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ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y

BASE DE DATOS I
UNIDAD 2
Introducción
El fin de esta materia es dotar al alumno de conocimientos sobre cómo organizar,

almacenar y manipular los datos. Dar a conocer a los mismos los mecanismos de

formación y gestión de estructuras de datos en almacenamiento secundario;

especialmente en el uso de archivos, como así las operaciones de acceso a los

mismos con el fin de aumentar su rendimiento y eficacia.

Objetivos

General

- Conocer las operaciones de acceso a los archivos con el fin de aumentar su

rendimiento y eficacia

Específicos
- Proporcionar elementos  básicos de la administración de  documentos  y 

archivística.

- Integrar los registros  y descripción de documentos  y  expedientes  de archivo, con 

el fin de contar con bases  de datos  y sistemas  faciliten el 

acceso y control de los archivos.

- Manejar un instrumento  simplificado  de acceso y  control  de archivos, así 

como facilitar el desarrollo de procesos de selección y valoración

histórica y de baja de archivos.
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2.1. Concepto de información

La información es un conjunto organizado de datos relevantes para uno o más sujetos que

extraen de él un conocimiento. Es decir, es una serie de conocimientos comunicados,

compartidos o transmitidos y que constituyen por lo tanto algún tipo de mensaje. Sin embargo,

su definición varía según la disciplina o el enfoque desde el cual se la piense. (Etecé, 2020)

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Fuente: (Etecé, 2020)

Por ejemplo, en la biología, se entiende como información al conjunto de estímulos sensoriales

que intercambian los seres vivientes, mientras que en el periodismo la información es el

conjunto de mensajes intercambiados por los actores de una sociedad determinada. A esto

podríamos añadir definiciones provenientes de la informática, la cibernética o la termodinámica.

(Etecé, 2020)

TIPOS DE INFORMACIÓN

La información puede clasificarse de maneras muy distintas, conforme a numerosos criterios.

Uno de los más comunes tiene que ver con la relación establecida entre los emisores de la

información y sus eventuales o posibles receptores, de la siguiente manera:

o Información confidencial o clasificada. Aquella a la que sólo puede acceder un pequeño


conjunto de personas, dada la naturaleza secreta, peligrosa, delicada o privada de

los datos contenidos en ella. (Etecé, 2020)

o Información pública. Aquella que, por el contrario, permite el acceso general de


cualquiera a su contenido, sin requerir permisos especiales y sin tener ningún grado de

privacidad. (Etecé, 2020)

o Información personal. Aquella que le pertenece a cada persona, es decir, que emana de


un individuo concreto, el cual puede decidir con quién compartirla o a quién ofrecérsela.

(Etecé, 2020)

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o Información externa. Aquella que emana de un organismo, institución o empresa, y

cuyos destinatarios son instancias o personas externas a la misma. (Etecé, 2020)

o Información interna. Aquella, por el contrario, que emana de un organismo, institución o


empresa, con el fin de ser consumida de manera interna, sin salir al exterior de

la organización. (Etecé, 2020)

USOS DE LA INFORMACIÓN

La información tiene tantos usos como el receptor pueda darle. Van desde el mero aumento del

conocimiento que este posee sobre una materia específica, o quizá del conocimiento aplicable

ante una situación determinada, es decir, del conocimiento útil. Leer un manual de uso de un

artefacto nos brindará información aplicable de inmediato, por ejemplo. (Etecé, 2020)

Otros usos de la información pueden ser más estratégicos, permitiendo al receptor llevar a cabo

una mejor toma de decisiones, mejores procesos de control, mejores reglas de evaluación o una

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mejor elección de alternativas, dependiendo de a qué nos referimos. (Etecé, 2020)

Por último, la información tiene un valor cultural, es decir, educativo, divulgativo. A mayor

cantidad de información, mayor conocimiento posible, y por lo tanto mayores posibilidades

educativas. (Etecé, 2020)

2.2. Características de la

información.

La información, a grandes rasgos, cumple con las siguientes características:

o Significado. Es decir, contenido semántico, temático, contextual o de alguna naturaleza,


que cada individuo empleará según criterio propio. (Etecé, 2020)

o Importancia. Si bien la importancia de una información es siempre relativa al receptor, o


sea, que depende de cada quien, tomando en consideración qué tanto alteran los datos

recibidos la conducta de los individuos. La información relevante produce cambios

importantes o inmediatos, la poco relevante no produce nada. (Etecé, 2020)

o Vigencia. Se entiende por vigencia la validez de la información en el tiempo, es decir, si


está desfasada o actualizada, lo cual siempre depende del contexto y de sus receptores.

(Etecé, 2020)

o Validez. La información será más o menos fiable, más o menos verosímil o válida,
dependiendo del emisor y de los criterios del receptor. Si este último considera que el

emisor no es fiable, la información que éste emite perderá importancia. (Etecé, 2020)

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o Valor. Algún tipo de uso específico para el destinatario, así sea meramente divulgativo.
(Etecé, 2020)

2.3. Como generar información a

partir de datos.

INFORMACIÓN EN LA SOCIEDAD

La información es un bien preciado en la sociedad humana e incluso en algunas sociedades

animales. Por un lado, el manejo de la información puede incidir sobre la conducta de los

individuos, ya que permite formas complejas de cooperación y organización. (Etecé, 2020)

Por otro lado, la acumulación de información y de conocimiento permite abrir la puerta a

cambios revolucionarios en la sociedad, ya sea de la mano de lo científico–tecnológico, o de

lo filosófico, o de lo político-social. (Etecé, 2020)

En la sociedad, la información puede distribuirse gratuitamente, o bien puede formar parte de

los patrimonios privados, como en el caso de las industrias manufactureras, que esconden la

receta específica de producción de sus bienes más cotizados, para que no caigan en manos de la

competencia. (Etecé, 2020)

INFORMACIÓN EN INFORMÁTICA

Para la informática, comprendida justamente como la ciencia del manejo de la información, este

concepto se comprende como un conocimiento explícito, acumulado por seres vivos

o sistemas expertos al interactuar con su entorno. Tiene el valor de poder almacenarse,

organizarse y recuperarse. (Etecé, 2020)

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Para eso, a fin de cuentas, sirven las computadoras: grandes sistemas de clasificación,

recuperación y transmisión de información, contenida esta última en formatos electrónicos de

almacenamiento. (Etecé, 2020)

INFORMACIÓN ANALÓGICA Y DIGITAL

Se habla de información analógica y digital en el marco de la electrónica, para diferenciar dos

tipos de señal. La amplitud de la señal analógica puede variar libremente, tomando cualquier

valor (de tensión eléctrica). (Etecé, 2020)

Por su parte, una señal digital es aquella que tiene bandas límite respecto a la amplitud que

puede tomar, y que son predeterminados. Esto hace que las digitales sean señales no continuas,

sino discretas, carentes del ruido típico que poseen las señales analógicas. (Etecé, 2020)

2.3.1. Procesamiento de

transacciones.

Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en inglés) es un tipo

de sistema de información que recolecta, almacena, modifica y recupera toda

la información generada por las transacciones producidas en una organización. Una transacción

es un evento que genera o modifica los datos que se encuentran eventualmente almacenados en

un sistema de información. Para que un sistema informático pueda ser considerado como un

TPS, este debe superar el test ACID. (Etecé, 2020)

Desde un punto de vista técnico, un TPS monitoriza los programas transaccionales (un tipo

especial de programas). La base de un programa transaccional está en que gestiona los datos de

forma que estos deben ser siempre consistentes (por ejemplo, si se realiza un pago con una

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tarjeta electrónica, la cantidad de dinero de la cuenta sobre la que realiza el cargo debe

disminuir en la misma cantidad que la cuenta que recibe el pago, de no ser así, ninguna de las

dos cuentas se modificará), si durante el transcurso de una transacción ocurriese algún error, el

TPS debe poder deshacer las operaciones realizadas hasta ese instante. Si bien este tipo de

integridad es que debe presentar cualquier operación de procesamiento de transacciones por

lotes, es particularmente importante para el procesamiento de transacciones en línea: si, por

ejemplo, un sistema de reserva de billetes de una línea aérea es utilizado simultáneamente por

varios operadores, tras encontrar un asiento vacío, los datos sobre la reserva de dicho asiento

deben ser bloqueados hasta que la reserva se realice, de no ser así, otro operador podría tener la

impresión de que dicho asiento está libre cuando en realidad está siendo reservado en ese mismo

instante. (Etecé, 2020)

Sin las debidas precauciones, en una transacción podría ocurrir una reserva doble. Otra función

de los monitores de transacciones es la detección y resolución de interbloqueos (deadlock), y

cortar transacciones para recuperar el sistema en caso de fallos masivos. (Etecé, 2020)

2.3.2. Procesamiento de datos.

El procesamiento de datos, generalmente, es "la acumulación y manipulación de elementos de

datos para producir información significativa." Se debe considerar como equipos de

procesamiento de datos a las impresoras, escáneres, arreglo de disco, unidades de cinta, switchs,

escritorio, monitores e incluso las grabadoras de CD-ROM, pues son bienes que no funcionan

independientemente, sino que forman parte de un conjunto o equipo de cómputo, careciendo

aisladamente de utilidad, por lo que de acuerdo a su clasificación arancelaria (Subpartida

Nacional 8517.50.00.00), son equipos de procesamiento de datos. (Etecé, 2020)

El procesamiento de datos trata de un subconjunto del 'procesamiento de la información', el

cambio (procesamiento) de la información de cualquier manera detectable por un observador.

El procesamiento de textos es un subconjunto del procesamiento de datos porque los textos no

son más que una forma especial de datos. (Etecé, 2020)

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2.3.3. Procesamiento de

información.

La idea de procesamiento de información se utiliza para aludir a una teoría desarrollada en el

ámbito de la psicología por la corriente cognitivista. (Pérez, 2019)

Se trata de una forma de analizar el funcionamiento de la mente del ser humano a partir de

una analogía con el trabajo que realizan las computadoras (los ordenadores). (Pérez, 2019)

De acuerdo a la teoría del procesamiento de información, la mente humana desarrolla

una operación secuencial y sucesiva que se inicia con la percepción y la entrada de

la información (una etapa conocida como input), continúa con el almacenamiento y la

interpretación que permite producir una respuesta (la instancia del procesamiento en sí mismo)

y finaliza con la salida de dicha respuesta (output). (Pérez, 2019)

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Fuente: (Pérez, 2019)

LA MEMORIA EN EL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

En este marco, la memoria cumple un rol fundamental. La teoría del procesamiento de

información suele apelar a ciertos modelos estructurales que distinguen entre diversas clases de

memoria. La memoria sensorial se encarga de recoger la información, que es almacenada por un

intervalo reducido en la memoria a corto plazo. De allí, en tanto, puede ser dirigida a

la memoria a largo plazo. (Pérez, 2019)

El procesamiento de información, en definitiva, permite incorporar conocimientos a los datos

que ya están guardados en la memoria. En el proceso se añade significado a la información

nueva a partir del establecimiento de relaciones con otros contenidos almacenados, se organiza

el material y se desarrollan contextos. Todas estas acciones posibilitan el aprendizaje. (Pérez,

2019)

En este marco, existen diferentes modelos teóricos que podemos mencionar, entre los que

destacan: multialmacén, propuesto por Richard Atkinson y Richard Shiffrin en 1968, según el

cual la memoria se divide en tres componentes; niveles de procesamiento, de Fergus Craik y

Robert Lockhart, que sumó al anterior los grados crecientes de procesamiento dependiendo de


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cuánta atención prestemos al estímulo; multicomponente, de Baddeley, según el cual tenemos

un sistema central encargado de supervisar las entradas por medio del bucle fonológico, la

lectoescritura y las imágenes. (Pérez, 2019)

EL FUNCIONAMIENTO DE LAS COMPUTADORAS

Retomando la analogía con las computadoras, se entiende que el cerebro es un soporte físico

que se asemeja al hardware. Por otra parte, las funciones cognitivas, como el lenguaje y

la memoria, equivalen al software. (Pérez, 2019)

Una de las principales diferencias entre el ser humano y el ordenador es la presencia de

los sentimientos, algo que la ciencia aún no ha podido definir de manera determinante pero que

resulta casi imposible negar. Un ordenador nunca se siente triste ni alegre, no experimenta la

ansiedad ni el cansancio, no se queja ni expresa el deseo de cumplir con sus tareas; simplemente

existe, y hacemos con él lo que queramos. No es necesario decir que la realidad de un ser vivo

es muy diferente. (Pérez, 2019)

Si bien es correcta hasta cierto punto esta analogía entre cerebro, el lenguaje y la memoria con

el hardware y el software, respectivamente, no debemos pasar por alto que es prácticamente

imposible encontrar dos seres humanos en los que el proceso de información se dé del mismo

modo exacto, mientras que todos los ordenadores del mismo grupo sí arrojan resultados

idénticos. Un grupo de dispositivos de una determinada arquitectura y con un mismo sistema

operativo siempre interpretan de la misma manera nuestros estímulos, los datos que les

ingresamos; dos personas de la misma edad, sexo e incluso de un grupo familiar pueden

presentar respuestas muy diferentes. (Pérez, 2019)

Volviendo al aprendizaje, concepto central en el procesamiento de información para la

psicología, sabemos que no hay dos estudiantes iguales: cada uno interioriza los conceptos que

les enseñan sus docentes de manera particular, quizás única. Sin entrar en el terreno de

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la inteligencia artificial, donde esto podría ocurrir, la instalación de un programa produce el

mismo resultado en cualquier ordenador de un grupo dado. (Pérez, 2019)

2.4. Aspectos de la información

en la organización de archivos

Se puede hablar de 2 aspectos de organización de archivos: Organización de archivos lógicos y

de archivos físicos. El sistema de archivos está relacionado especialmente con la administración

del espacio de almacenamiento secundario, fundamentalmente con el almacenamiento de disco.

(Pérez, 2019)

Una forma de organización de un sistema de archivos puede ser la siguiente:

o Se utiliza una “raíz” para indicar en qué parte del disco comienza el “directorio raíz” .

o El “directorio raíz” apunta a los “directorios de usuarios”.

Los nombres de archivos solo necesitan ser únicos dentro de un directorio de usuario dado.

El nombre del sistema para un archivo dado debe ser único para el sistema de archivos.

En sistemas de archivo “jerárquicos” el nombre del sistema para un archivo suele estar formado

como el “nombre de la trayectoria” del directorio raíz al archivo. (Pérez, 2019)

ORGANIZACIÓN LÓGICA

La mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas carpetas,

directorios o catálogos . (El concepto es el mismo independientemente de la terminología

usada.) Cada carpeta puede contener un número arbitrario de archivos, y también puede

contener otras carpetas. Las otras carpetas pueden contener todavía más archivos y carpetas, y

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así sucesivamente, construyéndose una estructura en árbol en la que una «carpeta raíz» (el

nombre varía de una computadora a otra) puede contener cualquier número de niveles de otras

carpetas y archivos. A las carpetas se les puede dar nombre exactamente igual que a los archivos

(excepto para la carpeta raíz, que a menudo no tiene nombre). El uso de carpetas hace más fácil

organizar los archivos de una manera lógica. (Pérez, 2019)

La mayor parte de las estructuras de organizaciones alternativas de archivos se encuentran

dentro de estas cinco categorías:

PILAS

Es la forma más fácil de organizar un archivo. Los datos se recogen en el orden en que llegan.

Su objetivo es simplemente acumular una masa de datos y guardarla.

Los registros pueden tener campos diferentes o similares en un orden distinto. Cada campo debe

ser autodescriptivo, incluyendo tanto un campo de nombre como el valor. La longitud de cada

campo debe indicarse implícitamente con delimitadores, explícitamente incluidos como un

subcampo más. (Pérez, 2019)

El acceso a los registros se hace por búsquedas exhaustiva y son fáciles de actualizar. Si se

quiere encontrar un registro que contiene un campo particular y un valor determinado, es

necesario examinar cada registro de la pila hasta encontrar el registro deseado. Si se quieren

encontrar todos los registros que contienen un campo particular o que tienen un valor

determinado para ese campo, debe buscarse el archivo entero. (Pérez, 2019)

Se aplica cuando los datos se recogen o almacenan antes de procesarlos o cuando no son fáciles

de organizar. Esta clase de archivo aprovecha bien el espacio cuando los datos almacenados

varían en tamaño y estructura. Fuera de estos usos limitados, este tipo de archivos no se adapta a

la mayoría de las aplicaciones. (Pérez, 2019)

ARCHIVOS SECUENCIALES

Es la forma más común de estructura de archivos.

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Se emplea un formato fijo para los registros, son de la misma longitud y constan del mismo

número de campos de tamaño fijo con un orden determinado.

Se necesita almacenar los valores de cada campo; el nombre del campo y la longitud de cada

uno son atributos de la estructura del archivo. Cada registro tiene un campo clave que lo

identifica (generalmente es el primero de cada registro). Los registros se almacenan en

secuencia por la clave. (Pérez, 2019)

Se utilizan normalmente en aplicaciones de procesos por lotes, ya que es la única organización

de archivos que se puede guardar tanto en cintas como en discos.

Para las aplicaciones interactivas que incluyen peticiones o actualizaciones de registros

individuales, los archivos secuenciales no son óptimos. El acceso requiere una búsqueda

secuencial de correspondencias con la clave. (Pérez, 2019)

Si el archivo entero o gran parte de él pueden traerse a la memoria principal de una sola vez, se

podrán aplicar técnicas de búsquedas más eficientes. Al acceder un registro de un archivo

secuencial grande, se produce un procesamiento extra y un retardo considerable. (Pérez, 2019)

La organización física del archivo en una cinta o disco se corresponde exactamente con la

organización lógica del archivo, por lo tanto el procedimiento habitual es ubicar los nuevos

registros en un archivo de pila separado, es llamado archivo de registro o archivo de

transacciones . (Pérez, 2019)

Una alternativa es organizar físicamente el archivo secuencial como una lista enlazada, en cada

bloque físico se almacena uno o más registros y cada bloque del disco contiene un puntero al

bloque siguiente. La inserción de un nuevo registro implica la manipulación de puntero, pero no

requiere que el nuevo registro ocupe una posición particular del bloque físico. (Pérez, 2019)

ARCHIVOS SECUENCIALES INDEXADOS

Los registros se organizan en una secuencia basada en un campo clave presentando dos

características, un índice del archivo para soportar los accesos aleatorios y un archivo de

desbordamiento. El índice proporciona una capacidad de búsqueda para llegar rápidamente al


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registro deseado y el archivo de desbordamiento es similar al archivo de registros usado en un

archivo secuencial, pero está integrado de forma que los archivos de desbordamiento se ubiquen

siguiendo un puntero desde su registro predecesor. (Pérez, 2019)

La estructura más simple tiene como índice un archivo secuencial simple, cada registro del

archivo índice tiene dos campos, un campo clave igual al del archivo principal y un puntero al

archivo principal. Para encontrar un campo específico se busca en el índice hasta encontrar el

valor mayor de la clave que es iguale o precede al valor deseado de la clave, la búsqueda

continua en el archivo principal a partir de la posición que indique el puntero. (Pérez, 2019)

Cada registro del archivo principal tiene un campo adicional que es un puntero al archivo de

desbordamiento. Cuando se inserta un nuevo registro al archivo, también se añade al archivo de

desbordamiento. El registro del archivo principal que precede inmediatamente al nuevo registro

según la secuencia lógica se actualiza con un puntero del registro nuevo en el archivo de

desbordamiento, si el registro inmediatamente anterior está también en el archivo de

desbordamiento se actualizará el puntero en el registro. (Pérez, 2019)

Para procesar secuencialmente un archivo completo los registros del archivo principal se

procesarán en secuencia hasta encontrar un puntero al archivo de desbordamiento, el acceso

continua en el archivo de desbordamiento hasta que encuentra un puntero nulo, entonces

renueva el acceso donde se abandonó en el archivo principal. (Pérez, 2019)

ARCHIVOS INDEXADOS

A los registros se accede solo a través de sus índices. No hay restricción en la ubicación de los

registros, al menos un índice contiene un puntero a cada registro y pueden emplearse registros

de longitud variable. (Pérez, 2019)

Se suelen utilizar dos tipos de índices, uno exhaustivo que contiene una entrada para cada

registro del archivo principal y se organiza como un archivo secuencial para facilitar la

búsqueda, el otro índice es parcial que contiene entrada a los registros donde esté el campo de

interés. (Pérez, 2019)

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Con registro de longitud variable, algunos registros no contendrán todos los campos y cuando se

añade un registro al archivo principal, todos los archivos de índices deben actualizarse. (Pérez,

2019)

ARCHIVOS DIRECTOS O DE DISPERSIÓN

Explotan la capacidad de los discos para acceder directamente a cualquier bloque de dirección

conocida.

Se requiere un campo clave en cada registro.

Los archivos directos son muy usados donde se necesita un acceso muy rápido, donde se usan

registros de longitud fija y donde siempre se accede a los registros de una vez. (Pérez, 2019)

ORGANIZACIÓN FÍSICA

En la organización física los datos son arreglados por su adyacencia física, es decir, de acuerdo

con el dispositivo de almacenamiento secundario. Los registros son de tamaño fijo o de tamaño

variable y pueden organizarse de varias formas para constituir archivos físicos. (Pérez, 2019)

Se utilizan:

CINTA M AGNÉTICA

En este dispositivo el archivo físico está formado por un conjunto de registros físicos, y los

bloques están organizados en forma consecutiva, ya que se asigna en igual forma.

Además tales registros puede contener etiquetas que permitan un mayor control sobre los datos

almacenados, y son las siguientes:

o Etiqueta de volumen: Contiene información que permite identificar la cinta, el nombre


del propietario y cualquier información general requerida.

o Etiqueta de archivo: Se utilizan por pares para indicar el inicio y fin del archivo, contiene
información acerca del nombre del archivo, fecha de creación.

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o Etiqueta de usuario: Sirven para guardar información adicional de importancia para el


usuario; no son procesados por el sistema operativo

DISCOS MAGNÉTICOS

El archivo físico en un disco es una colección de registros físicos de igual tamaño, los cuales

pueden estar organizados en forma consecutiva, ligada o con una tabla de mapeo. (Pérez, 2019)

o En la organización contigua, el archivo utiliza registros físicos contiguos, siguiendo la


secuencia normal de direcciones.

o La organización encadenada consiste un conjunto de bloques, cada uno de los cuales


tiene un campo destinado para indicar la dirección del siguiente registro, o sea, para lo

que se ha llamado enlace o liga.

o Otra forma de organización es la tabla de mapeo que consiste en una tabla de


apuntadores a los registros físicos que forman el archivo.

o La organización física de un archivo en el almacenamiento secundario depende de la


estrategia de agrupación y de la estrategia de asignación de archivos.

Para elegir una organización de archivos se deben tener en cuenta ciertos criterios:

Si un archivo va a procesar solamente por lotes, accediendo cada vez a todos los registros,

entonces el acceso rápido para la recuperación de un único registro es una preocupación

mínima. Un archivo almacenado en CD-ROM nunca será actualizado, por lo que la facilidad de

actualización no se considera. Para la economía de almacenamiento , debería existir una mínima

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redundancia de los datos, ésta redundancia es el medio fundamental para incrementar la

velocidad de acceso a los datos. Este tipo de organización muestra a su vez, 2 aspectos

importantes: Métodos De Asignación De Espacio Libre y Asignación De Espacio De

Almacenamiento Del Archivo. (Pérez, 2019)

MÉTODOS DE ASIGNACIÓN DE ESPACIO LIBRE

Un método de asignación de espacio libre determina la manera en que un Sistema Operativo

controla los lugares del disco que no están siendo ocupados.

Para el control del espacio libre se puede utilizar como base alguno de los métodos

teóricos: Vector de Bits, Lista Ligada, Por Agrupación y por Contador.

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Referencias Bibliográficas

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2-Bibliografía
Complementaria
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INFORMÁTICA MÉDICA - BIBLIOGRAFÍA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y BASE DE DATOS I – UNIDAD 2

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3- Bibliografía Virtual UPAP


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https://elibro.net/es/ereader/biblioupap/56597

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