Control de Costos Ud es el gerente de proyecto cerca de terminar un grande, complicado y largo proyecto.

Esta satisfecho con los resultados , lo mejor de su conocimiento, el proyecto es alcanzado como se ha pensado, se planeo dentro del cronograma y las metas en costos, sin embargo a este punto recibe una llamada del grupo de finanzas diciendo que ud esta totalmente sobre el presupuesto. La nica aproximacin disponible para ud es ponerse a indagar en todas las facturas para determinar que paso. Las facturas no siempre estn ligadas a una orden de compra, o hay muchas facturas que estn relacionadas con una sola orden de compra. Ud vera los cargos que no reconoce, a los cuales debe hacer seguimiento. Con toda probabilidad ud esta trabajando en un ambiente no proyectarizado. Puede ser que sus nmeros no estn relacionados con su proyecto, porque histricamente , todos los proyectos estn incluidos en una cuenta universal. Las ordenes de compra puede que no estn automticamente unidas a las requisiciones. Si los materiales estn incluidos el personal de recepcin puede que no reconozca que estos forman parte de un proyecto. Las acciones necesarias para evitar dicho escenario deben tomar lugar muy temprano en el proyecto, preferiblemente cuando se le asigne como gerente del proyecto. La primera accin necesaria es encontrarse con el personal de finanzas, compras y recepcin de mercancas. Vale la pena mencionar que ud no quiere tener autoridad sobre sus reas pero si control sobre su proyecto. Primero: oficialmente el compromiso para gastos es la orden de compra, sin embargo, el control de costos tiene que surgir en el momento en que se hace la requisicin (esto parece una clase de Oracle jejejejejej meso). Es donde su hoja de calculo empieza, esa hoja contiene el numero de requisicin, proveedor, cantidad, contacto del proveedor, total, remanente, ndice de costos y ser actualizada con el numero de la orden, la fecha y fecha de entrega. Tambin puede tener nmeros seriales, informacin de garanta y contactos de servicio. Una copia de la hoja de calculo del proyecto debe estar disponible a todos los interesados en el proyecto. El uso de software especializado es muy til pero puede no estar disponible para todos los interesados, o tal vez ellos no estn capacitados para usar dicho software Segundo: ud necesita definir niveles de control y como van a operar. Los cuatro niveles de control son: 1. conocimiento de las requisiciones. Puede ver las que ud genero, o las de reas que estn de acuerdo en que uds las vea 2. conocer todas las requisiciones que impactan el proyecto. Esas requisiciones pueden llamar su atencin despus del echo; las ordenes de compra pueden ser ya liberadas. 3. control de todas las requisiciones. Todas las requisiciones deben pasar por su control, ud puede tener la autoridad de vetar o aprobar. 4. autoridad sobre todas las requisiciones. Ud decide que es comprometido, y por cuanto. Ud tiene la autoridad.

La opcin 1 no provee control La opcin 2 tampoco, pero provee un status que puede ser comunicado a tiempo a los interesados La opcin 4 provee control pero ese nivel de autoridad es peligroso En vez de tener toda la autoridad, ud puede estructurar los gastos planeados con un monto pre aprobado en caso de situaciones de emergencia. Tercero: Si su proyecto es muy grande solicite al area de finanzas que le asignen un numero de cuenta especifico para el proyecto. En muchos casos sub cuentas son usadas para dividir los cargos por tipo, ejemplo: hardware, software, controles etc. Usualmente se usan menos de doce subcuentas. Cuarto: Comprar debe ser como revisar requisiciones. Cualquier requisicin que llegue y que no haya pasado por su control debe ser resaltada. Ya sea ud u otro alguien tiene que revisar las requisiciones. Quinto: El personal de recepcin de mercanca estar manejando toda clase de recibibles que usualmente no manejan. Por tal razn ud debe reunirse con el grupo y darles una idea de lo que llegar y tendrn una idea razonable de cuando, de ser posible designe un lugar fsico para la recepcin de material. En caso de que el presupuesto este sobrepasado ud tiene suficiente informacin para determinar cual es el problema y por que. PM Conexin Conocimiento Conocimiento es un recurso organizacional. El uso estratgico del conocimiento organizacional es una ventaja competitiva. Conocimiento es un mezcla fluida de experiencias enmarcadas, valores, informacin contextual, vista experta e intuicin fundamentada que provee un ambiente y marco para evaluar e incorporar nuevas experiencias e informacin. Esto inicia y se aplica en las mentes de los conocedores. En las organizaciones a menudo llegan a estar integrados no solo en los documentos o repositorios sino tambin en rutinas organizaciones, procesos, practicas y normas. La recoleccin de informacin es importante, pero el vasto seguimiento debe ser conducido y conectado para proveer contenido y contexto estratgico. Origines de la administracin del conocimiento Se puede alegar que la administracin del conocimiento ha existido por siempre en varios temas (pinturas en la cuevas para trasmitir el conocimiento sobre la cacera, historias orales, aprendizaje y educacin formal, libreras y catlogos, peridicos y revistas, mas media, reingeniera, data etc.

Aunque el concepto de administracin del conocimiento no es nuevo, ha evolucionado recientemente por los avances de la tecnologa, particularmente con Internet en los 90s El crecimiento exponencial y la variedad de informacin disponible va electrnica significa complejidad. Tipos de conocimiento La creacin de conocimiento se edifica en el conocimiento ya existente, el nuevo conocimiento es producido a partir de recursos que ya existen. Existen dos tipos bsicos de conocimiento: 1. Conocimiento Tcito o No codificado El que es entendido, pero no necesariamente registrado, inherente, implcito. Difcil de capturar, dicha transferencia ocurre en la mayor parte por va social e interaccin. Formas de conocimiento tcito incluyen conversacin (reuniones informales etc), tutoras, historias, intuicin, observacin, experiencia, saber como. Algn conocimiento esta hecho para permanecer intacto, sin embargo, algunos medios y mtodos de captura y externalizacion incluye: Comunidades de Practica: redes de conocimiento entre iguales para compartir experiencias Mapas de Conocimiento: Ej: el que sabe que, perfiles, conectividad de capital intelectual alcanzada a travs de colaboracin cognitiva. Sistemas de Memoria Transactiva: Compartir un lugar para almacenar y recuperar informacin Registrar las lecciones aprendidas Registrar y blogear registros- grabar conocimiento Narracin: Narrativa que mueva a la audiencia a un nivel nuevo de entendimiento.

Administracin del Conocimiento en la Gerencia de Proyectos 2. Conocimiento Explicito o Codificado Puede ser incluida por un lenguaje o cdigo y almacenado de forma fsica como libros y manuales, actas de reuniones, correos electrnicos etc. Mientras que este tipo de conocimiento es mas fcil de comunicar, su administracin puede ser desafiante dado la cantidad de factores en trminos de cantidad y cualidad. Algunos mtodos usados hacia esos desafos incluyen: Taxonomias, esquemas de clasificacin y guas especificas que proveen contexto y relevancia para los repositorios. Bodega de datos y tcnicas de extraccin de datos Intranet e Internet, Portales

Sistemas Basados en Conocimiento incluye aplicaciones como un sistema experto y agentes inteligentes, herramientas de infraestructura como ontologa, bases de conocimientos, maquinas de interfase, algoritmos de bsqueda, programacin de lenguajes lgicos, y una variedad de representaciones (reglas, marcos, casos , modelos, redes semnticas)

Otras categoras de conocimiento incluye: Conocimiento esttico y dinmico Conocimiento declarativo real, de hecho Conocimiento Procesal saber como Conocimiento Abstracto puede aplicar a una variedad de situaciones Conocimiento Especifico aplicable a una situacin

Beneficios y Alcance Alcance global, economa de red, sobrecarga de informacin (cantidad y variedad) y una complejidad creciente conducen a la necesidad de metodologas de administracin del conocimiento. La administracin del conocimiento es practicada para aprovechar el ambiente del proyecto a travs de la industria incluyendo construccin, farmacutica, tecnologa de la informacin y desarrollo de software e incrementa el regreso de la inversin inicial del proyecto. Aunque la administracin de conocimiento ha producido un nuevo profesional, la administracin del conocimiento esta en manos de toda la organizacin.