MANUAL AUTODIDACTA SOBRE USO Y APLICACIN DEL CICLO DE PROYECTOS EN MUNICIPALIDADES MODERNAS

CONSULTOR: MARIO NCHEZ EDUCAR, S.A. DE C.V.

2010

PRESENTACIN

La lucha contra la pobreza rural y urbana es uno de los principales retos y desafos que enfrentan las diferentes municipalidades de El Salvador. Los proyectos de desarrollo que han realizado las diferentes gestiones municipales, de los 262 municipios, para contribuir a superar la pobreza de sus habitantes, han sido encomiables; sin embargo, muchos de dichas acciones, se han limitado a dar respuestas inmediatas a necesidades y/o problemas emergentes de corto plazo, que en la mayora de casos, no han tenido un cambio sostenible en las condiciones de vida de la poblacin del municipio. La visin que se ha tenido tradicionalmente en las municipalidades acerca de un proyecto a estado vinculado a dos dimensiones: primero, cumplir con un requerimiento (la carpeta tcnica); y segundo, justificar un gasto. Ambas dimensiones, orientadas a satisfacer peticiones, demandas y exigencias de los habitantes del municipio o bien al cumplimiento de promesas hechas por los funcionarios municipales. Esta visin de proyecto, ha llevado a que muchas autoridades y funcionarios municipales omitan el cumplimiento de la normativa legal (requisitos y procedimientos) que regulan la identificacin, formulacin, ejecucin y evaluacin de proyectos, y por consiguiente, sean observados sistemticamente en las Auditoras realizadas por la Corte de Cuentas de la Repblica. El Fondo de Inversin Social para el Desarrollo Local (FISDL), con la asistencia tcnica de PROMUDE GTZ, viene impulsando un proceso de modernizacin de las municipalidades orientado a fortalecer las capacidades y habilidades tcnicas de funcionarios municipales, basados en principios de participacin, transparencia y rendicin de cuentas. La modernizacin de las municipalidades de El Salvador, supone un proceso de transformacin conceptual y metodolgica, pasando de una visin tradicional, hacia una visin integral de ciclo de proyectos, que le permita alcanzar a los municipios cambios sostenibles en la vida de sus habitantes.

Con la elaboracin del MANUAL AUTODIDCTA SOBRE USO Y APLICACIN DEL CICLO DE PROYECTOS EN MUNICIPALIDADES MODERNAS el FISDL pretende brindar una respuesta a la necesidad que tiene la mayora del personal de las municipalidades y otros agentes que les apoyan, de renovar su marco conceptual y metodolgico sobre el uso y aplicacin del ciclo de proyectos, como una herramienta estratgica para contribuir a mejorar las condiciones de vida de la ciudadana. En la medida que las municipalidades hagan uso y aplicacin del presente Manual Autodidacta se vern beneficiadas ellas mismas, ya que al asegurar la participacin ciudadana en la solucin de sus necesidades y/o problemas, lograran altos grados de representatividad y asegurarn la calidad de los servicios que prestan a la ciudadana.

MDULO 1: FASE DE IDENTIFICACIN

Nombre de la Fase: IDENTIFICACIN La fase de identificacin consiste en clarificar, ampliar, con los diferentes actores y sectores de la ciudadana, la idea preliminar de proyecto, para construir de forma consensuada un perfil bsico de proyecto que sirva de insumo para la formulacin de la carpeta tcnica.

Propsito: Elaborar un perfil bsico de proyecto, consensuado entre diferentes actores y sectores del municipio, que responda a una necesidad, problema y/o potencialidad que se desea cambiar.

TOMAR NOTA: En esta fase no slo se habla de identificar una necesidad o problema, tambin, de descubrir una potencialidad que tenga el municipio, la cual puede convertirse en una oportunidad para ejecutar un proyecto que contribuya a mejorar la calidad de vida de la poblacin. Son ejemplos de potencialidades identificadas que puede convertirse en proyecto los siguientes: Abundante agua, convertida en un proyecto de Parque Acutico. Diversidad de vegetacin a ms de 2,000 metros de altura sobre el nivel del mar, convertido en un campamento Eco turstico. Alto nmero de pequeos productores de granos bsicos, convertida en una tienda comunitaria.

Cmo pasar de una idea de proyecto identificado en el plan de inversiones y/o presupuesto participativo, hacia la elaboracin de un perfil bsico de proyecto? Cuando la municipalidad ya tiene identificado una idea de proyecto para responder a una necesidad, problema y/o potencialidad, debe seguir los siguientes pasos:

Pasos

Paso 1: Revise el Plan de Inversiones y/o Presupuesto Participativo y examine que el problema identificado se encuentra en el mismo. Verifique que exista un inters manifiesto del Concejo Municipal de ejecutar ese proyecto, a travs de un Acuerdo Municipal, cuando el caso lo amerite. Paso 2: Identifique y seleccione los actores y sectores organizados ya existentes en la municipalidad (Por ejemplo: ADESCOS, CDE, ACE, Comits de Desarrollo, Movimiento de Mujeres, Sindicatos, Gremio de Docentes, Transportistas, Agricultores, entre otros) que estn relacionados con el problema identificado. Paso 3: Haga una convocatoria para invitar a participar a un taller de elaboracin de perfil bsico de proyecto (Anexo 1) a los/as actores y sectores identificados y seleccionados. CONVOCATORIA LA ALCALDA MUNICIPAL CONVOCA A UN TALLER A REALIZARSE, EL SBADO 20 DE AGOSTO, A LAS 2.00 P.M. EN LA CASA COMUNAL. OBJETIVO: UNIFICAR CRITERIOS PARA LA SOLUCIN A PROBLEMA EDUCATIVO IDENTIFICADO.
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TOMAR NOTA:

El punto de partida es la identificacin de un problema existente, pero es necesario que los diferentes actores y sectores participantes en el taller clarifiquen, amplen, discutan, intercambien, valoren y aporten ideas; para describir, por consenso, cul es el cambio que desean lograr entre la situacin actual y la situacin final de la necesidad, problema y/o potencialidad identificada. La herramienta que ayudar a definir el cambio que se espera lograr entre la situacin actual y final, es el perfil bsico de proyecto. Elaborar un buen perfil bsico de proyecto es la mejor garanta que se tendrn los insumos necesarios para formular la carpeta tcnica de proyecto.

Paso 4: Desarrolle el taller de elaboracin de perfil bsico de proyecto, con los representantes de actores y sectores que han asistido, realizando los siguientes pasos: Paso 4.1. Describan la situacin actual del problema identificado.

Problema identificado:

Nios/as entre 10 y 14 no pueden continuar estudiando cuarto, quinto y sexto grado. Idea de proyecto: Contratacin de profesores (Segn Plan de Inversiones y/o Presupuesto Participativo) Cul es la situacin actual del problema?: Para describir la situacin actual debe responder a las preguntas siguientes: A cuntas personas afecta?, edades que abarca?, dnde viven?, Qu problema (slo uno) les est afectando? As, lo expresan las personas:
Los alumnos no pueden continuar estudiando en la escuela el cuarto, el quinto y el sexto grado, porque no hay profesores. As, debe redactarse el problema tcnicamente 180 estudiantes entre 10 y 14 aos del cantn El Salto del Municipio de San Juan Nonualco no continan sus estudios en el segundo ciclo de Educacin Bsica.

Paso 4.2. Identifique las causas que generan el problema

Problema identificado: nios/as entre 10 y 14 no pueden continuar estudiando cuarto, quinto y sexto grado.

Cules son las causas que generan dicho problema? Para identificar las causas debe hacerse la pregunta: Por qu ocurre este problema? As, lo expresan las personas
As, debe redactarse las causas tcnicamente

Los paps los mandan a trabajar o los Bajo inters de los padres por la ocupan en tareas de la casa educacin de sus hijos El Ministerio de Educacin ha contratado Bajo nmero de docentes contratados. nicamente profesores para atender a los alumnos de primero a tercer grado; pero, no se han contratado para cuarto, quinto y sexto grado. La escuela no tiene suficientes aulas, Pocas aulas disponibles aunque tiene bastante terreno. No hay suficientes pupitres donde los Reducido nmero de pupitres alumnos puedan sentarse para

Paso 4.3. Identifique la consecuencia que se deriva de dicho problema como efecto de no resolverlo o atenderlo.
Problema identificado: nios/as entre 10 y 14 no pueden continuar estudiando cuarto, quinto y sexto grado.

Cul es la consecuencia de no resolver dicho problema?: Para identificar la consecuencia debe responderse: Qu pasara, qu ocurrira, si no se resuelve el problema? As lo expresan las personas
As debe redactarse la consecuencia tcnicamente Alta probabilidad que nios y nias de 10 a 14 aos ingresen a maras, consuman drogas y cometan actos de delincuencia.

Los alumnos corren el riesgo de caer en maras, drogas y delincuencia

TOMAR NOTA:

Observa cmo estn redactadas las causas y consecuencia tcnicamente (bajo, pocas, reducido y alta, etc.), es con el propsito de medir posteriormente el cambio. Siempre que redacte una causa y/o consecuencia debes utilizar palabras similares (alta, incremento, bajo, pocas, etc.).

Paso 4.4. Describa cul es la situacin final o cambio que se espera lograr para mejorar la situacin actual del problema de la poblacin.

Problema identificado: quinto y sexto grado.

nios/as entre 10 y 14 no pueden continuar estudiando cuarto,

Cul es la situacin o cambio final que se esperamos lograr? Debe redactar en sentido positivo la descripcin de la situacin inicial del problema (Lea paso 4.1.)

As, lo expresan las personas

As, debe redactarse la situacin final tcnicamente

Que los alumnos y las alumnas continen 180 estudiantes entre 10 y 14 aos del
estudiando cuarto, quinto y sexto grado, para que sigan aprendiendo. cantn El Salto del municipio de San Juan Nonualco pueden continuar sus estudios en el segundo ciclo de Educacin Bsica

Paso 4.5 Redacte los resultados que espera lograr o alcanzar para resolver las causas identificadas. Cada resultado debe estar orientado a resolver una causa identificada.

Cules son los resultados que esperamos alcanzar? Cada causa

identificada convirtala en resultado, redactndola positivamente como algo ya logrado o alcanzado. (Lea paso 4.2.) 1. 2. 3. 4.
Alto inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as. Incrementado el nmero de docentes contratados. Mayor nmero de aulas disponibles. Aumentado el nmero de pupitres

Paso 4.6. Describa el impacto esperado, para contribuir a disminuir la consecuencia identificada.
Cul es impacto que se espera alcanzar en el mediano y largo plazo? La consecuencia identificada redctela en sentido positivo (Lea paso 4.3.)

Baja probabilidad que nios y nias de 10 a 14 aos ingresen en maras, consuman drogas y cometan actos de delincuencia.

Paso 4.7. Enumere las actividades a desarrollar para cada uno de los resultados que se espera lograr, para alcanzar el cambio entre la situacin inicial y la situacin final.
Qu debemos hacer para lograr el cambio que se espera alcanzar? Enumere las actividades para cada resultado que se espera alcanzar o lograr. (Lea paso 4.5.)

Resultado 1: Alto inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as. Actividades 1.1. Visitas domiciliarias. 1.2. Charlas a padres y madres en escuelas e iglesias. 1.3. Premios a padres que matriculen a sus hijos/as

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TOMAR NOTA:

Por razones de espacio slo se ejemplifica el resultado 1. Se solicita que las personas participantes elaboren las actividades, metas y medios de verificacin para los resultados 2, 3 Y 4 esperados.

Paso 4.8. Establezca una meta para cada resultado y actividad a lograr, para medir el nivel de cambio esperado. Metas a lograr o alcanzar
Cmo medimos lo que deseamos alcanzar. Establezca para cada resultado y sus actividades una meta que se exprese en cantidad (porcentaje: 80%, 70%), calidad, referida a la naturaleza de la accin (alto inters por la educacin, visitas domiciliarias), y tiempo (mes en que debera de haber sido ejecutada la meta y/o actividad: al tercer mes, al mes diez) (Lea paso 4.5. y 4.7) Resultado 1: Alto inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as. Meta de Resultado 1 a lograr: 80% de los padres de familia manifiestan un alto inters por la educacin de sus hijos/as, al tercer mes de iniciado el proyecto. Meta de actividades a lograr: 1.1. 80% de visitas domiciliarias realizadas, al tercer mes de iniciado el proyecto. 1.2. 70% de charlas impartidas a padres y madres de familia en escuelas e iglesias, al mes diez de iniciado el proyecto. 1.3. 80% de padres premiados por matricular a sus hijos/as, al mes doce del proyecto.

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Paso 4.9. Enumere los medios de verificacin que utilizar para constatar que las metas de resultado y actividades se han cumplido en cantidad, calidad y tiempo.

Cmo evidenciamos o demostramos lo que se ha alcanzado? (Lea paso 4.8) Medio de verificacin Resultado 1: Carta compromiso de padres de familia de enviar a sus hijos/as a segundo ciclo. Medio de verificacin de Actividades: 1.1. Registro de firmas de personas visitadas en las visitas domiciliarias. 1.2. Listas de asistencia de padres y madres a charlas impartidas. 1.3. Huella/firma y nmero de DUI de padres y madres que han recibido premios.

Para facilitar la elaboracin de un perfil bsico del proyecto a nivel de la municipalidad se le proporciona el Cuadro 1 (Anexo 2) para que desarrolle del paso 4.1 al paso 4.9 tal como se le ejemplifica. Lea y observe detenidamente el cuadro 1 del ejemplo de perfil de proyecto elaborado y fjese en lo siguiente:

Aspectos a observar en el cuadro 1 perfil de proyecto Existe una relacin vertical y horizontal entre los pasos que se han seguido. Verticalmente el paso 4.4. se relaciona con el paso 4.1; el paso 4.5. se relaciona con el paso 4.2.; el paso 4.6 se relaciona con el paso 4.3.; y el paso 4.7, se relaciona con el paso 4.5. Vaya al cuadro 1 y verifquelo. Horizontalmente, el paso 4.8 y 4.9 se relacionan con el paso 4.7. Vaya al cuadro 1 y verifquelo. La descripcin de la situacin actual y final esperada, indica cantidad (180 nios y nias), para reflejar la magnitud del problema a resolver. Vaya al cuadro 1 y verifquelo.
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Cuadro 1. Perfil bsico del proyecto

Paso 4.1. Situacin actual Paso 4.2. Causas 1. Poco inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as. 2. Bajo nmero de docentes contratados. 3. Pocas aulas disponibles. 4. Reducido nmero de pupitres. Paso 4.5. Resultados esperados Paso 4.3. Consecuencia Alta probabilidad que nios y nias de 10 a 14 aos ingresen a maras, consuman drogas y cometan actos de delincuencia.

180 estudiantes entre 10 y 14 aos del cantn el Salto del Municipio de San Juan Nonualco no continan sus estudios en el segundo ciclo de educacin bsica

Paso 4.4. Situacin esperad0

final

cambio

Paso 4.6. Efecto o impacto esperado

180 estudiantes entre 10 y 14 aos del cantn el Salto del Municipio de San Juan Nonualco pueden continuar sus estudios en el segundo ciclo de educacin bsica

4.7. Actividades a desarrollar Resultado 1: Alto inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as

1. Alto inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as. 2. Incrementado el nmero de docentes contratados. 3. Mayor nmero de aulas disponibles. 4. Aumentado el nmero de pupitres Paso 4.8. Metas a lograr Resultado 1: 80% de los padres de familia manifiestan un alto inters por la educacin de sus hijos/as, al tercer mes de iniciado el proyecto.

Baja probabilidad que nios y nias de 10 a 14 aos ingresen a maras, consuman drogas y cometan actos de delincuencia.

Paso 4.9 medio de verificacin Resultado 1: Carta compromiso de padres de familia de enviar a sus hijos/as a educacin parvularia.

Actividades: 1.1. Visitas domiciliarias.

1.2. Charlas a padres y madres en escuelas e iglesias.

1.3. Premios a padres que matriculen a sus hijos/as

Actividades: 1.1. 80% de visitas domiciliarias realizadas, al tercer mes de iniciado el proyecto. 1.2. 70% de charlas impartidas a padres y madres de familia en escuelas e iglesias, al mes diez de iniciado el proyecto. 1.3. 80% de padres premiados por matricular a sus hijos/as, al mes doce del proyecto.

Actividades: 1.1. Registro de firmas de personas visitadas en las visitas domiciliarias. 1.2. Listas de asistencia de padres y madres a charlas impartidas. 1.3. Verificacin de huella/firma y nmero de DUI de padres y madres que han recibido premios.

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En los pasos que tienen relacin vertical, fjate en las palabras que aparecen en negrita y cursiva y constata como cambian de un estado negativo a un estado positivo: no pueden continuar sus estudios a pueden continuar sus estudios; de bajo inters a alto inters; de bajo nmero de docentes a incrementado el nmero de docentes; de alta probabilidad a baja probabilidad; entre otros. Vaya al cuadro 1 y verifquelo. Las metas de resultado y actividades deben reflejar tres atributos fundamentales: cantidad (80%), calidad (alto inters por la educacin) y tiempo (al tercer mes de iniciado el proyecto). Vaya al cuadro 1 y verifquelo. Los medios de verificacin se corresponden con cada resultado y sus respectivas actividades a desarrollar. Vaya al cuadro 1 y verifquelo. Paso 5: Solicite a los actores y sectores participantes en el taller, que indique el tipo de aporte pueden ofrecer o gestionar para el proyecto (econmico o en especie), para lograr sus resultados. (Anexo 3). Siguiendo el ejemplo, lea y observe el cuadro No. 2. Paso 6: Solicite a los actores y sectores que expresen de forma espontnea cmo lograran la sostenibilidad del proyecto en las 4 fases del ciclo del proyecto (Anexo 4). Los aportes de los participantes se irn registrando en el cuadro No. 3. Observe el cuadro y analice el tipo de actividades sugeridas para que la ciudana contribuya a la sostenibilidad del proyecto. Paso 7: Conforme un Comit de Gestin de Proyecto integrado por los diferentes actores y sectores participantes en el taller, para que le den continuidad a las siguientes fases del ciclo de proyecto: Formulacin, Ejecucin y Evaluacin. Los cargos y funciones claves de los miembros del Comit de Gestin de Proyecto estn descritas en el Anexo 5.

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Cuadro 2. Persona o institucin participante y tipo de aporte que ofrecen o gestionaran para el proyecto
Resultados esperados Persona y/o institucin Padres de familia de la Asociacin Comunal para la Educacin (ACE). Tipo de aporte que ofrecen o gestionaran 200 horas de trabajo voluntario para visitas domiciliarias. Costo estimado En US $ Ao 1 86.00
Ao 2 Ao 3

86.00

Movimiento de Mujeres 1. Alto inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as.

100 horas de trabajo voluntario para ofrecer charlas a padres de familia en escuelas e iglesias. Donaciones en efectivo o especie para la entrega de premios a padres de familia Pago de tres profesores de segundo ciclo, por servicios profesionales, durante el segundo y tercer ao del proyecto Construccin de infraestructura fsica para tres aulas. Dotacin de 120 pupitres, para tres grados.

1,500

1,500.00

2,000.00 Empresa privada

2,000.00

2. Incrementado el nmero de docentes contratados.

Municipalidad/FODES

8,000.00

8,000.00

3. Mayor nmero de aulas disponibles.

4. Aumentado el nmero de pupitres.

ONGs Internacionales de educacin Ministerio de Educacin

12,000.00

3,600.00

Costo total

19.186.00 11,586.00 8.000.00

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Cuadro no. 3: contribucin de la ciudadana a la sostenibilidad del proyecto en las 4 fases del ciclo de proyecto
Sostenibilidad del proyecto
Fase de Identificacin Organizndose en Comits. Firmando carta compromiso de participar e involucrndose en las actividades del proyecto. Fase de Formulacin Participando en jornadas de capacitacin. Participando conjuntamente con el Formulador en los ejercicios prcticos para la formulacin de la carpeta tcnica de proyecto. Aportando trabajo voluntario en funcin del proyecto. Gestionando ante el Ministerio de Educacin el nombramiento de profesores. Fase de Ejecucin Asumiendo la corresponsabilidad de las diferentes actividades que se ejecuten en el proyecto. Haciendo seguimiento al trabajo del Realizador y Supervisor. Realizando un control del inventario de los recursos del proyecto. Estableciendo mecanismos de mantenimiento de los resultados del proyecto. Aportando trabajo voluntario en funcin del proyecto. Fase de Evaluacin Participando en las diferentes mesas de trabajo. Involucrndose en la preparacin para el desarrollo del taller de evaluacin. Identificando y sistematizando las lecciones aprendidas. Integrando a nuevos miembros en las comisiones conformadas. Reconociendo y estimulando el trabajo de las personas que han participado activamente en las 4 fases del ciclo de proyectos.

Aprovechando todas
las estructuras organizativas existentes

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Paso 8: Levante un acta del trabajo realizado en el taller donde quede constancia de: a) Perfil bsico de proyecto elaborado; b) Tipo de aporte que brindaran o gestionaran los actores y sectores participantes; c) Cmo la ciudadana contribuir a la sostenibilidad; y d) las personas que integran el Comit de Gestin de Proyecto (Anexo 6). TOMAR NOTA:
Lea detenidamente y comprenda paso a paso cmo se elabora un perfil bsico de proyecto Es recomendable que individual o en grupo continen elaborando perfiles bsicos de proyectos, hasta asegurarse que tienen claridad y comprensin sobre cmo se elabora. Recuerde que solo tener el problema identificado nicamente, sin elaborar un perfil bsico de proyecto, no le ayudar a la formulacin de la carpeta tcnica, peor an si no lo hace con participacin de la ciudadana. Si no tiene identificado y priorizado el problema, consulte el Documento presupuesto participativo y contralora social de Iniciativa Social para la Democracia Julio 2001. (Anexo 7).

La participacin de la ciudana en la elaboracin del perfil bsico de proyecto garantiza que se responda con objetividad y precisin a las necesidades, problemas y/o potencialidades demandadas por la poblacin.

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Herramientas, para el desarrollo de la fase de identificacin su utilizarn los siguientes instrumentos: Carta de convocatoria a participar en el taller de elaboracin de perfil de proyecto (Anexo 1). Perfil bsico de proyecto (Anexo 2) y tipo de aportes que se ofrecern o gestionaran (Anexo 3). Cuadro para la contribucin de la ciudadana a la sostenibilidad del proyecto en las 4 fases del ciclo de proyecto (Anexo 4) Cargos y funciones principales del Comit de Gestin de Proyecto (Anexo 5). Acta de elaboracin de perfil bsico de proyecto (Anexo 6). Priorizacin de necesidad, problema y/o potencialidad (Anexo 7)

Productos esperados, en esta fase los principales elaborados son cuatro: Perfil bsico de proyecto.

productos a ser

Identificacin de instituciones y personas segn tipo de aportes que darn o gestionaran al proyecto. Contribucin de la ciudadana a la sostenibilidad en las 4 fases del ciclo de proyecto. Acta de elaboracin de perfil bsico de proyecto

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Normativa legal, El Cdigo Municipal establece la siguiente normativa para esta fase: Fase: Identificacin Normativa CDIGO MUNICIPAL Normativa Artculos No. 4
Artculos

Para que me sirve Identificar naturaleza y tipo de proyectos que se pueden ejecutar.
Para que me sirve

No. 6 y 11

Identificar actores y sectores que se pueden involucrar en el proyecto. Utilizar diferentes mecanismos de participacin ciudadana en la identificacin de necesidades, problemas y/o capacidades y dejar evidencia de su participacin Crear comits o comisiones que coordinen y participen en la identificacin de necesidades, problemas y/o capacidades.

CDIGO MUNICIPAL

No. 8 y 116

No. 30

Participacin ciudadana, debe involucrarse a la poblacin del municipio en la fase de identificacin a travs de las siguientes actividades: Cabildos abiertos, consulta vecinal sectorial, comits de desarrollo local y cuando la naturaleza del proyecto amerite una consulta popular. Recoleccin de datos, cifras, grficos, entrevistas, testimonios, informes y cualquier otra informacin que ayude a identificar y priorizar adecuadamente la necesidad, problema y/o capacidad.
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Aprovechar la capacidad de organizacin y trabajo de grupos de la ciudadana ya existentes en el municipio. Involucrar en la organizacin y desarrollo de los talleres, actores y sectores claves vinculados con las necesidades, problemas y/o potencialidades.

Factores de xito, para que pueda elaborarse un perfil bsico de proyecto se deber tomar en cuenta las siguientes Recomendaciones: Crear un Comit de Gestin de Proyecto que participe, involucre y se comprometa en las diferentes fases del ciclo de proyecto. Dejar documentada la participacin ciudadana a travs de cartas de convocatoria, actas, listas de asistencia, fotografas, videos, testimonios, entre otros. Tener disponible o buscar informacin sobre diferentes aspectos relacionados con la ciudadana: educacin, salud, vivienda, empleo, alimentacin, servicios bsicos, delincuencia, infraestructura bsica, recreacin y deportes, entre otros. Garantizar la participacin de personas que sean representativas de las comunidades y que estn interesadas en buscar el bien comn de toda la ciudadana. (Lderes y lideresas comunitarios, organizaciones sociales, sacerdotes, pastores, representantes de ONGs, Directores/as de escuelas y unidades de salud, vendedores, transportistas, personal de la municipalidad, entre otros). Establecer un equilibrio en la participacin de mujeres y hombres, de las diferentes edades, para recoger sus valoraciones y puntos de vista. Durante la elaboracin del perfil bsico de proyecto reflexionar constantemente cmo afecta el problema a mujeres y hombres de todas las edades para valorar su impacto. Respetar la normativa legal vigente, relacionada con las fases del ciclo de proyecto, para fortalecer la institucionalidad de la municipalidad.
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Peligros, en la fase de identificacin hay tres peligros que se deben evitar: Hacer la identificacin del problema sin participacin de la ciudadana. No dejar evidencias de la participacin de la ciudadana, No involucrar, en igualdad de condiciones, a mujeres y hombres de diferentes edades.

Vocabulario, estas son algunas de las palabras claves que se comprender en esta fase de identificacin:

debe

Idea de proyecto: forma o manera preliminar de satisfacer una necesidad, problema y/o potencialidad, solicitado o demandado por los habitantes de un municipio. Perfil bsico de proyecto: es un instrumento que permite desarrollar, de forma participativa, cmo pasar de una idea a un conjunto de caractersticas bsicas que debe tener un proyecto. Causa, situacin o hecho que genera o produce un problema. Consecuencia, situacin o hecho que se produce como resultado de un problema. Resultado, es el producto que se pretende lograr o alcanzar para resolver y/o satisfacer un problema.
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Actividades, acciones ordenadas y lgicas que permiten alcanzar un resultado. Meta, es lo que se desea lograr o alcanzar expresado en cantidad, calidad y tiempo. Impacto, es el efecto o cambio producido por el cumplimiento de todos los resultados esperados o logrados. Monitoreo, es el seguimiento sistemtico a las actividades y resultados, para que se cumplan en cantidad, calidad y tiempo, segn lo planificado en el proyecto. Sostenibilidad, conjunto de acciones que realizan los actores involucrados en un proyecto, para garantizar la permanencia en el tiempo del cambio generado.

Chequeo, durante y al finalizar la fase de identificacin verificar:

ASPECTOS DE MONITOREO (debe quedar registro y documentacin de respaldo)

I Tcnicos administrativos 1. Se han utilizado datos tales como: cuadros, grficos, entrevistas, testimonios, entre otros, para analizar la gravedad de la necesidad/problema y/o capacidad? II Tcnicos administrativos 1Se ha descrito con claridad la necesidad, problema y/o capacidad, con sus respectivas causas y consecuencias? 2. Los resultados esperados se relacionan con las causas identificadas?

SI

NO

3. 4.

Las actividades se corresponden con los resultados esperados? Las metas estn relacionadas con los resultados y actividades programadas?

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ASPECTOS DE MONITOREO (debe quedar registro y documentacin de respaldo) 5. 6. Los medios de verificacin se corresponden a cada una de las metas previstas? Se ha descrito el objetivo y meta general y especfica esperada?

SI

NO

7.
8.

Existe coherencia entre los diferentes apartados del perfil bsico de proyecto?
Se han definido mecanismos cmo la ciudadana contribuir a la sostenibilidad en las 4 fases del ciclo de proyectos?

II Participacin Ciudadana
9. Se ha garantizado la participacin equitativa e igualitaria de la ciudadana?

10. Se ha garantizado la participacin de personas de todas las edades?

11. Se han establecido mecanismos de participacin ciudadana para garantizar la sostenibilidad de proyecto? 12. Se levant acta de la participacin de la ciudadana en la elaboracin del perfil bsico de proyecto? III Legales

1.
2.

Est incluido en el Plan de Inversiones y Presupuesto Participativo la idea de proyecto?

Se ha cumplido la normativa legal correspondiente a esta fase del ciclo de proyecto?

IV - Financieros 1. El costo estimado del perfil bsico del proyecto es razonable en cada uno de los rubros?

2. El monto estimado del perfil del proyecto es conforme con el objetivo final que se desea alcanzar?

Si su verificacin le permite identificar al menos un NO, evite continuar a la siguiente fase, mientras no haya logrado que todos las preguntas se contesten afirmativamente.

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Tiempo, la fase de identificacin podra durar aproximadamente de 1 a 8 se manas de trabajo, dependiendo del nivel de organizacin comunitaria y de los mecanismos de participacin ciudadana que ya existan en la municipalidad.

Importante! Antes de pasar a la prxima fase es indispensable contar con el perfil bsico del
proyecto, la identificacin de instituciones y personas que aportarn y gestionaran recursos para el proyecto, mecanismos de cmo contribuir la ciudadana a la sostenibilidad en las 4 fases del ciclo de proyecto y las actas de participacin ciudadana en la elaboracin del perfil bsico del proyecto.

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MDULO 2: FASE DE FORMULACIN

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Nombre de la Fase: FORMULACIN Esta fase consiste en disear un proyecto que responda y satisfaga una situacin actual que se desea cambiar, a travs de la carpeta tcnica, que rene las especificaciones tcnicas, administrativas y legales; utilizando la informacin del perfil bsico, a fin de contribuir a mejorar la calidad de vida de la poblacin. Propsito: Formular una carpeta tcnica de proyecto que responda a satisfacer un problema identificado e incorporado en el Plan de Inversiones y/o Presupuesto Participativo, para ser presentado al Concejo Municipal para su respectiva aprobacin. ANTES DE CONTINUAR ALGUNAS CONSIDERACIONES La formulacin de la carpeta tcnica debe hacerse cuando se cumplan tres condiciones: a) Se tiene elaborado el perfil bsico de proyecto. b) Existe inters manifiesto y compromiso de la comunidad, actores y sectores involucrados. c) Existe un acuerdo del Concejo Municipal para hacer la inversin financiera o la gestin correspondiente. La informacin que contendr la carpeta tcnica, puede ser traslada a cualquier formato de proyecto que le sea requerido por instituciones de cooperacin nacional e internacional que tengan inters en ofrecer recursos al proyecto. . La estructura de la carpeta tcnica es til para la formulacin de una diversidad de proyectos sobre: saneamiento ambiental, desechos slidos, educacin, salud, vivienda, recreacin y deportes, infraestructura, entre otros.

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CMO SE FRMULA LA CARPETA TCNICA UTILIZANDO LA INFORMACIN DEL PERFIL BSICO DE PROYECTO? Una de las primeras decisiones que tiene que tomar el Concejo Municipal es definir quin ser la persona responsable de formular la carpeta tcnica de proyecto, para lo cual tiene dos opciones: a) Si por la naturaleza del proyecto existen personas dentro de la municipalidad, con la capacidad para formular la carpeta tcnica, entonces lo mejor es que se haga dentro de la misma. b) Seleccionar y contratar a un formulador externo a la municipalidad y dependiendo del monto estimado seguir el procedimiento de Libre Gestin (Anexo 8) y/o Licitacin o Concurso Pblico y Licitacin o Concurso Pblico por Invitacin (Anexo 9).
TOME NOTA:
Si la opcin es porque lo haga la municipalidad, entonces: Verifique que exista una persona con la formacin y/o especialidad que est relacionada con la naturaleza de proyecto. Asgnele los recursos y el tiempo necesario para que pueda hacer su trabajo. De seguimiento al trabajo que realiza para asegurarse que se ajusta a lo que se le ha pedido y que lo entregar en el tiempo establecido. Si la opcin es porque lo haga un externo, entonces: Asegrese que se haga la contratacin segn los procedimientos administrativos que son pertinentes y en el tiempo requerido. Contrate a la persona y/o empresa que le garantice calidad y precio, es decir que tenga el conocimiento y experiencia pertinente relacionada con la naturaleza del proyecto, a un costo razonable segn precios de mercado. Verifique que antes de comenzar el trabajo se le haya entregado la orden de compra y/o firmado el contrato con su respectiva entrega de inicio de trabajo. En cualquiera de las dos opciones: Es importante que en la formulacin de la carpeta tcnica participe y se involucre la ciudadana, pues es la forma ms efectiva de asegurarse que se est respondiendo 27 a las necesidades, problemas y/o potencialidades por ellos/as planteadas.

Una vez decidida la opcin a seguir, entonces deber procederse a la formulacin de la carpeta tcnica de proyecto, a travs de los siguientes pasos:

Pasos: Paso 1: Convocar a una reunin de trabajo al formulador y a los miembros del Comit de Gestin del Proyecto El Secretario Municipal enviar una nota de convocatoria para una reunin de trabajo (Anexo 10) a la persona que ha sido seleccionada para formular la carpeta tcnica (personal de la municipalidad o profesional externo) y a las personas integrantes del Comit de Gestin del Proyecto. En la reunin se abordaran los siguientes puntos: Revisin, clarificacin y ampliacin de perfil bsico de proyecto. El formulador, si lo estima conveniente, puede sugerir cambios y/o modificaciones que debern ser consensuados con las personas participantes. Definir fecha lugar, y hora del taller para hacer un ejercicio prctico conjuntamente con la ciudana para la formulacin de carpeta tcnica de proyecto, que tendr como objetivo ampliar los insumos del perfil (si fuere pertinente) y desarrollar capacidades metodolgicas en la poblacin. Esta reunin de trabajo la debe presidir y coordinar el formulador de la carpeta tcnica y levantar un acta de la misma (Anexo 11). Paso 2: Realizacin de taller de ejercicio prctico para la formulacin de la carpeta tcnica de proyecto. En la fecha, lugar y hora convenida el formulador, conjuntamente con los miembros del Comit de Gestin realizan el ejercicio prctico para la formulacin de la carpeta tcnica de proyecto. Los pasos a seguir sern los que se detallan a continuacin:
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 Paso 2.1. Entrega de material de insumo El formulador har entrega a las personas participantes una copia del perfil bsico de proyecto elaborado y la estructura de carpeta tcnica. Posteriormente, revisar conjuntamente con los participantes la estructura y contenido: Generalidades, Descripcin Tcnica y Presupuesto (Cuadro 3 y Anexo 12). CUADRO 3. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE CARPETA TCNICA DE PROYECTO 1.GENERALIDADES 1.1.Municipio 1.2.Departamento 1.3.rea municipal de 2.DESCRIPCIN TCNICA 2.1.Justificacin 2.2.Objetivos trabajo 2.3.Resultados 3. PRESUPUESTO 3.1.Rubros 3.2.Monto por ao 3.3. Fuente financiamiento de

1.4.Nombre del Proyecto 1.5.Duracin 1.6.Costo Total 1.7.Modalidad administracin 1.8.No. correlativo carpeta tcnica 1.9.No. Municipal de

2.4.Actividades 2.5.Metas 2.6.Medios de verificacin de 2.7.Monitoreo y evaluacin

de

Acuerdo

TOME NOTA:
Si los fondos a solicitar con la carpeta tcnica fueran gestionados por medio del FISDL, entonces se deber hacer uso de la gua correspondiente. Lo anterior es vlido para cualquier otra institucin de cooperacin nacional e internacional, que as lo requirieran. La estructura y contenido anterior, es bsica, ya que se puede enriquecer y ampliar 29 de acuerdo a la naturaleza y complejidad del proyecto.

 Paso 2.2. Ejercicio prctico de formulacin de la carpeta tcnica El Formulador ir realizando el ejercicio prctico con los miembros del Comit de Gestin, segn la estructura y contenido de la carpeta, con los insumos del perfil bsico de proyecto (Anexo 13).
Para completar la formulacin de la carpeta tcnica, primero se deber trasladar toda la informacin del perfil bsico de proyecto, en cada uno de los pasos y/o cuadros indicados en NEGRITA, y contestarse las preguntas orientadoras, segn el siguiente ejemplo:

1. GENERALIDADES
CARPETA TCNICA 1.1.Municipio: Nonualco San Juan INSUMO PERFIL BSICO PREGUNTAS ORIENTADORAS Cul es el municipio donde se ejecutar el proyecto?

Paso 1.1: Situacin actual 180 estudiantes entre 10 y 14 aos del cantn el Salto del Municipio de San Juan Nonualco no continan sus estudios en el segundo ciclo de educacin bsica.

1.2. Departamento: La Paz

Cul es el departamento donde se ejecutar el proyecto?

1.3 rea de trabajo Municipal: Educacin

Paso 1.1: Situacin actual 180 estudiantes entre 10 y 14 aos del cantn el Salto del Municipio de San Juan Nonualco no continan sus estudios en el segundo ciclo de educacin bsica.

Cul es la naturaleza del proyecto que deseamos ejecutar? (Vivienda, educacin, medio ambiente, salud, desechos slidos, entre otros)

1.4.Nombre del Proyecto: Incremento de la escolaridad de los estudiantes de 10 a 14 aos del cantn el Salto en el segundo ciclo de educacin bsica.

Paso 4.4: Situacin final 180 estudiantes entre 10 y 14 aos del cantn el Salto del Municipio de San Juan Nonualco pueden continuar sus estudios en el segundo ciclo de educacin bsica.
Cuadro 2: Persona o institucin participante y tipo de aporte que ofrecen o gestionaran para el proyecto.

Cul es la situacin final o cambio esperado?

1.5.Duracin: 3 aos

En cuntos aos se ejecutar el proyecto?

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1.6. Costo US$38,772.00

Total:

Cuadro 2: Persona o institucin participante y tipo de aporte que ofrecen o gestionaran para el proyecto.

Cunto costar el proyecto en los aos en que se ejecutar?

2. DESCRIPCIN TCNICA CARPETA TCNICA 2.1.Justificacin En el cantn el Salto existen 180 nios y nias de 10 a 14 aos que no continan sus estudios en el segundo ciclo de educacin bsica. Entre las causas principales se pueden destacar las siguientes: a) poco inters de los padres por la educacin de sus hijos; b) bajo nmero de docentes contratados; c) pocas aulas disponibles; y d) reducido nmero de pupitres. Si los 180 nios y nias no se les brinda la oportunidad de continuar sus estudios de segundo ciclo, existe una alta probabilidad que ingresen a maras, consuman drogas y cometan actos delictivos. Considerando que la educacin es un derecho de nios y nias que el Cdigo Municipal en su Artculo 4 establece como competencia del municipio el desarrollo de programas de educacin, se justifica apoyar un proyecto para incrementar los niveles de escolaridad con la finalidad de aumentar las posibilidades de empleo. Dada la prioridad que tiene el proyecto y siendo el rea de educacin una competencia de la municipalidad, se ha incorporado en su Plan de Inversiones y/o Presupuesto Participativo.. INSUMO PERFIL BSICO PREGUNTA ORIENTADORA

Paso 4.1: Situacin actual

180 estudiantes entre 10 y 14 aos del cantn el Salto del Municipio de San Juan Nonualco no continan sus estudios en el segundo ciclo de educacin bsica Cul es la situacin actual del problema? Qu causas lo generan? Cul es la consecuencia de no resolver el problema? Existe una normativa legal que respalde la participacin de la municipalidad en la solucin del problema?

Paso 4.2: Causas

5. Poco inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as. 6. Bajo nmero de docentes contratados. 7. Pocas aulas disponibles. 8. Reducido nmero de pupitres.

Paso 4.3: Consecuencia

Alta probabilidad que nios y nias de 10 a 14 aos ingresen a maras, consuman drogas y cometan actos de delincuencia.

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2.DESCRIPCIN TCNICA (contina) CARPETA TCNICA 2.2.Objetivos General Contribuir a aumentar las oportunidades de continuidad educativa de nios y nias de 10 a 14 aos, para reducir el riesgo social en que se encuentran. INSUMO PERFIL BSICO Paso 4.4.: Situacin final 180 estudiantes entre 10 y 14 aos del cantn el Salto del Municipio de San Juan Nonualco pueden continuar sus estudios en el segundo ciclo de educacin bsica Paso 4.6: Impacto esperado baja probabilidad que nios y nias de 10 a 14 aos ingresen a maras, consuman drogas y cometan actos de delincuencia. Cul es la situacin final o cambio esperado? Paso 4.4. Situacin final 180 estudiantes entre 10 y 14 aos del cantn el Salto del Municipio de San Juan Nonualco pueden continuar sus estudios en el segundo ciclo de educacin bsica Para qu queremos lograr ese cambio? Cul es el impacto que deseamos lograr en el mediano y largo plazo? Para qu queremos lograr ese impacto? PREGUNTA ORIENTADORA

Especfico Incrementar los niveles de escolaridad en el segundo ciclo de educacin bsica, para mejorar en los estudiantes sus competencias en las 4 asignaturas bsicas.

TOME NOTA:

El Objetivo General siempre debe incluir el verbo:CONTRIBUIR porque es el aporte que dar el proyecto en el mediano y largo plazo. Un proyecto, por s solo, no resuelve el problema a nivel nacional. El Objetivo General debe expresar claramente cul es el impacto que desea lograr con dicha contribucin: Aumentar las oportunidades educativas y reducir el riesgo social. El objetivo especfico debe expresar claramente cul es el cambio que espera lograr al finalizar la ejecucin del proyecto: incrementar los niveles de escolaridad y mejorar sus competencias en las 4 asignaturas bsicas. El verbo utilizado debe indicar el cambio. El objetivo especfico debe ser evaluado al finalizar el proyecto para valorar si logro los resultados que se propuso. El Objetivo General debe ser evaluado, al menos dos aos despus de finalizado 32 el proyecto, para valorar si su contribucin ha sido efectiva.

2.DESCRIPCIN TCNICA (contina) CARPETA TCNICA 2.3. Resultados 5. Alto inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as. 6. Incrementado el nmero de docentes contratados. 7. Mayor nmero de aulas disponibles. 8. Aumentado el nmero de pupitres INSUMO PERFIL BSICO Paso 4.5: Resultados 9. Alto inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as. 10. Incrementado el nmero de docentes contratados. 11. Mayor nmero de aulas disponibles. 12. Aumentado el nmero de pupitres PREGUNTA ORIENTADORA
Cules son los resultados que esperamos lograr, para superar las causas identificadas?

2.4. Actividades Resultado 1: Alto inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as

4.7. Actividades

Resultado 1: Alto inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as

Qu actividades tenemos que desarrollar para lograr el resultado esperado?

Actividades: 1.3. Visitas domiciliarias.

Actividades: 1.1. Visitas domiciliarias.

1.4. Charlas a padres y madres en escuelas e iglesias.

1.2. Charlas a padres y madres en escuelas e iglesias.

1.3. Premios a padres que matriculen a sus hijos/as

1.3. Premios a padres que matriculen a sus hijos/as

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TOME NOTA: El conjunto de actividades relacionadas entre s deben garantizar el logro del Resultado.

2.DESCRIPCIN TCNICA (contina) CARPETA TCNICA

2.5. Metas

INSUMO PERFIL BSICO Paso 4.6: Impacto esperado Baja probabilidad que nios y nias de 10 a 14 aos ingresen a maras, consuman drogas y cometan actos de delincuencia.

PREGUNTA ORIENTADORA
Cmo medimos deseamos lograr? lo que

Objetivo General 50% de nios y nias han reducido la probabilidad de caer en riesgo social (ingresar a las maras, consumir drogas y cometer hechos delictivos), al menos tres aos despus de finalizado el proyecto. Objetivo especfico 80 % de nios y nias continan sus estudios de segundo ciclo de educacin bsica, al finalizar los tres aos del proyecto

Paso 4.4: Situacin final 180 estudiantes entre 10 y 14 aos del cantn el Salto del Municipio de San Juan Nonualco pueden continuar sus estudios en el segundo ciclo de educacin bsica

Resultado 1: Alto inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as. Meta de Resultado 1 a lograr: 80% de los padres de familia manifiestan un alto inters por la educacin de sus hijos/as, al tercer mes de iniciado el

Resultado 1: Alto inters de los padres de familia por la educacin de sus hijos/as. Meta de Resultado 1 a lograr: 80% de los padres de familia manifiestan un alto inters por la educacin de sus hijos/as, al tercer mes de iniciado el

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proyecto. Meta de actividades a lograr: 1.1. 80% de visitas domiciliarias realizadas, al tercer mes de iniciado el proyecto. 1.2. 70% de charlas impartidas a padres y madres de familia en escuelas e iglesias, al mes diez de iniciado el proyecto. 1.3. 80% de padres premiados por matricular a sus hijos/as, al mes doce del proyecto.

proyecto. Meta de actividades: 1.1. 80% de visitas domiciliarias realizadas, al tercer mes de iniciado el proyecto. 1.2. 70% de charlas impartidas a padres y madres de familia en escuelas e iglesias, al mes diez de iniciado el proyecto. 1.3. 80% de padres premiados por matricular a sus hijos/as, al mes doce del proyect0.

TOME NOTA: La mayora de informacin del perfil bsico de proyecto se traslada textualmente a la carpeta tcnica (Vuelva a la descripcin tcnica y verifquelo). Los objetivos general y especfico, los resultados y actividades deben tener su respectiva meta expresada en cantidad, calidad y tiempo, La meta a alcanzar debe ser realista, es decir, asegurar que se puede cumplir en cantidad y tiempo. La meta no la impone nadie, la determina el grupo de participantes y por ello debe establecerse de forma responsable, dado que sern sujetas de evaluacin.

2.DESCRIPCIN TCNICA (contina) CARPETA TCNICA

2.6. Medio de Verificacin

INSUMO PERFIL BSICO

4.9. Medio de verificacin

PREGUNTA ORIENTADORA
Cmo evidenciamos demostramos lo que se alcanzado? o ha

Resultado 1: Carta compromiso de padres de familia de enviar a sus hijos/as a educacin parvularia.

Resultado 1: Carta compromiso de padres de familia de enviar a sus hijos/as a educacin parvularia.

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Actividades: 12.1. Registro de firmas de personas visitadas en las visitas domiciliarias. 12.2. Listas de asistencia de padres y madres a charlas impartidas.

Actividades: 1.1. Registro de firmas de personas visitadas en las visitas domiciliarias. 1.2. Listas de asistencia de padres y madres a charlas impartidas.

12.3. Verificacin de huella/firma y nmero de DUI de padres y madres que han recibido premios.

1.3. Verificacin de huella/firma y nmero de DUI de padres y madres que han recibido premios.

2.DESCRIPCIN TCNICA (contina) CARPETA TCNICA

2.7. Monitoreo y evaluacin

INSUMO PERFIL BSICO

Meta de Objetivo Especfico

PREGUNTA ORIENTADORA
Cada cuanto haremos el monitoreo/seguimiento/supervisin?

Se har un monitoreo mensual a las metas de actividades, resultados y aspectos financieros planificados, para retroalimentar la toma de decisiones a los responsables del proyecto. Los insumos del seguimiento trimestral servirn para realizar una evaluacin anual sobre los avances que ha tenido el proyecto y hacer una valoracin sobre sus fortalezas y debilidades, que ayuden a mejorar la ejecucin del mismo. Trimestral y anualmente, segn lo establece el Cdigo Municipal en su numeral 125 B, se har una rendicin de cuentas a la ciudadana por medio de asambleas

80 % de nios y nias continan sus estudios de segundo ciclo de educacin bsica, al finalizar los tres aos del proyecto

A qu haremos monitoreo/ seguimiento/supervisin? Cada cuanto haremos una evaluacin de los avances del proyecto? Cada cunto y cmo haremos la rendicin de cuentas a la ciudadana y Concejo Municipal? Qu haremos con los resultados del monitoreo y evaluacin?

Meta de Resultado 1 a lograr: 80% de los padres de familia manifiestan un alto inters por la educacin de sus hijos/as, al tercer mes de iniciado el proyecto. Meta de actividades a lograr: 1.1. 80% de visitas domiciliarias realizadas, al tercer mes de iniciado el proyecto. 1.2. 70% de charlas impartidas a padres y madres de familia en escuelas e iglesias, al mes diez de iniciado el proyecto.

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comunitarias y al Municipal en una ordinaria del mismo.

Concejo reunin

1.3. 80% de padres premiados por matricular a sus hijos/as, al mes doce del proyecto.

De las valoraciones y sugerencias que se recojan de parte de la ciudadana y Concejo Municipal, se harn los ajustes y/o se tomaran las medidas correctivas que se estimen convenientes para la buena ejecucin del proyecto. Los resultados de los informes de monitoreo y evaluacin debern estar disponibles y accesibles al pblico.

3.

PRESUPUESTO INSUMO PERFIL BSICO

Ver Cuadro 2: persona o institucin participante y tipo de aporte que ofrecen o gestionaran para el proyecto

CARPETA TCNICA
3.1. Presupuesto (El presupuesto puede variar entre el perfil y la carpeta)

PREGUNTA ORIENTADORA
Cules son los rubros en los cuales se va a invertir?

Cunto se gastar anualmente en cada rubro del presupuesto? Cul o cules sern las fuentes de financiamiento para la ejecucin del proyecto?

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TOMAR NOTA: El taller debe ser un proceso participativo de elaboracin de la carpeta tcnica, entre el formulador y el comit de gestin del proyecto, para asegurar que la solucin planteada responde al problema o necesidad demandada por la comunidad. El Formulador debe hacerse acompaar y asesorarse por los miembros del comit de gestin del proyecto para asegurarse que la carpeta tcnica a elaborar recoja las valoraciones y observaciones de la comunidad y facilitar su validacin. El rol del Formulador es compartir sus conocimientos y experiencia a los miembros del comit de gestin, con el propsito de potenciar su capacidad sobre cmo formular una carpeta tcnica de proyecto, as como aprender de las personas de la comunidad. El Jefe de la UACI deber completar los siguientes numerales de la carpeta tcnica: 1.7. Modalidad de administracin. 1.8. No. correlativo de carpeta tcnica. 1.9. No. de Acuerdo Municipal.

Paso 2.3. Levantamiento de acta de taller de ejercicio prctico de formulacin de carpeta tcnica El Formulador levantar un acta del taller (Anexo 14), en la cual dejar constancia de las personas que participaron en cada grupo y el respectivo ejercicio prctico. Paso 3: Redaccin preliminar de la carpeta tcnica
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El formulador tomando como base el ejercicio elaborado en el taller con los miembros del Comit de Gestin, proceder a redactar una versin preliminar que rena todas las especificaciones tcnicas, administrativas y legales, (permisos, estudios, evaluaciones, entre otros) con la documentacin de respaldo, requerida por la municipalidad (Anexo 15). Cuando la carpeta tcnica elaborada sea para accesar a fondos provenientes del FISDL deber cumplir con la Gua de Formulacin correspondiente.

Paso 4: Convocatoria a asamblea para validar carpeta tcnica de proyecto El Secretario Municipal, a solicitud del Formulador, convocar a una asamblea comunitaria a las personas del rea geogrfica del municipio donde se ejecutar el proyecto, cuyo nico punto de agenda ser validar la versin preliminar de la carpeta tcnica. La convocatoria la podr hacer a travs de diversos medios, tales como: perifoneo, afiches y hojas volantes. Asimismo, convocar por medio escrito a los actores y sectores que fueron convocados al taller de elaboracin de perfil bsico de proyecto y ejercicio prctico para la formulacin de la carpeta tcnica

Paso 5: Realizacin de asamblea para validar carpeta tcnica de proyecto La Asamblea ser presidida por un miembro del Concejo Municipal quien explicar el objetivo de la asamblea y presentar al Formulador, quien explicara la estructura y contenido de la carpeta tcnica. El formulador solicitar a las personas asistentes que den sus valoraciones, observaciones y sugerencias para mejorar y/o enriquecer el contenido del proyecto. Se considerar que la carpeta tcnica ha sido validada y aceptada en su contenido, si al menos el 60% de las personas asistentes a la asamblea comunitaria dan su visto bueno a la ejecucin del proyecto.
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El miembro del Concejo Municipal har el cierre de la asamblea comunitaria, destacando la importancia de la participacin ciudadana en la ejecucin y evaluacin del proyecto.

Paso 6: Levantamiento de acta de aprobacin de la comunidad a la ejecucin del proyecto El Formulador levantar un acta de la asamblea realizada (Anexo 16) donde se haga constar el porcentaje (%) de personas asistentes que aprobaron y desaprobaron la ejecucin del proyecto, expresando las valoraciones a favor o en contra del mismo.

Paso 7: Incorporacin de ajustes finales a la carpeta tcnica El Formulador har los ajustes finales a la carpeta tcnica a partir de las valoraciones, observaciones y sugerencias dadas por los participantes al contenido de la misma. Paso 8: Entrega final de carpeta tcnica de proyecto El Formulador elaborar y dirigir una carta al Seor Alcalde Municipal (con copia al Secretario Municipal), donde le remitir oficialmente la carpeta tcnica del proyecto.. Paso 9: Presentacin de carpeta tcnica a Concejo Municipal para su aprobacin El Formulador solicitar al Secretario Municipal que incorpore a la agenda de la prxima reunin de Concejo Municipal la presentacin de la carpeta tcnica para su respectiva aprobacin. Los miembros del Concejo Municipal despus de escuchar la presentacin del contenido de la carpeta tcnica tendrn dos opciones: Aprobar sin observaciones la carpeta tcnica. Aprueba la ejecucin de proyecto porque se tiene la disponibilidad presupuestaria, sino la tuviera aprueba la gestin de recursos. El jefe de UACI har gestin interna para
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solicitar la certificacin del Acuerdo Municipal para respaldar la erogacin de fondos correspondientes. Aprobar con observaciones la carpeta tcnica.
TOMAR NOTA: En esta fase debe iniciarse el proceso de seleccin y contratacin de la supervisin, si el proyecto lo amerita. Por ejemplo, en los casos de proyectos de infraestructura el supervisor debe estar contratado desde antes, ya que l es parte del comit de evaluacin de la oferta tcnica y econmica para la ejecucin del mismo.

QU HACER CUANDO SE TIENE UNA CARPETA TCNICA APROBADA Y LA MUNICIPALIDAD NO CUENTA CON LOS RECURSOS PARA EJECUTAR EL PROYECTO? Para satisfacer la falta de recursos para la ejecucin de proyectos, la mejor estrategia es la gestin con instituciones de cooperacin nacionales e internacionales, por eso se ofrecen algunas valoraciones y recomendaciones, que toda municipalidad moderna debe tener en cuenta. Valoraciones La gestin de recursos para la ejecucin de un proyecto, nunca debe ser para sustituir los esfuerzos y los aportes que debe hacer la municipalidad. Los recursos gestionados deben ser un complemento a dichos esfuerzos. Por esa razn generalmente se ofrecen fondos propios como contrapartida. La gestin de recursos debe partir del reconocimiento de la ciudadana de sus problemas y la capacidad de los mismos por contribuir a resolverlos. Por tanto, la gestin no debe basarse en una visin asistencialista, sino de desarrollo. La municipalidad debe demostrar que tiene la capacidad instalada para ejecutar proyectos de la misma naturaleza y similar cantidad de recursos. Si no la tiene debe solicitar el apoyo y asesora tcnica y
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administrativa de asociaciones municipales, cuando sea miembro de la misma, y/o instituciones nacionales e internacionales que les apoyen en la especialidad, segn la naturaleza del proyecto. L a gestin de recursos nunca debe posibilitar que la municipalidad pierda su identidad y autonoma. Las decisiones en el territorio las toma el Concejo Municipal, como cuerpo colegiado, o bien se acuerdan con la institucin donante. La gestin de recursos debe enfocarse ms que al monto (US$), al cambio e impacto esperado en la poblacin de un municipio. Es decir, el cooperante debe percibir un genuino inters de la municipalidad por resolver los problemas de la poblacin (agua potable, vivienda, salud, educacin, entre otros) y mejorar su calidad de vida Los recursos para proyectos que no han sido elaborados con participacin de la ciudadana son ms difciles de gestionar, ya que la institucin donante a travs de algunas preguntas claves puede darse cuenta fcilmente que ha sido elaborado desde un escritorio. Los recursos gestionados para un proyecto deben estar enfocados a invertir en la gente y por la gente. El fortalecimiento institucional de la municipalidad vendr por aadidura. La gestin de recursos tiene su base de apoyo en el nivel de confianza, credibilidad y trasparencia que se establece entre la institucin donante y la municipalidad. De ah la importancia de no proporcionar informacin y/o documentacin que no refleje la realidad del municipio y de la municipalidad en la solicitud de proyecto. Recomendaciones Las acciones de gestin de recursos ante las instituciones de cooperacin nacionales e internacionales, debern ser planificadas y coordinadas entre la municipalidad y la comisin de la ciudadana conformada para tal fin. Organice y clasifique las carpetas tcnicas de proyectos, aprobadas para su gestin de recursos total o parcial, segn la naturaleza del
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proyecto (Agua, educacin, medio ambiente, vivienda, infraestructura bsica, recreacin y deportes, entre otros). Identifique a todas las posibles instituciones donantes nacionales e internacionales que ofrecen recursos para proyectos. Conozca su filosofa institucional, sus objetivos, programas y proyectos que financian, requisitos que solicitan y perodo para presentar la solicitud. Seleccione a las instituciones de donantes nacionales e internacionales con los cuales ms se identifica por razones de filosofa, objetivos, tipos de programas y proyectos que apoya, entre otros. Elabore un directorio de instituciones de donantes nacionales e internacionales y clasifique los que dan asistencia tcnica, los que donan recursos no reembolsables y los que brindan ambos. Presente la solicitud de gestin de recursos de un proyecto en el formato requerido, cumpliendo los requisitos sealados y entregndolo dentro del perodo establecido. Si no cumple con alguno de los requisitos solicitados, lo mejor es que no presente la solicitud. Cuando presente la solicitud de proyecto, a varias instituciones de cooperacin al mismo tiempo, notifquelo en la misma carta de remisin para que las instituciones donantes estn enteradas. Si no lo informa y/o lo niega, el donante si se entera por otras fuentes, le negar el apoyo de recursos para la solicitud. Dele seguimiento a la solicitud de proyecto presentada, si las normas de la institucin donante nacional e internacional, as lo permite. El seguimiento, segn la sede de trabajo del donante, lo puede hacer a travs de visitas personales, llamadas telefnicas, correos electrnicos, cartas oficiales, fax, entre otros. Si durante el estudio de la solicitud de proyecto, la institucin donante le manifiesta que tiene inters en visitar las oficinas de la municipalidad y el territorio donde se ejecutar el proyecto, acepte con mucho gusto la visita y preprese a recibirlos y atenderlos sin alterar la actividad normal de la municipalidad, ni de su equipo de trabajo.
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Es una seal de cortesa y de inters genuino por obtener recursos para el proyecto, que sea el Concejo Municipal en Pleno el que reciba y acompae al donante durante su visita. Cuando le notifiquen que le han aprobado los recursos para el proyecto, correspondan a travs de una carta, su gratitud por el apoyo brindado y el compromiso de la municipalidad por hacer un uso eficaz, eficiente y transparente de los recursos para lograr los resultados esperados. Si le notifican que su solicitud de gestin de recursos para el proyecto presentado, no ha sido aprobado, igualmente haga una carta de agradecimiento por el inters que han puesto en estudiar la solicitud. Lo anterior le permitir tener puertas abiertas para la gestin de prximos proyectos. Si la institucin de cooperacin nacional e internacional le notifica las razones de la no aprobacin de la solicitud de proyecto, retome dichas observaciones y saque lecciones aprendidas para futuras gestiones.
TOMAR NOTA:

Para una mayor ampliacin sobre las instituciones de cooperacin internacional y cmo gestionarlo y negociarlo puede ver el Documento Gua Metodolgica para Gestin y Negociacin de Proyectos ISDEM (2006) en el Anexo 17.

Herramientas: para la formulacin del proyecto se utilizarn los siguientes instrumentos Estructura y contenido de carpeta tcnica de proyecto (Anexo 12) Perfil bsico de proyecto (Anexo 2). Ejercicio prctico para la formulacin de carpeta tcnica (Anexo 13) Carpeta tcnica para la formulacin de proyecto (Anexo 15).
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Producto esperado: en esta fase se debern tener productos

varios

finalizados, entre los cuales se pueden sealar los siguientes: Ejercicio prctico de formulacin de carpeta tcnica del proyecto. Carpeta tcnica de proyecto, con documentacin y permisos respectivos. Acuerdo Municipal de aprobacin del proyecto. Contrato firmado del Formulador externo (si fuera necesario). Contrato firmado de la supervisin, cuando la naturaleza del proyecto lo amerite.

Normativa legal, para la fase de formulacin se establece la normativa legal siguiente:

FASE: FORMULACIN Normativa

Artculos No. 7

Para que me sirve Decidir qu tipo de modalidad de prestacin de servicio se ejecutar a travs del proyecto.
Para que me sirve Nombrar las comisiones que fueran necesarias; adjudicar y contratar bienes y servicios; y acordar la contratacin de prstamos para la ejecucin de proyectos.

CDIGO MUNICIPAL
Normativa

Artculos

No. 30

CDIGO MUNICIPAL

No. 31

Involucrar a actores y sectores en la formulacin de la carpeta tcnica.

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FASE: FORMULACIN Normativa Artculos Para que me sirve

No. 78 y 83

Verificar que exista la previsin de fondos antes de firmar contrato. Conocer porcentajes del FODES que se puede utilizar para elaboracin de carpeta tcnica y ejecucin de proyectos, segn su naturaleza. Conocer todos los requerimientos legales que se deben respetar relacionados con la etapa de CONVOCATORIA: bases de concurso o licitacin, aprobacin, retiro y derecho, tipos de contratos, lista corta de ofertantes, impedimentos para participar, garanta de oferta, anticipos, publicaciones en prensa escrita, consultas, adendas, notificaciones, presentacin de ofertas. Conocer todos los requerimientos legales que se deben respetar relacionados con la etapa de EVALUACIN: apertura pblica, evaluacin de ofertas, fraccionamiento, adjudicacin, declaracin desierta, calificacin de urgencia. Conocer todos los requerimientos legales que se deben respetar relacionados con la etapa de de ADJUDICACIN: notificacin a participantes, recursos, citacin, anticipos, contratacin de bienes y servicios, prohibiciones, citacin y plazo para firma de contrato y garantas exigidas.

REGLAMENTO FODES

No. 10 y 12

No.18, 21,26,31,39, 43,44.45, 47,49,50,51, 52,66,

Nos. 53,54, 55, 58, 63, 64, 65, LACAP

Nos. 32. 56, 57,68,69,70, 72,73,74,75, 76,77,78,79, 80, 81.

Participacin ciudadana: en esta fase se puede lograr la participacin ciudadana a travs de las siguientes actividades:
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Participacin del comit de gestin del proyecto en el ejercicio prctico de formulacin de la carpeta tecnica del mismo. Participacin en la asamblea de validacin de la carpeta tcnica de proyecto. Participacin en el el comit de gestin y sus respectivas coordinaciones (participacin ciudadana, gestin de recursos y monitoreo y evaluacin). Factores de xito, para desarrollar con xito la fase de formulacin debe tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones: Tener a la mano la Ley y Reglamento de Adquisiciones y Contrataciones de la Administracin Pblica (Anexo 18), para cualquier consulta o duda legal que se tenga durante el proceso. Debe garantizarse la participacin ciudadana en los diferentes momentos de la formulacin de la carpeta tcnica del proyecto. Seleccionar y contratar a personas y/o empresas idneas por su especialidad y experiencia como formuladores y supervisores, segn la naturaleza del proyecto. Pagar por la formulacin de la carpeta tcnica del proyecto entre un 3% a 5% del monto estimado en el Plan de Inversiones o Presupuesto participativo. Los Trminos de Referencia y Contratos que se firmen con el Formulador y/o Supervisor deben dejar claras las reglas del juego que regularan la relacin contractual con la municipalidad y las consecuencias que se derivaran (penalizaciones) por el no cumplimiento de las mismas. A cada perfil bsico de proyecto formulado debe corresponderle una carpeta tcnica, debidamente aprobada por el Concejo Municipal.

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En proyectos de construccin debe verificarse: a) que los terrenos son propiedad municipal; b) que se encuentran dentro de los lmites territoriales del municipio; y c) no se encuentren en condiciones de riesgo y vulnerabilidad. El presupuesto del proyecto debe estar bien detallado, reflejar los precios del mercado y evidenciar que se est haciendo una buena optimizacin de los recursos. Para cada proyecto formulado y aprobado, debe registrarse y documentarse toda la informacin relacionada al mismo, a fin de facilitar su administracin y reducir observaciones de auditoras. Para tal efecto, para cada proyecto se abrir un expediente, que deber estarse actualizando permanentemente. No se puede firmar contrato cuando el Formulador sea el mismo Supervisor.

Peligros, en la fase de formulacin existen algunos peligros que deben evitarse, entre los cuales se mencionan los siguientes: Formular la carpeta tcnica de un proyecto desde un escritorio, por la urgencia o necesidad de justificar un gasto, sin considerar el perfil bsico y la participacin de la ciudana. No someter a revisin y aprobacin, del Concejo Municipal, la carpeta tcnica del proyecto. Aprobar una carpeta tcnica de proyecto, sin considerar los permisos legales correspondientes (Por ejemplo, permisos de paso, rgimen de propiedad, permisos de construccin y ambientales, entre otros). Aceptar una carpeta tcnica sin las firmas y/o sellos que respaldan la responsabilidad de su formulacin.

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Aprobar una carpeta tcnica de proyecto y no ejecutarla en un perodo mximo de 6 meses, cuando se tiene la disponibilidad financiera. Contratar como formuladores de la carpeta tcnica a personas no calificadas y/o que tengan conflicto de intereses. Licitar y contratar la formulacin y supervisin sin seguir los procedimientos y documentacin legal requerida. Contratar al mismo realizador para la supervisin de la obra. Solicitar al realizador y/o supervisor que inicie su trabajo, sin haber firmado contrato.

debe

Vocabulario, estas son algunas de las palabras claves que comprender en esta fase de formulacin:

Convocatoria, accin de invitar a alguien a una actividad determinada. Incrementar, aumentar la capacidad de realizar algo. Ajuste (s), arreglar o mejorar algo. Observacin(es), sealamiento que se hace a algo para mejorarlo o enriquecerlo. Acuerdo, consenso logrado entre dos o ms personas para realizar algo determinado.

Chequeo, para asegurarse que se ha desarrollado con xito la fase de formulacin es necesario verificar que se ha cumplido con los aspectos
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ms

relevantes durante y al final:

ASPECTOS DE MONITOREO (debe quedar registro y documentacin SI de respaldo) I Tcnicos administrativos

NO

1. Se han seguido en orden los tcnica del proyecto?

I Tcnicos administrativos

pasos para formular la carpeta

SI

NO

2. El contenido de la carpeta tcnica del proyecto, ha retomado todos los insumos del perfil bsico? 3. Se ha respetado la estructura de la carpeta tcnica y existe relacin entre los apartados? 4. La carpeta tcnica del proyecto cuenta con el Acuerdo Municipal de aprobacin? 5. Se han seguido y respetado los procedimientos de licitaciones y contrataciones, segn la normativa legal vigente?
II - Participacin ciudadana

6. Se han involucrado a los integrantes del comit de gestin en la formulacin de la carpeta tcnica de proyecto? 7. Se ha realizado la validacin de la carpeta tcnica de proyecto, con participacin de las personas beneficiarias?
III Financieros

8. El presupuesto contempla aportes de diferentes actores y sectores del municipio? 9. El monto de los rubros son razonables a precios de mercado? 10. Se ha valorizado monetariamente el tiempo que le dedicaran mujeres y hombres al proyecto?
IV Legales

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ASPECTOS DE MONITOREO (debe quedar registro y documentacin SI de respaldo)

NO

11. Se ha firmado contrato con formulador y supervisor del proyecto? 12. El formulador ha entregado firmada y sellada la carpeta tcnica?
IV Legales

13. Si es proyecto de construccin Se encuentra el terreno a favor de la poblacin beneficiaria? 14. Si es proyecto de construccin Se cuentan con las autorizaciones y permisos de las instancias correspondientes?

15. El formulador y supervisor contratados son proveedores distintos?

Tiempo, Toda la fase de formulacin de la carpeta tcnica puede durar aproximadamente entre mes y medio y dos meses.

IMPORTANTE! ANTES DE PASAR A LA PRXIMA FASE ES INDISPENSABLE QUE GARANTICE QUE CUENTA CON LA CARPETA TCNICA, ACUERDO DE APROBACIN DEL CONCEJO MUNICIPAL Y CONTRATOS FIRMADOS.

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MDULO 3: FASE DE EJECUCIN

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Nombre de la Fase: EJECUCIN Esta fase consiste en ejecutar de forma ordenada las diferentes actividades contenidas en la carpeta tcnica del proyecto para alcanzar los resultados previstos, orientados a generar el cambio esperado en la calidad de vida de la poblacin.

Propsito: ejecutar las diferentes actividades del proyecto en cantidad, calidad y tiempo, para lograr el cambio planificado
TOME NOTA:
Antes de iniciar la fase de ejecucin debe asegurarse que cuenta con el Acuerdo del Concejo Municipal para iniciar el proyecto, pero particularmente contar con la disponibilidad presupuestaria segn monto aprobado para el proyecto. Verifique que ya se ha realizado la contratacin del supervisor del proyecto, si la naturaleza del proyecto as lo amerita. Chequee que se hayan cumplido con todos los preparativos tcnicos, administrativos, legales, financieros y de participacin ciudadana que sean necesarios para iniciar la ejecucin del proyecto.

QU HACER CUANDO SE TIENE APROBADA LA CARPETA TCNICA Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA?

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Si la decisin tomada ha sido la administracin directa, es decir, hacer la ejecucin del proyecto directamente desde la municipalidad, entonces siga los siguientes pasos:

Pasos

Paso 1: Conforme un equipo de trabajo que se haga responsable del proyecto (con personal asalariado existente y/o nuevas contrataciones) , el cual debe estar dirigido y supervisado, de preferencia, por un miembro del Concejo Municipal, TOME NOTA: Contrate con equidad, a mujeres y hombres, actividades del proyecto que lo requieran. para las diferentes

Al conformar el equipo de trabajo trate de establecer igualdad de condiciones, particularmente entre las tareas asignadas, a mujeres y hombres. A igual trabajo, igual salario El personal de la municipalidad asignado a un proyecto debe dedicarse a tiempo completo al mismo.

Paso 2: Defina a cada uno de los miembros del equipo de trabajo sus responsabilidades y resultados que se esperan de ellos/as. Asimismo, asgneles los recursos necesarios para que cumplan sus responsabilidades y resultados. Paso 3: Convoque a los miembros del Comit de Gestin y elaboren conjuntamente un plan general de ejecucin del proyecto, que cmo mnimo contenga lo siguiente (Anexo 19): Plan de resultados y actividades con su respectivo cronograma. Plan anual de compras del proyecto, el cual deber ser integrado al plan de compras y contrataciones de la municipalidad.
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 Plan de monitoreo de resultados y actividades. Flujo de caja y/o efectivo mensual, por cada ao de duracin del proyecto.
TOME NOTA:

El Comit de Gestin del Proyecto a partir de este paso debe ser involucrado el lanzamiento de inicio del proyecto, Paso 4: Realiceen todas las actividades de ejecucin. en el rea de impacto del proyecto, a travs de una asamblea o cabildo abierto, donde aborde con las personas asistentes los siguientes puntos: Objetivos. Resultados. Actividades. Metas. Duracin del proyecto. Monto total de la inversin y rubros de gasto anual. Aportes de las comunidades, municipalidad, otros actores y sectores. Presentacin de los miembros integrantes del Comit de Gestin y funciones que tendrn en la ejecucin del proyecto. Paso 5: Ejecute los resultados y actividades planificadas y cmplalas en cantidad, calidad y tiempo segn se han establecido en la carpeta tcnica. Paso 6: Realice el monitoreo mensual de resultados, actividades y metas para verificar que se estn ejecutando en cantidad, calidad y tiempo. Si no se estn cumpliendo como estn planificadas reprtelas, de manera escrita, para que se tomen las decisiones oportunas por las autoridades correspondientes para corregirlas. TOME NOTA: Un monitoreo bien realizado generar los insumos necesarios para hacer la evaluacin de proceso o final de proyecto. Para una mayor ampliacin sobre cmo hacer el monitoreo 55 e instrumentos que puede utilizar, vea el Documento: Sistema de Monitoreo de Proyectos Municipales (MOPROMU) PROMUDE/GTZ 2008. (Anexo 20).

Paso 7: Realice talleres de evaluacin de proceso, de acuerdo a lo establecido en el plan de monitoreo, para valorar el nivel de avance del proyecto, el cumplimiento de procesos y situaciones encontradas. La planificacin y organizacin de los talleres deber hacerla de forma conjunta los miembros del comit de gestin, las personas responsables de la ejecucin, actores y sectores relacionados con el proyecto que estn interesados en participar. Paso 8: Organice una asamblea o cabildo abierto para rendir cuentas a las personas del rea de influencia del proyecto y permita que le hagan preguntas, observaciones y/o sugerencias. TOMAR NOTA: Debe promoverse al interior de la municipalidad una cultura permanente de rendicin de cuentas a la ciudadana de las diferentes acciones que ejecuta, ya que eso genera confianza y credibilidad en la poblacin.

Paso 9: Elabore un breve informe de avance de actividades y resultados, problemas y recomendaciones para superarlos y presntelo a los miembros del Concejo Municipal para su conocimiento y toma de decisiones respectivas. Paso 10: Inauguracin del proyecto Cuando el proyecto ha sido ejecutado en un 100% a total satisfaccin de la ciudadana, entonces haga los preparativos logsticos necesarios para proceder a la inauguracin y entrega del proyecto a las personas beneficiadas. En el da, lugar y hora establecidos para la inauguracin el Alcalde Municipal y/o un miembro del Concejo harn la inauguracin del proyecto respectivo. En la entrega del mismo la autoridad municipal deber reconocer el esfuerzo y felicitar a todos los actores y sectores que han participado en las fases de
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identificacin, formulacin y ejecucin. Asimismo, har una invitacin para que la ciudadana en general y los beneficiarios en particular, asuman el compromiso por el mantenimiento y sostenibilidad del proyecto en el mediano y largo plazo. Durante la entrega del proyecto a las personas beneficiarias, se deber levantar un acta de dicha entrega y se dejar documentada por medio de lista de asistencia, fotografas, videos, testimonios, entre otros.

SI POR EL CONTRARIO LA DECISIN ES EJECUTAR EL PROYECTO A TRAVS DE LA MODALIDAD DE ADMINISTRACIN POR CONTRATO, ENTONCES SIGA LOS SIGUIENTES PASOS:

Pasos Paso 1: Prepare toda la documentacin pertinente para la contratacin del Realizador de la ejecucin del proyecto y segn el monto disponible. Paso 2: Siga el procedimiento ya sugerido por libre gestin (Anexo 8) y/o licitacin o concurso pblico por invitacin (Anexo 9). Paso 3: Convoque a una reunin de trabajo a los potenciales Realizadores de la ejecucin del Proyecto. El Secretario Municipal convocar a una reunin de trabajo a los miembros del comit de gestin, representantes de la municipalidad y potenciales realizadores, con la finalidad que stos ltimos conozcan las expectativas que la ciudadana tiene sobre la ejecucin del proyecto. Asimismo, se podr ampliar inquietudes que tengan los potenciales realizadores sobre el contenido de la carpeta tcnica. Adems, se realizar una visita conjunta al territorio donde se ejecutar el proyecto, para que los realizadores puedan precisar sus costos en la oferta econmica. Se espera que al finalizar la reunin los potenciales realizadores tengan una mejor comprensin del alcance del proyecto y de las expectativas que
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tienen la ciudadana, para que puedan responder a las mismas. Se levantar acta de dicha reunin (Anexo 21)

TOME NOTA: ASEGURESE QUE SE HA RESPETADO EL PROCEDIMIENTO POR LIBRE GESTIN (ANEXO 8) Y/O LICITACIN O CONCURSO PBLICO POR INVITACIN (ANEXO 9) Y VERIFIQUE QUE TIENE TODA LA DOCUMENTACIN Y GARANTIAS COMPLETAS, PRA PROCEDER A LA CONTRATACIN. HAGA RESGUARDO DE TODA LA DOCUMENTACIN DEL PROCESO.

Paso 4:

Orden de inicio

Una vez la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones (UACI) ha contratado al Realizador, deber proceder a entregar la Orden de Inicio (Anexo 22).
TOME NOTA:

ANTES DE ENTREGAR LA ORDEN DE INCIO ASEGURESE QUE ESTAN DADAS TODAS LAS CONDICIONES PARA EJECUTAR EL PROYECTO. CUANDO EL CASO LO AMERITE PUEDE REALIZAR VISITAS EN EL TERRENO CON EL REALIZADOR, PARA VERIFICAR QUE SE TIENEN, POR EJEMPLO, LOS PERMISOS, ESCRITURAS, TRABAJOS PREVIOS DE CONTRAPARTIDA, LOCALES, LOGSTICA, ENTRE OTROS.

Paso 5: Realice el lanzamiento de inicio del proyecto, Una vez se tiene aseguradas todas las condiciones para ejecutar el proyecto y ha entregado la orden de inicio, realice en el rea de impacto del proyecto una asamblea o cabildo abierto donde aborde con las personas asistentes los siguientes puntos: Objetivos. Resultados esperados.
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 Actividades. Metas. Duracin del proyecto. Monto total de la inversin y rubros de gasto anual. Aportes de las comunidades, municipalidad u otros actores y sectores. Destacando el compromiso adquirido con los aportes ofrecidos y con la sostenibilidad del proyecto. Presentacin de los Realizadores del proyecto y responsabilidades que adquieren segn contrato, as como a los miembros del comit de gestin del proyecto. Presentacin del supervisor y especificacin del trabajo que le corresponde dentro del proyecto: duracin de contrato, funciones, nmero de visitas y duracin de las mismas, contenido del informe de sus visitas, entre otras. Tiempo de entregas, avances programados, anticipo y estimacin de pagos por avances ejecutados.

Paso 6: Reunin de miembros de comit de gestin y coordinaciones El Secretario Municipal convocar a una reunin de trabajo a los miembros del comit de gestin u otras coordinaciones que se hayan formado para la ejecucin del proyecto. . El objetivo principal de la reunin ser abordar cmo se dar monitoreo a la ejecucin de resultados y actividades que har el Realizador, para lo cual debern revisar y ajustar si fuera necesario el plan de monitoreo (Anexo 19). Dicha reunin deber hacerse en la primera semana de iniciada la ejecucin del proyecto.

Paso 7: Monitoreo de los resultados y actividades del proyecto. Este monitoreo se har por medio de dos mecanismos:

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 Supervisin externa, a travs del profesional calificado segn la naturaleza del proyecto. Contralora social de la ciudadana, a travs de las coordinaciones que se hayan creado para tal fin.

Ambos esfuerzos el de supervisin y contralora social sern complementarios Los miembros de la comisin de gestin u otras comisiones realizarn el monitoreo de los resultados y actividades que estn bajo la responsabilidad del Realizador, segn el plan de monitoreo elaborado.
TOME NOTA

El espritu del monitoreo realizado por la ciudadana es apoyar el buen desarrollo del proyecto para lograr los resultados y actividades a lograr en cantidad, calidad y tiempo. En casos en los cuales hubiere discrepancias en cuanto alguna observacin identificada, entre la ciudadana, la supervisin y el realizador, es recomendable que el comit de gestin lo notifique por escrito al Concejo Municipal, para que sea ste el que intervenga.

Paso 8: Reunin de trabajo entre Comit de Gestin, Supervisor y Realizador El comit de gestin se reunir segn el plan de monitoreo elaborado, con el Supervisor y Realizador para retroalimentarse mutuamente sobre el proceso de la ejecucin del proyecto. Si hubiera deficiencias que afectarn significativamente el avance y la calidad del proyecto, entonces analizarn conjuntamente las alternativas de solucin y verificarn posteriormente que se cumplan segn lo acordado.

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Paso 9: Elabore un breve informe de avance de actividades y resultados, problemas y recomendaciones para superarlos y presntelo a los miembros del Concejo Municipal para su conocimiento y toma de decisiones respectivas. Paso 10: Organice una asamblea o cabildo abierto para rendir cuentas a las personas del rea de influencia del proyecto y permita que le hagan preguntas, observaciones y/o sugerencias Paso 11: Recepcin del proyecto Segn el tiempo y las especificaciones establecidas en el contrato, el Realizador deber entregar el proyecto a la municipalidad y a los miembros del comit de gestin, a entera satisfaccin de la municipalidad. Dicha recepcin deber quedar documentada, segn las especificaciones del contrato. Paso 12: Evento pblico de entrega de producto final de proyecto Cuando el proyecto ha sido recibido a entera satisfaccin de la municipalidad, entonces haga los preparativos logsticos para proceder a la entrega del producto a los/as beneficiarios/as. . En el da, lugar y hora establecidos se realizar el evento pblico para hacer entrega del producto final del proyecto. En dicho evento el Alcalde Municipal o en su representacin un miembro del Concejo Municipal, harn una entrega simblica del producto final del proyecto.

En la entrega del mismo la autoridad municipal deber reconocer el esfuerzo y felicitar a todos los actores y sectores que han participado en las fases de identificacin, formulacin, ejecucin y evaluacin del proyecto. Asimismo, har una invitacin para que la ciudadana en general y los beneficiarios en particular, asuman el compromiso por el mantenimiento y sostenibilidad del proyecto en el mediano y largo plazo, segn la naturaleza del proyecto
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De dicha entrega y se dejar documentada por medio de asistencia, fotografas, videos, testimonios, entre otros

lista de

TOME NOTA: Durante la ejecucin del proyecto es importante invitar a los funcionarios de la institucin donante nacional o internacional a visitar el territorio, observar como se est ejecutando el proyecto y recoger las valoraciones de las personas beneficiadas.

Herramientas, entre los principales instrumentos a utilizar en la fase de ejecucin se pueden destacar los siguientes:

Plan General de Ejecucin del Proyecto (Anexo 19). Plan de resultados y actividades. Plan anual de compras del proyecto. Plan de monitoreo de resultados y actividades. Flujo de caja y/o efectivo mensual.

Sistema de Monitoreo de Proyecto Municipales. Contrato del Realizador.

Producto esperado, los principales productos que se esperan de esta fase de ejecucin son los siguientes: Plan general del proyecto.
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Informes mensuales de monitoreo. Informe de evaluacin de proceso. Acta de recepcin del proyecto. Normativa legal, relacionada con la fase y que debe cumplirse de de parte de la municipalidad.

FASE: EJECUCIN Normativa CDIGO MUNICIPAL Artculos Para que me sirve

No. 8

No realizar pagos de obras y servicios en los cuales la municipalidad no ha firmado contrato o convenio. Intervenir un proyecto cuando los servicios pblicos que presta fueran deficientes. Realizacin de pagos de anticipos. Llevar registros contables del proyecto segn sistema de contabilidad gubernamental. Involucrar, facilitar acceso pblico a la informacin y rendir cuentas del proyecto a la ciudadana. Conocer los tipos de contratos que pueden ser prorrogados. La aplicacin de multas por mora y retrasos. Justificar ajustes de precios a los contratos. Conocer y aplicar las causales de finalizacin y nulidad de contratos. Hacer rdenes de cambio que no excedan el 20% del monto del contrato, previa autorizacin del Concejo Municipal.

No. 9 No. 96 CDIGO MUNICIPAL No. 103 31, 125-A y B No. 83 No.85 y 86 No.88 LACAP No. 92-96 y 101

No. 109

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FASE: EJECUCIN Normativa Artculos Para que me sirve

No. 114 y 116

Conocer plazo, participantes y levantamiento de acta de recepcin provisional y definitiva de proyectos.

Participacin ciudadana, los habitantes del municipio pueden participar en la ejecucin del proyecto de la siguiente manera: Involucrndose y participando en el Comit de Gestin del Proyecto y las coordinaciones organizadas en la fase de identificacin. Verificando el nivel de avance que tiene el proyecto y reportando problemas e irregularidades encontradas. Verificando que el realizador y supervisor comiencen en la fecha indicada la orden de inicio entregada por la municipalidad. Participando en la recepcin del proyecto y manifestando su satisfaccin de la recepcin del mismo. Participando en reuniones de rendicin de cuentas dadas por la municipalidad, con el apoyo del comit de gestin. Velar por la continuacin de la sostenibilidad del proyecto, una vez ha sido recibido a entera satisfaccin.

Factores de xito, para llevar adelante con xito la fase de Ejecucin deben tomarse en cuenta las siguientes recomendaciones (Cuadro 5).

Para ambas modalidades de administracin (Directa y por Contrato)

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Todos los recursos materiales solicitados y comprados para la ejecucin de un proyecto deben ser inventariados y utilizados en la realizacin del mismo. En la ejecucin del proyecto debe priorizarse la contratacin de mano de obra local, para fortalecer la generacin de empleo y contribuir a la mejora de ingresos al grupo familiar Cuando las personas beneficiarias de un proyecto aportan mano de obra, es importante llevar un registro de entrada y salida, nmero de horas trabajadas, nmero de Documento nico de Identidad (DUI) y firma. El aporte de los beneficiarios debe ser del 15% en mano de obra auxiliar, cuando corresponda, segn naturaleza de proyecto. Los gastos realizados en la ejecucin de los proyectos deben tener disponibilidad presupuestaria y ser bien detallados en los registros contables. Para garantizar transparencia en la ejecucin de actividades es importante involucrar a los habitantes del municipio en la contralora social de las mismas. La municipalidad debe evidenciar que se ha cumplido con la normativa y los procedimientos legales establecidos, para as reducir observaciones de auditora. La municipalidad debe programar los desembolsos de fondos, segn flujo de efectivo, para garantizar que todas las actividades del proyecto que se van a ejecutar, contarn con los recursos financieros oportunamente. Todos los recursos financieros que se ejecutan en un proyecto deben contar con el respaldo de un acuerdo tomado por los miembros del Concejo Municipal y disponer con todas las facturas que legalicen los gastos. . Todo proyecto aprobado, independientemente de su modalidad de administracin, debe asegurar el cumplimiento de los resultados en cantidad, calidad y tiempo. Todo proyecto debe ejecutarse apegndose a lo establecido en la carpeta tcnica aprobada por el Concejo Municipal, En caso de
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requerirse modificaciones deber solicitarse por escrito autorizadas por el Concejo Municipal a travs de un acuerdo. Para la modalidad de Administracin por Contrato

ser

Asegurarse que al realizador se le solicitan oportunamente los diferentes tipos de fianza: anticipo, fiel cumplimiento y de buena obra. El monto del anticipo al Realizador no deber de exceder del 30%, pero se entregar a cambio de la garanta de anticipo. Todo proyecto adjudicado, debe tener un contrato antes de ser ejecutado. Sin contrato, no hay justificacin para hacer anticipos, ni pagos. Los pagos por las actividades que ejecutan realizadores y supervisores deben ser directos, nunca a personas distintas de quien firmo el contrato. La municipalidad debe velar por que se les aplique a realizadores y supervisores que han incumplido con el contrato, las multas establecidas en el mismo. Toda modificacin aprobada por el Concejo Municipal debe ser respaldada a travs de una orden de cambio, cuando altere sustantivamente las condiciones del contrato: tiempos, montos, resultados, actividades, entre otros. Cualquier orden de cambio, no debe exceder del 20%. La persona responsable de revisar y aprobar las bitcoras de supervisin, debe verificar que estn bien elaboradas y que sustenten adecuadamente los pagos que deben hacerse al realizador.

Peligros, que pueden evitarse en la fase de ejecucin se detallan a continuacin Ejecutar un proyecto sin contar con el Acuerdo Municipal respectivo, disponibilidad presupuestaria, ni con la orden de inicio.

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Iniciar un proyecto sin el dictamen del Supervisor, en el cual informe que la carpeta tcnica est completa y es viable para su ejecucin. No involucrar a La ciudadana del municipio en acciones de contralora social. No aplicar las multas por incumplimiento de contrato, aun cuando se encuentran establecidas en el mismo. No solicitar a los contratistas las garantas financieras requeridas en las bases del concurso, licitacin o contrato o bien no hacerlas efectivas en el tiempo establecido. Por ejemplo: anticipos, fianza de buena obra, fiel cumplimiento, entre Dar prorrogas en la entrega de avances del proyecto o en la finalizacin del mismo, sin existir razones vlidas para hacerlo. Iniciar la ejecucin de un proyecto, sin contar con la contratacin del supervisor. En proyectos de infraestructura, permitir que personas que no son del rea de ingeniera, realicen actividades de supervisin. Efectuar pagos de estimaciones sin hacer los descuentos correspondientes de Ley. .Recibir un proyecto sin asegurar que cumple con todas especificaciones del contrato y satisfaccin de los involucrados. las

Vocabulario, estas son algunas de las palabras claves que se debe comprender en esta fase de identificacin: Monitoreo, es el seguimiento sistemtico a las actividades y resultados, para que se cumplan en cantidad, calidad y tiempo, segn lo planificado en el proyecto. Evaluacin de proceso, es la valoracin que se hace durante algunos perodos de la ejecucin del proyecto a partir de los insumos generados por el monitoreo.

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 Realizador, empresa o persona natural que ejecuta un proyecto que le ha sido adjudicado por la municipalidad. Supervisor, empresa o persona natural que en representacin de la municipalidad y la ciudadana garantiza que la ejecucin del proyecto se ajuste a las especificaciones tcnicas requeridas. Chequeo, para verificar que las acciones ms relevantes durante y al final de la ejecucin se han cumplido satisfactoriamente,

ASPECTOS DE MONITOREO documentacin de respaldo)

Tcnicas Administrativa

(debe

quedar

registro

y SI

NO

1.Se ha conformado el equipo responsable del proyecto dentro de la municipalidad? 2. Se ha asignado al equipo del proyecto sus responsabilidades y los recursos para realizar su trabajo? 3.Se entreg la orden de inicio para ejecutar el proyecto? 4.Se tiene un Plan General del Proyecto para la ejecucin del mismo? 5. Se realiz oportunamente el lanzamiento de inicio del proyecto? Tcnicas Administrativas 6. Se ha implementado el plan de monitoreo tal como se haba planificado? 7. Se ha realizado la reunin entre comit de gestin, formulador y supervisor para retroalimentarse sobre la ejecucin del proyecto y elaborado el informe de avance ? 8. Se ha retomado los factores de xito en la ejecucin del
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ASPECTOS DE MONITOREO documentacin de respaldo)

(debe

quedar

registro

y SI

NO

proyecto? 9. El realizador ha cumplido con las observaciones tcnicas del supervisor. 10. Se ha llevado registro de los aportes brindados por los actores, sectores, comunidades, municipalidad y del donante (si los hubiera)?
II Participacin Ciudadana

10. Se ha involucrado a los miembros del Comit de Gestin en la elaboracin del Plan General del Proyecto? 11. Se ha involucrado a los miembros del Comit de Gestin y coordinaciones en el monitoreo y evaluacin del proyecto? 12. Se ha realizado una rendicin de cuentas de la municipalidad a la ciudadana, sobre la ejecucin del proyecto? 13. Se realiz la reunin del Comit de Gestin y Supervisor, los potenciales Formuladores? III Financieros 14. Se eligi al Formulador que ofreca la oferta econmica, acorde a sus capacidades tcnicas y experiencia profesional? 15. Se cuenta con un flujo de efectivo mensual para la ejecucin de las actividades del proyecto? 16 Se han ejecutado los desembolsos de fondos, segn se tena previsto en el flujo de efectivo? III Financieros 17. Los gastos tienen el respaldo correspondiente a travs de facturas de consumidor final? IV - Legales con

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ASPECTOS DE MONITOREO documentacin de respaldo)

(debe

quedar

registro

y SI

NO

18. El anticipo se ha hecho en el porcentaje establecido en el contrato? 19.Los pagos a proveedores se han realizado segn los porcentajes, tiempos y condiciones del contrato? 20. Se han solicitados las garantas establecidas antes de firmar contrato? IV - Legales 21. Se han realizado pagos no contemplados en el contrato? 22. Se cuentan con los permisos o condiciones legales (por ejemplo, escritura de un terreno), antes de la ejecucin del proyecto? 23. Se han levantado actas, registro de aportes de la comunidad, listas de asistencia, fotografas, videos, entre otros; para documentar y/o evidenciar la ejecucin del proyecto y la participacin ciudadana?

Tiempo, el tiempo de ejecucin estar determinado por el nmero total de meses y/o aos que se hayan establecido en la carpeta tcnica del proyecto.

IMPORTANTE!

ANTES DE PASAR A LA PRXIMA FASE ASEGURESE DE TENER DISPONIBLE EL ACTA DE RECEPCIN FINAL DEL PROYECTO.

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MDULO 4: FASE DE EVALUACIN

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Nombre de Fase: EVALUACIN Esta fase consiste en hacer una apreciacin y/o valoracin, sobre los procesos y resultados obtenidos en las fases de Identificacin, formulacin y ejecucin de un proyecto.

Propsito: Valorar el cumplimiento de los procesos, logros, problemas y lecciones aprendidas en cada una de las fases del ciclo de proyectos.

Pasos, para la realizacin de la evaluacin final se debern tomar en cuenta los siguientes pasos: Paso 1: Planificacin de la evaluacin final El Secretario Municipal convocar de forma escrita al personal responsable del proyecto (de la municipalidad y/o empresa contratada) y a los miembros del Comit de Gestin y miembros del Concejo Municipal que han estado relacionados con el mismo, a una reunin de planificacin del taller de evaluacin final. La convocatoria la har al menos un mes antes de finalizar la ejecucin del proyecto. En la reunin las personas participantes planificarn al menos los siguientes aspectos: Lugar, fecha(s), hora y duracin del taller de evaluacin final. Objetivos que se esperan lograr. Actores, sectores, comisiones, coordinaciones, concejales y ejecutores del proyecto que han participado en las diferentes fases del ciclo de proyecto y que deben ser invitados.
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 Definir por igual el nmero de mujeres y hombres que sern invitados a participar. Organizacin de mesas de trabajo. Nombrar coordinador y sistematizador del taller Apoyo logstico requerido. Asignacin de responsabilidades.

Paso 2: Convocatoria a taller de evaluacin final El Secretario Municipal realizar la convocatoria a actores, sectores, comisiones, coordinaciones, concejales y ejecutores del proyecto (Anexo 23), que previamente han sido seleccionados, para invitarlos a participar en el taller de evaluacin, en el lugar, fecha(s) y hora establecida. Paso 3: Realizacin del taller de evaluacin final En el lugar, fecha y hora indicada y bajo la responsabilidad del coordinador se llevar a cabo el taller de evaluacin, para lo cual se desarrollarn los siguientes pasos: Paso 3.1. Palabras de bienvenida y presentacin de objetivos. El Alcalde Municipal y/o su representante dar las palabras de bienvenida a los/as personas participantes y les agradecer su asistencia y disposicin a participar en el taller. Asimismo, les explicar cuales son los objetivos que se pretenden alcanzar y la importancia que todos con sus valoraciones contribuyan al logro de los mismos. Paso 3.2. Presentacin del coordinador del taller

Un representante del Comit de Gestin del Proyecto presentar a la persona responsable de coordinar y sistematizar los resultados del taller, quien a partir de ese momento asumir la conduccin del mismo.

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ALGUNAS CONSIDERACIONES ANTES DE CONTINUAR:

Durante la fase de identificacin, formulacin y ejecucin se ha realizado monitoreo el cual es un insumo importante para la evaluacin. En la fase de ejecucin el monitoreo es el insumo principal para realizar la evaluacin de proceso. La informacin obtenida en el monitoreo y evaluacin de proceso ser la base para realizar la evaluacin final. La evaluacin de proceso se realiza una, dos o tres veces durante la ejecucin del proyecto, dependiendo de la duracin del mismo. La evaluacin final se hace al menos un mes antes que finalice el proyecto. Es recomendable que la evaluacin final sea coordinada y sistematizada por una persona profesional que provenga de algunos de los actores y sectores que han estado involucrados en el proyecto. La evaluacin de impacto, por regla general, se hace hasta por lo menos dos aos despus de finalizado el proyecto. La finalidad de dicha evaluacin es verificar hasta que punto los resultados logrados son sostenibles despus de finalizado el proyecto. Si la municipalidad desea realizar una evaluacin de impacto, lo ms recomendable es que la realicen personas externas al municipio. Lo deseable es que todo proyecto debe incluir una evaluacin de proceso, final y de impacto, las cuales deben ser parte del Plan General del Proyecto y tener su presupuesto respectivo.

TOMAR NOTA: La duracin del taller ser de 8 horas, que se podr realizar en una sola jornada o en dos jornadas de 4 horas cada una. Las mesas de trabajo debe integrarse con personas de diferentes actores, sectores, equipo de ejecucin, concejales, comisiones, coordinaciones, entre otros. El propsito es contar con puntos de vista diferentes que permitan una mayor riqueza de aportes a la evaluacin. 74

 Paso 3.3. Desarrollo del taller o El coordinador del taller establecer algunas normas debern tomar en cuenta durante el desarrollo del taller: que se

o Nombrar un moderador y secretario en cada una de las mesas de trabajo. o Permanencia durante el desarrollo del taller. o Participacin activa de cada uno de las personas en las mesas de trabajo. o Respetar los tiempos de establecidos. o Registrar los aportes de los participantes, sin juzgar si es buena o malo el aporte. El coordinador dar a conocer los nombres de los integrantes de las mesas de trabajo que se han organizado previamente: o Mesa 1: Fase de Identificacin o Mesa 2: Fase de Formulacin. o Mesa 3: Fase de Ejecucin.
TOMAR NOTA:

Se organizarn tantas mesas de trabajo, segn nmero de participantes, tratando que cada mesa no exceda de 5 personas. Verifique que en las mesas de trabajo se han integrado personas de diferentes, sectores, comisiones, coordinaciones, equipo del proyecto, concejales, entre otros.

El coordinador entregar a los participantes, de cada mesa, el instrumento de evaluacin de la fase que le corresponda y una gua de preguntas que les ayudarn a hacer las valoraciones
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correspondientes (Anexo 24). Sin embargo, ellos/as pueden complementar otras valoraciones que estimen convenientes. Cada mesa de trabajo nombra a su moderador y secretario e inician la evaluacin, tomando como base el instrumento que les ha sido entregado. (Ver ejemplo demostrativo en Cuadro 4). El coordinador ir pasando mesa por mesa de trabajo, para ir aclarando dudas y dando las orientaciones que estime pertinente, cuando el grupo as lo solicite. Una vez finalizado el trabajo indicado, el coordinador solicitar al secretario de cada mesa que socialice los resultados de la evaluacin de su respectiva fase. El resto de personas participantes podrn hacer preguntas, observaciones y enriquecer con sus aportes. Para finalizar el taller de evaluacin el coordinador levantar un acta donde indicar los aspectos ms relevantes de los resultados obtenidos (Anexo 25). Paso 4: Elaboracin del informe de la evaluacin final El coordinador del taller, con los insumos recogidos, organizar y sistematizara los resultados de la evaluacin final, tratando de ser fiel en la medida de lo posible al espritu de las valoraciones que ofrecieron de forma verbal o escrita las personas participantes. Paso 5: Informe de Rendicin de Cuentas El Secretario Municipal convocar a una asamblea y/o cabildo abierto a las personas beneficiadas, sectores y actores del rea de influencia del proyecto. En la asamblea y/o cabildo abierto la municipalidad en coordinacin con el Comit de Gestin del Proyecto, presentaran una rendicin de cuentas de los resultados de la evaluacin final del proyecto. Solicitarn a las personas participantes que hagan sus comentarios, sus observaciones y aporten sugerencias para enriquecerlo. Posteriormente, se har entrega del informe de evaluacin final a los miembros del Concejo Municipal con lo cual se estara cerrando oficialmente el proyecto.
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CUADRO 4. EVALUACIN FINAL DE PROYECTO: INCREMENTO DE LA ESCOLARIDAD DE LOS ESTUDIANTES DE 10 A 14 AOS DEL CANTN EL SALTO EN EL SEGUNDO CICLO DE EDUCACIN BSICA. NOMBRE DE LA FASE: IDENTIFICACIN
PROCESOS LOGROS TCNICO ADMINISTRATIVOS PROBLEMAS LECCIONES APRENDIDAS

Se logro pasar de una idea preliminar de proyecto hacia la elaboracin de un perfil bsico.

Hubo resistencia de algunos participantes pues consideraban que era ms importante elaborar directamente la carpeta tcnica. Se dio apata y desgano a participar en algunos actores y sectores de la ciudadana, por temores de instrumentalizacin poltica partidaria y religiosa de parte de la municipalidad.

La elaboracin de un perfil bsico de proyecto facilita a cualquier formulador el diseo de la carpeta tcnica. Es importante demostrar a la ciudadana con palabras y hechos que existe un inters genuino de la municipalidad de resolver los problemas de la poblacin, independientemente de su afiliacin poltica partidaria y/o religiosa. Asegurarse que todo aporte financiero de actores y sectores cuente con el respaldo institucional de las mximas autoridades y que lo expresen por medio de una carta al Alcalde Municipal.

PARTICIPACIN CIUDADANA

Se logro la participacin activa de actores y sectores del municipio, vinculados con el problema, que aportaron a la elaboracin del perfil bsico.

FINANCIEROS

Los sectores y actores participantes ofrecieron aportes financieros (US $) para los diferentes rubros y/o asumieron el compromiso de gestionarlos con instituciones nacionales e internacionales

Algunas aportes financieros no se lograron concretizar por falta de respaldo institucional de la personas que se comprometieron con dichos aportes,

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CUADRO 4. EVALUACIN FINAL DE PROYECTO: INCREMENTO DE LA ESCOLARIDAD DE LOS ESTUDIANTES DE 10 A 14 AOS DEL CANTN EL SALTO EN EL SEGUNDO CICLO DE EDUCACIN BSICA. NOMBRE DE LA FASE: IDENTIFICACIN
PROCESOS LOGROS LEGALES PROBLEMAS LECCIONES APRENDIDAS

Se logro ms del 70% de participacin de la ciudadana en la elaboracin del perfil bsico de proyecto.

Un 20% de los participantes no registro su nombre y firma (huella) en la lista de asistencia del taller de elaboracin del perfil bsico de proyecto.

Debe delegarse a una persona que se dedique exclusivamente al registro de nombre y firma de los participantes y verificarlo con su Documento nico de Identidad (DUI). Debe documentarse en un video o entrevista el nivel de satisfaccin de los participantes por participar en el proceso de elaboracin de perfil bsico de proyecto.

Recomendaciones para futuros proyectos: 1. En la identificacin y priorizacin de los problemas debe participar la ciudadana a travs de una metodologa participativa. 2. Explicar a los/as participantes en el taller la importancia de la elaboracin bsica del proyecto, como insumo para el diseo de la carpeta tcnica.
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3. Asegurarse que la carta de convocatoria lleg a la persona invitada as como y dar seguimiento al nombre de la persona que ser delegada a participar

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TOMAR NOTA: Cuando los resultados del informe de la evaluacin final reflejar insatisfaccin de la ciudadana y/o incumplimiento de algunos resultados del proyecto, el Concejo Municipal deber tomar las medidas administrativas y legales que estime pertinente. Se entender por cierre final del proyecto cuando la ciudadana y la municipalidad se sienten satisfechos con el cumplimiento de todos los resultados y los cambios generados por el proyecto. El informe de la evaluacin final se deber poner a disposicin del pblico en las instalaciones de la municipalidad y se buscarn los mecanismos necesarios para garantizar su disponibilidad y acceso (por ejemplo a travs de la oficina de informacin, (pgina WEB).

Herramientas. para el desarrollo del taller de evaluacin se utilizarn los siguientes instrumentos: Cuadro 4: Evaluacin final de proyecto y gua de preguntas por fase (Anexo 24).

Producto esperado, para esta fase se espera obtener como producto el siguiente: Evaluacin de cada fase del ciclo de proyecto. Informe de evaluacin final del proyecto.

Normativa legal, en la fase de evaluacin se deber tomar en cuenta la siguiente normativa:

FASE: EVALUACIN
Normativa

Artculos No. 15

Para que me sirve Rendir cuentas a la ciudadana.

REGLAMENTO FODES

Participacin ciudadana, se debe garantizar la participacin ciudadana en la evaluacin, a travs de: La participacin de la ciudadana en el taller de evaluacin de evaluacin final. Involucrando a las personas beneficiarias en el informe de rendicin de cuentas. Involucrando a actores y sectores que han estado directamente involucrados en la ejecucin del proyecto.

Factores de xito, para desarrollar con xito la fase de evaluacin debe tomarse en cuenta las siguientes sugerencias: El propsito de la evaluacin es aprender de la experiencia vivida en el proyecto. En tal sentido, debe predominar una actitud de apertura, respeto y sinceridad entre los/as participantes.

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Es necesario que para el desarrollo del taller de evaluacin se tengan como insumos las bitcoras de supervisin, cuadros de verificacin de los aspectos claves o relevantes que se debieron cumplir en cada fase e informes de monitoreo y de evaluaciones de proceso. Es recomendable invitar a personas externas al municipio, para que puedan retroalimentar con sus aportes y propuestas de mejora. .Debe favorecerse un clima de confianza y familiaridad entre los participantes, para que nadie sienta temor o miedo de expresar libremente sus valoraciones y aportes. El taller de evaluacin debe realizarse en un lugar que favorezca la privacidad y la concentracin en el objetivo que se pretende lograr. La evaluacin debe permitir valorar la eficacia y eficiencia del proyecto a travs del cumplimiento de las metas (indicadores) en cantidad, calidad y tiempo. Con el desarrollo de la actividad de evaluacin se pretende promover en las autoridades y funcionarios de la municipalidad y en su ciudadana, una cultura de rendicin de cuentas.

Peligros, que se debe evitar en el desarrollo de esta fase: No realizar la evaluacin por temor o miedo a salir mal evaluado. No expresar con libertad opiniones y puntos de vista, por temor a represalias de funcionarios municipales. Colocar informacin que no es veraz en el informe de evaluacin. No involucrar a personas que han sido crticas con la manera cmo se ha manejado el proyecto. Vocabulario, estas son algunas de las palabras claves que debe comprender en esta fase de evaluacin: Rendicin de cuentas, accin de informar pblicamente que se ha realizado y resultados obtenidos en las fases del ciclo de proyecto.
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 Sistematizar, accin de ordenar, organizar y analizar la informacin generada en la vida de un proyecto. Leccin aprendida, aprendizaje que se obtiene como resultado de un acierto o error cometido que se espera sirva de gua para las acciones que se tomaran en un futuro prximo.

Chequeo, en esta fase se debe verificar durante y al final lo siguiente:

ASPECTOS DE MONITOREO (debe quedar registro y SI documentacin de respaldo) NO

1. Se han identificado e invitado a los actores y sectores que han estado involucrados en las fases de identificacin, formulacin y ejecucin? 2. Se ha garantizado la participacin equitativa de todos/as los/as actores participantes? 3. Se realiz la convocatoria a participar en la evaluacin equitativamente a mujeres y hombres? 4. Se han involucrado a otros actores externos al municipio? 5. Se han tenido disponible la informacin de las bitcoras de supervisin, informes de monitoreo y evaluaciones de procesor? 6. Se desarroll la evaluacin en un ambiente de sinceridad, respeto y cordialidad? 7. Se cumplieron los objetivos del taller de evaluacin? 8. Se sistematizo el informe de la evaluacin final? 9. Se realiz la rendicin de cuentas, con los resultados del informe de la evaluacin final, a la ciudadana y Concejo Municipal? 10. Se puso a disposicin de la ciudadana el informe de evaluacin final para su respectiva revisin y lectura?

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Tiempo, la fase de evaluacin se podr realizar en un tiempo mximo de un da hbil de trabajo (8 horas)

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