DIRECTIVA DE COMUNICACIONES ESCRITAS {DIRECTIVA N° 002-2009-OGA/MVES) OBJETIVO Uniformizar la presentacion de la cocumentacion que se genera en la Municipelided Distrtal de Ville El Salvador. FINALIDAD Establecer los niveles y formas de comunicacién y las normas para su formulacién y distribucién, asi ‘como el tipo y uso de impresos. ALCANCE La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio de todas iss dependencias de le Municipalidad Distntal de Villa Ei Salvador. BASE LEGAL 41. Ley N°27972, Ley Organica de Municipalidades, 42, Ley N° 27444, Ley de Procedimiento Administrative General, 43, Ordenanza N* 170-2008, que aprueba el Nuevo Reglamento de Organizacion y Funciones y Estructura Organica de la Municipalidad Distrtal de Ville El Salvador. (CUMPLIMIENTO Y ACTUALIZACION La Secretaria General sera la responsable de verificer el cumplimiento de la presente Directive NIVELES DE COMUNICACION Se considera los siguientes niveles: Primer nive! A’celdia, Gerencia Municipal y Oficina de Secretaria General Segundo Nivel Gerencias, Programas Especiales y Oficinas. Tercer Nivel ‘Subgerencias y Unidades DEFINICIONES 7.4. Correspondencia interna Es equella que se genera y circula entre las dependencias de le Municipalidad y esta referida 2 los siguientes documentos: 7.4.4. Expediente Documente respecto de la oi ronunciamiento mediante una resolucién,7.1.2, Documento Simple Documento respecto del cual no es necesario emitir un pronunciamiento o iniciar alguna accién a solicitud del recurrente. Anexo Documento que se adjunta a un expediente 74.4 Proveido Documento que se utiliza para solicitar informacién a las diversas dependencias Ge le corporacién municipal o remitir al area por no ser de su competencia, 7.4.8 Memorando Circular Documento @ través del cual se realizan comunicaciones de asuntos 0 se dictan disposiciones generales que alcanzan a las dependencies del mismo o inferior nivel jerarquico. Es de uso del primer y segundo Nivel, las dependencies de esté ditimo nivel remitirén copia informativa al érgano al que pertenezcan. Es de uso de los érgenos de Tercer Nivel que por las funciones que reelizen Recesitan dirigirse @ todos los érganos de la Municipalidad, como por ejemplo, le Unidad de Tramite Documentario, o la Unidad de Desarrollo de Recursos Humanes. 7.4.6 Informe Documento que contiene una opinién técnica 0 profesional sobre un tema particular que sustente una accién a ser tomada por la administracién 0 que comunica el resultado de las acciones temadas, Las dependencias del segundo nivel se dirigiran a las del primer nivel sin restricciones. Las dependencias del Tercer Nivel cuando deban dirigirse a otras del segundo nivel Gue no sea su superior jerdrquico deberé contar con el Visto Bueno cel jefe inmediato superior”. La Gerencia Municipal se dirigi a la Oficina de Secretaria General con un informe en las casos que remita documentacién para la firma del Alcalde, para atender los Bedidos de ios seftores regidores para que sea puesta en consideration del Concejo © de las Comisiones de Regidores, 7.4.7 Memorando Documento que se utlize para dictar disposiciones, atencién de documentos, Solictar informes, etc. Se usa reciprocamente entre las dependencies del mismo nivel y de una dependencia hacia otra de nivel inferior. Limitaciones Ningun funcionario de Segundo Nivel, salvo la Unidad de Comunicaciones y las Oficines de Control institucional, Procuraduria Publica Municipal y Proyectos Especiales’ se pode aire Girectamente a le Alcaldia, ni remit copia de los documentos que curcen La documentacién que se curse @ Ios seftores ragidores o a las Comisiones de Regidores se tramitard a través de la Oficina de Secretaria General en concogfancia con lo eispuesto en el Articul 8, inciso 22 de Ia LayN°27572 Ley OrgaSolo pueden dirigirse en forma directa a la Alcaldia, la Gerencia Municipal, la Oficina de Secretaria General y los organos de poyo y asesorie que dependen directamente de le Alcaldia. 7.2. Correspondencia Externa Es aquelia que se origina al interior de le Municipalidad, pero circula fuera de ella, mediante Cartas y Oficios. Carta Documento que se utiiza en las comunicaciones externas que dita la corporacién Municipal 2 personas naturales, juridicas del sector privado o a los administrados cuando se trate de. asuntes de interés individual 7.2.2. Oficio 8 8.1. Corresponden Documento utiizade para comunicaciones externas con entidades de la administracion piblica © privada, Lo usan funcionarios del primer y Segundo Nivel, para dirigirse a les autoridades del mismo nivel jerérquico, Sélo la Oficina de Control institucional, ia Subgerencia de Registros Civils y 1a Unidad de Seamole de Recurcos Humens, por las funciones que realizan, podran ciigirse caeclamente a las dependencies con las que mentienen una relacion funcional conte, remitiendo copie a la Gerencia correspondiente. Limitaciones C08 funcionarios del Segundo Nivel s6le podrén cursar Cartas y Oficios en los asuntos de su Munbetencis que no comprometan a la institucién, remitiendo copia informative a la Gerenca, ‘Municipal NORMAS PARA LA ELABORACION DE LA CORRESPONDENCIA 8.1.1. De la Correspondencia Interna a) b) Encabezamiento ge. indica en la parte superior izquieréa Unicamente el nombre de la dependencia que emite el documento, Codificacién Se inticaré en la parte superior central el nombre del tipo de documento (Informe, memoréndum, et ), Snare Seas og SE numero (NF), @ continuacion el numero correlative que corresponda, el que Se Prnate después ce fimado el documento y a continuacién, separados por un guion, se indionea cn forme consecutiva: el aflo, las siglas correspondientes y, por uitmo MVES. Las Subgerencias y Unidades que dependen Corresponde y la sigia de la Gerenci les Gerencias u Oficinas colocaran la sigia que les©) Texto Se indicaré lo siguiente: A + Nombre y apelidas del funcionario y en la linea inferior, el Cargo. ASUNTO Sintesis del contenido o motivo que le da origen. REF. Nombre, numero y cédigo del documento que sirve de antecedente FECHA ‘Se indicara con sello fechador luego de firmado el documento Ver formato en Anexo N° 01, y tener en cuenta el uso de letras mayisculas y mindsculas. Ver sigias en ‘Anexo NE 02 8.1.2. De la Correspondencia Externa 2) Encabezamiento El uso del papel membretado de la Municipalidad es obligatorio, ver modelo en el Anexo N° 04. b) Codificacién Se indicaré en la parte superior central con letras mayusculas y entre comillas la denominacién del atio fijado por Ley, debajo de! texto anterior en el extremo izquierdo se indicard el tipo de documento (Carta u Oficio), seguido del simbolo de numero (N°), a continuacién el numero correlative que corresponda, el que se anotara despues de firmado el documento y a continuacien, ‘Separados por un guion, se indicara en forma consecutiva: el afio, las siglas de la dependencia que mite el cocumento, las siglas de la unidad organica inmediata superior y, por ultimo las siglas MVES. Aqui no se da el caso de las siglas de Subgerencias 0 Unidades ya que solo pueden suscribir correspondencia extema hasta el Segundo Nivel de funcionarios, exceptuando los previstos en la presente Directiva. ©) Texto Se indicara lo siguiente: "Fecha Se escribira el nombre del distrito sequido de una coma y después de firmado, se colocard la fecha / ‘con sello fechador. * Destinatario Se indicaré uno debajo de otro lo siguiente: el vocablo Seftor, Sefiora 0 Seftorita: el nombre: el cargo si lo hubiere; el nombre de la institucién, y la palabra presente (pe + ones | uv Se indicara la direccion a la que debe notificarse la correspondencia que se emite, * Referencia Sila hay, se indicard debajo de Ia palabra presente, pero sobre el lado derecho8.2. Sellos Para la confeccién de los selios se requeriré la conformidiad de la Secretaria General 8.2.1. Sellos de Firma Estén autorizados al uso de sellos de firma los funcionarios del primer, segundo y tercer Nivel, cuando dicha responsabilidad es asumida por un tercero por un periodo corto de tiempo (vacaciones, licencias, u otros) debera adicionarse en el sello el termino (e) que sefiala la encargatura de la funcién. 8.2.2. Sellos de Visacién Estan autorizados al uso de sellos de visacién los funcionarios del primer, segundo y tercer Nivel. Se utlizeré para visar las copias de los proyectos de correspondencia que se ‘labore pare ia firma del inmediato superior jerarquico 8.2.3. Otros Sellos Fechador, de seguridad, de recepcion, de cargo, de copia, y urgente. Ver Anexo N® 03, 8.3. Anotaciones al ple de pagina 8.3.1. Sigias En todo documento se indicard en fa parte inferior izquierda con letras mayisculas las sigias cela persone que emo e! cocumento, separade por une ciagonal y de Ser el ca80, is sigs de la persona que lo elaboro y seguida de une diagonal lac siglas dela persona que cigito ef cocumento 8.3.2. Distribucién de copias En el caso que un documento deba hacerse de conocimiento de otra dependencia ¢ indicara en la parte inferior iquierda, las siglas“c.c" en el siguiente rengién de Estas le relacion en orden jerarquico de las dependencias a las que se hara liegar las copias. Ver Anexo 01 8.4. Numeracién de paginas En el caso que un documento tenga més de una pagina, con el fin de garantizer su integridad, se anoteré en la parte superior derecha y a partir de la segunda pagina, lo siguiente: “Pagina N° (el nimero correlative que corresponda a cada una de ellas) de (el numero total de paginas del documento)’. En la parte superior izquierde se repetica el Cy tlt 8. RESTRICCIONES EN LA DIFUSION DE DOCUMENTOS Cuando por su contenido se estime necesario restringir la difusion de un documento, se le debe der el grado de seguridad RESERVADO10. 94 9.2, 9.3 9.4, El grado de seguridad se materializa sellando, con tampén de tinta roje, la parte central del Targen superior derecho de cada una de las paginas. Ver ef modelo de! sello en Anexo N° El documento de caracter RESERVADO se remitiré en sobre cerrado, utiizando el mismo sello de seguridad anotando en la parte superior del mismo la palabra CONTIENE. (denominacién de! documento, numero y eédigos). Ver Anexo N° 01 Para la entrega del documento se utlizaré Cuaderno de cargo en el que se indicaré “Sobre cerrado que dice contener: (denominacién, numero y codigo)" co, Gocumentacion de cardcter RESERVADO debe archivarse en un fle especial bajo la custodia del Gerente 0 Jefe de Oficina OTROS IMPRESOS 10.1. Tarjetas de presentacién Solo estén autorizados al uso de tarjetas de presentacién los funcionarios del primer ‘segundo, y tercer Nivel. Los requerimientos de tarjetes de presentacién de los funcionarios de Tercer Nivel serén utorizades por los del Segundo Nivel sob eduerimientos de tarjetas de presentacion de los funcionarios de segundo nivel serén ‘2utorizados por la Gerencia Municipal ta Cfcina General de Administracion es la encargada de establecer ia cuote anual de {aries Para cada funcionerio en razon del tpo de actividad que desempens, la calded Get material, asi como de disponer la impresisn, cone ae 2 taiela de presentacién es nico por disposicion de le Alcaldis, y se docks seonard previo visio bueno de la Gerencia Municipal, aparece en el Anexo N" 03) oo ‘pod ser. modificace por ninguin funcionario, bajo responsabilidad, 10.2. Credenciales ote tno de, credenciales pare los trabejadores de la municipalidad seré expedida por fa cea Ge Desarrollo de Recursos Humanos, quien definia las caracteristoes ae ee mismas, ANEXOS Se incluye los siguientes Anexos ‘Anexo N01 Formatos de documentos ‘AnexoN°02 _: Sigias por cependencia AnexON°03 —_: Sellos y teeta de presentacion AnexoN°04 —_: Modelo del papel membretadoAnexo N° 01 FORMATOS DE DOCUMENTOS EORMATOS DE DOCUMENTOS GERENCIA MUNICIPAL MEMORANDUM CIRCULAR N° -2009-GM-MVES. A GERENTES Y JEFES DE OFICINA ASUNTO Asistencia a Seminario de Capacitacién REF. Informe N° 001-2008-OGA-MVES del 03.01.2009 FECHA 08.01.09, Atentamente, Sello y Firma de Gerente Municipal ce. Alcaldia Secretaria General Archivo JBC/mes/abeSUBGERENCIA DE REGISTROS CIVILES INFORME N° -2009-SRC-GSM-MVES A : Sr. José Rodriguez Aguirre Gerente de Servicios Municipales ASUNTO Informacién solicitada por la RENIEC REF Oficio N° 021-2008-RENIEC del 12.01.2009 \ { FECHA XXDOOIOOIOOKK, Atentamente, Selo y Firma del Subgerente de Registros Civiles Cy i { x Archivo MSMirfjSUBGERENCIA DE LICENCIAS Y DEFENSA DEL CONSUMIDOR MEMORANDUM N° -2008-SLD-GDE-MVES. A Sr. TOMAS SANDOVAL HUAMAN Subgerente de Administraci6n y Orientacién Tributaria ASUNTO Solicita informacién para atender disposicion de la Gerencia REF. Memorandum N° 078-2009-GDE-MVES FECHA 2000000000000%, Atentamente, Sello y Firma del Subgerente de Licencia y defensa del Consumidor co. Gerencia Archivo MvPigc.GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL MEMORANDUM N° -2009-GDS-MVES A 2 Gr. JOSE RODRIGUEZ AGUIRRE Gerente de Servicios Municipales ASUNTO + Requerimiento de apoyo para limpieza i\ \ \ REF. : Campaiia distrital .. | FECHA 2 XXXXXXXXXKKXX, i Atentamente, Sello y Firma del Gerente de Desarrollo Social ce. Gerencia de Desarrollo Econémico \r Archivo iA EBBYrl 104 “ANO DE LA UNION NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA “ CARTA N° -2009-GDS-MVES Villa El saivador, XX de enero de 2009 Sefior: RAMIRO GAMBOA PACHECO Presidente de la Asociacién de Vecinos Sector 2 Grupo 7 Mza. K Presente.- De mi consideracién: Atentamente, (Selo y firma del Gerente de Desarrollo Social) co. Subgerencia de Programas Sociales Archivo JLCH/dd, "“ANO DE LA UNION NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA” OFICIO N° -2008-GDU-MVES Villa El Salvador, Seftor: RAMON ESPINOZA GALVEZ Gerente de Desarrollo Urbano Municipalidad de Lince 5 Presente.- : é REF. Oficio N° 022-2008-GM-XXX ©) De miconsideracién: (DOCUMENTO DE MAS DE UNA PAGINA) (y 12OFICIO N° -2009-GDU-MVES Atentamente, (Sello y firma del Gerente de Desarrollo Urbano) co. Subgerencia de Proyectos y Obras Archivo JLCH/dd, Pagina N° 02 de 02 13Anexo N° 02 SIGLAS POR DEPENDENCIA DEPENDENCIA SIGLAS ee ‘Desarrolio institucional, 7 Tecnologia formacién y Estadisticia | Oficina de Participacion ( © Unidad de A a _—Usuario_ |ORGANOS DE LINEA ion y Control Cludadano ubgerencia de Ejecutoria CoactivaDEPENDENCIA 15+ Sueop tee corr ear moan aaa a Anexo N° 04. MODELO DEL PAPEL MEMBRETADO MODELO DEL PAPEL MEMBRETADO USO OBLIGATORIO “Villa El Salvador, Ciudad Mensajera de la Paz" PROCLAMADA POR LAS NACIONES UNIDAS EL 15 - 09 - 87 Premio Principe de Asturias de le Concordia 19