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  • Manual Operaciones

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    een Manual de operaciones y logistica para la provisién de raciones alimenticias para los estudiantes de educacién inicial, educacitn general basica y bachillerato de las unidades educativas del milenio de! sistema publico de educaciin Quito, agosto 2016 CONTENIDO DETALE 1. Definicién, 2 Actores que intervienen 3. Objativo general &. Informacién que dispone el MINEDUC 5. Sistema de Control y Monitorea 6. Orden de compra 7, Preparacidn de ia arden de entrega 8. Distribucton de las raciones alimenticias a las (nstituciones educativas 3. Almacenamiento de las raciones alimenticias ¢n las instituciones ed uucativas 10. Consume de fas raciones alimenticias en |a Institucién educativa 11. Control posterior de alimentos - verificacién de calidad 12. Liquiducién de is orden de entrega ne Minsterio de Educaciin 2. DEFINICION El “Manual de Operaciones y Logistica para la provision de ratianes alimenticias para los estudiantes de educacién intcial, educacién general basica y bachilerato de las unidades educativas del milenia del sistema publica de educacién”, es un instrumento operotivo para la gestlén de calidad basada en procesos, disenado con el abjetivo de instrumentar ef cumplimiento y avance de Ja provision de alimentos, De igual manera, se busca que el Manual regule y facilite la estion del Programa de Alimentacién Escolar del Ministario de Educacién, a nivel de procesos ¥ resultados y que sirvan como insumos para ta evaluacion de la provision de raciones allmenticias, garantlaande la transparencla de la gestidh reallzada anuaimente. En ese’ sentido, en el presente Manual se propone Ia regulaciin de tos procedimientos que deben seguirse durante toda la provisitin de ractones alimenticias para los estudiantes de educacién inicial, educacién general basica y bachillerato de las unidades educativas dal milanio del sitema publica de edueacion, ACTORES QUE INTERVIENEN = Agencia de Regulacién y Control Sanitario -ARESA, # Ministerio de Educacién a través de la Subsecretarfa de Administraciéin Escolar (SAE)/Gerencia de! Proyecto. Subsecretarias de Educacién y Coardinaciones Zonales Direcciones Bistritates Comislones de Administraclén Escolar~ CAE lnstituciones eduicativas beneficlarias Proweedore’ de las raciones alimeriticias Y demas dependencias que se requieran OBJETIVO GENERAL Establecer Jos pracedimientos a seguir en {a gestion institucional ¢ interinstitucianal para garantiar la provisién de raciqnes allmenticlas para las estudiantes de educaciéi inielal, educacién general basica y bachillerato de tas unidades educativas det milenio del sistema publics de educacion 3.1 Obletivas especificas 1, Establecer los procedimientos que deben realizar los funcionarios de Planta Central de manera conjunta. con las Subsecretarias de Educacién, Coordinacianes Zonates, Divecciones Distritales y Admninistraciones Circuitales we BF bes, 5 a fe! MINEDUC para el segulmiento ¥ monitoreo del Uso, consumo ¥ manejo de fa alimentacidn en las institusiones educativas, 2, Determinar las acclones de coordinacion por parte de ln Subsecretaria de Administeacton Escolar/Gorencla del Proyecto para la ejecucion del Frogeaina de Alimentacion Escotar. 3. Verificar ¢| cumplimiento de tas condiciones determinatias en los respectivas Convenios Marco que para el efecto se instrumenten INFORMACION QUE DISPONE EL MINEDUC Earresponde a Ia informacién que identifica &l niimere de_instituciones educativas y estudiantes del sistema educative pablico del Ministerio de Educacién benefictarias de las raciones alimenticias, que seran entregas a los proveedares por Agregado Territorial SISTEMA DE CONTROL Y MONITOREO la herramienta tecnoldgica del MINEDUC registrars mensusimente fs siguiente informacion: beneficiarios de las raciones alimenticias per Institucion Educativa, mismas que contendran el detalle requerido para fa logistlea y distribucion que facilite la entrega del producto al/los proveedores, Adicionalmente se podra registrar el seguimiento y monitoreo al uso, consumo y manejo:de los alimentos en cada institucion educativas, ORDEN DE COMPRA ia-orden de compra es el Instrumente que formallza la adquisicidn de raciones allmenticias equivalentes a través del catalogo electrénico respectivo, En esta orden la entidad contratante establecera: lb: cantidad de raciones alimenticias cquivalentes a ser provistas. El oferente seloccionado se obliga al curnpliiiente de estas condiciones confarme |o previsto.en el Convenia Marco y el Pliezo. La orden de compra se ejecutars a través de jas Grdenes de ontroga generadas pot 1 MINEDUC, determinadas segin periodicidad requerida, PREPARACION DE LA ORDEN DE ENTREGA Permite determinar de manera certera las cantidades de raciones alimenticias requeridas para |a distribucion de sada una de estas Grdenes, en lay cual se tended a) OF vee |delEducacién como informacién lo siguiente: agregado territorial, listade de tas instituciones educativas, eédigo AMIE, directién, referencia geografica y detalle de beneficiarios por nivel de educackin finicial, 1ro a Tmo EG8, 8ve a 10moEGE y 110 a ro SGU}, asi coma el namere die raciones correspondiente. 7.4 Obligaciones de las partes 7.1.4 De Ia Direccién Nacional de Tecnoiogias del MINEDUC . Cansolidiar fa Informacién sobre los requesimientos de las raciones allmenti por agregados territoriales que cubra 9 todas los estudiantes beneficiaries nivel nacional de las instituclones del sistema piiblica de las jornadas matutinas y vespertinas de eclucacion regular y especial bb. Generar de manera mensual la base cansolidada y actualizada de los fequerimientos de raciones allmenticias de las instituclones educativas a la Subsecretaria de Administracion Escolar/Gerencia del Proyecto que seevira de insumo para el proveedor en la distribuciin de las raciones alimenticios. 7.1.2 De ta Subsecretaria de Adm|nistracién Escolar/Gerenda del Prayecta & Notificar de manera mensal a los proveudores de cada Agregado Territorial, con 20 dias calandario de anticipacién al primer dia del uso: efectivo de las Haelones alimenticias por cada Institucion Educativa, el requerimiento de las raciones atimenticias a fin do garantizar la provisién de Ios alimentos, b.Coordinar y cooperar con #| proveedor de cada Agregada Territorial los temas inherentes al requerimienta de las raciane’ alimenticias, © Disponer 3 los niveles descancentrados de gestidn del MINEDUC las demas ecclanes que fueran necesarias para el efectivo-cumplimiento dela provision de las raciones alimenticias, 7.1.3 Del Proveedior por Agregade Territorial @ Coordinar ¥ cooperar con ta Subsecretaria de Administracién Escolar/Gerencia del Proyecto en los temas inherentes a Ia provision dé las raciones alimenticias 1 solicitud de MINEBUC 6 por propia iniciativas 1b, Analizar ¥ provesar la informacién efviada por ta Gerencia del Proyecto, ©. Generar, de acuerdo al formato establecice por ef MINEDUC (Anexo 1) la nats de entrega por institucién educative, la cual deberd ser suscrita por el proveedor y ¢! Rector/Director o su delegado de cada institucién educativa al momento de entregar tas raciones atimentictas correspondientes-a la orden de ventrega- aa Mirisiero de Eucaciin, d, Entregar los productos de tas ractones alimenticion en un empaque que ser aprobade por el MINEDUC, eh el cual debers tontener como minima la siguiente Informacion: fecha de elaboracién, fecha de caducidad, nombre del produicto (leche, |ugo, batra, bocadito, galleta, etc,), "Prohihida la venta”, sello, teléfonos:y pagina web del MINEDUC, logo del PAE, Informacion nutricional que corresponda con el registro sanitaric. § DISTRIBUCION DE LAS RACIONES ALIMENTICIAS A LAS INSTITUCIONES EoucATIVAS 8.1 Obligaciones y Responsabilidades Bl.1 De la Subseeretaria de Administracién Escolar/Gerencia del Proyacto 2, Contralar fos tiempos de distribucién por Agregado Territorial en los regimenos de Sierra-Amazonia y Costa de acuerdo 3 los cronogramas de ruta establecidas or ef praveedor. b, Monitorear, controlar y ovaluiar el estado de la distribuckin, en coordinadién an les niveles desconcentradas de gestion del MINEDUC, sobre la entrega die las raciones alimenticias a las Instituciones Educativas. 6 Solleitar al provendor las reprogramadones de requerimientos. adicionales natificados con el respective tiempo de antelacion por los. niveles desconcentradas de gestién del MINEDUC d.Notificar al praveedor sobre -anomsliat encontradas en los procesos de distribucion o sobre fa calidad de tos productos reportados por los niveles desconcentrados de gestion del MINEDUC. 8.1.2 De las Coordinaclones Zonales y Subsecretarias de Educacian a. Controlar el cumplimienta del cronograma de ruta entregada por el proveedor de coda Agregado Térritarial y los tiempos de disteibucian de las ractones alimenticias. Monitorear, controtar, evalusar, consotidar e Informar a la Subsecretaria de Administraciéa Esxolar/Gerencia del Proyecto sobre ef estado de la distribucion y entrega de las raciones alimenticias a las instituciones educativas de cada una de las érdenes de entrega. ¢. Desarrollar e implementar miecanismos, de recopilacion, requerimientos adicionales de las instituclones educativas, = Ministers de Educacién d. Coordinar y apoyar a los Distritas y Administradores Ciecultales para que efectien @ monitorea, control y evaluackin de le distribucién de tas raciones alimenticias realizadas por los proveedores de cada Agregado Territorial en cada una de las drdenes de entrega. 8.1.3 De Direcciones Distritales y Administradares Cireuitales 3, Controlar ef cumplimiento del cronograma de ruta entregado par el provesdor de cada Agregado Territorial y los tiempas de distribucién de las raciones alimenticias, b, Monitorear, controlar, evaluar e informar a las Coardinaciones Zonales: sobre ot estado de la distribucién y entrege de tas racinnes alimenticias manteniendo el contacto directo y permanente con las autoridades de las: instituciones educativas. c. Realizar la verificacién de manera aleatoria de los productos de las raciones alimenticias con los registros sanitarios entregados por el proveedor, i. Ejecutar acciones concretas que faciliten la recopiiacién de los requerimientos adicionalos de las instituciones eeuicathvas, ®, Coordinar con el Proveedar el acompafiamiento para reallenr el seguimiento a fa distribuclén de las raciones slimenticlas, eveluar © informar sobre los aspeetos mas relevantes que permitan |a retroalimentacién y toma de decisiones. 8.1.4 De los Rectores/Directores y/o Docente responsable de jas instituciones Educativas a: Recibir el producto visualizando ta textura, apariencia en general y, estade ptimo de las entregas correspondientes. b, Verificar la fecha de caduckiad; en e] caso que sea menor a 90 dias el Rector/Director 0 su delegado tienen la potestad de no recibie la: racién allienticla, €. Contabilizar {a cantidad de raciones alimenticias entregadas, y previa ala firma de recepcién de conformidad sc deberd validar ta informacién que se encuentra detallada en ta nota de entrega, J. Indicar al proveedor el lugar donde ubiear los productos (ia estiba os responsabilicad! «fel proveedor), &. Informar de manera inmedkata al Distyito Educativo y/o Circuita en: caso de énicontrar alguna novedad durante el proceso de recepcién y deberd anotarlo en el drea de obsérvaciones de la nota de entrega, previa fa firma de la Hocumentacién 5 Ministerio de Educackin 1. toformar ¥ solicitar oportunamente: sobre los requerimientas adicionales 0 faltantes de alimentackén escolar alos Distritos y/o Cirenitos: fg: Exigir al proveedat, al momenta de recopelsn de tas raciones alimenticias, to enteega de los correspondientes registras samitutios de cada uno de los productos que se raceptaran, Se dete recalcar que el producto una ve2 que ha sido recibido y almacenado'en la Institucién Educativa es responsabilidad del Rector/Director. © Docente responsable, por tanto la caducided o mal uso de los mismos son objete de sanicign para Ia autoridad de fa institucién educativa. En el caso‘en-el que el niimero de cacianes slimenticias generades en la orden de entrega supere al numero de beneficiarios’o fx oferta adueativa, ef Rector/Diractor, a Su dolegada eneargado de Ia recépcién de los alimentos no’ podra recibir el exceso de las raciones alimentis deherd comunicar de mahers inmediata al Distrita Educative y/o Cireuite sobre fa novedad. Para lo cual en ta nota de entrega el campa de. obseryaciones se debers registrar ta cantidad de producto que no rechid. Bajo ningén concepte deberan devolver el excedente al Distrito y/o Circuito © repartir.a otras instituciones educativas. 8.1.5 Del Proveedor por Agregado Teritorial a. Elaborar un cronogrima de ruta que sera entregada a la Subsecretaria de Administracian Escolar/Gerencia del Proyecto por cada una de las drdenes de entrega. b. Reaiizar la entroga de las rackones alimeoticias de acuerdo a la generacion de cada orden de enirega en cata institucida educative, fa cual en-promedio cubrira raciones alimenticias para 20 dias habiles; y para la ejecucién de lo distribucién se le darén hasta 15 dias calendario; a excepcién de las instituciones educativas que se fas considero como dispersas, que serén debidamente Ident) (lcadas en cada orden de enttega, a las cuales se reallzarin entregas porisdicas de raciones alimenticias para 50 dias habilos y su distribucidn tomard hasta 20 dias catendario © Entregar el producto en cada institucidin educative y ol momento de entrega deberd tener como minimo una fecha de caducidad de 90 dias. 4. Entregar jas raciones alimenticias en cada institucién educative de lunes a wiernes en cl siguionte horario: instituciones matutinas de 7hOO a 13h00 ¥, vespertinas de 1ah30 9 18h09, @. Distribuir alas instituciones educativas, con cada orden deentrega, ot respective registra sariltaria por preducte; asi como un Impress ef cual debera oe Ministerio de Educaciin: Contener informactin nutrictonal de las faciones alimenticlas que se estan entregando, ejemplos de habits alimenticios saludables, informacién detallada de contactos y meranismos de denuncia directa en los casos que exista alimentos en mal estado, caducados o deteriorados. f. Cumplir can las ordenes do entrega requeridas y tiempos de distribucién de los raciones alimenticias estabiecides por ta Subsecretaria da Administracién Esealar/Geroncia del Proyecto. & Entragae en cada institucln educativa la nota de entroga, de acuerdo al formata establecito por el MINEDUC (Anex@ 1) a cual deberd ser suscrita y sellada por el proveedor y la institucién educativa al momento de recibir a conformidad las raciones alimenticias; de no contar Ia institucién educativa can sella se doberd tener dos firmas de responsabilidad. Esta nota de entraga deberd cantener un ariginal y 4 copias las cuales debierdn ser entregadas de la siguiente manera: una copla para Is Insti{uelén educative, una espia para la Diréceién Distrltal del MINEDUC. una copia para el proveedar y la original para fa entraga a la Subsecretaria de Administraciin Escelar/Gerencia del Proyecto h. Facilitar el monitares y cantrol ejecutade por el Ministerio de Educacion y sus niveles desconcentrados, asf camo también el acceso-a la:informnacién relevanto sobre-al estade de la distribucién y entrega de las raciones alimenticias. 9. ALMACENAMIENTO IDE LAS RACIGNES ALIMENTICIAS EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS 9.1 Obligaciones y responsabilidadas 9.1.1 Oe las Coordinaciones Zonaies y Subsecratarias de Educacién a. Asegurar que las sutoridades de las instituciones educativas cuente con un espacia definide o adoptade pera el almacenamiento de las raciones alimenticias de manera adecuada. b. Solicitar periddicamente al Director Distrital o Administradar Circultal un informe sobre-e| manejo de inventario en lis lnstituciones educativas, © Atender, resolver y corregir, Ins inconvenientes que puedan derivarse de un inadecuado almacenamienta, 9.1.2 De las Direcciones blstritales y Administradores Circultales a. Informar a las autoridades de las instituciones educativas la manera adecuada de almacenar Is faciones alimenticias conforme a las indicaciones de apitariento detalladas en tas cajas de fos productos. get Miristero de Educacién b, Atender, resolver ¥ corregir; los inconvenientes que puedan derivarse de un almacenamiento inadecuado de las alimentos o en ef control de las fechas de caducidad de los alimentos e informar a ta autoridad inmediata sobre las medidas correctivas aplicadas, (Anexo 2: Manejo de producto caducada y Anexo 3: Manejo de producto en mal estado}. . Elaborar y remitic un informe mensual a la Coordinacién Zonal con ta informacion actualizada referente a las resultados obtenidosen ef seguimicnto y manitorea’ de tas condicionas de aimacenamiento y control de inventario de {os alimentos en las instituciones Educativas: (Anexo 5} 13 De los Restores/Mirectores y/o Dacehte responsable de las Instituciones Educativas. Contar con una bodega 0 sitio-destinado para el almacenamienta cubierto, con ventilacidn, buena iluminacion ¥ superficie plang; para lo cual es qecesario tomar en consideracion las siguientes recomendaciones: eMantener limpias las reas de almacenamiento, deben estar impecables cada ver quese reciha las raciones alimenticias. ‘@Rewisar que no existan agujéros en el techo o las paredes que permitan el ingreso de lluvia, insectos o roedores, eColocar las raciovtes alimenticias sobre pallets o cartones que impidan ta comtaminacién, no directame ate en el piso. =Conservar los alimentos en un lugar seguro y bajo lave de manera que no puedan robsrlos o maniputattos. Aliacenar él producto Semin las indicaciones de apltamicnto detalisdas on las Kajas, Se recomienda que el products esté como minima a 20-centimetros de la pared. Organizat los productos de tal manera que-se dispongo de las productos mus ANLigues a las mas recientes (FIFO). d. Lievar un sistema de registro de tos productos que ingresan ala bodega o sitio designado yide los que egtesan cada dia para su constima. Et cumplimienta de este requerimiento es importante para él control y maneio del producto, asi como del adectiado consima al momento de realizar un manitaren. En caso de detectar problemas en 1a calidad de las raciones. alimenticias ot Aecior/Director o su delegado debe notificer de manera inmediataa su Distrito de Education y/o Circuito a fin de que se remita un informe y se proceda de acuerdo 4 Jos Anexo 2: Manajo'de producto eaducado y Anexo 8: Manejo de preducta en mat estado, Ministerio: de Educacién: 9.1.4 Del Proveedor por Ayregado Territorial 2. Dejar las raciones alimenticins apitadac de manera adecuada on el lugar indicado par ef Rector/tirector osu delegada b. Repaner lis raclones allmenticias que estuvissen en mal estade debidaa defectos de produccidn o cualquier otro |mputable al proverdor. 10. CONSUMO DE LAS RACIONES ALIMENTICAS EN LA INSTITUCION EDUCTIVA Durante la recepeién, almacenamiento ¥y transporte pueden suceder

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