PROCEDIMIENTO AGN-OSNA-04 x* ARCHIVO Version: 0 INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA (© QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO Fecha: 26;unio-2017, NOMBRE INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA O QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO OBJETIVO Tomar conocimiento y llevar el registro de los casos de documentacién siniestrada o que por ‘sus condiciones representa un riesgo sanitario, que las dependencias y entidades de la Administracién Publica Federal informen al Archivo General de la Nacién. PROCESO DICTAMINACION DE LOS DOCUMENTOS \ DE ARCHIVO PARA DECIDIR SU DESTINO FINAL \ ia iin ain bbs 2PROCEDIMIENTO AGN-DSNA-04 Sy: BXgeas ae PORRCETNE | INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA AGN Bete) | 0 QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA sem, 'UN RIESGO SANITARIO Fecha: 26junio-2017, DEFINICIONES, SIGLAS Y ACRONIMOS DEFINICIONES: Acuse de recibo.- Copia del documento original en el cual se recaban firmas y sellos oficiales de recibido. Area coordinadora de archivos.- La creada para desarrollar criterios en materia de organizacién, administracién y conservacién de archivos; elaborar en coordinacién con las nidades administrativas los instrumentos de control archivistico; coordinar los procedimientos de valoracién y destino final de la documentacién:; establecer un programa de capacitacion y asesoria archivisticos; coadyuvar con el Comité de Informacién en materia de archivos, ¥ coordinar con el érea de tecnologias de la informacién la formalizacién informatica de las actividades arriba sefialadas para la creacién, manejo, uso, preservacién y gestion de archivos electrénicos, asi como la automatizacion de los archivos. Cuadro general de clasificacién archivistica.- Instrumento tecnico que refleja Ia estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado/ Instrumento resultado de la clasificacién que formaliza y representa la sistematizacion de los documentos de un fondo, del contenido documental de un Archivo que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. Documento.- Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de una actividad © funcién por dependencias 0 entidades, o personas fisicas, juridicas, publicas o privadas, registrado en cualauier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, peliculas, fotografias, etcétera). Documentacién que por sus cont jones representa un riesgo sanitario.- Aquella que ha sido objeto de contaminacién a causa de agentes biolégicos o quimicos que pongan en riesgo la salud de un determinado grupo de personas. Documentacién sinlestrada.- Aquella que ha suttido un dario, destrucci6n, robo o pérdida a causa eventos fortuitos 0 intencionales. Dependencia.- Es aquella institucién publica subordinada en forma directa al Titular del Poder Ejecutivo Federal en el ejercici de sus atribuciones y para el despacho de los negocios Direccion Sistema Nacional de Archivos. Bh eePROCEDIMIENTO AGN-DSNAO4 Versién: 0 INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA, ‘O.QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO Fecha: 26,unlo-2017. orden administrative que tiene encomendados. Las dependencias de la Administracién Publica Federal son las secretarias de estado y los departamentos administrativos segin lo establece la Ley Organica de la Administracién Publica Federal. El acuerdo de sectorizacién reserva el concepto de dependencias a los organismos piiblicos del Sector Central que no son coordinadores de sector y da la denominacién de secretaria a los que silo son. Entidad:- Persona, sociedad, corporacién u otra organizacién. Término genérico con que se denomina en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico Federal a quienes realizan gasto publico como son: los Poderes Legislativo y Judicial, la Presidencia de la Republica, las dependencias (Secretarias de Estado, Departamentos Administrativos y la Procuraduria General de la Reptblica) los organismos descentralizados, los organismos aut6nomos, las empresas de participacién estatal, las instituciones nacionales de crédito, las organizaciones auxiliares de crédito, las instituciones nacionales de seguros y fianzas y los fideicomisos. La Ley Organica de la Administracién Publica Federal define s6lo como entidades a los organismos descentralizados, empresas de participacién estatal mayoritaria y los fideicomisos pUblicos en los que el fideicomitente es el Gobierno Federal o los organismos y empresas sefialados que, de acuerdo a las disposiciones aplicables son considerados entidades paraestatales. Expediente.- Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados légica y cronolégicamente, y relacionados por un mismo asunto, actividad o trémite. / Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolucién administrativa, asi como las diligencias encaminadas a ejecutarla Riesgo sanitario.- Es una medida que se usa para determinar el peligro para la salud de un grupo conereto de personas respecto a una situacién potencialmente peligrosa como la exposicién a contaminantes ambientales, un determinado estilo de vida o una epidemia. / El riesgo como probabilidad de que se produzca un resultado adverso, 0 como factor que lidad, tracién de Archivos.- Sistema informatio de administracién de archivos, aumenta esa probal Sistema de Ad el cual a través de un programa de cémputo permite controlar el ciclo de vida de los Direccién del Sistema Naclonal de Archivos.PROCEDIMIENTO AGN-DSNA.04 Versién:0 AG INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA AGN R ‘0 QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA — UN RIESGO SANITARIO | Fecha: 26-junio-2017. documentos administrativos e histéricos. Controla la entrada, registro, distribucién y salida de correspondencia, Sistema Institucional de Archives.- Conjunto de estructuras, funciones, registros, procesos, procedimientos y criterios que desarrolla cada sujeto obligado, a través de la ejecucion de le Gestién documental. Unidad de Correspondencia.- Area encargada de brindar los servicios centralizados de recepcién y despacho de la correspondencia oficial dentro de las dependencias 0 entidades, conocidas genéricamente como oficialia de partes o ventanilla Unica, Visita de inspeccién.- Consiste en acudir a una dependencia o entidad con la finalidad de acreditar, examinar y valorar la adecuacion y aplicacién de la normatividad en materia de ndo recomendaciones que deben de ser adoptadas por la Institucién a fin de evitar afectaciones en el patrimonio documental. archivos, emi SIGLAS Y ACRONIMOS: ACA.- Area Coordinadora de Archivos. AGN.- Archivo General de la Nacién. DAGF.- Departamento de Archivos del Gobierno Federal. DDL.- Direccién de Desarrollo Institucional. DSNA.- Direccién del Sistema Nacional de Archivos. SAA.- Sistema de Administracion de Archivos. UC.- Unidad de Correspondencia. Direccion detPROCEDIMIENTO AGN-DSNA.0G ARCHIVO ion 0 INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA. ‘© QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO Fecha: 22 jnie-2017, POLITICAS DE OPERACION 1, Lao el responsable del 4rea coordinadora de archivos de la dependencia o entidad, es el enlace permanente para efectuar cualquier trdmite e interlocucién con el Archivo General de la Nacién, y la comunicacién se realizaré mediante oficio dirigido al Titular del AGN. 2. Las dependencias y entidades deben contar con el nombramiento actualizado de su responsable del area coordinadora de archivos. 3. Las dependencias y entidades deberdn informar sobre los hechos dentro de los 45 dias Posteriores al evento, anexando: a) Oficio de notificacién de hechos sobre documentacién siniestrada 0 que por sus condiciones represente un riesgo sanitario. b) Acta administrativa de la narrativa de los hechos la cual deberé contar con la firma autografa del representante Organo Interno de Control o las 4reas que realicen las funciones de contraloria interna en la dependencia o entidad, segiin corresponda, asi como las firmas autografas del titular de la unidad administrativa productora y de la 0 del responsable del archivo donde haya ocurrido el siniestro, 0 en caso de documentacién con riesgo sanitario, firma de un representante del area de proteccién civil de la dependencia o entidad ©) Copia del acta de hechos levantada ante el Ministerio Publico. 4) Fotografias nitidas que evidencien el estado fisico de la documentacién, con sello institucional y ribricas originales de las y los funcionarios responsables que Participen en el acta administrativa ) Inventario documental que describe las series documentales reportadas como siniestradas. 4. Sila documentacién siniestrada es archivo contable original, se deberd informar a la Unidad de Contabilidad Gubernamental de la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico, y el informe elaborado por esta Unidad deberd remitirse al AGN, asi como los inventarios de dichos archivos contables, mismos que deberdn ser integrados como Anexo en el Acta Administrativa, y seran elaborados por separado de los archivos administrativos. 5. El hecho de haber notificado al AGN, no exime de la responsabilidad a las y los ea) \ ublicos que tienen la obligacién de custodiar, conservar y resguardar la documentacid| Direccién del Sistema Nacional de Archivos.PROCEDIMIENTO AGN-OSNA-OF Version: 0 PENRO | INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA . ‘O QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA 'UN RIESGO SANITARIO Fecha: 26unio-2017, AGN generados por Ia Institucién donde se encuentran, y de los efectos que pudieran derivarse de esa accion conforme al marco juridico aplicable. Si el AGN considera pertinente, podra efectuar una visita de inspeceién archivisica para ‘constatar el estado en que se encuentran los documentos. EI AGN no emitiré dictamen de baja documental cuando se trate de documentos siniestrados 0 que por Sus condiciones implique un riesgo sanitario. De ser el caso, la dependencia o entidad debe informar al AGN, los avances realizados en i reecate de la documentacion siniestrada en un plazo de 20 dias habiles hasta el término de los trabajos. \ Direccion del Sietoma Nacional de Archivos.PROCEDIMIENTO. AGN-DSNA.04 Versién: 0 INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA (© QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO Fecha: 2 junio-2017, INDICADORES 1. Nombre del indicador: Atencién de los informes de casos sobre documentacién siniestrada o que por sus condiciones representa un riesgo sanitario. Responsable de obtenerlo: Jefe(a) del Departamento de Archivos del Gobierno Federal Periodicidad: Anual Formula: (Cantidad de informes atendidos / Cantidad de informes ingresados)*100 Unidad de medida: Porcentaje (%).PROCEDIMIENTO AGN-DSNA.04 Version: 0 INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA (0 QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO Fecha: 264-2017. | DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. | Responsable ‘Actividad Documento de trabajo | ;\Sexwaradeta | Recte det_personal de la Unidad de |-Ofico | de notiicacién DSNA Corespondencia, el “Oficio de notificacion de | (Anexo A) documentacién ‘siniestrada 0 que por SUS | con, Gocumentac presenta un riesgo earl", con la | CoPa oe Rees Govumentacion soporte lovantada, ante el Miisterio Publico. (Anexo B). Acta administrativa de la narrativa de los hechos. (Anexo C). Fotografias que den evidencia del hecho. (Anexo D). -Inventario documental Z Realiza el registro del oficio de notifieacion en el | Registro en el SAA Sistema de Administracion de Archivos y lo entrega ‘al Departamento de Archivos del Gobierno Federal 3 Jefe(ay det | Recibe ef “Ofcio de notifcacion’, 10 revisa y realiza | Registro en base de datos Departamento de | el registro en la base de datos respectiva, ‘Archivos del Gobierno Federal | Notas: = Los datos que se registran son: © Nombre de la dependencia o entidad solictante, + Numero de oficio. Fecha de recepcion. ‘= Numero de ficha de correspondencia. = Clasifica el documento conforme al Cuadro General de Clasifigacion _Archivistica, asignando el nimero de expediente. 4 Verfica que el “Oficio de notificacién de documentacion siniestrada 0 que por sus ‘condiciones representa un riesgo sanitario", cuente con la documentacién completa yest debidamente firmiada. {La documentacién esta completa y firmada? si, Pasa ala actividad 6, NO. Pasa a la actividad 5 \ Direccién del Sistoma Nacional de Archives. oom |PROCEDIMIENTO AGN-DSNA.O4 Version: 0 INFORME DE DOCUMENTAGION SINIESTRADA © QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO Fecha: 28unio-2017, No. | Responsable Actividad Documento de trabajo] DOCUMENTACION INCOMPLETA Oficio de respuesta, OFALTA FIRMAS 5 Jefe(a) del | Elabora “Oficio de respuesta’ dirigido a la o el Departamento de | responsable del area coordinadora de archivos de Archivos del | la dependencia o entidad, solicitando que se Gobierno Federal | solventen tas inconsistencies o se integre la documentacién faltante, y lo tua para firma de la el Titular de la DSNA. Continua en la actividad numero 16. Nota: Realiza el registro en la base de datos respectiva. ‘DOCUMENTACION COMPLETA “| Y CON FIRMAS 6 Jefe(a) de | Analiza el contenido de la documentacién. Departamento de Archivos del | .Considera pertinente realizar una visita de Gobierno Federal | inspeccion? Si. Pasa ala actividad 7. NO, Pasa a la actividad 15. ‘SE CONSIDERA REALIZAR UNA Oficio de visita de VISITA DE INSPECCION inspeccién w Jefe(a)de | Elabora el "Oficio de visita de inspecci6n’ y lo tuna Departamento de | a la 0 el Titular de la DSNA. Archivos del Gobiemo Federal 6 Titular dela | Firma el “Oficio de visita de inspeccion’. Oficio “de visita di DSNA inspeccién con la firma de | 4 Punto de control. © del Titular de la DSNA 3 Secretaria del__| Entrega en la Unidad de Correspondencia, el Departamento de | “Oficio de visita de inspeccién” para su envio. Archivos del Gobierno Federal Direccién del Sistema Nacional de Archivos.PROCEDIMIENTO ‘AGN-DSNA04 ‘Versi: 0 INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA ‘QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA \UN RIESGO SANITARIO Fecha: 26junio-2017 [Nor] Responsable Retividad Dosumento de trabajo 10 “aie del] Rasibe det pereonal acmirisratvo de la DSNA, el OFcio de conpmanion de Denetaento de | ‘Ofcio de confrmacion de visita de inspecei6n por) visita de inspeccion. "pathos del | parte de la dependencia o entidad y agenda la Gobierna Federal | visita de inspeccion archivistica TT ‘Realia la Visita de inspection en las Instalaciones |-Cédulaanalitica Ge de la dependencia o entidad: verificacion el Entrevista a funcionarios(as). cumplimiento de Vertes tas condiciones fisicas del inmueble y | obligaciones en materia de os muebles” donde se resguarda a | archivos. documentacién Fotografias = Se toman fotografias como evidencia fisica — = lena la Cédula analitica de verficacion del cumplimiento de obligaciones en materia de archivos. ‘UBxiste posibiidad de rescate de los documentos? Si, Pasa a la actividad 12. NO. Pasa a la actividad 14. POSIBLE RESCATE DE LA DOCUMENTACION | -Plan de rescate. 2 JJefela)de | Coadyuva con el personal_ de la dependencia 0 shires net oes Departamento de | entidad para el desarrollo de un plan de rescate de "Rathves del | la documentacion siniestrada, y da seguimiento Goblemo Federai | con los informes mensuales hasta su conclusion. cy Realza lo speccion Tinal y emite el reporte de la | Reporte de rescale | de Realziin de los trabajos de rescate de la | documentacion siniestrada documentacion siniestrada Continda en la actividad 15. NOFAY POSIBILIDAD DERESCATEDELA |Repore de visita DOCUMENTACION inspeccion. 14 Jefe(a) de | Genera el reporte de la conclusion de los trabajos Departamento de | dela visita de inspecci6n archivistica ‘Archivos del \\ Gobierno Federal | Nota: Este documento no se remite ala Insttucion, \ 010 es para el levantamiento de datos sobre la X situacion fisica del archivo y los expedientes, dicha informacion servira para fundamentar o hacer notar Direccién del Sistema Nacional de Archivos.PROCEDIMIENTO AGN-OSNA.O4 Versién: INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA (© QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA | UN RIESGO SANITARIO Fecha: 28,unlo-2017. No. |” Responsabie Aetividad Documento de trabajo] ‘anomalias (de ser el caso) las cuales se observaran en el oficio respuesta, NO SE CONSIDERA REALIZAR UNA Oficio de respuesta, (Anexo VISITA DE INSPECCION 5) 15 Jefe(a)de | Elabora el "Oficio de respuesta” de documentaci6n Departamento de | siniestrada o que por sus condiciones representa Archivos del__| un riesgo sanitario, registra en la base de datos Gobierno Federal | respectiva, y lo tua para firma de la o el Titular de la DSNA, Notas: = Se notifica a la Institucion las observaciones 0 tecomendaciones a cerca de las medidas que deben ser adoptadas para que estos eventos no se vuelvan a repetir => Marca copia de conocimiento al Organo Interno de Control de la dependencia o entidad, 16 Titular dela] Firma él “Oficio de respuesta de documentacion | Ofc de respuesta con la DSNA siniestrada 0 que por sus condiciones represente | firma de la o del Titular de la un riesgo sanitario". DSNA, + Punto de control. 17 | Secretaria del | Entrega en la Unidad de Correspondencia, el Departamento de | “Oficio de respuesta” para su envio, Archivos del Gobierno Federal 8 Recibe “Acuse de recibo" del documento y archiva | Expediente: en el expediente correspondiente, -Oficio de notificacién de hechos sobre Nota: Se entregara el expediente al responsable | documentacién _siniestrad del archivo de trémite para su resguardo (© que por sus = representa un —_riesgo\ sanitario. FIN DEL PROCEDIMIENTO Copia del acta de hechos levantada ante el Minister pubblico, “Acta administ de la narrativa de los hechos.PROCEDIMIENTO AGN-DSNA-OF INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA < ‘(0 QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA — 'UN RIESGO SANITARIO Version: 0 Fecha: 26juni0-2017, No. | Responsable ‘Retividad Documento de trabajo ‘Fotografias que den evidencia del hecho. inventario documental que describe las._—series documentales reportadas ‘como siniestradas 0 que por sus condiciones representa un riesgo sanitari. -Cédula_analitica, de verificaci6n de cumplimiento de obligaciones en materia de archivos -Acuse de recibo del Oficio de respuesta, -En su caso, plan de rescate @ informes mensuales. Diroccién del Sistema Nacional de Archivos.PROCEDIMIENTO AGN-DSNA.04 Versién: 0 INFORME DE DOCUMENTACION sINIEsTRADA |__| ‘0 QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO Fecha: 26;unio-2017. DIAGRAMA DE FLUJO ca Direccién del Sistema Nacional de Archivos.PROCEDIMIENTO AGN-DSNA-O4 cia INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA few To eee es REPRESENTA = UN RIESGO SANITARIO Fecha: 28-junio-2017. DIAGRAMA DE FLUJO oS — __ Direceion dol Sietoma Nacional de Archivos.PROCEDIMIENTO AGN-DSNA.04 z Versién: 0 INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA, © QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO Fecha: 28;junio-2017. ANEXO_A NOMBRE: —OFICIO DE NOTIFICACION DE HECHOS SOBRE DOCUMENTACION SINIESTRADA 0 QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO. EJEMPLO. Direcctén del Sistema Nacional de Archivos.PROCEDIMIENTO AGN-OSNA.OS Versién: 0 INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA. ‘© QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA 'UN RIESGO SANITARIO Fecha: 28junlo-2017, ANEXO _B COPIA DEL ACTA DE HECHOS LEVANTADA ANTE EL MINISTERIO PUBLICO. EJEMPLO. NOMBRE: Direccién del Sistema Nacional de Archivos.PROCEDIMIENTO. AGN-DSNA-O4 Versién: 0 INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA, ‘O.QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO Fecha: 28,unio-2017. ANEXO _C NOMBRE: ACTA ADMINISTRATIVA DE LA NARRATIVA DE LOS HECHOS. EJEMPLO. Diroceién dol Sietoma Nacional de Archivos.PROCEDIMIENTO AGN-DSNA.04 INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA (0 QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA \UN RIESGO SANITARIO Versién: 0 Fecha: 28junio-2017, NOMBRE: FOTOGRAFIAS QUE DEN EVIDENCIA DEL HECHO. EJEMPLO. Direccisn del Sistema Nacional de Archivos. ANEXO _DPROCEDIMIENTO AGN-DSNA04 a Versién: 0 4 INFORME DE DOCUMENTACION SINIES: AGN O QUE POR SUS CONDICIONES REPR UN RIESGO SANITARIO NOMBRE: _OFICIO DE RESPUESTA DE DOCUMENTACION SINIESTRADA. EJEMPLO. Su eae : > a eth \ msPROCEDIMIENTO. ‘AGN-DSNA.O¢ Version: 0 INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA ‘0 QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO Fecha: 28-2017 ANEXO _E NOMBRE: _ OFICIO DE RESPUESTA DE DOCUMENTACION SINIESTRADA. EJEMPLO. a] Snes Kee ‘aartontc = torneo eo week wee Direccién dol Sistema Nacional de Archivos. CEO tacone cemoncnPROCEDIMIENTO ‘AGN-DSNA-04 INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA O QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO. Versién: 0 Fecha: 28-unio-2017. CONTROL DE CAMBIOS WOMERODE | FECHA DE DESCRIPCION DEL CAMBIO REVISION REVISION 0 28/06/17 Emisi6n inicial. Direceién del Sistama Nacional de Archives.PROCEDIMIENTO AGN-DSNA.04 Versién: 9 INFORME DE DOCUMENTACION SINIESTRADA 0 QUE POR SUS CONDICIONES REPRESENTA UN RIESGO SANITARIO Fecha: 28jnio-2017, HOJA DE REVISION NUMERO DE REVISION: | 0 FECHA: 10, a 28 de junio de 2017. REVISARON \ lio institucional. Jefe de Departamento de Archivos del “Raiil need ‘Agwlilora Celaya. Victof Manuel Rodriguez Martinez Gobierno Federal. Director Director de Administracién. Direccién del Sistoma Nacional de Archivos.