CEDULAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

En una auditoria administrativa, Las cédulas de auditoría son documentos en los

que se describen los procedimientos y técnicas utilizadas durante la planeación, la
ejecución de la auditoría, así como los resultados y conclusiones en que sustenta la
opinión el auditor, los papeles de trabajo van siguiendo una estructura similar a los
de una auditoria de estados financieros, sin embargo, en este caso no están las
cedulas centralizadoras y sumarias, sino que básicamente se concentra en la
recopilación de información analítica de los hechos que suceden en los diferentes
departamento de la entidad o empresa.

Un juego de papeles de trabajo en una auditoria administrativa, contendrá como

mínimo los siguientes documentos:

Planeación de la auditoria
 Programa de auditoria
 Cuestionarios de control interno
 Organigrama de la empresa o departamento
 Manuales de procedimientos administrativos

Ejecución de la auditoria
 Comprobación de las respuestas del cuestionarios de control interno
a través de
o Cedulas narrativas
o Flujogramas
o Tiempos y movimientos
o Cartas de salvaguarda
o Cedula de valorizaciones confrontados con indicadores de
otras empresas o por la experiencia del auditor
o Valorización del impacto monetario de las debilidades del
control interno
  Revisión del organigrama de la empresa, verificando el manual de
funciones de los empleados del departamento
 Revisión de los manuales de procedimientos administrativos
o Flujogramas hechos por la empresa versus los hechos por el
auditor
o Revisión de las políticas administrativas y laborales de la
empresa versus aspectos legales

CEDULAS Y GRAFICAS DE AUDITORIA

Las cédulas y gráficas son herramientas que ayudan a la organización de la

información recopilada, nos permiten ordenar las acciones y presentar en forma
visual los avances y resultados de la auditoría administrativa en todas sus etapas.

Para entender mejor las diferencias que existen entre las cédulas y los gráficos,
podemos decir que las primeras nos dan la posibilidad de incluir un mayor rango de
información, pero de una forma estructurada. Las gráficas son más visuales puesto
que la información se presenta por medio de diagramas.

Las cédulas y las gráficas son indispensables porque permiten comprender mejor y
de manera visual los resultados obtenidos en la revisión de las operaciones de la
empresa.

La utilización de cédulas y gráficas ayuda en recopilar datos, en el ordenamiento

de operaciones y de representar de manera objetiva los resultados obtenidos.

Las cédulas y las gráficas deben tener claro su objetivo, indicando hacia quien va
dirigidos, la información que deben presentar, el procedimiento y la interpretación
que ella tiene. Su periodicidad será determinada por las decisiones de los auditores,
para mostrar de manera rápida información relevante de la revisión de las
operaciones.

Cédula: Es el documento que muestra de manera resumida una parte del trabajo
revisado por el auditor respecto a un área o proceso. Estas cedulas se utilizan para
obtener la información que se planteó desde el principio de la auditoria Para que
una cédula esté bien diseñada debe contener lo siguiente:

1. Los datos generales de la empresa, la fecha de elaboración y número de

hoja y el área o departamento al que se aplicó la revisión.
2. Debe estar subdividida en bloques para ordenar la información.
3. Incluir un espacio para anotar las observaciones.
4. Mostrar los datos de uno o todos: auditor, revisor y de quien la autorizó.

En una auditoria administrativa el uso de cédulas de entrevistas permite

obtener información, la ordena de manera más accesible, y facilita el análisis
de los resultados. Estas cedulas de entrevistas, son herramientas que
permiten conocer el funcionamiento de una organización haciendo más
profundo el proceso de evaluación. Una de las ventajas de esta herramienta
es que permite el estudio de información debido a que logra una interacción
entre el auditor y el entrevistado.

Gráfica: Es una representación visual, generalmente con diagramas de los

procesos u operaciones revisados. Las gráficas pueden diseñarse con la
utilización de diversas formas, como son los cuadros, círculos, flechas,
barras, etcétera. Lo importante es que le den a la persona que las revisa un
claro sentido de los hechos, tendencias, implicaciones, entre otras.

En las cédulas podemos distinguir básicamente tres modelos, que varían en

su diseño y contenido, dependiendo del objetivo que se tenga. Estas son:
Las cédulas operativas Las cédulas de diagnóstico Las cédulas de
evaluación
 Las cédulas operativas: Se utilizan para mostrar un programa de
trabajo o un reporte de avance.
 Las cédulas de diagnóstico: Se utilizan para registrar avances o
evidencias.
  Las cédulas de evaluación: Muestran los criterios de diagnóstico y
evaluación para una situación.

En las gráficas existen una gran variedad de modelos, que surgen de la

combinación de figuras y datos. Aunque, depende de la creatividad del
auditor, de la información que desea presentar y de la imagen visual que
quiere provocar con ella. El empleo de estas herramientas en una auditoria
presenta una alternativa para realizar el manejo de información permitiendo
complementar registros de los cuestionarios y de las cédulas. La ventaja
radica en que pueden adoptar diferentes formatos según el objetivo.

El uso de cédulas y gráficas en la auditoría administrativa es solamente un

recurso de apoyo para facilitar la recopilación y análisis de los datos. Para
que una cédula esté bien diseñada debe contener los datos generales de la
empresa, la fecha de elaboración, número de hoja y el área o departamento
al que se aplicó la revisión. Esta subdividida en bloques para ordenar la
información y debe mostrar los datos del auditor, revisor y/o de quien la
autorizó.

El diseño de las gráficas se basa en el uso de formas y cuadros que buscan

agrupar la información para que sea más sencilla y visual su interpretación y
análisis.

Los modelos de las cédulas dependen del objetivo que se tenga.

En las gráficas los modelos son tan variados como la creatividad del auditor.

PAPELES DE TRABAJO
Es el conjunto de cédulas y documentos elaborados y obtenidos por el auditor
durante el curso de la auditoría, tales como planillas o cédulas, en las cuales el
auditor registra los datos y la información obtenida durante el proceso de Auditoría,
los resultados obtenidos y las pruebas realizadas.

De acuerdo a los tiempos actuales, los papeles de trabajo también pueden constituir
la información almacenada en cintas, películas, fotos u otros medios (diskettes,
dispositivos USB), y puede habilitarse sobre listados, y fotocopias de documentos
claves de la organización, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo.

Al preparar el auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular exceso de

documentación, (Calidad Vs Cantidad), esto se simplifica utilizando marcas de
auditoria, es decir, certificando o validando información o actuaciones físicas que se
tuvo a la vista, mediante marcas y referencias previamente definidas, tales como:

√ Verificado y cruzado contra registros contables.

∑ Sumado

% Porcentaje observado.

₫ Totalizado

≈ Cifras verificadas.

∞ Soportes originales vistos.

... entre otras.

Los papeles de trabajo tienen los siguientes propósitos:

Soportar por escrito la planeación del trabajo de auditoría.

Instrumento o medio de supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
Registra la evidencia como respaldo de la auditoria y del informe
Se constituye en soporte legal en la medida de requerir pruebas.
Memoria escrita de la auditoría.
En los papeles de trabajo se registran:

 La planeación
 La naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría
desarrollados
 Los resultados
 Las conclusiones extraídas y las evidencias obtenidas.
 Incluyen sólo asuntos importantes que se requieran junto con la conclusión
del auditor y los hechos que fueron conocidos por el auditor durante el
proceso de auditoría.

La NIA ¨Documentación¨ señala que la extensión de los papeles de trabajo es un

caso de juicio profesional por lo que es necesario y práctico documentar todos los
asuntos importantes que el auditor considere.

La SAS y NIA indican que los papeles de trabajo incluyen, entre otros, las
siguientes informaciones:

 Información referente a la estructura orgánica de la entidad examinada.

 Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y
estatutos.
 Información concerniente al entorno económico y legislativo dentro de los
que opera la entidad.
 Evidencia del proceso de planeamiento
 incluyendo programas de auditoría y cualquier cambio al respecto.
 Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad y de control
interno.
 Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control.
 Evidencia sobre la evaluación del trabajo de auditores internos y las
conclusiones alcanzadas.
  Evidencia de que los trabajos realizados por los auxiliares fueron
supervisados y revisados.
 Análisis de transacciones y balances.
 Análisis de tendencias e índice importantes.
 Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los procedimientos de
auditoría desarrollados y de los resultados de dichos procedimientos.
 Una indicación sobre quien desarrolló los procedimientos de auditoría y
cuando fueron desarrollados.
 Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras
partes.
 Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditoría comunicados,
o discutidos con la entidad, incluyendo los términos del trabajo y las
debilidades sustanciales en control interno.
 Cartas de presentación recibidas de la entidad.
 Conclusiones alcanzadas por el auditor, concernientes a aspectos
importantes de la auditoría, incluyendo cómo se resolvieron los asuntos
excepcionales o inusuales, revelados por los procedimientos del auditor.
 Copias de los estados financieros, dictamen u otros informes del auditor,
etcétera.

Propiedad y custodia de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son de propiedad de los órganos o firmas de auditoría. El

auditor debe custodiar con cuidado y vigilancia la integridad de los papeles de
trabajo, debiendo asegurar en todo momento, y bajo cualquier circunstancia, el
carácter secreto de la información contenida en los mismos.

Es difícil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo,
pero es recomendable conservarlos porque son importantes para auditorias futuras
y para cumplir con los requerimientos legales en caso de litigios.
Los archivos de papeles de trabajo para cada examen pueden dividirse en dos
grupos básicos: Archivos corrientes y archivos permanentes.

Los archivos corrientes contiene las informaciones relacionadas con la planificación

y supervisión que no son de uso continuo en auditorias posteriores tales como:

 Revisiones corrientes de controles administrativos.

 Estados financieros motivo de auditoria.
 Análisis de información financiera
 Notas a los estados financieros.
 Correspondencia corriente. (Entrada y salida)
 Programas de auditoría y otros papeles que respaldan las observaciones y
 Preparación del informe, inclusive el borrador del informe.

Los archivos permanentes deberán contener informaciones importantes para utilizar

en auditorias futuras tales como:
 El historial legislativo sobre la creación de la entidad y sus programas y
actividades

 La legislación de aplicabilidad continúa en la entidad, políticas y

procedimientos de la entidad. Financiamiento, organización y personal

 Políticas y procedimientos de presupuestos. Contabilidad e informes,

estatutos, memorias anuales, etc.

 Manuales, (Contable, presupuesto, tesorería, contratación, almacén,

procesos misionales, entre otros).

 En general la información que no varía con el tiempo.