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ELABORACION DE MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS EN FOX TEXTIL

NOVIEMBRE 2021
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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CONTE
NIDO
Pág
.
I. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
1
EN FOX TEXTIL

Introducción 3

Objetivo general y especifico 4

Concepto 5

1. Manual de Procedimientos 6

1.1. Presentación 6

1.2. Procedimientos 7

1.2.1. Relación de Procedimientos 7

1.2.2. Objetivo y Descripción del Procedimiento 8

1.2.3. Formatos 11

1.2.4. Normas de Operación 15

1.2.5. Diagrama de Flujo 16

1.4.6. Marco Jurídico 23


2. Glosario de Términos
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3. Conclusión
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Introducción

El presente trabajo consiste en elaboración de un manual de procedimientos usando información suministrada


Po la empresa Fox textil en el área de producción posteriormente se realizará una descripción del proceso de
producción

La elaboración de un manual del procedimiento se logra mediante la resección de datos relevantes en los
diferentes departamentos y siendo asesorados por recursos humanos quien nos proporciona de las técnicas
necesarias para el logro, está investigación también nos fallas existentes en dichos procesos para así poderlas
remediar de una manera pronta y oportuna antes de se suscite problemas que puedan afectar la productividad
de la empresa

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Objetivo General
Fabricar y comercializar ropa de hombre, mujer y niños de muy buena calidad, las cuales
manejaran una línea recta de nuevos estilos y mayor comodidad.

Objetivo Especifico
 Dar a conocer nuestra ropa, como una nueva invención a la industria textil, la cual será
accesible a cualquier tipo de persona.

 Estudiar el mercado textil, con el fin de garantizarnos una buena estrategia de negocio.

 Elegir buenos proveedores y conservar buenos clientes, para así poder funcionar
satisfactoriamente como empresa.

 Conocer minuciosamente los procesos de elaboración de nuestro producto con el fin


de irlos mejorando continuamente.

 Contratar un personal especializado e innovador, cuyas capacidades Sean altamente


gratificantes para el crecimiento de la empresa.

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Concepto

El Manual de Procedimientos puede definirse como un instrumento administrativo, que muestra el


conjunto de actividades que se integran o agrupan de forma sistemática o secuencial por objetivos
comunes, describiendo y precisando también la dinámica o el quehacer específico a llevar a cabo por
cada uno de los actores y participantes, así como las dimensiones de tiempo y espacio.

Igualmente, los procedimientos (administrativos y operativos institucionales), pueden ser entendidos


como el conjunto de actividades que ordenadas en secuencia lógica, indican el modo o la manera
establecida de hacer un determinado trabajo; asimismo, las actividades se conciben como los
agrupamientos de operaciones afines y sucesivas, que forman parte de un procedimiento.

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1. Manual de procedimientos
1.1. Presentación

Fox textil. es una empresa textil ubicada en Colombia, dedicada a la fabricación, importación y
distribución de ropa, disponiendo de una amplia gama de artículos textiles con una excelente relación
calidad-precio. Ofrecer productos de primera calidad a precios competitivos. Hemos conseguido
incorporar a nuestra oferta de productos una variedad de modelos y colores suficientemente amplia para
que cualquier colectivo encuentre sus colores y pueda elegir los modelos que más se adapten a sus
necesidades. También ofrecemos la posibilidad de personalizar sus prendas con logotipos, dorsales,
publicidad, etc., disponemos de maquinarias, materiales y personal altamente cualificado para realizar
dichas personalizaciones en un plazo de tiempo récord. Nuestra clientela es el profesional que busca un
proveedor cercano en el que pueda confiar por su seriedad y tener respuesta e información rápida y eficaz,
facilitando así su trabajo. su confianza es nuestro principal objetivo, serles útiles nuestro mayor logro

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1.2. Procedimientos

1.2.1. Relación de Procedimientos

Procedimiento de Materia prima (PRO-DDP-01)


Procedimiento de Diseño (PRO- DDP -02)
Procedimiento de Corte (PRO- DDP -03)
Procedimiento de Confección (PRO- DDP -04)
Procedimiento de Control de calidad empaque y almacenamiento (PRO- DDP -05)
Procedimiento Distribución y entrega (PRO- DDP -06)

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1.2.2. Objetivo y Descripción del Procedimiento

Objetivo. -

Unidades de producción
La unidad de producción es una de las más complejas, ella involucra la esencia de la organización como es
la fábrica de un producto que satisfaga las necesidades de los clientes
En efeto un producto necesita de un procedimiento específico, el cual debe tomar en cuenta la capacidad
de producción de la organización, para ello la unidad maneja preparación de planes dónde se establece los
lineamientos relativos a la orientación de los procesos de cambio que se deben generar en las operaciones,
así mismo emplea los programas de producción los cuales constituyentes un conjunto de objetivos y
acciones orientadas a la ejecución de las normas contenidas
El diseño de la prenda también forma parte de las operaciones realizadas y específica las características y
exigencias del cliente, en el momento de confección

Descripción. -

Procesos de estrategia

Planear, implementar y dirigir proyectos industriales de ampliación y/o modernización.


Estar informado de los costos de la fabricación del producto e informar cualquier animalidad al Sugerente
Financiero. Organizar e implementar sistemas de costeo. Diseñar productos acordes con los requerimientos
del consumidor. Generar ideas. Poseer un análisis comercial, de los productos de la competencia.

Procesos misionales
Diseñar, programar y controlar los sistemas de producción.
Planear, evaluar y controlar el uso y reposición de tecnología.
Diseñar, controlar y evaluar métodos de trabajo y utilización de la maquinaria y equipo.
Diseñar, implementar y administrar sistemas de seguridad e higiene en el trabajo.
Prestar servicios de asesoría y consultoría en asuntos específicos de la Ingeniería Industrial.

Procesos de soporte
Llevar el inventario de la maquinaria. Estar en las reuniones de los Departamentos
gestionar las labores de reparación de máquinas
Supervisión, dirección y en su caso realización, de todos los trabajos conducentes adecuado
mantenimiento de instalaciones. Organización, supervisión y control del personal a su cargo. Estar
informado de todos los movimientos del departamento, de la cantidad de telas que ingresen, sus costos y el
manejo que los empleados le estén dando.

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Descripción del procedimiento 1

Mantenimiento de estaciones de trabajo defectuosas para


la confección de la prenda
No. Responsables Actividades
Se hace una requisición al departamento de
1
soporte técnico
2 El técnico revisa las maquinas defectuosas
Área técnica (jefe de
3 Solicita al gerente de manteniendo las piezas
mantenimiento)
El gerente de mantenimiento hace una
4 revisión del inventario para ver si las piezas se
encuentran en existencia
Área de compras (jefe de De no existir las piezas se ordena comprar las
5
compras) piezas
Área de financiera (Auxiliar El auxiliar contable registra la factura en la
6
contable) contabilidad
El gerente de mantenimiento le hace saber al
7
técnico que las piezas están en existencia.
8 Área técnica (jefe de El técnico procede a cambiarlas
mantenimiento)
Se revisa que no falte nada y que todo este en
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orden
Fin del proceso

Descripción del procedimiento 2

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CONFECCION DE PRENDAS
No. Responsables Actividades
1 Decidir qué es lo que quiero hacer
2 Definir para quien es la prenda
Área de diseño (jefe de diseño)
3 Elegir el modelo
4 Elegir los colores y medida de las prendas
5 Medir tela
Área de corte (Personal operativo)
6 Cortar tela
7 Coser sellos y marcas
Área de confección (Personal
8 Juntar piezas de la prenda
operativo)
9 Revisión de la calidad
Fin del proceso

Elaboró Revisó Aprobó

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1.2.3. Formatos

Versión 1
Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES 23/11/2021

NOMBRE DEL CARGO:


JEFE INMEDIATO:
OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

PERFIL DEL CARGO


EDUCACION FORMACION Y EXPERIENCIA HABILIDADES
REQUISITOS

FUNCIONES DEL CARGO

REALIZO REVISO APROBO

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Versión 1
Fecha:
MANUAL DE FUNCIONES 23/11/2021

NOMBRE DEL CARGO: Nombre


JEFE INMEDIATO: El que está a cargo
OBJETIVO GENERAL DEL CARGO
Decisiones y metas que se quieren lograr en este puesto

PERFIL DEL CARGO


EDUCACIÓN FORMACIÓN Y EXPERIENCIA HABILIDADES
REQUISITOS

FUNCIONES DEL CARGO

Que actividades realizan y sobre qué cosas son su responsabilidad.

REALIZÓ REVISÓ APROBÓ

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Versión 1
Fecha:
CARACTERIZACION DE PROCESOS 23/11/2021

IDENTIFICACION DEL PROCESO:


NOMBRE: TIPO DE PROCESO:
LIDER DEL PROCESO: PARTICIPANTES:
RECURSOS: DOCUMENTOS RELACIONADOS
DESCRIPCION DEL PROCESO
ALCANCE:
OBJETIVO:
ACTIVIDAD DEL PROCESO
ENTRADAS SALIDAS

N Proveedor Insumo Actividades Producto Cliente Responsable

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Versión 1
Fecha:
CARACTERIZACION DE PROCESOS 23/11/2021

IDENTIFICACION DEL PROCESO:


NOMBRE: Nombre de la empresa TIPO DE PROCESO: Al proceso que está
relacionado
LIDER DEL PROCESO: PARTICIPANTES:
RECURSOS: Materias primas y maquinas al DOCUMENTOS RELACIONADOS: Otros
utilizar
DESCRIPCION DEL PROCESO
ALCANCE: Describir donde inicio y que abarca
OBJETIVO: Termina el proceso procedimiento, indicando
la actividad
ACTIVIDAD DEL PROCESO: Escribir los procesos de planificación
ENTRADAS- Son elementos de que el SALIDAS- Son los objetivos resueltos del
sistema puede disponer para su propio sistema, lo que este se propone, ya conseguido
provecho
N Proveedor Insumo Actividades Producto Cliente Responsable

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1.2.4. Normas de Operación

Atender de inmediato y con eficiencia, brindando un servicio de calidad, anticipándose a las necesidades del
cliente. Por lo que requiere de comunicación directa con el Gerente de ventas.
El puesto de un vendedor requiere un sentido de propiedad, agilidad y autentico deseo de exceder las expectativas
de nuestros clientes. Como integrante del equipo de ventas de Fox textil debe contribuir al crecimiento de nuestra
cartera de clientes.

Dentro de las normas específicas se detallas las siguientes:


1. Asistir debidamente aseado y presentable.
2. Firmar y/o reportar asistencia.
3. Mantener su área de trabajo ordenado.
4. Mantener los estantes ordenados cada uno según la talla que correspondan.
5. Inventariar la mercancía del mostrador.
6. El uso del internet solo debe ser utilizado para la recepción y envíos de correos electrónicos. 7. Conocer y
seguir los lineamentos y políticas de la empresa.
7. Conocer los productos que elabora la planta de producción, así como el programa de distribución.
8. Conocer el sistema de elaboración de los productos que se comercializan y los tiempos de elaboración.
9. Tener registro de clientes y prospectos.
10. Definición de un prospecto (Cliente potencial).
11. “Un prospecto es cualquier consumidor o empresa que cuenta con los recursos necesarios para adquirir
nuestros productos “
12. Conocer el sistema para la elaboración de pedidos.
13. Reportar diariamente el rol de actividades al área de supervisión de ventas
14. Atender al cliente con entusiasmo y buen trato.
15. Realizar cualquier otra actividad inherente a su cargo relacionado con el mismo.

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1.2.5. Diagramas de Flujo

Mapa de procesos de la empresa Fox Textil

Procesos
estratégicos Planificación Planificación de la Mercadeo y Gestión de la
estratégica producción ventas calidad

Procesos claves
Clientes

Clientes
Diseño de las Corte Confección Revisión de la
prendas (Costura) prenda

Procesos de soporte

Compras de materia
Control de calidad Gestión financiera
prima

Gestión de RRHH Mantenimiento y


control del equipo

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Diagrama de flujo proceso de calidad.

Inicio

Inspección física de
la prenda

Si

Defectos Se retorna a
producción

No

Reparación de la prenda
Empaque

Fin

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Diagrama de flujo del proceso comercial.

Inicio

Prospección de
clientes

Estudio de las
necesidades del cliente

Presentación de
portafolio

No
¿Negociación? Nueva propuesta

Si

Venta
Renegociación

Fin

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Diagrama de flujo del proceso de producción

Inicio

Diseño

Surge la idea

Preparación de las materias


necesarios

Confección de muestras

No
¿Muestra
correcta?

Si

Inicia orden de producción

Se verifica la disponibilidad de
materiales

¿Disponibilidad de
materiales?

Inicia el pedido para el taller 1

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Almacenamiento y recepción de
Almacenamiento
materia prime y recepción

Tendido y corte de tela

Armar cada una de las partes de la


prenda

Repisar

Unir cada una de las partes de las


prendas

Repisar

Empaque

Inspección física de la
prenda

Si
Se retorna a
¿Defectos? producción

No
2

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Reparación de
Empaque la prenda

Fin

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Indicador de comercial

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Indicador de calidad

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Indicador de producción

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1.2.6. Marco Jurídico

Leyes
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Artículo 3, numeral 7 del Decreto 457 fecha 22 marzo
Que la Ley 172 de 1994 aprobó el Tratado de Libre Comercio entre los Estados
Mexicanos y la República de Colombia; la Ley 1143 de 2007
1241 de 2008 aprobó el Tratado de Libre Comercio entre Colombia y los países del Triángulo Norte
1363 de 2009 aprobó el Acuerdo de Libre Comercio entre la República de Colombia y Canadá.

Decreto
Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Decreto 434 fecha 19 de marzo
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Artículo 3, numeral 7 del Decreto 457 fecha 22 de marzo

Resolución
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Resolución 522 de 2020 fecha 28 de marzo
Ministerio de Salud y Protección Social Resolución 666 fecha 24 de abril de 2020
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Resolución 498 de 2020 26 de abril

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2 . Glosario de Términos

A fin de facilitar la comprensión de algunos de los términos técnico-administrativos utilizados en la


presente Guía Técnica, se incluye el siguiente glosario:

Actividad En un sentido genérico, actividad es un conjunto de


actos, así se habla de actividad administrativa en general,
como el conjunto de actos administrativos que realiza
una institución o parte de ella.

En un sentido más restringido, actividad es sinónimo de


labor. Cuando un procedimiento puede subdividirse en
varios grupos de operaciones afines y sucesivas,
ejecutadas por una misma persona o una misma unidad
administrativa, cada uno de estos grupos de operaciones
constituyen una actividad o labor.

Alcance Delimita dónde es aplicable este procedimiento.

Análisis Examen detallado de los hechos para conocer sus


elementos constitutivos, sus características
representativas, así como sus interrelaciones y la
vinculación de cada elemento con el todo.

Área Es el órgano que tiene funciones y actividades propias


que lo distinguen y diferencian de los otros que
conforman una unidad administrativa, y que posee a la
vez una infraestructura organizacional específica y
propia.

Descripción de labores y actividades Es una relación de lo que hace una persona o se hace en
una unidad administrativa, sin que contenga
necesariamente la secuencia ni el método conforme a
los cuales deban ser ejecutados.

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Diagrama de Flujo ó Flujograma Representación gráfica del proceso, utilizando la


simbología estándar acordada.

Es un diagrama que expresa gráficamente las


distintas operaciones que componen un
procedimiento o parte de él, estableciendo su
secuencia cronológica. Según su formato o
propósito, puede contener información adicional
sobre el método de ejecución de las operaciones, el
itinerario de las personas, las formas, la distancia
recorrida, el tiempo empleado.

Decisión Elección de entre dos o más opciones que se juzga


factible adoptar, dentro del curso de acción a seguir
para lograr un propósito concreto.

Formato Es una pieza de papel impresa que contiene datos


fijos y espacios en blanco para ser llenados con
información variable que se usa en los
procedimientos de oficina. Una forma puede constar
de varias copias, que pueden tener destinos o usos
diversos.

Función Conjunto de actividades relacionadas y coordinadas,


necesarias para alcanzar los objetivos de la
institución, de cuyo ejercicio generalmente es
responsable un órgano o unidad administrativa. Se
definen a partir de las disposiciones jurídico -
administrativas. Por ejemplo, son funciones las
compras, financiamiento, administración de
personal, etc.

Documento Texto impreso que se produce como consecuencia


de la actividad administrativa y que contiene
información, instrucciones, etc.
Estrategia Es un procedimiento dispuesto para la toma de
decisiones y/o para accionar frente a un determinado
escenario. Esto, buscando alcanzar uno o varios
objetivos previamente definidos.

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Procedimiento:

Guía Técnica Documento que contiene las instrucciones para


elaborar catálogos o manuales, siguiendo una
determinada metodología y uniformidad, acorde
con las necesidades del organismo.

Misionales Son los procesos de producción de bienes y


servicios de la cadena de valor y responden a las
funciones sustantivas de la entidad.

Modificación Es uno o varios cambios en un procedimiento o


documento controlado, donde dichos cambios
afectan la calidad en la operación regida por el
documento o la secuencia en el desarrollo del
procedimiento.

Objetivo Es el fin hacia el cual se dirige la actividad,


expresando “qué se hace” y “para qué se hace”.

Es el fin o meta que se pretende alcanzar, ya sea


con la realización de una sola operación, de una
actividad concreta, de un procedimiento, de una
función completa o de todo el funcionamiento de la
institución.

Operación Cada una de las acciones, físicas o mentales,


pasos o etapas que es necesario ejecutar para llevar
a cabo una actividad o labor determinada. Es la
división mínima del trabajo administrativo.

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Procedimiento:

Procedimiento Es la sucesión cronológica o secuencia de operaciones


o actividades lógicas y su método de ejecución, que
realizada por una o varias personas, constituyen una
unidad y son necesarias para realizar una función. Es
una rutina de trabajo.

Proceso Conjunto de etapas o pasos con características de


acción concatenadas, dinámicas y progresivas que
constituyen la obtención de resultados.

Puesto Es una unidad de trabajo específica e impersonal,


constituida por un conjunto de operaciones que debe
realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades
que debe asumir su titular, en determinadas
condiciones de trabajo. Un puesto puede estar
integrado por una o varias plazas. Son puestos el de
Director, Subdirector, Jefe de Departamento, etc.

Responsabilidad Es la obligación que tiene todo miembro de un órgano


administrativo, de cumplir con sus deberes.

Revisión Se presenta cuando ocurre cualquier


modificación en un procedimiento.

Sistema Es un conjunto ordenado de procedimientos


(operaciones y métodos) relacionados entre sí, que
contribuyan a realizar una función. Por ejemplo:
sistema contable, de archivo, logístico, etc.

Tareas Que se llevan a cabo para cumplir un objetivo


determinado, en el caso de los trabajadores son las
acciones encaminadas a cumplir con las funciones de
un cargo

Unidad Administrativa Cada uno de los órganos que integran una


dependencia.

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3. Conclusión

La implementación de procedimientos estandarizados de trabajo, permite al personal realizar las actividades de


manera responsable dando valor al trabajo en línea, permite detectar mejoras dentro de los procesos.
Las organizaciones de hoy en día que pretendan permanecer en el mercado, deben mantener y establecer unas
estrategias de competencia para generar un crecimiento organizacional y rentable

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