Madalas marinig na ang mabisang komunikasyon ang buhay ng

isang samahan o organisasyon. Kung walang maayos na daloy ng

komunikasyon sa loob isang samahan, kadalasan ito ay walang kaayusan.
Gayundin naman, kung ang komunikasyon ang buhay ng samahan,
itinuturing namang pinakapuso at isip nito ay ang pagpupulong. Sa
pamamagitan ng epektibong pagpupulong nauunawaan at nadarama ng
bawat bahagi ng samahan ang mga mithiin at nais tahakin nito. Kaya
naman, napakahalagang maisagawa ang isang maayos, organisado, at
sistematikong pagpupulong ito man ay isang business meeting, one-on-one
meeting, o company meeting.

Memorandum, Adyenda, at Katitikan ng Pulong

May tatlong mahahalagang elementong kailangan upang maging

maayos, organisado, at epektibo ang isang pulong. Ito ay ang
memorandum, adyenda, at katitikan ng pulong. Bilang isang mag-aaral,
mahalagang matutuhan mo kung ano- ano at kung paano ginagawa ang
mga ito.

Memorandum o Memo
Ayon kay Prof. Ma. Rovilla Sudprasert (2014), sa kanyang aklat na
English for the Workplace 3, ang memorandum o memo ay isang
kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa gagawing pulong o paalala
tungkol sa isang mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin, o utos. Sa
memo nakasaad ang layunin o pakay ng gagawing miting Sa pamamagitan
nito, nagiging malinaw sa mga dadalo ng pulong kung ano ang inaasahan
mula sa kanila. Kung ang layunin ng pulong na nakatala sa memo ay
upang ipabatid lamang sa kanila ang isang mahalagang desisyon o
proyekto ng kompanya o organisasyon, magiging malinaw para sa lahat na
hindi na kailangan ang kanilang ideya o suhestiyon sapagkat pinal na ang
nasabing desisyon o proyekto.

Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang sining. Dapat

tandaan na ang memo ay hindi isang liham. Kadalasan ay maikli lamang
na ang pangunahing layunin ay pakilusin ang isang tao sa isang tiyak na
 alituntuning dapat isakatuparan gaya halimbawa ng pagdalo sa isang
pulong, pagsasagawa, o pagsunod sa bagong sistema ng produksiyon o
kompanya. Ito rin ay maaaring maglahad ng isang impormasyon tungkol
sa isang mahalagang balita o pangyayari at pagbabago sa mga polisiya.

Ayon kay Dr. Darwin Bargo (2014) sa kanyang aklat na Writing in

the Discipline, ang mga kilalâ at malalaking kompanya at mga institusyon
ay kalimitang gumagamit ng mga colored stationery para sa kanilang mga
memo tulad ng sumusunod:

 Puti- ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan, direktiba, o

impormasyon
 Pink o rosas- ginagamit naman para sa request o order na
nanggagaling sa purchasing department
 Dilaw o luntian- ginagamit naman para sa mga memo na
nanggagaling sa marketing at accounting department

Sa pangkalahatan, ayon din kay Bargo (2014), may tatlong uri ng

memorandum ayon sa layunin nito.
a. Memorandum para sa kahilingan
b. Memorandum para sa kabatiran
c. Memorandum para sa pagtugon

Narito ang ilang halimbawa ng memo na ginagamit sa

pagsasagawa ng pulong o pagbibigay ng kabatiran.

Academy of Saint John

La Salle Green Hills Supervised
General Trias, Cavite

MEMORANDUM

Para sa: Mga Puno ng Kagawaran at Mga Guro ng Senior High School
Mula Kay: Daisy T. Romero, Punong-guro, Academy of Saint John
Petsa: 25 Nobyembre, 2015
Paksa: Pagbabago ng Petsa ng Pulong
Academy of Saint John
Ang nakatakdang pulongGreen
La Salle Hills Supervised
sa Sabado, Nobyembre 28, 2015 ay inilipat sa
General Trias, Cavite hanggang ika-11:00 ng umaga.
susunod na Sabado, Disyembre 5 sa ganap na ika-9:00
MEMORANDUM
Mula sa mga nakatalang halimbawa, mahalagang tandaan na ang isang
maayos at malinaw na memo ay dapat na magtaglay ng sumusunod na
mga impormasyon. Ang mga impormasyong ito ay hinango mula sa aklat
ni Sudprasert (2014) na English for the Workplace 3.
1. Makikita sa letterhead ang logo at pangalan ng kompanya, institusyon,
o organisasyon gayundin ang lugar kung saan matatagpuan ito at minsan
maging ang bilang ng numero ng telepono.

2. Ang bahaging 'Para sa/Para Kay/Kina' ay naglalaman ng pangalan ng

tao o mga tao, o kaya naman ay grupong pinag-uukulan ng memo. Para sa
isang impormal na memo ang Para Kay: Ailene ay sapat na. Ngunit sa
mga pormal na memo, mahalagang isulat ang buong pangalan ng pinag-
uukulan nito. Kung ang tatanggap ng memo ay kabilang sa ibang
departamento, makatutulong kung ilalagay rin ang pangalan ng
departamento. Hindi na rin kailangang lagyan ng G., Gng., Bb., at iba pa
maliban na lamang na napakapormal ng memong ginawa.

3. Ang bahagi namang 'Mula Kay' ay naglalaman ng pangalan ng gumawa

o nagpadala ng memo. Gaya rin ng bahaging 'Para sa/Para Kay/Kina'
maaaring gamitin na lamang ang unang pangalan ng sumulat nito gaya
halimbawa nito: Mula Kay: Nestor. Ngunit kung ito ay pormal, isulat ang
buong pangalan ng nagpadala. Gayundin, mahalagang ilagay ang pangalan
ng departamento kung ang memo ay galing sa ibang seksiyon o tanggapan.
Hindi na rin kailangang lagyan ng G., Gng., Bb., at iba pa maliban na
lamang na napakapormal ng memong ginawa.

4. Sa bahaging Petsa, iwasan ang paggamit ng numero gaya ng 11/25/15 o

30/09/15. Sa halip, isulat ang buong pangalan ng buwan o ang dinaglat na
salita nito tulad halimbawa ng Nobyembre o Nob. kasama ang araw at taon
upang maiwasan ang pagkalito.

5. Ang bahaging Paksa ay mahalagang maisulat nang payak, malinaw, at

tuwiran upang agad maunawaan ang nais ipabatid nito.

6. Kadalasang ang 'Mensahe' ay maikli lamang ngunit kung ito ay isang

detalyadong memo kailangang ito ay magtaglay ng sumusunod:

a. Sitwasyon- dito makikita ang panimula o layunin ng memo.

b. Problema- nakasaad ang suliraning dapat pagtuonan ng
pansin. Hindi lahat ng memo ay nagtataglay nito.
 c. Solusyon -nagsasaad ng inaasahang dapat gawin ng
kinauukulan.

d. Paggalang o Pasasalamat -wakasan ang memo sa

pamamagitan ng pagpapasalamat o pagpapakita ng
paggalang.

7. Ang huling bahagi ay ang 'Lagda' ng nagpadala. Kadalasang inilalagay

ito
sa ibabaw ng kanyang pangalan sa bahaging Mula Kay.
Agenda o Adyenda
Ayon kay Sudprasert (2014), ang adyenda ang nagtatakda ng mga paksang
tatalakayin sa pulong. Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong
adyenda ang isa sa mga susi ng matagumpay na pulong. Napakahalagang
maisagawa ito nang maayos at maipabatid sa mga taong kabahagi bago
isagawa ang pulong. Narito ang ilang kahalagahan ng pagkakaroon ng
adyenda ng pulong.
1. Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon:
a. mga paksang tatalakayin
b. mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa
c. oras na itinakda para sa bawat paksa

2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng pagkakasunod-

sunod ng mga paksang tatalakayin at kung gaano katagal pag-uusapan ang
mga ito.

3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak

na ang lahat ng paksang tatalakayin ay kasama sa talaan.

4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na

maging handa sa mga paksang tatalakayin o pagdedesisyunan.

5. Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling nakapokus sa mga

paksang tatalakayin sa pulong.
Mga Hakbang sa Pagsulat ng Adyenda
 Tulad ng paggawa ng memorandum, mayroon ding sinusunod na
hakbang sa paggawa ng adyenda. Tandaan na ang mga paksang tatalakayin
ay hindi lamang sa isang tao magmumula kundi manggagaling sa mga
taong kasapi sa pulong. Narito ang mga hakbang na dapat isagawa sa
pagsulat ng adyenda.

1. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya naman

ay isang e-mail na nagsasaad na magkakaroon ng pulong tungkol sa
isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong araw, oras, at lugar.

2. Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibayan ng

kanilang pagdalo o kung e-mail naman, kinakailangang magpadala
sila ng kanilang tugon. Ipaliwanag din sa memo na sa mga dadalo,
mangyaring ipadala o ibigay sa gagawa ng adyenda ang kanilang
concerns o paksang tatalakayin at maging ang bilang ng minutong
kanilang kailangan upang pag-usapan ito.

3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang lahat

ng mga adyenda o paksa ay napadala o nalikom na. Higit na magiging
sistematiko kung ang talaan ng adyenda ay nakalatag sa talahanayan o
naka-table format kung saan makikita ang adyenda o paksa, taong
magpapaliwanag, at oras kung gaano ito katagal pag-uusapan. Ang
taong naatasang gumawa ng adyenda ay kailangang maging matalino
at mapanuri kung ang mga isinumiteng adyenda o paksa ay may
kaugnayan sa layunin ng pulong. Kung sakaling ito ay malayo sa
paksang pag-uusapan, ipagbigay-alam sa taong nagpadala nito na ito
ay maaaring talakayin sa susunod na pulong.

4. Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o

isang araw bago ang pulong. Bilang paalala ay muling ilagay rito ang
layunin ng pulong, at kung kailan at saan ito gaganapin.

5. Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong.

Petsa: Disyembre 5, 2015 Oras: 9:00 n.u.-
11:00 n.u.
Lugar: Academy of Saint John (Conference Room)
Paksa/Layunin: Preparasyon para sa Senior High School
Mga Dadalo:
1. Daisy Romero (Prinsipal)
2. Nestor Lontoc (Registrar)
3. Joselito Pascual (Finance Head)
4. Atty. Ez Pascual (Physical Resource Head)
5. Engr. Ricardo Martinez (Engineer)
6. Vicky Gallardo (Academic Coordinator)
7. Rubie Manguera (Academic Coordinator)
8. Richard Pineda (Academic Coordinator)
9. Gemma Abriza (Guro-Senior High School)
10. Joel Cenizal (Guro-Senior High School)
11. Sherlyn Fercia (Guro-Senior High School)
12. Evangeline Sipat (Guro-Senior High School)
13. Ailene Posadas (Guro-Senior High School)
14. Vivin Abundo (Guro-Senior High School)
15. Onie Ison (Guro-Senior High School)
Mga Paksa o Agenda Taong Tatalakay Oras
1. Badyet sa pagpapatayo ng mga Pascual 20 minuto
gusali para sa Senior High School
2. Loteng kailangan sa pagpapatayo ng Atty. Pascual 20 minuto
gusali
3. Feedback mula sa mga magulang Romero 10 minuto
hinggil sa SHS ng ASJ
4. Kurikulum/Track na ibibigay ng ASJ Romero 20 minuto
5. Pagkuha at Pagsasanay ng mga guro Lontoc 15 minuto
para sa SHS
6. Pag-iiskedyul ng mga asignatura Pineda 15 minuto
7. Estratehiya para mahikayat ang mga Gallardo 10 minuto
mag-aaral na kumuha ng SHS sa ASJ

Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Adyenda

1. Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi ng
mga adyenda. Ginagawa ito upang matiyak na ang bawat taong dadalo sa
pulong ay may sapat na kaalaman hinggil sa mga paksang pag-uusapan.
Gaya ng nabanggit sa unahan, maaari itong ibigay sa mga kasapi sa
pulong, isang araw o dalawang araw bago ang pulong depende sa kultura
ng organisasyon o institusyon. Maaaring magdala ng karagdagang kopya
nito sa mismong araw ng pulong upang kung may nakalimot dalhin ito ay
maaari mo silang bigyan ng kopya.

2. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahahalagang

paksa. Sa pagpaplano ng pulong, higit na makabubuti kung sa unang
bahagi ng miting tatalakayin ang pinakamahahalagang adyenda. Ginagawa
ito upang matiyak na kung kulangin man ang oras para sa pagpupulong ay
natalakay na ang mahahalagang paksa. Gayundin, ang mga taong kasama
sa pulong ay hindi pa gaanong pagod at ito ay nakatutulong nang malaki
upang maunawaan nang lubos ang mahahalagang adyenda.

3. Manatili sa iskedyul ng agenda ngunit maging flexible kung

kinakailangan. Tiyakin na nasusunod ang itinakdang oras para sa mga
adyenda o paksang tatalakayin. Maging "conscious" sa oras na
napagkasunduan. Huwag maging maligoy sa pagtalakay ng mga paksa.
Tandaan na ayaw ng maraming tao ang mahabang pulong. Ito ay
kadalasang nagdudulot ng pagkainip o minsan maging pagkainis sa mga
kasapi sa pulong. Kung sakaling sumobra sa itinakdang oras ang
pagtalakay sa isang paksa dahil mahalaga ito at nangangailangan ng higit
na paglilinaw, maaaring mag-adjust ng oras ng pagtalakay sa ibang
adyenda na maaaring matalakay nang mas mabilis.

4. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa sipi ng

adyenda. Ang pagsunod sa itinakdang oras ay nangangahulugan ng
pagrespeto sa oras ng iyong mga kasama. Kung maaari ay maglagay ng
q]palugit o sobrang oras upang maiwasan ang pagmamadali.
5. Ihanda ang mga kakailanganing dokumento kasama ng adyenda.
Makatutulong nang malaki kung nakahanda na rin kasama ng adyenda ang
mga kakailanganing dokumento para sa mga paksang nangangailangan ng
estadistika, kompyutasyon, at iba pa upang mas madali itong maunawaan
ng lahat at walang masayang na oras.
(Pinagmttttt =----------,,00,lllulan: http://academichelp.net/business-
wrting-help/writing-agenda.html)
Katitikan ng Pulong

Ang pulong ay mababalewala kung hindi maitatala ang mga napag-

usapan o napagkasunduan. Ang opisyal na talâ ng isang pulong ay
tinatawag na katitikan ng pulong. Ito ay kalimitang isinasagawa nang
pormal, obhetibo, at komprehensibo o nagtataglay ng lahat ng
mahahalagang detalyeng tinalakay sa pulong. Matapos itong maisulat at
mapagtibay sa susunod na pagpupulong, ito ay nagsisilbing opisyal at legal
na kasulatan ng samahan, kompanya, o organisasyong maaaring magamit
bilang prima facie evidence sa mga legal na usapin o sanggunian para sa
susunod na mga pagpaplano at pagkilos.
Higit na napagtitibay ang mga napag-usapan at napagkasunduan
kung ito ay maingat na naitala at naisulat. Kaya naman napakahalagang
maunawaan kung paano gumawa ng isang organisado, obhetibo, at
sistematikong katitikan ng pulong. Ito ay hindi lamang gawain ng kalihim
ng samahan o organisasyon, ang bawat isang kasapi ay maaaring
maatasang gumawa nito.

Mahahalagang Bahagi ng Katitikan ng Pulong

Heading- Ito ay naglalaman ng pangalan ng kompanya, samahan,
organisasyon, o kagawaran. Makikita rin dito ang petsa, ang lokasyon, at
maging ang oras ng pagsisimula ng pulong.
1. Mga kalahok o dumalo-Dito nakalagay kung sino ang nanguna
sa pagpapadaloy ng pulong gayundin ang pangalan ng lahat ng mga
dumalo kasama ang mga panauhin. Maging ang pangalan ng mga
liban o hindi nakadalo ay nakatala rin dito.
2. Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong-
Dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng pulong ay
napagtibay o may mga pagbabagong isinagawa sa mga ito.
3. Action items o usaping napagkasunduan (kasama sa bahaging
ito ang mga hindi pa natapos o nagawang proyektong bahagi ng
nagdaang pulong). Dito makikita ang mahahalagang talâ hinggil sa
 mga paksang tinalakay Inilalagay rin sa bahaging ito kung sino ang
taong nanguna sa pagtalakay ng isyu at maging ang desisyong nabuo
ukol dito.
4. Pabalita o patalastas- Hindi ito laging makikita sa katitikan ng
pulong ngunit kung mayroon mang pabalita o patalastas mula sa mga
dumalo tulad halimbawa ng mga suhestiyong adyenda para sa susunod
na pulong ay maaaring ilagay sa bahaging ito.
5. Iskedyul ng susunod na pulong- Itinatala sa bahaging ito kung
kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong.
6. Pagtatapos -Inilalagay sa bahaging ito kung anong oras pulong.
7. Lagda- mahalagang ilagay sa bahaging ito ang pangalan ng taong
kumuha ng katitikan ng pulong at kung kailan ito isinumite.

Mga Dapat Gawin ng Taong Naatasang Kumuha ng Katitikan ng

Pulong
pAyon kay Bargo (2014), dapat tandaan ng sinumang kumukuha
ng katitikan ng pulong na hindi niya trabahong ipaliwanag o bigyang-
interpretasyon ang mga napag-usapan sa pulong, sa halip, ang kanyang
tanging gawain ay itala at iulat lamang ito. Napakahalaga na siya ay
maging obhetibo at organisado sa pagsasagawa nito. Narito ang ilang mga
bagay na dapat isaalang-alang ng mga taong kumukuha ng katitikan ng
pulong na hinango mula sa aklat ni Sudprasert (2014) na English for the
Workplace 3. Ang kumukuha ng katitikan ng pulong ay kinakailangang:

1. Hangga't maaari ay hindi participant sa nasabing pulong. Hindi

madali ang pagkuha ng katitikan ng pulong kaya napakahalaga na ang
naatasang kumuha nito ay may sapat na atensiyon sa pakikinig upang
maitala niya ang lahat ng mahahalagang impormasyon o desisyong
mapag-uusapan. Magagampanan niya ito nang lubos kung ito lamang
ang kanyang gagawin sa kabuoan ng pulong.
2. Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong. Magiging
madali para sa kanyang linawin sa tagapanguna ang ilang mga bagay
na hindi niya lubos na nauunawaan kung siya ay nakaupo malapit sa
presider.
3. May sipi ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa pulong.
Mahalaga na ma-tsek kung sino-sino ang dumalo sa pulong at maging
ang mga liban. Itala rin ang pangalan ng mga taong dumating nang
hulí sa itinakdang oras maging ang mga umalis nang maaga.

4. Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng nakaraang pulong.

Kung hindi naipamahagi nang maaga ang adyenda na pag-uusapan sa
pulong, mahalagang maibahagi ito bago magsimula ang pulong
kasama ang sipi ng katitikan ng nagdaang pulong. Makatutulong ito
upang higit na maging organisado at sistematiko ang daloy ng pulong.

5. Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang adyenda. Bilang

kalihim ng tagapanguna ng pulong, mahalagang mabantayan na ang
lahat ng tinatalakay na paksa sa pulong ay yaon lamang kasama o
nakasaad sa adyenda upang ang hindi masayang ang oras ng lahat at
gayundin ay maiwasan kalituhan sa pangkat.

6. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay nagtataglay ng

tumpak at kompletong heading. Kailangang malinaw na nakatala ang
pangalan ng samahan o organisasyon, petsa, oras, at lugar ng pulong.

7. Gumamit ng recorder kung kinakailangan. Makatutulong nang

malaki kung gagamit ng recorder sa oras ng pulong upang kung
sakaling may puntos na hindi malinaw na naitala ay maaari itong
balikan.

8. Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon nang maayos. Ang

mga mosyon o mga suhestiyong nabanggit sa pulong at sinusugan ng
9. iba pang kasapi at napagtibay ng samahan ay dapat maitala nang
maayos. Ang kumukuha ng katitikan ay maaaring banggitin ang
mosyon sa kapulungan para sa higit na paglilinaw. Mahalagang
maitala rin kung kanino nanggaling ang mosyon at maging ang mga
taong sumang-ayon dito.
 10. Itala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng koponan.
Mahalagang maitala ang lahat ng mga paksa at isyung
napagdesisyunan gaano man ito kapayak o kalaking bagay.

11. Isulat o isaayos agad ang mga datos ng katitikan pagkatapos ng

pulong. Ang pag-oorganisa at pagsusulat ng katitikan ng pulong ay
dapat na maisagawa agad upang hindi makaligtaan. May tatlong uri o
estilo ng pagsulat ng katitikan ng pulong. Ang mga ito ay ang
sumusunod:

a. Ulat ng Katitikan- Sa ganitong uri ng katitikan, ang lahat ng

detalyeng napag-usapan sa pulong ay nakatala. Maging ang
pangalan ng mga taong nagsalita o tumalakay ng paksa kasama
ang pangalan ng mga taong sumang-ayon sa mosyong isinagawa.
b. Salaysay ng Katitikan- Isinasalaysay lamang ang mahahalagang
detalye ng pulong. Ang ganitong uri ng katitikan ay maituturing
na isang legal na dokumento.
c. Resolusyon ng Katitikan- Nakasaad lamang sa katitikan na ito
ang lahat ng isyung napagkasunduan ng samahan. Hindi na
itinatala ang pangalan ng mga taong tumalakay nito at maging
ang mga sumang- ayon dito. Kadalasang mababasa ang mga
katagang "Napagkasunduan na..." o "Napagtibay na...'.

Mga Dapat Tandaan sa Pagsulat ng Katitikan ng Pulong

Ayon kay Dawn Rosenberg McKay, isang editor at may-akda ng
The Everything Practice Interview Book at ng The Everything Get-a-job
Book, sa pagkuha ng katitikan ng pulong mahalagang maunawaan ang mga
bagay na dapat gawin bago ang pulong, habang isinasagawa ang pulong, at
pagkatapos ng pulong. Ilan sa mga ito makikita sa kabilang pahina.