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  • Instructivo para La Producci¿n de Comunicaciones Oficiales V.11

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    Edwing Javier Diaz Ardila
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    Instructivo para la producci¿n de comunicaciones oficiales V.11

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    TNSTRUCTIVO PARA nisTER0 0€ CEFENSA CIONA Uxproouccion be |Péaine: 1 de24 {Soups GenewaL Se ae Focteas auras tag NE ee SeeNNoseuwearaL peoracotovaTENcouAL | coMUNeAcIONes | édGe, MON-COGFM-PRODOPAC- | EhioABANO, AYUEAIETA GENERAL WINICAGIONES | fycoGIT 7014 sot Vigerte a pariese: 26042059 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DE VERSION | APROBACION DESCRIPCION DE LOS CAMBIOS: soLicié No | (OD/MMAAAA (EXTRACTO DE LOS CAMBIOS SOLICITADOS) DEPENDENCIA ) 1 31-03-2000 VERSION INICIAL Gaye ‘SE REQUIRE MODIFICAR ESTE REGISTRO EN RAZON A GUE EL | ENCABEZADO NO ESTA DE ACUERDO CON LOESTABLECIDOEN | py grey convo > ‘zeonzoi | LAGUIAPARA ELABORACION DE DOCUMENTOS ¥ LAS NUEVAS | SIGLAS DE LOS PROCESOS, ‘SE REQUIERE NODIFIGAR Bx INSTAUCTIVO EN RAZON AGUE SE IMPLEMENTA LA HERRAMIENTA OE GESTION DOCUMENTAL "ORFEO" Y SE DICTAN OTRAS NORMAS QUE APLICAN EN LA, 2 22022012 _ | ELABORAGION DE LAS COMUNICACIONES OFIGIALES, anys, SE ACTUALIZA DE ACUERDO A REESTRUCTURAGION DEL 4 auoraora | MODELODE GESTION Y LOS PARAMETROS DEL PROGRAMA DE | aay, GESTION DOCUMENTA PGD PASA OE CODIGO CGFM. PROGDOC-0.96.4 A MON.CGFM-PROGESAD-CGAYGT 70-1 'SE ACTUALIZA EL DESARROLLO DEL TEMA SEGUN PROGRAMA S__| 12082018 | De GESTION DOCUMENTAL PCD. Sans ‘SE ACTUALIZA OE ACUERDO A LA RESTRUCTURAGION BEL 6 2405-2017 | MODELODE GESTION. conve ‘SE AGTUALIZA DE ACUERDO LINEAMIENTOS INTERNOS PARALA 7 or4ozo1e | ELASORACION DE DOCUMENTOS, LOGO DEL COMANDO| — AYCOS: GENERAL, LOGOS DE LA RECERTIFICACION DEL ICONTEG. MODIFICAOON EN EL NOMBRE DEL NSTRUCTIVO DE INSTRUGTIVO. “PARA LA. ELABORACION DE LAS. ® 7402018 | COMUNIGACIONES OFICIALES' A “INSTRUCTIVO PARA LA| — AYCOG PRODUCCION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES”. - ‘SE ACTUALIZA DE ACUERDO A ORDENES F INSTRUCCIONES OE s 111.2018 | COMANDO SUPERIOR EN LO REFERENTE AFRMAS, EJEMPLOS | AYCOG "_| ¥encasezapo. ‘SE ACTUALIZA DE ACUERDO A ORDENES E INSTRUCCIONES DEL | 10 23012019 | COMANDO SUPERIOR EN LO REFERENTE AFIRMAS, EJEMPLOS | AYCOG YENCABEZADO. _ | ‘SE ACTUALIZAN LAS POLITICAS DE OPERACION, LINEAIENTOS 44 ‘aonzoie | EN RELACION PRODUCCION DE DOCUMENTOS Y FIRMAS PARA | aveag, EL COMANDANTE GENERAL Y JEFE DE ESTADO MAYOR (CONUNTO DE LAS FUERZAS MILITARES. —ELABORO. REVISO ‘APROBO Wiiaks ichol Prank Gémez ‘Auxiliar de Servicios Gestor Cost General MASTERIO DE DEFENSANACIONAL ‘COMANDO GENERAL DE LAS FLERZAS MILITARES Us. GESTON GOCUVENTAL, PROTOCOLOY ATENCIONAL | COMUNIGACIONES: ‘SUUOADANO, AYUDANTIA GENERAL py sai WSTRUCTIVO PARA LAPRODUCCION DE Pagina: 2de 24 AYCOGIT-7O-4V."1 ‘Vigente aparir de: 24-04-2019 ‘Cédigo: MDN-COGFM-PRODOPAC- TABLA DE CONTENIDO BLETIVO ALCANCE POLITICAS DE OPERACION FUNDAMENTO NORMATIVO DESARROLLO A. Generalidades B. Definiciones Determinando el objetivo de produccién del documento. ‘Aspectos Generales para las Comunicaciones Oficiales Elementos Esenciales de las Comunicaciones Oficiales Documentacién con Niveles de clasificacién Elaboracién de sobres zroamnmoo Mensajes Electrénicos |. Libros y/o minutas error nan nwwe wv 20 20 a M. IWSTRUCTVOPARA [5 Gee (MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, LAPRODUCCION DE | Pagina: 3 de (GoMANOU GENERAL DE LAS FUERZAS MLITARESS us gra GesnOnpocuMeNTAL pwoTocoLOYATENCIONAL | cOMUNGACIONES | Cédige: MDN-COGFM-PRODOPAC- | SUDABINO, AYUBANTIA GENERAL SNGAES® [AvcoGIT7o4V.11 | sci | vigente a partr de: 24-04-2019 OBJETIVO Proporcionar os lineamientos y criterios para elaborar fos diferentes tipos de documentos producidos ‘enel Comando General de las Fuerzas Miltares, con et propésito de proyectar una adecuada imagen institucional ALCANCE Las orientaciones dadas en este instructive aplican para todas las comunicaciones oficiales del ‘Comando General y deben ser acogidos por todas las dependencias, de tal forma que ésta se realice cconforme las necesidades de la entidad y los requerimientos de las normas técnices de gestion de documentos aplicabies, POLITICAS DE OPERACION A Todas as comunicaciones oficiales producidas por las dependencias del Comando General de las Fuerzes Mililares deberan estar registrados, gestionados, tramitados y conservados por ei Sistema de Gestiin de Documentos Electrénicos de Archivo ~ SGDEA, asi mismo con los, parémetros que este instructive indique. Los documentos que requieran la firma del sefior General Comandante General de las Fuerzas Mltares, deberén ester acordes a la imagen que se desea proyectar como institucién, por ende, 8s necesario que se encuentre bien redactado, sin errores ortograficos, y contener las firmas que se requieran, Las comunicaciones que sean recibidas a través del SGDEA, Correo Electrénico y que no sea de ompetencia de la dependencia remitida, debe ser re-direccionada inmediatamente a la dependencia competente, de lo contrario debe ser enviada con ofcio remisoro a la entidad que remitié el documento, indicando la causa de devolucién, por lo tanto NO se debe regresar al Area de Canciteria, No usar micro puntas o boligrafos de tinta himeda de colores, dado que la composicién de los ccolorantes que son solubles, tienden a expandirse, a decolorarse a corto tiempo, dificultando el proceso de microfilmacién e identificacion de la rdbrica usada por el funcionario, por consiguiente ‘debe usarse esfero de tinta negra insoluble. ‘Se encuentra prohibido el uso de sellos en relacién a lo que indica la Ley 962 de 2008 Art. 20, por esa razén se debe realizar uso exclusivo del formato de nota intema con el objetivo de emitir apreciaciones u emisién de érdenes utlizando el reverso del documento, 0 en su defecto mediante la nota intemaa que se encuentra en el Sistema de Gestion de Documentos Electrénicos de Archivo SGDEA, con el objetivo de conservar e! documento en dptimas condiciones. Para los Departamentos, Direcciones, Areas ylo Secciones que no cuenten con el Sistema de Gestion de Documentos Electrénicos de Archivo ~ SGDEA, y posean el recurso informatico por parte del Comando General, deberdn ser responsabies de adoptar acciones que permitan la Implementacién del mismo, y adoptar los lineamientos del presente instructvo. * Programa de Gestén Documental POD Resolucién 8514/2012 pg. 4 y rcutar interna No 19/1988 Archivo General de lz Nacion, Gla Técnica Colombia GTC 185 A INSTRUCTIVO PARA |p a gag ] MINISTERIO DE OEFENSA NACIONAL LAPRODUCCION DE | Pagina: 4 de; ‘COMANDO GENERAL De LAS FUERZAS MILTARES Las. | Sao S| [GESTON DOCUMENTAL PROTOCOLOYATENGION AL | COMUNIGAcIONES | Cédigo: MON-COGFM-PRODOPAC- | ‘GIUGADANO, AYUDANTIA GENERAL ORGIES | AYCOGIT.70-4V.11 | soi Vigente a partir de: 24.04:2019 G, Para los Departamentos, Direcciones, Areas y/o Secciones, que no cuenten con el Sistema de Gestion de Documentos Electrénicos de Archivo ~SGDEA, deberdn llevar el registro y control de los documentos producidos en dicha unidad a través de un libro y/o minuta con el control de ‘Ayudantia de su dependencia superior, y adoptar los neamientos impartidos por la insitucién. Es de mencionar que la numeracion estaré regiamentada por nimero consecutivo, en ningtn caso debe saltearse, 0 agregarse letras como por ejemplo 0014, en caso de cometer un error es. necesario anular el consecutivo emipleado indicando el motivo, con la finalidad de tener el control de los mismos, no obstante, debe usarse esta numeracién para la produccién y tramite de la documentacién. H. Para los Departamentos, Direcciones, Areas ylo Secciones, que se encuentren en etapa de creacion o adecuacion de la Infraestructura del Sistema de Gestién de Documentos Electrénicos de Archivo - SGDEA, acogerdn, impartirén instrucciones para que se cumplan con los lineamientos establecidos en el presente instructivo para el registro, control, gestién y tramite de los documentos que producen en esa unidad, |. Las copias serdn enviadas por medio de correo electrénico institucional, Sistema de Gestién de Documentos Electrénicos de Archivo -SGDEA, y demas que cuente la institucién a las

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