DIVISIÓN EJECUTIVA CÓDIGO: EC-006-1

EMISIÓN: 01-06-2022
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INSTANT HAT
Aeroambulancias Silva

Estimado/a: COORDINADOR DE RRHH

Bienvenido/a al equipo de AEROAMBULANCIAS SILVA C.A., y a tu nuevo puesto.

Tu trabajo es muy valioso y permitirá una gran expansión en nuestra sede principal
de operaciones.

Para iniciar te daré las actividades básicas que requieres para iniciarte en el puesto.

¿Dónde estás ubicado en el Organigrama?

● Estás ubicada en la División de Comunicaciones (Div.1), Departamento de
RRHH (Dpto. 1)
● Reportas directamente al Ejecutivo de Comunicaciones y/o al Director
General.

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DENTRO DEL ORGANIGRAMA ESTAS UBICADA EN LA DIVISIÓN DE COMUNICACIONES

(Div.1) DEPARTAMENTO DE RRHH (DPTO. 1) TAL COMO SE APRECIA ABAJO:

ESTAS
AQUI

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PROPÓSITO DE TU PUESTO
El propósito de tu cargo como COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS en
Aeroambulancias Silva es:

“Contratar a personal apto. Los destina adecuadamente para beneficio de las personas y
de la organización y se asegura de que todo el staff nuevo y ya existente se forme y haga
su aprendizaje para llevar a cabo el trabajo que le corresponde individualmente.
Reconoce, establece y mantiene flujos de trabajo para que la gente y los materiales se
desplacen ágil y fluidamente por los canales de la organización.”

Responsabilidades básicas del puesto:

1. Planificar, coordinar y controlar la búsqueda y selección de personal
administrativo, técnico y obrero de la empresa.
2. Mantener actualizado el Registro de Elegibles tanto Interno como Externo.
3. Recibir, clasificar y tramitar las solicitudes de ingreso de nuevo personal.
4. Evaluar y controlar el cumplimiento de los requisitos mínimos para el ingreso
del personal a la empresa.
5. Recibir los documentos de los aspirantes a cargos, realizar la evaluación
técnica de las credenciales y una vez efectuada la selección enviarlas al
Archivo para su guarda y custodia definitiva.
6. Administrar la Política de Reclutamiento y Selección de la empresa.

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7. Realizar las entrevistas de preselección al igual que la aplicación de las

pruebas de conocimiento, habilidades y destrezas específicas y psicológicas
según los requisitos que exija el cargo en cuestión.
8. Recibir, clasificar y tramitar las solicitudes de Traslado Internos.
9. Efectuar la inducción al personal que ingresa a la empresa.
10. Expedir y controlar la entrega de los carnets de identificación del personal de
la Institución.
11. Efectuar y controlar el proceso de evaluación de los profesionales
Universitarios y Técnicos superiores que ingresan a la institución.
12. Planificar a corto y mediano plazo las necesidades del personal.
13. Elaborar la Nómina de Pago (Sueldos, Salarios, Suplencias, Horas Extras) del
personal que labora en la empresa.
14. Introducir modificaciones en la Nómina de acuerdo a los diferentes
movimientos de personal a saber: Ingresos, Egresos, Transferencias,
Ascensos y Promociones, Reclasificaciones, Creaciones de Cargos, Decretos
Presidenciales, etc.
15. Llevar el control de las deducciones aplicadas a los montos brutos del sueldo
del personal por concepto de: Impuestos Sobre la Renta, Seguro Social
Obligatorio, Pensión Alimenticia, etc.
16. Distribuir y recibir el ARI y ARC del personal.
17. Suministrar los diferentes listados de personal a las Divisiones y
Departamentos de la empresa.
18. Incorporar en la Nómina, los pagos ordenados por la Dirección General.
19. Efectuar los cálculos y llevar el control de pagos por recibos al personal extra
nómina.
20. Implantar mecanismos para cumplir con los pagos derivados de decretos,
convenios y otros.
21. Ordenar los pagos por concepto de las diferentes deducciones que se
efectúan en la nómina de pago.

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22. Recibir, procesar y controlar las solicitudes de reintegros varios.

23. Llevar al día el control de pago y obligaciones de la empresa con los diferentes
entes gubernamentales (IVSS, INCES, BANAVIH, INPSASEL, etc.)
24. Cualquier otra función que le asigne el Ejecutivo de Comunicaciones y/o el
Director General, dentro del área de su competencia.
25. En conformidad con lo previsto en el artículo 53 y 54 de la Ley Orgánica de
Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT), actuar
activamente como parte de la organización en la prevención y garantía de
cumplimiento de las normas, políticas y estándares de Higiene, Seguridad y
Medio Ambiente vigentes.
26. Participar activamente en el Sistema de Observaciones Preventivas
establecido por Aeroambulancias Silva, en las actividades desarrolladas.

Responsabilidades requeridos por el Ejecutivo de

Comunicaciones:
(ESTAS SON LAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRABAJADOR COMO INTEGRANTE
DE LA EMPRESA)

● Cumplir con el horario asignado por el Departamento de Recursos Humanos, y

será responsable que el trabajo se mantenga activo.
● Cumplir con las normas de cortesía básicas entendiendo que la cortesía es un
comportamiento humano de buena costumbre, tales como: Por favor, Buenos
días, Bienvenido, cómo puedo ayudarlo, Discúlpeme, Gracias, Buenas tardes, Hasta
luego, estamos a su orden.
● Estar profesionalmente presentable e impecablemente limpio para el público y
para sí mismo.
● Verificar el cumplimiento de las obligaciones, funciones y/o tareas asignadas a al
departamento de RRHH adscrito a la División de Comunicaciones (Div.1), de la
empresa.

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● Mejorar la comprensión de su personal en relación con su puesto y deberes, y

mejorar el interés y actividad de estos en ese puesto.
● Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno de la empresa.
● Cumplir con los Manuales, Instrucciones, Circulares y cualquier otra normativa
emitida por la Junta Directiva de la organización.
● Estudiar y capacitarse conforme a los requerimientos y directrices establecidos por
la Junta Directiva.

PRODUCTO FINAL VALIOSO

● Una organización establecida con personal contratado, en puesto, formado y
productivo.

ESTADÍSTICAS / MEDIDAS DE PRODUCCIÓN (ÍNDICES DE GESTIÓN)

División 1
Departamento 1 Recursos Humanos
Índice Financiero
Indicador Formula Objetivo
Solvencia con entes públicos Monto pagado / Monto adeudado Medir la morosidad con los entes
públicos
Solvencia de fondo de Monto provisionado / Monto Medir la morosidad con el fondo
prestaciones presupuestado de prestaciones
Solvencia General del Fondo de Monto Provisionado de Medir el índice de solvencia del
Prestaciones Sociales Prestaciones Sociales/Monto Fondo Acumulado de
acumulado de Prestaciones Prestaciones Sociales
Sociales
Índice de Gestión
Indicador Formula Objetivo
Contratación de personal nuevo No de personal requerido / No de Cumplimiento del perfil de los
personal contratado candidatos
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Requerimientos futuros de No de retiros / No de personal Distribución de personal por

personal contratado
INCES PNA No Aprendices Inces
Contratados/No Aprendices Inces
por Contratar
Porcentaje de retiros No de personas retiradas en el
periodo / No de personas en el
área
Ausentismo No de personas que faltan en el
periodo / No de personas en el
área
Reposos No de personas que faltan en el
periodo por reposos justificados /
No de personas en el área
Solvencia Administrativa de Entes Solvencia Obtenida de Entes
Públicos Públicos/No de Entes Públicos
Personal carnetizado No de personas sin carnet/No de
personas con carnet
Personal uniformado No de personas sin uniforme/No
de personas con uniforme
Índice de Eficacia
Indicador Formula
Información del personal No de personal actualizado /
actualizada en los sistemas de la Personal actual
empresa
Inducción y capacitación del No de personas no en curso / No
personal de personas en curso
No de cursos relacionados a Cantidad de cursos relacionados a
RRHH los RRHH
departamento
Obtener el Certificado de
Cumplimiento del PNA
Determinar el porcentaje de
personas que se retiran de la
empresa en un periodo de tiempo
determinado
Determinar el porcentaje de
personas que se ausentan de la
empresa en un periodo de tiempo
determinado
Determinar el porcentaje de
personas de la empresa que
mantienen reposos en un periodo
de tiempo determinado
Medir Índice de Solvencia
Laboral
Establecer el número de personas
con identificación
Establecer la cantidad de personas
que tienen asignado el uso del
uniforme
Objetivo
Composición de la plantilla de
personal por edad, sexo,
ocupación, carga familiar
Cumplimiento del entrenamiento
Cantidad de cursos para ser
dictados por la empresa

Mucho éxito y bienvenid@ al equipo

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Le saluda,

Ejecutivo de Comunicaciones

HAT DEL COORDINADOR DE RRHH

TRÁMITES PARA DECLARACIÓN Y PAGO MENSUAL Y

TRIMESTRAL DE LOS ENTES PÚBLICOS (BANAVIH-
FAOV,INCES, IVSS)

BANAVIH-FAOV.
1. En primer lugar se hace el cierre de la nómina del
sistema GALAC, se saca el listado de aportes del FAOV,
el Resumen de Pago por Conceptos del mes y se
recopilan las vacaciones y liquidaciones del mes.
2. Se revisa que el listado de aportes coincida con los
Resúmenes por conceptos del mes en curso, el cual
debe dar el monto del aporte FAOV a pagar en el mes.
(verificando que las retenciones de las vacaciones y de
las liquidaciones estén conformes).

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3. Una vez verificado los datos se monta el archivo TXT,

del sistema GALAC y se guarda en la carpeta de este
sistema.
4. Se entra al portal del FAOV on line, a través del usuario
y la clave asignados.
5. El sistema da la opción en una columna del lado
izquierdo de cargar nómina y se busca en examinar el
archivo que está precargado en la nómina GALAC.
6. Cargamos el archivo y validamos. Luego se coloca la
opción visualizar archivo y se verifica el monto y el
número de trabajadores del período. Si la información
coincide con el Listado de Aportes del GALAC, se
procede a procesar Planilla e Imprimir. Una vez
realizado ésto, no se puede retroceder para hacer una
corrección. Debemos estar completamente seguros de
los datos cargados en el sistema.
7. Se imprimen tres planillas para procesar el pago ante el
Banco del Tesoro.
8. Se remiten las Planillas con los soportes a la Dirección
General para su visto bueno y proceder a la emisión del
cheque respectivo.

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9. Se entregan las planillas y el cheque al Ejecutivo de

Operaciones/Secretaria de Presidencia para coordinar
el envío con el mensajero al banco para su pago.
10. Una vez pagado, esperamos dos (02) días hábiles.
Entramos nuevamente al portal del FAOV y
descargamos la solvencia, la cual se imprime y se
coloca en cartelera.
11. Se envía a Departamento de Contabilidad copia
del soporte del pago para efectos contables.

INCES
1. Este es un aporte que debe realizarse de manera
trimestral. Al cierre de cada trimestre, se sacan los
Resúmenes de Pago por conceptos, de cada quincena
de los meses relacionados, más las liquidaciones y
vacaciones del período.
2. Para realizar el cálculo montamos en una Planilla Tipo
(hoja de cálculo de Excel) en la cual se incluyen todos
los conceptos que se pagaron durante el período
(salarios, descansos sab. y Dom., sábados trabajados,
domingos trabajados, horas extras, bono vacacional,
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feriado trabajado, indemnización por reposo,

vacaciones pagadas en nómina, vacaciones y bono
vacacional pagados en liquidación, salario pagado en
liquidación, inasistencias/permisos no remunerados).
3. Se suman todos los conceptos por meses y se totalizan.
A este monto se saca el 2% de ley y si hay
liquidaciones, sobre las utilidades pagadas se retiene el
0,5% de ley. Estos. conceptos se suman y generan la
cantidad a pagar por el trimestre.
4. Se pasa el cálculo a la Dirección General para proceder
al pago. Una vez validado, se procede a la elaboración
de la Planilla de Banesco colocando el número de
aportante 412136 con los cálculos respectivos y el
Cheque respectivo. Esta Planilla debe pagarse dentro
de los cinco (05) primeros días del cierre del trimestre.
5. Si la Planilla de paga después de los cinco de días de
cierre de trimestre deben calcularse los intereses de
mora.
6. Se entra al portal del INCES, se busca el botón de
Tributos, este a su vez te lleva a la página de Servicios
al Aportante y allí se selecciona la opción Intereses
Moratorios, ésta despliega una pantalla de cálculo en
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la cual se ingresa el número de aportante, el trimestre

a declarar en mora, el año, el monto del pago y se
pulsa el botón de calcular. Este emite el cálculo, el cual
se transcribe en una Planilla de Banesco especial para
dichos pagos, se llena colocando el número de
aportante 412136 y demás datos requeridos y
calculados.
7. Se validan los cálculos en la Dirección General de las
dos (02) planillas y se entregan las planillas y el cheque
al Ejecutivo de Operaciones para coordinar el envío
con el mensajero al banco para su pago.
8. Se envía a Departamento de Contabilidad copia del
soporte del pago para efectos contables.

IVSS
1. Aporte mensual. Entro al Portal del IVSS en Sistemas
en Línea. Aparece una ventana que solicita el número
de empleador: se coloca O60805584. Escribo bajo el
estado de cuenta y la Orden de Pago ( Factura ) del
mes en curso.

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2. Chequeo que el personal que ingreso y egreso del mes

en curso estén procesados.
3. Se procede a la emisión del pago, mediante
consignación de la factura y el estado de cuenta del
mes en curso.
4. Se emite pago electrónico a través de Banesco, luego
Administración nos emite comprobante del pago,
luego del pago, se coloca el depósito como constancia
en el estado de cuenta y se archiva en la carpeta.
5. Luego de tres (3) días se entra de nuevo al Portal del
IVSS y se baja la Solvencia, a la cual se le saca copia en
reducción y se coloca en cartelera.
6. Se envía a Departamento de Contabilidad copia del
soporte del pago para efectos contables y se archiva en
carpeta del IVSS de RRHH.

MANEJO DEL SISTEMA BIOMÉTRICO

1.-

REPORTE PATRONAL MENSUAL DEL IVSS

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1.-

GUIA PARA EL MANEJO Y GESTIÓN DEL SISTEMA GALAC

1.-

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