GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR GUÍA

DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

GFPI-F-019-GUÍA DE ARENDIZAJE N° 2
REGISTRO DE INFORMACIÓN

• Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

• Código del Programa de Formación: 134101 Versión 1
• Nombre del Proyecto: SUMINISTRAR APOYO A LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y
GESTIÓN DOCUMENTAL, SERVICIO AL CLIENTE Y SOPORTE ADMINISTRATIVO EN LAS
MIPYMES LOCALIZADAS EN LA CIUDAD DE BOGOTA Y SUS ALREDEDORES.
• Fase del Proyecto: Análisis
• Actividad de Proyecto AP 1: Producir y gestionar la documentación de acuerdo a la
normatividad vigente y necesidades de la organización.
• Competencia:
210601027 Registrar información de acuerdo con normativa y procedimiento técnico.

• Resultados de Aprendizaje a alcanzar:

21060102701 Reconocer los sistemas de información de acuerdo a la disponibilidad y las
necesidades de la organización

21060102702 Utilizar recursos tecnológicos de la unidad administrativa de acuerdo a las

tecnologías disponibles.

21060102703 Procesar datos utilizando herramientas informáticas de acuerdo a las

necesidades de las unidades administrativas.

21060102704 Consolidar información de manera física o electrónica haciendo uso de la

tecnología disponible.

21060102705 Elaborar reportes de acuerdo con los requerimientos de información

 Duración de la guía: 192 horas.

Trabajo directo: 154 horas – Trabajo independiente: 38 horas
 Crédito: 4

2. PRESENTACIÓN
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Actualmente las herramientas informáticas son parte fundamental en la realización de tareas en
una organización, ya que facilita la edición de textos, cálculos y permite preparar presentaciones
de exposición. De igual forma es importante comprender que la organización está fundamentada
en información la cuál debe ser manejada de la mejor forma ya que así mismo será compartida
dentro y fuera de ella, lo que permite una administración adecuada del conocimiento.

GFPI-F-019 V3
Un Asistente Administrativo debe estar a la vanguardia de los cambios que implica adaptarse a las
nuevas tecnologías y manejo importante de herramientas informáticas para tener alta
competitividad y enfrentar con éxito el mundo laboral, mediante la apropiación de esta
competencia.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

3.1.1 De forma individual responda los siguientes cuestionamientos:

Califique con una x su grado de manejo frente a las siguientes herramientas informáticas:

Observación Lo manejo Lo manejo Manejo lo No lo manejo

perfectamente parcialmente básico
Word X
Excel X
PowerPoint X
Access X
Publisher X
Prezi X
Mecanet X
(mecanografía)
Aplicativo X
contable
Apps X
Aplicaciones en X
la nube
Redes sociales X
Correo X
Electrónico
Bases de datos X

Si maneja perfectamente, en la casilla de observación indique cual herramienta específica conoce.

Luego de diligenciar la tabla reúnase con 5 compañeros y socialice sobre su experiencia en el
manejo de las herramientas informáticas mencionadas, realicen una reflexión y preséntenla a su
instructor frente a sus compañeros.
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Tiempo desarrollo de la actividad: 1 hora.

Acompañamiento directo: 10 minutos - trabajo autónomo: 50 minutos.

3.2 Actividad de contextualización.

La presente guía le permitirá desarrollar las competencias formuladas en cuanto al registro de

información de acuerdo con normativa y procedimiento técnico.

Para lo anterior es importante que realice la siguiente actividad, contestando las siguientes
preguntas, frente al siguiente estudio de caso:

El aprendiz Carlos Cruz desarrolla su práctica en la empresa SOLUCIONES SAS y la empresa le

encomienda la labor de organizar la información de los 100 clientes que tiene en una base de
datos, utilizando la hoja de cálculo. Es importante anotar que la información de los clientes se
encuentra escrita en un cuaderno.

1. ¿Cuáles aspectos considera usted debe tener en cuenta el aprendiz para la construcción
de dicha base de datos?
Respuesta: debe generar una plantilla anexando los datos de manera es escrita, adicional
mente crear columnas las cédulas. Nombres completos números de teléfono, correos
electrónicos,
2. ¿Qué herramientas de Excel debería utilizar el aprendiz para construir y administrar la
base de datos de clientes?
Filtro
Organización alfabética
Formulas

De igual forma se le solicita al aprendiz Carlos Cruz remitir a cada uno de los clientes la solicitud
de actualización de sus datos.
1. ¿Qué medio de comunicación utilizaría el aprendiz para que el cliente de respuesta y
envíe la información de actualización de datos que le solicita la empresa?
Correo
Via telefónica
2. ¿Qué elementos básicos debe contener?
Direccion actual números alterno correo actual

Por último se le solicita al aprendiz Carlos Cruz identificar cuáles son los clientes con mayor
antigüedad comprándole a la empresa, para lo cual se requiere analice los datos:
1. ¿Cuáles son los pasos que debe tener en cuenta el aprendiz para recopilar la información?
Recopilar información de la base de datos de las compras que generaron por primera vez
y así registrar las fechas teniendo encuenta la cantidad de veces que el cliente haya
realizado la compras y tener fechas de retiro
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2. ¿A través de que herramienta de Excel cómo el aprendiz puede generar el informe a la
Gerencia de acuerdo a la información recolectada?
Insertar/tabla dinámica/se selecciona la tabla “cuenta nombre y apertura”/se seleccionan
campos para agregar al informe/seleccionas fechas de mayor a menor.

Tiempo desarrollo de la actividad: 2 horas.

Acompañamiento directo: 96 minutos - trabajo autónomo: 24 minutos.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y

Teorización)

Apreciado aprendiz, durante el tiempo de formación usted adquirirá conocimiento en cuanto a los
siguientes temas:

RA: 21060102701 Reconocer los sistemas de información de acuerdo a la disponibilidad y

las necesidades de la organización

 Fundamentos de informática
 Conceptos de hardware, software, sistema operativo,
 Fundamentos de telefonía - tipos de telefonía, redes telefónicas, ip, pbx.
 Equipos de reproducción de documentos fotocopiadora, scanner, duplicadoras,
impresoras.
 Reconocimiento y aplicación de técnicas de digitación a través de una aplicación diseñada
para aprender mecanografía desde el computador.
 Normas de seguridad en el uso de software.
 Normativa de confidencialidad de la información.

RA: 21060102702 Utilizar recursos tecnológicos de la unidad administrativa de acuerdo a

las tecnologías disponibles.

 Uso y aplicación de herramientas de procesamiento de datos, edición de documentos,

herramientas y funciones de Word, manejo de objetos, combinación de correspondencia.
 Uso y aplicación de hojas de cálculo para manejo de bases de datos y funciones de Excel.
 Ortografía y Gramática,
 Procesos de digitalización de documentos mediante recursos tecnológicos.
 Ergonomía en el puesto de trabajo.

RA: 21060102703 Procesar datos utilizando herramientas informáticas de acuerdo a las

necesidades de las unidades administrativas.

 Funciones estadísticas
 Tabulación y graficación de resultados. tablas de frecuencia, frecuencia absoluta y relativa.
- gráficos, tablas y gráficos dinámicos.
 Filtros, seguridad de libros, hojas y celdas, funciones anidadas. - validación de datos,
vínculos e hipervínculos, consolidado y subtotales
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RA: 21060102704 Consolidar información de manera física o electrónica haciendo uso de la

tecnología disponible.

 Técnicas de cotejo.
 Sistema de organización de archivos, ficheros, carpetas, discos duros, copias en nube,
directorios, crear, mover, renombrar y eliminar.
 Copias de seguridad. Concepto y backup. Tipos de copias de seguridad - software para
copias de seguridad.

RA: 21060102705 Elaborar reportes de acuerdo con los requerimientos de información

 Normas técnicas para la elaboración y presentación de informes.

 Reportes de información.
 Soportes documentales en medios electrónicos.
 Tipos de soportes documentales.
 Manejo de información en formato de documento portátil (pdf).
 Conservación documental en diferentes soportes.
 Legislación para la conservación documental.

Querido aprendiz: Para el desarrollo de los temas propuestos se solicita llevar a cabo de las
siguientes actividades, de acuerdo a cada resultado de aprendizaje:

RA: 21060102701 Reconocer los sistemas de información de acuerdo a la disponibilidad y

las necesidades de la organización

3.3.1 Dibujo del computador y sus partes: De forma individual elabore un

dibujo del computador indicando sus partes y funciones.

3.3.2 Construcción historieta historia de la telefonía: En GAES Realice una

historieta en un friso en que se muestre la historia de la telefonía y la
importancia de saberla manejar hoy en día en las empresas, en este debe
mencionar: tipos de telefonía, redes telefónicas, IP, PBX y manejo
adecuado del celular. El Instructor va a seleccionar un GAES al azar para
presentarlo al grupo.

3.3.3 Equipos de reproducción de documentos: Teniendo en cuenta que los

equipos de reproducción de documentos son aquellos que permiten
reproducir una pieza igual a un modelo dado. En forma individual consulte
cuales son los equipos de reproducción actuales que manejan las
empresas con sus respectivas características, para el desarrollo exitoso de
sus actividades de apoyo administrativo.

3.3.4 Video tutorial sobre adecuada posición de los dedos en el manejo del
teclado: Por GAES y luego de hacer reconocimiento de un teclado de un
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computador, elabore un video tutorial donde usted debe indicar la
adecuada posición de los dedos al momento de digitar y socialícelo al
grupo. Es importante recordarle que debe practicar constantemente ya que
un Asistente administrativo debe digitar sin ver el teclado.

3.3.5 Investigación normas de seguridad en el uso de software y

confidencialidad de la información: De manera individual, investigue
sobre las Normas de seguridad en el uso de software y de confidencialidad
de la información. Por favor mencione sobre HABEAS DATA, RESERVA
DE INFORMACIÓN, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES y
POLÍTICAS ESTABLECIDAS AL RESPECTO.

Debe presentarlas en un cuadro sinóptico.

Tiempo desarrollo de la actividad: 22 horas.

Acompañamiento directo: 1.056 minutos - trabajo autónomo: 264 minutos.

RA: 21060102702 Utilizar recursos tecnológicos de la unidad administrativa de acuerdo a

las tecnologías disponibles.

3.3.6 Taller Combinación de correspondencia: Luego de aprender sobre

combinación de correspondencia, debemos aplicar lo aprendido, por lo que
se debe desarrollar el taller de
forma individual que se encuentra en material de apoyo “TALLER No. 1 COMBINACIÓN
CORRESPONDENCIA”. Recuerde mantener adecuada ortografía y gramática.

En su portafolio de evidencias deberá adjuntar los pantallazos en un Word del paso a paso
que debe realizar para llegar al envío masivo a los correos electrónicos de los clientes que
tienen deuda mayor a 30 días.

3.3.7 Taller aplicación funciones en Excel sobre información de base de

datos de clientes del Banco Fuertes S.A.: Actividad individual. En el
material de apoyo encontrará una base de datos llamada TALLER No. 2
TAA BASE DE DATOS EXCEL CLIENTES BANCO FUERTES SA, que
contiene información de cuentahabientes del banco Fuertes S.A. que están
interesados en adquirir un microcrédito hasta $2 millones de pesos. La
Gerencia Comercial debe realizar la presentación de reportes de cifras a
presidencia y solicita al aprendiz SENA le apoye al respecto.

Suponga que usted es ese aprendiz a quien le encomendaron la tarea y debe aplicar lo
aprendido en cuanto a manejo de funciones de Excel de búsqueda, funciones lógicas
condicionales SI, formato condicional, etc. siguiendo las instrucciones dadas en el taller,
por favor tenga en cuenta que no se admite el uso de la función reemplazar.

En su portafolio de evidencias deberá adjuntar EL ARCHIVO EXCEL llamado TALLER No.

2 TAA BASE DE DATOS EXCEL CLIENTES BANCO FUERTES SA con la base de datos
trabajada donde se evidencia el uso de las funciones del Excel. Este taller lo debe tener
en cuenta para el desarrollo de puntos que más adelante se relacionan.
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3.3.8 Lectura sobre la importancia de la digitalización de documentos:
Luego de leer el artículo de Reviso, que se encuentra en el material de
apoyo, “La importancia de la digitalización” realice individualmente un
ensayo de una hoja donde explique las ventajas que puede tener una
empresa con la digitalización de documentos y responda como usted
aprendiz del SENA puede aportar en este proceso en una empresa
Recuerde tener en cuenta los elementos de un ensayo: Introducción,
desarrollo y conclusiones.

3.3.9 Estudio de caso: Ergonomía en trabajos de oficina. Luego de aprender

sobre ergonomía en los puestos de trabajo y hacer la lectura
ERGONOMIA DE OFICINAS de ACHS que se encuentra en el material de
apoyo, se presenta el siguiente estudio de caso para que su GAES pueda
generar posibles propuestas que contribuyan a cumplir objetivos.

La empresa MANUFACTURAS DE CUERO SAS que se dedica a la fabricación de

calzado, vela por el bienestar de sus colaboradores y tiene programas de ergonomía, los
cuales buscan corregir y diseñar el ambiente laboral con el objetivo de disminuir riesgos
asociados al tipo de actividad: movilidad restringida, posturas inadecuadas, iluminación
deficiente, entre otros elementos. La Dirección Administrativa le solicita al aprendiz SENA
que tiene vinculado, le colabore con diseñar un comunicado dinámico, claro y contundente
que será pegado en las carteleras informativas de la empresa con TIPS importantes de
ergonomía dirigidos a que los colaboradores se sensibilicen sobre el autocuidado para
fortalecer su bienestar.

Que diseño y que TIPS su GAES le recomendaría al aprendiz SENA tener en cuenta
para cumplir con el objetivo que presenta la empresa sobre ergonomía?. Presente
el comunicado final que propone. Recuerde mantener adecuada ortografía y
gramática.

Tiempo desarrollo de la actividad: 35 horas.

Acompañamiento directo: 420 minutos - trabajo autónomo: 1.680 minutos.

RA: 21060102703 Procesar datos utilizando herramientas informáticas de acuerdo a las

necesidades de las unidades administrativas.

3.3.10 Crucigrama términos de estadística: Elabore de manera individual un crucigrama con la

definición de estadística y tipos de estadística. Para tal fin, consulte el material de apoyo
denominado: “La estadística una herramienta para la toma de decisiones” que se
encuentra en la plataforma. Una vez terminada la actividad y con el liderazgo del instructor,
se hará un sondeo para ver si el conocimiento quedó en firme en los integrantes del grupo;
previa explicación del instructor respecto a las generalidades de la estadística.

3.3.11 Taller Distribución de Frecuencias Numeral A: Otro tema que es de gran interés para el
manejo de la estadística, son las tablas de frecuencia también conocidas como tablas de
distribución de datos. Apreciado aprendiz: Se le solicita descargar el material de apoyo que
encontrará en la plataforma y realizar la lectura del archivo denominado “Distribución de
Frecuencias”. Luego su instructor le dará ejemplos y demostraciones. Adicionalmente Para
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que pueda medir el logro de su aprendizaje dentro de la sesión de formación realice de
manera individual, el numeral “A” del taller de distribución de frecuencias que se encuentra
en el material de apoyo con el nombre de: “Taller de Distribución de Frecuencias, gráficas
y medidas estadísticas”.

3.3.12 Taller Distribución de Frecuencias Numeral B: Los gráficos se complementan con las
tablas de frecuencia y constituyen una herramienta de vital importancia para el análisis de
información que permiten ver de manera clara y fácil los resultados finales de cualquier
investigación, en la que es de vital importancia para el asistente administrativo elaborar
informes empresariales apoyados en gráficas. Desarrolle en formato Excel el numeral “B”
del taller de nombre: “Taller de Distribución de Frecuencias, gráficas y medidas
estadísticas” que se encuentra en el material de apoyo a la guía dentro de la plataforma.

3.3.13 Taller gráficos dinámicos sobre base de datos de clientes del Banco Fuertes S.A.
Continuando con el desarrollo de las instrucciones dadas en el TALLER No. 2 TAA BASE
DE DATOS EXCEL CLIENTES BANCO FUERTES SA que se encuentra indicado en el
punto 3.3.7 llegó el momento de graficar las cifras. Recuerde que en el taller debe graficar
las cifras. Siga las instrucciones dadas en el taller.

Tiempo desarrollo de la actividad: 30 horas.

Acompañamiento directo: 1.440 minutos - trabajo autónomo: 360 minutos.

RA: 21060102704 Consolidar información de manera física o electrónica haciendo uso de la

tecnología disponible.

3.3.14 Diagrama de llaves sobre organización de archivos: Realizar lectura sobre

Organización de los archivos, que se encuentra disponible en su material de apoyo, el cual
está colgado en la plataforma digital. Realizar de manera individual un diagrama de llaves
que permita sintetizar toda la información plasmada. El instructor debe evaluar el grado de
aprendizaje del tema mediante un ejercicio de socialización en su ambiente de formación.

3.3.15 Exposiciones sobre el portafolio de servicios que ofrece el AGN: El AGN (Archivo
General de la Nación) cuenta con un portafolio de servicios: Diagnóstico Integral de
Archivos, Aseguramiento de la Calidad, Asesoría técnica especializada, Organización
Documental, Inventario Documental, Servicio de Depósito, Administración integral,
Microfilmación, Digitalización, Conservación Documental, Historia Institucional. El instructor
asignará grupos de trabajo para que expongan en power point, prezi, o Knovio cada
servicio y que entidades lo emplean, el cual se retroalimentará y se socializará de acuerdo,
se solicita descargar de la plataforma el archivo Portafolio AGN

3.3.16 Taller de Ordenación Documental: De acuerdo al material de apoyo subido en la

plataforma denominado “Ordenación Documental”, se solicita realizar una lectura de
manera individual y con base en esta lectura desarrollar el taller propuesto para tal fin, el
cual está en el material de apoyo
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3.3.17 Exposición Aplicaciones para Organización Digital: Se requiere consultar algunas
aplicaciones para organizar archivos en la nube tales como: Google Drive, One Drive,
ICloud, Mega, entre otras. Para lo cual, el instructor asignará por grupos cada tema, los
cuales presentarán una exposición en power point. La evidencia será un folleto que lo
soporte y se anexan al portafolio de evidencias.

Tiempo desarrollo de la actividad: 22 horas.

Acompañamiento directo: 1.056 minutos - trabajo autónomo: 264 minutos.

RA: 21060102705 Elaborar reportes de acuerdo con los requerimientos de información

3.3.18 Trabajo con Normas técnicas para la elaboración y presentación de informes:

Teniendo en cuenta lo aprendido sobre las normas técnicas para la elaboración y
presentación de informes; bajo ICONTEC NTC 1486, 5613 y 4490 (normatividad que se
encuentra en el material de apoyo), estructure un trabajo escrito que en su contenido no
supere más de tres hojas y que trate sobre las estrategias de Cero Papel en las empresas
públicas y privadas basada en una eficiente gestión documental a través de la tecnología y
utilización de archivos y soportes documentales en medios electrónicos.

En su material de apoyo encontrará un documento que le permitirá desarrollar el trabajo,

llamado Guía Cero papel MinTIC que corresponde a una Guía diseñada por el ministerio
TICS en Colombia que busca proporcionar herramientas, en su mayoría de tipo cultural,
que permitirán cambiar los malos hábitos en el consumo de papel, como un primer paso
para la implementación de estrategias Cero papel y avanzar en una administración
eficiente, amigable con el medio ambiente.

Este trabajo lo debe presentar de forma digital a su instructor y debe contener toda la
estructura de las partes del trabajo, como preliminares (cubierta, portada, contenido, listas
de contenido, de imágenes, tablas, glosario, etc), cuerpo del documento (Introducción,
desarrollo del contenido, conclusiones) y complementos (Bibiliografía, Anexos,etc).

3.3.19 Taller elaboración de reportes de información base de datos de clientes del Banco
Fuertes S.A. Continuando con el desarrollo de las instrucciones dadas en el TALLER No.
2 TAA BASE DE DATOS EXCEL CLIENTES BANCO FUERTES SA., llegó el momento de:

1. Elaborar los reportes o informes que la Gerencia Comercial requiere presentar a la

Presidencia, como son:

 INFORME POR ASESOR COMERCIAL CON SUS CLIENTES ASIGNADOS PARA

LLEVAR CONTROL DE LOS CLIENTES POR ASESOR Y EVALUAR SU GESTIÓN.

 INFORME POR ASESOR COMERCIAL CON LAS CIUDADES QUE TIENE

ASIGNADAS Y SUS RESPECTIVOS CLIENTES, CON EL FIN DE SABER LA
GESTIÓN POR CIUDAD.

 INFORME DONDE ESTÁN LOS CLIENTES OBJETIVO CON SUS SALARIOS Y

FECHA DE NACIMIENTO PARA EMPEZAR LA CAMPAÑA MOTIVACIONAL DE
INCREMENTAR SUS SALDOS EN LAS CUENTAS DE AHORRO.
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2. Elaborar la presentación de todos los informes en cifras y gráficas en la herramienta que
usted seleccione y con la que el Gerente Comercial expondrá a Presidencia las cifras.

Lo anterior debe quedar como soporte en su portafolio de evidencias, adjuntando:

 EL ARCHIVO EXCEL llamado TALLER No. 2 TAA BASE DE DATOS EXCEL

CLIENTES BANCO FUERTES SA con la base de datos trabajada donde se
evidencia el uso de las funciones del Excel y los reportes e informes.

 Y La presentación que llamará PRESENTACIÓN CLIENTES BANCO FUERTE SA,

donde se ve de forma diapositiva y gráfica los reportes e informes que el Gerente
comercial presentará a Presidencia.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Estimado (a) aprendiz ¡Es hora de aplicar los conocimientos apropiados! En esta parte de la guía,
usted demostrará el grado de aprehensión del conocimiento frente a contextos reales. Aplique a
su proyecto formativo

Para esta guía: En GAES se debe presentar una propuesta de plantillas de documentos que
maneje la unidad productiva objeto de estudio, en la que se debe aplicar todas las herramientas
de Word y Excel vistas en esta guía, cumpliendo con los requisitos que deben tener de acuerdo a
la GTC-185

La propuesta de documentos que se solicita es la siguiente:

 Cartas
 Memorandos
 Circulares
 Actas
 Informes
 Certificados y Constancias
 Hoja de vida
 Sobres comerciales
 Mensajes electrónicos
 Tarjetas protocolarias

Si la unidad productiva cuenta con formatos establecidos de documentación debe presentarlos y

de acuerdo a la temática cursada en las guías 1 y 2, debe realizar una propuesta que permita
mejorarlos.

Tiempo desarrollo de la actividad: 50 horas.

Acompañamiento directo: 2.400 minutos - trabajo autónomo: 600 minutos.

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Ha llegado a su etapa final del proceso formativo, recuerde que debe preparar su proyecto para la
entrega y sustentación.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
Evidencias de RA: 21060200101: Instrumento: Lista de chequeo.
Conocimiento: -Aplica el proceso
administrativo, la estructura
Prueba de conocimiento organizacional en el trámite de
los documentos, teniendo en Técnica: Prueba de
cuenta la normatividad y las conocimiento. Cuestionario de
políticas de la institución. preguntas.
-Aplica el manual de funciones y
procedimiento en el trámite de
los documentos de oficina,
Evidencias de Desempeño:
teniendo en cuenta la
normatividad y las políticas de
3.3.1 Dibujo del computador y la institución.
sus partes RA: 21060200102:
3.3.2 Construcción historieta -Aplica los procedimientos en la
historia de la telefonía: recepción y despacho e
3.3.3 Equipos de interpreta las tablas de Instrumento: Plan de trabajo
reproducción de documentos retención documental, de con las actividades que debe
3.3.4 Video tutorial sobre acuerdo con la normativa y las
desarrollar el aprendiz.
adecuada posición de los políticas institucionales.
dedos en el manejo del -Usa los canales o medios de
teclado ingreso de los documentos.,
3.3.5 Investigación normas de acuerdo con la normativa, las
seguridad en el uso de políticas institucionales.
software y confidencialidad de -Distribuye los documentos
la información. recibidos, de acuerdo con la
3.3.6 Taller Combinación de estructura organizacional, la
correspondencia normativa y política institucional
3.3.7 Taller aplicación RA: 21060200103:
funciones en Excel sobre -Envía la documentación de
información de base de datos despacho de acuerdo con la
de clientes del Banco Fuertes normativa y políticas
S.A institucionales.
3.3.8 Lectura sobre la -Usa los canales o medios de
importancia de la despacho de los documentos.,
digitalización de documentos acuerdo con la normativa, las
3.3.9 Estudio de caso políticas institucionales.
Ergonomía en trabajos de -Archiva documentos en el
oficina. consecutivo de acuerdo con
3.3.10 Crucigrama términos de
organización de la unidad
estadística
documental
3.3.11 Desarrollo del taller
Distribución de Frecuencias RA. 21060200104:
Numeral A -Aplica la normativa y las
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3.3.12 Desarrollo del taller políticas institucionales de
Distribución de Frecuencias conservación y preservación en
Numeral B los documentos. RA:
3.3.13 Taller gráficos 21060200105:
dinámicos sobre base de Aplica en el proceso de recibo y
datos de clientes del Banco despacho de documento, las
Fuertes S.A técnicas, la normativa y las
3.3.14 Diagrama de llaves políticas institucionales.
sobre organización de
archivos
3.3.15 Exposiciones sobre el
portafolio de servicios que
ofrece el AGN
3.3.16 Taller de Ordenación
Documental
3.3.17 Exposición Aplicaciones
para
Organización Digital
3.3.18 Trabajo con Normas
técnicas para la elaboración y
presentación de informes
3.3.19 Taller elaboración de
reportes de información base
de datos de clientes del Banco
Fuertes S.A.

Evidencias de producto: Instrumento: lista de chequeo

 Proyecto formativo basado con las actividades solicitadas
en el numeral 3.4 para el proyecto formativo.
Técnica: Observación.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Access : herramienta para la administración de bases de datos relacionales

Word: Procesador de textos que se utiliza para hacer documentos, crear tablas, colocar
imágenes, de forma sencilla.
Excel: Documento de cálculo en la cual se pueden realizar operaciones matemáticas y tareas
para hacer cálculos a nivel financiero, presupuestos, contables entre otras.
Ergonomía: conjunto de conocimientos científicos destinados a mejorar el trabajo, y sus
sistemas, productos y ambientes para que se adapten a las capacidades y limitaciones físicas y
mentales de la persona.
Gráfico dinámico: Gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y que se ajusta
automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información.
IP. Dirección IP: Número que identifica, de manera lógica y jerárquica, a una Interfaz en red
(elemento de comunicación/conexión) de un dispositivo (computadora, tableta, portátil, teléfono
inteligente) que utilice el protocolo o (Internet Protocol), que corresponde al nivel de red del
modelo TCP/IP.
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APRENDIZAJE
Knovio Herramienta que permite realizar presentaciones usando el vídeo como protagonista. La
idea es poder mostrar un vídeo y una presentación de forma simultánea, sincronizando los
momentos para que aparezca el contenido adecuado en el momento que se desea.
MecaNet: Aplicación gratuita de Windows, diseñada para aprender mecanografía desde un
computador usando los métodos académicos tradicionales. Una herramienta para mejorar la
velocidad en el teclado
Mecanografía: Proceso de introducir texto o caracteres alfanuméricos en un dispositivo por medio
de un teclado como los que poseen las máquinas de escribir, los ordenadores y las calculadoras
PBX es un sistema eficiente y flexible que proporciona un servicio completo de comunicaciones
para empresas.
Power Point: Aplicación utilizada para exponer trabajos, comunicar ideas de forma sencilla y con
formatos preestablecidos o para incentivar la creatividad e imaginación para realizar
presentaciones.
Prezi: Aplicación de presentaciones en línea y una herramienta narrativa que usa un solo lienzo
en vez de diapositivas tradicionales y separadas.
Publisher: Programa de la empresa Microsoft, diseñado para la creación de composiciones
visuales, como calendarios, folletos, diplomas, boletines, currículos, hojas informativas,
membretes, sobres, formularios de negocios, invitaciones, catálogos, volantes, almanaques y
anuncios en general, entre otros.

6. BIBLIOGRAFÍA

Severin, Eugenio; Informe: “Enfoques Estratégicos sobre las TIC en Educación en América Latina
y el Caribe”, Pág.: 16; Oficina Regional de Educación para América Latina y el Caribe
(OREALC/UNESCO); UNESCO 2013; Santiago de Chile, Chile.

Normas Icontec y GTC 185.

La importancia de la digitalización | Reviso, ERP contable. (2020). Retrieved 31 January 2020,

from https://www.reviso.com/es/blog/la-importancia-de-la-digitalizacion

Archivo General de la Nación. (2017). Portafolio de Servicios AGN. Bogotá, Colombia.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Carlos Andrés Rubio Instructor Centro de Servicios Enero de 2020
Cárdenas Financieros – Área de
Economía Financiera
Pilar Cruz Castro Instructora y de Gestión.
Verificación
Técnica.
Revisión
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APRENDIZAJE
Aprobación

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes en la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Autor (es)

Ajuste