INTER-OFFICE MEMO oret Perihal : Laporan Hasil Audit Store Non Visit Area Jakarta 2-18 (selected store) Nomor 73!AD-KFC/INT/X/2020 Kepada Yth Ibu Sri Rahayu (ROM 2) Dari Internal Audit Department Tanggal 19 Oktober 2020 Tembusan Yth GMO, SDGMO, DGMO-JAWA, AC JKT 2-18,File Priority Urgent / Immediate / Normal Lampiran 1 set Dengan Hormat, Berikut Laporan Hasil Audit Store Area Jakarta 2-18 dengan system audit non visit, store yang diaudit merupakan selected store dengan sumber data dari report HQ, Accounting, Finance dan FFI Web portal A, Cash Management TL. Hasil Analisa web petty cash terdapat selisih antara jumlah pengeluaran, cash on hand dan saldo bank dibandingkan dengan dana tetap di KFC Box Ramayana Tajurselisih minus Rp 14.200, [Dana brankast T 2,000,000 Modal PC -4:000.000x2 | 8,000,000, [Pengeluaran 375 sd 30/9720 | 3,536,000] Iaido bank I “492,880 [Saido cash on hand 3.879.120] [Outstanding 77,800) betisth Catatan : Pada bulan Juni 2020 Finance Dept melakukan Top up e-wallet sebesar Rp 4.000.000 ditambah dengan dana PC existing Rp 4 juta total Rp 8.000.000, untuk 3 cabang lainnya tidak terdapat selisih 2. Permasalahan Budget ROM di Area Jakarta 2-18, sebagai berikut ¥ Terdapat pekerjaan/pembelian barang yang belum diinput di system tetapi pekerjaan/pembelian sudah dilakukan dengan menggunakan wang Petty Cash cabang ‘© KFC Taman Topi (Rp 215.000 ) ~ Tel. 7/10/20, pembelian cat banner kompor : Rp 22.000. ~ Tal 6/10/20, pembelian lampu box chaki : Rp 35.000. ~ Tel. 2/10/20, pembelian toolset pembersih kaca : Rp 158.000. ‘* KFC Box Ramayana Tajur ( Rp 762.000) = Tel 25/07/20 Pemibuatan counter shield dari acrylic Rp 375.000,- dan X-banner promo super seven Rp 75,000 ~ Tel 10/08/20 Pembuatan X-banner promo 75K for 3 Rp, 42.000,- ~ Tel 01/09/20 Pembelian kompon, semen , gypsum dan jasa perbaikan Rp 195.000 > ~ Tel 12/09/20 Pembuatan acrylic untuk holding time/marinade Rp 75.000 * KFC Ciawi Bogor : Pekerjaan/pembellan sejumiah 19 kali (Nota) dengan total nilai Rp 4.531.800 periode Mel - Okt 2020 belum di input, tetapi pekerjaan/pembelian tersebut sudah dilakukan (data terlampir) Y Double input pengajuan dan belum difollow up senilai Rp 2.778.656, di KFC Taman Topl ne [rsa pewanalansca. pernan saree even] voumzesiae foro _ | aug vet HG HER SATA TIN ACG HR Pevsauin [7.20 7 wou ru0 [og Va WN SENET Pewcauen | m0 3 Ppwotzanon “aco | e7avgz0PcNANTAN STC ACO, EAN WASTP DAN EWPAT SAM WAST PENGAUAN | = vesesimn oxo | era pest ay a aus — ncaa | 500] Pusu _owane 1 a] MNAN NG HT AUASTANGER newuar | 690) 5 pyoumenns fwwce [6s mpencoanan awry sor Pevcauan | 1500) 7 pwowrmsens wc [oem eWEDTAN AAT Pencauan | — rs] 4 Prsumerant rw [ 7 ag) STAAS STIX TENT SUNG rexcau | s] pumas usce [orp alWaNoRLAETRRANGaKuNG SUsBOH CGINGCRAOS———_Pocauan | — sn Te Proamison2 lrxo [ova envspn pendant suet —mmax] 11 pyounamnst fox | ae mena caN AMOR z [psruuiate! — uo i Teal [ames (©2020 KFC.PT FFI To, Proprietary & Confident Infemation. For nora! Use Only. Do Not Copy or Distbute3, Berit nip ransaks Void per 01/07/2020 s/d 30/09/2020 - aes aS wed ‘Gre Goin fol ices ee Fran] sals_|™ Fras O Fram] soe] 7 SUPUNCAK ——_pu/rjnon -sjoaso| woses | arama] 2| 1368) aon] 5 oma] 6] Sesa0e| 0) [Ta Taman Tow SOUARE 7/2000 sro/acay 2430s | 1.534900 oa] 23] et] ace] 15) oxad] are s9375| L078) [3 eawisosor 5fonanna -s0/0/2an0| 23230 | 3,102,783] 11] a90st) o.oo] — 62[1367,710| Oose| 7410952566] 053) [Eckiceoxanr Toon jnjzon - soso) seri | aatyerssel of of of 3|_ 5000] couul 2] Tuam] oni) t Grand Teta: 8535 [sSposarsara| sel singas| Gois| talasinas] o37:| —ze7aaa06 wa] 165) Keterangan: Persentase Void dan cancel masih dalam batas wajar yaitu void 0.019% dan Cancel 0,373% dari seluruh total transaksi Inventory Management Masalah inventoty adalah menyangkut item barang In-Effisiensi dengan penggantian, sebagai berikut : Wo | Sorenre | Periode item ‘ary | Satuan _ rio (Rp [Total Price (Rp) Total Store (| (Chicken Sips 52 | pcs | 2490] 129.480 IMarinade Filet 7 ce) air | 270582 1 fTamantopi | Periode Au | PF | Perode Audit ey cream Soup. or | pes 530 | __ 48.230 | layar isa wala | sor pes | aos | Zps5a2 | 2.493.373 | f |Marinace Filer | 120 | pes | 3au1[ 457,320 1 | 2 fTuguPuncak | Periode Aucit [Bb CreamSoup | 177 | pes | 4076| 721482 | | { Iavamsisa walam | 332 | pes | a0sa| 1ass.ee5| 2534660 Iaqua Botol 373 | BH 967 | _167.201 ox RmyTajur | Periode Auei Safes ae Aue [elas ice crear 59 | os as] 77258| 194549, 4 |Glawd Bogor | Periode Aucit_[puding Coviats Wanggo| 60 | pes [2000 | 160,000] 160000, (GRAND TOTAL 1 S302.582 Keterangan: detail In — fisiensi dengan Penggantian terlampir di ROE. © Data Karyawan Hasil analisa, dari data karyawan tidak ditemukan permasalahan, data karyawan sudah sesuai dengan aktual karyawan dicabang, D. Integrated System ¥ Proses input data stock opname pada inventory system tidak up date dan akurat (KFC Ciawi Bogor) : ‘Coca-cola produk tidak diinput, yang diinput Pepsi produk (Pepsi, Mirinda, Seven up} dengan total 182 liter. = Soft ice Cream, fsik actual 62 liter tetapi terinput 62 karton. Y Proses Barcode Produksi tidak update/akurat/akumulatif di semua store Operational Berikut ini beberapa permasalahan terkait SOP pemastingan promo (detail terlampir): 1. Pemostingan Free hitter dalam julah banyak (tidak wajar) sebanyak 34 paket (nilai COG Rp 49,.980/nilai sales Rp 247.282) di KFC Taman Topi 2. Penjualan menu promo crazy deal >2 per transaksi (KFC Taman Topi) . 3, Wing Plus, hasil Analisa diindikasikan penjualan menggunakan potongan ayam ‘store | Wing Plus | Selisih hargs_ | Potens! Kerugian By COG ayam-wing (b) xb) [clawi Bogor TET 2.553 25,441,642 Fugu Puncaie FEATS 1,592 Tivrar2a8 | IRmy Tajor 1.086 2,260, = t Tou F, Performa Efisiensi 1, Berikut ini beberapa store yang memil KFC Taman Topi = Chicken Ball, bulan Oktober efisiensi 93.97% atau minus 156 pes dari usage 2.589 pcs. = Chicken skin, efisiensi 84.38% atau minus 17 pack dari usage 108 pack. = Perkedel Jadi, efisiensi 78,9% atau minus 60 rsp dari total usage 286 rsp. = KFC Sup all, efisiensi 83.57% atau minus 56 rsp dari usage 339 rsp. Pemusnahan ayarn cukup tinggi 1.943 pes b. KFC Ciawi Bogor ‘Saus Vakiniku (all) effisiensi 94.01% atau wasted 39 Rep dari total usage 646 Rep = CD Album, minus 326 pes dari total used 6.554 pes. = Produksi Puding vs Via selisih 5B pack (18,3%, dimana used Puding Coklat 320 pack sedangkan via 262 pack. | efisiensi produk diluar batas toleransi: (©2020 KFC PI FFI Tok, Propitary & Contin Infermain, For intemal Use Only. Do Not Copy of DistributeKFC Tugu Puncak ~ Tortilla effisiensi 95.89% atau minus/wasted/plus 146 dari total usage 3550 pes, ~ Rice ALL effisiensi 97.69% atau minus/wasted/plus 291 dari total usage 12596 ke + Paper Bow! Bento effisiensi 97.36% atau minus/wasted/plus 131 dari total usage 4964 pes = Bucket Small effisiensi 97.94% atau minus/wasted/plus 96 dari total usage 4656 pcs = Cup Puding effisiensi 6.89% atau minus 345 pes dari total usage 5.005 pes = Cup Crusher effisiensi 92.65% atau wasted 171 pcs dari total usage 2.328 pes = Freshmilk effisiensi 79% atau minus 237 ltr dari total usage 1.131 Itr + Cup 8 0zeffisiensi 65.7% atau minus 1.079 pcs dari total usage 3.146 pes Pemusnahan ayam cukup tinggi 2.113 pes 4. KFC Box Ramayana Taj ~ Chicken Strips, effisiensi 97.81% atau minus 486 pes dari total usage 22.164 pes + Bumbu Marinade HCC, plus 3 pack (bulan April'20) + Coca Cola Produk, effsiensi 96.74% atau minus 41 ltr dari total usage 1.246 Itr 2, Berikut iniitem-item product dengan plus yang cukup signifikan dan perlu menjadi perhatian: a. KFC Taman Topi : Bucket Large+856 pcs (112%), Cup 14 Oz +928 pcs (110%) bb. KFC Tugu Puncak : Premix HCC+771 kg (113%), Premix OR +194 kg (218%) © KFC Box Rmy Tajur : Ovaltine 1 Ltr +245 Itr (117%), French Fries +184 kg (11294) G. Performance P&L Store ais T toseles ‘STORE REVENUE | COGS [IPE [WAR nL |_KAS RENT [iusuPuncac 9,901,858 | | as.a0mi) 254% 2.42% 0,00%)_27.saxl FAMAN TOPI SGUARE 10,783,668 | 37.16%, 467%) 2.07% 7. 707,765 34.40%) 235%) 1.09% 5.08% re nox nantnvana Tania” pox ax | “rose TOTAL f aasazacs 1633 3.26% 117% 411%) 22.90%) STORE (Revenue [cows [ira [wan ras en [Tuco puneae | azn0.600 | secs aa7%_ 20 roi, 1.28% 000% [Ravan Top saUARE aisoaa4 | s9as3 35 07«. 625%) 130% 6 5e5 IeFC BOX RAMAYANA TAIUR [80x ‘41.45% 5%) 7.07%) 1.57%, 5.7%) 450% 129% 3.95% Keterangan: KFC Box Tajur NSO 27 Juli 2019 dan store tutup tal 9-10 April'20 & Tal 24-26 Mei'20 karena pandemik Covid 19 1. Sales, secara total turun 49.21%, Penurunan sales yang cukup signifikan dialami oleh KFC Taman Topi Square '57.48% dan KFC Tugu Puncak 56.77 % penurunan sales ini akibat covid 19 2. PBHO, secara rata-rata turun 6.20%, Penurunan tertinggi di yang cukup signifikan dialami oleh KFC Taman Topi 3.46%, KFC Tugu Puncak Mas 15,32% dan KFC Ciawi Bogor 15.36 % kareng turunnya sales. 3. COGS, secara total biaya COGS naik 3.20%, kenaikan biaya tertinggi di KFC ITC Box Tajur menéapai 41.49%, dengan penjualan menu mix TA 48.49% dan goceng 6.17% dan KFC Taman Topi 39.45% disebabkan penjualan menu mix TA mencapai 48.55%, goceng 9.17%, penjualan melalui gojek 2.58% 4. COGS LPG, secara total naik 0.34% dibandingkan tahun sebelumnya 5. HR secara total naik (2.21%), kenaikan biaya HR tertinggl di KFC Taman Topi mencapal 26.07% , KFC Tugu Puncak 24.78% dan KFC Box Tajur 23.85% karena ketiga store dari Bulan April s/d September 2020 telah merumahkan beberapa karyawan dampak covid 19 dan gaji tetap dibayar sebesar 60% serta di bulan Mei'20 adanya pembayaran THR kepada karyawan. 6. Utilities, secara total naik 2.04% tertinggi dialami oleh KFC Taman Topi mencapai 7.07% disebabkan tingginya biaya listrik mencapai Rp 30 juta dan Water Rp 4.4 juta di bulan Agustus’ 20 karena store pada saat itu sedang ada pekerjaan renovasi lantai atas dan bawah, Performance Store dan Kesimpulan Audit: no] Soenc [sie nese] | cOGTR) ie | s Nis | espn Wasted) Les Po i famnto —Yvesomfayigns-aqnano | soomesgane | szigosoese| sszorzoe] ose] 22 | 78_| NonAcenable UU INCAC sraaiam[ aneneizoo] Masare| 12 un a - Non i oe" -s sss] susra] guess] zm] | © | naeerle 3 foawsocor —vedinorians-sanono | gssoras6 | sananisea] teaisa] asa] 16 [at [hand « oveamwvataur [ar fovions-wiono | aasasns | ssznes[ tissue] i [8 [NonAcopble] > KESIMPULAN: 1, Performa Store dampak dari pandemic covid 19 kurang baik seperti ; Sales dan PBHO yang turun yang mengakibatkan naiknya biaya COGS dan HR yang sangat signif kan di store yang tutup. (©2020 KFC PT FFI Tb, Proprietary & Contidnta information, For Intel Use Only. Oo Not Copy or Distbute2, Mekanisme pengajuan Budget Rom tidak sesuai dengan ketentuan masih adanya cabang yang melakukan pembelian/pekerjaan terlebin dahulu menggunakan dana petty cash tanpa melakukan input di System Web 3. Barcode pemasakan pada MPCS masih belum konsisten, akurat sehingga masih terjadi akumulasi barcode, 4. Kontrol inventory belum berjalan baik dan konsisten masih terdapat efisiensi dibawah standar dan penggantian. > SARAN, 4. Perlu adanya pembenahan system atau SOP agar pemakaian uang Petty cash untuk keperluan Budget ROM. agar tidak menggangu cash flow store. 2. Barcode pemasakan harus di lakukan update, karena hal tersebut akan mempengaruhi data inventory system. 3. Adanye sanksi atas hasil audit Non Acceptable dan sanksi penggantian karena in-effeciancy. Demikian laporan kami. Sebelum faporan ini kami sampaikan kepada BoD harap dikonfirmasikan ke cabang yang bersangkutan. Targgapan kami terima dalam bentuk hard copy atau soft copy yang di emake Apabila sampai dengan tanggal 26 Oktober 2020 tidak ada tanggapan maka kami asumsikan, has auditini benar,Terimakasin. it Starts From Me Dfouet. Irfan Jayanegara/Yayat Hidayat Team Audit {©2020 KEC PT FF To, Propitay& Content! Inermation. For Internal Ute Only. De Not Copy or Disebute