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Papéis de Trabalho 4.1 Objetivos Uma das normas de auditoria geralmente aceitas estabelece que o auditor deve colher elementos comprobatérios suficientes a fim de apoiar seu parecer sobre as demonstrac6es financeiras (balanco patrimonial, demonstra¢ao do re- sultado do exercicio, demonstracéio das mutacées do patriménio liquido ou d monstracao de lucros ou prejuizos acumulados, demonstragao dos fluxos de c xa, demonstracdo do valor adicionado e notas explicativas) examinadas. Com a finalidade de atender a essa norma, os auditores elaboram papéis de trabalho, que representam o registro de todas as evidéncias (por meio da observacao, ins- pecao, indagacao, investigacao etc.) obtidas ao longo da execucao do servico de auditoria. Cabe informar que os papéis de trabalho podem ser elaborados manu- almente ou via computador. Os principais objetivos dos papéis de trabalho de auditoria s4o os seguintes: — atender as normas de auditoria geralmente aceitas; — acumular as provas necessarias para suportar o parecer do auditor; — auxiliar o auditor durante a execucio de seu trabalho; — facilitar a revisao por parte do auditor responsavel, para que ele se assegure de que o servigo foi efetuado de forma correta; — servir como base para avaliacdo dos auditores; — ajudar no trabalho da préxima auditoria (um conjunto de papéis de trabalho ~ bem preparados serve de guia na auditoria do outro exercicio social, concor- rendo para que ela seja conduzida de forma mais eficiente); Papéis de Trabalho 83 esentar na Justica (no caso de ser movida uma acio contra o auditor ou a a de auditoria) as evidéncias do trabalho executado. Cumpre destacar que os papéis de trabalho em tltima andlise espelham as eristicas dos auditores que os elaboraram, ou seja: us de conhecimentos de contabilidade, auditoria e impostos; m-senso; aginacao; pacidade de nitidez, clareza e organizagao; Abito de limpeza; redacao. Portanto, o auditor deve tomar o maximo de cuidado por ocasido da elabora- de seus papéis de trabalho. Tipos de papéis de trabalho Sao os seguintes os tipos de papéis de trabalho utilizados pelo auditor: .1 Programa de auditoria Normalmente, as firmas de auditoria preparam programas-padrées, a serem enchidos pelos auditores, para todas as reas das demonstraces financeiras e bém para outros assuntos relacionados com o exame auditorial (planejamen- ‘0, supervisdo, riscos em auditoria, avaliagao do controle interno etc.). O esboco =rafico de um programa de auditoria é apresentado no Quadro 4.1. Observe que o programa de auditoria é dividido basicamente em trés partes: — listagem dos procedimentos de auditoria; — espago para o auditor assinar ou rubricar, a fim de evidenciar que o servico foi feito e quem o fez; — espaco para comentarios, observagées, referéncias etc. Os principais objetivos dos programas de auditoria sao: — estabelecer por escrito a politica da firma de auditoria; — padronizar os procedimentos de auditoria dos profissionais de uma mesma organizacgao; — evitar que sejam omitidos procedimentos importantes de auditoria; ~ melhorar a qualidade dos servicos de auditoria. 84. Auditoria + Almeida Tendo em vista que o grau de complexidade da auditoria varia de empre- sa para empresa, pode ocorrer que determinados procedimentos relatados no programa de auditoria nao sejam aplicaveis, como também pode ocorrer que 0 auditor tenha de adicionar outros procedimentos de auditoria, em fungao de cir- cunstancias peculiares de determinada companhia. 4.2.2 Papéis elaborados pelo auditor Representam os papéis de trabalho que o auditor prepara 4 medida que vai analisando as diversas contas do razio geral da contabilidade, com o objetivo de ter um registro de servico executado. Os auditores utilizam folhas quadriculadas de 6, 12 e 16 colunas (um exemplo é dado no Quadro 4.2) no caso de papéis de trabalho preparados manualmente. Também sao utilizadas folhas de blocos para redigir explicagées mais longas ou memorandos. 4.2.3 Outros papéis de trabalho Os outros papéis de trabalho compreendem: — cartas de confirmagcao de terceiros: © contas correntes bancdrias; aplicacées financeiras; * contas a receber; * estoques, investimentos e imobilizados em poder de terceiros; * seguros; * fornecedores a pagar; * empréstimos a pagar; * advogados; — cépias de documentos importantes: * estatuto social; * contratos; * manuais de procedimentos internos; * atas de reunides de acionistas, conselho de administrac¢ao, diretoria e con- selho fiscal; * carta de representacdo da administracao. Papéis de Trabalho 85 Natureza dos papéis de trabalho Os papéis de trabalho podem ser de natureza corrente ou permanente. Os ites sAo utilizados em apenas um exercicio social, j4 os permanentes sdo ados em mais de um exercicio social. Sao exemplos de papéis de trabalho correntes: licagdes financeiras; estimentos; obilizado; itangivel; ntas a pagar; posto de Renda; teceitas e despesas; revisao analitica; demonstracées financeiras; questionario de controle interno. Sao exemplos de papéis de trabalho permanentes: estatuto social ou contrato social; c6pias de contratos bancarios de financiamentos a longo prazo; cépias de contratos de assisténcia técnica; cartées de assinaturas e rubricas das pessoas responsaveis pela aprovacao das transacées; manuais de procedimentos internos; cépias de atas de reunides (as decisées tomadas devem abranger mais de um exercicio social); — legislagées especificas aplicdveis 4 empresa auditada. 4.4 Técnicas de elaboraciio de papéis de trabalho A seguir, apresentaremos algumas técnicas basicas a serem observadas pelos auditores, por ocasido da elaboracdo dos papéis de trabalho de auditoria: a el 86 Auditoria + Almeida — os papéis de trabalho manuais devem, sempre que possfvel, ser escriturados a lapis (preto), a fim de facilitar possiveis alteragdes durante a execucao do servico, principalmente em func&o de revis6es feitas por auditores mais expe- rientes. Atualmente, a maioria dos auditores ja elabora seus papéis de trabalho no computador; — na parte superior do papel de trabalho devem ser colocados 0 nome da empre- sa auditada, a data-base do exame e 0 titulo (caixa, bancos, teste de amortiza- cdo, teste das depreciacées etc.); — nao deve ser utilizado o verso da folha do papel de trabalho; — os ntimeros e as informagées devem ser colocados na parte superior do papel de trabalho (logo apés 0 titulo) e as explicacdes sobre o trabalho executado na parte inferior; — os tiques ou simbolos so apostos ao lado do ntimero auditado e explicados na _ parte inferior do papel de trabalho, evidenciando dessa forma o servigo execu- tado. Citamos a seguir alguns exemplos de tiques: 1 = soma conferida; ¥Y = conferimos com 0 razo geral; = conferimos com nossos papéis de trabalho do exercicio social anterior; ¢ = calculos conferidos; £ =conferimos com o somatério dos registros analiticos; w = conferimos com documentag&o-suporte; — 0 auditor deve evitar a utilizacao excessiva de tiques em uma mesma folha (o ideal é até oito simbolos), devido ao fato de que dificulta consultas e revisées dos papéis de trabalho. Caso seja necessdrio, 0 auditor poderd usar letras ou ntimeros dentro de circulos, em vez de simbolos; — os tiques ou as letras ou ntimeros dentro de circulos devem ser escriturados com lapis de cor (normalmente vermelho), a fim de identificar claramente o trabalho executado e também para facilitar a revisdo dos papéis de trabalho; — o auditor também pode utilizar o sistema de notas para dar explicagdes neces- sarias nos papéis de trabalho; — somente devem ser elaborados os papéis de trabalho que tém um fim titil — as informacées nos papéis de trabalho devem limitar-se aos dados necessarios; — 0s comentarios devem ser sucintos e com redac&o clara e compreensivel; — a forma de apresentacdo e o contetido dos papéis de trabalho devem ser de modo a permitir que uma pessoa que nao participou do servico de auditoria possa compreendé-los de imediato; — os papéis de trabalho devem indicar as conclusdes alcancadas. Papéis de Trabalho 87 Codificagéio e arquivamento dos papéis de trabalho Os papéis de trabalho devem ser codificados de forma a possibilitar que as macées sejam facilmente encontradas. A codificac&o pode ser feita por sis- a numérico ou alfabético, ou a combinacao dos dois. O cédigo deve ser feito som lapis de cor (normalmente azul) e aposto na parte direita superior do papel ‘de trabalho. A seguir, apresentaremos exemplo de codificagao dos papéis de tra- 0 correntes utilizando o sistema numérico: . Demonstracées financeiras. . Caixa e bancos. . Contas a receber. Estoques. . Aplicagées financeiras. e Despesas antecipadas. . Investimentos. . Imobilizado. . Intangivel. . Contas a pagar. . Empréstimos. . _Imposto de Renda. . Provisées. . Patriménio liquido. . Receitas e despesas. . Revisdo analitica. . Planejamento. . Lancamentos de ajustes, reclassificagées e eliminag6es. . Pontos para inclusao do relatério-comentario. 20. Programa de revisao e supervisao. 21. Eventos subsequentes. 22. Carta de representacdo da administragao. 23. Carta dos advogados. 24. Atas de reunides de acionistas, conselho de administracao, diretoria e con- selho fiscal. 25. Levantamento e avaliagio do controle interno. 26. Controle de horas. 88 Auditoria + Almeida No Quadro 4.3 é apresentado o balanco patrimonial. Esse quadro demonstra que os detalhes de caixa e bancos esto no papel de trabalho GD (Quadro 4.4). O papel de trabalho aD faz referéncia aos detalhes de bancos no pa- pel de trabalho (2-3) (Quadro 4.5). Por outro lado, a folha 2-3) relata que 0 servico de auditoria na conta corrente bancdria do Itati foi realizado no papel de trabalho (Quadro 4.6). Algumas conclusdes podemos tirar dos fatos supracitados: ~ todos os papéis de trabalho devem ser codificados; — os nuimeros das demonstracées financeiras devem ser referenciados ou cruza- dos para as andlises gerais, e dessas para as andlises especificas; ~ 0 sistema de codificagéo e cruzamento deve permitir também que se saia da andlise especifica até chegar aos mimeros das demonstracées financeiras. Os papéis de trabalho sao arquivados em pastas prdprias, ou seja, uma para os papéis correntes e outra para os Ppapéis permanentes. Evidentemente, se o volume de papéis de trabalho for muito grande, poderd ser aberta mais de uma pasta corrente ou permanente. Essa segregacio prende-se ao fato de que os pa- péis permanentes serao utilizados durante varios exercicios sociais, enquanto os correntes sao apenas usados no ano-base em que foi realizada a auditoria e para consultas no exercicio social seguinte. Na frente da pasta, sdo apostos o nome da empresa, a data-base do exame e o indice dos papéis de trabalho. 4.6 Revisdo dos papéis de trabalho 0 objetivo principal da revisdo dos papéis de trabalho é garantir que o servico foi executado de acordo com as normas de auditoria geralmente aceitas. Uma equipe de auditoria é composta normalmente de auditores-assistentes, semisseniores, sénior, gerente e sécio. O auditor-assistente tem de 0 a 2 anos de experiéncia, o semissénior de 2 a 4 anos, 0 sénior de 4a 8 anos, o gerente de 8a 12 anos ¢ o sécio acima de 12 anos. A revisao dos papéis de trabalho é efetuada em trés fases, sendo a primeira pelo sénior, a segunda pelo gerente ea terceira pelo sdcio. A primeira e a segun- da revis&o so de carater mais detalhista, abrangendo cada papel de trabalho. A terceira revisao é feita de forma mais genérica. Os papéis de trabalho devem ter a assinatura ou rubrica de quem os preparou e de quem os revisou (normalmente, é aposta no lado direito superior). A revisao deve ser feita no escritério do cliente, 4 medida que as areas sao completadas e antes da emissio do parecer. Se os papéis de trabalho nao esto adequados ou foram omitidos procedimentos importantes de auditoria, 0 revisor deve tomar notas em folhas a parte. Essas folhas sao utilizadas pelos auditores como um guia para complementacao do trabalho de auditoria. Papéis de Trabalho 89 porta ressaltar que a revisao dos papéis de trabalho é um excelente instru- to para o treinamento e avaliagao de auditores. A seguir, relataremos alguns pontos a serem observados na revisdéo dos pa- de trabalho: se todos os programas de auditoria foram completados e assinados; se as falhas de controle interno foram consideradas no escopo do exame; se as andlises especificas foram adequadamente preparadas, ou seja, se defi- nem, com clareza, natureza, extensdo € datas dos procedimentos de auditoria, e identificam o nome da empresa auditada, a data-base do balanco e quem fez o papel de trabalho; se todos os papéis de trabalho foram codificados e existe perfeita relacao entre eles e as demonstracées financeiras; se os,desvios dos prinefpios fundamentais de contabilidade geralmente aceitos ou inconsisténcias na aplicagao desses princfpios foram considerados no pare- cer do auditor. 4.7 Controle fisico dos papéis de trabalho Os papéis de trabalho s4o de propriedade dos auditores e representam 0 registro do trabalho executado e a base para emissao do parecer; portanto, eles devem ser adequadamente controlados, no sentido de evitar que terceiros néo autorizados tenham acesso aos papéis de trabalho. Esse fato exige que os papéis de trabalho, durante sua permanéncia no escritério do cliente, sejam guardados em malas com fechaduras, por ocasiao do almogo e a noite. Na empresa de audi- coria, os papéis de trabalho devem ser arquivados em local fechado, com controle de entrada e safda e protegidos contra incéndio. Esses procedimentos de controle sao para evitar possiveis modificagées no contetido dos papéis de trabalho, res- guardar as técnicas especificas desenvolvidas pela empresa de auditoria e impe- dir a divulgacao de assuntos confidenciais da empresa auditada. Cabe informar que, de acordo com regras da CVM e do CFC, os papéis de tra- balho devem ser conservados em boa guarda pelo prazo de cinco anos, contado a partir da data de publicagao da ata que aprovou as demonstragées financeiras da companhia auditada. 4.8 Modelos de papéis de trabalho Apresentaremos a seguir alguns modelos de papéis de trabalho normalmente utilizados pelos auditores: 90 Auditoria > Almeida “sIUALURDISY SOpeoyNUAp! Wares vied suaq oUO!DE[Eg “Eg “seuoo op opSeioumAour ap oyfeqen ap jaded ou opequasarde ‘oport -od op WI] OU OISND Op OPTes O WO YpPIOIUOD tAa8eIST] Bssap [e101 0 as aNbYLIAA “ZY “wo8eyst] Bssop wUOs v BIUOD 2 OporTod op wy op aseq-e1ep Od ‘OpeziyIqoul! 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Marque com um “X” a resposta mais correta. 1__ A finalidade principal dos papéis de trabalho é: (_) a. fornecer dados para a empresa elaborar as demonstragées finan- ceiras (_) b. ajudar o auditor independente no preparo das demonstracdes contabeis e do relatério do conselho de administragéo ( ) ¢. registrar as evidéncias obtidas durante a execucdo do servico de auditoria ( ) d. ajudar a empresa na maximizac&o de seus lucros 2 Representa um dos objetivos do programa de auditori: iG ) a. aumentar a lucratividade da empresa auditada ( ) b. padronizar os procedimentos dos auditores de uma mesma em- presa de auditoria ( ) ¢. melhorar a disposigdo fisica das maquinas na fabrica ic ) d. estabelecer uma estrutura organizacional mais adequada para a empresa auditada 3 Corresponde a um exemplo de papel de trabalho corrente: E ) a. caixa e bancos (_) b. cdpias de certificados de registro no Banco Central do capital es- trangeiro G ) ¢. cépias de contratos a longo prazo ( ) d. cépia do Manual de Contabilidade 4 Representa um exemplo de papel de trabalho permanente: ¢ ) a. contas a receber ¢ ) ¢. estatuto social ( ) b. patriménio liquido G ) d. revisio analitica 5 Os papéis de trabalho manuais devem ser escriturados da seguinte forma: ( ) a. com lapis preto ( ) b. com caneta ( ) c. nao precisam ser escriturados ( ) d. com lapis de cor Papéis de Trabalho 119 Na primeira linha da Parte superior dos papéis de trabalho deve constar: ( ) a. adata-base do exame ¢ ) b. onome da empresa auditada ¢ JG, as: explicacées dos tiques C9) dias: observacées ou comentarios Os tiques ou simbolos devem ser redigidos utilizando: ( ) acaneta ( ) ¢. lapis de cor (+) b. ldpis preto G ) d. nao precisam ser redigidos O objetivo principal de codificar e teferenciar os Papéis de trabalho é: (+) a. facilitar de imediato a identificagdo das informagées (+) b. avaliar os auditores (Dc estabelecer o planejamento da auditoria ¢ ) d. levantar Pontos construtivos para o telatério-comentario 2 Os Papéis de trabalho devem ficar em poder: (J a. do contador da empresa auditada ( ) db. da diretoria da empresa auditada € ) & do auditor Cd. dacvm s papéis de trabalho permanentes sao utilizados em: J b. dois exereicios sociais O: CD a. um exercicio social ¢ ( Jc. trés exercicios sociais ( ) d. mais de um exereicio social 19. Cite trés objetivos dos Papéis de trabalho. 20. O auditor pode ser avaliado por seus Papéis de trabalho. Relate trés are- as técnicas de avaliacio. 21. Mencione trés caracteristicas dos auditores que podem ser avaliadas pe- los papéis de trabalho. 22. Descreva as trés principais partes de um Programa de auditoria. NNN 120 © Auditoria + Almeida 23. Cite trés exemplos de papéis de trabalho correntes. 24. Relacione trés exemplos de papéis de trabalho permanentes. 25. Cite trés exemplos de tiques. 26. O auditor elabora langamentos extracontabeis e os registra no papel de trabalho das demonstragées financeiras, a fim de que estas reflitam adequadamente a situagao da companhia. Para as frases abaixo relacio- nadas, indique com “A” se o lancamento for de ajuste, com “R” se for de reclassificagao e com “E” se for de eliminagao. Ake ) Aempresa no contabilizou os juros devidos referentes as aplicagdes financeiras de curtissimo prazo. 2 € ) Uma compra a prazo de matéria-prima de competéncia de 20X1 foi contabilizada indevidamente em 20X0. Cautelas de acées foram classificadas indevidamente no grupo do ativo imobilizado. w B Uma despesa com encargos sociais foi registrada erroneamente no grupo de outras despesas operacionais. wn Uma despesa de manutenc¢4o de mdquinas foi classificada no balango patrimonial. Os juros futuros de um empréstimo, ou seja, ainda nao devidos, fo- ram contabilizados no ativo (despesa antecipada) e no passivo (juros a pagar). A provisao para devedores duvidosos estava insuficiente. a ~ A empresa superavaliou a proviséo para o imposto de renda. Os juros a pagar sobre empréstimos em moeda estrangeira foram classificados na conta de fornecedores a pagar. As vendas dos tltimos dias do final do ano foram contabilizadas no exercicio social seguinte. ~ °

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