GESTION

A C T I V O S H O T E L E R O S
Por Jos Mara Gonzlez Valls Creatividad y Tecnologa, S.A.

Gestin de mantenimiento de activos hoteleros

Aplicacin de un sistema de gestin de mantenimiento asistido por ordenador a un establecimiento hotelero

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l objeto del presente trabajo es exponer la problemtica del mantenimiento aplicada a los activos hoteleros. La complejidad de los servicios que hoy da se prestan en el sector hotelero no trasciende al usuario, que solamente se fija en una serie de aspectos externos de estos servicios y de la atencin que recibe como cliente. Sin embargo, esta complejidad es evidente y la organizacin del mantenimiento es una labor ardua.

El uso de programas informticos permite una mejor gestin, reduciendo costes y aumentando la productividad. En definitiva, mejorando la calidad del servicio. Nuestra experiencia en el mantenimiento y el uso de estos programas, ha sido siempre positiva.

1. INTRODUCCION

Segn el diccionario, mantener es la accin de conservar una cosa en su estado inicial. Despus de esta definicin tan terica, hemos de descender a la prctica diaria de los Depar-

tamentos de Mantenimiento. Se trata de organizar y gestionar el mantenimiento de toda una serie de activos que han de prestar servicio de forma muy precisa a los usuarios de los mismos. En este caso concreto del sector hotelero, los

usuarios finales son clientes que solamente perciben una imagen de calidad en funcin de estos servicios. Los Departamentos de Mantenimiento no son solamente responsables del buen funcionaGestin de Hoteles. Julio/Agosto 2000

miento de los servicios, sino que adems han de realizar la planificacin de los trabajos, con las menores paradas posibles y en los momentos adecuados. Han de realizar tambin una administracin de los recursos humanos y una gestin tcnico econmica de la subcontratacin. Han de confeccionar presupuestos y gestionar repuestos. Tienen que ser capaces de analizar la obsolescencia de activos, basndose en histricos de funcionamiento y costes. Tienen tambin que tener en cuenta los requisitos legales de inspecciones reglamentarias de determinados activos, as como los requisitos de Control de Calidad y Medioambiental, sujetos a normativas nacionales e internacionales. Se trata, como vemos, de compaginar muchas variables e intereses a veces contrapuestos. La implantacin de Sistemas de Gestin de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) nos permitir pasar de una estructura de costes e inmovilizaciones de activos a otra de beneficios, explotacin de recursos y gestin de esos activos. En los ltimos aos la direccin de las empresas ha ido comprendiendo que la gestin del mantenimiento es un componente fundamental en la reduccin de costes y el aumento de la productividad. A este cambio de mentalidad han contribuido en gran manera los programas informticos de mantenimiento que permiten planificar de forma personalizada, la conservacin y gestin de los activos de una empresa.
2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA 2.1. Requerimientos y Requisitos

manera o de otra, el mantenimiento afecta a toda la empresa. Los responsables directos del mantenimiento deben asegurar el funcionamiento correcto de mquinas y equipos en general, pero tambin es necesario asegurar la calidad, el servicio, la seguridad, la conservacin del patrimonio y la conservacin del medio ambiente. La seleccin del sistema GMAO ha de realizarse por tanto atendiendo a los distintos tipos de requerimientos que establezcan los diferentes niveles jerrquicos de la empresa. En la Tabla I, se indican para simplificar tres niveles jerrquicos y los requerimientos principales. La Direccin General como es lgico, establecer unos requerimientos de coste y eficacia del programa sin descender a ms detalle. El Director de Mantenimiento, como directamente responsable de la funcin, exigir que se pueda aplicar a su organizacin, que mejore la productividad de su equipo y que le asegure la calidad de funcionamiento. Los tcnicos, responsables directos del mantenimiento, exigirn seguridad de funcionamiento y facilidad de uso, as como recibir la formacin adecuada por parte del suministrador del GMAO, y contar con la asistencia tcnica necesaria. En lo relativo a los requisitos que debemos considerar imprescindibles en un sistema de GMAO, hemos establecido en la Tabla II un primer listado, sin que sea limitativo, ya que cada responsable de mantenimiento puede aadir otros requisitos que l considere convenientes en su organizacin de forma subjetiva. El enunciado de los requisitos es suficientemente explicativo como

Tabla I Programas de gestin de mantenimiento Requerimientos Direccin general - Coste y eficacia Direccin de mantenimiento - Aplicabilidad, productividad y calidad Tcnicos de mantenimiento - Seguridad y facilidad de uso - Formacin y asistencia

para que no haga falta un comentario muy extenso. En el apartado siguiente nos referimos a las funciones que debe prestar un programa de estas caractersticas. La facilidad de uso, aunque parece evidente su exigencia, debemos contrastarla con las caractersticas de nuestra propia organizacin. La instalacin en red, puede ser requisito indispensable tambin en funcin de nuestra organizacin. La adaptacin a nuestros activos resulta tambin evidente. Al referirnos a las garantas del editor, no solamente queremos resaltar la capacidad tcnica y solvencia del autor del programa, sino tambin su permanencia en el tiempo. Nos hemos encontrado en algunas ocasiones, con programas confeccionados a la
Tabla II Programas de gestin de mantenimiento Requisitos Funcionalidad Facilidad de uso Instalacin en red Adaptacin a los activos Garantas del editor Costes de instalacin Formacin Certificado de calidad

Podemos afirmar que, de una

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medida por la propia empresa o por otras organizaciones, en los que al cambiar las personas, no se ha dado soporte de mantenimiento al usuario o actualizacin con nuevas versiones. Lo mismo podemos decir de los costes de instalacin y de la formacin, que sern muy elevados si acudimos a desarrollos individuales. Igual nos llegar a ocurrir con el Certificado de Calidad, si es que estamos interesados en que nuestra organizacin cuente con una homologacin de este tipo.
2.2. La gestin del mantenimiento en un establecimiento hotelero

dictivo, enlace con autmatas, conexin a otras aplicaciones informticas existentes, etc.). Por todo ello, el sistema deber ser modular y configurable, de forma que pueda adaptarse a las particularidades de cada centro y facilite la evolucin futura de los sistemas.
2.3. Arquitectura del sistema

tornos ms congestionados o a las infraestructuras de red de menor ancho de banda. En cuanto al Sistema Gestor de Base de Datos y al entorno de ejecucin cliente-servidor, el sistema se basar de manera estndar en un software de Base de Datos, implementado y soportado en una gran variedad de entornos hardware y software. Se deber prever un sistema abierto que permita conectarse a otras aplicaciones y a dispositivos externos tales como: SCADA, PLC, dispositivos porttiles (Data Loggers), aplicaciones de gestin, de contabilidad, de personal, ERP's, etc.
3. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 3.1. Principios generales

El mantenimiento de un hotel presenta una problemtica concreta que conjuga los aspectos del mantenimiento de un gran edificio (sistemas de calefaccin y aire acondicionado, sistema contra incendios, sistema elctrico, fontanera, etc.), con algunos aspectos propios de una planta de produccin (cocinas, obradores, hornos, maquinaria de corte, etc.) o de un almacn (cmaras frigorficas, despensas, carretillas, traspaletas, carros, etc.). Tambin se tendrn en cuenta, aquellos requisitos tcnicos y legales relacionados con normativas de tipo tcnico, sanitario, de seguridad, etc., que se han de observar en estos establecimientos. Un Sistema de Gestin de Mantenimiento Asistido por Ordenador se dimensionar para adaptarse al modo de operar que se siga en el hotel u hoteles que gestionemos, y tendr la posibilidad de evolucionar en funcin de futuras necesidades que se puedan plantear (mantenimiento pre40

En un hotel, el GMAO trabajar en configuracin monousuario, en un PC, pero es importante que tambin se pueda trabajar en configuraciones multiusuario para el caso de que se quiera disponer de toda la informacin de una cadena de hoteles en un puesto servidor, con diversos puestos cliente para cada establecimiento hotelero. Normalmente el sistema estar construido segn una arquitectura cliente-servidor, basndose en el protocolo de red TCP/IP e integrndose en cualquier entorno informtico como una aplicacin estndar ms. Los programas que configuran la interfaz de usuario y los puestos cliente funcionarn en Windows, debiendo existir soporte para toda la gama: Windows 95, Windows 98 y Windows NT. La parte servidora deber poder basarse tambin en otros entornos no Windows como Novell o UNIX y en otras plataformas hardware. La centralizacin de las bases de datos deber permitir racionalizar la gestin del propio sistema, facilitndose a la vez los procedimientos de copias de seguridad. Por otra parte, el sistema permitir configurar mltiples parmetros de la instalacin en red, para adaptarse a los en-

Al seleccionar un software de gestin de mantenimiento de activos inmobiliarios, se deben tener en cuenta todas las funciones que realiza y que permiten gerenciar y administrar todas las actividades de mantenimiento. En nuestra breve exposicin, vamos a tratar de definir las funcionalidades de estos sistemas que deben permitir realizar el mantenimiento de todas las instalaciones y servicios, adems de otra serie de funciones, tal como hemos reflejado en la Tabla III. Esta Tabla no debemos contemplarla como limitativa. Un Sistema de Gestin de Mantenimiento Asistido por Ordenador manejar cuatro grandes grupos de informacin: - El inventario de equipos e instalaciones, organizado seGestin de Hoteles. Julio/Agosto 2000

gn una estructura jerrquica arborescente: con su codificacin e informacin descriptiva, informacin tcnica, coste inicial, costes de mantenimiento, depreciacin, amortizaciones, etc. - Los trabajos que hay que realizar sobre los equipos e instalaciones: plan de mantenimiento preventivo, procedimientos, inspecciones, rutas y correctivos. - El personal de mantenimiento: cualificacin, horarios, turnos de trabajo, absentismo, vacaciones, coste horarios, etc. - La gestin del almacn de repuestos: stocks, kits de repuestos, costes asociados, etc.
3.2. Ficheros bsicos

Tabla III Programas de gestin de mantenimiento Funcionalidades Registro de activos: equipamientos, instalaciones, edificios Dibujos, planos, esquemas, fotografas Programacin por perodos de tiempo variables Condiciones de funcionamiento Ordenes de trabajo, documentos, garantas Normas de seguridad, salud ambiental Listados de piezas y herramientas Datos de incidencias, tiempos utilizados Inventario de existencias, cdigos de barras Equipos de medicin Control de costes y presupuestos Informes y grficos

personal, de manera que luego, al definir trabajos, podamos tener en cuenta das naturales o das hbiles, laborables o festivos, vacaciones o no. - Departamentos:

Para empezar a dar de alta toda la informacin relativa a los cuatro captulos anteriores, hay que contemplar una serie de ficheros bsicos que se deben tener en cuenta. Estos ficheros, adems de permitir que el programa funcione, cruzando la informacin contenida en ellos, nos permiten agrupar la informacin de muy diversas maneras, que nos sern tiles a la hora de hacer informes y consultas. - Calendarios: Este fichero nos permitir definir distintos tipos de calendarios y asociarlos a las actividades de mantenimiento, a la contabilidad, a los proveedores, etc. Cada calendario puede referirse a un ao o a otros perodos de tiempo segn convenga (lustros, trienios, aos, semestres, trimestres, temporada alta, media y baja, etc.). Asociado a los calendarios, estableceremos los das festivos y las vacaciones del
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dad de unos trabajos frente a otros. Los cdigos de prioridad sern definibles por el usuario en nmero y en descripcin. Por ejemplo se podran definir tres cdigos de prioridad: Urgente, Normal, Baja. - Cdigos de preferencia: Hacen referencia a la importancia de los equipos e instalaciones del hotel en el caso de que se averen. Los cdigos de preferencia sern definibles por el usuario en nmero y en descripcin. Un ejemplo podra ser: Muy Importante (celda de transformacin, calderas de A.C.S, etc.), Importante, etc. - Oficios, especialidades: Se definirn aqu las categoras laborales del personal que realiza el mantenimiento, y si son propios o externos. Por ejemplo, se podran definir: Fontanero Electricista Jefe de mantenimiento Oficial Ayudante Externo Externo Interno Interno Interno

Se definirn los distintos departamentos en que se divide el establecimiento, y sirve para asignar las tareas de mantenimiento y sus costes asociados, y para preparar informes de forma selectiva. - Tipos de trabajo: Se definirn distintos tipos atendiendo a su naturaleza: Correctivo Interno Modificativo Interno Correctivo Externo Modificativo Externo Preventivo Interno Etc. Preventivo Externo En cualquier caso, el usuario autorizado (ejemplo, el jefe de mantenimiento) podr aadir, eliminar o cambiar tipos de trabajo segn sus necesidades. - Cdigos de prioridad: Hacen referencia a la priori-

Tambin sern definibles por 41

el usuario sin ningn tipo de limitacin. Este fichero estar muy relacionado con el captulo general de gestin de personal donde se definirn las personas fsicas que realizan el mantenimiento. - Tarifas horarias: Para cada oficio o especialidad se definirn unos cdigos y unas tarifas horarias asociadas que pueden ser tantas como queramos; algunos ejemplos son: tarifa horaria en jornada normal, hora extra diurna, hora extra nocturna, hora extra en domingo, hora extra en vacaciones, hora extra localizable con "busca", etc. - Turnos de trabajo: Se definirn los turnos de trabajo, su horario, su duracin, y el nmero de das que va a estar activo cada turno. - Tipos de turnos: Se establecer la secuencia de rotacin de los turnos en funcin de que se trabaje a 2, 3 4 turnos, de forma estndar, o en funcin de la secuencia de rotacin que se establezca en el hotel. - Clasificacin de averas:

sobretensin, ruido excesivo, temperatura muy alta, fallo de diseo, corrosin, fatiga, desgaste, etc.) y definir si ha sido un sntoma, una causa, una avera propiamente dicha u otros motivos. Tambin ser totalmente definible por el usuario. - Estado de equipos e instalaciones: Este fichero servir para clasificar el estado de los equipos e instalaciones del hotel: en funcionamiento, en reparacin, necesita calibracin, en alquiler, etc. El estado de los equipos deber ser definible por el usuario, en su nmero y en su descripcin. - Estado de las Ordenes de Trabajo: Con objeto de conocer en todo momento la carga de trabajo que se tiene, habr que definir, entre otras cosas, el estado de las rdenes de trabajo. Estos estados sern definibles por el usuario, como en el resto de los ficheros bsicos antes mencionados, y algunos ejemplos podran ser: orden de trabajo: abierta, impresa, suspendida por otro trabajo, a la espera de repuestos, completada, completada salvo repuestos, o archivada. - Cdigos de retraso:

3.3. Estructura y organizacin del inventario de equipos

Para una mejor explotacin de las posibilidades del GMAO, el sistema estructurar y organizar los equipos e instalaciones del hotel segn una jerarqua arborescente. El inventario de equipos y su organizacin no se queda nicamente en disponer de una ficha individual, sino que tambin se conocen sus relaciones y dependencias dentro del hipermercado. Mediante esta estructura, de longitud tericamente infinita, se definirn los equipos e instalaciones que van a ser objeto de mantenimiento. Tambin se definirn dentro de esta estructura equipos o instalaciones que no tienen identidad fsica pero que organizativamente constituyen un conjunto de clasificacin. Por ejemplo comn aire acondicionado. Este tipo de organizacin crea una relacin entre elementos, independientemente de la codificacin utilizada para identificar cada equipo. Aunque el nmero de niveles sea ilimitado no tiene que implicar que necesariamente se utilicen estructuras excesivamente desglosadas. S es recomendable abrir ms la estructura en aquellos equipos o instalaciones que presenten una mayor complejidad, pero este desglose no es necesario realizarlo al principio ya que la estructura es dinmica y adaptable y podr ir creciendo o cambiando segn lo requieran las necesidades del equipo de mantenimiento. As como la creacin de la estructura se suele realizar de "lo ms general" a "lo ms partiGestin de Hoteles. Julio/Agosto 2000

Se trata de clasificar las averas segn su naturaleza: mecnica, elctrica, hidrulica, electrnica, calibracin, limpieza, etc. Esta clasificacin deber ser definible por el usuario tanto en nmero como en su descripcin. - Tipos de averas: Dentro de las categoras anteriores, se trata de describir con ms detalle la avera (mal uso, 42

Al definir un trabajo de mantenimiento preventivo, se establecer un tiempo medio estimado para realizar ese trabajo, pero pueden existir retrasos no previstos que conviene postular. Algunos ejemplos pueden ser: pausa para almorzar, mquina demasiado caliente, no se encuentran las llaves, no hay repuestos, no hay tensin para la herramienta, etc.

cular", la explotacin de los datos y de la informacin asociada a ellos se realiza de "lo particular" a "lo ms general" con posibilidad de obtener datos e informes acumulando por niveles. Mediante otro tipo de parmetros tambin se podrn extraer de la estructura datos e informes sin atender a la clasificacin jerrquica de los equipos. Se podrn conocer por un lado, datos e informes de cualquier componente concreto de la estructura y de su repercusin sobre el grupo o seccin al que est enlazado, pero tambin se podrn extraer de la estructura datos e informes atendiendo a otro tipo de parmetros o clasificaciones. Por ejemplo aquellos equipos que sean del mismo fabricante, aquellos cuya garanta finalice en una fecha determinada, etc. El registro de equipos e instalaciones se realizar a base de fichas o plantillas de los mismos, que sern totalmente configurables por el usuario, de manera que puedan existir una ficha tipo para todos los equipos, una ficha que sirva para determinado tipo de mquinas, y/o una ficha particular distinta para cada mquina. En cada ficha se incluir el cdigo y la descripcin de cada equipo o instalacin, se reflejarn las caractersticas del equipo, datos de su localizacin, reas que asiste, centro de costes al que se asigna, datos del fabricante y del proveedor, fecha de compra, coste inicial, mtodo de devaluacin y amortizacin, coste de materiales y mano de obra que se lleva gastado en el equipo, etc. Adems de este captulo principal, en cada ficha se podr disponer de informacin tcnica referente al equipo a mantener, como potencia, capacidad, carga mxima, voltaje, etc. En cualquier caso, lo importante
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es que sea definible por el usuario para adaptarse totalmente a sus necesidades. El registro de equipos e instalaciones dispondr de un sistema de gestin de garantas en el que se reflejan: el proveedor, los trminos de las garantas, las fechas en que stas expiran, detalles contractuales, etc. A cada una de las fichas se le podrn aadir imgenes y planos en los que se indiquen detalles de cada elemento a mantener o la situacin de los mismos en el conjunto. El programa dispondr de visualizadores que permitan ver tanto planos como imgenes escaneadas en mltiples formatos. Adems se podrn aadir documentos de texto de cualquier extensin que reflejen, por ejemplo, manuales de instrucciones, procedimientos de seguridad y salud, normas y reglamentos, u otros. Para ver este tipo de documentos el programa dispondr de un visualizador, de manera que no sea necesario tener en cada puesto de trabajo la licencia del programa de tratamiento de textos correspondiente. Tambin es til disponer en la ficha de cada equipo o instalacin, de al menos una pgina de texto de formato libre para cualquier informacin adicional que se quiera aadir a la misma. En la ficha de cada equipo o instalacin, se ir acumulando un registro histrico de cualquier actividad que se realice sobre l, pudindose consultar, para cada elemento, el historial del mantenimiento, los perodos de actividad, las horas de mano de obra dedicadas, las piezas utilizadas y los costes acumulados de mano de obra, de piezas y totales de ese equipo.

Para cada equipo podremos ver el plan de mantenimiento preventivo del mismo, el histrico de rdenes de trabajo (con las personas que realizaron cada trabajo, el tiempo que emplearon, los repuestos que utilizaron, etc.), las rdenes de trabajo vigentes en curso de ser realizadas, las piezas de repuesto asociadas a ese equipo, los totales de repuestos y mano de obra que se han utilizado en ese equipo durante un perodo determinado, los defectos menores que tiene el equipo y estn pendientes de reparar, etc.
3.4. El Plan de Mantenimiento Preventivo

Fig. 1.

Para cada equipo o instalacin se establecern un conjunto de trabajos que compondrn su plan de mantenimiento preventivo. Estos trabajos sern lanzados: a) Con una periodicidad determinada (segn la frecuencia que se les asigne). b) Slo una vez. c) Un nmero determinado de veces (tambin segn la frecuencia que se les asigne). d) Cuando sea necesario (por 43

ejemplo cada cien veces que acte un mecanismo, cada 500 horas de funcionamiento, cuando la temperatura alcance un valor determinado, etc.). Las tareas de mantenimiento no planificado tendrn un tratamiento aparte que se explicar ms adelante. En cada uno de estos trabajos o gamas de mantenimiento se definir: - El cdigo de la gama. - El equipo al que se refiere. - La descripcin del trabajo a realizar. - La persona o personas que tienen que realizar el trabajo y el tiempo estimado que les llevar hacerlo a cada uno de ellos. - Los costes extraordinarios que pudiera haber (portes, desplazamientos, etc.). - La prioridad del trabajo (ejemplo: urgente, normal y baja, establecido en el fichero correspondiente). - El tipo de trabajo (ejemplo: preventivo interno, preventivo externo, modificativo interno, etc., establecido en el fichero correspondiente). - El departamento del que depende el trabajo. - El centro de costes al que se asigna el trabajo. - La periodicidad segn un calendario de das, semanas, meses, aos. - La siguiente fecha en que hay que realizar el trabajo. - El tipo de das en que se cuenta la programacin: das laborables o das naturales. - Si hay que tener en cuenta o no los das festivos (habr que definir previamente dichas festividades). - Las reglas de programacin de "fecha de ejecucin" y relaciones "padre-hijo" entre tareas: teniendo en cuenta o no la fecha de ejecucin de una tarea que ha de realizarse, por ejemplo, cada cinco das, ha44

br de variar o no la prxima fecha en que se realice el trabajo en funcin de si la vez anterior ste se ha adelantado o retrasado en un da; para las reglas "padre-hijo" existen tareas que anulan a otras, as una revisin general que se realiza cada seis meses anular a la revisin parcial correspondiente que se realiza cada mes. - Los repuestos necesarios para realizar ese trabajo. A cada trabajo de mantenimiento preventivo, igual que a las fichas de los equipos, se le podrn asociar documentos de texto de cualquier extensin y planos e imgenes escaneadas. Adems se podr ver: la programacin de ese trabajo para un horizonte determinado (ejemplo, para los prximos tres meses), las rdenes de trabajo asociadas a esa gama, y tambin todas las gamas o trabajos de mantenimiento que haya para el equipo o instalacin sobre el que estamos trabajando. Las tareas de mantenimiento no planificado tendrn un tratamiento especial con objeto de que el lanzamiento de la orden de trabajo correspondiente se realice de forma inmediata y el trabajo se haga lo ms rpidamente posible. As, habr un botn especfico para lanzar trabajos no planificados, en el que aparezca una pantalla en la que se deber definir el equipo a reparar y la persona que ha de realizar la reparacin, pudindose rellenar otros datos, si fuera necesario, con posterioridad al lanzamiento de la orden de trabajo. Tambin existir una funcionalidad que permita emitir y completar la orden de trabajo con posterioridad a la ejecucin del mismo, por si no ha

sido posible emitirla cuando se recibi el aviso de avera. El diseo de las rdenes de trabajo que salen impresas ser definible por el usuario de forma anloga a como se definen las plantillas de las fichas para dar de alta los equipos e instalaciones. As se irn escogiendo campos de la base de datos para configurar la orden de trabajo escrita que suele ser una hoja en la que figuran datos como por ejemplo: nombre de la empresa o del establecimiento, n de orden de trabajo, equipo a mantener con su cdigo correspondiente, descripcin del trabajo a realizar, personal que tiene que llevarlo a cabo, etc. Tambin deber haber espacio para que los operarios completen la orden de trabajo: comentarios, tiempo trabajado y repuestos utilizados, fundamentalmente.
3.5. Gestin del personal de mantenimiento

3.5.1. Fichas de personal El programa contendr un registro de fichas de personal en las que aparecern sus datos principales como su nombre, cdigos de identificacin, fecha de alta y baja, categora laboral, coste horario en horas normales y extraordinarias, nmero de horas que trabaja a la semana, turnos de trabajo, fecha de comienzo en ese turno, fecha en que cambia a otro turno de trabajo, da que vuelve al turno normal, etc. Tambin se podrn aadir todo tipo de notas generales sobre el trabajador. 3.5.2. Registro de asistencia, vacaciones, permisos y bajas En este fichero se registrarn todas las incidencias relativas a
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la asistencia y ausencias del trabajador a su puesto de trabajo. Cada trabajador ser identificado mediante un nico cdigo y a l se asociarn el tipo de ausencias (pudindose detallar si se deben a vacaciones, enfermedad u otros motivos), el da en que empieza la ausencia, el da en que esta termina y el turno de trabajo en el que se incorpora el trabajador. 3.5.3. Registro de especialidades Por cada empleado se podrn relacionar su especialidad, los cursos de formacin que ha realizado, las reuniones a las que ha asistido, una descripcin del curso, seminario o reunin, el resultado del curso (ejemplo, aprobado o suspendido), la fecha en que obtiene la cualificacin o el ttulo, el da que expira el mismo si necesita renovacin (carnet de manipulador de alimentos, carnet de conducir para vehculos de un determinado tipo, permisos de armas del personal de seguridad, etc). El sistema permitir entre otros la elaboracin de informes detallados sobre la carga de trabajo, tiempos productivos y rendimientos de cada empleado.
3.6. Gestin del almacn de repuestos

Fig. 2. En este contexto la ingeniera de mantenimiento adquiere la misma importancia que otras reas de negocio. La complejidad cada vez mayor de las instalaciones y el incremento del coste de los repuestos hacen necesario un mtodo de control de existencias mejor que el simple establecimiento de unos niveles mximo y mnimo de stock. Para ello el GMAO deber incorporar las tcnicas ms avanzadas de MRP (Material Requirement Planning) estableciendo una previsin de las necesidades de existencias basndose en los planes de trabajos previstos y sus conjuntos de piezas asociados, y en los histricos de trabajos no previstos que requieren piezas en el caso de averas. Cada trabajo a realizar llevar incorporado un conjunto de piezas de repuesto a utilizar que ser gestionado por el sistema. Tambin se podr incorporar informacin en forma de texto o de imgenes. Para cada tipo de repuesto el sistema mantendr cuatro balances: 1. La cantidad que se ha retirado. 2. La cantidad pedida a suministradores. 3. La cantidad necesaria para los trabajos lanzados. 4. La cantidad tericamente libre. En cuanto a la asignacin de costes de los repuestos, sta se podr realizar tomando como referencia: 1. Costes estndar. 2. Costes medios. 3. Costes del ltimo pedido.
3.7. Consultas e informes

Uno de los aspectos ms importantes para llevar a cabo un buen mantenimiento es el control de las existencias de piezas de repuesto y consumibles. Demasiadas existencias equivalen a capital inmovilizado y a ocupar demasiado espacio de almacenamiento. Pocas existencias significan retrasos en el mantenimiento, disminucin de la capacidad de produccin y un incremento de los costes de aprovisionamiento en situaciones de urgencia.
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En un sistema como el propuesto, se podrn hacer instantneamente multitud de consultas acerca de los equipos, la actividad que han tenido, los trabajos o gamas de mantenimiento definidas, las rdenes de trabajo en curso, el histrico de rdenes de trabajo, el trabajo acumulado, etc., con slo pulsar en el botn correspondiente. Para la bsqueda de equipos podremos utilizar el listado general, ordenado segn el cdigo, podremos hacerlo en la es45

tructura de rbol, estructurada por departamentos, reas, etc. Adems de todas estas consultas bsicas, el sistema incorporar de manera estndar una serie de informes, que veremos a continuacin, que permita a los gestores del mantenimiento estar bien informados de las actividades de mantenimiento que se realizan y de cules son sus costes, y les ayuden a la hora de tomar decisiones. Independientemente de los anlisis e informes de tipo estndar, el sistema estar preparado para elaborar informes a

medida, segn lo requiera el usuario, utilizando alguna de las herramientas informticas para elaboracin de informes que existen en el mercado como puede ser, por ejemplo, Crystal Reports. Los anlisis e informes tipo estndar debern incluir: . Informes sobre trabajos en curso. . Informes sobre trabajos terminados: - Informes de horas dedicadas. - Informe de materiales utilizados.

. Anlisis de los planes de mantenimiento. . Informes de personal. . Anlisis sobre equipos: - Revisin del valor de los equipos. - Averas de equipos. - Rendimiento de los equipos. - Anlisis de garantas. - Anlisis de sustitucin de equipos. - Anlisis de Pareto. - Anlisis de MTBF. . Anlisis de averas.

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