TALLER FORMULARIOS Y MANUALES

1. ¿Qué es un formulario y cuáles son los objetivos de su utilización?

R/ un formulario es un documento impreso que transmite información
específica de una persona a otra o de una a otra unidad. El formulario es
un papel portador de datos e información y es parte integrante del
método. Así, es un medio de transmitir información y nunca un fin en si
mismo.
Los objetivos principales son:
A: racionar tiempo y trabajo de quien lo llena. El formulario procura
facilitar la vida de quien tiene alguna información que transmitir.
B: Racionar tiempo y trabajo de quien lo recibe. El formulario también
busca facilitar la vida de quien tiene que recibir la información.
C: Racionar tiempo y trabajo de quien lo archiva.
D: proveer a la empresa de un esquema adecuado para trasmitir, recibir
y almacenar información.
2. ¿Cuáles son las funciones del formulario?
Las funciones del formulario están estrictamente ligadas a los usuarios
que deberán utilizarlos y a las necesidades de dar y recibir
informaciones. Las dos funciones mas importantes del formulario son las
siguientes.
a) Transmitir información de una manera lógica y racional.
b) Interrelacionar personas u organismos ya que sirven como medio de
coordinación.
3. Explique los requisitos de un buen formulario
Los principales requisitos son los siguientes:
a) Para quien trasmite la información, completar el formulario debe
ofrecer las ventajas de rapidez, simplicidad y objetividad. Rapidez en
términos de tiempo; simplicidad en términos de facilidad de
comprensión; objetividad en términos de claridad de la información a
entregar.
b) Para quien recibe la información el formulario debe ofrecer las
mismas ventajas de rapidez, simplicidad y objetividad para su lectura
y comprensión.
 c) Para quien archiva la información también rapidez, simplicidad y
objetividad son los requisitos indispensables de un buen formulario.
4. Explique las principales técnicas de elaboración de formularios
La creación y elaboración de un formulario exige las siguientes técnicas:
a) Ordenar todos los datos y la información que deberán ser
transmitidos y recibidos de una persona a otra, o de uno a otro
organismo.
b) Seleccionar los datos y la información importante para los usuarios,
con excepción de aquellos que no tienen mucha importancia.
c) Diseñar el formulario y demarcar las áreas que deberán ser
complementadas por el usuario. Áreas o campos son espacios, cajas
o divisiones diseñadas en el formulario para ser completados con
economía de tiempo y trabajo.
d) Identificar a los usuarios, es decir, de las personas u organismos que
deberán completar, recibir y archivar el formulario: quien emitirá,
quien recibirá y quien archivará el formulario en cuestión.
5. ¿Cuáles son los principales aspectos relativos al control de
formularios?
La gran critica que se hace a la burocratización es el exceso de papeleo
y formularios dentro de la empresa. Si, por un lado, el formulario procura
facilitar la vida de las personas en la organización, por otro, podrá
dificultarla enormemente si no se dosifica bien. Principalmente, cuando
el formulario exige una gran cantidad de información que se repite
constantemente ( redundancia) sin necesidad; o cuando exige un gran
numero de copias o ejemplares que deben ser enviados a personas que
poco tienen que ver con la información transmitida; o inclusive cuando
exige un itinerario demasiado largo que involucra un prolongado
proceso, donde varias personas, sucesivamente, deben firmarlo o
aprobar algunas de sus áreas. Así, el universo de los formularios que
existe en una empresa debe ser controlado. Tal control es generalmente
efectuado por el órgano encargado de la organización y los métodos.
6. ¿Qué es un manual y qué es una norma? ¿Cuáles son sus
funciones?
MANUAL: como el propio nombre lo dice, es un libro que se tiene a
mano. Es un compendio, es decir, una colección de textos catalogados y
finalmente localizables. En administración, manual es un conjunto de
instrucciones, debidamente ordenadas y clasificadas, que proporciona
información rápida y organizada sobre las practicas administrativas.
Contiene datos e información respecto a procedimientos, instrucciones,
normas de servicio, etc. En el manual se incluyen todos los textos
(reglamentos, procedimientos, normas de servicios, circulares, etc.) que
están en vigor en la empresa, mientras que los textos anticuados son
retirados de él. Así, a medida que las cosas cambian, el manual sufre
actualizaciones. En el fondo, el manual constituye la oficialización
(aquello que es decidido oficialmente por la empresa) de las practicas
administrativas que todos deben obedecer.
NORMA: es una regla de comportamiento. La norma de servicio es una
regla que establece la forma en que el servicio debe ser realizado. Como
las normas de servicios son muchas y frecuentemente alteradas como
consecuencia de los cambios que ocurren en las empresas, necesitan
ser catalogados e incluidas en un manual, esto es “manualizadas”
Generalmente, las normas de servicios son reunidas en manuales para
facilitar su consulta en un archivo.
FUNCIONES DE LOS MANUALES: los manuales representan un
enorme avance de la función administrativa de organizar la empresa.
Las funciones de los manuales son básicamente las siguientes:
a) Burocratizar la empresa, esto es, proporcionar a la empresa una de
las características de la burocracia, que es la formalización, la
formalización significa hacer que las comunicaciones sean escritas y
documentadas.
b) Facilitar el acceso a la información, de forma organizada, si temática
y con criterio, por lo cual constituyen un instrumento de consulta
permanente para todas las personas de la empresa.
c) Estandarizar y uniformar el desempeño de las personas estas deben
trabajar estrictamente de acuerdo con las normas de servicios que
están en el manual. Ello limita la creatividad del personal, pero
 permite que los trabajos sean ejecutados de manera uniforme y
constante.
d) Agilizar el funcionamiento de la empresa, haciendo que las personas
no pierdan tiempo en verificar como deben hacerse las cosas.

7. Defina los siguientes términos: oficialización, formalización,

burocratizar, instrucción, rutina, procedimiento, usuario.
Oficialización: Dar carácter o validez oficial a una cosa 
Formalización: La formalización es el proceso que llevan a cabo las
personas para incorporarse a la economía formal.
Burocratizar: implantar la organización burocrática en una actividad.
organización regulada por normas que establecen un orden racional
para distribuir y gestionar los asuntos que le son propios.
Instrucción: la instrucción es el caudal de conocimientos adquiridos y el
curso que sigue un proceso que se están instruyendo.
Rutina: costumbre o habito adquirido de hacer algo de un modo
determinado que no requiere tener que reflexionar o decidir.
Procedimiento: un procedimiento es un conjunto de acciones que tienen
que realizarse todos igualmente, para obtener los mismos resultados
bajo las mismas circunstancias.
Usuario: se define usuario como cualquier persona que haga uso de una
cosa con continuidad o no.
8. ¿Cuáles son los principales tipos de manuales? Explique cada uno.
Los principales tipos de manuales son los siguientes.
a) Manual de normas de servicios: llamado también manual de
instrucciones o rutinas y procedimientos, es el que contiene todas las
instrucciones o rutinas de la empresa, debidamente catalogadas y
clasificadas de acuerdo con el asunto.
b) Manual de formularios: es un manual en el cual se catalogan y
archivan los formularios que se usan en la empresa. conjuntamente
con cada formulario, e manual presenta las instrucciones para
completarlo, su finalidad y los usuarios para quienes fue diseñado.
c) Manual de organización: constituye el manual más complejo y
generalmente se dirige al personal cúpula de la empresa. Contiene la
 historia y filosofía de la empresa, las principales políticas y directivas,
la estructura organizacional representa por el organigrama y por la
descripción de los cargos y organismos más importante.
9. Explique la técnica de elaboración de manuales.
La elaboración de un manual exige una técnica compuesta de acuatro
etapas.
a) Verificar los asuntos o puntos que serán abordados, esto es los
asuntos a ser “manualizados” “manualizar” significa componer un
manual. Es esta etapa son relacionados todos los asuntos o puntos
importantes que deben constar en el manual de consulta.
b) Detallar cada uno de los asuntos. Es la etapa de recolección de los
datos sobre cada asunto. Esto puede ser hecho luego de observar
como se realiza el trabajo, o mediante una entrevista con quien lo
realiza, o inclusive con base en un cuestionario que el operario
deberá llenar aclarando la forma en que el servicio es realizado. Las
preguntas respecto del servicio son: ¿Por qué presta el servicio?
¿cómo se presta? Y ¿para qué lo presta?
c) Elaborar una norma de servicio que deberá ser incluida en el manual,
esta deberá explicar el porqué, el cómo quien lo hace y para qué.
Deberá ser redactada de forma clara y objetiva, en hojas sueltas para
facilitar su archivo y sustitución.
d) Distribuir los manuales al usuario. Esta etapa exige una explicación
más detallada
10. ¿Cuáles son los criterios de distribución de los manuales?
La distribución de los manuales a los usuarios debe atender ciertos
cuidados. El primer requisito es que la entrega del manual a cada
usuario debe hacerse durante una reunión. En la cual recibirá las
instrucciones adecuadas sobre la forma de utilizarlo, como fue elaborada
la clasificación de los asuntos. No conviene distribuir el manual mediante
cualquier portador, pues no se trata de una simple correspondencia; es
un poderoso instrumento de organización que requiere una explicación
previa y cuidadosa a cada usuario. Otro cuidado importante es explicar
detenidamente como consultar el manual y como utilizarlo para eliminar
dudas sobre como usar un formulario, como seguir una determinada
norma y como está estructurada la organización de la empresa.

Heidy Daniela Hernández

Marcela mayor
Jhonnatan Trujillo
Héctor Fabio Barreto