Politica para el Uso det Parque Vehicular y Consumo de Combustible Version: 0 DGA-02 Pégina: 1de7 POLITICA PARA EL USO DEL PARQUE VEHICULAR Y CONSUMO DE COMBUSTIBLE INSTITUTO DE PENSIONES DEL ESTADO DE JALISCO CONTENIDO a OBIETIVO TERMINOS Y DEFINICIONES MARCO NORMATIVO DISPOSICIONES GENERALES DEL USO DEL PARQUE VEHICULAR DE LA ASIGNACION Y USO DEL COMBUSTIBLE HISTORIAL DE CAMBIOS ELABORACION Y APROBACIONES OBJETIVO La presente Politica tiene como objetivo regular la asignacién, uso y conservacién del parque vehicular Propiedad del Instituto de Pensiones del Estado de Jalisco 0 en arrendamiento, asi como garantizar un control adecuado en el suministro de combustible para atender las necesidades operativas del mismo. 2. TERMINOS ¥ DEFINICIONES 1) Bitécora de uso: documento fisico en el que se registran datos de identificacién del vehiculo propiedad del Instituto 0 en arrendamiento, as{ como del uso cronolégico de éste por parte del Resguardante y/o Usuario; 2). Carta de asignacién de vehiculo: documento expedido por la Unidad Administrativa de Servicios Generales por medio del cual se autoriza la asignacién de un vehiculo a un Resguardante (con Independencia de la Carta Resguardo emitida por el Area de Resguardo de Bienes Muebles), en el que ademés se establece una descripcién detallada del vehicula, sus condiciones fisicas y ‘mecénicas, accesorios, observaciones generales, nombre, puesto, firma y aceptacion de descuento Via némina por parte de su Resguardante, derivado de la negligencia o quebranto de las normas en ‘materia de movilidad y transporte; 3) Carta Resguardo: documento expedido por el drea de Resguardos de Bienes Muebles en el que se establece una descripcién general del vehiculo, su valor, el nimero de inventario, asl como el ombre, puesto, firma y aceptacién de descuento via némina por parte de su Resguardante, Gerivado en su caso por los desperfectos, dafios ocaslonados y/o extyaylo-que de manera imprudencial o intencional causen al mismo. a ay aPolitica para el Uso del Parque Vehicular y Consumo de Combustible Version: 0 DGA-02 Pagina: 2 de 7 4) Dotacién de combustible: asignacién mensual de combustible para vehiculos propiedad del Instituto; 5) Instituto: el Instituto de Pensiones del Estado de Jalisco (Ipejall; 6) Vehiculo: cualquier aparato motorizado © no motorizado, apto como medio de desplazamiento o de transporte de personas 0 cosas, propiedad del Instituto o en arrendamiento; 7) Parque vehicular el conjunto de vehiculos propiedad del Instituto o en arrendamiento; 8) Resguardante: el servidor publico que tiene bajo su resguardo uno 0 més vehiculos propiedad del Instituto 0 en arrendamiento; 9) Servidor piblico: toda persona que preste un trabajo subordinado fisico 0 intelectual, con las condiciones establecidas como minimas en la Ley para los Servidores Plblicos del Estado de Jalisco Yy sus Municipios, en virtud del nombramiento que corresponda a alguna plaza legalmente autorizada por el Consejo Directivo. 10) Tarjeta electrénica: dispositive de pago para realizar la compra de combustible por parte det Resguardante, en sustitucién de efectivo. 11) Usuario: el servidor publico que hace uso del parque vehicular mediante bitécora. 3. MARCO NORMATIVO Ley General de Responsabilidades Administrativas Ley del instituto de Pensiones del Estado de Jalisco Ley de Moviidad y Transporte det Estado de Jalisco Ley para los Servidores Pablicos del Estado de Jalisco y sus Municipios Ley de Responsabilidades Politcas Administrativas del Estado de Jalisco y sus Municipios Politica para la Administracién y Control de Bienes Muebles del Instituto de Pensiones del Estado de Jalisco. ‘4, DISPOSICIONES GENERALES 4.1 Las disposiciones contenidas en la presente Politica son de aplicacién obligatoria para todos los servidores piblicos que tengan bajo su resguardo y/o utilicen el parque vehicular. 4.2 Es responsabilidad de la Direccién General de Administracién por medio de la Unidad ‘Administrativa de Servicios Generales, la administracién del parque vehicular, considerando lo siguiente: a). Realizar y mantener actualizado un padrén de parque vehicular; ) Verificar la vigencia de la péliza de seguro del parque vehicular, y en su caso tramitar su renovacién; ©) Implementar y cumplir con un programa de revisién para realizar los mantenimientos preventivo y/o correctivo del parque vehicular; 4) Implementar y cumplir con un programa de revisién de adeudos vehiculares del parque vehicular para realizar las gestiones necesarias para su pago; e) Previa autorizacién del Director General, programar la reposicién, modificacién, del parque vehicular considerando una vida util desde los 5 cin fo renovacién 7 siete afos,Politica para el Uso del Parque Vehicular y Consumo de Combustible Versién: 0 DGA-02 Pagina: 3de7 ropuesta que deberé ser presupuestada en el ejercicio correspondiente y aprobada por e! Consejo Directivo del Instituto, y f) Dar de baja 0 desincorporar del parque vehicular, algin o algunos vehiculos, conforme a lo estipulado en la Politica para fa Administracién y Control de Bienes Muebles. 4.3 El Parque Vehicular se clasfica por su uso en: 4) Administrativo: vehiculos asignados a un solo Resguardante para el desempeio de sus actividades. b) Utiltario: vehiculos asignados a un Resguardante y que podran ser utlizados por otros servidores piblicos, denominados Usuarios, invariablemente mediante el llenado de bitécora de uso para el desemperio de las actividades, principalmente operativas del Instituto, 44 La Unidad Administrativa de Ser contenga: jos Generales contard con un expediente por vehiculo, que a). Factura original, b) Copia de la Carta Resguardo actualizada, ©) Carta de asignacién de vehiculo en original, 4) Copia de la licencia de conducir vigente del Resguardante y/o Usuario acorde al uso det vehiculo (motociclista, automovilista o chofer), €) Copia de a tarjeta de circulacién vigente, f) _Péliza del seguro de cobertura amplia vigente, 8) Historial del pago de adeudos vehi Infracciones, etc (en original), h) Bitécora de mantenimiento preventivo y/o corrective, o la documentacién soporte que compruebe la ejecucién de éstos, y i) En caso de vehiculos en arrendamiento, copia del contrato. lares como refrendos, en su caso tenencia, multas por 4.5 El parque vehicular preferentemente deberd de contar con emblemas oficiales de! Instituto en lugares visibles del mismo, quedando prohibido desprenderlos 0 retirarlos temporal 0 Permanentemente por parte del Resguardante y/o Usuario. 4.6 El parque vehicular por ningin motivo deberd portar propaganda politica o comercial 4.7 Queda estrictamente prohibido, quitar, cambiar 0 sobreponer placas de circulacién, llantas, refacciones y cualquier tipo de accesorios al parque vehicular. 5, DEL USO DEL PARQUE VEHICULAR 5.2 El parque vehicular solo podré ser utilizado por servidores puiblicos para actividades relacionados ‘con sus funciones en dias y horarios laborales, salvo previa autorizacién via oficio del Director, General del Area correspondiente. 2 ho ChPolitica para el Uso del Parque Vehicular y Consumo de Combustible Versién: 0 DGA-02 Pagina: 4 de 7 5.2 El parque vehicular deberd pernoctar en las instalaciones del Instituto asignadas para tal fin por la Unidad Administrativa de Servicios Generales, salvo las excepciones a que hace referencia el punto 5. 5.3 El Director General del Instituto en conjunto con el Director General de Administracién determinarsn y autorizarén por escrito la asignacién de vehiculos mediante una Carta de asignacién de vehiculo, conforme a la clasificacién del punto 4.3, considerando las necesidades y justificaciones de cada una de las Unidades Administrativas, para lo cual la Unidad Administrativa de Servicios Generales deberé a) _Levantar por escrito un inventariofisico del vehiculo, y b)Formalizar el resguardo del vehiculo con las firmas correspondientes. 54 Elparque vehicular asignado como “utlltario",invariablemente deberd de ser controlado mediante bitécora para uso de vehiculos; cada Unidad Administrativa deberé de integrar un expediente del Uuso de los vehicules asignados, expediente que a su ver serd la base para el otorgamiento de combustible. 5.8. En caso de que algin Resguardante se encuentre incapacitado por mas de S cinco dias habiles consecutivos, el (los) vehiculo (s) asignado (s) a éste, deberd (n) de ponerse a disposicién de la Unidad Administrativa afectada con cardcter de “Utiltario” durante el periodo dela incapacidad. 5.6 Elparque vehicular para poder circular deberd contar con: a) Péliza de seguro con cobertura amplia vigente, b) Tarjeta de circulacién vigente, ©) Carta Resguardo actualizada, d) Carta de asignacién de vehiculo actualizada, y e)Ucencia de conducir vigente acorde al uso del vehiculo (motociclista, automovilista o chofer) 5.7 La custodia y el buen uso del parque vehicular seré responsabilidad del servidor pilbico Resguardante y/o Usuario, quien en caso de incurir en negligencia o quebranto de las normas aplicables, debers cubrir et importe generado por las infracciones (multas, recargos, actualizaciones, accesorios y/o cualquier otro concepto generado) que se le apique a ms tardar el 4a habil posterior ala notifcacién de cobro por parte de la Unidad Administrativa de Servicios Generales. En caso de negativa a cubrir los adeudos generados, la Unidad Administrative de Servicios Generales notificaré via oficio al Resguardante y/o Usuario para que este realice el pago en un plazo no mayor a 15 dias habiles posteriores al dia habil siguiente a la notificacién; siendo que en caso de una segunda negativa se procederd a la elaboracién de un acta administrativa por el! desacato, notificando a la Direccién General de Contraloria Interna para su conocimiento, y a Ia Unidad Administrativa de Recursos Humanos para efectuar el descuento correspondiente al servidor puiblico involucrado en la némina siguiente. 5.8 El Resguardante y/o Usuario deberé reportar de inmediato a la Unidad Administrativa de Servicios Generales cualquier desperfecto, falla 0 anomalia del vehiculo asignado; gyso coptfFtio sera responsable de cubrir el importe de los dafios ocasionados como consecugng4p la gfPolitica para el Uso del Parque Vehicular y Consumo de Combustible Versién: 0 DGA-02 Pagina: 5 de7 5.9 En el caso de robo total, parcial, colisién o accidente de algun vehiculo, el servidor publico que lo ‘tenga en su Resguardo, en su caso acompafiado por el Usuario, deberd presentar inmediatamente la denuncia ante autoridad competente y notificar a la compafila de seguros emisora de la pdliza respectiva. A mas tardar el dia hdbil siguiente al evento, deberd de notificar a la Unidad Administrativa de Servicios Generales y a la Direccién General de Contraloria Interna, siendo esta Ultima la que procederd a cictaminar la posible responsabilidad del Resguardante y/o Usuario, tomando en consideracién: © Eldia, hora y lugar del siniestro, La comisién o encargo encomendado para el uso del vehiculo, En caso de vehiculos Utilitarios, la bitécora de uso, El peritaje de la autoridad correspondiente, y La valoracién de la compatiia aseguradora correspondiente En caso de que se dictamine una responsabilidad por parte del Resguardante y/o Usuario, este deberd de cubrir el importe correspondiente al deducible y/o gastos generados por el evento previo acuerdo; en caso de que la responsabilidad no sea por parte del Resguardante y/o Usuario, el Instituto absorbers los gastos generados. Lo anterior, con independencia de las responsabilidades administrativas que se pudieran derivar de la Ley General de Responsabllidades ‘Administrativas y de la Ley de Responsabilidades Politicas Administrativas del Estado de Jalisco y sus Municipios, mismas que serén determinadas por la Direccién General de Contraloria Interna. Para los casos en los que la salud del Resguardante y/o Usuario se vea comprometida, el Titular de la Unidad Administrativa a la cual se encuentra adscrito el personal, podré en su representacién realizar las acciones estipuladas en los parrafos anteriores. 5.10€n caso de pérdida o robo de placas de circulacién del vehiculo, el Resguardante y/o Usuario deberd presentar la denuncia ante autoridad competente, a mds tardar al dia habil siguiente al evento, y entregarla a la Unidad Administrativa de Servicios Generales para el trémite de ‘eposicin, mismo que seré cubierto por el Instituto. S.11EI Resguardante y/o Usuario deberd revisar de forma permanente el vehiculo considerando lo siguiente ‘¢ Temperatura del Motor ‘+ Funcionamiento de los frenos Presién y estado de las llantas Limpia parabrisas Funcionamiento de luces Limpieza interior y exterior 5.12Al Resguardante y/o Usuario que incurra en omisiones de tlempo y/o forma a cualquiera de los puntos anteriormente establecidos se le podré instaurar el procedimiento administrative correspondiente por medio de la Direccién General de Contraloria Interna previa valoracién, a solicitud de la Direccién General de Administracién o de la, \dministrativa de Servicios, Generales adjuntando la documentacién que soporte los Ph aXPolitica para el Uso del Parque Vehicular y Consumo de Combustible Version: 0 DGA-02 Pagina: 6 de7 61 62 63 64 DE LA ASIGNACION ¥ USO DEL COMBUSTIBLE La dotacién de combustible se deberd llevar a cabo mediante solicitud de reserva a la Unidad ‘Administrativa de Servicios Generales por parte del Resguardante, para lo cual se depositars en tarjeta electrénica conforme a los siguientes criterios: 2) Los montos méximos por vehiculo seran de: i. Vehiculos Administrativos: una reserva mensual de $1,000.00 (un mil pesos 00/100 MN) Ji, Vehiculos Utiitarios: Enel caso de vehiculos de 4 cilindros, hasta 4 cuatro reservas mensuales de $1,000.00 (un mil pesos 00/100 M.N.}, Enel caso de vehiculos de 6 u & cllindros, hasta 4 reservas mensuales de $2,500 (dos mil quinientos pesos 00/100 M.N); En ambos casos, las reservas mensuales estarén sujetas a la comprobacién del uso det vvehiculo mediante la bitécora sefialada en los puntos 4.3 inciso b) y 5.4 b] Los montos autorizados no serén acumulables, por lo que solo podrén ser utilizados en el mes asignado. ©) Cada vehiculo contaré con una tarjeta electrénica asignada, la cual tendré impreso el numero de placas de circulacién del mismo. Es responsabilidad de la Unidad Administrativa de Servicios Generales, supervisar el servicio del proveedor y operar su plataforma electrénica para efectuar la dispersi6n de los importes solicitados para cada vehicul. Toda solicitud de reserva de combustible debers ser realiza en los siguientes plazos a fin de sarantizary levar un mejor control de las dispersiones en las tarjetas electrénicas: a} Administrativo: durante los primeros 5 cinco dias hdbiles de cada mes. ) _Utilitario: los dias lunes y martes de la semana correspondiente a la reserva. En caso de requerir dotaciones extraordinarias, se deberd remitir una solicitud de reserva por parte de la Unidad Administrativa correspondiente, justficando y comprobando la necesidad de una dotacién extraordinaria, a la Unidad Administrativa de Servicios Generales, previa autorizacién de la Direccién General y la Direccién General de Administracién. HISTORIAL DE CAMBIOSPolitica para el Uso del Parque Vehicular y Consumo de Combustible Versién: 0 DGA-02 Pagina: 7 de 7 8, ELABORACION Y APROBACIONES Elaboracion fonio Rodriguez Velasco de Contraloria Interna Ivan Eduardo Argielles Sanchez Director General del Instituto ‘de septiembre de 2019