ong Iss Manizales Juridica omen MUNICIPIO DE MANIZALES: MARIEAES DEcREIO Nro. Q) 18 1 =) de2017 (1 MAR 207? “POR EL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LAS SUPERVISIONES E INTERVENTORIAS DE LOS CONTRATOS Y CONVENIOS QUE CELEBRE LA ADMINISTRACION CENTRAL DEL MUNICIPIO DE MANIZALES” C EL ALCALDE DE MANIZALES, en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conteridas por el arliculo 209 de la Constitucién Nacional: arficulos 3 y 4, numerales 1, 4 y 5 de la ley 80 de 1993; articulo 91, literal , numeral 7, 1, de Ia ley 136 de 1994, modificado por el articulo 29 de la ley 1551 de 2012; Ley 1474 de 2011: y la Ley 734 de 2002, y CONSIDERANDO: 1. Que el objetivo del presente Decreto es establecer lineamientos esiructurales a los supervisores @ inferveniores respecto a Ia coordinacién, seguimiento, control y vigilancia que’ deben ejercer desde los aspectos técnico, administrativo, financiero, contable y legal frente a la ejecucién de los contratos y convenios suscritos por el Municipio de Manizales para la adeuisicion de gienes, obras y/o servicios en cumplimiento de los mandatos constilucionales y legoles. 2. Que de acuerdo con el numeral primero del articulo 4 de la Ley 80 de 1993 dentro de los derechos y deberes de las entidades eslatales para la consecucién de los fines de la coniratacién estatal se encuentra el de exigir al coniratista Ia ejecucién idénea y oportuna del contrato, 3. Que as! mismo de acuerdo con el numeral | del articulo 26 del mismo estatuto los servidores pUblices estén obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratacién, a vigilor la correcta ejecucién del objeto del contrato y a proteger los derechos de Ia entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse atectados por la ejecucién del contrato. 4. Que los supervsores € interventores en el cumplimiento de sus funciones y obligaciones segin el caso, deberén tener en cuenta las siguientes disposiciones: i) la Constitucién Politica: el Estatuto General de Contratacién de la Administracién Publica y decretos reglamentarios; i) los principios y fines de la contratacién estatal; iv) el Estatuto Anticomupcién; v) el Estatulo Orgénico del Presupvesto, vi) £1 Cédigo Unico Disciplinario vii) las normas especiales y atinentes al contrato objeto de la misma. «S Pagina t de ncescto Se eras Ys ean:patoge Manizales | ‘ittdica vod) 18 Vere, 0 1 MAR 2017 5. Que se debe establecer una guia que facilite a estandarizacién, racionalizacién y simplificacién de procesos y procedimientos, a fin de lograr una gestién eficiente y eficaz en la ejecucién de los contratos y convenios, coniribuyendo a la consolidacién del sistema de control intemo y evaluacién de resultados de la Administracién Central Municipal, al amparo del marco legal. & Que es necesario adoptar un procedimiento como heramienta que oriente y facilite el cumpiimiento de las labores de los Supervisores ¢ Interventores, para asegurar unidad de criterio y cerleza en sus actuaciones que redunde en la proteccién de los recursos y el cumplimiento de los objetivos y metas del Municipio. (Planes y Proyectos) 7. Que el presente Manual define y especifica las responsabilidades que asumirin los Supervisores Interventores, encargados de la vigilancia y control, en la ejecucién de los contrates y convenios que celebre el Municipio de Manizales, buscando cumplir con las formalidades insiitucionales, la normatividad y especificaciones técnicas pora hacerias exigibles alos contratistos. 8. Que por las Supervisiones ¢ Interventorias existen formatos donde se plasman e identifican las actividades corespondientes a la ejecucién del contrato, lo que facilita y agiliza el desemperio de las obligaciones de los Supervisores ¢ Interventores asignados a cada convenio ‘©. contrato suscrito por el Municipio de Manizales. 9. Que es deber de! Municipio de Manizales, cumplir los fines de la contratacién estatal, ta continua y eficiente prestacién del Servicio y la etectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ello. 10. Que para el cumplimiento de Ia funcién administrativa el Municipio de Manizales debe coordinar sus actividades para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. 11. Que pera el cumplimiento de los fines de la contratacién estatal, las entidades tienen lo direccién general y Ia responsabilidad de ejercer el control y Ia vigiiancia de la ejecucién del contrato. 12. Que todas las personas que se designen como supervisores 0 que se contraten como interventores, pora que ejerzan la vigilancia y control de los contratos y convenios, deben ser competentes e idéneas respecto al objeto del respectivo contrato 0 convenio. Pagina 2de 42 ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 N21 -44 Propiedad Horlzantol CAM Telatano 887 9700 Ext. 71500, ‘Gacige Postel 170001 Atencién a lone 016000 24865 iwmewmnanteales.gov.c0. FAcoldia de Mankusies £7 @CuseaMonolesang h Manizales | Sirtdica oon 18 13) 1 wAR Wiles 13. Que el supervisor, acida en representacién de Ia entidad territorial para los efectos de Ia ejecucion del contrato y responde por sus acciones u omisiones en el desemperio de su funcion. 14, Que de conformidad con la normatividad vigente, los contrates y convenios, que celebren las entidedes, reauieren de vigilancia y control: durante la etapa de ejecucién, y hasta la liquidacién de los mismos. 15. Que la designacién del Supervisor y la escogencia del Interventor, deben obedecer a condiciones de idoneidad que permita el adecuado seguimiento y control en la ejecucién del contrato, 16, Que las normas de Coniratacién Estatal establecen todos y coda uno de los procedimientos ‘que se deben seguir en cuanto al control que se le debe hacer a la ejecucién de los contratos. En consecuencia, DECRETA ARTICULO 1°, Adoptar el siguiente Manual de Supervisién @ Interventoria para los contratos y Convenios, que celebre la Administracién Central del Municipio de Monizales. Control y vigilancia de los contratos: = El numeral primero del articulo 4 de la Ley 80 de 1993 dentro de los derechos y deberes de las entidades estatales para la consecucidn de los fines de la contratacién estatal se encuentra el de exigir cl contratista Ia ejecucién idénec y oportuna del contrato. - Elnumeral | del articulo 26 del mismo estatuto los servidores publicos estén obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratacién, a vigilor la correcta ejecucion del objeto del contrato y a protegerlos derechos de Ia entidad, del coniratistay de los terceros que puedan verse afectades por Ia ejecucién del contrato. ‘OBJETIVO DEL MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA. i Manual de Supervision e interventoria tiene como objetivo principal servir de herramienta de trabajo para que las personas naturales o jufdicas contratadas como interventores y los servidores pUblicos que ejercen la labor de supemsién a los contratos y convenios que susctibe el Municipio de Manizales. Acicionalmente, proteger la morclidad administrativa, Prevenir actos de corupcién, tutelar la fransparencia en la actividad contractual y evitar desviaciones 0 imegularidades en el desarrollo de sus labores y en la ejecucién de los Pagina de 42 ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 N° 21-44 Propiedad Horizontal CAM {alatono 867 9700 tt. 71500 ‘Céaige Postal 170001 Atencign al Cliente 010000 960768 NORIARES “dunow.monizeles. gov eo @Alcolsia de Montaiet £7 @CudaaMenzciosa AGAIN, | eg Manizales — | Sitdice : lggles vo 18 Tein THAR ooze | & . Contratos. Asi mismo, se busca mejorar y perfeccionar el procedimiento, para una efectiva realizacién ¢ intervencién en el proceso contractual bojo su responsabilidad. DEFINICIONES SUPERVISION.- La supervision consiste en el seguimiento técnico, administrative, financiero, contable y juridico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por un servidor_piiblico_del_Municipio_de Manizales, cuando no se requieren conocimientos ‘especializados 0 cuando la complejidad 0 extensién del mismo lo justitiquen. INTERVENTORIA.- La interventoria consiste en el consiste en el seguimiento técnico, diministrativo, financiero, contable y juridico que sobre el cumplimiento del contrato realiza una persona natural o juridica contratada para tal fin por el Municipio de Manizales, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, 0 cuando la complejidad o Ia extensién del mismo lo justifiquen. Los arficulos 83 y 84 de Ia Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorupcién, definen la supervision y especitican las responsabilidades, facultades y deberes del supervisor. ASPECTOS RELEVANTES DE LA INTERVENTORIA Y LA SUPERVISION.- La complejidad del seguimiento del contrato s6lo puede ser determinada por la Secretaria de Despacho, Unidad y/o dependencia encargada del proceso precontraciual, quien deberé sefiaicrlo en el estudio, previo. Es obligatoria en contratos de obra que surjan como resultado de procesos de Licitacién Publica y en el Municipio de Manizales se aplica para contratos cuya envergadura lo requiera. Teniendo en cuenta la capacidad para asumir 0 no la supervision técnica de los contratos de obra, en los esiudios previos se expresara la necesidad de coniratar la interventoria para aquellos contratos cuyo valor supere la menor cuantfa, con independencia de la modalidad de seleccién. Por regia general, no serén concurentes en relacién con un mismo contrato, las funcién 0 ‘osignacién de supervision e interventoria: sin embargo, el Municipio puede dividir la vigilancia. del conirato, caso en el cual en el contrato de interventoria, se deberén indicar as actividades técnicas a cargo del inferventor y las demés quedarén a cargo del Municipio a través del supervisor. Conforme lo anterior, es necesario tener en cuenta que la supervision ¢ interventoria fe los contratos no son excluyentes Para la contratacién de Ia interventoria debe adelantarse proceso de concurso de méritos. Excepcionalmente se puede adelantar por el mecanismo de seleccién de minima cuantia, Pagina d de 42 ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 N°21 -44 Propiedad Herizontol CAM eldtane 887 9700 Ext. 71500 ‘Cacia Postel 170001 ‘Ateneién ai Cente 018000 968908 BAP “Gen marizeles gov.co ZALES. FAlcokdia de Manizales 7 @CudedManiztesManizales | Sitidce som 18: 1TH MAR WIT! . wim t cuando no se exceda del 10% de la menor cuantia de la entidad, independientemente del objeto, conforme a lo establecido en la Ley 1474 de 2011 articulo 94. Para Ia ejecucién de los coniratos de interventorfa es obligatoria Io constitucién y aprobacién de la garantio de cumplimiento hasta por el mismo témino de la garantia de establidad del contrato principal. Los coniratos de interventoria podrén prorrogarse por el mismo plazo que s& haya prorrogado el contrate objeto de vigilancia y el valor podré ajustarse en atencién a las obligaciones de! objeto de inferventoria, sin que resulte aplicable el limite de adicién hasta el cincuenta por ciento (50%) del valor del respective contrato. Los articulos 82 al 85 de la Ley 1474 de 2011 - Estatuto Anticorupcién, definen Ia interventoria y especifican las responsobllidades, facultades y deberes del interventor. Elarliculo 32 de Ia Ley 80 de 1993, senala que Ia interventoria, es un contrato de consultoria, por cuanto representa una asesoria técnica de control y supervision. De cualquier forma, ningun contrato puede ejecutarse sin un supervisor debidamente asignado, y la omisién en designar supervisor o en contratar interventor cuando Ia ley asi lo exige, constituye falta disciplinaria gravisima. DIFERENCIAS ENTRE SUPERVISION E INTERVENTORIA, elividad Seguimiento tecnico, ad: |[Seguimiénto 1éniéo' del Cimpiimiento financiero, contable, y juridico de! del conirato, con otros componentes ‘cumplimiento del contrato | (cdministrativo, financiero, contable, y < juricico), sies necesario, No se requieren conocimientos Requiere conocimientos especializados especializados en la materia, 0 cuando Ia complejidad o la extension del objeto contractual lo justifiquen | Es ejercida por Servidores " pUblicos| |ES/ejercida por Una persona natural o de la entidad, jurdica contratada para tal fin por el ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 N°21 - 44 Plopledad Horizonte! CAM atatono 887 9700 ext 71500 ‘Cécigo Postel 170001 Ateneian al Cllonto 010000 968988 ‘dwnw.smanizales gov.co dAcelsle de Manzaler 7 OClucedMenizalessnes | ‘itGice wo) 18-1599 me 207 aes —l Municipio de Manizales puede EI Municipio de Manizales contrataré: contratar personal de apoyo a la interventorla a través de la supervision, a través de los contratos modalidad de seleccién de prestacién de servicios que sean correspondiente de acuerdo con la tequeridos o designaré a los cuantia (minima cuantia o concurso colaboradores = que considere de méritos). idéneos para adelantar tales funciones y/o actividades, £1 § supervisor y/o el__interventor supervisor y/o el interventor deberan deberén suscribr la” minuta del suscribir la minuta del contrato, en Contrato, en sefial de conocimiento sefial de conocimiento™de las ¢© las obligaciones yy obligaciones y responsabilidades fesponsobiidades que como ial que como tal asume. ene ‘Traléndose de Un Servidor pUblico, el, Seré quien designe el ordenador del jefe inmediato seré quien verifique gasto del Municipio, bien en la minuta las funciones que descinola el, contractual 0 por escrito a través de supervisor. | ca Oficio. Si es contralista, sera quien designe e| ordenador del gasto’ del Municipio en la minuta contractual ‘0a través de officio. a ‘Ariiculos 83 y 84 de [a Ley 1474 de Los arliculos 82 0 85 de la Ley 1474 de 201 | = Eslatuto Anlicorupcién 2011 - Estatuto Anticorupcién y ctticulo 32 de Ley 80 de 1993 FACULTADES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR Las facullades que @ continuacién se describen, deber ndlicias tanto por el supervisor como por el interventor, dentro de lo que a cada uno le competa y en el evento de coexistir ambas en un mismo contrato: = CONTROLAR,- Adelantar actividades periédicas de inspeccién, osesoria, comprobacion y evaluacién, con el fin de establecer sila ejecucién contractual se ajusta a lo pactado. El control Pagina 6 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES CCollo 19 1 21 = 44 Propiactad Horizontal CAM Tolatone 887 9700 ext. 71500. {CScige Postel 170001 Atencian of Cleonte 016000 948968 MARAT “dumw.rmanizeles.90v.50, Acaleta de Moriiles. 67 @CidedMenizstosna Zales | Tiridica Men I a se ofienta o verificar que el Contratista cumpla con el objeto y con todas las obligaciones pactadas, de acuerdo a las especificaciones técnicos, administrativas, legales, presupuéstales y financieras establecidas en el contrato, segun le corresponda al supervisor 0 intervenor. * VIGILAR.- El supervisor 0 interventor deberan asumir y cumplit con dligencia las actividades que requieran de inspeccién dentro de la ejecucién contractual, pora lo cual debe asistir periécicamente, de ser necesario, al lugar donde se ejecuta el contrato, asi como solicitar fa documentacién necesaria que le permita advertir cualquier situacién anémala que pueda presentarse y que pueda afectar el cumplimiento del contrato. + PREVENIR.- Con base en el permanente desarrollo de las actividades de vigilancia y control, el supervisor 0 interventor deberén evitar que se presenten situaciones que puedan afectar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones contractuales, a través de Io aplicacién inmediata de las medides necesarias para atenderios. No sélo se pretende sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino advertir con anficipacién el mismo, procurando que no se presente, o impidiendo que se extienda. Tanto supervisor como interventor debe procurar dar Glertos tempranos para evitar situaciones que impidan el normal cumplimiento del objeto contratado. = VERIFICAR.- Valoracién permanente del nivel de cumplimiento del objeto y de cada una de las obligaciones contractuales y de la calidad y eficiencia de! mismo. Esta actividad debe redlizarse g través del diligenciamiento periédico de informes de supervision 0 interventoria, + EXIGIR- En el desarrollo de Ia efecucién contractual el supervisor e/o interventor deberén requerir de manera permanente y oportuna la realizacién de las actividades necesorias para obtener el cumplimiento de cada una de las obligaciones del contrat, lo mismo que la calidad de los bienes a efecto que éstos se ojusten a los requisitos estableciclos en Ia invitacion y en el Contrato. Dichos requerimientos deberan realizarse por escrito siempre que sv incidencla sea Gita o determinante dentro de la ejecucién contractual y podrén reciizarse de manera verbal, cuando se trate de solicitudes menores 0 del descrrollo habitual del contrato y siempre verificando el cumpiimento de Ia instruccién impartida, Tanto los supervisores como los interventores estén facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de Ia ejecucién contractual. + SUGERIR.- A manera preventiva y comectiva, el supervisor e/o interventor deberdn sugerir oporiunamente acciones eficaces frente a cualquier circunstancia que ponga en peligro la bvena marcha de la ejecucién contractual. + INFORMAR.- Tanto el supervisor como el interventor deberan mantener informadio ol Municipio de los hechos 0 circunstancias que puedan constituir actos de comupcién tipificades como Pagina 7 do 42 ALCALDIA DE MANIZALES Coto ona ta Roniedaterotal CAM Widtentoar PSEA Sse as Etige roster 17600" Cc M% ' Se Atencién al Clonte 010000 968788 PEs ‘dumnw.manizales.gov.co a Alcolele de Merkaies 17 OGudodMontzolesa 2 AASTEN | scorpig Manizélés Juridica con) 18 1,01 MAR 2017. ‘ g conductas punibles, 0 que puedan poner o pongan en jiesgo el cumplimiento del contrato, 0 cuando fal incumplimiento se presente. Asi mismo, deberén mantener informado al contratista, de cualquier situacién que sea de su conacimiento, relacionada con Ia ejecucién contractual. « EVALUAR.- Luego de la verificacién del cumplimiento del objeto contractual y de todas las ‘obligaciones, el supervisor y el interventor dependiendo del caso, deberdn establecer si se ha desarroliado eficientemente la ejecucién contractual, tomando como base aspecios mecibles como el cumplimiento de cronogramas, la discriminacién del presupuesto, el porcentaje de ‘vance, entre otros; y concluirdn su evaluacién con pronunciamientos oficiales sobre Ia aplicacién de correctivos necesatios y requerimientos espectticos sobre la ejecucién contractual. Al tiempo, de conformidad con las obligaciones del Municipio, los Secretarias que solicitan la adquisicién de los bienes, obras y servicios, en cumplimiento de la supervision ‘administrativa, técnica, financiera y legal deberan efectuar la evaluacién de esténdares de calidad establecidos en los estudios previos comespondientes, elaborados antes de la celebracién del contrato y/o convenio. PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA SUPERVISION E INTERVENTORIA Teniendo en cuenta que las acciones desarrolladas en la supervisién e interventoria se enmarcan en las actuaciones administrativas senicladas en el arliculo 209 de la Constitucién Politica, el Cédigo de Procedimiento Administrative y de lo Contencioso Administrative, éstas se In en Glencién a los siguientes principios: + DEBIDO PROCESO.- En todos los procedimientos se garantizardn las formalidades propias y los derechos de audiencia y defensa segtin corresponda a la naturaleza de los mismos, + IGUALDAD.- Los procedimientos deberan aplicerse @ todos con las mimas garantias y oportunidades. * BUENA FE. En Ia ejecucién del contrato se presumiré el comportamiento leal y fiel de unos y otros en el ejercicio de sus competencias, derechos y deberes. + MORALIDAD.- En todas las actuaciones, los contratistas y los servidores publicos estén obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad. + RESPONSABILIDAD.- Los autoridades y sus ager jtn_las_consecuencias por sus isiones, omisiones 0 exiralimitacién de funciones, de acuerdo con | fituci6n, Ia ley y I res » TRANSPARENCIA.- Las personas podrén aeceder a los documentos publicos, salvo reserva legal. Pagina 8 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES Cotte 19 N°) = 44 Propiedad Hefzontal CAM Teletono 887 9700 Ext. 71500, ‘Cécige Postel 170001 ‘Atencion ai Gilente 018000 958988 “genvnumanizeles govico. @ Alcala Ge Mankzsles 17 ecuaedMonlzcesManizales Mstcponses Soridica com) 18 1 7 HAR 2077 ‘ = COORDINACION.- Se deberd actuar de manera arménica de acuerdo al marco de competencia atriouido a las demds autoridades y dependencias. + ECONOMIA. Los procedimientos deben adelantarse en el riiénor tiempo y con la menor Cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos. * CELERIDAD.- Las autoridades tendrdn el impulso directo de los procedimientos. + IMPARCIALIDAD.- Las cutoridades deberén actuar con el fin de asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningin género de discriminacién; en los procedimientos se debe otorgor igualdad de tratamiento y respeto al orden en que actuen. * PUBLICIDAD.- Las autoridades darén @ conocer sus decisiones mediante las comunicaciones. notificaciones o publicaciones que sean necesarias. * CONTRADICCION.- Los interesados tendrdn oportunidad de conocer y de controvertir esos decisiones por los mecios legales. CRITERIOS PARA ELEGIR EL INTERVENTOR ¥/O SUPERVISOR El Interventor de conformidad con lo establecido en Ia Ley 80 de 1993 es independiente de Ia entidad contratante y del contratista objeto de Ia interventoria y al ser escogido previo proceso de seleccién adelantado por la entidad contratante; éste deberd reunir todos los requisitos juridicos, de idoneidad, capacidad y experiencias, entre otros, que lo habiliten para el desarrollo de la funcién encomendada. La Supervision es ejercida directamente por servidores pdblicos de la Enfidad Teritorial. Igualmente, se podré contratar personal de apoyo a través de contrato de prestacién de servicios. La designacién del Supervisor debe recaer en una persona idénea, con conocimientos, experiencia y perfil apropiado acorde con el objeto de Ia supervision. Para tal efecto, el servidor publico responsable de designar al Supervisor deberd tener en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del Contrato, asi como la disponibilidad y logistica para desarrollar las funciones. El supervisor y/o el interventor deberén suscribir 1a minuta del contrato, en sefial de conocimiento de los ‘obligaciones y responsabildades que como tal asume. Iguaimente, de ser necesario el ‘ordenador del gasto podré realizar el cambio del supervisor durante la ejecucién contractual, mediante comunicacién diigida al supervisor y al contratista informando sobre el cambio. En el ejercicio de sus funciones el supervisor y/o interventor deberd tener en cuenta que la actividad de las Secretorias de Despacho de! Municipio de Manizales, se enmarcan Pagina 9de 42 ALCALDIA DE MANIZALES v. Colle 19 N°2) «4 Propiedad Horzontol CAM Jalatone 887 9700 Ext. 71500 ‘Cécige Poste! 170001 Atoncian al Cliente 018000 968988 OSAP “wwrermenales.aov.c0, MANIZALES, FAcoldia de workeicr 1 wChusedMenzetessane Aaa | 42 Manizales — | ‘titidica rescore eee 18 1-5 1. MAR. 20 > ; dentro de los principios constitucionales contenidos en el arliculo 209 y de manera especial en los mandatos de las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, COMPETENCIAS Y FUNCIONES GENERALES DE LOS SUPERVISORES Y/O INTERVENTORES.- * Flectuar la Supervision @ interventoria objeto, a los precios y bajo las condiciones sefialadas en la propuesta presentoda, la cual hard parte del Contrato supervisado. * Elaborar un cronograma de las actividades a desorrollar durante Ia ejecucién del contrato a supervisar, de acuerdo con el desarrollo de Ia interventoria y/o supervisién. * Revisor dentro de los cinco (5) dias colendario, siguientes a Ia iniciacién de la interventora y/o supervision Ia siguiente documentacién: 1) Programa personal, 2) Programa de trabajo e inversién, * Evaluar e inspeccionar las Greas a desarrollar de acuerdo con la programacién presentada por el contratista, con el fin de controlar las Greas contiguas y hacer las recomendaciones pertinentes. + Tomar registro fotogrdifico de los sifios © lugares donde se desarrollarén las obras y/o actividades. + Consulter con Iai Asesoria Juridica del Municipio las inquietudes de orden legal que se presenten en relacién con Ia elecucién del contrato. + Verificar la personal idoneidad del personal definido por el contratista para la ejecucin del objeto contractual. # Elaborar todos los informes relacionados con la ejecucién del contrato. + Presentar informes por escrito, garantizando que Ia redaccién sea clara y precisa. + Realizar reuniones con el contratista durante Ia ejecucién del mismo, con el fin de verificar el desarrollo del contrato y elaborar las actas que documenten el estado del mismo. * Informar de inmediato y por escrito, al Municipio de Manizales la ocurrencia de situaciones de fuera mayor 0 caso fortuito que puedan afector lo ejecucién del contrato, incluyendo las recomendaciones que procedan segin el caso. ‘+ Entregar al Municipio de Manizcles todos los informes, anexos, documentos, planos que se elaboren durante la ejecucién del controto, ‘© Verificar el cumplimiento de la obligacién de pago de los oportes al sistema de seguridad social integral y paratiscales, conforme a lo seficiads en el Articulo 50 de La Ley 789 de 2002 y normas reglamentarias. Elaborar y suscribir el acta de inicio de ejecucién del contrato conjuntamente con el Pagina 10 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 N°31 =4 Plopiedod Horzontal CAM Jeibtono 887 9760 Ext. 71500, ‘Cacige Postal 170001 Atoncién a! Cllante 018000 968968 “gwar manizeles.ov.co GAcoidia de Montrsies 19 @CuaauManzaiessee 100 TM | sar : Manizales | Juricica : uo) 18 1A PHAR BOT . ty contratista, previo el cumplimiento de los requisites necesarios pora ello. + Asia todas las reuniones programadas que sean necesarios para lograr la debida ejecucién del contrato y elaborar las actos a que haya lugar. + Elaboror y Tramitar oportunemente las actas de suspensién y reanudacién del contrato, siello fuere necesario. + Mantener la confidencialidad sobre la informacién que le sea suministrada para el desarrollo del objeto del Contrato. + Las demés que fueran nécesarias pora el normal desarrollo del contrato, ASPECTOS DE LA SUPERVISION E INTERVENTORIA A) ASPECTOS TECNICOS Y ADMINISTRATIVOS. Los supervisores ¢ interventores deben adelantar las acciones necesarias tendientes a asegurar que en la ejecucién de los contrates y convenios se cuente con mecanismos eficientes de planificacién, organizacién, coordinacién y control de toda clase de recursos, para facilitar el adecuado desarrollo de los compromisos contractuales, De igual manera deberdn, supervisar y verificar la ejecucién fisica del contrato de acuerdo con el objsto del mismo, los documentos precontractuales, contractuales, propuesta y demas. Funciones.- + Solicitar ol Municipio de Manizales, Ia documentacién e informacién necesaria para desarrollar adecuadamente Ia interventoria y/o supervision. + Revisor y estudiar los documentos ¢ informacién suministrade, que dieron origen al contrato, con el propésito de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto y la finalidad de la contratacién, que le permitan adelantar y establecer mecanismos dgiles y eficientes para el desarrollo de Ia interventoria a su cargo. * El interventor y/o supervisor del contrato no autorizaré el inicio de la ejecucién contractual antes de que se encueniren salisfachos los requisitos legales 0 contractuaimente previstos para el efecto. (Articulo 41 Ley 80 de 1993 y articulo 23 ley 1150 de 2007). + El Interventor y/o supervisor y el Contratista deben diligencior y suscribir el acta de iniciacién del contrato. Dicha acta se suscribe con el fin de formalizar el inicio del desarrollo del contrat, dejando constancia del objeto general, obligaciones del Pagina 11 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES v. Calle 19 Ne?) -44 Propiedad Herzontol CAM Toléfone 867 9700 ext. 71500 ‘Céciae Postel 170001 Atencién ol Cente 018000 96878 “dunaw.mnanizales.gov.co EAicckita ds Warinoles 7 @cusedMenzalossje can Maniz Mk Zales Tirldica oad 18 Dope g MAR 201 iacién y termainacién, valor del contrato y plazo. El interventor y/o supervisor tiene derecho a contar con asesoria técnica y juridica si es necesarra y con los recursos logisticos minimos necesarios y disponer del tiempo que sea necesario para el desarrollo de la actividad. El interventor y/o supervisor debe programar y coordinar durante el desarrollo del contrato, las reuniones de sequimiento a la ejecucién del contrato. En estas reuniones se presenta el estado de avance del contrato, asi como onalizar temas y problemas relacionados con el desarrollo del proyecto, acordando entre las partes soluciones prdcticas y oportunas. En los contratos de tracto sucesivo, al interventor y/o supervisor le coresponde verificar el cumplimiento del conirato conforme con el cronograma presentado por el Contratista de acuerdo al plan de inversiones pactado entre la entidad contratante, ef Contratista y el interventor y/o supervisor. Elaborar, revisor, suscribir y radicar las actas (de inicio, parciales de recibo a satistaccién del contrato de Obra} necesarios para la ejecucién del contrato. Mantener actualizade lo documentacién de los contratos y el archivo de los mismos. Verificar que el contratista persona natural se encuentren afiiado y cancele oportunamente los aportes fiscales (Salud, pensiones y riesgos Laborales), segin lo sefialado por el arliculo 23 Ley 1150 de 2007 y arliculo 18 de Ia Ley 1122 de 2007, y en los porcentajes exigidos en las normas laborales vigentes. Verificar que el contratisia persona juridica y todo el personal a su cargo se encuentre afiliade al Sistema General de Seguridad Social (Salud, pensiones y riegos laborales), asi como el cumplimiento de pago de obligaciones paratiscales, segtin lo sefialado por el articulo 23 Ley 1150 de 2007 y arifculo 18 de la Ley 1122 de 2007. Verificar y exigir que se otorguen las. garantias exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas en el contrato, revisor permanentemente la vigencia de las pélizas del contrato, cuando sea necesario ampliar las mismas en valor 6 en plazo, realizando al Contratista los requerimientos del caso. En caso de que el Contratista no reatice las ampliaciones a que haya lugar, el interventor y/o supervisor debe informor al Municipio de Manizales de este evento, con ‘el fin de que se tomen las medidas a que haya lugar. Cumpir y hacer cumplir al contratista las obligaciones laborales que se generen con relacién Gl contrato suscrito. Elaborar y firmar con el Coniratisia y el representante legal 6 su delegado, el acta de liquidocién, en la que constaré: El estado en que se recibe la obra, cantidades, el valor Pagina 1240 42 ALCALDIA DE MANIZALES CCollo 19 N* 21 = 44 Propiedad Herlzontal CAM Tolatone 887 9700 Ex. 71500 ‘Cécige Posto! 170001 Atencién af Glente 016000 948965 “Gunnw.rnanzales. gov.c0, MARIATES FAlcolefa de Morisaies £7 @thvdedMenizctesj- pre A | sg lanizales Juridica Me 18 apy, 0 1 MAR uit final del contrato, incluyendo redfestes 9 revisiones de precios, descripcion de su estado y los datos que exija el Estatuto Contractual vigente. El cuadro general de liquidacién en donde aporezcan todas las cantidades recibidos y el balance financiero del contrato, Igualmente en dicha acta, se dejaré constancia de las reciamaciones a que haya lugar y de los asuntos que no hubiesen podicio superar de comin acuerdo, Eloborar acta de page final del contrato. Dar informacién de todo acto relacionado con el contrato, al Secretorio de Despacho, y @ cualquier autoridad competente que la requiera Estudior los sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el constructor y emitir un concepto. El interventor y/o supervisor suspenderé temporcimente el contrato, debido « causes de fuerza mayor no imputables ni al Contratista ni al interventor; asi mismo podré solicitar, posteriormente ampliar el plazo pactado por Ia suspensién temporal, Ia Interventoria: debe elaborar el Acta de Suspension debidamente suscrita por las partes. De Ia misma forma, una vez finalizado el plazo de la suspensién, Ia interventoria debe eloborar el Acta de Reiniciacién, para efectos de dejar documentado el reinicio de las labores. En los casos en que no se continue con la ejecucién del proyecto, el interventor del contrato realizaré Ia liquidacién del contrato y en esté se efectuara el ctuce de ‘cuentas, Revisor los solicitudes de adicién en valor y/o tiempo, aclaraciones, modificaciones, suspensiones, etc, requeridas por el Contratista y emitir un concepto técnico, e! cual debe estar suficientemente jusiificado. Si Ia solicitud presentada por el Contratista es de adicién en valor y/o tiempo, modificacién 0 aclaracién, el interventor debe revisor y analizar dichas solicitudes, emitir un concepte técnico debidamente justificado y remitilo oportunamente al Ordenador del Gasto, para que se elabore Ia respectiva minuta de adicién, modificacién o aclaracion segin sea el caso, para su revisién legal por parte de Ia Secretaria Juridica del Municipio. El concepto emitido por el interventor y/o supervisor deberd ser avalado or el Ordenador de! Gasto. Verificar y adelantar las acciones pertinentes para que las adiciones y protrogos se realicen oportunamente antes del vencimiento del contrato. Velar por el oportuno trémite de las solicitudes y peticiones que hacen los particulares 0 los autoridlades en relacién con el desarrollo del contrato. En los casos en que el Contratista incumpla sus obligaciones contractuales, el Interventor Pagina 13de 42 ALCALDIA O& MANIZALES Colle 19 N21 ~ 4a Propiedad Herzontel CAM Jaldtone 869 9700 Ext. 71560 ‘Céaige Postel 170001 ‘Atencian ol Cliente 018000 968988 Pes “dwwwnmonaclon.gov.co. Ales FAcoleia de Mankae: 67 BCwaadMonzctesManizales Turldica oo 18 1.0 1p Jp t ; debe exigitle con plazos perentorios el cumplimiento de tales obligaciones y una vez cumplidos estos plazos dard traslado al ordenador del Gasto y a Ia Secretaria Juridica para la aplicacion de las sanciones contractuales a que haya lugor. + En caso que sea necesario aplicar multes, declorar la caducidad o hacer efectiva cualquiera de las garantias contractuales, la interventoria debe remitr informe en el que se consigne el estado general del contrat, con indicacién clara y precisa del incumpiimiento, requerimientos hechos al Contratista, etc, gorantizande previamente el debido proceso al Controtista incumplido. Para tal efecto el Municipio de Manizales adelantara las acciones tendientes a obtener el reconocimiento y pago de los sanciones a que hublere lugor, estipulacis en las normas contractuales ‘© Una vez finalizado el plazo para la ejecucién del contrato, el interventor procede a elaborar el acta de terminacién del contrato (segin formato), la cual debe dejar constancia de Ia terminacién del objeto. Esta debe ser firmada por el interventor y/o supervisor y el Contratista. * El interventor y/o supervisor debe elaborar el acta de recibo final y Liquidacién del contrato, dentro del témino tijado en los pliegos de condiciones, 0 dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existr tal témino, la liquidacién se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracién del término previsto para la ejecucién del contrato o a la expedicién del acto administrative que ordene la terminacién, o ala fecha del acuerdo que la disponga. ‘* Elaborar el proyecto de liquidacién del contrato y temitir al Ordenador del gasto para su revision y aprobacién final junto con Ia totalidad de los soportes. * Verificar que el Contratista obtenga todos los paz y salvos a los que haya lugar segin la naturaleza del contrato. + Si el Contratista se niega a su liquidacién el interventor informard tal sitacién al Ordenador del Gasto y a la Secretaria Juridica del Municipio de Manizales, pora que se adelante el tramite pertinente para la liquidacién unilateral del contrato, mediante acto motivado, que debe ser fimado por el Ordenador del Gasto, con Ia revisién legal de la Secretaria Juridica, para ello debe aportar un informe bien detallado, + Las demés aciuaciones que de conformidad con la nermatividad vigenies y con su naturaleza correspondan a la funcién de interventoria, B) _ASPECTO FINANCIERO Es la verificacién que se hace sobre las inversiones de acuerdo a la necesidad real y a los principios de economia, eficiencia y eficacia, lo cual implica tomar las decisiones que Pagina 14 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES ole 19 N21 44 Propiediad Hetzontel CAM Tatafono 867 9700 Ext. 71500, “Céusge Postel 170001 Atencian ai Cliente 012000 969969 OSBAR Es, “Guenv.rmanizales.gov.co- fircolsia de Marka: £7 @cbacdMerlzcieragi ' Meneses ‘Tatidica onQ 181979 Yap ne | eviten extracostos, actividades, blenes, servicios u obras que en el desarrollo del contrato se detecten como innecesarios. « Deben veriicor la legalided financiera y el cumplimiento de los requisites desde t inicio del contrato hasta la liquidacién del mismo para realizar un seguimiento econémico de todas las transacciones involucradas. Dentro del conjunto de las funciones o actividades de los supervisores € interventores las relacionadas con Ia vigilancia y control presupuestal son de vital importancia en cuanto se dirigen a proteger el patrimonio del Municipio, mediante la verificacién de la correcta inversién y manejo de los recursos publicos destinados para la ejecucién de sus contratos y convenios. Funciones: 9} Revisar y aprobar las solicitudes de pago formuladas por el Contratista y llevar un registro cronolégico de los pagos y ajustes econémicos del contrato ~ Balance Financiero del Contrato. b}_ Ordenes de Pago. El interventor y/o supervisor cuantificard las labores realizadas durante el mes respectivo, con base en ello, revisaré los valores @ pagar al Contratista, ¢)_ La interventoria y/o supervisor debe conocer el estado financiero del contrato y registrar las operaciones que se efeciéen con los fondos del mismo. Debe llevar un informe mensual de dicho estado, mediante un informe que especifique el monto de dinero gostado, el valor del contrato, el valor sobrante y los trabajos que faltan por ejecutor. 4} Verificar que el Contratista cumpla con los requisites exigidos por el Municipio para la entrega del anticipo © page anticipado pactado. Constatar la corecta inversién del anticivo, para este efecto deberd exigir seatin corresponda Ia programacién de trabajos, el flujo de inversién del contrato y el plan de inversién del anticipo. Para el efecto, el interventor y el Contratista deben elaborar y firmar el Acta del anticipo. e} Cuando lo estipule el contrato, el Contratistay el interventor. deben abrir una cuenta bancaria a nombre del proyecto y némero del contrato, para los fondos del anticipo y debe ser independiente de sus cuentas corrientes. f) El dinero proveniente del anticipo sélo ser invertido de acuerdo al programe de inversién de anticipo debidamente aprobado por la interventoria, quien ademas debe aprobar las cuentas de inversién y Ia relacién de gastos. Pagina 18 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES ¥. Cote 19 N°21 «4 Propiedad Horizantal CAM ‘oldfono 867 9700 xt. 71500 ‘Céaige Postal 170001 Atencién af Cllente 016000 968968, MARBAPES ‘dumew.marizales.gov.co Pricelele de Mankales 17 SCucedMantalesapne ATM | seo Manizales | diridica a caf) 18. 1,01, MAR, 2012 9) La iniciacién de laberes’ 0 el cumpiimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales, no est supeditada en ningun caso al giro del anticivo por parte del Municipio. h) Los dineros del anticipo no podién destinarse @ fines distintos a los relacionados con la ejecucién y cumplimiento del contrato y tienen la condicién de fondos piblicos hasta el momento que sean amortizados mediante la ejecucién de la consultoria contratada, momento hasta el cual su mal manejo, el cambio de destinacién 0 su apropiacién darén lugor a las responsabllidades penales correspondientes. Verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo del anticipo. Los informes de buen manejo del anticipo deberdn estar soportades Como minimo por los siguientes documentos: Extracto bancario Coneiliacién bancaria Plan de inversién vigente ‘Comprobante de egresos en forma contable vigente. Se debe presentar con fotocopia del cheque girado, debidamente ailigenciado; debe contener el numero de la cédula de ciudadania o NIT del beneficiario, ademas se debe discriminor el concepto de page y dejar constancia de los descuentos tributarios. Estos comprobantes de egresos deben estar debidamente soporlados con facturas, las cuales deben cumplir lo establecido por la ley. Los recidos de pago deen tener los mismos requisitos que Ia factura No se deben crear cojas menores con el fondo del anticipo, El interventor debe mantenerse informado del estado financiero del contrato y del registro de las operaciones efectuadas con los fondos del anticipo, asi como las modificaciones financieras que sujan dentro de su desarrollo requiriendo peridédicamente informacién sobre estos aspectos en la secretaria, Verificor que no haya diferencia entre ios saldos bancaries que se registren en el exlracto, con el registro de gastos 0 el plan de inversin del anticipo. En coso de que se pruebe que él consuitor dio al anticipo una destinacién diferente o la autorizada, seré causal para hacer efectiva la garontia ce buen manejo y corecta inversion del mismo, debiendo informar inmediatamente ala Secretaria Juridica del Municipio. Verificar que se esté llevando 4 cabo la amortizacién del anticipo en las cuentas presentadas por el Contratista, ast mismo que el Contratista_transfiera al Municipio de Pagina 18 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 N21 - 44 Propiedad Horizontal CAM ‘alatono 887 9700 Ext. 71500, ‘Cécigo Postal 17600, ‘Ateneién al Clanto 018000 968988 He “Gernvwrmanireles.gov.c0. MARIZA, fF Acoldia de Manizales (7 @CiudadMenizalesManiz pace, m) n) °) p) a) a 3) 0 ¥) vw ¢) 4 “awvw.maniten.gov.co, MARIZA ES. GAcotdia de workoler 17 wchicadMonzctoe A\ | cece IES | Stidica voce) 18 1 -we, 011. MAR 2017 : acuerdo al procedimiento establecide ‘para. glo, los rendimientos financieros generados por el anticipo. En el caso que se requiera el interventor debe calcular los ajustes econémicos de ‘acuerdo a lo indicado en las cléusulas contraciuaies, Verificar que se mantenga el equilibrio financiero del contrato. EI inferventor debe presenior un informe parcial y/o total de! conirato, sobre su ejecucién para avalar los pages parciailes 0 el page final del coniraio. Efeciuar las actividades del caso conducentes al buen desarrollo financiero del contrato, Velar poraue se efectve ung adecuada programacién financiera del conirato. Velar porque Io ejecucién financiera del contrato, se ajuste al plan de accién y al proyecto formulado. Verificar si existe una cuenta especial para el manejo de los desembolsos efectuados al contrato. Cerlificado de apertura de la cuenta bancaria. Controlar y verificar los rendimientos financiers generados en el contrato y exigir al Contratista el reintegro de los mismos al Municipio de Manizales, Efectuar el balance econémico de ejecucién de contrato para efectos de la liquidacién det mismo, En algunas ocasiones, los contratos se liquidan sin haber finalizado la ejecucién de las obras, ya sea debido a la terminacién por mutuo acuerdo, liquidacién unilateral o incumplimiento en ia ejecucién, ASPECTO LEGAL Es el control y seguimiento a los aspectos juridicos en la etapa de perfeccionamiento de! contrato y/o convenios y Ia ejecucién del mismo, dentro de los cuales se incluyen los plazos, las garantias, los compromiso laborales, las sanciones, los contratos adicionales, 1a adicién de contratos, las modificaciones, las prérrogas y todo tipo de novedad que acompafe el contrato inicicimente pactado. lo que de modo general implica: Funciones del supervisor e interventor en el aspecto legal 1. Informar y justificar por escrito sobre Ia materializacién de las causales de terminacién, modificacién © interpretacién unilateral, para proceder a la aplicacién de éstas o a Ia Pagina 17 de42 ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 N21 =a Propiedad Hedontel CAM Jalatone 867 9700 Ext 71560 ‘Gécige Postel 170001 Atencin ol Cente 018000 969983wn iesles » | S5fce vezer() 18 1 MSF. 0:1 NAR. 2017! Ala terminacién unilateral del contrato. 2. Requetir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan incumplimiento del contrato, cuya informacién serviré de sustento para la posible cplicacién de muitos, declaratoria de incumpliendo, atectacién de pdiizas ¢ imposicién de sanciones. 3. Verificar la oprobacién de las garantias exigidas y 1a constancia del cumpiimiento de pago de los salarios, las prestaciones sociales y demas derechos laborales del personal empleado por el contratista con el fin de autorizar los pagos durante la ejecucién del contrato. 4. Dar raépida y oportuna informacién solicitada 4 los organisms de control, los superiores jerdrquicos y organismos competentes. 5. Exigir periddicamente al contratista Ia. presentacién de los contratos de trabajo, las planillas de afiliacién y pago al sistema integral de seguridad social, seguro de vida o péliza colectiva {cuando a ello hubiere lugar), recibos de pago de sclarios y prestaciones sociales y demés conceptos laborales para con sus trabojadores, durante la ejecucién del contrato y antes de su iquidacién. Cumpliry hacer cumpliirlas clausulas contractuales. 7. Vetificar la aprobacién de las pélizas exigidas al inicio del contrato y Verificar la aprobacién de las modificaciones a las pélizas que se efectien durante la ejecucién del contrato. 8 Informar, al ordenador del gasto, secretario de despacho, Jefe de Unidad responsable del contrato, el incumplimiento de las obligaciones contractuales, para que a través de la Secretoria Juridica, tome las medidas a que haya lugar, yo sea, la declaracién de incumplimiento y afectacién de pélizas y/o la imposicién de multas o la decleratoria de caducidad administrativa, y demds sanciones administrativas. Los informes deben ser técnicos y detallados. Pégina 18 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES Calle 19 N21 44 Propiadiad Horizontal CAM Telstono 887 9760 Ext. 71500 ‘Covigo Postal 170001, ‘Atenelén ai Cliente 016000 968988 ‘dnww.mmonizales.gov.c0 @Ncalda de Monaslor 1) udadlMensclesMANIZSIES ° | Sttica oO VBI OMAR OMS oo 9. Informeria ocurrencia de eventos ade d8iMigir ja la suspension o terminacién anticipada del contrato y de su reanudacién, recomendandd Ia adopcién de las medidas respectivas. 10. Informar los hechos que constituyan incumplimiento percial total del contrato, para la aplicacién de las sanciones respectivas, 11, El proceso de ejecucién de un contrato en todas sus etapas debe surtise documeniaimente janio al interior como al exterior de la entidad Municipio de Manizales, documeniacién que se debe cuidar y conservar, e impedir su sustraccién destruccién, u cocultamiento para uso indebido 12. Las actividades desde el punto de vista legal a cargo del supervisor e interventor, comprenden el conjunto de gestiones orientadas a garantizar j) el cumplimiento de todos los requisites legoles necesarios para el perfeccionamiento, legalizacién y ejecucién del contrato; ji) la oportuna adopcién de las medidas administrativas que goranticen el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista y, en todo caso, el desarrollo del objeto contractual, tendientes a evitar que la administracién se paralice y ii) la acertada toma de decisiones que permitan prevenir el dafio antijuridico. 13, EN CUANTO AL MANEJO DE LOS ANTICIPOS De acuerdo con el articulo 91 de Ia Ley 1474 de 2011 en los contratos de obra, concesién, salud y los que se realicen por licilacién publica y siempre que no sean de menor o minima cuantia, el contratista debe constituir un conirato de fiducia mercantil inevocable para el manejo de los. recursos que recibe a titulo de anticipo con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamenie a Ia ejecucién del contrato correspondiente. Ei supervisor ¢ interventor deberé, Verificar que el coniratista suscrioa un contrato de fiducia mercantil inevocable para efectos de Io entrega del anticipo. En los pliegos de condiciones, la Entidad Estatal incluiré Ia exigencia de la garantia de buen manejo y correcta inversién del anticipo y los términos y condiciones de la administracién del anticipo a través del patimonio auténomo, asi: Términos y condiciones para el manejo del anticipo a través del patrimonio auténomo: Lo enfidad fiduciaria deberd tener calificacién AAA y el contrato de fiducia deberé contener como minimo las siguientes cléusulas: 1) El Municipio de Manizales sera el Beneficiario Residual, a quien se debe Pégina 19 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 N°21 «44 Propiedad Horrontol CAM Telotono 887 9700 ft. 71500. ‘Cécige Postal 170001 Atencién of Cliente 018000 960963, OR “www. merizales.gov.c0, MARWZATES | proicie Se annaer © StudoeMannaieseps yi nizales woos | | 56iGica conf 18 1, gt MAR OT |e ‘ entregar las sumas que no sean uilizadas en la ejecucién del contrato. Seré obligacién de Ia fiduciaria entregar al Municipio de Manizales las sumas provenientes de los rendimientos generados por los recursos durante ia vigencia del fideicomiso. & Municipio de Manizales a titulo propio 0 a través de Ia Interventoria det Conirato, auditaré la destinacién de los giros que la fiducioria realice con los recursos fideicomitidos, mediante la autorizacién de tales gitos por el interventor del contrato. I Municipio de Manizales estaré autorizado, expresamente, para que en cualquier momento, solicite informes a la fiducioria sobre la ejecucién del contrato de fiducia. En caso de terminacién anticipada del contrato de fiducia, segun el caso, e! saldo depositado seré reintegrado al Municipio de Manizales. Para establecer el plazo del contrato de fiducia, deberd tenerse en cuenta e| cronograma de inversién del anticipo y en ningun caso podré ser superior a lo mitad del tiempo de ejecucién del contrato. El costo de la comisién fiduciaria seré cubierto directamente por el coniratista ¥ Por lo tanto, bajo ninguna circunstancia ni los recursos depositados ni los rendimientos que ellos produzcan podrén utlizarse para cubrir los gastos y/o costos de la comisién fiduciaria, HI Municipio de Manizales en su calidad de beneficiario, revisaré que el contrato de fiducia retina los requisites minimos aqui indicades 8 volor del anticipo seré entregado a la entidad fiduciaria dentro de los cinco (5) dias hdbiles siguientes a la fecha en que se racique en la Tesorerfa del Municipio'de Manizales la orden de page debidamente diligenciada y soportada y con copia del respective contrato de fiducia. PLAN DETALLADO DE INVERSION Y MANEJO DE ANTICIPO.- EI Plan Detallado de Inversion y Manejo del Anticipo sera evaluado dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes a su recepcién por el ordenador del gasto y el Interventor y/o supervisor quienes podran solicitar aclaraciones o gjustes. Dentro de este término se estableceré que la utlizacién de estos recursos es pertinente, razonable y esta asociada con la ejecucién del respective contrato. Calle 19 N°21 ~ 44 Propiedad Horizontal CAM Taidtane 887 9700 Ext. 71509, ‘Gécige Postal 170001 Ateneién af Glanta 018000 968788 MaRiZAES. Pégina 20 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES “Gervent manizaies. gov.co @Acoldla de Manizales (7 @CudSeManizcestoe aM | serge Manizales | Juridica co Q@ 1B 1S) 0 VMAR El contratisic, deberd presentor todas las aclafdtones:y ajustes que sean requerides para ser aprobado por el ordenador del gasto 0 quien haga sus veces. Luego de remitidas las aclaraciones 0 ajustes al plan de inversion, el Interventor o quien haga sus veces, cuenta con tres (3) dias hdbiles siguientes para pronunciarse. Con el cumpiimiento de los requisitos de irémite y una vez aprobados en su conjunto, el anticipo sera desembolsado al contratista a través del patrimonio auténomo a que hace referencia el articulo 91 de la ley 1474 de 2011. Por ello, para efectuar los anticipos es condicién indispensable que el contratista haya susctito el Contrato de Fiducia Mercantil de Administracién y Pages, previa aprobacién de la correspondiente minuta por parle de la supervision 0 Ia interventoria. El contratista deberé presentar mensualmente y/o cuando se requiera, al ordenador del gasto, previa aprobacién de Ia supervisién, 0 Ia interventoria, un informe detallado sobre los recursos de anticipo el cual debe incluir: 1. Los soportes de cada uno de los gastos efectuados, para lo cual deberé agjuntar facturas 0 documentos equivalentes con los requisites del articulo 617 del Estatuto Trioutario Nacional. 2. Informe financiero de las inversiones establecidas para cada uno de los rubros que hacen parte del Plan Detallado de Inversién y Manejo del Anticigo aprobado por el ‘ordenador del gasto, de conformidad con el estado de cuenta expedido por la Fiduciaria. 3. Los demas soportes que a consideracién de la supervsién, Ia Interventoria o el ‘ordenador del gasto, sean necesarios para verificar Ia inversion del anticipo. Con este informe la dependencia o entidad contratante por intermedio del supervisor y/o el inferventor, deberd validar que se esté dando cumplimiento al Pian de Inversion del Anticipo. El costo de la comisién fiduciaria debe ser cubierto directamente por el contratista sin afectar los recursos del anticipo. Otros gastos y cargos como el del gravamen a los movimientos financieros 0 las comisiones por pages que cobra Ia fiducioria también deben ser cubiertos directamente por el contratista para que el valor del anticipe no resulte afectado, por lo cual Colombia Compra Eficiente recomienda que tales sumas se aporten por el contratista desde [a constitucion del patrimonio auténomo. gina 2 do 42 ALCALDIA DE MANIZALES e Colle 19 N°21 = Propiedad Horzortal CAM Talatona 887 9700 Ext. 71500 ‘Césge Postel | 70001 Atencian of Cliente 016000 968763 “Gonenumariisiengov.co, MORALES | cousin ctor USE cseenzcesJuridica om 18 127.0. timp oor ; ce WS Manizales ales El Anficipo de los contratos diferentes a los contemplacios en el arliculo 91 de la Ley 1474 de 2011 (contratos de obra, concesién, salud y los que se realicen por licitacion publica y siempre que no sean de menor © minima cuantia); el manejo del anticipo se efectuara de Io siguiente manera: 8 Municipio de Manizales, pagaré el valor del anticipo una vez aprobada Ia pélize nica de cumplimiento en los diferentes amparos y las demas a que haya lugar. A cada acta se le descontaré la amortizacién del anticipo y demés retenciones y deducciones de rigor. Este se pagara en los términos definidos en el ariiculo 2.2.1.1.2.4.1 del decreto 1082 de 2015. Ei debe ser invertido en la ejecucién de! contrato. El contratista debe presentar plan de inversion el anticipo, dentro de los cinco (5) dias calendario, siguientes a Ia notificacién de la resolucién de adjudicacién del contrato, De cada acta de pago, se descontoré la amortizacién del ‘nticipo y demés retenciones y deducciones de ley con la presentacién de las actas parciales y elacta final de interventorfa. Para el page del anticipo el INTERVENTOR deberd realizar apertura de cuenta bancoria separada, no conjunta, a nombre del contrat suscrito. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos asi entregadis, pertenecerdn al Tesoro Fl pago lo hard el Municipio de Manizales ol Contratista, previa presentacién de la cuenta debidamente legalizada y cuando el informe correspondiente este entregado y recibido a satisfaccién por el Supervisor y/o interventor. Los pagos quedan condicionades a la oprobacién del Supervisor y/o interventor de! contrato, los desembolos deberan ser refrendacos en los formatos que el Municipio de Manizales suministta para el efecto, a que las personas juridicas acrediten el cumplimiento de lo obligacién de que trata el arliculo 50 de Ia Ley 789 de 2002 y Ia Ley 828 de 2003. Para el desembolso del anticipo, el interventor y/o supervisor y para el caso de conformacién conjunta cada uno de los integrantes, deberan informar el ragimen tribuiario en el cual se encuentran inscritos, asi como el nimero de inscripcién del Registro Unico Tributario (RUT) y anexar copia de esta inscripcion el cual este vigente. Asi mismo, se deberd diligenciar el Formato de Creacién de Terceros, en el cual registrard la informacién solicitada. EI Municipio de Manizales realizaré los pages dentro de los treinta (20) dias calendario siguiente ala fecha de radicacién de la cuenta 0 de la fecha en que él interventor y/o Supervisor subsane las glosas que se le formulen. Pagina 22 de 42 ALCALDIA D MANIZALES Colle 19 N21 -44 Propiedad Horizontal CAM Taldtono 887 9700 Ext. 71500, ‘Cacige Postal 170001 Ateneién af Gionte 010000 965968 “Gervew. manales.gov.co. izats @Acold’a de Manasies 1) SCudoeMantetesa) - Manizales — | Strtdice cxf) 18 1 iM OV MAR 2017” ‘ : El page final queda supediiado a Ia firma del acta de recite final y de Ia fima del acta de liquidacién final del contrato en la que se encuentre debidamente amortizado el anticipo. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES.- Segun la Ley, los interventores y supervisores responderén civil, fiscal, penal y disciptinoriamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoria, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen dafio o periuicio a las entidades, derivados de Ia celebracién y ejecucién de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido ‘0 ejerzan las funciones de interventoria o supervision. Disciplinoriamente, responderdn conforme a lo establecido en los Capitulos Segundo y tercero del Cédigo Disciplinario Unico, Ley 734 de 2002, el Capitulo Vil de la Ley 1474 de 2011; por lo tanto no exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, 0 en su defecto, los exigides por las normas técnicas obligctorias, o certificar como recibida a satisfaccién, obra que no he sido ejecutada a cabalidad. También seré falta gravisima conforme a lo establecido en el pardgrato primero del arficulo 84 de Ia Ley 1474 de 201, omitir el deber de informor a la entidad contratante los hechos 0 citcunstancias que puedan constituir actos de comupcién tipificades como conductas punibles, 0 que puedan poner 0 pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, 0 cuando se presente el incumplimiento. Iguaimente es deber cumplir con diligencia, eficiencia @ imparcialidad el servicio que le sea encomendado y absienerse de cualquier acto u omisiénque cause la suspensién o perturbacién injustificada de un servicio esencial, 0 que implique abuso indebido del cargo 0 funcién. Desempear las labores o actividades propias de la supervision o interventoria sin obtener o pretender beneficios adicionales a las coniraprestaciones legales y convencionales cuando a ellas tenga derecho. Actuar con imparcialided, asegurando y garantizando los derechos de todas las personos, sin ningun género de discriminacién, respetando el orden de inscripcién, ingreso de solicitudes y peticiones ciudedanas, acatando los términos de ley. Omir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los Particulares 0 a solicitudes de las autoridades, asi como retenerlas a propésito © enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. Los interventores y supervisores estén facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecucién contractual, y seran responsables conforme al Pagina 23 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES é Colle 19 Nea! nad Propiedad Holzontal CAM Taldtono #87 9760 Ext. 71800. “Cécige Poster 170001 Atoncin 0! Cliente 018000 948988 pn es “dwwa.manizales.gev.co, f Accolia de ankser 1) ehcodMenizalesMrT Tat Manizalés © | sitiica co) 18 V0 1oMAR OIE 18 1 : arliculo 84 de la Ley 1474 de 2011, por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de comupcién tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, 0 cuando tal Incumplimiento se presente. Deben cumplir cone! deber de entregar informacién a la entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o cicunstancias que puedan constituir actos de corrupcién tipificados como conductas punibles, 0 que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Gl interventor 0 supervisor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilade © principal. parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, ser solidariamente responsable con este de los periuicios que se ‘ocasionen con el incumplimiento por los dafios que le sean imputables al interventor.. Cuando el ordenador del gosto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado y/o no impulse la adopcién de las medidas necesarias para solvaguardar el interés general y los recursos pUblicos involucrados, seré responsable solidiariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen, Siempre que el contralista incumpla sus obligaciones, el Interventor y/o Supervisor asi se lo hore saber y podré exigirle que subsane los errores o inconsistencias que se presenten en el ejecucién del contrato, ademés le informard que su actuacién no se cifie alo pactado en el contrato, y que podré ser objeto de la imposicién de multas 0 sanciones, llegando incluso a declarar la caducidad administrativa del mismo. RESPONSABILIDAD CIVIL- Los supervisores e interventores, sean servidores pUblicos © contralistas, responderén pecuniariamente como consecuencia de su negligencia 0 ejecucién indebida de sus labores 0 actividades de supervision o interventoria, cuando el Municipio sufta detriment pairimonicl. Sobre ellos recae Ia obligacién de reparar el dafo patrimonial que le ha causado al Municipio, reparacién que se da a través de la accién de repeticién, mecanismo por el cual lo ‘administracién publica obbtiene de sus funcionarios © ex funcionarios el reintegro de! monto de Io indemnizacién que ha debido reconocer a los parliculares como resultado de unc condena porlos daiios causados en ejercicio de funciones publicas 0 con ocasién a elles. RESPONSABILIDAD PENAL.- Los supervisores e interventores, sean servidores publics © contratistas, serén responsables penalmente cuando por sus acciones U omisiones en las labores de supervision o interventorfo, Pégina 24 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES Calle 19 N21 ~44 Propiedad Horizontal CAM Teidtone 887 9700 Ext. 71500, ‘Cécige Postal 170001 ‘Grae at @Acoldia de Monizsies. 1 SCudedManiciesMeni since sn IZ oI IES | Sutidica coe 18 1= =, 0.1 WAR se estoblezca la ocurencia de alguno de Ios siguientes fipos penales, consagrades en el Cédigo Penal Colombiano: co Peculado por aplicacién oficial diferente. (Ley 599 de 2.000, articulo 399) Violacién del régimen legal 0 constitucional de inhabilidades ¢ incompatibilidades. (Ley 599 de 2.000, arficulo 408) Interés indebido en Ia celebracién de contratos. (Ley 599 de 2.000, articulo 409) Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. (Ley 599 de 2,000, arficulo 410) PROHIBICIONES: Permilir la iniciacién del contrato o convenio, sin el previo cumplimiento de los requisitos legales. Participar en comité de compras, seleccién de proveedores o de personal del contratista. Insinuar al contratista con quien contratar 0 donde cotizar. Tranzar diferencias 0 conciliar divergencias con el contratista. Establecer obligaciones a corgo del Municipio, que no le son competencia, o establecer obligaciones diferentes a las pactadas por las partes en el contrato. Gestionar indebidamente a titulo personal asuntos relacionados con el contrato. Permitirindebidamente el acceso de terceros a la informacién del contrato, Constituise en creedor 0 deudor de alguna persona interesoda directa o indirectamente en el contrato. Enirabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares. Omit, denegar © retardar injustificadamente los asuntos a su cargo. Recibir, para si o para un tercero, cualquier beneficio de! contralista. Adoptar decisiones que impliquen modificacién del contrato sin los requisitos legalmente establecidos. Pégina 25 de'42 ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 N°?! -4d Propieded Herzontal CAM Tolétone 687 9700 Ext. 71500 ‘Cdaige Poste! | 70001 Atencion a! Clonte 016000 968988, “Gwywuananiasion.gov.co. MARIZALES f Atcolsfa de Mankoies 7 @CudadMonzalerpaisa VATE | sccxig Manizales | sca cen) 18 Loam OU,MAR 207 i M 13. Suspender de mutuo acuerdo el contrat 0 convenio. ARTICULO 2°: Establézcanse, adicionalmente, las siguientes actividades para las supervisiones @ interventorias de los contratos y convenios que celebre la Administracién Central del Municipio de Manizales. 1. INICIACION Todo contrato y convenio que celebre el Municipio de Manizales, deberd ser vigiiado por un supervisor 0 interventor, segin correspond, el que seré sefalado, en el caso del supervisor, por el representante legal 0 por el delegado para la contratacién, y en el caso del interventor, por quien sea seleccionado mediante un concurso de mérito o por un proceso de minima cuantia, El supervisor y/o el interventor deberdn suscribir Ia minuta del contrato, en sefial de conocimiento de las obligaciones y responsabilidades que como tal asume. Previo a Ia iniciacién del contrato el supervisor y/o interventor deberé verificar la existencia y aprobacién de las garantias establecidas para amparar los posibles riesgos que sujan del contrato y/o los convenios, y el pago efectivo de las estampillas correspondientes. En el contrato de obra publica y previa a la suscripcién del acta de iniciacién por parte del supervisor 6 interventor y el contratista, verificard la legalizacién del contrato, para lo cual tendré acceso a todo el expediente y si lo considera necesario tomaré copia integra. En el contrato de obra publica, y previa a Ia iniciacién debe revisar y analizar el sitio de ejecucién del mismo, ademés, debe revisar en forma completa y detallada: el contrato, pliegos de condiciones, propuesta del contratista, estudios, planos de disefio, cantidades de obra, fuentes de materiales, programa de traloojo de inversiones, equipo disponible, requerimientos de mano de obra, sitios de disposicién de sobrantes, mantenimiento del trdnsito, seguidad de trabajadores y del publico, y demés documentos precontractuales y contractuaies, normas y reglamentaciones aplicables a la ejecucién del mismo, de lo cucl debe presentor informe con anexos fotogréficos. ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 Nea) 44 Propiedad Hoslzontol CAM, _ Telatone 887 9760 Ext. 71860 (c) Hg (Se Cocige Postel 17600! ( Ws Atoncién of lente 012000 96898 cE $ | 7 CaaAR “dvnusw.maniteles.sov.co. = MANIZALES, FAlcoidio de Monizaies 17 @CudadMonzalesManizales septs wu 18 1450.1. MAR 207 . 1.6. En los demés contratos, el Sypervbry/o interventor deberén onalizar y revisor: el ‘contrato, piegos de conciciones, propuesta, cronograma de actividades {si aplica), equipo disponible y demés documentos precontractuales y contractuales y circunstancias que apliquen. : 1.7. Verificar que el personal que labora en Ia ejecucién del contrato se encuentren afiiacdos cl sistema integral de seguridad social, es decir con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacién Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Para el efecto solicitaré previo a cada pago 0 desembolso, copia de los pagos efectuados, de conformidad con la normativided vigente. 2. EJECUCION 2.1 Tramitar toda la correspondencia y decumentacién recibida que surja en desarrollo del Conirato 0 convenio, dentro de los términos legales. 2.2 Elaborar y numerar todas las actas (inicio, supervisi6n, interventoria, terminacién, liquidacién) ‘ademés soportaran Ia enirega de anticipos, cuando c ello haya lugar y los pages (recibo parcial, final, etc.}, en forma consecutiva; fechadas el mismo cia en que sucede el evento y enviar el original a la Secretaria Juridica dentro de los tres (3) dias siguientes. 23 El operador de presupuesto y el supervisor y/o interventor seran los responsables de acompafiar las actas originales con sus soportes y enviarlas a la Secretaria Juridica, para su archivo en forma secuencial y de manera oportuna. 24 jligenciar los formatos establecidos para las actas y demds documentos del contrato ajusténdose a los modelos identificados, controlades, disponibles y aprobados en el Sisiema de Gestion de la Calidad del municipio. 2.5 No podran reconecer 0 autorizar actividades u obras que impliquen gastos distintos a los contemplados en el contrato o convenio, en tal evento se debera dar traslado de las peticiones al ordenador del gasto 0 delegado para contratar, con el soporte técnico correspondiente, quien s6lo podra autorizarlas dentro de los términos Legals. 2.6 En los contratos de Obra Publica, el cambio de items, debe hacerse mediante actas suscritas por las partes contratantes y el interventor o supervisor, segun el caso. Pagina 27 de 42 ALCALDIA DE MANIRALES cote 19 Neat ta spinner Ht CAM @. Tetdtone 887 5768 bx, 71500 Beige tones 17600 Atoncién af Siento 016080 966769 OREATE “une mamssionov 20, 4G ncokit Se Merten 8 Sec SsoManielesAy aM gegen AION | ccseg Manizales | Juridica . vend 18 V0 tar go 1 8! ; 2.7 Advertir oportunaments al contratista las deficiencias en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales y si fuere necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazo perentorio y por escrito, 28 No podrén aceptar la entrega parcial de los bienes adauiricios, recibirlos, ni en calidad, cantidad, morca a situacién diferente a lo pactado en el contrato. 29 Verificar el funcionamiento cuando se trate de equips eléctricos, elecirénicos 0 mecénicos. 2.10 Verificar el cumplimiento del contralto © convenio conforme con el cronograma acordado 0 de acuerdo al plan de inversiones. 2.11 Todo contrato © convenio cuyo producto a entregar sean elementos cartograficos, deberé._contar con el visto bueno del Sisterna de Informacién Geogrética (SIG) del Municipio de Manizales. Llevar junto con el contratista un dicrio 0 bitécora de la obra debicamente folic deberé permanecer en la misma, en el cual se consignarén con finta y sin ‘enmendaduras, todas las situaciones y eventos que se presenten durante el desarrollo del contrato. Este deberd ser fimado por el interventor, el supervisor y contratisto, regisrande como minimo personal y equipo, I operacién y mantenimiento de méquinas. Exigiry verificar que el contratista coloque y mantenga en su drea de trabajo sefiales de ‘acuerdo con la normatividad vigente y con e! manual de Mitigacién de Impacto Urbano y todas aquellas necesarias para garantizar la seguridad y el adecuado desarrollo del conirato. Verificar el registro de la provisién, consumo y existencia de los materiales expiosivos eventualmente uillizados en la obra, asi como la medicién de los obras que se realicen con su aplicacién, el equipo uilizado y el personal encargado de su manejo. Exigit, ademés, el cumplimiento de las normas establecidas por el Ministerio de Defensa Nacional para el manejo y control de explosives. Exigirla ejecuci6n de las obras de mitigacién y medidas de manejo que aparecen en el Plan de Manejo del Estudio de Impacto Ambiental y en la Resolucién de licencia Ambiental otorgada por la entidad competente. Pégina 28 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 Nt 21 44 Propiedad Horizontal CAM Jalatono 887 9700 ext. 71509, ‘Céigo Postal 170001, ‘Atencién al Clanto 016000 968988 MARGATE, “Guu rmanales.gov.c0, GAcalslo de Monizales (7 @CudodManizcles2.16 217 2.18 2019 2.20 221 rene 7 Msopomries ‘ales | Juridica oo 18 Toe) MAR OO Asegurarse que los fuentes de materiales a utlizar estén debidamente legalizadas ante a autoridad competentel\veifidar que se dé cumplimiento a las normas vigentes sobre contaminacién atmostérica de plantas fijas, (plantas de asfalto, tituradoras campamentos). Presentar informes mensuales sobre el avance y cumplimiento del plan de manejo del Medio Ambiente a lc dependencia designada para tal fin. Revisor durante Ia construccién la permanencia de las referencias topogréficas y exigit al contiisia su proteccién, traslado 0 reposicién cuando sea necesatio. Verificer que el contratista mantenga el personal profesioncl, técnico, operative y administrativo de acuerdo con Io ofrecido en su propuesta, En caso de que se requieran cambios, serén reemplazades dentro de los tres (3) dias hdbiles siguientes a su requerimiento, por otro de las mismos © mejores colidades profesionales y técnicas propuestas y serén aprobades por la interventoria, la cual constara en acta fimaca por el contratista y el interventor. Controlor la permanencia, estado y utilizacién del equipo oftecido en la propuesta. Cuando se requiera cambio de equipo, [a interventoria exigiré su reemplazo por otro de iguales 0 superiores especificaciones, dentro de los cinco (5) dias habiles siguientes a su requerimiento, sin perjuicio del cumplimiento del programa de ejecucién lo cual constard en acta firmada por el contratista y el interventor. Analizar las necesidades de modificaciones requeridas durante Ia ejecucién del contrato y. e@nviorlas para aprobacién y tramite oportuno al Secretario de Despacho corresponaiente, con la debida justificacién técnico ~ econdmica entre otros: Cantidades de obras, flo y/o especificaciones iniciales del contrato, Fijacién de items no previstos, Programacién, Afectaci6n de predios ajenos y Entrega de bienes y/o equipos. Conocer del manejo legal y administrative del contrato 0 cenvenio, para lograr un control detallado de cada uno de los documentos y irémites efectuados durante su ejecucién. Pégina 29 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 N*21 «44 Propiediad Horizontal CAM Telotono 887 9760 ext. 71500 ‘Cecige Postal 170001 Atencién a Clonte 016000 960768 “gevew.marlzsengov.co, MORWARES | 4 pctete Se thonecon 2) SCudceManizcesnati Manizales | Juridica sen) 18: Ts—-0 1 WAR 207 2.22 Controlar el vencimiento de la vigencia de las pélizas, 2.23 Informer, en caso de presentarse siniestro en cualquiera de los amparos, por escrito al Ordenador del Gasto y a Ia Secretaria Juridica, a més tardar al dia hébil siguiente de la ocurrencia de este hecho, para que alse adelanten las acciones correspondientes 2.24 Realizar y verificar las correspondientes pruebas, ensayes de laboratorio, monitoreo, control de calidad y demés, en los bienes, servicios y obras entregadas. 2.25 Reportar los datos que aparezcan en los trabajos ejecutados, sefialando las posibles causas; ordenar Ia” suspensién temporal de los trabajos que se estén ejecutando en forma similar, hasta tanto el contratista cumpla con las especiticaciones estipuladas en el contrat. 2.26 Conocer y dar cumplimiento 4 los procedimientos intemos de Ia entidad relacionados con el manejo y tramite de los contratos y convenios conforme a las notmas de archivo, étdenes de page, diligenciamiento de formatos y demas ospectos inherentes a sus funciones. 2.27 Bxigit al contratista informes periddicos sobre Ia ejecucién contractual, dentro de los términos pactados en el contrato, 0 en cualquier momento si asi lo considera conveniente. 3, ACTAS E INFORMES 3.1 Elaborar Acta de Iniciacién en todos los contratos y convenios excepto los de ejecucién instanténea y enviar copia original a la Secretaria Juridica. En los contrato de Comodato anexar el respective inventario del bien a entreger, dentro de los tres alas siguientes. 3.2 Elaboror acta de sustitucién cuando se cambie de supervisor, remitir al ordenador de gosto para aprobacién y suscripcién y enviar el acta debidomente ailigenciada a la Secretaria juriica dentro del dia siguiente. 33 Rendir informes de supervision e interventoria en los contratos y convenios con Io petiodicidad establecida en el clausuiado contractual y enviar copia al Secretario de Despacho correspondiente y a a Secretaria Juridica, de acuerdo a los formats previamente establecidos por la entidad, Pagina 30 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES Calle 19 N°21 = 44 Propiedad Horzontol CAM Tel6tono 887 9760 Ext. 71509, “Sdcige Portal 170001 Atencién af Clone 016000 968988 ‘dw manzales.gov.co Acodia de Manlzaes © @CudaeMenizalesag : Ménizales | Sitiice nf) 18 1= 07 HAR 2017 3.4 En los coniratos de COMODATO deberé presentar actas o informes al Secretatio de Despacho de Ia Secretaria que coresponda con copia a Ia Secretaria Juridica y a Io Oficina de Bienes y Servicios(en el caso de los bienes muebles) y a Ia Oficina de Bienes Inmueble de la Secretaria de Hacienda, segin Ia periodicidad establecida en el contrato, sobre el cumplimiento del objeto del contrate y al finalizar su ejecucién, sin periuicio de los informes acicionales que se le soliciten o los que voluntariamente considere pertinentes preseniar, 3.5 Dar aplicacién, en lo pertinente, al Decreto Nro.077 del 2016, por medio del cual de regiamenio la suscripcién de los Contratos de Comodato. 3.6 Publicar los informes de interventoria. 37 Verificar el cumplimiento del objeto del contrat 0 convenio, la cobertura y_plazo de las garantios segun lo estipuladio en el contrato y enviar la respectiva acta a Ia Secretaria de despacho correspondiente y ala Secretaria Juridica. 3.8 Elaboror el acta de liquidacién de! contrato dentro del mes siguiente a su terminacin y enviar copia debidamente ailigenciada al ordenador del gasto y el original a la Secretaria Juridica. 3.9 Cuando se presente incumplimiento parcial o total del contrato 9 convenio por parte del contratista, presentar en forma inmediata los informes acompafados de sus soportes al Ordenador del Gasto y a la Secretaria Juridica, para que alli se adelonten las acciones correspondientes. 3.10 Informar detalladamente el estado de los contratos o convenios a su cargo al Ordenador del gasto, antes de salir a disirutar de sus vacaciones, de licencia 0 traslado y ante cualquier situacién administrative que surja con respecto a su cargo. 3.11 Realizar con el coniratistar reuniones periédicas durante Ia ejecucién del contrato o convenio, dejando constancia en actas, fin de analizar temas y problemas relacionados con la ejecucién y acordar soluciones oportunas; asimismo, efectucr seguimiento a los compromisos pactades en actas anteriores. En el evento de detectar cualquier incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista presentar el informe correspondiente al Ordenador del Gasto, remitiendo copia a Ia Secretaria Juridica, para que alli se adelanten las acciones correspondientes. Pegi 31 ce 42 ALCALDIA DE MANIZALES cate 19 nat “a Roped Hort CAM ¢. Widtone a0 60 ba 71500 ‘GSeige pouct 170001 Atencibe a Stenis 010000 Peeve MARDAES “awn menialer.gov'co. @Alcolcia Se Marzales.\7 @CudedMonBoiesJurdica ce VS. Manizales owe 1.81 hs OT MAR 2017 Gs 3.12Elaborar y suscribir, dentro de los cinco (5) dias hdbiles siguientes al periodo de ejecucién, las actas de recibo parcial, adjuntando los respectivos soportes. Esta acta constituye el fundamento para el pago parcial al contratista y la liquidacién del contrato 0 convenio y no exime al contratista de su responsabilidad, hasta tanto se efectie el recibo definitive del mismo. 3.13Remitir con veinte (20) dias hdbiles de antelacién al vencimiento del plazo, la respectiva solicitud de adicién, modificacién 0 prérroga del contrato, al Ordenador del Gasto, para su ‘aprobacién debidamente justificaca. Dentro de los cinco (5) dios siguientes al recibo de la solicitud el ordenador del gasto, deberd remiia a la Secretaria juridica para que se realice el framite a que haya lugar. Se advierte que en ningén caso se haré adicién, modificacién 0 préroga de contratos cuyo plazo se encuentre vencido. 3.14 Suscribir y remifir a la Secretaria Juridica el acta de suspension de los contratos. cuando se presenten circunstancias ajenas a la voluntad del contratista 0 de la entidad, de fuerza mayor, © caso fortuito, que impidan inequivocamente su desarrollo normal. Asimismo, suscribir con el ordenador del gasto y el contratista el acta de reanudacién, cuando cesen las causales que motivaren la susperssién y una vez se prorrogue Ia vigencia de las pdlizas. 3.15 Elaborar y suscribir el acta de entrega o recibo de bienes y/o equipos, aprobar con el Ordenador de! Gasto los estudios y/o disefios y de construcciones, la cual formaré parte integral del acta de recivo definitivo del contrato. 3.16 Dar aviso por escrito ol Ordenador del Gasto, a ta Contadora y al Profesional Universitorio [Bienes y Servicios), para que inicien la actualizacién contable, de inventario, de seguros y demds acciones necesarias. Para los pagos de los bienes adqvirides se deberé adjuntor copia de las actos de inventorio debidamente numeradas por la oficina de bienes y servicios del municipio. 3.17 El supervisor 6 el interventor de acuerdo a lo establecico en el contrato 0 converio, y previo a cada pago presentara al Secretario (a) de Despacho conespondiente, el acta de ejecucién del contrato. Esta acta y de acuerdo al objeto del contrato debe contener lo siguiente: Pégina 32do 42 ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 N21 - 44 Propiedad Horizontal CAM Telotono 887 9700 Ext. 71500, ‘Céuigo Postal 170001, ‘Atenelén a Cilonte 016000 958968 “Gurncw.manizoler.gov.25 4 Neoidia de Manualer 19 @CudoaMenizaiesrenga | sts vasopene enn 18 Tey 0.1 MAR 20T7, . Q) Medidas de Seguridad Industrial b) Relacionar ef numero de personas beneficiedas con la ejecucién del contrato, pore determinar el impacto obtenido con el desarrollo del mismo. ¢) Cumplimiento por parte del Contratista de sus obligaciones con el Sistema Seguridad Social, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacién Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. 4) Desctipcién de los trabajos ejecutados. €) Aspectos econémicos y financieros. f) Aspectos legoles. 9) Aspectos ambientales. fh) Registro de maquinaria y equipes, i) Registro de personal. i) Registro de Materiales. i) Programa de trabojo y avance del contrato. k) Cantidad de trabojos reciizados y control de calidad. 1) Problemas presentados y soluciones planteadas y adoptadas, m) Registro fotogrético. n)_ En general, todo aquello que de una u otra forma estén relacionados con el desarrollo del mismo, 3.18Elaborar, firmar y remitir a la Secretaria Juridica el acta de recibo final, en la que deberén tenerse en cuenta y de acuerdo al objeto del contrato los siguientes aspectos: 2) Medidas de Seguridad Industrial Pagina 300 42 ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 N°2) =44 Propieciod Horontel CAM ¢, ‘Teléfono 887 9700 Ext. 71500 . “Gaaige Pastor 17000) Atencién al Cliente 018000 965988 6 “wwweemerzaes.gov.co. MANIZALES, F Aicolcia de Manizeies &7 @CludedManizcieseran AM | sey Manizales — | Juridica vasooruntiie oo 0 18 Tape giaimap SiO. b) Cumplimiento por parte del contratista de las obligaciones con el Sistema de seguriciad Social, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las cajas de compensacién Familiar, ICBF y SENA. ¢} Descripcién de los trabajos ejecutados. @) Aspectos econémices y financieros, e) Aspectos Legales. f) Aspectos Ambientales. 9) Regisiro de Maquinaria y equipos. h)_ Regisiro de personal. i) Regisiro de materiales. i) Numero de personas beneficiadas, para detemminar el impacto obtenido con el desarrollo del contrato. k) Cums iento de plazos. I) Antecedentes y descripcién general del objeto del contrato, caracteristicas geogréficas y topogréficas, estucios realizados y datos generales relacionados con el mismo. m) Regisiro fotogratico. 1) Medidos de mitigacién del impacto ambiental y recomendaciones de control. 0} En general todo aquello que permite determinar completamente las caracteristicas parliculares de la obra ejecutads, asi como las recomendaciones especiales que crea conveniente presentar. 3.19 En los contratos de Comodato de inmuebles el supervisor sera designado por el Secretario de Despacho de |a Secretaria de Hacienda y deberd renair informe bimesiral sobre el cumpiimiento del objeto del contrato, uso, estado, destino, conservacién del bien, pago de Pagina 4 de 42 ALCALDIA DE MANIZALES Cate 19 N°! -44 Propiedad Herzontol CAM {elatone 8a 9700 Ext. 71500 ‘Gacige Postel 170001 ‘Atencién ai Clante 012000 968988 “Gwwnnamorizsies gov.co GAcoldia de Wankzoler 1 @CudedManlaciesegg Spa Juridica oo 1819.01 Map iy servicios publicos domicliarios, factura de pago de cuotes de administracién cuando a ello hubiese lugar con copia »pdrdMla' Secretaria Juridica, Io secretaria de Despacho correspondiente y la secretaria de Hacienda, segtn el caso 4, LIQUIDACION 4.1 Es obligacién del supervisor y/o interventor hacer la liquidacién del contrato en el plazo sefialado en el mismo 0 dentro de los cuatro meses siguientes a la terminacién del contrato © convenio, durante la vigencia de las pélizas exigidas y enviar la respectiva acta a la Secretaria de Despacho correspondiente y a Ia Secretaria Juridica, la cual debera contener tods Ia informacién sobre la ejecucién del contrato, firmada por el ordenador del gasto o por el delegado para contratar, contratista, supervisor y/o interventor. 4,2 Cuando se liquiden contratos 0 convenios sin haber finalizado su ejecucién, (por terminacién por mutue acuerdo, liquidacién unilateral o incumplimiento en Ia ejecucién). y en caso de quedar saldos en la cuenta correspondiente al anticipo, estos deberén ser reintegrados al Municipio a través del siguiente procecimiento: a) El Tesorero solicita el saldo de la cuenta Ia entidad financiera, hace la respectiva conciliacién y Ia remite al Interventor o supervisor. b) El supervisor y/o interventor elabora el acta de liquidacién del contrato incluyendo el valor del saldo del anticipo a favor del Municipio, la que deberd ser firmada por el Ordenador de! Gasto, Tesorero, interventor y/o supervisor y Coniratista, ¢) En el coso que el Contratista no firme el acta de liquidacién, debera enviarla directamente a la Secretaria Juridica para la elaboracién de Ia respective resolucién de liquidacién unilateral del contrato. d) Lo secretarfa Juridica elabora Ia resolucién de liquidacién unilateral del conirato, debiendo acatarse y observarse el debido proceso. e) En firme Ia resolucién, el Tesorero elabora la autorizacién para el retiro del valor det anticipo a reintegrar, anexando copia de ésta. 43 Verificar que todos los trabojadores 0 empleados en la ejecucién del contrato se encontraban afiliados al sistema de seguridad social, es decir a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensacién Familiar, Instituto Péaina 35 do 42 ALCALDIA DE MANIZALES Colle 19 NO?) = Propieciact Horizontal CAM Teléfono 867 9700 ft 71500 ‘Cécige Postal 170001 Atencién al Cliente 010000 960768 MARIZATES. ‘Gueiew.marizalesGov.co PAlcoldie de Menkaier 1) @cuaceMenzales