio sea més reducido para archivar
Jos documentos del municipio, el cual es de gran importancia la ripida construccién del
archivo.
El archivo histérico realiza una sola trasferencia y Ia totalidad del archivo es de
conservacién total
— El archivo central realiza una sola transferencia con la totalidad de los documentos
existentes a la fecha y que se debe realizar unas acciones tendientes a establecer por cuanto
tiempo se conservaran los documentos,
El archivo de gestidn tiene un proceso de eliminacién por periodos de dos a cinco afios
de conservacién y el porcentaje de eliminacién es del 60% aproximadamente sobre la
informacién transferida al archivo central.
(CAUSAS QUE GENERAN EL PROBLEMA
Directas Indirectas _
‘* Falta de espacio fisico disponible para | Desconocimiento de los requisitos
almacenar los archivos del municipio. técnicos para el_~—_almacenamiento
mantenimiento y seguridad de los archivos,
© Las instalaciones existentes no cumplen
con los__requisitostéonicos de | Escasez de recursos asignados para Ia |
almacenamiento, seguridad, mantenimiento, | administracién de los archivos.
medio ambientales exigidas.
Palacio Municipal Calle 8 No 4~07
Tel: (8) 2240042 Fax: (8) 2240006
E-Mail: 2icaidia@ataco-tolima gov.co %ezg* “lima
Otro camino es posible
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DESPACHO ALCALDE
___EFECTOS GENERADOS POR EL PROBLEMA
Directo _ Indirecto
Deterioro progresivo de los archivos. © Desarticulacién entre los procesos que
* Condiciones inadecuadas de corresponden al archivo de gestién y acervo
almacenamiento y aglomeracién de documental
archivos, * Acceso libre a documentos controlados,
‘* Inadecuada disposicién espacial de los
archivos. © Deficiente ubicacién de los documentos.
Perdida de la memoria historica del
L_ municipio.
OBJETIVO GENERAL
Disefio, construccién y dotacién de unas instalaciones fisicas para el Archivo del Municipio
de Ataco Tolima que cumpla con las condiciones normativas que pemnitan el
almacenamiento, seguridad y mantenimiento de los acervos documentales y archivos de
gestion,
OBJETIVO ESPECIFICOS
Son los objetivos especiticos:
* Determinar las caracteristicas técnicas de las instalaciones fisicas del archivo.
+ Disefiar la distribucién en planta de las instalaciones del archivo del Municipio.
+ Prever un espacio suficiente para acoger la documentacién acumulada.
* Propiciar un ambiente climético adecuado para la conservacién optima de los
documentos.
+ Contar con la dotacién de muebles y enseres adecuados para la ubicacién de los archivos.
‘+ Optimizar la organizacién de los documentos que reposan en los archivos.
‘* Controlar el volumen de entrada de documentos a la sede de archivo.
* Establecer mecanismos estructurales que conlleven a la buena organizacion de los
archivos.
‘ Prevenir el deterioro de los documentos que se encuentran en archivo.
ANALISIS DE ALTERNATIVAS
Alternativas de solucién
Disefio, construccién y dotacién de un espacio fisico que cuente con las condiciones
adecuadas y éptimas para la implementacién de los Archivos del Municipio de Ataco
Tolima, donde reposarin los acervos documentales, archivos de gestién.
Disefio de las instalaciones fisicas, construccién, dotacién e instalacién de muebles y
enseres para la distribucién de los archivos de gestién y acervos documentales para la
Palacio MunicidaveoaneteweSvACIGR del mismo. De acuerdo con el Acuerdo No. 049 (5 de mayo de 2000)
Tel: (8) 224004B464l(quabaspdesarrolla el articulo del Capitulo 7 “Conservacién de Documentos” del
E-Mail: aicoid:dteglamonto,Geaerab de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a Tape cnronrmema oni
Otro camino es posible
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archivos”. Estos espacios fisicos deben cumplir con la normatividad, como la ubicacién,
aspects estructurales, capacidad de almacenamiento, distribucién de las dreas asignadas
Para el equipamiento y areas en custodia de la documentacién, estanteria, mobiliario,
contenedores, condiciones ambientales y dems.
ESPECIFICACIONES TECNICAS DE ESTANTERIA PARA ARCHIVO:
Existen tres tipos de estanteria para material de archivo, a continuacién se relacionan las
especificaciones de cada una de ellas, es de aclarar que el costo de las mismas dependen del
eficiente uso que se haga de los espacios.
Estanteria fija:
Los estantes deben estar construidos en Liminas metilicas sélidas, resistentes y estables con
tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado quimicamente estable.
~ Deberd tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100kg/mt lineal
~ La balda superior debe estar a un maximo de 180 cms, para facilitar la manipulacién y el
acceso del operario a la documentacién.
~ La balda inferior debe estar por lo menos a 10 ems del piso. i
~ Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para
posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduacién cada 7 em. \
© menos.
— Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar \
desgarres en la documentacién. |
Estanteria rodante:
~ Sistema modular desarmable, conformado por elementos independientes.
— Adaptable a cualquier area disponible con incrementos de 15 0 30 cm en su profundidad
siendo 0.75cm la minima y 6.00m la maxima.
~ Altura esténdar disponible de 2.05, 2.25 y 2.45 metros.
— Longitud nominal de los entrepafios (frente UDC) de 0.60, 0.75, 0.90 y 1.20 metros ittiles
en todo su frente.
= Sistema de transmisién de potencia en carros mecénicos incorporada dentro del panel
frontal, sin clementos externos que afectan el ancho del pasillo principal de consulta,
= Manivela de accionamiento unidad motriz con disefio ergonémico para su mejor
funcionamiento.
= Graduacién de los entrepafios y accesorios por medio de soportes de enganche
independientes, de 2.5 centimetros en todo Ia altura util de la columna.
~ Divisores en lamina deslizables en toda la longitud del entrepafi.
alacio Municipal Calle 8 No 4-07
‘el: (8) 2240042 Fax: (8) 2240006
Mail: aicaidia@ataco-tolima gov co
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Acariy munupur Anee
Tolima
Otro camino es posibli
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Elementos de control ambiental:
Para contar con los elementos que permitan controlar los factores medioambientales que a
afectan la documentacién se establece los minimos que garanticen una mayor duracién y
conservacién del mismo; como : deshumificadores, extractores de polvo, extractores de
aire, aire acondicionado, termémetro, termohidrégrafos y aspiradoras.
Herramientas para consulta: Mesas de consulta, sillas y Lector de microfilme y digital
Equipo tecnolégico: Computadores, Impresoras, Escéner y Video beam.
ASPECTOS LEGALES
Constitucién Nacional de 1991.
— Plan de Desarrollo Municipal: Seguridad ambiental y del entorno
Sector: Equipamiento Municipal.
‘Competencia : Construir, ampliar y mantener la infraestructura del edificio de la Alcaldia, y
los demas bienes de uso pablico, cuando sean de su propiedad, teniendo en cuenta lo
dispuesto en materia de equipamientos colectivos en el plan de ordenamiento territorial. -
Ley 80 de 1989: Crea el archivo General de la Nacion,
= Acuerdo No. 049 (5 de Mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el articulo del Capitulo 7
“Conservacién de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones
de edificios y locales destinados a archivos”.
~ Decreto 1515 del 19 de Julio de 2013. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo
concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor historico al Archivo
General de la Nacién, a los Archivos generales de los entes territoriales, se derogan los
decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones”.
ANALISIS DE EFECTO
‘Con proyecto Sin proyecto
Organizacién éptima y adecuada de los | Incremento anual de los archivos sin contar
Palacio Muni
Tel: (8) 22
E-Mail: aical
archivos del municipio y de los entes
descentralizados.
= Facil y rapido acceso a los archivos del
municipio de Ataco Tolima.
= Seguridad para el resguardo de los
documentos.
= Amplias éreas de depésitos para el
ineremento anual de los archivos.
— Condiciones ambientales éptimas para la
conservacién de los documentos.
= Preservacién de la memoria histérica del
Municipio.
aR Epa TINE Para reseuadar ot
ug IS L
Lali de los documentos del
ae
con espacios fisicos acordes para su
almacenamiento.
Muebles y enseres insuficientes para
archivar los documentos.
= Desarticulaciin de los_entes
descentralizados con a administracién
central en lo que a los archivos (de gestién e
historicos) se refiere.
— Pérdida progresiva de los archivos
‘municipales. ATACO VALE LA PENA
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Con la implementacion de este proyecto se busca un eficiente resguardo de los acervos
documentales, archivos de gestién y documentos de los entes descentralizados del
Municipio de Ataco Tolima, con el fin de dar cumplimiento en su totalidad a la
normatividad y legislacién del Archivo General de la Nacién,
SOSTENIBILIDAD
Este proyecto es sostenible en el tiempo pues la administracién del municipio se encargara
de garantizar su operacién y sostenibilidad del mismo en el tiempo.
El proyecto es pertinente al dar cumplimiento en totalidad a las leyes que contempla el
Archivo General de la Nacional como lo es la Ley 80 de 1989, el Acuerdo 049 de 2000 y el
Decreto 1515 del 19 de Julio de 2013, con esto se pretenden conservar de una manera
adecuada los archivos del municipio.
PROPUESTA DE SERVICIOS Y ACOMPANAMIENTO PARA LA
ORGANIZACION DEL ARCHIVO DE LA ENTIDAD
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, es la pieza juridica fundamental del marco
regulatorio de la archivistica piblica en Colombia, esta ley contiene un capitulo importante
que regula lo relacionado con la administracién de los archivos. La norma define asuntos
claves como son la obligatoriedad de la conformacién de los archivos publicos, la
responsabilidad de la gestién documental, la propiedad, manejo y aprovechamiento de los
archivos publicos, la responsabilidad de los funcionarios frente a los documentos de
archivo y a los archivos como un todo, la obligatoriedad de las entidades de brindar
capacitacién archivistica y la posibilidad de introducir nuevas tecnologias en la gestion
documenta.
En la misma norma se establece que las entidades estan obligadas a elaborar programas de
gestién documental, “pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologias”. Siendo el caso de
rescatar los siguientes articulos como punto de apoyo y soporte para el presente estudio:
Art7. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo: Los funcionarios de archivo
trabajaran sujetos a los més rigurosos principios de ética profesional, a lo dispuesto en la
Constitucién Politica de Colombia, especialmente en lo previsto en su articulo 15, a las
leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuariin siempre guiados por los valores de una
sociedad democratica que les confia la misién de organizar, conservar y poner al servicio
de la comunidad la documentacién de la administracion del Estado y aquélla que forme
Palacio Municigpartealelepntsimogio documental de la Nacién.
I: (8) 2240042 Fax: (8) 2240006
EMail: 2icaldia@ataco-tolima gov.co os
i ecarery munpur Aree
Tolima
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ATACO VALE LA PENA,
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Art. 11. Obligatoriedad de la conformacién de los archivos piblicos: El Estado esti
obligado a la creacién, organizacién, preservacién y control de los archivos, teniendo en
cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivistica.
Art. 12. Responsabilidad: La Administracién Pblica ser responsable de la gestion de
documentos y de la administracién de sus archivos.
Art. 13. Instalaciones para los Archivos: La administracién piblica debera garantizar los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En
los casos de construccién de edificios publics, adec' de espacios, adquisicién 0
arriendo, deberdn tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre areas de
archivos,
Art. 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades
Piblicas: Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior
jjerarquia, pertenecientes a las entidades pablicas, a cuyo cargo estén los archivos piblicos,
tendran la obligacién de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la
informacién de los documentos de archivo y serin responsables de su organizacién y
conservacién, asi como de la prestacién de los servicios archivisticos.
Art. 19. Soporte Documental: Las entidades de! Estado podrin incorporar tecnologias de
avanzada en la administracién y conservacién de sus archivos, empleando cualquier medio
técnico, electrénico, informético, éptico o telematico, siempre y cuando cumplan con los
siguientes requisitos:
+ Organizacién archivistica de los documentos.
+ Realizacién de estudios ténicos para la adecuada decisién, teniendo en cuenta aspectos
como la conservacién fisica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,
perdurabilidad y reproduccién de la informacién contenida en estos soportes, asi como el
funcionamiento razonable del sistema.
+ PARAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozaran de la
validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos
por la leyes procésales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la
informacién.
+ PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores histéricos no podran ser
destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier
medio.
La informacién técnica es fundamental en la planeacién y desarrollo de las actividades
correspondiente a los archivos. Los informes de estas actividades, merecen un proceso de
organizacién por parte de la entidad territorial, que permitan su adecuada conservacién,
utilizacién y consulta, Para tal efecto, la ley de archivos presenta una metodologia para que
Jas entidades, cumplan con la obligacién de la entrega de informes técnicos generados, en
los plazos establecidos. Cabe anotar la importancia de la unificacién en la presentacién de
Palacio Municirigls Gall@fdorémAfdo en cuenta las normas basicas del Archivo General de la Nacién para
Tel: (8) 224004 Farid tHAAAL Mental, con lo cual se pretende dar una vision general de la normatividad
EMail: alcaidi ia archivistica ha emitido el Archivo General de la Nacién, para dar a
s% AULUIUHY eRUHpU AUR
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ATACO VALE LA PENA
DESPACHO ALCALDE
cumplimiento con lo que éste estipula con respecto a la organizacion de archivos de
Entidades Publicas. La gestién documental se define como el conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificacién, manejo y organizacién de la
documentacién producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final con el objeto de facilitar su utilizacion y conservacién. Dada la importancia de ta
Tabla de Retencién Documental como un elemento indispensable en la gestion documental
y siendo un instrumento archivistico esencial que permite la racionalizacion de la
Produccién documental y la institucionalizacién del ciclo vital de los documentos en los
archivos de gestién, central e histOrico de las entidades.
MEDARDO ALFONSO SUAREZ CARVAJAL
Contratista
Palacio Municipal Calle 8 No 4-07
Tel: (8) 2240042 Fax: (8) 2240006
alcaldia@etaco-tolimagov.co Alcaldio Municipal Ata
Tolima
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ATACO VALE LA PENA,
INIT: 800.100 naa.+
Plan Estratégico Institucional
(Diciembre 21 de 2016)
INTRODUCCION
La Alcaldia Municipal de Ataco Tolima, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 “Ley
General de Archivo” se ha propuesto como una de sus estrategias fundamentales desarrollar
el Plan Estratégico Institucional, teniendo como punto de referencia las necesidades
identificadas en el diagnéstico integral de archivos y los factores criticos sefialados como
oportunidades de mejora
Para tal efecto, se han contemplado objetivos y metas que con la aprobacién debida de los
recursos, minimicen los riesgos que actualmente tiene la entidad para la atencién oportuna
de los ciudadanos y las condiciones adecuadas orientadas a la preservacién del patrimonio
documenta.
EI Plan Estratégico Institucional seré el resultado de un proceso dinamico al interior de la
Entidad Territorial, el cual estara basado en la cooperacién, articulacién y coordinacién
Permanente entre la alta direccién y los responsables de las areas de archivo, tecnologia,
planeacién, juridica y los productores de la informacién, con el fin de orientar los planes,
Programas y proyectos a corto, mediano y largo plazo, que permitan desarrollar la funcion
archivistica en un periodo de tiempo determinado.
En este orden de ideas con la adopcién de herramientas archivisticas se busca optimizar los
procesos de la oficina del Archivo Central de la entidad, planear, hacer seguimiento y
articular con los planes estratégicos la funcién archivistica de acuerdo con las necesidades,
debilidades, riesgos y oportunidades de mejora en el manejo documental, con el objetivo de
que las funciones a ejecutar sean eficientes, eficaces y encaminadas hacia el mejoramiento
continuo de la Alcaldia Municipal de Ataco Tolima.
1. QUE ES EL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Teniendo en cuenta establecido por el Archivo General de la Nacién, es un instrumento
para la planeacién de la funcién archivistica, el cual se articula con los demés planes y
proyectos estratégicos previstos por la Alcaldia Municipal de Ataco Tolima
2, IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL PLAN PARA EL MUNICIPIO DE
ATACO TOLIMA.
Palacio Municipal Calle 8 No 4-07
) 2240042 Fax: (8) 2240006
E-Mail: alcaidia@ataco-tolima.gov.co Alcaldia Municipal Atac:
Tolima
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INIT: 800.100.0891
Se resalta su importancia como soporte a la planeacién estratégica en los aspectos
archivisticos y de orden normativo, administrativo, econémico, técnico y tecnolégico.
Los archivos y la buena gestién para su Optimo uso, contribuyen tanto a Ia eficacia y
eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promocién activa del acceso a
Ja informacién publica.
De esta manera la Alcaldia da garantia de la existencia de procedimientos claros para la
creacién, gestién, organizacién y conservacién de los mismos, obteniendo a través de la
implementacién del respectivo pian los siguientes beneficios:
* Contar con un marco de referencia para la planeacién y el desarrollo de la funcién
archivistica,
* Definir con claridad los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la funcién
archivistica.
* Optimizar el uso de los recursos previstos para la gestion y procesos archivisticos en el
Plan Estratégico Institucional y el Plan de Accién Anual
* Mejorar la eficiencia administrativa e incrementar la productividad organizacional
* Articular y coordinar los planes, programas, proyectos y modelos relacionados con la
gestion documental y la funcién archivistica.
‘* Facilitar el seguimiento, medicién y mejora de los planes y proyectos formulados.
3. CONTEXTO ESTRATEGICO DE LA ENTIDAD
MISION
La Alcaldia Municipal de Ataco Tolima
VISION
Para el afio 2020 se consolidard como referente de las Entidades Territoriales en Gestion
Documental en excelencia operativa, reputacién y transparencia; offeciendo a los
funcionarios capacitaciones y un portafolio integral de soluciones archivisticas en
cumplimiento a las normas fundamentales de archivo y contribuyendo al cumplimiento de
la VISION de la Entidad Territorial
VALORES CORPORATIVOS
‘Transparencia Responsabilidad Confiabilidad
‘Soy transparente, actuo para | Soy responsable, me anticipo y| Sey competente, trabajo con |
construir un ambiente de| respondo por las consecuencias| parimetros de calidad
seguridad y confianza entre la| que mis actuaciones | eficiencia, para—_generar
[Ateat sus_funcionarios,| decisiones puedan tener sobre | confianza’ Cumplo las ofertas de
Palacio Municipal Calle 8 No 4-07
‘Tel: (8) 2240042 Fax: (8) 2240006
E-Mail: alcaidin@staco-tolima.gov.co
SSS
=e“ re Alcaldio Municipal Atoo
* Tolimo
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100.040-1,
‘brindandofes “wna informacion [los demas, asi como sobre el] accion que hago y respondo a
‘oportuna, relevante y de calidad. | medio ambiente y el entorno | los requerimientos y necesidades
Entiendo el caracter pablico de de los demis.
mi labor y cuido los bienes
piblicos de los que soy
responsable
Calidez Compromiso Tnnovacién
Soy célido, respeto las] Soy comprometido porque me| Soy creativo, comparto
diferencias, me importa el otro y| identifico con los. fines y| promuevo mievas formas de
{rato de entender sus propésitos de la empresa, pongo | pensar y hacer para anticipar y
circunstancias para ayudarle | empefio en Jo que hago y voy | lograr los cambios deseados.
buscar soluciones, sin arrogancia | mas alla de mis obligaciones.
Y siempre con respeto y
amabilidad
Servi
Soy capaz de dar, apoyar,
ayudar, cooperar, escuchar y
‘entender las necesidades
‘expectativas de mis grupos de
interés, porque reconozco en
ellos el ser humano que me
inspira a actuar para contibuir y
trascender.
POLITICA DE RESPONSABILIDAD
La Responsabilidad de la Entidad Territorial debe ser el marco de actuacién dentro del cual
se desarrollan los objetivos estratégicos, para contribuir al desarrollo humano sostenible a
través de la generacién de valor social, econémico y ambiental, acogiendo tematicas sobre
sostenibilidad contempladas en iniciativas locales, nacionales y mundiales
La actuacién socialmente responsable tiene un fundamento ético, a partir del
Teconocimiento de los impactos que sus decisiones tienen sobre los grupos de interés; y se
gestionaré desde el quehacer diario de la Alcaldia Municipal de Ataco Tolima y de los
funcionarios que la conforman.
POLITICA DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
La Alcaldia Municipal de Ataco Tolima orienta su gestién de una manera integral y en
consecuencia actiia dentro estrictos criterios de eficacia y eficiencia en la prestacién del
servicio a la comunidad para el logro de sus objetivos y de los sefialados en la ley y en sus
3
Palacio Municipal Calle 8 No 4-07
Tel: (8) 2240042 Fax: (8) 2240006
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SSS _ i _ _______==S=S Alcaldia Municipal Atac:
Tolima
DESPACHO ALCALDE
Otro camino es posible
ATACO VALE LA PENA
"Nr: 800.100.089-2
estatutos, orientindose hacia la satisfaccién equilibrada de las necesidades de sus
funcionarios y al desempefio efectivo de Ia Entidad.
VISION ESTRATEGICA DEL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL
La Alcaldia Municipal de Ataco Tolima, garantizaré Ia administracién de archivos, la
preservacién de la informacién y los aspectos tecnologicos y de seguridad, con miras a
disefiar y elaborar un procedimiento para la ordenacién y descripeién de los fondos de
archivo y realizar capacitacién en materia archivistica.
OBJETIVOS
Con el propésito de minimizar los riesgos de los aspectos criticos y los ejes articuladores
identificados, en la Alcaldia planteado los siguientes objetivos:
* Disefiar, implementar y mantener el programa de gestion documental, que contribuya de
‘manera eficaz a la funcién archivistica y documental.
* Implementar los programas especificos que plantea la guia del Archivo de General de la
Nacién y los estipulados en el PGD, de manera que su aplicabilidad aporte a los problemas
de gestion documental de la Entidad
* Disefiar un procedimiento para la ordenacién y descripcién de los fondos de archivo, con
el fin de disminuir el volumen y acumulacién de los mismos en los archivos de gestién.
* Elaborar tablas de valoracién documental para la entidad, con el objetivo de optimizar el
almacenamiento dispuesto para los documentos de la Entidad y proteger aquellos que
rTequieren de conservacién total
* Iniciar el Plan de Capacitacién en Gestién Documental formulado dentro del PGD.
* Fortalecer el compromiso y responsabilidad de los funcionarios a través de desarrollo y
cultura y toma de conciencia en la importancia del manejo documental,
* Mejorar la infraestructura del archivo central, por medio de la adquisicién de estanteria
{que garantice la preservacién a largo plazo de la documentacién.
‘* Garantizar la disponibilidad en el suministro de elementos de proteccién personal, para
los funcionarios que requieren de los mismos en la ejecucién de sus funciones.
‘* Cumplir oportunamente con las normas legales en materia de archivo y gestion
documental, de forma que se trabaje bajo lineamientos normativos para la conservacién de
la informacion.
* Aplicar y actualizar las tablas de retencién documental de la entidad.
* Medir el desempeiio de los aplicativos de software que se tienen en la entidad, de manera
que se garantice el cumplimiento de la seguridad de la informacién.
* Implementar instrumentos de seguridad de la informacién para los documentos
electrénicos y digitalizados.
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‘NTT: 800.100.049-1
DESPACHO ALCALDE
4. MAPA DE RUTA
Alcaldio Municipal Atac:
Tolima
Otro camino es posible
ATACO VALE LA PENA,
OBJETIVOS | PLANES Y
PROYECTOS | PLAZO
CORTO
MEDIANO
PLAZO
LARGO.
PLAZO.
‘Disetar, implemeniar | Proy
yy maniener un | Desarrollo
programa de gestin | Apliacion de
coniribuya de manera | Herramicnas
axchivistia | lineamientos
documenta. nemmativos en
{ Ataco Tolima
ASOCIADOS
Provecto &
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2017
2018
2019 -2020
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Archivo de General
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2018
2019-2020
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Tolimo
DESPACHO ALCALDE
Otro camino es posibte
ATACO VALE LA PENA
‘ur: 09300.049:.-
Archivisticas, bajo
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Otro camino es posible
ATACO VALE LA PENA
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‘Adecuar Iss | Tncorporar
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archivo general del | Presupuesto
‘municipio debido a | para la gestién
age depesto. 20 | documental
Imodidas necsarias
pare salvaguardar la
documentacion
producida por a
Entdad Tertoril
5. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Los indicadores propuestos para realizar seguimiento a la implementacién son los
siguientes:
NOMBRE DEL INDICADOR: % de Implementacién del PGD.
OBJETIVO | FORMULA | UNIDAD DE.
MEDIDA Y
FRECUENCIA
META | RESPONSABLE | FORMA
DE MEDICION DE
MOSTRAR
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Tolima
DESPACHO ALCALDE
Otro camino es posible
ATACO VALE LA PENA,
nr:
Or er Niamero 9% Anual 40% | Lider Grafen
trazabildad al | programas &1PINAR combinado
desarrollo del | especticos (Barras-Lineas)
PGD con | implementados /
referente aia | Total de
implementacién.| programas
de cada uno de | especiicos
Jos programas | propuestos) *
specifics | 100,
propucstos,
Yerifiando que
‘se contribuye a
la efcincia y
rmejora de ia
seston
documental de
Jacatdad. -
NOMBRE DEL INDICADOR: % de Capacitacion _
‘OBJETIVO | FORMULA | UNIDADDE | META — | RESPONSABLE | FORMA DE
MEDIDA Y DEMEDICION | MOSTRAR
FRECUENCIA
Capacior a Tos | (Namew ae] (Siero de 80% | Lider Gratio
famcionaios | capacitaciones | s4Pscitciones Implementacin | combinado
mmatcria. ee | reatzadas en eIPINAR Garas-Linees)
achivistcn —y'| Sajreneey | achivistica/
estin Nemec, | Numero de
dhocumental, con | SmSteenes | eAPecitaciones
clfinde que cada | Fee 9g | plancadas)* 100
NOMBRE DEL INDICADOR: % de Modernizacién del Archivo Central
‘OBIETIVO [| FORMULA | UNIDADDE | META | RESPONSABLE] FORMADE
MEDIDA Y DEMEDICION | MOSTRAR
FRECUENCIA
% Trimet 60% | Tider Grates
combinado
del PINAR (BarasLineas) ar Alcaldio Municipal Atacc
= Tolima
DESPACHO ALCALDE ———
Otro camino es posible
ATACO VALE LA PENA
ome ‘memoria ‘mantenimiento y
corporativa, asi | limpieza al
como también | archivo central
cumplir con
estindares
fegales que
apuntan temas
de infrestructura
na cntidad,
NOMBRE DEL INDICADOR: % de transferencia e integridad de datos
OBJETIVO | FORMULA | UNIDAD DE META | RESPONSABLE | FORMA DE
MEDIDA Y DE MEDICION | MOSTRAR
FRECUENCIA | _
Realizar (Datos % Semestral 30% Tider Graficos
trasfrencia de | blaneados) Implementacién | combinado
datos dal delPINAR | (Barras-Lincas)
aplicativo, con el
fin de optimizar
1 eficiencia
administrativa y
‘operativa dela
cntidad,
NOMBRE DEL INDICADOR: % de Entrega de Elementos de Proteccién Personal
‘OBJETIVO [FORMULA | UNIDAD DE] META RESPONSABLE | FORMA DE
MEDIDA Y DEMEDICION | MOSTRAR.
FRECUENCIA
‘Camplir con | ON ‘de | % Amal 30% Ter Grafica
requisites legales | colaboradores a Implementacion | combinado
y normatives en | los que se le ‘del PINAR, (Barras-Lineas)
materia de | suministré
seguridad y salud | durante el
scupacona, con | semeste / N° de
€l finde prover | colaboradoes
thos niveles de | tues que
bhonesar alos | requran para el
fimcionarios de | desempeio de
atid sus fincones en
© el semestre)*100
NOMBRE DEL INDICADOR: % de Cumplimiento Legal en Gestién Documental
OBJETIVO [FORMULA | UNIDAD DE | META | RESPONSABLE | FORMA DE
MEDIDA ¥ DE MEDICION | MOSTRAR.
FRECUENCIA,
‘Camplir (a aspectos |% Semesiral — | 90% Tider Gralico
cportunamente | normativos Implementaciéa | combinado
on os | legales que se tes ‘del PINAR (Barras-Lineas)
requerimientes | da. cumplimicnto
Jegales | efective / N° de | _J
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Tolima
DESPACHO ALCALDE
Otro camino es posibie
ATACO VALE LA PENA
‘spactos ~
normatives —y
legates
‘esablecdos en of
norm grama del
proceso gestion
10
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aa Tolima
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Otro camino es posible
ATACO VALE LA PENA
Plan de Accién Institucional
(Diciembre 21 de 2016)
El plan de Accién Institucional es un instrumento de programacién anual de las metas de la
entidad, que permite a cada area de trabajo, orientar su quehacer acorde con los
compromisos establecidos, articulando sus procesos con los lineamientos con el Plan
Nacional de Desarrollo -PND, y demas politicas del sector, el marco estratégico
institucional (misién, vision, objetivos estratégicos) y las funciones de la entidad. En el
Plan de Accién se definen los productos, actividades y metas de gestién que se realizaran
en cada vigencia con sus correspondientes indicadores, teniendo en cuenta los recursos
disponibles (humanos, financieros, fisicos como inmobiliarios, el depdsito y tecnolégicos.
Mensualmente se realiza seguimiento al Plan, generando informacién clara y consistente
sobre el avance en el cumplimiento de las metas establecidas, informacién que sirve de
soporte para la determinacién e implementacién de acciones.
Proyecto: Aplicacién de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo) y la Ley 1712 de
2014 (Ley de Transparencia del Derecho de acceso a la informacién piiblica) en la
Alcaldia Municipal de Ataco Tolima.
OBJETIVOS | META INDICADOR | TIEMPO DE | RESPONSABLE
DURACION
5 ‘Organizar | Actualizacion, ‘Tablas de Retencion | Comité Internode | Alcalde ‘Municipal.
(Clasificar, ordenar y | Socializacion y | Documental (TRD) | Archivo (15 dias ~| Comité Internode
describ) los | Aplicacion” de Febrero). Archivo
documentos para su | Tablas de Retencion Responsable Archivo
adecuada explotacon | Documental” (TRD) Municipal
al servicio. deta | on ls Archivos de defos y Ausiliares de
sestion y la toma de | Gestién dela ‘cada dependencia
decisiones en Ia | Administracion
AAlcaldia Municipal | Municipal de Ataco
‘de Ataco Tolima,
* Valorar, seleccionar
Tablas de Valoracion | Seguimiento por
al | Alcalde Municipal
Documental (TVD) | comité intemo de | Comité Iniemo de
“Retualizacion,
ycliminar los | Socializacion’
‘documentos que | aplicacion de archivo Archivo,
‘carezcan de valor | laTablas ée Responsable Archivo
para la gestion | Valoracion Municipal
Administrativa, Documental, (TVD) Jefes y Ausiliares de
yy Formato Unico de ‘cada dependencia
Iaventario
Documental en el
Archivo Central ©
Hisorico del
Municipio Atoco
(Resear Ta| tmplanar ol | Farmaio Unicode | Tabulasiin do la | Aleaids Munispal
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& Tolima
DESPACHO ALCALDE
Otro camino es posible
ATACO VALE LA PENA
wm ‘aponb lidad de tos | documento ‘inventario informacion Comité Internode
documentos electrnico en et | Documental Archivo
producidos por ta | Manicipio. de Responsable Archivo
‘Adminisrocon | Tangua, através de Manipal
Manicipal en | la digtalizacion de Jefisy Auxiliaes. de
siwaciones de | Ia documentacion ada dependencia
requsrimientos para | producida por las
fos Entes de Control | diferentes eas dela
la civdadania en | Adminisracon
Municipal de Ataco
Permit 1a | Lograr la iamersiGn, | Documenta ‘Alcalde Municipal
recuperacion de | apropiaciény | electronica Comite Intemo de
informacion de | eilurizacion de los Archivo.
‘caracter institucional | medios tecnokbgicos Responsable Archivo:
deforma mas | para Ia adocusda Municipal
cfectiva yexacta | gestion documenta Jefes y Ausilires de
‘ada dependencia
Togar que ecumento Depurscion, ‘Alealde Municipal
Archivo Municipal soponpaa_sonsunoy
Jet op somnatnoop sums
us comaogl og ee oceroe __[stocvoxe (jyonea|acs “auano et pas ed
‘apa
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eg Provan ans
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ATACO VALE LA PENA,
RESOLUCION No 288
(Octubre 26 de 2016)
POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA E IMPLEMENTA EL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL EN
LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE ATACO TOUIMA
Ei Alcalde Municipal de Ataco Tolima, en uso de sus facultades legales y constitucionales, y en
‘especial las conferidas en la Ley 594 de 2000, articulo 21 y el Decreto 1080 de 2015 articulo
28.25.10, Decreto 103 de 2015 y,
CONSIDERANDO:
Que en virtud de io sefiaiado en ei Decreto 2609 de 2012, reglamentario del titulo V de la Ley 594
de 2000 “Ley General de Archivo" y parcialmente los articulos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2014, la
‘Administracién Municipal de Ataco Tolima, ha disefiado el Programa de Gestién Documental
(PGD), como instrumento de apoyo para el desarrollo de sus procedimientos de correspondencia,
archivos de gestién, central e hist6rico.
Que el articulo 21 de la ley 594 de 2000 dispone que las entidades publicas deberdn elaborar
programas de gestion de documentos, pudiendo contemplar e! uso de nuevas tecnologias y
soportes, en cuya aplicacién deberén observarse los principios y procesos archivisticos,
Que el Articulo 15 de la ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la
informacién Pablica Nacional y se dictan otras disposiciones, establece que los sujetos obligados
deberén adoptar un Programa de Gestién Documental en el cual se establezcan los
Procedimientos y lineamientos necesarios para la produccién, distribucién, organizacién, consulta
¥ conservacién de los documentos piiblicas. Este Programa deberd integrarse con las funciones
‘administrativas del sujeto obligado. Deberén observarse los lineamientos y recomendaciones que
el Archivo General de ia Nacién y demés entidades competentes expidan en la materia,
Que el Articulo 17 de la ley 1712 de 2014, sefiala que para asegurar que los Sistemas de
Informacion Eiectrénica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la
informacion pablica, los sujetos obligados deben asegurar que estos: a) Se encuentren alineados
con fos distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de
Gestién Documental de la entidad. b) Gestionen la misma informacién que se encuentre en los
sistemas administrativos del sujeto obligado; c) En el caso de la informacién de interés puiblico,
deberé existir una ventanilla en la cual se pueda acceder a la informacion enYormatos y lenguajes
Comprensibles para los ciudadanos; d) Se encventren alineados con fa estrategia de gobierno en
linea o de la que haga sus veces.
Que e! Decreto 103 de 2015 plantea que en desarrollo de la Ley 1712 de 2014, se entenderé por
Programa de Gestién Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la
identificacién, gestion, clasificacién, organizaciOn, conservacién y disposicién de la informacion
piiblica, desde su creacién hasta su disposicién final, con fines de conservacién permanente ©
eliminacién.
Palacio Municipal Calle 8 No 4-07
Tek: (8) 2240042 Fax: (8) 2240006
E-Mail:
£
Alcaldio Municipal Ataco pene Man, Alcaldia Municipal Ataco
we SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO
ww ATACO VALE LA PENA,
Que el Objetivo del Programa de Gestién Documental administrar fos documentos que se
producen y reciben en la Entidad Territorial garantizando su organizacién, conservacién, custodia y
disposicién finai, mediante, la centralizacién del sistema para la administracién de archivos y los
servicios ofrecides por el Sistema de Gestién Documental y asi se ve desde a perspectiva de la Ley
'594 de 2000 General de Archivo.
Que de conformidad con lo establecido en el articulo 4 del Decreto 2609, la coordinacién de la
gestion documental en la Administracién Municipal de Ataco Tolima se encuentra a cargo del
Secretario General y de Gobierno.
Que el Programa de Gestién Documental fue debidamente estudiado y aprobado por el Comité
Interno de Archivo, en virtud de lo establecido en el articulo 11 del Decreto 2609 de 2012.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO.-. ADOPTAR el PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) para el
‘Municipio de Ataco Tolima, cuyo objeto principal es el de servir de guia a los procesos archivisticos
que contempla el ciclo vital det documento, actividades, fiujos de informacién, formatos
establecidos y aplicables en la entidad segiin lineamientos misionales y visiénales de la Alcaldta de
‘Ataco, como parte esencial de! proceso administrative municipal necesario para el cumplimiento
de los servicios que como entidad publica debe prestar.
ARTICULO SEGUNDO. La aplicacién del Programa de Gestién Documental es de obligatorio
cumplimiento de todos los servidores y empleados pablicos, asi como de los contratistas que
prestan servicios al Municipio de Ataco Tolima.
OBJETIVOS ESPECIFICOS Identificar las actividades archivisticas a implementar en la estructura
Del Programa de Gestién Documental, metodologia y los procedimientos que orienten
arménicamente su desarrollo en una entidad.
Dar cumplimiento a la normatividad vigente para el manejo de la gestién documental y demas
normas aplicables para seguimiento y control en la gestién de las entidades pablicas.
ARTICULO TERCERO,- £1 Municipio de Ataco Tolima deber inciuir en sus planes anuales de
‘capacitacién los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del Programa de
Gestién Documental a los funcionarios de la Administracion Municipal de Ataco Tolima.
ARTICULO CUARTO.- Procesos de la Gestién Documental. La gestion documental comprende
como minimo los siguientes procesos, los cuales se encuentran desarroliados en guia de
procedimiento anexa a este acto administrative y comprende ias siguientes etapas:
1 Planeaci6n
2. Produccién del documento
3. Gestion y Tramite — recepcién de documentos —distribucién de documento —
Palacio Municipal Calle 8 No 4-07 re Alcaldia Municipal Ataco
» ‘SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO.
ATACO VALE LA PENA
4. Organizacién — clasificacién de documento
5. Transferencia
6. Diagnéstico de Documentos
7 Preservacién a Largo Plazo
8. Valoracion
ARTICULO QUINTO.- EI Programa de Gestién Documental adherido en la parte final del presente
acto administrativo, debers ser publicado en la pégina WEB del Municipio de Ataco Tolima.
ARTICULO SEXTO.- La presente Resolucion rige a partir de la fecha de su publicacién
Dado en el Municipio de Ataco Tolima, a los veintitrés (23) dias del mes de agosto de Dos Mil
Dieciséis (2026),
‘COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Palacio Municipal Calle 8 No 4-07
(8) 2240006 rae Alcaldia Municipal Ataco
* ‘SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO Tolima
Otro camino es posible
ATACO VALE LA PENA
Programa de Gestién Documental del Municipio de Ataco Tolima,
Normatividad emitida por el AGN
1 ASPECTOS GENERALES
El presente documento ha sido elaborado en el marco del desarrollo del Plan de Mejoramiento
Archivistico 2016 ~ 2019 “Otro camino es posible ATACO VALE LA PENA”, en cumplimiento del
Decreto 2609 de 2012 y demas normatividad vigente en cuanto a la gestién documental.
Con la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, el tema de la gestién documental queda
consignado en el Titulo V, Articulos 21 al 26, en los que se establece que las entidades publicas
deberdn elaborar programas de gestién documental, se sefialan los procesos archivisticos, la
formacién de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de las tablas de
retencién documental, la reglamentacién de los documentos contables, notariales y otros y la
obligacién de los inventarios documentales.
La administracién municipal de Ataco Tolima, con el fin de revisar e identificar las necesidades de
la gestién docurmental en el municipio y ajustarnos a las nuevas normas sobre materia archivistica
Se debe insistir en que los documentos son el lenguaje natural de la administracién y, por tanto, la
informacion debe ser veridica, consultable y confiable en los actos administrativos.
1.1 INTRODUCCION
Considerando que el Programa de Gestién Documental se establece dando cumplimiento a la
normativa segiin lo indicado en la: Ley General de Archivos, T it u lo V: Gestién de Documentos,
articulo 21. Programas de gestién documental. Las entidades puiblicas deberén elaborar programas
de gestién de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologias y soportes, en cuya
aplicacién deberén observarse los principios y procesos archivisticos. Decreto 2609 de 2012 donde
se dan las pautas para la elaboracién del programa de gestién documental de las entidades
piiblicas y el manejo de los archivos electrénicos, nos proporciona los parémetros y lineamientos
para preservar la integridad de la informacion en sus diferentes soportes.
El Programa de Gestién Documental - PGD de la Administracién Municipal de Ataco Tolima, esta
enmarcado en el cumplimiento de la Ley 594/00 en su articulo 4° “Principios Generales", La Ley
1712/14 Ley de Trasparencia y derecho de acceso a la informacién publica Nacional, y el Decreto
2609/12 Art. 6° “Instrumentos Archivisticos para la Gestién Documental, la Alcaldia formula el
Programa de Gestién Documental como instrumento archivistico el cual es aplicable a nivel
nacional y sirve para facilitar el control, acceso, administracién de la documentacién y
preservacion de la memoria institucional, acorde con las buenas practicas y normatividad vigente
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Otro camino es posibte
ATACO VALE LA PENA
El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario un conocimiento sobre las
técnicas organizativas para gestionar los documentos en sus diferentes fases. El presente
documento debe ser actualizado cada cuatro (4) afios, como instrumento archivistico que
contribuye al desarrollo administrativo, eficiencia administrativa, y la transparencia del municipio
de Ataco Tolima.
1.2 ALCANCE
El Programa de Gestién Documental es un programa donde permite identificar las acciones,
actividades, metas, normativa, herramientas técnicas, administrativas, tecnol6gicas y econémicas
para desarrollar los procesos de la gestién documental como son la Planeacién, Produccién;
Gestion y trémite; Organizacién; Transferencia; Disposicin; Preservacién a largo plazo y
Valoracién, que se cumplen en las unidades de correspondencia, archivos de gestién central e
histérico, teniendo en cuenta los principios que rigen al estado en materia archivistica.
Para la implementacién de! PGD se parte del concepto de archivo total Donde se tiene como base
la integralidad del documento en sus diferentes etapas del ciclo vital, sin importar el soporte
documental en el cual este plasmado, su contenido es la carta de navegacién para identificar la
labor de planeacién de la gestion documental de la entidad y la complementariedad existente con
otros sistemas de gestién.
EI Programa de Gestién Documental y sus versiones debe ser revisado y aprobado por el Comité
Interno de Archivo en cumplimiento a lo establecido en el articulo 2.8.2.5.11 del decreto 1080 de
2015, y su implementacién es responsabilidad de la Secretaria General y de Gobierno y el auxiliar
administrativo en Gestién Documental
1.3 OBJETIVO GENERAL
Definir una herramienta donde se documente a corto, mediano y largo plazo el desarrollo
sistemético y la normalizacién de los procesos archivisticos y el conjunto de actividades
trativas tendientes a la planeacién, ejecucién, seguimiento, manejo, modernizacion de la
documentacién desde su origen hasta su disposicién final. Con el objeto de facilitar su utilizacién y
conservacién,
admi
1.3.1 OBIETIVOS ESPECIFICOS
1. Planear las estrategias a desarrollar en el periodo 2016-2019, actualizando y asignando recursos
financieros, administrativos, tecnolégicos y normativos que permitan un acertado control y
seguimiento del Programa de Gestién Documental de la entidad.
2. Continuar con las bases y conceptos establecidos en el Programa de Gestién Documental para
la homogenizacién de la actividad archivistica de la entidad.
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cee
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3. Garantizar la seguridad, conservacién y disposicién final de la informacién contenida en los
documentos elaborados y recibidos por la entidad, a su vez el acceso a la informacién como la
normatividad lo determina.
4. Apoyar la transparencia, la eficiencia y la eficacia en el modelo de gestién de la entidad. 5.
Prestar con responsabilidad y oportunidad los servicios de archivo.
6. Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la entidad, dentro
del cumplimiento de sus funciones.
7. Dar cumplimiento a la normatividad emitida por el Archivo General de la Nacién y las demas
que el gobierno Nacional disponga en lo relacionado con el archivo institucional.
8. Preservar correctamente la documentacién de acuerdo a la normatividad que para el
almacenamiento y custodia de la informacién se requiere, de conformidad con las normas
vigentes como el manejo de temperatura, y humedad, entre otros
1.4 PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO
Este documento va dirigido a todas las dependencias de la Alcaldia Municipal de Ataco Tolima
“Otro Camino es Posible ATACO VALE LA PENA”, que harén parte de su implementacién, con el
‘objetivo de evaluar, aprobar y darle un control y seguimiento apropiado a las estrategias que se
establecen en el Programa de Gestién Documental, para poder asi brindarle a los usuarios de
todos los servicios y tramites que se prestan para brindar una mejor atencién.
141. Usuarios internos:
Son la alta Direccién, servidores piblicos, contratistas y pasantes que prestan sus servicios a la
‘Administracién Municipal de Ataco, en particular, al Comité interno de Archivo. De igual forma
estel Programa de Gestién Documental (PGD) seré de libre consulta para usuarios como:
Todas las dependencias de la administracién municipal.
1.4.2 Usuarios Externos
1) Ciudadanos colombianos, personas naturales o juridicas, puiblicas 0 privadas, veedurias
ciudadanas.
2) Organismos de control, operadores judiciales, de control politico y los facultados para
inspeccién y vigilancia de la gestién documental.
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1.5 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD
1.5.1 Normativos. El PGD de la entidad, se sustenta fundamentalmente bajo las normas
constitucionales, juridicas y procedimentales que se identifican en la constitucién nacional, leyes,
decretos y demas normas que rigen la archivistica en Colombia, se incluye la normatividad interna
‘en materia archivistica como fuente de transparencia en la administracién publica. Constitucién
politica de Colombia Ley 80 de 1989 establece que es funcién del Archivo General de la Nacién
Jorge Palacios Preciado promover la organizacién y fortalecimiento de los archivos de las
entidades del estado en sus diferentes niveles de la organizacién administrativa, territorial y por
servicios, para garantizar la eficacia de la gestién del Estado y la conservacién del patrimonio
documental. Articulo 2°, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nacién Jorge
Palacios Preciado tiene como funcién formular, orientar, coordinar y controlar la politica nacional
de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos econémicos, sociales,
cculturales, cientificos y tecnolégicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de
Archivos.
Ley 594 de 2000, Articulo 5* de la Ley 594 de 2000 define el Sistema Nacional de Archivos como el
conjunto de instituciones archivisticas articuladas entre si, que posibilitan la homogeneizacin y
normalizacién de los procesos archivisticos, promueven el desarrollo de estos centros de
informacién, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
informacién y a los documentos y los siguientes articulos: Articulo 6, Articulo 21, Articulo 22,
Articulo 25, Articulo 26.
Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la
informacién y la organizacién de las tecnologias de la informacién y las comunicaciones -TIC, en
especial el principio orientador de neutralidad tecnol6gica. Que las tecnologias de la informacién y
la comunicacién, estén modificando las practicas y formas de gestionar los documentos en las
entidades pilicas, lo cual tiene efectos sobre el patrimonio documental del pais.
Ley 1437 de 2011 en el Capitulo Cuarto del Titulo Ill, regula aspectos relacionados con el uso de
medios electrénicos su validez y fuerza probatoria, asi como sobre el expediente y archivo
electrénico su validez y fuerza probatoria asi como sobre el expediente y archivos electrénicos los
cuales tienen incidencia en el desarrollo de ta politica archivistica para todas las entidades del
Estado y por lo tanto, tienen aplicacién en el Sistema Nacional de Archivos.
Capitulo IV de la Ley 1437 de 2011, autorizan la utilizacién de medios electrénicos en el proceso
administrativo en particular en lo referente al documento piiblico en medios electrénicos, el
archivo electrénico de documentos, el expediente electrénico, la recepcién de documentos
electrénicos por parte de las autoridades y la prueba de recepcién y envio de mensajes de datos,
asi como la Ley 527 de 1999 en sus articulos 6 y 9 , los cuales enmarcan dentro de las
responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nacién Jorge Palacios Preciado como
ente rector de la politica archivistica del Estado.
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Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir 0 reformar regulaciones,
procedimientos y trémites innecesarios existentes en la Administracién Publica, establece en los,
articulos 4 y 14 el uso de las tecnologias de la informacién y Las comunicaciones y en particular al
uso de medios electrénicos como elemento necesario en la optimizacién de los trémites ante la
‘Administracién Publica.
Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Cédigo General del Proceso y se dictan otras
disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologias de la informacién y de las comuunicaciones
en todas las actuaciones de la gestién y trémites de los procesos judiciales, asi como en la
formacién y archivo de los expedientes. Otras Aplicables:
Ley 80 DE 1989. Crea el Archivo General de la Nacién de Colombia
Ley 80 DE 1993. Articulos .39 y 55 Estatuto de Contratacién Administrativa.
Ley 4 DE 1913. Obligacién de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los
documentos de los archivos.
Ley 47 DE 1920. Sobre proteccién del patrimonio documental y artistico.
Ley 45 DE 1923. Articulo 99 Sobre conservacién de documentos bancarios.
Ley 40 DE 1932. Sobre registros y reformas civiles de las personas.
Ley 14 DE 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccién del patrimonio cultural. Ley 163
DE 1959. Sobre proteccién de patrimonio cultural
Ley 39 DE 1981. Sobre microfilmacién y certificacién de archivos.
Ley 23 DE 1981. Regula archivos de las historias clinicas.
Ley 23 DE 1982. Sobre derechos de autor.
LEY 57 DE 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos publicos.
Ley 63 DE 1986. Aprueba el tratado que prohibe la importacién, exportaci6n y transferencia ilegal
de los bienes culturales.
Ley 6 DE 1992 Articulo 74. Uso y valor probatorio al disco éptico en documentos tributarios.
Ley 31 de 1992 Articulos 54-55. Publicidad, reserva y conservacién documentos Bancos de la
Repiiblica.
LEY 44 DE 1993. Sobre derechos de autor, funcionarios piblicos.
Ley 136 DE 1994. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacién y
funcionamiento de los municipios.
Ley 270 DE 1996. Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologias en la Administracién de Justicia
Atticulo 95.
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Ley 527 DE 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electronico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacién
yy se dictan otras disposiciones.
Ley 610 DE 2000. Responsabilidad Fiscal (Arts.20 reserva y expedi
responsabilidades fiscales).
in de copias. Arts.60 Boletin de
Ley 640 DE 2001. Conciliacién ante servidores puiblicos (Art 15, archivo constancia, actas y
antecedentes de audiencias de conciliacién)
Ley 734 DE 2002. Cédigo Disciplinario Unico (Articulo 34 numeral, 1,5 y 22 Articulo 35 numeral
8,13y 21.
Ley 795 DE 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgénico del Sistema Financiera (Articulo
22).
Ley 951 de 2005. Acta de Informe de Gestién. (Proceso de entrega y recepcién de los asuntos y
recursos publicos del Estado Colombiano, al término e inicio del ejercicio de un cargo publico).
Ley 962 DE 2005 Anti trémites. (Arts. 3 inciso3, Acceso a los registros y archivos de la
Administracién Pablica en los términos previstos por la Constitucién y la Leyes) y Art. 28. Ley 975
DE 2005. Ley de Justicia y Paz (Capitulo X "Conservacién de Archivos" Arts. 56 deber de memoria,
Arts, medidas de preservacién de los archivos, Arts. medidas para facilitar el acceso a los archivos).
Ley 1105 DE 2006 Modifica el Decreto Ley 254 de 2000 "régimen para la liquidacién de las
Entidades Piblicas del Orden Nacional” (Arts. 25, pardgrafo 10. Archivo de procesos y de
reclamacién de soportes)..
Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso ala Informacién Publica Nacional
Decreto Ley 019 de enero de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trémites innecesarios existentes en la Administracién Piblica
Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio.
Decreto 3354 de 1954 Prohibe adulteracién, recorte y doblez de microfilmes y prohibe la
incineracién de documentos microfilmados.
Decreto 264 de 1963 Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservacién del patrimonio
hist6rico, artistico, monumentos.
Decreto 960 de 1970 Estatuto notarial. (Articulos 106, 107, 113, 114 y 115). Decreto 1260 de 1970
Estatuto del Registro Civil de la personas. (Articulos 8, 13 al 16).
Decreto 2274 de 1988 Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccién a los archivos.
(Articulos 1.2 5).
Decreto 624 de 1989 Uso de medios magnéticos en la informacién tributaria. (Articulo 633).
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Decreto 2620 de 1993 Reglamenta el procedimiento para la utilizacin de medios tecnolégicos
adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.
Decreto 856 de 1994 Libros y archivo del Registro Unico de Proponentes (Articulo 11). Decreto
1584 de 1994 Documentacién e informacién estrictamente indispensable. Pardgrafo. Conservacién
de documentos. Registro proponentes Cémara de Comercio. Decreto 1382 de 1995 Tablas de
retencién documental y transferencias al Archivo General de la Nacién por entidades del orden
nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 2150 de 1995 Suprime autenticacién de
documentos originales y uso de sellos, prohibe entre otros: exigir copias 0 fotocopias de
documentos que la entidad tenga en su poder; prohibe a las entidades puilicas limitar el uso de
tecnologias para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas
electrénicos de archivos y transmisién de datos. (Articulos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29).
Decreto 1748 de 1995 Archivos laborales informéticos. (Articulos 1, 47, 49 y 62),
Decreto 998 de 1997 Reglamenta la transferencia de la documentacién histérica de los archivos
del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva,
Decreto 1474 de 1997 Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9 informacién laboral
‘empleados).
Decreto 190 de 2003 Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, articulo 11, Archivo documentos
y actuaciones a que hace referencia capitulo I! “Reconocimiento econémico para la rehabilitacin
profesional y técnica”.
Decreto 3666 de 2004 Por medio del cual se consagra El Dia Nacional de los Archivos en Colombia.
Decreto 2578 del 13 de diciembre del 2012 Por el cual se corrige el articulo 8* y los literales 5 y 6
del articulo 12° del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias secundarias y de
documentos de valor histéricos al Archivo General de la Nacién y a los archivos generales
territoriales.
Decreto No. 2609 del 14 de diciembre del 2012 Por el cual se reglamenta el Titulo V de la ley 594
del 2000, parcialmente los articulos 58 y 59 dela Ley, 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones
‘en materia de Gestién Documental para todas las Entidades del Estado. Decreto 2482 del 3 de
diciembre de! 2012 Por el cual se establecen os lineamientos generales para la integracién de la
planeacién y Ia gestién” tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeacién y Gestion
como instrumento de articulacién y reporte de la planeacién, el cual incluye politicas de desarrollo
administrativo de la gestién documental del Estado.
Decreto 103 de 2015 fortalece la gestién documental ptiblica y ratifica el papel de los Archivos en
la transparencia del Estado Circulares y Acuerdos del Archivo General de la Nacién
Decreto 1080 de mayo 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto tinico Reglamentario del
Sector Cultura”.
Circular Externa No 00S de 2011 - Prohibicién para Enviar los Originales de Documentos de Archivo
‘a Otro Tipo de Unidades De Informacién.
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