Penjadwalan Proyek

1.   PENDAHULUAN
Penjadwalan proyek merupakan salah satu elemen hasil perencanaan. Yang dapat
memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek dalam hal kinerja
sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, peralatan dan material serta rencana durasi proyek
dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Dalam proses penjadwalan, penyusunan
kegiatan dan hubungan antar kegiatan dibuat lebih terperinci dan sangat detail. Hal ini
dimaksudkan untuk membantu pelaksanaan evaluasi proyek. Penjadwalan atau scheduling
adalah pengalokasian waktu yang tersedia melaksanakan masing – masing pekerjaan dalam
rangka menyelesaikan suatu proyek hinggah tercapai hasil optimal dengan
mempertimbangkan keterbatasan – keterbatasan yang ada.
Selama proses pengendalian proyek, penjadwalan mengikuti per-kem-bangan proyek dengan
berbagai permasalahannya. Proses monitoring serta updating selalu dilakukan untuk
mendapatkan penjadwalan yang paling realistis agar alokasi sumber daya dan penetapan
durasinya sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek.

Secara umum penjadwalan mempunyai manfaat – manfaat seperti berikut.

 Memberikan pedoman terhadap unit pekerjaan / kegiatan mengenai batas – batas

waktu untuk mulai dan akhir dari masing – masing tugas.
 Memberikan sarana bagi manajemen untuk koordinasi secara sistematis dan relistis
dalam penentuan alokasi prioritas terhadap sumber daya dan waktu.
 Memberikan saran untuk menilai kemajuan pekerjaan.
 Menghindari pemakaian sumber daya yang berlebihan, dengan harapan proyek dapat
selesai sebelum waktu yang di tetapkan.
 Memberikan kepastian waktu pelaksanaan pekerjaan.
 Merupakan sarana penting dalam pengendaliaan proyek.

Kompleksitas penjadwalan proyek sangat dipengaruhi oleh faktor – faktor berikut :

Sasaran dan tujuan proyek.

 Keterkaitan dengan proyek lain agar terintegrasi dengan master schedule.

 Dana yang di perlukan dan dana yang tersedia.
 Waktu yang di perlukan, waktu yang tersedia, serta perkiraan waktu yang hilang dan
hari – hari libur.
 Susunan dan jumlah kegiatan proyek serta keterkaitan di antaranya.
 Kerja lembur dan pembagian shift kerja untuk mempercepat proyek.
 Sumber daya yang di perlukan dan sumber daya yang tersedia.
 Keahlian tenaga kerja dan kecepatan mengerjakan tugas.
 Makin besar skala proyek, semakin kompleks pengelolaan penjadwalan karena dana
yang di kelolah sangat besar, kebutuhan dan penyediaan sumber daya juga besar,
kegiatan yang di lakukan sangat beragam serta durasi proyek menjdi sangat panjang.

Oleh karena itu, agar penjadwalan dapat diimplementasikan, digunakan cara – cara atau
metode teknis yang sudah digunakan seperti metode penjadwalan proyek. Kemampuan
scheduler yang memadai dan bantuan software komputer untuk penjadwalan dapat membantu
memberikan hasil yang optimal.
2.METODE PENJADWALAN PROYEK

Ada beberapa metode penjadwalan proyek yang digunakan untuk mengelolah waktu dan
sumberdaya proyek. Masing – masing metode mempunyai kelebihan dan kekurangan.
Pertimbangan penggunaan metode – metode tersebut didasarkan atas kebutuhan dan hasil
yang ingin di capai terhadap kinerja penjadwalan. Kinerja waktu akan berimplikasi terhadap
kinerja biaya, sekaligus kinerja proyek secara keseluruhan. Oleh karena itu, variabel –
variabel yang mempengaruhinya juga harus di monitor, misalnya mutu, keselamatan kerja,
ketersediaan peralatan dan material, serta stakeholder yang terlibat. Bila terjadi
penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar
proyek tetap pada kondisi yang di inginkan.

•      WAKTU DAN DURASI KEGIATAN

Dalam konteks penjadwalan, terdapat dua perbedaan, yaitu waktu (Time) dan kurun waktu
(duration). Bila waktu menyatakan siang/malam, sedangkan kurun waktu atau durasi
menunjukan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan suatu kegiatan, seperti lamanya
waktu kerja dalam satu hari adalah 8 Jam. Melakukan durasi suatu kegiatan bisanya dilandasi
volume pekerjaan dan produktivitas crew/kelompok pekerja dalam menyelesaikan suatu
pekerjaan. Produktivitas didapat dari pengalaman crew melakukan suatu kegiatan yang telah
dilakukan sebelum atau database perusahaan.

•      BAGAN BALOK (Barchart)

Barchart ditemukan oleh Gantt dan Fredick W. Tailor dalam bentuk bagan balok, dengan
panjang balok sebagai representasi dari durasi setiap kegiatan. Format bagan baloknya
informatif, mudah dibaca dan efektif untuk dikomunikasi serta dapat dibuat dengan mudah
dan sederhana.
Bagan balok terdiri atas sumbu-Y yang dinyatakan kegiatan atau paket kerja dari lingkup
proyek, sedangkan sumbu-X menyatakan satuan waktu dalam hari, minggu, atau bulan
sebagai durasi.
Pada bagan ini juga dapat ditentukan Milestone / Baseline sebagai bagian target yang harus
diperhatikan guna kelancaran produktifitas proyek secara keseluruhan. Untuk proses
updating, bagan balok dapat diperpendek atau diperpanjang dengan memperhatikan total
floatnya, yang menunjukan bahwa durasi kegiatan akan bertambah atau berkurang sesuai
kebutuhan dalam perbaikan jadwal.
Penyajian informasi bagan balok agak terbatas, misal hubungan antar kegiatan tidak jelas dan
lintasan kritis kegiatan proyek tidak dapat diketahui. Karena urutan kegiatan kurang terinci,
maka bila terjadi keterlambatan proyek, prioritas kegiatan yang akan dikoreksi menjadi sukar
untuk dilakukan.
•      KURVA S ATAU HANUMM CURVE

Kurva s adalah sebuah ghrafik yang dikembangkan oleh Warren T. Hanumm atas dasar
pengamatan terhadap sejumlah besar proyek sejak awal hingga akhir proyek. Kurva S dapat
menunjukan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan, waktu dan bobot pekerjaan yang
direpresentasikan sebagai persentase kumulatif dari seluruh kegiatan proyek. Visualisasi
Kurva S dapat memberikan informasi mengenai kemajuan proyek dengan
membandingkannya terhadap jadwal rencana. Dari sinilah diketahui apakah ada
keterlambatan atau percepatan jadwal proyek. Indikasi tersebut dapat menjadi informasi awal
guna melakukan tindakan koreksi dalam proses pengendalian jadwal. Tetapi informasi
tersebut tidak detail dan hanya terbatas untuk menilai kemajuan proyek. Perbaikan lebih
lanjut dapat menggunakan metode lain hyang dikombinasikan, misal dengan metode bagan
balok yang dapat digeser –geser dan network plaining dengan memperbaharui suber daya
maupun waktu pada masing – masing kegiatan.
Untuk membuat kurva S, jumlah persentase kumulatif bobot masing – masing kegiatan pada
suatu periode diantara durasi proyek diplotkanterhadap sumbu vertikal sehingga bila hasilnya
dihubungkan dengan garis, akan membentuk kurva S. Bentuk demikian terjadi karena volume
kegiatan pada bagian awal biasanya masih sedikit, kemudian pada pertengahan meningkat
dalam jumlah cukup besar, lalu pada akhir proyek volume kegiatan kembali mengecil.
Untuk menentukan bobot pekerjaan, pendekatan yang dilakukan dapat berupa perhitungan
persentase berdasarkan biaya per item pekerjaan / kegiatan dibagi nilai anggaran, karena
satuan biaya dapat dijadikan bentuk persentase sehingga lebih mudah untuk menghitungnya.

3.  METODE PENJADWALAN LINIER (DIAGRAM VEKTOR)

Metode ini biasanya sangat efektif dipakai untuk proyek dengan jumlah kegiatan relatif
sedikit dan banyak digunakan untuk penjadwalan dengan kegiatan yang berulang seperti pada
proyek konstruksi jalan raya, runway bandar udara, terowongan / tunnel atau proyek industri
manufaktur. Metode ini sangat memuaskan untuk diterapkan pada proyek – proyek tersebut
karena menggunakan sumber daya manusia yang relatif lebih kecil dan variasi keterampilan
pada suatu pekerjaan/kegiatan tidak sebanyak pada proyek yang lain.
Metode ini juga cukup efektif untuk digunakan pada proyek bangunan gedung bertingkat
dengan keragaman masing – masing tingkat bangunan relatif sama. Pada proyek yang cukup
besar, metode ini membantu memonitor progres beberapa kegiatan tertentu yang berada
dalam suatu penjadwalan keseluruhan proyek. Hal ini dapat dilakukan bila metode ini
dikombinasikan dengan metode network, karena metode penjadwalan linier dapat
memberikan informasi tentang kemajuan proyek yang tidak dapat di tampilkan oleh metode
network.
4.    METODE PENJADWALAN NETWORK PLANNING

Network planning diperkenalkan pada tahun 50-an oleh tim perusahaan Du-pont dan rand
corporation untuk mengembangkan sistem kontrol manajemen. Metode ini dikembangkan
untuk mengendalikan sejumlah besar kegiatan yang memiliki ketergantungan yang kompleks.
Metode ini relatif lebih sulit, hubungan antar kegiatan jelas, dan dapat memperlihatkan
kegiatan kritis. Dari informasi network planning-lah monitoring serta tindakan koreksi
kemudian dapat dilakukan, yakni dengan memperbaharui jadwal. Akan tetapi, metode ini
perlu dikombinasikan dengan metode lainnya agar lebih informatif.

Tahapan penyusunan network SCHEDULING :

1. Menginfentarisasi kegiatan – kegiatan dari paket WBS berdasarkan item pekerjaan,

lalu diberi kode kegiatan untuk memudahkan identifikasi.
2. Memperkirakan durasi setiapkan dengan mempertimbangkan dengan janis pekerjaan,
volume pekerjaan, jumlah sumberdaya, lingukungan kerja, serta produktifitas pekerja.
3. Penentuan logika ketergantungan antara kegiatan dilakukan dengan tiga kemungkinan
hubungan, yaitu kegiatan yang mendahului (predecessor), kegiatan yang didahului
(successor), serta bebas.
4. Perhitungan analisis waktu serta alokasi sumber daya, dilakukan setelah langkah –
langkah diatas dilakukan dengan akurat dan teliti.

Manfaat penerapan network scheduling.

1. Penggambaran logika hubungan antar kegiatan, membuat perencanaan proyek

menjadi lebih rinci dan detail.
2. Dengan memperhitungkan dan mengetahui waktu terjadinya setiap kejadian yang
ditimbulkan oleh satu atau beberapa kegiatan, kesukaran – kesukaran yang bakal
timbul dapat diketahui jauh sebelum terjadi sehingga tindakann pencegahan yang
diperlukan dapat dilakukan.
3. Dalam network planning dapat terlihat jelas waktu penyelesaian yang dapat ditunda
atau harus disegerakan.
4. Membantu mengomunikasikan hasil network yang ditampilkan.
5. Memungkinkan dicapainya hasil proyek yang lebih ekonomis dari segi biaya langsung
(direct cost) serta penggunaan sumber daya.
6. Berguna untuk menyelesaikan klaim yang diakibatkan oleh keterlambatan dalam
menentukan pembayaran kemajuan pekerjaan, menganalisis cashflow, dan
pengendalian biaya.
7. Menyediakan kemampuan analisis untuk mencoba mengubah sebagian dari proses,
lalu mengamatai efek terhadap proyek secara keseluruhan.
8. Terdiri atas metode Activity On Arrow dan Activity On Node (precedence Diagram
Method).
 5. PENJADWALAN SUMBER DAYA

Penjadwalan sumber daya seperti tenaga kerja, peralatan, material dan modal / biaya
dapat merupakan bagian dari master schedule atau dapat juga sebagai bagian yang
terpisah darinya sebagai subschedul.
Untuk proyek yang cukup kompleks, pemilihan schedule sumber daya dari master
schedule, dengan detailnya dilakukan pada subschudele adalah langkah terbaik untuk
memudahkan monitoring, tujuan penjadwalan sumber daya adalah memastikan
jumlah atau jenis sumber daya dapat diketahui sejak awal dan tersedia bila
dibutuhkan. Tetapi bila ketersediaan sumber daya terbatas, maka biasanya durasi
proyek menjadi lebih lambat dari yang direncanakan. Sebaliknya, dengan menambah
jumlah sumber daya, durasi proyek dapat di percepat. Bila ketersediaan sumber daya
cukup tetapi distribusi selama berlangsungnya proyek berfluktuasi, maka hal ini akan
mengurangi tingkat efektifitas dan efesiensi pengguna sumberdaya. Bila jumlah
sumber daya dimiliki terbatas dan ketersediaanya tidak mencukupi, sedangkan durasi
adalah batasan kurun waktu proyek, maka penjadwalan dapat dilakukan dengan
perataan sumber daya (resources leveling).

•      PENJADWALAN SUMBER DAYA YANG TERBATAS

Sumber daya yang terbatas adalah salah satu alasan mengapa penjadwalan diperlukan.
Penjadwalan dimaksudkan supaya pelaksanaan proyek tetap dapat berlangsung, caranya
dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang terbatas tersebut yang diusahakan
juga durasi proyeknya tidak menjadi terlalu lambat.
Sumber daya yang terbatas karena ketersediaannya yang memang langkah dapat membuat
masalah besar bagi pelaksanaan proyek, karena hal ini akan memengaruhi durasi proyek.
Makin sedikit jumlah ketersediaannya, durasi proyek akan semaki lama karena banyak
kegiatan yang tidak dapat dilakukan. Akibatnya adalah adanya sangsi dari pemilik proyek
yang berupa denda atau pemutusan hubungan kerja sepihak karena keterlambatan proyek.
Oleh karena itu, perencanaan sumberdaya yang langkah seperti peralatan / mesin dengan
teknologi tinggi, tukang khusus ukir/pahat, dan material yang harus di impor, peralatan yang
memerlukan impor dari luar negeri, harus dibuat sebaik mungkin agar durasi kegiatannya
tidak terganggu.

Ada dua jenis batasan yang harus di perhatikan dalam penjadwalan proyek, karena batasan
tersebut berpengaruh terhadap waktu kerja dari suatu kegiatan. Dua batasan tersebut adalah :

1. Batasan hungungan kegiatan, batasan yang diakibatkan oleh hubungan antar kegiatan
pada beberapa kegiatan.
2. Batasan kondisi sumber daya, batasan yang diakibatkan oleh ketidaktersediaan
sumber daya.

Selain itu, ada empat aturan yang dapat diterapkan pada penjadwalan proyek dalam
hubungannya dengan alokasi sumber daya yang terbatas, yaitu :

1. Memprioritaskan kegiatan yang mempunyai batasan kegiatan – kegiatan dengan

sumber daya maksimum, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kegiatan tersebut
dengan basis kontinyu.
 2. Memprioritaskan pada kegiatan kritis atau mendekati kritis dengan total float paling
rendah, lalu dilakukan penjadwalan terhadap kefitan tersebut dengan cara basis
kontinyu.
3. Memprioritaskan pada kegiatan yang mempunyai durasi paling pendek, lalu dilakukan
penjadwalan terhadap kegiatan tersebut dengan cara basis kontinyu.
4. Setelah salah satu dari tiga aturan diatas terpenuhi, dilakukan pada kegiatan dengan
prioritas rendah dengan cara basis terputus, kemudian dilakukan interupsi oleh
kegiatan yang lebih tinggi prioritasnya.

•     PERATAAN SUMBER DAYA

Perataan sumber daya adalah meratakan frekuensi alokasi sumber daya dengan memastikan
bahwa jumlah / jenis sumber daya dapat diketahui dari awal dan tersedia bila dibutuhkan.
Biasanya bila jumlah sunber daya di kurangi, durasi akan bertambah, sebaiknya bila jumlah
sumber daya ditambah, durasi akan berkurang. Tujuan dari perataan sumber daya adalah
untuk menjadwalkan kegiatan pada proyek yang disesuaikan dengan ketersediaan sumber
daya dan pola penyebaran yang logis sehingga durasi proyek tidak melampaui batas
berlebihan. Variasi penyebaran sumber daya dari suatu periode ke periode lainnya diusahakan
dapat tetap pada suatu batas minimum kebutuhannya, sehingga hasil yang dicapai dapat
memenuhi sesuai dengan kemampuan dan ketersediaan sumber daya yang ada.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam perataan sumber daya adalah mengidentifikasi
sumber daya yang terbatas dan yang dibutuhkan untuk seluruh jumlah durasi dari suatu
proyek. Ini karena alokasi sumber daya yang langkah dan ketersediaannya terbatas harus di
prioritaskan.
Bila ketersediaannya tidak mencukupi, pengadaannya akan menimbulkan biaya yang lebih
tinggi. Perataan sumberdaya dimaksudkan agar alokasi tingkat pemakaian sumber daya dapat
di ketahui sehinggah penyelesaian proyek menjadi laebih logis. Dalam perataan sumber daya,
biasanya durasi proyek dianggap tetap, sedangkan jumlah sumber daya diatur sedemikian
rupa sehingga sesuai dengan ketersediaan.

Metode perataan sumber daya bertujuan mendapatkan pola kebutuhan sumber daya yang
sesuai. Metode ini dapat dilakukan dengan cara :

1. Memulai seluruh kegiatan proyek berada diantara waktu mulai awal dan waktu mulai
paling lambat, sehingga durasi proyek tidak bertambah.
2. Berdasarkan ketersediaan waktu yang dibatasi dengan mengatur sumber daya yang
dibutuhkan yang jumlah dan pola penyebarannya diatur sedemikian rupa.
3. Berdasarkan ketersediaan sumber daya yang terbatas karena kelangkaan dengan
menambah durasi proyek sehinggah proyek dapat menjadi lebih lambat dari yang
dirancanakan.
4. Berdasarkan penjadwalan dengan membuat diagram batang non kontinyu dengan
mengintrupsi suatu kegiatan oleh kegiatan yang lainnya.

Dari semua hal diatas, perataan sumber daya dimaksudkan untuk meningkatkan produktifitas,
efektifitas dan efesiensi dan penggunaannya, menjaga pola penyebaran yang logis dari segi
kuantitas serta menempatkan kualitas sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan
diharapkan dengan durasi yang tidak berubah. Dengan demikian alokasi distribusi sumber
daya yang proporsional akan memberikan keuntungan bagi proyek sehingga pemanfaatan
sumber dayanya terencana dengan baik dan hal ini akan mempengaruhi juga sebagi kinerja
proyek secara keseluruhan.

6.    MENGUKUR KINERJA BIAYA DAN WAKTU DENGAN METODE EARNED

VALUE
Dalam penentuan kinerja proyek dengan cara earned value atau nilai hasil, informasi yang
diberikan berupa indikator dalam bentuk kuantitatif, yang menampilkan informasi progress
biaya dan jadwal proyek. Indikator ini menginformasikan posisi kemajuan proyek dalam
jangka waktu tertentu serta dapat memperkirakan proyeksi kemajuan proyek pada periode
selanjutnya. Indikator – indikator tersebut adalah sebagai berikut :

1.    BCWS (Budgeted Cost of Work Shedule), menggambarkan anggaran rencana sampai
pada periode tertentu terhadap volume rencana proyek yang akan dikerjakan.

2.    BCWP (Budgeted Cost of Work Performed), menggambarkan anggaran rencana

proyek pada periode tertentu terhadap apa yang telah dikerjakan pada volume pekerjaan
aktual.

3.    ACWP (Actual Cost of Work Performed) menggambarkan anggaran aktual yang
dihabiskan untuk pelaksanaan pekerjaan pada keadaan volume pekerjaan aktual.

Berbekal ketiga indikator tersebut, pengukuran kinerja biaya dan waktu untuk metode Earned
Value menggunakan 3 jenis kurva S sebagai nilai kumulatif biaya dengan fungsi waktu, yang
terintegrasi dalam satu tampilan yang terdiri atas nilai kumulatif biaya : BCWS, BCWP dan
ACWP.
Kemudian dilakukan analisis terhadap penyimpangan yang terjadi pada biaya dan
waktu/jadwal dengan cara mengukurnya, diuraikan di bawah ini.

1. Penyimpangan Jadwal/Waktu

a.    SV (Scheduling Variance) = BCWP – BCWS

SV > 0, progres aktual > rencana : terjadi percepatan proyek terhadap rencana
(schedule underrun)
SV < 0 , progres aktual < rencana : terjadi keterlambatan proyek terhadap
rencana(schedule overrun)
b.    SPI (Schedule Performance Index) = BCWP / BCWS
SPI > 1, progres aktual > rencana: terjadi percepatan proyek terhadap rencana
(Schedule underrun)
SPI < 1, progres aktual < rencana : terjadi keterlambatan proyek terhadap rencana
(Schedule overrun)

2. Penyimpangan Biaya

a.    CV (Cost Variace) = BCWP – ACWP

CV > 0, biaya volume aktual > biaya aktual (Cost underrun)
CV < 0, biaya volume aktual < biaya aktual (cost overrun)
b.    CPI (Cost Performance Index) = BCWP / ACWP
 CPI > 1, biaya volume aktual > biaya aktual (Cost underrun)
CPI < 1, biaya volume aktual < biaya aktual (cost overrun)

Dengan menghitung indeks – indeks seperti diatas akan terlihat bahwa proyek akan terlambat
atau lebih cepat dan biaya yang harus dikeluarkan akan berlebih atau kurang dari yang
dianggarkan, maka kemajuan proyek untuk waktu yang akan datang perlu diramalkan dengan
cara seprti di bawah ini.

1.    Perkiraan penyelesaian proyek (Estimated Completion Date)

ECD = (Sisa waktu / SPI) + Waktu terpakai
Persentase keterlambatan/percepatan
= 100% – ECD/Jadwal Rencana x 100%

2.    Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek (Estimate at Completion)

EAC = Sisa Anggaran/CPI + ACWP
= (Total Biaya – BCWP) / CPI + ACWP
Persentase biaya penambahan/penurunan biaya aktual terhadap anggaran biaya = 100% –
EAC/Total Biaya x 100%

3.    Earned Value (nilai hasil) = BCWPnth (biaya penyelesaian volume pekerjaan pada
periode tertentu)
Ketiga hal diatas adalah indikator yang dihitung pada baseline/milestone yang telah
ditentukan, sehingga nilai – nilai yang didapat menunjukan progres proyek yang pada periode
tersebut dan progres proyek dari segi biaya dan waktu untuk penyelesaian pada masa yang
akan datang.

sumber : Manajemen proyek penulis Ir.Abrar Husen , MT