Request For Quotation

‫طلب تحديد أسعار‬

Annex A
‫ملحق أ‬

FROM: DRC TO:

‫من‬ ‫س‬‫الدنمارك دي أر ي‬
‫ي‬ ‫المجلس‬ :‫اىل‬
Address 1: Al Nesreen Road, Close to Ben Address 1:
Naby Mosque, Al-Mansoura,
Tripoli, Libya
1 ‫العنوان‬ , ‫نب‬
‫ بالقرب من مسجد بن ي‬،‫شارع النرسين‬ 1 ‫العنوان‬
‫ ليبيا‬, ‫طرابلس‬
Address 2: 2eme Etage de L’immeuble Address 2:
CLAREN, sis a la Rue des Lac
Mazurie, 10
2 ‫العنوان‬ ‫ يف‬، CLAREN‫الثان من عمارة‬
‫الطابق ي‬ 2 ‫العنوان‬
‫ مازوري‬،‫البحية‬
‫ر‬ ‫منطقة‬
City: Tripoli City:
‫المدينة‬ ‫طرابلس‬ ‫المدينة‬
Country: Libya Country: Libya
‫البلد‬ ‫ليبيا‬ ‫البلد‬ ‫ليبيا‬
Phone #: Phone #:
+218 91 000 4388
‫رقم الهاتف‬ ‫رقم الهاتف‬
E-mail: E-mail:
azeema.eshawesh@drc.ngo
‫ون‬ ‫ر‬ ‫ر‬
‫الييد اإللكي ي‬ ‫اإللكبون‬ ‫البيد‬
‫ر‬
ّ ّ
The DRC hereby request you to submit price quotation(s) /‫يل بطلييع عر‬‫ يكقييد إلي م فيمي ي‬، ‫وف س ي ي ي ي ييييا الكم ي ي‬
‫يا‬ ‫س ي‬
‫إن دي أر ي‬
ّ ّ
‫ المرفق‬/‫ أس ي ييعار لكوريد السي ي يلعة السي ي يل الم ورة يف نموذج العر‬/‫عرو‬
for the supply of the item(s) listed on the attached Bidding
Form titled ‘RFQ No.DRC-LBY-TIP-RFQ-2022-041A , ‫تحت عنوان" طلع تحديد أسعار رقم‬
/
‫ خدمة تأجب مبن مركز‬,DRC-LBY-TIP-RFQ-2022-041A
Space rent service / Business center
.‫خدمات‬

Request for Quotation Details

RFQ #:
DRC-LBY-TIP-RFQ-2022-041A
‫رقم طلع تحديد األسعار‬
RFQ Issuing Date:
‫يو تقديم الطلع‬
RFQ Closing Date:
‫يو إغال الطلع‬
RFQ Closing Time:
‫وقت إغال الطلع‬
Questions to the
RFQ
‫األسئلة حول الطلع ترس‬
‫ال‬
Currency of Bid (3-letter
USD
code):
‫أمريك‬
‫ي‬ ‫دوالر‬
/‫العملة لكقديم العرو‬
Bid Validity Period (days): 30 Days
04/12/2022 ‫ر‬
/‫فية صالحية العرو‬ ‫ أيا‬30
Required Delivery Date:
08/12/2022 ‫يوم التسليم المطلوب‬ 01/01/2023
Required Delivery DRC – office Libya
23:59 Pm Libya Time
ً Destination: Tripoli and Benghazi
‫ مساءا بكوقيت ليبيا‬23:59
‫م ان التسليم المطلوب‬
azeema.eshawesh@drc.ngo Required Delivery Terms: DDP (INCOTERMS 2020)
‫الكنسيق لزيارة ميدانية من قب فريق‬
‫رشوط التسليم‬ ‫الدنمارك طرابلس و بنغازي‬
‫ي‬ ‫المجلس‬

ANNEX 4 – DRC-LBY-TIP-RFQ-2022-041 TENDER

Page 1 of 4
Request For Quotation
‫طلب تحديد أسعار‬
For DRC to Complete For Supplier to Complete
‫س‬‫تسك م من قب دي ار ي‬ ‫تسك م من قب المورد‬
Quantity Quantity
Unit/
Item Description Required Offered Unit Price Total Price
Measure
# ‫الوصف‬ ‫الكمية‬ ‫الكمية‬ ‫سعر الوحدة‬ ‫الكل‬
‫السعر ي‬
‫الوحدة القياس‬
‫المطل بة‬ ‫المكوفرة‬

1. Space rent service / Business centre Per Person 1

Please stamp this Bid Form with your Company’s Stamp
‫رجاء خكم أورا طلع تحديد األسعار بخكم ر‬
‫الرس ة‬
Submission of Bid ‫تسليم العروض‬
You must submit the RFQ Bid Forms listed to the email: ‫البيد‬
‫ عن طريق ر‬،‫يجب تقديم النماذج المدرجة باألسفل‬
rfq.lby.tip@drc.ngo :‫اإللكبون‬ ‫ر‬
rfq.lby.tip@drc.ngo
‫مال يوفر الك لفة اإلجمالية لرسو‬ ‫ر‬
I. Annex A - Financial proposal providing total cost of ‫ اقياح ي‬- ‫ المرفق ألف‬.1
service fees in USD. . ‫األمريك‬
‫ي‬ ‫الخدمة بالدوالر‬
.‫ المرفق ب – المواصفات الفنية‬.2
II. Annex B – Technical Data ‫ ر‬- ‫ المرفق جيم‬.3
.‫الرسوط العامة للعقد‬
III. Annex C - (DRC General Conditions of Contract) in .‫ مدونة قواعد سلوك الموردين‬- ‫المرفق دال‬. .4
attached documents acknowledged and signed. .)‫ المرفق هاء اسكمارة تسجي المورد )مسك ملة وموقعة‬.5
IV. Annex D - (Supplier Code of Conduct) in attached
documents acknowledged and signed.
V. Annex E - (The supplier Registration form) completed
and signed.

Delivery Lead Time (from receipt of DRC Purchase Requisition):

)DRC ‫الزمن المكاح للتسليم (من يو اسكال أورا امر طلع جديد األسعار الخاص ب‬ (Calendar) days
‫األيا‬
Bid Validity Period: (Calendar) days
‫ر‬
‫الفية الزمنية لصالحية‬ ‫األيا‬
/‫العر‬
I certify that I have read and understood the DRC General ّ ‫مشييات‬
‫السل‬ ‫أقر أنب قرأت وفهمت رشوط المجلس العامة لعقد ر‬
‫ي‬
ّ ّ ‫والقواعد السلو ية ر‬
Conditions of Contract for the Procurement of Goods and the ‫ لك أقر أن‬.‫لالجئي‬‫ر‬ ‫الدنمارك‬
‫ي‬ ‫المجلس‬ ‫دها‬ ‫يحد‬ ‫الب‬
‫ي‬
DRC Code of Ethics. I further certify that the above-mentioned ‫ أو‬،‫ أو اخكالس‬،‫مكورطة بأي ممارسات فساد‬ّ ‫الرس ة الم ورة أعاله غي‬ ‫ر‬
‫ر‬
company has not engaged in corrupt, fraudulent, collusive, or .‫ أو ممارسات إكراهية يف الكنافس عل ه ا العقد أو يف تنفي ه‬،‫تواطؤ‬
coercive practices in competing for or executing any Contracts.

Signed:
‫الكوقي‬ _____________________________ Position:
‫المنصع‬
Print Name:
‫االسم‬

ANNEX 4 – DRC-LBY-TIP-RFQ-2022-041 TENDER

Page 2 of 4
 RFQ INSTRUCTIONS
‫تعليمات طلب تحديد االسعار‬

Title: DRC-LBY-TIP-RFQ-2022-041A, Space rent service / / ‫ خدمة تأجب مبن‬, DRC-LBY-TIP-RFQ-2022-041A:‫بعنوان‬

Business centre. .‫مركز خدمات‬
THE RFQ BID FORM CANNOT BE EMAILED TO ANY OTHER ‫البيد‬
‫طلب تحديد األسعار المرفق ال يجوز ان يتم إرساله عن طريق ر‬
‫ر‬
‫اإللكبون الي عنوان أخر غب الموضح أعاله‬
DRC EMAIL ADDRESS
You must submit the RFQ Bid Form with the supported ‫ باإلضافة ال المرافق‬،‫يجع تقديم نموذج طلع تحديد األسعار المرفق‬
annexes C before the RFQ Closing Date and Time. The ‫ ويعكي إرسال الملفات مسؤولية مقد‬، ‫ج قب ساعة وتاري ييخ اإلغال‬
Bidder is responsible for ensuring that the documents have .‫العطاء ويجع عليه الكأكد من القيا به ه العملية‬
been submitted to the tender email.
Any Bids not received on the official DRC Bid Form or did not ‫ أوال‬،‫س‬‫ أسعار ال يكم تعبئكه داخ النموذج الخاص ب دي ار ي‬/‫أي عر‬
submit to the official email may be disqualified for non- ‫غي مكطابق م تعليمات‬‫وبالكال ر‬
‫ي‬ ‫غي مؤه‬
‫يكم تسليمه باليد يعكي ر‬
compliance with these RFQ Instructions. ‫س‬‫الدعوة لكحديد األسعار الخاص ب دي ار ي‬
All Bids received in pencil will be disqualified. .‫غي مؤهلة للكقييم‬
‫ المكك بة بقلم الرصاص تعكي ر‬/‫ك العرو‬
Prices ‫األسعار‬
All Bids must include all customs and taxes payable in the ‫ يجع أن تكضمن الرسو الجمر ية والضائع يف بلد‬/‫ك العرو‬
country of delivery unless the RFQ specifically requests a Bid ‫ مالم تكون تعليمات التسليم يف طلع تحديد األسعار محددة‬،‫التسليم‬
is other than DDP (INCOTERMS 2020). ‫حسع رشوط‬DDP ‫غي التسليم يف م ان المورد‬ ‫بطريقة ر‬
INCOTERMS 2020
All Bids must be in the currency stated on the RFQ Bid Form. ‫ األسعار حسع‬/‫يجع ان تكون العملة المعروضة داخ ك عرو‬
Bids in any other currency may be disqualified. ‫ مقد بعملة‬/‫ أي عر‬،‫العملة المطل بة يف نموذج تحديد األسعار‬
.‫غي مؤه للكقييم‬
‫مخالفة يعكي ر‬
DRC reserves the right to correct any incorrect calculations ‫س تصحيح أي أخطاء موجودة داخ نموذج تحديد‬ ‫يحق ل الدي ار ي‬
on the Bid Form. .‫األسعار المقد من صاحع العطاء‬
Validity of Offer ‫مدة رسيان العرض‬
Your Bid must be valid for the ‘Bid Validity Period as stated ‫ األسعار صالح للمدة الزمنية الموضحة أعاله يف طلع تحديد‬/‫يبق عر‬ ‫ر‬
‫ر‬
،‫الب ال تقد مدة الرسيان المطل بة قد يكم استبعادها‬
on the Bid Form. Bids not meeting the Bid Validity Period
ّ ‫ ي‬/‫ العرو‬،‫األسعار‬
may be disqualified. DRC will attempt to notify all suppliers ‫س بإعال كافة الموردين بنكيجة عروضهم‬ ‫تسىع الدي أر ي‬
.15/12/2022‫يف‬
of the outcome of their Quotations by 15/12/2022
Evaluation of Bids ‫تقييم العروض‬
All Bids received and accepted will be evaluated on a ‘line ‫ المسكلمة والمقبولة سكخض للكقييم حسع ما هو موضح‬/‫ك العرو‬
item’ basis as follows: :‫أدناه‬
a) Administrative Evaluation: Evaluated to ensure ‫ المقدمة مكوافقة م ك‬/‫ بحيث يضمن أن العرو‬:‫ الكقييم اإلداري‬-‫أ‬
compliance with all the RFQ requirements and to ensure ‫المكطلبات الموجودة يف طلع تحديد األسعار وان الحسابات الموضحة‬
that all Bids and calculations are readable and acceptable. .‫فيه مقبولة وقابلة للقراءة‬
b) Technical Evaluation: All Bids received will undergo a ‫ المقدمة سيكم تقييمها بناء عل أفض‬/‫ ك العرو‬:‫الفب‬‫ الكقييم ي‬-‫ب‬
Technical Evaluation based on ‘best value for money. Bids ‫ر‬
‫الب تكوافق م‬
‫ ي‬/‫ حيث أن العرو‬،‫جودة مقاب أفض قيمة مالية‬
that comply with the requested items, specifications, and ‫المواصفات المطل بة للبنود وزمن التسليم المطلوب سيكم اعكبارها‬
delivery conditions will be classed as ‘responsive’ ‫الب ال تكطابق‬‫ر‬
‫ ي‬/‫ العرو‬،‫المال‬
‫ي‬ ‫وبالكال سكدخ يف بند الكقييم‬
‫ي‬ ‫مقبولة‬
(acceptable). Only Bids classed as ‘responsive’ (acceptable) .‫ سكعكي خارج عملية الكقييم‬،‫غي مقبولة‬‫وبالكال تعكي ر‬
‫ي‬ ‫م المكطلبات‬
will progress onto the ‘Financial Evaluation’. ‘Non-
responsive’ bids (not-acceptable Bids) will no longer be
under consideration at this stage.
c) Financial Evaluation: All ‘Responsive’ Bids will undergo a ‫ المكوافقة م كافة المكطلبات‬/‫ جمي العرو‬:‫المال‬
‫ي‬ ‫ الكقييم‬-‫ج‬
Financial Evaluation ‫المال‬
‫ي‬ ‫سكخض للكقييم‬

ANNEX 4 – DRC-LBY-TIP-RFQ-2022-041 TENDER

Page 3 of 4
 RFQ INSTRUCTIONS
‫تعليمات طلب تحديد االسعار‬
Contract Award
Under the ‘best value for money’ principle, DRC will award
the contract(s) (DRC Purchase Requisition or Service
Contract) to the ‘lowest responsive bid’ except where other
considerations are warranted. These other considerations
can be – total cost of ownership; cost of on-going
consumables; price vs warranty; quality vs price.
RFQ Enquires
All enquires and questions should be addressed to the email
given in the RFQ Detail’s section! All Q&A’s will be shared
with all invited suppliers.
Under DRC’s Anticorruption Policy, Bidders shall observe
the highest standard of ethics during the procurement and
execution of such contracts. DRC will reject a Bid if it
determines that the Bidder recommended for award, has
engaged in corrupt, fraudulent, collusive, or coercive
practices in competing for, or in executing, the Contract.
‫الفائز بالعطاء‬
‫تعب إن الدي ار‬
‫ ي‬/‫افض جودة مقاب افض قيمة مالية يف تقييم العرو‬
/‫س سكوق م الفائز بالعطاء (عقد رشاء أو عقد خدمة ) ألق عر‬ ‫ي‬
،‫ إال أن كان هناك اعكبارات أخرى تير ذلك‬، ‫يتناسع م المكطلبات‬
، ‫ ت اليف الخدمات‬، ‫وتلك االعكبارات قد تكون الك لفة الكلية للملكية‬
‫ الجودة مقاب السعر‬، ‫السعر مقاب الضمانة‬
‫استفسارات تحديد طلب األسعار‬
‫ون للعنوان‬ ‫ر‬
‫ك األسئلة واالسكفسارات يكم إرسالها عي الييد اإللكي ي‬
‫ ك األسئلة واألج بة سيكم مشار كها‬، ‫الموضح أعاله يف جدول الكفاصي‬
‫م ك المدع ين‬
ّ ً
‫ يجب عىل مقدم‬،‫بناء عىل سياسة الدي ار س ف محاربة الفساد‬
‫ر‬
‫العروض احبام أعىل معايب األخالقيات خالل العرض وتنفيذ العقد‬
ّ ّ
‫تبي له أن مقدم العرض‬ ّ ‫ وسبفض المجلس العرض إذا‬.‫المرتبط به‬
ّ ٌ ّ ّ
‫ أو‬،‫ أو تواطؤ‬،‫ أو اختالس‬،‫بعمليات فساد‬ ‫متورط‬ ‫المرشح لمنح العقد‬
.‫ممارسات إكراهية ف التنافس عىل هذا العقد أو ف تنفيذه‬

Name:
‫االسم‬

Position: Date
‫المنصع‬ ‫الكاري ييخ‬

ANNEX 4 – DRC-LBY-TIP-RFQ-2022-041 TENDER

Page 4 of 4