RUBROS DE ACTIVO Siguiendo con el orden ldgico de estudio de la contabili- dad respetando la ecuacién del patrimonio, el primer rubro atjelo de andlisis es el constituido por todas las partidas del zxtivo. Las partidas del activo son la base sobre la cual se sustenta la Solidez financiera de una empresa. Dependiendo desu composicidn, cuantia y su relacién con los pasivos, se cetermina si una compafiia tiene una buena o mala situa- con financiera. Las partidas del activo contribuyen en forma individual y conjunta a la generacién de ingresos, En algunos casos, ciertas partidas del activo, como por empio, os inventarios de productos terminados, son gene- radores directos de ingresos, en el caso de una empresa ma- rufacturera. Otras partidas del activo como los activos fjos, noson bienes para la venta, pero son necesarios para produ- Cirlos bienes 0 prestar los servicios que generarén los ingre- Sos; por esta raz6n, la composicién de los activos puede «star formada por partidas de diferente naturaleza. Otra par- tida importante del activo para aquellas compafiias que ven- en a crédito, son las cuentas por cobrar ya que se convertian en efectivo una vez que sean cobradas a los lentes. La partida del activo que aparece primero en el ba- lance general, es el efectivo, la cual es una de las mas im- pottantes, ya que con ésta se cancelarén deudas con Proveedores, dividendos a los accionistas, pagos de la ndmi- "a de empleados, compras de activos fijos y en general se Podtia realizar cualquier tipo de operaciones que sea nece- Satio efectuar por una entidad. En este capitulo se estudiard la composicién de las Brincipales partidas que forman el activo, entre las cuales Se encuentran: efectivo, efectos y cuentas por cobrar, in- Vetsiones, inventarios, gastos prepagados, propiedades, Dlantas y equipos, y otros activos. El estudio detallado de ae una de estas partidas, tomando en cuenta lo que es- anh los principios de contabilidad generalmente acep- ns. €s de vital importancia para entender, comprender € “étbretar un balance general. 6.1 EFEcTivo El efectivo, es la primera partida que aparece en un ba- lance general y representa uno de los renglones mas impor- tantes de los rubros del activo para una entidad. El efectivo est representado por el dinero disponible en los bancos, el segregado para fines especificos, como por ejemplo, un fon- do fijo para gastos menores, u otras partidas que se puedan considerar equivalentes de efectivo. Una empresa debe en- focar gran parte de sus esfuerzos hacia la administracién efi- ciente del efectivo, debido a que éste representa el principal elemento del capital de trabajo requerido para cumplir con la gran mayoria de los compromisos, contraidos con terceros a través de pasivos o senecillamente para la cancelacién inme- diata o futura de un bien 0 servicio recibido. El efectivo se encuentra sujeto a diferentes normas de presentacién que ri- gen la forma y monto que se reflejard en el balance general. La partida Iiquida por excelencia es el efectivo y su trata- miento contable, sera estudiado a continuacién. Partidas que componen el efectivo El efectivo esté compuesto por partidas que son maneja- das mediante diferentes cuentas contables, las cuales repre- sentan el numerario 0 sus equivalentes a una fecha determinada. El efectivo por tanto, puede estar representa- do por los siguientes rubros o conceptos: QO Caja Q Fonds fijos, O Bancos. Q._Depésitos a plazo fijo. Q Otros conceptos equivalentes de efectivo. La cuenta de caja estd conformada por el efectivo que se recibe 0 se desembolsa con fines especificos y predetermi- nados. EI monto del numerario disponible en caja se carac- teriza por tener movimientos de forma continuada y que son afectados diariamente, Una caja se constituye para agilizarWE Rusros pe activo Clertas operaciones que permiten a una empresa recibir coy branzas de clientes menores,efectuar pagos hasta un limite Preestablecido, entregar dinero a empleados como anticip © recibir reembolsos de cantidades previamente entregadas. Los fondos fijos, estn constituidos por segregaciones de efectivo que se realizan del dinero disponible en una ‘Cuenta corriente para que su manejo sea asignado a una per~ Sona dentro de la compaiia y que ésta sea responsable de Su Custodia. Los fondos fijos se constituyen para un fin espe- Cifico como puede ser el pago de gastos menores dentro de tn &rea de la empresa. Los fondas fjos se diferencian de una cuenta de caja en que el monto de los fondos fijos permane- ce constante y s6lo varia cuando se toma la decision de au- mentarlos 0 disminuirlos a una cantidad especifica. Los fondos fijos deben ser ‘objeto de arqueos periddicos, los cua- les son pracedimientos de conteo del dinero efectivo y los so- fortes correspondientes que deben justificar el total por el ual esta constituido dicho fondo. Los arqueos deben ser do- ‘cumentados y soportados en algun formulario que muestre las diferencias que pudieran existir entre el monto del fondo fijo y los correspondientes soportes y dinero disponible, La cuenta de bancos esté constituida por el monto dis- Ponible en las cuentas corrientes u otras modalidades de de- DE Casa Cludad y Fecha: aun 6-1 Eero down former de movimiento care ga ox bred idad financiera y las cus un mined conciliacién bane, sujetas 2 UN PIO ara las diferencias que eisten ering, cual determina YA. registros contables y ef saliy saldos Que dad financiera en la cual s¢ tienen dep, ino ars La cuenta de bancos puede ser divig dos los principaimente en dos tipos: . sta e posits ala vista a Bancos nacionales. Q Bancos extranjeros. Los bancos nacionales, estan compuestos por todas as cuentas corrientes denominadas en moneda nacional. Los bancos extranjeros, estan denominados en moneda dite. rente a la nacional y de acuerdo con lo que establecen los principios de contabilidad generalmente aceptados, deben ser convertidos los saldos de la moneda extranjera a la fecha de presentacin del balance general a las tasas de cambio ccorrespondientes, que estén vigentes en esa fecha, Los depésitos a plazo fijo, estan representados por dine- Toque ha sido colocado para devengar u obtener algun inge So por interés. Por lo general, este tipo de depésitos deben tener un vencimiento menor a noventa dias a partir de la MOVIMIENTO DIARIO N°ny depresentacin del balance general, en caso contrario, la roorcavea #a0042¢430003" 2 FIGURA 6-4 Ejemplo de un cheque. 126, so po do tansacciON Danang pay coud Mh ets COHETE DANA, san em ge co HM geet ata COIOCA en tg ¢ ty sewn’ movimient 4 PsltO8 lo eOdIaNZAs CM CCTIVO 0 Er Chey Tt A ign deen set IMedlatamente dopey rts ¥ Oe mnuetta 6 elempto de un depen, dos edt Banco Exterior cen cuenta 6 # pasts 1 iyisnyel evil meieins}) ° ° \ i Faronael ile fe | Oh QUAA 6-5 Planilla de deposit ejemplo para una cuarry cornente bancaria Las notas de débito emitidas por un banco pueden co ‘a diferentes conceptos y transacciones que reai- rresponder ‘ss uales podemos encontrar za una entidad, entre las Cu Comisiones bancarias. Cheques depositados previamente y que luego sor devueltos, Cargos en cuenta corriente por servicios prestades Cargos por chequeras entregadas. Cargos por compra de divisas. Cargos por transferencias a otra cuenta bancaria Cargos por pago de la nomina Cargos en cuenta por intereses pagados sobre res tamos recibidos 0 sobregitos bancarios, Cualquier otto cargo relacionado con el manejo ® fa cuenta coniente. eccoce ce c. Se habla de nota de débito, ya que cuando e! banco ap a alguno de los conceptos anteriores, hace un debito a Cuenta covtiente de La empresa y ésta disminuye, por cua Elatiero que tenemos colocad en el banco representa p24 ste UN pasivo con nuestra fa empresa y los pasivos disminy yen con dabitos ee aun Retas de crédito, al contrario de las notas de deb? sree cl saldo de la cuenta corriente que tiene una et c gual que en et caso de una nota de débito, [as tas de crédito tambie ‘ Cae eto tambien pueden ser originadas por aferens a be os cheques enviados al cobro y que son acre _fados en cuenta corriente. P OF transferencias recibidas de otras cuentas © trientes,a Por abonos de préstamos recibidos, Por interes i es recibidos sobre inversione: ___ Clones hechas. 0 ole 4 Por el abono de vencimientos de colocaciones, Analicemos un poco mas los m« ie lovimientos relaci con los cargos y abonos entre las cuentas de una ce que mantiene un banco. Para ello tenemos las reglas que se muestran en la figura 6-6. 2 | pebito del banco Disminuye el saldo en cuenta corriente Crédito del banco Aumenta el saldo en cuenta corriente —— | | | AIGURA 6-6 Débitos y créditos realizados por un banco. En el cuadro 6-1, se muestra el movimiento de los sal- dos en la cuenta de bancos, por los diferentes tipos de ope- racién que pueden identificarse. OPeRACION SALDOSENLIBROS —_SALDOSENUIBROS DELAEMPRESA eLBaNco ‘Nota de crédito N* 8966475 por. Pease a toreeiin 01000 Neradedbnoorat 0) _tomn. pean ~ Cheque NP e587611 (1 sion, 21300. ewe NP 587611 (12) 222000 | ae Mess ~ Chequer ro cobras (3 634000 ~ Nia do debi N*9854889 por : ieetncea 4000 (Choque N* 9586872 (9) (1725000), ~ Novae debito N° 1511606 por ras cra ~ Caen sse5474 (2) _a5m. > Noa de dio N68 por 000 ancelacion de préstamo (8) 7 ‘Nota de debitoN*9960477 por ftrvicios bancarios (11b) Nota de debita N?2351582 por ‘spensién de pogo (13) ~ ior envegistro de depésito (10) 131.000. {2 54000). 18 ie: Selig 9 3WE Rupaas DE Activa 1, se derivan tan contabill- siguien- i ri Luego de realizar la conciliacion bane cierts ajustes por aquellas partidas que Nor zadas en libros. Del ejemplo anterior se B®" cs == a101mt — 1 291300 Gastos de cobranzas ce 901.000 ern ee ‘Cuentas por eT 386: i cen te eat rating fque aumentan ol efectvo en ancosY |_bcheves ance de pore ___———— es ——a 2 os ‘Cuentas por pagar brood 388 “oe 1.611.000 recone ce ches ‘Sastre parr en smn rea era 3 mo Gros enim alcaboperconta 400.000 ‘Gosennaos a co60 400.000 pon eon es cee oor emcae sons poses oe aim ——— 4 Gr Gass ercarcn 000 Cente por eo 638.000 Presostoncares 630000 ocr 1.274.000 Para contaizaref not de ls partias ‘que diminuyen el sald dela cuenta ecto en Banco. Principios aplicables al efectivo Como muchas partidas de los estados financieros, el efectivo también esté sujeto a la aplicacién de los principios de contabilidad que regulan la presentacién de los diferen- tes rubros que pueden formarlo. Un contador, debe evaluar los siguientes aspectos con el objetivo de verificar la presen- tacin del efectivo de conformidad con principios de conta- bilidad generalmente aceptados: Q _Disponibilidad en moneda de curso legal o sus equi valentes tales como: cuentas corrientes en bancos, efectos equivalentes como cheques recibidos y que se encuentren en poder de la entidad pendientes de depésito. Disponibilidad en moneda extranjera en cuentas co- rTientes, de depositos 0 en fondes fos constituidos por la propia empresa en forma interna. Tasas de cambio que sean aplicables a las partidas {dol efectivo que se encuentran denominadas en mo. 1% las cuales deberan ver utilizes ranjer, i ede Gal neda oe riirlas apropiadamente 2 moneda narir, nal bre las cifras de ic 1g que se tengan sot a Resticcore oe por as siguientes zones: ca de endeudamiento contraidos. Nino de patidas de fective a Ta compra de ‘activos a largo plaz0. ‘ormente nombrados, deben evaluar. _ on eacién de los principios de contabil ea Ss, Se estar afectadas p sta conser de tina empresa, la evaluacién deta. blecidos po’ nes debe soportarse siempre en pardmetros les cons ae ares. Enel cuadro 6-2, se dealin ls pine ei cos que son apliables paral rubro defen, Los aspet se previamente 2 dad_ generale ‘Vawacion Presewracion Elefectioo sus equivalents debe sera ximea pate tue se esta en el balance gene. ‘Cuando existenresticciones acerca dela disponibile fen ciertas partidas, éstas deben ser presentadas nun fengin fuera del ulate sgn sea el caso que extn destinadas [a adquisicn do un ctv io poeieplea or requermients de efectvoaseapizado a dutasde largo pao. 4. Las parties defnias como “oquivalentes defect’, debensrclaramonce segegadas dentodel efectin, sa fembargp, pare efectos de presentacion deben englobadas on este engin Por lo genera seconiean felvalentes de efecto aquelas colocaciones ate tanganunvencmiento menor 9D dias apart dela fea de pesentacin del balance general o que se encnten alavista 4, Cuando se tenga una resuiccién a parias del efecto sus equivalents, se debe hacer mencion yexphaconde elloen as notas as estas financieras 5 Ls partidos denominadas en moneda extrajora, ete se conertidas ala tasa de cambio que se encuet | ‘igen a a fecha de cero en la fecha do gresentain da! balance general Debardtomarse la eatizacitn db Conprade a moneda extrajeray en algunos casos 8 solar el poet simple ene as sas J ca] alu cheque quo haya sido emit hasta a fecha Balance genealy que nose encuente entiegado 88 beni, debera sr meluido ene uc de etstiO et 's cueta que corasponda, AI isha tempo aie inluy on rubra defective In operacion nan ‘ambien deberd ser reistrada en el pasive ela «we comespona Cuando so tengo un sobxegiro conte en its, 8 eh on ventas cortentes, éste unicamente poe Compensado con otossakos dispontes, que ten dapat iualeca_ sot tr cules se Was iia inmediata Cualquir sido ae puta toda pelea heen as a Brevalcer sv prsontad cam & sebregrabarcane oe letectivodebe- 1 ri prosentarse a ‘uvalr nominal Dequivalente euaan 62 Principios basicos ofectivo y sus equivalontos, aplicables a fos 10 ”PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PARA 4 EL EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS ‘Amenos que se informe en otro sentido, los lectores de los estados financieras deben suponer que el importe de caja que se muestra en el balance s¢ encuentra en bancos y est disponible de inmediato para cualquier propésito. No es aceptable tratar los fondos que se reciban después del cierre de! ejercicio como caja y reducir las cuentas Por cobrar en forma correlativa, aunque se suponga que las cantidades recibidas fueron enviadas por los deudores antes del cierre del periodo y representaban efectivo en trnsito. De la misma manera, los cheques pendientes no debieran incluir cheques. girados con anterioridad a la fecha del balance pero que se hayan conservado para entregarse a los acreedores posteriormente, o cheques girados después de la fecha del balance pero fechados con anterioridad. Tales cantidades deberdn restituirse al saldo de caja y a los pasivos. Estas consideraciones son importantes si se tienen pasivos en bonos, obligaciones, convenios de préstamos o emisiones preferentes que estipulan obligaciones de conservar ciertas razones 0 relaciones de capital de trabajo y otras. En organizaciones no lucrativas es comin tratar ciertas transferencias internas de etectivo como si hubieran sido hechas al fin del afio, aun cuando el efectivo se transfiera de un fondo o cuenta a otros, después de que los saldos del fin deafio se han analizado y revisado: no necesita revelarse esa practica pues no es mas que el manejo correcto de los detalles del efectivo total. Los cheques pendientes de pago no deberén mantenerse indefinidamente como partidas de conciliacién. Una buena practica es suspender el pago después de un afio, regresar su importe a caja y registrar un pasivo por las cantidades pendientes de pago. El pasivo deberd acreditarse a la utilidad después de que haya expirado el término de prescripcién legal aplicable, a menos de que las leyes estatales requieran que se les dé otta disposicién final. Eectivo en moneda extranjera Enlos Estados Unidos, la moneda extranjera en caja o en depésito en paises extranjeros deberd convertirse a délares al tipo de cambio en vigor a la fecha cel balance. La conversién por lo general se hace a los tipos oficiales, si existieren. Sin embargo, si las operaciones se han ejecutado durante el periodo alipos de cambio libres, o si hubiere otras indicaciones de que habré de usarse al tipo libre para las operaciones en el futuro, ese es el tipo que deberd usatse, Ectvo restringido los saldos de caja que tuvieren restricciones, en cuanto a su disponibilidad o propésitos, deberan manejarse por separado y tenerse en los archivos los Formenores de las restricciones para asegurarse que sean cumplidas. En afios anteriores la practica comtin era la de mezclar todos los fondos durante el ato y considerar las cantidades testringidas solamente a las fechas del balance, pero hoy en dia se espera que se sigan de manera escrupulosa los \éminos de las restricciones. Tales términos pueden, o no, permitir que se revuelvan; por ejemplo, los saldos por reciprocidad en los convenios de crédito Porlo general no se separan, pero las cantidades que se requieren para los “servicios de la deuda” y el “mantenimiento” segtin los contratos que amparan ones, genieralmente si Se segregan. Tomado y adaptado de “Auditoria Montgomery”. Defliese, Johnson y Macleod. Editorial Limusa, 1988. pp 550-551.