PROCEDIMIENTO FECHA:

DE CONTROL DE
REGISTROS Y CODIGO:
DOCUMENTOS
VERSION:
DESCRIPCION DEL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE
GESTION

1. Objetivo

Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión,

aprobación, divulgación, actualización, identificación de cambios, utilización
en los puntos de uso y retiro por obsoletos, de los documentos del Sistema
Integrado de Gestión.

2. Alcance

Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión,

aprobación, divulgación, actualización, identificación de cambios, utilización
en los puntos de uso y retiro por obsoletos, de los documentos del Sistema
Integrado de Gestión.

3. Definiciones

Para controlar los documentos es necesario disponer de un procedimiento

que determine las pautas de actuación para las siguientes tareas:

1. Aprobación de los documentos.

Es necesario determinar las responsabilidades de aprobación de cada uno
de los documentos y la evidencia de dicha aprobación. Las organizaciones
definirán los pasos necesarios para la redacción, revisión y aprobación de
los distintos documentos del sistema de gestión de la calidad, así como las
correspondientes responsabilidades y metodologías.
2. Revisión y actualización de la información documentada
Los documentos del sistema son documentos vivos sometidos a los
cambios que se realicen en las metodologías de trabajo (mejora continua).
La organización debe determinar la frecuencia y el método de esta revisión
de la adecuación de los documentos. En la práctica es habitual que los
documentos se revisen al menos una vez al año durante el proceso de
revisión del sistema por la dirección.
3. Identificación de los cambios y de la versión vigente de los documentos

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DOCUMENTOS
VERSION:
La organización debe mantener el histórico de los cambios en los distintos
documentos, al mismo tiempo debe crear una metodología de identificación
de las versiones (revisiones, versiones) actualizadas.
4. Distribuir la documentación vigente para que se encuentre accesible en
los puntos de uso
Esta distribución de documentos puede realizarse en formato físico o en
formato digital, debe ser de tal forma que todas las personas tengan acceso
a los documentos que sean de aplicación a sus responsabilidades en el
sistema.
5. Mantener los documentos legibles e identificables
Los documentos de la organización suelen estar identificados con logotipos,
títulos y códigos de tal forma que se facilite su identificación y su
accesibilidad.
6. Control de documentos externos
La organización debe controlar aquellos documentos externos que sean
necesarios para el desarrollo de las actividades del sistema. Por ejemplo,
podrán ser documentos externos los textos legales aplicables a la actividad,
los procedimientos requeridos aportados por clientes, los manuales de
productos de proveedores, etc.
7. Control de la documentación obsoleta
Cuando se realicen cambios en algún documento y se aprueba una nueva
versión, la organización debe disponer de una metodología para retirar los
documentos obsoletos para evitar su consulta.

Ejemplo de control de la información documentada

A continuación, se presenta, a modo de ejemplo, la portada de un
documento de un sistema de gestión de la calidad. En la misma pueden
apreciarse diferentes textos y secciones que facilitan el cumplimiento de los
requisitos de la norma.

4. Generalidades del procedimiento

 Se debe mantener actualizado la matriz de control de información

documentada de documentos del SIG, con las versiones actuales,
los cambios presentados y el control de los documentos obsoletos.

 Los documentos válidos son los que se consideran aprobados por

los líderes de procesos y que reposan en el archivo físico y/o
magnético (Debidamente identificada su aprobación y última
2
 PROCEDIMIENTO FECHA:
DE CONTROL DE
REGISTROS Y CODIGO:
DOCUMENTOS
VERSION:
versión).

 Ceo, puede identificar la necesidad de Crear, modificar y/o eliminar

cualquier documento, y presentar la propuesta

 Las dependencias deben crear estrictamente documentos que

ameriten el soporte de su proceso.

 Los documentos como caracterizaciones, procedimientos,

instructivos y formatos deben ser revisados en forma periódica
(Mínimo 1 vez al año) y en caso de ser necesarios actualizarlos a
fin de asegurar la continua adaptabilidad y cumplimiento con los
requisitos aplicables.

 Todas las solicitudes de crear, modificar o eliminar documentos

deben ser diligenciadas por el responsable del respectivo proceso en
el formato establecido para tal fin.

 La redacción de la documentación debe facilitar su comprensión.

 Cada vez que se expida una nueva normatividad o documento

externo debe enviar a la subdirección general mediante correo
electrónico, el documento con su nombre con el fin de actualizar el
normograma.

5. Tabla de abreviaciones

Tabla 1

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DOCUMENTOS
VERSION:

Tabla 2

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 PROCEDIMIENTO FECHA:
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DOCUMENTOS
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6.Descripción del procedimiento.

Actividad Descripción de la actividad Documento o
Nº Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro

Inicio Inicio del procedimiento

5
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DOCUMENTOS
VERSION:
Se identifica la necesidad de crear, eliminar o
Identificar la actualizar un documento del SIG, y se Funcionarios/
necesidad manifiesta al líder de Proceso y/o Responsable Contratistas de
Operativo para su aval. N/A
la Entidad

6
 PROCEDIMIENTO FECHA:
DE CONTROL DE
REGISTROS Y CODIGO:
DOCUMENTOS
VERSION:
Actividad Descripción de la actividad Documento o
Nº Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
brindará desde la Subdirección General.

Tenga en cuenta el Anexo (Guía para la

creación, modificación y/o eliminación de
documentos del SIG), de este
procedimiento.
3 Se analiza la solicitud y los anexos
2 electrónicamente, verificando consistencia con
el objetivo del proceso, y su articulación con el Anexos
SIG. (Continúe en la actividad 4) Electrónicos

¿Es Si la solicitud no es pertinente, se informa al Formato de

pertinente la solicitante del documento las razones por las
Profesional del Solicitud de
solicitud? cuales no aplica la solicitud y se registra en el
SGC Creación,
SI NO formato de Solicitud de creación, actualización o Actualización o
eliminación de Documentos, esto con el fin de eliminación de
que se ajuste al objetivo del proceso. documentos con
las
observaciones
Fin
pertinentes

Se realizan ajustes (De forma) con el Profesional del Correo

acompañamiento del solicitante, en el caso que SGC Electrónico
4 Ajustar el documento sea necesario.
Formato a crear,
Responsable modificar o
Operativo eliminar
 Si es creación de documentos se codifica el
documento acorde con el anexo 1 de este
procedimiento y se actualiza el Listado
Maestro de Documentos.

 Si es modificación se actualiza la versión

Clasificar dependiendo el del documento y se registran los cambios
tipo de documento para su en el listado maestro de documentos.
Profesional del Listado Maestro
cambio
5 SGC de Documentos
 Si es eliminación se debe marcar el
documento en medio magnético como
obsoleto, registrar en el listado maestro y
enviar el documento a la carpeta de
obsoletos. Tener en cuenta la plantilla de
obsoletos.
3

7
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DE CONTROL DE
REGISTROS Y CODIGO:
DOCUMENTOS
VERSION:
Diligenciar la Solicitud de Creación, Formato de
Diligenciar la
actualización o eliminación de documentos y Creación,
solicitud de entregar junto con la propuesta electrónica a la actualización o
creación, Subdirección General eliminación de
actualización o documentos
eliminación de En caso de ser caracterización de proceso o
Documentos Líder del
2 procedimiento tener en cuenta la plantilla que proceso y/o Borrador del
incluye el instructivo para elaborar la propuesta Responsable documento
de este documento. Operativo enviado por
correo electrónico
Formato: Borrador del formato propuesto, en
medio electrónico
Acta
22 Si se requiere asesoría en la modificación de
algún documento del SIG, esta se

Actividad Descripción de la actividad Documento o

Nº Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
brindará desde la Subdirección General.

Tenga en cuenta el Anexo (Guía para la

creación, modificación y/o eliminación de
documentos del SIG), de este
procedimiento.

8
 PROCEDIMIENTO FECHA:
DE CONTROL DE
REGISTROS Y CODIGO:
DOCUMENTOS
VERSION:
3 Se analiza la solicitud y los anexos
22 electrónicamente, verificando consistencia con
el objetivo del proceso, y su articulación con el Anexos
SIG. (Continúe en la actividad 4) Electrónicos

Si la solicitud no es pertinente, se informa al Formato de

¿Es solicitante del documento las razones por las Solicitud de
Profesional del
pertinente cuales no aplica la solicitud y se registra en el Creación,
SGC
ela formato de Solicitud de creación, actualización o Actualización o
solicitud? eliminación de Documentos, esto con el fin de eliminación de
SI NO que se ajuste al objetivo del proceso. documentos con
las
observaciones
Fin pertinentes

Se realizan ajustes (De forma) con el Profesional del Correo

acompañamiento del solicitante, en el caso que SGC Electrónico
4 Ajustar el documento
sea necesario.
Formato a crear,
Responsable modificar o
Operativo eliminar
 Si es creación de documentos se codifica el
documento acorde con el anexo 1 de este
procedimiento y se actualiza el Listado
Maestro de Documentos.
Clasificar
dependiendo el tipo  Si es modificación se actualiza la versión
de documento para del documento y se registran los cambios
su cambio en el listado maestro de documentos.
Profesional del Listado Maestro
5 SGC de Documentos
 Si es eliminación se debe marcar el
documento en medio magnético como
obsoleto, registrar en el listado maestro y
enviar el documento a la carpeta de
obsoletos. Tener en cuenta la plantilla de
obsoletos.
3

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 PROCEDIMIENTO FECHA:
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REGISTROS Y CODIGO:
DOCUMENTOS
VERSION:

Actividad Descripción de la actividad Documento o

Nº Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
Se evidencia la aprobación en el original del
33 documento, con firma del solicitante (Líder y/o
responsable de proceso).

Evidenciar la aprobación Se debe guardar el documento original aprobado Listado Maestro

EVIDENCIAR
del documentoLA con la firma del solicitante una vez se cumpla Profesional del de Documentos
6 APROBACIÓN DEL todo el trámite de modificación, creación o SGC
DOCUMENTO eliminación con los soportes de la solicitud y Documento
actualizar el listado maestro de documentos, así Aprobado
como el control de cambios de los documentos
que los contengan

Con el acompañamiento del profesional de

comunicaciones se publican a través de la Documento
SOCIALIZAR CAMBIOS
Socializar Cambios intranet de la entidad los documentos creados o publicado en la
modificados. Intranet

Debe ser divulgado por el responsable de Profesional del Correo

proceso al personal a su cargo y reenviarlo a los SGC Electrónico
7
usuarios del mismo. Esta persona debe
diligenciar, el formato de socialización de
documentos del SIG GD-F03 y entregarlo a la Formato GD-
Subdirección General como soporte de su F03
socialización. Socialización de
Documentos del
SIG

FIN
Fin Fin del procedimiento

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DOCUMENTOS
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7.Referencias Normativas

NTC ISO 9000 DE 2015.

NTC ISO 9001 DE 2015.
NTC ISO 14001 DE 2015.
NTC ISO 45001 DE 2018.
ISO 10013 DE 2021.

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DOCUMENTOS
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